VCK TRAVEL. Gebruikershandleiding AirGo. Hotelreserveringen. VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo hotelreserveringen 1

Transcriptie

1 VCK TRAVEL Gebruikershandleiding AirGo Hotelreserveringen VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo hotelreserveringen 1

2 INHOUDSOPGAVE Inloggen... 3 Contact... 4 Hotelkamers reserveren in AirGo... 5 Hotelkamers reserveren voor samenreizende personen VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo hotelreserveringen 2

3 Inloggen 1) Ga naar 2) Klik op 3) Vul uw username en password in AirGo wordt nu automatisch geopend. Wanneer u voor de eerste keer inlogt, kan het voorkomen dat eerst uw profielpagina verschijnt, voor u ter controle. Wij verzoeken u vanwege veiligheidsredenen direct uw Password te wijzigen wanneer u voor de eerste keer inlogt. Deze mogelijkheid vindt u onderaan uw profielpagina. Het password moet minimaal uit 6 en maximaal uit 10 posities bestaan. Om uw profielpagina af te sluiten klikt u op Via tabblad in de grijze balk bovenin uw scherm gaat u naar de home pagina. Vanaf de home pagina kunt u starten met het boeken van uw vlucht/hotel of huurauto. VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo hotelreserveringen 3

4 Contact Links bovenaan iedere AirGo pagina staat de AirGo helpdesk contact informatie. Onze gespecialiseerde helpdesk medewerkers assisteren u onder meer in geval van storingen of technische meldingen van het systeem, bij het aanmaken en updaten van profiel- of creditcardgegevens en bij het aanpassen van gebruikersgegevens. Voor vragen over reeds geboekte AirGo reserveringen kunt u terecht bij uw VCK Travel boekingskantoor. Links bovenaan iedere AirGo pagina staat de digitale AirGo gebruikershandleiding, klik op AirGo User Manuals VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo hotelreserveringen 4

5 Hotelkamers reserveren in AirGo Optie 1: U boekt als reiziger een hotelkamer voor uzelf Wanneer u als reiziger uw eigen hotelkamer in AirGo wilt reserveren dan zijn er drie keuze mogelijkheden: a. U boekt uw hotelkamer meteen in, na selectie van de vluchten. U bevindt zich dan al in de SUMMARY, lees verder op pagina 6. b. U heeft geen vluchtreservering en wenst uitsluitend een hotelkamer te reserveren. Lees verder op pagina 13. c. U heeft al eerder uw vluchten in AirGo geboekt en wenst uw hotelreservering daaraan toe te voegen. Lees verder op pagina 17. Optie 2: U boekt als Travel Arranger een hotelkamer voor een reiziger Wanneer u als Travel Arranger een hotelkamer in AirGo wilt reserveren voor een reiziger dan zijn er drie mogelijkheden: a. U boekt de hotelkamer meteen in, na selectie van de vluchten. U bevindt zich dan al in de SUMMARY, lees verder op pagina 6. b. Er bestaat nog geen vluchtreservering voor de reiziger en u wenst uitsluitend een hotelkamer te reserveren. Lees verder op pagina 16. c. De vluchtreservering voor de reiziger waarvoor u een hotelkamer wilt boeken is al eerder in AirGo geboekt en u wenst de nieuwe hotelreservering daaraan toe te voegen. Zie pagina 17. VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo hotelreserveringen 5

6 Instructie voor optie 1a + 2a : U boekt de hotelkamer meteen in, na selectie van de vluchten. U bevindt zich in de SUMMARY. Klik in de Summary op: In het invulscherm Search for Hotels vult u de gewenste criteria omtrent het hotel in: VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo hotelreserveringen 6

7 Location : AirGo neemt automatisch de bestemming van de (eventueel) geboekte vlucht over, de Location area kunt u zelf aanpassen (optioneel). Radius : Het systeem zoekt in een straal tot maximaal 99 kilometer rondom uw bestemming. Check-in Date/ Check-out Date : AirGo neemt automatisch uw vluchtdata over, deze kunt u aanpassen indien van toepassing. Room occupancy Hotel name More options : Hier geeft u de bezetting per kamer aan. (maximaal 2 personen) : Een korte specificatie geeft het beste resultaat, bijvoorbeeld Novotel wanneer hotelnaam Novotel Geneve Centre is. : Hiermee vergroot u uw zoekopdracht Class Facilities : Selecteer de gewenste hotelklasse via het pulldown menu : Selecteer uw preferentie via het pulldown menu Preferred hotel chains : Selecteer de gewenste hotelketen via het pulldown menu Maximum price : Geef het maximum bedrag per kamer aan in Euro Na het invullen van de gewenste criteria klikt u op en het overzicht met beschikbare hotels verschijnt. Detailed view verschaft u basis informatie over de getoonde hotels. Klik op Map view om de exacte locatie te bepalen. Wanneer u op klikt bij het gewenste hotel, dan verschijnt automatisch de pagina met beschikbare hotelkamer types en bijbehorende prijzen (Rooms and Rates) VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo hotelreserveringen 7

8 Door op de tabbladen (bijv Hotel details of Photo s) te klikken vindt u gedetailleerde aanvullende informatie over het hotel. Om een hotelkamer te selecteren klikt u rechts van het gewenste tarief op. AirGo toont u vervolgens de Summary met de hotelreservering*. Lees verder op blz 10. * Voordat u een kamer en prijs selecteert adviseren wij u om zorgvuldig de voorwaarden te lezen van het gewenste tarief bij Conditions. Bij Policy in de conditions leest u of u de hotelreservering nog kosteloos kunt annuleren na boeking of tot wanneer deze kosteloos te annuleren is. Zie het voorbeeld op pagina 9. VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo hotelreserveringen 8

9 VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo hotelreserveringen 9

10 Vervolg van pagina 8 Wanneer u nu dezelfde hotelkamer wilt bijboeken voor een of meer medereizigers dan klikt u op (instructies zie pagina 18) Voor de laatste stap in de boeking gaat u akkoord met de voorwaarden door het vakje bij I agree to the (hotel) Purchase conditions (relating to the airfares) aan te vinken: VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo hotelreserveringen 10

11 Finish Trip geeft de laatste stap in uw boeking aan. In dit scherm vult u de nog ontbrekende informatie in. De onderwerpen met een * zijn verplicht om in te vullen. Note to Hotel 1 Method of Payment Hotel Guarantee : Hier kunt u extra opmerkingen toevoegen (altijd in de engelse taal), bijvoorbeeld bij een late aankomst vult u in: Guaranteed late arrival. : Vul hier uw creditcardgegevens in ter garantie van de hotelreservering VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo hotelreserveringen 11

12 Custom Fields Reasoncodes : Selecteer de van toepassing zijnde reasoncode via het pulldown menu. Deze code geeft de reden voor uw keuze aan wanneer voor een hoger tarief hebt gekozen terwijl er een lager tarief beschikbaar was op het moment uw boeking. De meest gebruikelijke reasoncode voor een hotelreservering zal lowest fare used zijn, of: Contract fare used Flexibility : Corporate rate gebruikt vanwege afspraken tussen het hotel en uw organisatie : Hoger tarief gekozen vanwege flexibele voorwaarden Onder Custom Fields dienen soms ook referenties (* = verplicht) te worden ingevuld. Wanneer u uitsluitend een hotelkamer heeft gereserveerd, kies dan bij Service Level Required via het pulldown menu voor AirGo Express. Klik tot slot op om de boeking definitief te maken en af te sluiten. VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo hotelreserveringen 12

13 Vervolg van pagina 5 Optie 1 b. U heeft geen vluchtreservering en wenst uitsluitend een hotelkamer te reserveren. Nadat u heeft ingelogd komt u terecht op de home pagina van AirGo. Klik op tabblad book bovenaan de pagina. Klik vervolgens op. Het Search > for hotels scherm verschijnt. Lees verder op de 2e helft van pagina 6. VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo hotelreserveringen 13

14 Vervolg van pagina 5 Optie 1 c. U heeft al eerder uw vluchten in AirGo geboekt en wenst de hotelreservering daaraan toe te voegen. Nadat u heeft ingelogd komt u terecht op de home pagina van AirGo. Scroll naar beneden en selecteer onder voegen. de reis waaraan u de hotelreservering toe wilt VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo hotelreserveringen 14

15 De Summary, het overzicht van de geboekte vluchten, verschijnt: Klik vervolgens op: Het Search scherm verschijnt. Lees verder op de 2e helft van pagina 6. VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo hotelreserveringen 15

16 Vervolg van pagina 5 Optie 2 b. Er bestaat nog geen vluchtreservering voor de reiziger en u wenst uitsluitend een hotelkamer te reserveren. Nadat u heeft ingelogd komt u terecht op de home pagina van AirGo. Selecteer eerst de naam van de reiziger voor wie u het hotel wilt reserveren via Arrange a trip for a registered traveller. Indien de reiziger geen geregistreerd profiel heeft in AirGo, maak dan gebruik van Arrange a trip for a guest traveller. Klik vervolgens op in de blauwe balk bovenaan. Het Search> scherm verschijnt. Lees verder op de 2e helft van pagina 6. VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo hotelreserveringen 16

17 Vervolg van pagina 5 Optie 2 c. De vluchtreservering voor de reiziger waarvoor u een hotelkamer wilt boeken is al eerder in AirGo geboekt en u wenst de nieuwe hotelreservering daaraan toe te voegen. Nadat u heeft ingelogd komt u terecht op de home pagina van AirGo. Onder selecteert u de reis waaraan u de hotelreservering wilt toevoegen. De Summary, het overzicht van de geboekte reis, verschijnt: Klik vervolgens op: Het Search for hotels scherm verschijnt. Lees verder op de 2e helft van pagina 6. VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo hotelreserveringen 17

18 Hotelkamers reserveren voor samenreizende personen Wanneer u al een hotelkamer heeft gereserveerd en u wilt nog een tweede kamer reserveren voor de medereiziger binnen dezelfde boeking, start dan vanuit de Summary en klik op: Vul vervolgens in het Hotel Guest Information scherm in of u een 1- of 2 persoonskamer wenst (Single of Double room), via het pull down menu. VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo hotelreserveringen 18

19 De beschikbaarheid van het gewenste hotel wordt getoond: Wij adviseren u dringend om zorgvuldig de voorwaarden te lezen van het gewenste tarief bij Conditions. Het hoofdstukje Policy in de Conditions geeft aan of u de hotelreservering nog kosteloos kunt annuleren na boeking of tot wanneer de kamer kosteloos te annuleren is. Om de hotelkamer te reserveren, klik rechts naast het gewenste tarief op. AirGo toont vervolgens de Summary pagina inclusief de hotel reservation.* Let op! Bij het boeken van de tweede hotelkamer dient de kamer nog toegewezen te worden aan de tweede traveller via het aankiezen van het pull down menu achter Place this reservation under : traveller 1 (of 2). Daarna klikt u op VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo hotelreserveringen 19

20 AirGo toont vervolgens de Summary, inclusief de additioneel geboekte hotelkamer. VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo hotelreserveringen 20

21 VCK TRAVEL Postbus 58417, 1040 HK Amsterdam Valreep 13, 1042 AN Amsterdam Tel VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo hotelreserveringen 21