Betreft Nota van Inlichtingen Datum 21 februari Van Vitus Zuid Ref. KQPN/2017/1.1

Transcriptie

1 Nota van inlichtingen Betreft Nota van Inlichtingen Datum 21 februari 2017 Van Vitus Zuid Ref. KQPN/2017/1.1 Project Europese aanbesteding ICT Vitus Zuid Deze nota van inlichtingen wordt hiermee integraal onderdeel van het beschrijvend document. In geval van tegenstrijdigheden tussen de nota van inlichtingen en het beschrijvend document prevaleert het bepaalde in de nota van inlichtingen. Indien er meer nota s van inlichtingen zijn prevaleert, in geval van tegenstrijdigheden tussen de nota s van inlichtingen, het bepaalde in de meest recente nota van inlichtingen, dus die met het hoogste nummer. Nr. Betreft (pag. par. Overige verwijzing) Vraag 1. Bijlage 3B Conceptraamovere enkomst perceel hardware, artikel 8 U beperkt de aansprakelijkheid in het bestek tot een maximumbedrag ad per gebeurtenis. Echter achten wij dit disproportioneel, Bij het bepalen van limitering van aansprakelijkheid moet men, volgens voorschrift 3-9 D lid 2 Gids Proportionaliteit, kijken naar de daadwerkelijke risico s die de aanbestedende dienst loopt en wat de gebruikelijke aansprakelijkheidseis is in de betreffende branche. Het is gebruikelijk de aansprakelijkheid per jaar te limiteren en inschrijvers enkel aansprakelijk te stellen voor directe schade. Inschrijvers kunnen zich hiervoor namelijk verzekeren. Derhalve verzoeken wij u de aansprakelijkheid te beperken tot ,- per schadeveroorzakende gebeurtenis en ,- per jaar en enkel voor directe schade. Gaat u hiermee akkoord? Dit is akkoord 2. Bijlage 8 prijzenblad, algemeen Inschrijver verzoekt u om bekend te maken wat uw huidige standaard desktop is met de volgende informatie: Merk Type Europese aanbesteding ICT beheer, hardware en touchscreens Vitus Zuid Ref. nr.: KQPN/2017/1.1 1

2 Processor Harde schijf Intern geheugen Wel of geen dvd? Voeding adapter (hoeveel watt)? Gaat u hiermee akkoord? Indien niet, dan verzoeken wij u dit te motiveren. Vitus Zuid heeft geen standaard desktop. De prijs voor de desktop wordt alleen gevraagd om te kunnen bepalen welke drie aanbieders de beste prijs/kwaliteitverhouding bieden, zodat met die aanbieders een raamovereenkomst gesloten kan worden. In de daarop volgende minicompetities wordt de prijs van de dan uitgevraagde apparatuur bepaald. 3. Bijlage 8 prijzenblad, specificaties desktop Aanbestedende dienst eist tenminste 2 USB 2.0 aansluitingen aan de voorzijde, tenminste 4 USB 2.0 aansluitingen aan de achterzijde en tenminste 2 USB 3.0 aansluitingen aan de voorzijde. Hier kunnen slechts een of twee fabrikanten aan voldoen, waardoor in de optiek van Inschrijver het nondiscriminatiebeginsel in het gedrang komt. Derhalve verzoeken wij u om de eis 2 USB 2.0 aansluitingen aan de voorzijde te verwijderen. Gaat u hiermee akkoord? Indien niet, dan verzoeken wij u dit te motiveren. De eis 2 USB 2.0 aansluitingen aan de voorzijde vervalt. 4. Bijlage 8 prijzenblad, specificaties desktop De aanbestedende dienst eist een WLAN aansluiting bij de desktop. Wij verzoeken u om dit te schrappen om een economisch voordeliger aanbod te doen. Gaat u hiermee akkoord? Indien niet, dan verzoeken wij u dit te motiveren. Dit is akkoord. De prijs voor de desktop wordt alleen gevraagd om te kunnen bepalen welke drie aanbieders de beste prijs/kwaliteitverhouding bieden, zodat met die aanbieders een raamovereenkomst gesloten kan worden. In de daarop volgende minicompetities wordt de prijs van de dan uitgevraagde apparatuur bepaald. 5. Bijlage 8 prijzenblad, U eist tenminste 1 HDMI aansluiting. Een Displayport is net als een HDMI aansluiting, 100 een digitale aansluiting e n tevens Europese aanbesteding ICT beheer, hardware en touchscreens Vitus Zuid Ref. nr.: KQPN/2017/1.1 2

3 specificaties desktop geluidsdragend. Derhalve verzoeken wij u om dit aan te passen naar tenminste 1 HDMI aansluiting of Display Port. Gaat u hiermee akkoord? Indien niet, dan verzoeken wij u dit te motiveren. Dit is akkoord. Maar de prijs voor de desktop wordt alleen gevraagd om te kunnen bepalen welke drie aanbieders de beste prijs/kwaliteitverhouding bieden, zodat met die aanbieders een raamovereenkomst gesloten kan worden. In de daarop volgende minicompetities wordt de prijs van de dan uitgevraagde apparatuur bepaald. 6. Bijlage 8 prijzenblad, specificaties desktop De aanbestedende dienst eist een DVD-R / RW speler / brander bij de desktop. Wij verzoeken u om dit te schrappen om een economisch voordeliger aanbod te doen. Gaat u hiermee akkoord? Indien niet, dan verzoeken wij u dit te motiveren. Dit is akkoord. De prijs voor de desktop wordt alleen gevraagd om te kunnen bepalen welke drie aanbieders de beste prijs/kwaliteitverhouding bieden, zodat met die aanbieders een raamovereenkomst gesloten kan worden. In de daarop volgende minicompetities wordt de prijs van de dan uitgevraagde apparatuur bepaald. 7. Bijlage 8 prijzenblad, specificaties desktop Inschrijver veronderstelt dat aanbestedende dienst beschikt over een Microsoft Educatie licentieovereenkomst, waarmee u kunt up- and downgrade naar de gewenste Windows versie. Inschrijver wenst u de goedkoopst mogelijke legale Windowsversie aan te bieden, zodat u een economisch voordeliger aanbieding ontvangt. Vervolgens kunt u upgraden/downgraden naar de gewenste Windows-versie. Gaat u hiermee akkoord? Indien niet, dan verzoeken wij u dit te motiveren Dit is akkoord. De prijs voor de desktop wordt alleen gevraagd om te kunnen bepalen welke drie aanbieders de beste prijs/kwaliteitverhouding bieden, zodat met die aanbieders een raamovereenkomst gesloten kan worden. In de daarop volgende minicompetities wordt de prijs van de dan uitgevraagde apparatuur bepaald. 8. Aanbestedingslei draad, Levertijden (vanuit de U eist een levertijd van 10 werkdagen bij de werkstations en laptops. Echter geven de fabrikanten dat voor built-to-order hardware normaliter een levertijd van circa 15 werkdagen geldt. Derhalve verzoeken wij u om de levertijd voor built-to-order hardware aan te passen naar 15 werkdagen? Gaat Europese aanbesteding ICT beheer, hardware en touchscreens Vitus Zuid Ref. nr.: KQPN/2017/1.1 3

4 webportal), p. 34 en 35 u hiermee akkoord? Indien niet, dan verzoeken wij u dit te motiveren. Dit is akkoord. 9. Aanbestedingslei draad, Garantie, p. 35 U eist een fabrieksgarantie van 2 jaar. Echter bedraagt de standaard fabrieksgarantie bij Apple producten 1 jaar. Derhalve verzoeken wij u om voor Apple producten een fabrieksgarantie van 1 jaar te eisen. Gaat u hiermee akkoord? Indien niet, dan verzoeken wij u dit te motiveren. Dit is niet akkoord. Indien het Appleproducten betreft, dient de leverancier dit zelf op te lossen door eventueel een eigen garantie. Aanbestedende dienst kan wat betreft haar eisen geen uitzonderingen maken op merkniveau Inleiding pag. 5 Kan Aanbestedende dienst voor alle percelen aangeven uit hoeveel personen de beoordelingscommissie bestaat en welke functietitels hierin vertegenwoordigd zijn? Alle percelen worden beoordeeld door de zelfde beoordelingscommissie. De beoordelingscommissie bestaat uit drie personen uit het MT van Vitus Zuid, twee ICTcoördinatoren en één externe inkoopadviseur. Nr. Betreft (pag. par. Overige verwijzing) Vraag Inleiding pag. 5 Aanbestedende dienst geeft aan dat Vitus Zuid uit 3 onderwijseenheden bestaat. Kan Aanbestedende dienst tevens aangeven hoeveel locaties het precies betreft? Vitus Zuid bestaat uit drie onderwijseenheden. Vanuit onderwijseenheid Eindhoven SO en VSO zijn er drie locaties t.w. Eindhoven, Venlo en Helmond. De onderwijseenheid Mgr. Hanssen heeft ook drie locaties t.w. Hoensbroek hoofdgebouw, Hoensbroek dependance en Roermond nevenvestiging. Europese aanbesteding ICT beheer, hardware en touchscreens Vitus Zuid Ref. nr.: KQPN/2017/1.1 4

5 Inleiding pag. 5 Kan Aanbestedende dienst toelichten of er tevens een bestuurskantoor aanwezig is? En zo ja, dient deze meegenomen te worden in de aanbieding? Vitus Zuid heeft geen bestuursbureau Inleiding pag. 5 Kan Aanbestedende dienst toelichten hoe snel de internet- /glasverbindingen zijn op de betreffende locaties? Internet: 500Mb/500Mb (1:10) Eindhoven Laag2 verbindingen 100MB 1:1 Eindhoven Ziggo 200/30 VPN connectie Helmond Laag2 verbinding Venlo Mgr Hanssen heeft op alle drie de locatie een glasvezelverbinding. We hebben het SSOG1 contract dwz een bandbreedte van 100Mbits/s met het datacentrum. Hiervan wordt 5Mbit/s voor VOIP en 95 Mbit/s voor data gereserveerd Inleiding pag. 5 Aanbestedende dienst geeft aan dat Vitus Zuid uit 3 onderwijseenheden bestaat. Dient Inschrijver de drie onderwijseenheden onafhankelijk van elkaar te zien of als een onderdeel? Aparte onderwijsonderdelen in het kader van rechten en structuur verdelingen Opening van de offertes Pag. 8 Aanbestedende dienst geeft aan dat de opening van de kluis op 13 maart 2017 plaatsvindt. Kan Aanbestedende dienst toelichten of er tevens een proces verbaal van opening wordt verzonden naar alle inschrijvers? Er wordt een proces-verbaal van de opening verstuurd. Europese aanbesteding ICT beheer, hardware en touchscreens Vitus Zuid Ref. nr.: KQPN/2017/1.1 5

6 Doelstelling van onderwijs met ICT Pag. 11 Aanbestedende dienst eist dat ICT ondersteunend en faciliterend is aan de onderwijsvraag van de school. In de optiek van Inschrijver is het noodzakelijk om de onderwijsvraag per locatie inzichtelijk te hebben voordat er akkoord gegeven kan worden op deze eis. Kan Aanbestedende dienst toelichten wat de specifieke onderwijsvraag per locatie is? Aanbestedende dienst is van mening dat in de aanbestedingsleidraad duidelijk staat verwoord wat de eisen en behoeftes van Vitus Zuid zijn. Aanbestedende dienst wil geen per locatie verschillen aanbod ontvangen. Dus indien de onderwijsvraag per locatie al zou verschillen, wenst Vitus Zuid een offerte te ontvangen, die in hoofdlijnen op geheel Vitus Zuid is afgestemd Doelstelling van onderwijs met ICT Pag. 11 Aanbestedende dienst eist dat Inschrijver een flexibele leeromgeving creëert met voldoende mogelijkheden tot monitoren leerproces. In de optiek van Inschrijver is de term monitoren leerproces voor interpretatie vatbaar. Kan Aanbestedende dienst een sluitende definitie geven van monitoren leerproces en welke gegevens er precies ingezien willen worden? De netwerkbeheerder moet de mogelijkheid bieden tot monitoring want de monitoring zal in de meeste gevallen door de aanbieder van de software verzorgd worden Beheer Pag. 15 Aanbestedende dienst eist dat standaardisatie nooit mag leiden tot starheid en dat er wordt afgeweken als flexibiliteit en kwaliteit in het gedrang komen. Inschrijver wil voorstellen om dit laatste in overleg te doen met Inschrijver en dit zodoende dan ook toe te voegen aan de eis. Gaat Aanbestedende dienst hiermee akkoord? Dit is akkoord Beheer Pag. 15 Aanbestedende dienst eist dat Van de leverancier wordt verwacht dat hij het ICT beheer voor geheel Vitus Zuid uitvoert. Onder ICT beheer wordt hier verstaan alle activiteiten die vallen onder systeembeheer, netwerkbeheer en applicatiebeheer. Realiseert Aanbestedende dienst dat de termen systeembeheer, Europese aanbesteding ICT beheer, hardware en touchscreens Vitus Zuid Ref. nr.: KQPN/2017/1.1 6

7 netwerkbeheer en applicatiebeheer voor interpretatie vatbaar zijn? Kan Aanbestedende dienst hierom voor alle drie de termen een sluitende definitie publiceren? De infrastructuur voor servers, services en verbindingen, monitoring en swicthsing moet minimaal volledig in het aanbod van de inschrijvende partij dient te zitten Beheer Pag. 15 Aanbestedende dienst eist dat Onder ICT beheer wordt hier verstaan alle activiteiten die vallen onder systeembeheer, netwerkbeheer en applicatiebeheer. Kan Aanbestedende dienst toelichten welke activiteiten hier minimaal onder worden verstaan per beheergroep (systeembeheer, netwerkbeheer en applicatiebeheer )? Zie het antwoord op vraag Beheer pag. 15 Aanbestedende dienst eist dat de beheerpartij de aanbestedende dienst de mogelijkheid biedt om op bovenschools niveau om leerkrachten (tijdelijk) rechten toe te kennen om lokale applicaties te installeren. Kan Aanbestedende dienst toelichten hoe deze lokale applicaties zich verhouden tot de wens om zonder servers te werken? Deze eis vervalt Beheer pag. 15 Aanbestedende dienst eist dat de beheerde omgevingen als O365 toegankelijk maakt voor Aanbestedende dienst. In de optiek van Inschrijver is de term toegankelijk maken voor interpretatie vatbaar. Kan Aanbestedende dienst een sluitende definitie overhandigen van deze term? Er mogen geen belemmeringen zijn om O365 te kunnen gebruiken Beheer Pag. 15 Aanbestedende dienst eist dat het netwerk minimaal 98,5% beschikbaar dient te zijn met een minimale snelheid van 100Mbps. Realiseert Aanbestedende dienst zich dat dit enkel Europese aanbesteding ICT beheer, hardware en touchscreens Vitus Zuid Ref. nr.: KQPN/2017/1.1 7

8 mogelijk is met gecertificeerde Cat5e bekabeling? Kan Aanbestedende dienst bevestigen dat alle bekabeling (inclusief die voor de WiFi) gecertificeerd CAT5e is? De beschikbaarheid betreft de beschikbaarheid naar de centrale diensten op basis van de internettoegang of Laag2 koppelingen. Storingen in lokale bekabeling zijn in het onderwijs niet te voorkomen. Bij Taalbrug is > 70% daadwerkelijk gecertifieerd Cat 5 E. Voor de Mgr. Hanssen geldt dat zij gebruiken van CAT5e certificering. 24. Blz 15, Beheer, twee alinea Aanbestedende dienst eist het volgende De beheerder moet de volgende omgevingen toegankelijk maken voor: Office 365, bewakings- en beveiligingsdiensten, de mediaserver, serveromgevingen van de multifunctionals, Sharepoint, Exchange, de TerminalServer (administratief netwerk), VOIPtelefonie, draadloos en Zuludesk. Kan Aanbestedende dienst aangeven of er op de hoofdlocatie (Toledolaan) een Exchange server aanwezig is die gemigreerd dient te worden naar Office365? Taalbrug werkt al geruime tijd volledig in Office365. De opgetuigde Tenant in O365 is reeds voorbereid op Vitus Zuid. Er hoeft geen migratie plaats te vinden voor O365. Voor de Mgr. Hanssen geldt dat de exchange -server bij de netwerkbeheerder staat Beheer Pag. 15 Kan Aanbestedende dienst toelichten wat er precies wordt verstaan onder beheersbare tablets? Het gaat niet om een beheersbare, maar om een beheerbare tablet en hiermee wordt bedoeld dat een tablet in het netwerk opgenomen wordt en daardoor beheerbaar is. Hiervoor is al aangegeven wat onder netwerkbeheer wordt verstaan Beheer Pag. 15 Kan Aanbestedende dienst toelichten hoe er op dit moment gebruik gemaakt wordt van Exchange? Taalbrug maakt geen gebruik van Exchange. De Mgr. Hanssen maakt gebruik van exchange via de netwerkbeheerder. Europese aanbesteding ICT beheer, hardware en touchscreens Vitus Zuid Ref. nr.: KQPN/2017/1.1 8

9 Beheer Pag. 15 Aanbestedende dienst eist een snelheid van 100 mbps internetsnelheid. Kan Aanbestedende dienst toelichten of deze eis tevens geldt voor het WiFi-netwerk? Dit geldt tevens voor het wifinetwerk Beschrijving huidige netwerkinrichting Taalbrug, Laag 1. Infrastructuur Pag. 16 Aanbestedende dienst geeft aan dat de verbindingen naar het datacenter lopen vanuit de Toledolaan en Venlo via een Laag 2 verbinding. Kan Aanbestedende dienst aangeven welke datacentrum dit betreft en door wie dit wordt beheerd? De PrivateCloud omgeving is gevestigd op de Toledolaan. Daar willen we vanaf. De centrale rol is voor EFX en wordt beheerd door Teleplaza Beschrijving huidige netwerkinrichting Taalbrug, Laag 1. Infrastructuur Pag. 16 Kan Aanbestedende dienst toelichten wat de verbinding tussen de verschillende gebouwen is? Er is geen verbinding tussen gebouwen. De locaties hebben of een internetconnectie via huidige aanbieder of laag2 verbindingen via EFX en worden op Laag2 in VLAN ontsloten Beschrijving huidige netwerkinrichting Taalbrug, Laag 1. Infrastructuur Pag. 16 Aanbestedende dienst geeft aan dat er een managed wifinetwerk aanwezig is (Ruckus). Kan Aanbestedende dienst toelichten wie dit netwerk beheert en wat de beheertaken zijn? En dient dit beheer overgenomen te worden? Europese aanbesteding ICT beheer, hardware en touchscreens Vitus Zuid Ref. nr.: KQPN/2017/1.1 9

10 De apparatuur wordt beheerd door ICT service dienst van Taalbrug zelf. Het over te nemen beheer behelst de technische inrichting en de eerste functionele inrichtingen. De functionele dient in overleg met de scholen (ICT medewerker) Beschrijving huidige netwerkinrichting Taalbrug, Laag 3- Toepassingen Pag. 17 Aanbestedende dienst geeft aan dat toepassingen worden gedistribueerd via de toepassingenserver vanuit het netwerk (ongeveer 60). IDM vindt plaats via ticketsysteem en ICT. Kan Aanbestedende dienst aangeven welk ticketsysteem op dit moment wordt gehanteerd? SolarWinds (WebHelpDesK) Eisen WLAN (wifi) Pag. 18 Aanbestedende dienst beschrijft dat Het wifi netwerk dient als dienst te worden geleverd. Kan Aanbestedende dienst toelichten of dit een volledige nieuwe dienstverlening op nieuwe hardware dient te zijn of dient het beheer van de bestaande omgeving over worden genomen? De contracten met de Wifi-netwerkaanbieders lopen al, dus die zullen overgenomen moeten worden Eisen WLAN (wifi) Pag. 18 Aanbestedende dienst spreekt over toename van dataverkeer en toename van aantal devices. Kan Aanbestedende dienst hier een indicatie over afgeven? Dit om de gewenste situatie beter te begrijpen. Het is nu voor Aanbestedende dienst niet mogelijk om hier indicaties voor af te geven. Aanbestedende dienst ziet deze ontwikkeling en verwacht van aanbieder, dat die daar rekening mee houdt. Op basis van de groei van de afgelopen jaren kan aangenomen worden dat het aantal Devices jaarlijks tussen 15% en 20% groeit. Hier kunnen geen rechten aan ontleend worden. Europese aanbesteding ICT beheer, hardware en touchscreens Vitus Zuid Ref. nr.: KQPN/2017/1.1 10

11 Eisen WLAN (wifi) Pag. 18 Kan Aanbestedende dienst plattegronden beschikbaar stellen met hierbij de gewenste wifidekking aangegeven? Ja kan in de laatste nota van inlichtingen worden meegeleverd. Dit geldt voor alle locaties Beschrijving gewenste situatie netwerkinrichting Vitus Zuid Pag. 18 Kan Aanbestedende dienst aangeven wat de rol en back-up voorziening is op de lokale mediaserver (Synology)? Wordt deze geback-uped, zit hier beveiliging op of is deze volledig in het beheer van Vitus Zuid? Dit aangezien Vitus Zuid de mogelijkheid van deze mediaserver wel wil behouden, maar de opdrachtgever verantwoordelijk stelt voor o.a. back-up. De lokale mediaserver in Eindhoven is op dit moment bedoeld als opslag voor grotere mediabestanden (film, foto s en geluid) dit om de interlokale verbindingen minder te belasten en wachttijden (download van opnames) te verminderen. Deze lokale opslag wordt niet gebackuped dit is ook niet wenselijk. Wel dient zorg gedragen te worden voor monitoring en redundante voorzieningen om uitval op deze opslag te voorkomen (RAID configs, dubbele stroomvoorzieningen) Eisen WLAN (wifi) Pag. 19 Aanbestedende dienst beschrijft dat gebruikers op basis van apparaat toegang krijgen tot bepaalde VLAN s. Kan Inschrijver hierbij de aanname doen dat alle devices eigendom zijn van de school en inderdaad opgenomen kunnen en mogen worden in deze tooling? De te beheren apparaten zijn allemaal eigendom van de stichting. In de architectuur dient opgenomen te worden dat er ook rekening gehouden is met devices gebruik zullen maken van het netwerk die niet door Vitus Zuid worden gemanaged. Hiervoor zou bijvoorbeeld aparte VLAN s kunnen worden ingericht. Eis is om ongemanagede devices te scheiden van gemanagede devices Beschrijving dienstverlening Aanbestedende dienst eist dat het beschikbaarheidspercentage gerelateerd is aan 52 weken per jaar en 40 uur per week. Kan Aanbestedende dienst aangeven of deze 40 uur nog aan tijden gebonden is, bijvoorbeeld tussen 8:00 en 17:00 uur? Zo ja, kan Europese aanbesteding ICT beheer, hardware en touchscreens Vitus Zuid Ref. nr.: KQPN/2017/1.1 11

12 Pag. 20 Eis 1 Aanbestedende dienst het servicewindow waaraan Inschrijver zich dient te houden doorgeven? De tijden zijn tussen 8:00 en 17:00 uur en dit is tevens het servicewindow dat geboden moet worden Beschrijving dienstverlening Pag. 21 Eis 18 In de optiek van Inschrijver eist Aanbestedende dienst te uitgebreide specificaties (a t/m d) van het switchmanagement. Realiseert Aanbestedende dienst dat deze eisen een zeer prijsopdrijvend effect met zich meebrengen, omdat hier high end software voor op de switches aangebracht dient te worden of hier andere switches (dan te doen gebruikelijk in de onderwijsmarkt) voor aangeschaft dienen te worden? Om die reden wil Inschrijver voorstellen om a t/m d te laten vervallen en de invulling van het switchmanagement bij Inschrijver te laten. Gaat Aanbestedende dienst hiermee akkoord? Zo niet, kan Aanbestedende dienst aangeven waarom niet en waarom er gekozen is voor deze invulling van de eis? Dit is akkoord Eisen WLAN (wifi) Pag. 19 Aanbestedende dienst eist dat de Wifi-radio s beschikken over Power-Over-Ethernet (PoE) functionaliteit. Kan Aanbestedende dienst toelichten of het leveren van de PoE-switches binnen de scope van deze aanbesteding vallen? Het wifi-netwerk moet als dienst geleverd worden. Indien opdrachtnemer het noodzakelijk acht dat hiervoor switches geleverd worden, dan moet hij dat doen Beschrijving dienstverlening Eis 10 Pag. 20 Aanbestedende dienst eist dat De leverancier is verantwoordelijk voor het leveren en onderhouden van een dagelijkse back-up over alle geïnstalleerde software en aanwezige data. De backup-omvang is niet gemaximaliseerd. Het partieel restoren van de back-up dient binnen acht werkuren na aanvraag van de aanbestedende dienst te worden gerealiseerd. De retentietijd van de back-ups bedraagt 1 maand. Kan Aanbestedende dienst hier een maximaal aantal gigabytes Europese aanbesteding ICT beheer, hardware en touchscreens Vitus Zuid Ref. nr.: KQPN/2017/1.1 12

13 aan toevoegen? Dit omdat het anders voor Inschrijver een niet te calculeren gegeven is. Inschrijver dient op basis van eigen ervaring in te schatten hoeveel gygabites hiervoor nodig zijn. Aanbestedende dienst kan hierover geen uitspraken doen Beschrijving dienstverlening Eis 13 Pag. 20 Aanbestedende dienst eist het volgende: De leverancier is verantwoordelijk voor installatie van besturingssysteem op verzoek van de aanbestedende dienst, waarbij de leverancier binnen maximaal één jaar na het verschijnen van een nieuwe versie van het besturingssysteem de aanbestedende dienst zal aanbieden dit ook kosteloos te installeren in de images van de werkstations die in de scholen en kantoren gebruikt worden. In de optiek van Inschrijver is dit een onwenselijke situatie zonder dat hierbij onderling overleg bij plaatsvindt. Om deze reden wil Inschrijver voorstellen om aan de eis toe te voegen in onderling overleg. Gaat Aanbestedende dienst hiermee akkoord? Zo niet, kan Aanbestedende dienst toelichten waarom niet? Hier kan Aanbestedende dienst niet mee akkoord gaan zonder dat vragensteller duidelijk maakt wat wordt bedoeld met in onderling overleg en wat de consequenties zijn indien Aanbestedende dienst en opdrachtnemer het niet met elkaar eens zijn Beschrijving dienstverlening Eis 16 Pag. 21 Aanbestedende dienst eist dat de leverancier verantwoordelijk is voor installatie van voor de aanbestedende dienst benodigde toepassingen om eenvoudig zelf het gebruikersbestand te kunnen beheren en autorisaties voor individuen of groepen te kunnen wijzigen. In de optiek van Inschrijver is de term gebruikersbestand voor interpretatie vatbaar. Kan Aanbestedende dienst een sluitende definitie van de term gebruikersbestand publiceren? Gebruikersbestand zijn alle noodzakelijke gegevens van gebruikers van het netwerk inclusief hun toegekende rollen en rechten Beschrijving dienstverlening Eis 21 Aanbestedende dienst eist het volgende: Inloggen in het gebruikersmenu van de netwerkomgeving dient door eindgebruiker binnen 60 seconden vanaf het basis/startscherm te geschieden. Europese aanbesteding ICT beheer, hardware en touchscreens Vitus Zuid Ref. nr.: KQPN/2017/1.1 13

14 Pag. 21 Inschrijver heeft hier de volgende aanvullende vragen over: 1. Realiseert Aanbestedende dienst dat deze eis tevens afhankelijk is van de hardware waarmee gewerkt wordt? Hoe dient Inschrijver hiermee om te gaan? 2. In de optiek van Inschrijver is de term basis/startscherm voor interpretatie vatbaar. Kan Aanbestedende dienst om deze reden een sluitende definitie overhandigen van basis/startscherm? Het basis/startscherm is het eerste scherm, dat zichtbaar wordt, nadat het device volledig is opgestart. Uiteraard is deze eis afhankelijk van de hardware waarmee gewerkt wordt. Inschrijver mag er van uitgaan, dat Aanbestedende dienst moderne apparatuur in huis heeft. Mocht blijken, dat de inlogsnelheid als gevolg van de hardware niet snel genoeg is, dus niet binnen 60 seconden, dan zal Aanbestedende dienst hier rekening mee houden. De eis van 60 seconden is bedoeld als richtinggevend Beschrijving dienstverlening Eis 6 Pag. 22 Aanbestedende dienst eist dat het netwerk optimaal toegankelijk dient te zijn. In de optiek van Inschrijver is de term optimaal toegankelijk voor interpretatie vatbaar. Kan Aanbestedende dienst een sluitende definitie overhandigen van optimaal toegankelijk? In eis 6 staat dat het netwerk optimaal toegankelijk moet blijven en niet moet zijn. Dat betekent dat als het netwerk blijft voldoen aan eis 4 en 5 van , dat het netwerk optimaal toegankelijk blijft. Optimaal betekent dat opdrachtnemer er alles aan gedaan heeft naar eigen kunnen om het netwerk toegankelijk te maken Beschrijving dienstverlening Pag. 21 Eis 23 Aanbestedende dienst eist dat het draadloos netwerk stabiel moet zijn voor minimaal 1000 gebruikers en voor minimaal 3000 devices (3 devices per persoon). Kan Aanbestedende dienst aangeven of de gegeven aantallen in de eis gelden voor het gehele netwerk of per locatie? Dit geldt voor het hele netwerk Beschrijving Aanbestedende dienst eist dat het draadloos netwerk stabiel moet zijn. Onder stabiel wordt verstaan: internet valt nooit weg. Europese aanbesteding ICT beheer, hardware en touchscreens Vitus Zuid Ref. nr.: KQPN/2017/1.1 14

15 dienstverlening Pag. 21 Eis 23 Dit is akkoord. Realiseert Aanbestedende dienst dat het wegvallen van internet tevens door het uitvallen van de gehele internetverbinding vanuit de internetprovider kan komen? Om deze reden wil Inschrijver voorstellen om aan deze eis toe te voegen: indien dit binnen de verantwoordelijkheid van Inschrijver kan liggen. Gaat Aanbestedende dienst hiermee akkoord? Zo niet, kan Aanbestedende dienst toelichten waarom niet? Digitale werkplek Pag. 21 Dit is niet akkoord. Aanbestedende dienst eist dat alle te leveren functionaliteit van de totale IT-omgeving dient als dienst te worden geleverd. De ITdienstverlener plaatst geen servers op locaties van Vitus Zuid. Inschrijver zou willen verzoeken het plaatsen van lokale servers op de schoollocaties wel toe te staan en dit niet op voorhand uit te sluiten. Het is namelijk goed mogelijk dat er inschrijvers zijn die voor de eerste periode in het contract nog kiezen voor (simpele) lokale servers en langzamerhand een volledige transitie doormaken naar een public cloud oplossing. Door dit toe te staan voorkomt Aanbestedende dienst namelijk investeringen in zware extern gehoste serverparken in een zogenaamde private cloud omgeving. Gaat Aanbestedende dienst akkoord met de mogelijkheid tot het plaatsen simpele lokale serverapparatuur? Digitale werkplek Eis 1 Pag. 21 Aanbestedende dienst eist dat alle te leveren functionaliteit van de totale IT-omgeving dient als dienst te worden geleverd. De ITdienstverlener plaatst geen servers op locaties van Vitus Zuid. Alle centrale apparatuur die wordt gebruikt om de gevraagde dienst te leveren blijft eigendom van de IT-dienstverlener. Kan Aanbestedende dienst aangeven wie er gedurende de contractperiode betaald voor defecten en/of vervangingen? Het is de verantwoordelijkheid van opdrachtnemer om gedurende de looptijd van de overeenkomst alle overeengekomen functionaliteit te leveren. Hoe opdrachtnemer dat doet is aan opdrachtnemer om te beslissen. Kosten voor defecten of vervanging van apparatuur die opdrachtnemer nodig heeft om de overeengekomen functionaliteit te kunnen leveren, zijn voor rekening van opdrachtnemer. Aanbestedende dienst gaat er van uit, dat te voorziene kosten, zoals afschrijvingskosten verrekend worden in de kosten voor het beheer. Europese aanbesteding ICT beheer, hardware en touchscreens Vitus Zuid Ref. nr.: KQPN/2017/1.1 15

16 Digitale werkplek Eis 4 Pag. 21 Aanbestedende dienst eist het volgende: Er is sprake van SSO (single sign on). De PSA-module en de administratiemodule (Parnassys/Somtoday/Eduscoop) gelden als bronsysteem voor vulling/koppeling van gebruikersgegevens met de Active Directory. Ook de (geautomatiseerde) koppeling met de Digitale Werkomgeving dient hier gebruik van te maken. In de optiek van Inschrijver is dit in enkele gevallen technisch onmogelijk. Om die reden wil Inschrijver adviseren om aan de eis toe te voegen: daar waar technisch mogelijk en dat Inschrijver hier een inspanningsverplichting heeft. Gaat Aanbestedende dienst hiermee akkoord? Zo niet, kan Aanbestedende dienst toelichten waarom niet? Dit is akkoord, mits opdrachtnemer aan kan tonen, dat dit technisch onmogelijk is Digitale werkplek Eis 7 Pag. 21 Aanbestedende dienst eist dat Indien een ingelogde gebruiker gedurende een vrij te definiëren tijd geen activiteit uitvoert, dient de betreffende sessie(s) door middel van wachtwoordbeveiliging te worden blokkeert. Het is voor Aanbestedende dienst niet duidelijk wat de vraag is Digitale werkplek Eis 8 Pag. 21 Aanbestedende dienst eist dat Het volledige Vitus Zuidnetwerk dient te bestaan uit één domein met sub-domeinen per school. In de optiek van Inschrijver is het technisch onwenselijk om subdomeinen te creëren, omdat deze een zeer grote beheerslast met zich meebrengen. Om die reden wil Inschrijver voorstellen om deze eis te laten vervallen. Gaat Aanbestedende dienst hiermee akkoord? Zo niet, kan Aanbestedende dienst toelichten waarom niet? Het domein Taalbrug en het domein Mgr.Hanssen zijn om redenen van branding gekozen. Herkenbaarheid staat bovenaan. Vitus Zuid is voor de regio geen begrip. We willen vasthouden aan het domein Vitus Zuid en de subdomeinen Taalbrug en Mgr. Hanssen. Het betreft een Volledig Vitus Zuid netwerk waarin onderverdelingen gemaakt zijn voor onderwijseenheden en afdelingen. De domeinnaam Vitus Zuid.nl is leading maar er zou gebruik gemaakt moeten kunnen worden van ander domeinnamen. Het betreft technisch gezien niet subdomeinen maar de mogelijkheid om meerdere domeinnamen te hanteren binnen de omgeving. Het betreft hier voornamelijk om mailadressen en websites. Europese aanbesteding ICT beheer, hardware en touchscreens Vitus Zuid Ref. nr.: KQPN/2017/1.1 16

17 Digitale werkplek Eis 9 Pag. 22 Aanbestedende dienst eist dat de indeling van accounts in samenspraak met Vitus Zuid worden opgesteld. Realiseert Aanbestedende dienst zich dat de gestelde eis technisch onmogelijk is, omdat de persoonsgegevens worden gepusht/ aangeleverd vanuit Basispoort en ParnasSys (zie eis 4). Om deze reden wil Inschrijver voorstellen om de eis te laten vervallen. Gaat Aanbestedende dienst hiermee akkoord? Zo niet, kan Aanbestedende dienst toelichten waarom niet? Nee. Parnassys en Basispoort en HRM systeem leveren wellicht gegevens op maar er zal m.b.t. rechten en rollen er toch wijzigingen op functioneel dienen plaats te vinden. Uitgangspunt is dat de administratieve digitale last vermindert. We voeren alles maar 1 keer in. Het administratiesysteem is de basis Digitale werkplek Pag. 22 Eis 10 Aanbestedende dienst eist dat indien de gebruiker van wie de sessie is geblokkeerd niet meer aanwezig is (en daarmee de blokkade niet meer zelf kan opheffen) dient eenvoudig een andere sessie onder andere gebruikersnaam te kunnen worden gestart. Dit zonder de gehele werkplek te hoeven resetten. Realiseert Aanbestedende dienst dat dit geen wenselijke situatie is? Dit omdat als een persoon zijn computer blokkeert, dit niet betekent dat diegene klaar is. Hierdoor kan gemaakt werk verloren gaan en kan er datacorruptie, met een veiligheidsrisico tot gevolg, ontstaan. Om deze reden wil Inschrijver voorstellen om deze eis te laten vervallen. Gaat Aanbestedende dienst hiermee akkoord? Zo niet, kan Aanbestedende dienst toelichten waarom niet? Is een organisatorisch vraagstuk en is niet perse een technisch risico. Aanbestedende dienst wil werkplekken snel beschikbaar hebben zonder elke keer op te moeten starten en daarmee een wachttijd creëert. Switching tussen gebruikers op een lokale device moet dus mogelijk zijn. Nr. betreft Vraag Digitale werkplek Eisen 13 en 14 Pag. 22 Realiseert Aanbestedende dienst dat deze eisen dusdanig zijn geformuleerd dat dit geen eisen zijn, maar open vragen. Kan Aanbestedende dienst aangeven hoe Inschrijver deze eisen dient te interpreteren? Eisen 13 en 14 van vervallen Europese aanbesteding ICT beheer, hardware en touchscreens Vitus Zuid Ref. nr.: KQPN/2017/1.1 17

18 Digitale werkplek Pag. 22 Eis 16 Aanbestedende dienst eist dat de beheerder verantwoordelijk is voor het koppelen met alle noodzakelijke applicaties die webbased worden aangeboden, inclusief de koppeling naar educatieve uitgeverijen VO. In de optiek van Inschrijver is de term koppeling hier voor interpretatie vatbaar. Kan Aanbestedende dienst een sluitende definitie overhandigen van een koppeling? Aanbestedende dienst wil koppelingen met webbased applicaties, zodat (bron)gegevens op één plaats opgeslagen kunnen worden en niet in meerdere applicaties tegelijkertijd bewaard hoeven te worden Digitale werkplek leerlingen Pag. 23 Het geheel van de punten 1 t/m 8 maakt het in de optiek van Inschrijver dat er geen enkele partij in de markt deze oplossing kan bieden zonder hiervoor te gaan ontwikkelen of extern inkopen. Inschrijver wel dan ook voorstellen om met name de punten 2, 5, 6 en 8 te koppelen aan een roadmap voor oplevering. Bovendien kan het zo zijn dat reeds bestaande partijen aanwezig zijn in de markt die de individuele punten op een goede manier invullen en dus wellicht beter te ontsluiten zijn door de winnaar van de tender dan dat deze de functionaliteit zal gaat ontwikkelen. Is Aanbestedende dienst derhalve bereid de punten 2,5,6 en 8 in een roadmap te gieten die in gezamenlijkheid na gunning zal worden vastgesteld? Dit is akkoord. U dient uw roadmap te beschrijven in uw migratieplan. Geef hierbij goed aan, wanneer u verwacht de punten 1 tot en met 8 gerealiseerd te hebben en op welke wijze. Inschrijver zal gehouden worden aan de tijdige en correcte uitvoering van de roadmap. Indien hier onzekerheden inzitten, verwacht Aanbestedende dienst dat deze onzekerheden beschreven worden met risico s en beheersmaatregelen. Vanwege de uitbreiding van de vraag, mogen hiervoor maximaal 8 A4 gebruikt voor worden. De roadmap wordt dus niet na gunning vastgesteld, maar door middel van het antwoord van inschrijver Digitale/elektronische leer- en werkplekomgeving Aanbestedende dienst eist dat Inschrijver een groepsdashboard dient te leveren waarbij een leerkracht in een oogopslag moet kunnen zien wat er in de verschillende onderdelen van de educatieve content is gebeurd. Realiseert Aanbestedende dienst zich dat deze eis enkel ingevuld kan Europese aanbesteding ICT beheer, hardware en touchscreens Vitus Zuid Ref. nr.: KQPN/2017/1.1 18

19 Eis 2 Pag. 23 worden door de uitgeverijen van de educatieve content en dat deze taak niet kan liggen bij de IT-dienstverlener? De dienstverlener kan het enkel mogelijk maken om eenvoudig bij deze dashboards te komen via haar omgeving. Om deze reden wil Inschrijver voorstellen om deze eis te laten vervallen. Gaat Aanbestedende dienst hiermee akkoord? Zo niet, kan Aanbestedende dienst toelichten waarom niet? Dienstverlener dient het mogelijk te maken om eenvoudig bij deze dashboards te komen via haar omgeving. De eis vervalt Digitale/elektronische leer- en werkplekomgeving Pag. 23 Aanbestedende dienst eist dat alle educatieve software, waaronder CITO LOVS, waarvan in de huidige situatie gebruik wordt gemaakt, functioneert in de cloud. Realiseert Aanbestedende dienst dat dit niet te allen tijde te realiseren is? Dit omdat simpelweg niet alle educatieve software hiervoor geschikt is. Om deze reden heeft Inschrijver de volgende aanvullende vragen: 1. Kan Aanbestedende dienst aan deze eis toevoegen indien technisch mogelijk.? 2. Kan Aanbestedende dienst een sluitende lijst overhandigen van de lokale educatieve software waar in de huidige situatie gebruik van kan worden gemaakt? Aan de eis wordt toegevoegd: indien technisch mogelijk. Een sluitende lijst is onmogelijk gezien het feit dat er de mogelijkheid bestaat en als eis is gesteld om lokale applicaties te installeren Portfolio Pag. 24 Aanbestedende dienst vraagt een digitaal portfolio uit. Een digitaal portfolio ligt meer in het verlengde van de uitgeverijen zeker omdat ook gesproken over het leerproces het dan dat dit door een IT dienstverlener geleverd wordt. De omgevingen die IT dienstverleners aanbieden hebben wel kenmerken van een digitaal portfolio echter alle aangegeven zaken zijn niet direct aanwezig en wellicht zelfs beter elders te betrekken. Is Aanbestedende dienst bereid na gunning in overleg met de winnaar van de aanbesteding te bekijken welke zaken standaard geboden worden qua functionaliteiten en welke zaken wellicht ontwikkelt en/of extern aangekocht moeten worden? Dit is akkoord. Europese aanbesteding ICT beheer, hardware en touchscreens Vitus Zuid Ref. nr.: KQPN/2017/1.1 19

20 Procedure Pag. 40 Aanbestedende dienst eist dat de servicedesk zowel telefonisch, per webformulier als per bereikbaar is. Inschrijver heeft een webformulier op de website dat ingevuld kan worden en als binnenkomt bij een servicedeskmedewerker. Hiermee vervalt de mogelijkheid voor Inschrijver. Gaat Aanbestedende dienst hiermee akkoord? Dit is akkoord Incidentenbeheer Pag. 24 Het oplossen van incidenten op locatie geschiedt ook indien de aanbestedende dienst hier nadrukkelijk om vraagt. Kan Aanbestedende dienst toelichten hoe Inschrijver dient om te gaan met de bijbehorende kosten aangezien alle kosten opgenomen zijn in de prijs per leerling? Bijvoorbeeld: De school verzoekt of Inschrijver een simpele storing (normaliter op afstand op te lossen) op locatie wil oplossen, mag Inschrijver hier dan kosten voor in rekening brengen? Uiteraard is het zo, dat indien een incident op afstand opgelost kan worden, dan is dat prima. Waar het in de hierboven geciteerde passage om gaat, is dat indien Aanbestedende dienst zelf om oplossing van een incident vraagt, hier door opdrachtnemer binnen de daarvoor gestelde termijnen op reageert. Hiervoor kunnen dan geen kosten in rekening worden gebracht. Aanbestedende dienst heeft slechts belang bij het oplossen van incidenten door opdrachtnemer op een zo kort mogelijke termijn Prioritering Pag. 26 Aanbestedende dienst schaart Aanmelden in het netwerk is niet mogelijk onder prioriteit 1. Dit kan betekenen voor Inschrijver dat als 1 gebruiker niet in kan loggen, Inschrijver dit op te vangen als prioritiet 1. In de optiek van Inschrijver is dit een disproptionele eis en om die reden wil Inschrijver voorstellen om deze prioritering pas in werking te laten treden als het aanmelden binnen het netwerk niet meer lukt voor bijvoorbeeld 15 gebruikers tegelijk. Gaat Aanbestedende dienst hiermee akkoord? Zo niet, kan Aanbestedende dienst toelichten waarom niet? Europese aanbesteding ICT beheer, hardware en touchscreens Vitus Zuid Ref. nr.: KQPN/2017/1.1 20

21 Dit is akkoord. Dat houdt in dat indien dit geen prioriteit 1 storing is, dit een prioriteit 2 storing wordt. In dit geval wordt ook het inzicht en klantvriendelijkheid van opdrachtnemer verondersteld aanwezig te zijn. Opdrachtnemer dient het belang van Aanbestedende dienst, namelijk een goed functionerend netwerk, voor ogen te hebben. Er dient zich een goede werkrelatie tussen Aanbestedende dienst en opdrachtnemer te ontwikkelen. Maar niet kunnen aanmelden op netwerk kan duiden op een algehele storing. De ICT-beheerpartij dient deze melding direct te onderzoeken en te controleren of het een incident betreft of dat er een algeheel probleem zich voordoet. In het laatste geval dient direct opgeschaald te worden naar een Prio 1 melding Prioritering Pag. 26 Aanbestedende dienst schaart Storing aan een primaire applicatie mogelijk onder prioriteit 1. Dit kan betekenen voor Inschrijver dat als een gebruiker een kleine storing ervaart, Inschrijver dit op te vangen als prioritiet 1. In de optiek van Inschrijver is dit een disproptionele eis en om die reden wil Inschrijver voorstellen om deze prioritering pas in werking te laten treden indien een gebruiker in zijn geheel geen gebruik kan maken van bijvoorbeeld MS Office. Gaat Aanbestedende dienst hiermee akkoord? Zo niet, kan Aanbestedende dienst toelichten waarom niet? Dit is akkoord. Dat houdt in dat indien dit geen prioriteit 1 storing is, dit een prioriteit 2 storing wordt. In dit geval wordt ook het inzicht en klantvriendelijkheid van opdrachtnemer verondersteld aanwezig te zijn. Opdrachtnemer dient het belang van Aanbestedende dienst, namelijk een goed functionerend netwerk, voor ogen te hebben. Er dient zich een goede werkrelatie tussen Aanbestedende dienst en opdrachtnemer te ontwikkelen. Zie ook het antwoord op vraag Prioritering Pag. 26 Aanbestedende dienst geeft aan een prioriteit 1 binnen 8 werkuren verholpen zijn. In de optiek van Inschrijver zijn de eerder genoemde 8:00 tot 17:00 uur geen 8 werkuren, maar 9 werkuren. Om die reden wil Inschrijver voorstellen om de eis aan te passen naar 1 werkdag. Gaat Aanbestedende dienst hiermee akkoord? Zo niet, kan Aanbestedende dienst toelichten waarom niet? Dit is akkoord. Europese aanbesteding ICT beheer, hardware en touchscreens Vitus Zuid Ref. nr.: KQPN/2017/1.1 21

22 Prioritering Pag. 26 Aanbestedende dienst geeft aan een prioriteit 1 binnen 16 werkuren verholpen zijn. In de optiek van Inschrijver zijn de eerder genoemde 8:00 tot 17:00 uur geen 8 werkuren, maar 9 werkuren. Om die reden wil Inschrijver voorstellen om de eis aan te passen naar 2 werkdag. Gaat Aanbestedende dienst hiermee akkoord? Zo niet, kan Aanbestedende dienst toelichten waarom niet? Dit is akkoord Prioritering Pag. 26 Prioriteit 2 geldt tevens voor storingen van derde partijen. Realiseert Aanbestedende dienst dat Inschrijver geen invloed kan uitoefenen op SLA s die eerder met derde partijen gesloten zijn? Om die reden wil Inschrijver voorstellen om derde partijen te laten vervallen uit de prioritering. Gaat Aanbestedende dienst hiermee akkoord? Zo niet, kan Aanbestedende dienst toelichten hoe hiermee om gegaan dient te worden? Uiteraard kan Inschrijver niet aangesproken worden op SLA s die eerder met derde partijen zijn gesloten. Maar de prioritering geldt voor die activiteiten, die inschrijver kan ontplooien richting de derde partij als Single Point of Contact, zodat Aanbestedende dienst ontlast wordt. De ICT-beheerpartij moet mede acties uitzetten en verantwoordelijkheid voelen om de continuïteit te garanderen. ok Prioritering Pag. 26 Aanbestedende dienst eist dat prioriteit 1 meldingen tevens per Online servicedesk ingediend kunnen worden. In de optiek van Inschrijver komt zowel de reactie- als oplostijd niet ten goede. Om de reden wil Inschrijver voorstellen om prioriteit 1 meldingen enkel per telefoon binnen te laten komen, zodat de meldingen ook daadwerkelijk direct besproken kunnen worden. Gaat Aanbestedende dienst hiermee akkoord? Zo niet, kan Aanbestedende dienst toelichten waarom niet? Dit is akkoord. Inschrijver dient wel te zorgen voor zorgvuldige registratie, zodat controleerbaar is of reactie- en oplostijd voldoen aan de afspraken. Europese aanbesteding ICT beheer, hardware en touchscreens Vitus Zuid Ref. nr.: KQPN/2017/1.1 22

23 Audit en boeteclausule Aanbestedende dienst geeft aan dat er 1x per jaar door middel van een audit onderzocht zal worden of de Inschrijver zich aan alle afspraken houdt en dat Inschrijver hier volledige medewerking aan dient te verlenen. In de optiek van Inschrijver is de term volledige medewerking voor interpretatie vatbaar. Kan Aanbestedende dienst aangeven wat er wordt verstaan onder volledige medewerking en wat er precies van Inschrijver wordt verwacht? Bij een audit stelt Aanbestedende dienst een lijst op van alle afspraken, die voortkomen uit de overeenkomst. Vervolgens dient opdrachtnemer aan te tonen dat aan die afspraken wordt voldaan. Dat aantonen hoeft niet te betekenen, dat dit schriftelijk is. Dat kan bijvoorbeeld door een computer over te nemen en op die manier te laten zien dat dat betreffende werkstation aan de eisen voldoet. Dus onder volledige medewerking wordt verstaan, dat opdrachtnemer zich inspant om aan Aanbestedende dienst te laten zien, dat alles is gedaan wat mogelijk is om aan de eisen te voldoen Levertijden Pag. 35 Aanbestedende dienst eist dat de tijd voor installatie maximaal 5 werkdagen na levering mag bedragen. In de optiek van Inschrijver is deze eis niet realistisch. Om deze reden wil Inschrijver voorstellen om deze te wijzigen in binnen 14 werkdagen installatie op locatie. Gaat Aanbestedende dienst hiermee akkoord? Zo niet, kan Aanbestedende dienst toelichten waarom niet? Dit is akkoord Levering en installatie Pag. 35 Aanbestedende dienst eist dat de apparatuur gebruiksklaar opgeleverd dient te worden. Hieronder wordt verstaan: het apparaat wordt op de door Vitus Zuid aangewezen locatie geïnstalleerd, gemonteerd, aangesloten, geconfigureerd, getest en beveiligd met door Vitus Zuid beschikbaar gestelde beveiligingsmiddelen. Kan Aanbestedende dienst toelichten wat er wordt bedoeld met beveiligingsmiddelen? Beveiligingsmiddelen zijn maatregelen om te voorkomen dat apparatuur gestolen wordt. Hieronder valt onder andere een actuele virusscanner Europese aanbesteding ICT beheer, hardware en touchscreens Vitus Zuid Ref. nr.: KQPN/2017/1.1 23

24 Pag. 36 Aanbestedende dienst eist dat de status van een RMA melding real-time gevolgd kan worden. Inschrijver houdt hierbij aan dat er enkel een update komt bij een wijziging. Dit om onnodige een informatiestroom te voorkomen. Kan Aanbestedende dienst bevestigen of dit voldoende is? Deze eis staat niet onder bladzijde 36. Onder bladzijde 36 staat het volgende: Storingen Storingen worden door de ICT-beheerpartij gemeld bij de servicedesk van de hardwareleverancier. De ICT-beheerpartij bepaalt of er een verstoring van het primaire proces is of slechts een gedeeltelijke uitval. Indien apparatuur retour moet naar hardwareleverancier wordt dit door leverancier kosteloos uitgevoerd volgens een vaste procedure Procedure Pag. 40 Aanbestedende dienst eist dat de servicedesk zowel telefonisch, per webformulier als per bereikbaar is. Inschrijver heeft een webformulier op de website dat ingevuld kan worden en als binnenkomt bij een servicedeskmedewerker. Hiermee vervalt de mogelijkheid voor Inschrijver. Gaat Aanbestedende dienst hiermee akkoord? Dit is akkoord Pag. 41 Aanbestedende dienst geeft aan dat de er op operationeel niveau dagelijks contact plaatsvindt bij incidenten, klachten etc. Is het tevens voldoende om contact te leggen met Aanbestedende dienst als er veranderingen/ vorderingen zijn in het proces rondom incidenten, klachten etc.? Als er geen storingen en klachten zijn, dan is het voldoende om contact te leggen in het geval van veranderingen/vorderingen in het proces rondom incidenten en klachten Structuur Pag. 34 Aanbestedende dienst geeft aan dat Aanbestedende dienst de mogelijkheid dient te hebben om de specificaties voor de apparatuur in de webportal aan te passen. Het is Inschrijver Europese aanbesteding ICT beheer, hardware en touchscreens Vitus Zuid Ref. nr.: KQPN/2017/1.1 24

25 onduidelijk wat hiermee wordt bedoeld. Kan Aanbestedende dienst toelichten wat hiermee wordt bedoeld? Specificaties verouderen snel. Om die reden heeft Aanbestedende dienst het recht de specificaties 4 keer per jaar aan te passen, zodat de apparatuur in de webportal aan de laatste wensen van Aanbestedende dienst voldoet Functionele eisen webportal Pag. 34 Aanbestedende dienst geeft aan dat het inkoopproces real-time gevolgd moet kunnen worden via de webportal. Het is Inschrijver niet duidelijk wat er precies wordt bedoeld met het inkoopproces. Bedoelt Aanbestedende dienst hiermee het inkoopproces van Inschrijver bij een externe leverancier of het inkoopproces van Aanbestedende dienst bij Inschrijver? Kan Aanbestedende dienst verduidelijken wat er wordt bedoeld met het inkoopproces? De term inkoopproces drukt niet precies uit wat bedoeld wordt. Met deze term wordt bedoeld, dat als via de webportal een bestelling wordt geplaatst, Aanbestedende dienst moet kunnen volgen wat de stand van zaken is met betrekking tot uiteindelijke levering van het bestelde product. Dat betekent dat iedere stap, die door opdrachtnemer gezet wordt, via de webportal gevolgd kan worden. Dus als opdrachtnemer op zijn beurt een bestelling bij een fabrikant geplaatst heeft, dan moet Aanbestedende dienst dit kunnen zien, liefst met de tussen opdrachtnemer en fabrikant afgesproken levertijd enz. daarbij. Dit geldt voor het totale inkoop- en leveringsproces Pag. 34 Aanbestedende dienst eist dat wachtwoorden niet door Aanbestedende dienst zelf gewijzigd kunnen worden. In de optiek dient een wachtwoord ervoor om veilig gebruik te kunnen maken van de webportal zonder dat hier misbruik/ gebruik door derden van gemaakt kan worden. Om deze reden is het van essentieel belang dat Aanbestedende dienst zelf het wachtwoord moet kunnen wijzigen. Om deze reden adviseert Inschrijver om de eis te wijzigen in: Gebruikersnamen kunnen niet door gebruiker zelf gewijzigd worden. Neemt Aanbestedende dienst dit advies over? Zo niet, hoe gaat Aanbestedende dienst borgen dat het inloggen op de webportal niet wordt misbruikt/ gebruikt door derden? Onder staat niet dat wachtwoorden niet door Aanbestedende dienst zelf gewijzigd kunnen worden, maar hier staat al de door vragensteller voorgestelde tekst: Gebruikersnamen en wachtwoorden kunnen niet door gebruiker zelf gewijzigd worden. Europese aanbesteding ICT beheer, hardware en touchscreens Vitus Zuid Ref. nr.: KQPN/2017/1.1 25