Handleiding CRS koppeling

Transcriptie

1 Handleiding CRS koppeling CRS koppelingen in JACK Jack heeft de mogelijkheid, koppelingen met de reserveringssystemen Galileo, Amadeus, Worldspan en Sabre te realiseren. De koppeling werkt via de CRS-transformer van Bewotec. Dit programma controleert continu een bepaalde map, waar uw CRS de aangemaakte boekingen in een tekstbestandje opslaat. Dit bestandje noemt bij Worldspan bijv..prt". Indien u deze koppeling in uw licentie beschikbaar is, moet u de koppeling van 2 kanten activeren. 1) Aan de kant van het reserveringssysteem. Standaard is bij uw CRS-provider deze koppeling voor u niet geactiveerd. Gelieve daarom contact op te nemen met CRS-provider en geef de opdracht tot activering. Let wel op, dat deze activering soms 4 weken kan duren. Vraag aan uw CRS-provider om de gegevens in de Jackmap te laten opslaan. Voor Worldspan is dat de WSP map voor de andere CRS-en is dat de AIR map in Jack. Als de PNR's in een andere map worden opgelagen, vraag dan in welke map de bestanden opgeslagen worden. Dit is later belangijk voor punt 2) 2) Aan de kant van Jack Zorg ervoor, dat de CRS-transformer opgestart is tijdens uw Jack-sessie. Het programma noemt CRSTrans.exe en ligt in uw Jack-map. Via bestanden CRS-opties komt u in het onderstaan scherm. Hier kiest u voor de door u aangevraagde CRS (in dit geval Worldspan)

2

3 Indien u een IATA-kantoor bent kan u de TO-basisgegevens op 2 manieren ingegeven hebben. 1) Uw Touroperator is IATA of BSP en de airlines zijn bij deze TO als producttypes ingegeven Dan klikt u op de optie neem luchtvaartmaatschappij als type product" Geef onderaan in de sectie standaard" bij Touroperator" de code voor uw BSP-TO in meestal is dit BSP of IATA. 2) Uw hebt alle airlines alle separate TO in de basisgegevens ingegeven *Activeer de optie neem luchtvaartmaatschappij als type product" niet. *Nu wordt de airline van het eerste vluchtsegment als TO in Jack geplaatst. Indien u geen IATA-kantoor bent, maar het grootste deel van uw vluchten via een consolidator (bij Airtrade) aangekocht wordt. *Dan klikt u op de optie neem luchtvaartmaatschappij als type product" *Geef onderaan in de sectie standaard" bij Touroperator" de code van uw consolidator in De andere instellingen bij standaard" zijn standaardinstellingen om uw tijd te besparen en de import eenvoudiger te maken. Bij korte reisbeschrijving", bestemming" en reistype" kan standaard voor elke nieuwe CRS-import een bepaalde waarde in Jack ingevuld worden. Dit zijn geen verplichte velden. Indien een een ticketed PNR van uw CRS-provider ontvangt (dus incl prijzen) kan u bij prijslijst tarief en prijslijst Tax (of BTW) standaardteksten invullen, die dan in de prijsregels van Jack ingevuld worden (dus voor tax bijv. luchthavenbelasting enz...) De import van PNR s biedt u nog vele verdere mogelijkheden, om de automatisering ervan nog efficienter maken. Deze opties kunnen hier niet allemaal uitgelegd worden. Indien u daarover vragen hebt, bel de Bewotec helpdesk onder het nummer

4 Maak een nieuwe boeking met de CRS In de meeste gevallen maakt u eerst de reserveringen in het CRS systeem. Nadat u in dat systeem een bepaald commando ingeeft stuurt het CRS systeem een PNR bestand naar een bepaalde directory in Jack. Als u in Jack op het telefoontje klikt, verschijnt dezelfde boeking in het CRS scherm. Om een boeking met succes via het CRS over te nemen, moet er met een aantal dingen rekening gehouden worden. Werd er bij uw CRS-provider (Amadeus, Galileo, Worldspan of Sabre) de link naar een backoffice-systeem aangevraagd? Is de transformer in uw netwerk gestart? Dit doet u het beste via het autostart-menu, om het niet dagelijks handmatig te moeten doen. Enkel indien de CRS-transformer gestart is, kan Jack kijken, of er nieuwe boekingen werden aangemaakt. Het bestand dat gestart moet worden noemt Crstrans.exe en ligt in de Jack-map. De opties voor het CRS-systeem (via bestanden crs-opties) moeten actief zijn en goed zijn ingevuld staan. Dit gebeurt bij de installatie en mat niet meer aangepast worden. Het is niet noodzakelijk om na het maken van elke reservering het reserveringssysteem af te sluiten, maar dit hangt van de capaciteit van uw systeem af. Om een boeking uit het reserveringssysteem over te nemen doet u het volgende: De CRS-knop op de werkbalk, of u kiest voor < Ctrl> + < Shift> + < C> of u activeerd in het hoofdmenu < Alt> en dan F ( Files) en dan C ( CRS-PNR's). Een scherm zal zich openen, die u een overzicht geeft van alle PNR s die nog niet zijn overgenomen in Jack. De PNR's die eerder zijn overgenomen zullen niet verschijnen in Jack. Het is aan te raden om van tijd tot tijd in de jack/air/sik map te kijken. In deze map bevinden zich kopieën van bestanden uit de air map. De bestanden die ouder zijn dan een maand zult u waarschijnlijk niet meer nodig hebben en nemen alleen maar schijfruimte in beslag. Ook heeft u de mogelijkheid om de lijst te beperken tot alleen de PNRs van uw eigen werkstation door op <Display bookings of logged in empl. Only te klikken. U heeft ook de mogelijkheid om te gaan sorteren, door bijvoorbeeld te kiezen voor sorteren op naam van de passagier (< Client>), of boekingnummer van het reserveringssysteem / Filekey (< Locator>), op bestemming < Destination> of boekingdatum / vertrekdatum <departure > en op maatschappij code. Onder aan het scherm ziet u een aantal knoppen: < View PNR>brengt u naar de originele instellingen PNR van het reserveringsysteem en laat u alle informatie zien die het reserveringsysteem via de CRS naar Jack heeft gestuurd. Deze optie is alleen uit te voeren door specialisten. Normaal gezien hoeft u deze functie niet te gebruiken. < Delete List Entry>geeft u de mogelijkheid om de informatie van de PNR te verwijderen. Als u de gegevens na het maken van een boeking niet verwijdert dan blijven ze altijd in deze lijst staan. De andere 2 knoppen spreken voor zich: of u kiest voor de informatie verwijderen < Cancel>, of u kiest welke bestanden (gegevens) u wilt overnemen/bewerken. U activeert de hele overname van de reservering (in dit geval de klant Mayer vliegt naar EWR, er zijn 2 tickets gereserveerd) en u klikt op de < OK> knop. Het programma loopt automatisch door alle klanten gegevens om te zoeken tot welke klant de passagier behoort. Dit is ook de reden waarom u gegevens moet ingeven in de Remark regel in de Galileo PNR zoals het klantennummer, omdat Jack alleen zoekt naar de informatie van de klanten, en niet naar de namen. Als u de juiste klanten informatie heeft ingegeven in de Remark regel van de Galileo PNR, dan gaat Jack automatisch naar de <Client Search> lijst.

5 Als u helemaal geen klantennummer heeft ingegeven in de Galileo PNR, dan kan Jack niet de juiste klant vinden en zal de meest waarschijnlijke klant laten zien die aan de zoekcriteria voldoet. (alfabetisch met als eerste prioriteit de passagier naam). Daarna moet u beslissen welke klant tot de boeking behoort: u moet de klant zoeken en kiezen met behulp van de Client Search. Daarna moet u dubbel klikken op de regel die hier beneden is aangegeven. U krijgt dan een nieuwe boeking op het scherm. U moet tot slot de Type of Travel, Destination and Transportation ingeven. Het programma geeft u automatisch een korte beschrijving van de reis, dat een combinatie van Type of Travel en Destination is, of zoals verkregen <Galileo Booking> (als de boeking informatie altijd van Galileo komt met een CRS file). In de lijst < Service list> kunt u zien dat Jack u al een voorstel gegeven heeft. Denk er aan : als u niet weet welke code u moet ingeven dan kunt u altijd van de vraagteken functie gebruik maken. Op deze manier krijgt u en lijst waar u een selectie kunt maken. Normaal gezien is het noodzakelijk om alle velden in te vullen voordat u een bijvoorbeeld een factuur wilt printen. Om de reservering te sluiten moet u op < OK> klikken. Voordat Jack u uit de boeking laat gaan stelt Jack u nog een paar vragen. Dit is een geheugensteuntje voor belangrijke informatie.

6 De laatste vraag is belangrijk voor de CRS File en geeft weer: you should always delete the PNR from the list. Het bestand heeft beperkte capaciteit maar het zou kunnen zijn dat er na een bepaalde periode geen plaats meer op de harde schijf is.dit is de technische reden daarvoor, maar er is natuurlijk ook een andere reden om de bestanden te verwijderen : iedere keer als u gegevens van Galileo, of Amadeus naar Jack stuurt dan overschrijft Jack iedere keer de bestanden die van de CRS File komen, Jack overschrijft de complete Service Line van de boeking. Het is alleen nuttig om gegevens te verzenden van een PNR als het voor de eerste keer is of als er gegevens zijn veranderd in de PNR van de Galileo CRS (rebooking, ticketing, aanvullende hotel reservering etc.) Natuurlijk moeten deze wijzigingen worden overgenomen. Laten we zeggen dat u de boeking nog niet wilt verlaten maar de boekinggegevens wilt bekijken. U moet dan op de blauwe regel dubbelklikken. Hier is de leverancier GT Expo, welke de BSP ticketing doet, de boeking is nog niet bevestigd (< Open>), de klant moet het reisbureau betalen (< R>), PNR nummer (<3KD4N4>), Product Type is de luchtvaartmaatschappij als deze eerst in de PNR lijst komt of wat is beschreven als ticket carrier (< BA>). Service Type is < Flight>. Het totaal bedrag voor de service is 296,20. Met een dubbel klik op Service Line gaat u naar de Flight Details, zodat u bijvoorbeeld een prijsvergelijking, en een aanbod vergelijking kunt maken. U kunt nu het beste deze velden verlaten nadat u een prijsvergelijking heeft gemaakt in de <Passenger> kaart onder <Assign>. In de onderste helft van het scherm vindt u de vluchtgegevens inclusief alle relevante gegevens van het CRS systeem. Door op < Add> te klikken kunt u een nieuwe service toevoegen. Als de ticketing al gedaan is (let op: In de CRS lijst, deze PNR heeft een <2> bij Qty. staan, wat betekent dat er al 2 tickets zijn uitgegeven!), Er is ook een veld < Service with Ticket Data> geactiveerd. Als er nog steeds geen ticketing is gedaan, zal dit veld leeg blijven en u zult niet de juiste informatie vinden in het Ticket Data venster. Jack kan niets berekenen zonder exacte informatie over hoe de prijs van een ticket wordt berekend.

7 In dit geval moet u de prijzen zelf ingeven. In dit voorbeeld is de ticketing al gedaan. Daarvoor kunt u op de ticket knop klikken om naar het volgende scherm te gaan die u alle informatie van het CRS laat zien. Eerst ziet u de het aantal tickets dat geboekt is. Het nummer erachter laat zien dat het 1e ticket hangt aan een ander ticket hangt. Het veld <Pass ing> laat zien welke gegevens aan dit document vast zitten (b.v. MCO of iets gelijk). Het Type ticket is Standaard, geen ADM of MCO of een ander document welke u kunt kiezen uit het pull down menu. U ziet dan de name of the passenger (dit is de 1 st passagier), het interne boeking nummer. Aan de rechter kant heeft u ook de opties om de aard van het ticket verder te definiëren :

8 ticket gaat. CRS-TicketJack geeft automatisch deze gegevens van de CRS boeking. Non IATAU moet dit veld aanklikken als het om een niet IATA RefundDit is voor een BSP controle. Errorlist OKDit veld wordt actief als de BSP controle ziet als het brutto bedrag hoger is dan het netto bedrag DomesticJack activeert automatisch het veld als het om een binnenlandse vlucht gaat. U vindt er ook de ticket prijzen, b.v. aanbieding, gelijkwaardig, commissie hoeveelheid, netto aanbieding, en ook het totaal, en alle relevante belastingen en toeslagen met de snelkoppelingen. Zelfs de kickback van de luchtvaartmaatschappij welke u heeft ingegeven tijdens het bepalen van de prijs in uw reservering systeem wordt meegenomen naar Jack. Feebelasting Faretoeslagen in nationale valuta Equivalentprijs in valuta in welke de ticket is berekend Commissionabsolute bedrag van commissie 9,00= commissie in procent Net Farebedrag zonder commissie CP Farekost prijs aanbieding, b.v. Net aanbieding min toepasselijke Kickbacks / Bonus Total Farebelasting opgeteld De prijs informatie is alle informatie van de PNR ticketing en geeft u een overzicht van de meest belangrijke financiële gegevens, b.v. het bedrag waarvoor u de ticket heeft gekocht en het bedrag wat u ruim gerekend gaat verdienen aan het ticket. De 1e kolom < SP Person> b.v. Verkoopprijs per persoon < Sales Price per Person> maakt u duidelijk: Bedrag voor 1 ticket / persoon. De belasting per ticket / persoon. De totale verkoop prijs van de tickets per persoon. De 2e kolom < CP Person> b.v. Kostprijs per persoon, zegt u Het bedrag wat het reisbureau voor het ticket betaalt (b.v.bedrag zonder de commissie) per persoon (zie boven in de Price Card in welke de <Net Fare> is weergegeven) The (netto) belasting per persoon The totale netto prijs inclusief belasting welke het reisbureau voor het ticket heeft betaald The 3e kolom < Profit Person> zegt u: De verschillen tussen de verkoopprijs en de kostprijs Min de belasting (b.v. 0) De totale winst en winst per persoon De 4e t/m de 6e kolom vertellen u de informatie per Service, b.v. per boeking onderverdeeld in verkoop prijs <Sales Price>, kost prijs <Cost Price> en winst over de hele service inclusief het 2e ticket.

9 Als u op de prijs < Price > tabblad, dan krijgt u de algemene informatie <general ticket data> : Airline encoding ticket number met Endorsemen t en Tourcode (mits beschikbaar), Fare Basis en IATA-nummer, als ook CRS gegevens en de dates of booking / issue date van de reservering. U heeft ook de informatie van de wijze van betaling < Form of Payment>, de passende bedragen ( appropriate amounts), en de status van de B SP lijst. Als het veld < Balanced> actief is, dan moet de BSP controle worden uitgevoerd, en er is dan geen standaard bericht met betrekking tot het ticket. Na de BSP controle, plaatst Jack ook een datum in het < Confirmed> veld. Onderaan beide kaarten ziet u de aanvullende knoppen. The < Copy> knop kopieert alle ticket informatie in het volgende lege ticket tabblad, als u al een ticket hebt ingegeven dan moet u op deze manier een 2e toevoegen. Met de < New> knop opent u een ander nieuw ticket venster voor dezelfde boeking als waarvan u de informatie met de hand hebt ingegeven. De prijzen worden overgenomen van de oude naar de nieuwe boeking. < Delete> is voor het verwijderen van de boeking van de Service Lijst, de < Print> knop schakelt in dat u een hardcopy van de ticket data wilt maken voor interne zaken of ter controle van uzelf. Met de " << " " >> "knoppen kunt u bladeren van de één naar de andere boeking.

10 Als u op de " >> " knop klikt, dan gaat Jack naar de volgende ticket in de boekingen, in dit geval de 2e passagier.. Nadat u alle gegevens op de tickets gecontroleerd hebt, de prijs etc, dan kunt u de boeking sluiten door op OK te klikken. Als u de vraag, do you want to delete the booking from the crs list?, met ja beantwoord dan word hij uit de crs lijst gehaald. Als u een rebooking moet maken, b.v. wanneer de klant beslist om iets te veranderen aan de reis, dan maakt u de nodige veranderingen in uw reserveringssysteem. Daarna gaat u in Jack (< Alt> + < Tab>) en dan opent u de CRS file (< Ctrl> + < Shift> + C) waar u de gewijzigde PNR vindt. U klikt op de juiste PNR en daarna klikt u op < OK> om de PNR in Jack over te nemen. Daar vindt het Jack automatisch de juiste boeking (mits er al eens een boeking voor deze klant is gemaakt). Jack overschrijft de oude boeking met de nieuwe van de CRS. Dat betekent, dat wederom alle gegevens moet worden nalopen als er nodige veranderingen nodig zijn. (reis type, kortingen, bestemmingen, prijs opgave etc). Als de ticketing al van te voren gedaan is, en u heeft nu een nieuwe ticket gemaakt, dan neemt Jack de nieuwe gegevens over in de boeking en verwijderd de oude. Maar u heeft ook de mogelijkheid om de oude gegevens in het ticket venster te bekijken. (activeer in het Main Menu <Lists Ticket List>). Creating a non-air file with CRS U moet ook hotelreserveringen en verhuurauto boekingen maken met CRS, b.v.. Galileo of Amadeus. Al deze boekingen kunnen worden overgenomen met de transfer knop in Jack. Het grootste verschil met een vluchtreservering is dat u de gegevens niet kunt verkrijgen uit een airline database. Het hoofd boekingsscherm ziet er hetzelfde uit als in de vluchtdatabase (u moet o.a. ingeven: Type of Travel, Destination, Transportation = afdeling), en ook hier wordt de Ser vice Line automatisch gegeven. Als u de Service Lijn opent door er op te dubbelklikken, ziet u dat u meer velden moet invullen dan bij een vluchtreservering. Text, quantity en price zijn lege velden, omdat de CRS geen prijzen doorgeeft wat auto reserveringen aangaat. U moet dus de prijzen ingeven die betrekking hebben op de klanten, en de reservering.

11 Jack vraagt u om de Pickup date en city beide gegevens worden door Galileo gegeven. Jammer genoeg geeft Galileo niet de informatie voor de andere velden en laat ze leeg zodat er niets anders op zit dan deze gegevens met de hand in te geven. Houdt er rekening mee dat u persé informatie moet geven (b.v. toeslagen, adressen) annulering / herboeking met de < Info> knop, zodat iedere werknemer in uw reisbureau toegang heeft tot deze belangrijke informatie. Hetzelfde geld voor tabblad< Passengers>, maar hier moet u de informatie met de hand ingeven. Als u een hotel reservering uit uw reserveringssysteem verstuurd hebt, en de juiste service gekozen is door erop te dubbel klikken, ziet u dat het crs systeem u geen enkele informatie over de prijzen heeft kunnen geven. U moet dus zelf de juiste informatie invullen. De CRS heeft alleen de verblijfdatums, en de naam van het hotel meegenomen. De rest is niet ondersteund bij de CRS en moet dus zelf worden ingevuld. De valuta en het bedrag worden ook weergegeven in dit venster. Maar Jack berekent zelf het juiste bedrag.

12 Zoals bij deze boeking, moet u na op de < Info> knop te hebben gedrukt, de informatie als contact persoon en adres ingeven. Nadat u alle nodige informatie heeft ingevuld vraagt Jack u om de gegevens uit het CRS bestand te verwijderen. Deze vraag moet u altijd met <yes> bevestigen.