Handleiding voor Lokale Corporates

Transcriptie

1 Handleiding voor Lokale Corporates Valk Internet

2 Inhoudsopgave 1. Corporate Valk Account 2. Inloggen 3. Reservering maken 3.1. Datum, aantal kamers en gezelschap selecteren 3.2. Kamertype en verzorging selecteren 3.3. Persoonsgegevens 3.3. Samenvatting 3.4. Betaalwijze selecteren 3.5. Bevestigingspagina 4. Wijzigingen en annuleringen 5. Veelgestelde vragen 5.1. Ik krijg een foutmelding als ik een Corporate Valk Account aan probeer te maken 5.2 Ik heb per ongeluk een Particulier Valk Account aangemaakt 5.3 Ik weet het wachtwoord van mijn Corporate Valk Account niet meer 5.4 Ik krijg verkeerder tarieven door in de bookingtool 5.5 Ik krijg geen tarieven door, de bookingtool toont geen beschikbaarheid 5.6 Ik kan een bepaalde datum niet selecteren 5.7 Ik moet alle persoonsgegevens invullen 5.8 Ik heb geen bevestiging per mail ontvangen 5.9 Ik kan mijn reservering niet annuleren

3 1. Corporate Valk Account U heeft speciale Corporate tariefafspraken gemaakt bij een Van der Valk Hotel. Het is voor u vanaf heden mogelijk om direct zelf online een kamerovernachting te reserveren tegen het gereduceeerde tarief. Graag ontvangen wij van u de namen en adressen van de verschillende hoofdboekers zodat wij hen ook kunnen koppelen. Bent u de enige hoofdboeker? Dan is bovenstaande niet nodig. Er wordt automatisch een corporate Valk Account voor u aangemaakt wanneer u wordt gekoppeld door het hotel. U ontvangt dan per een wachtwoord waarmee u kunt inloggen op uw account. Wanneer u al een Valk Account heeft op het opgegeven adres kunt u dit account omzetten naar een corporate account door in te loggen en bij Wijzig mijn gegevens het soort account om te zetten van particulier naar zakelijk (zie ook 5.2.). Bij reserveringen die u maakt in één van de overige Van der Valk Hotels waarmee u geen Corporate contract en prijsafspraken heeft, geniet u de voordelen van Valk Loyal wanneer u een online reservering maakt met uw Valk Account. Alle voordelen en voorwaarden van het Valk Loyal programme vindt u op Het Valk Loyal programma is niet van toepassing op Corporate reserveringen. 2. Inloggen Het Corporate Valk Account Zodra er een Valk Account is aangemaakt en deze door ons is gekoppeld aan het Corporate Account, kan er ingelogd worden. In het Corporate Valk Account zijn straks alle gemaakte boekingen terug te vinden. U plakt dan /corporates achter de URL van de hotelsite waarop u wilt boeken, bijvoorbeeld Afbeelding 2. Inloggen in het Corporate Valk Account 1

4 Als u via de hotelsite bent ingelogd in uw Valk Account kunt u verdergaan naar de bookingtool door op de Boek Kamer knop te klikken rechts bovenin het scherm. U krijgt dan meteen de corporate tarieven te zien. Het is ook mogelijk om in te loggen op het corporate Valk Account als u al in de bookingtool bent wanneer u direct wilt boeken. Dan klikt u voordat u een datum selecteert rechtsboven op Inloggen. U krijgt dan de mogelijkheid om te kiezen tussen een boeking maken met uw Corporate account waarmee u de afgesproken tarieven en hun bijbehorende voorwaarden te zien krijgt, of met uw Privé account. Afbeelding 3. Inloggen in het Corporate Valk Account via de bookingtool Wanneer er rechtsboven een groene lijn onder Account staat, en er bij de data in de kalender groene hoekjes staan, betekent dit dat u bent ingelogd op uw corporate Valk Account en het corporate tarief kunt boeken. Afbeelding 4. Groene lijn bij Corporate Valk Accounts Afbeelding 5. Groene hoekjes bij de datumselectie 3. Reservering maken 3.1. Datum, aantal kamers en gezelschap selecteren Bij het maken van een reservering selecteert u eerst een incheck- en uitcheckdatum. Vervolgens kiest u het aantal kamers dat u voor deze data wilt boeken. Er zit een maximum van 5 kamers aan een boeking. U kunt dan per kamer aangeven hoeveel gasten er zullen verblijven. Hierna kunt u klikken op Toon beschikbare kamers. 2

5 Afbeelding 6. Beschikbare kamers voor de gewenste selectie zoeken 3.2. Kamertype en verzorging selecteren U krijgt voor elke aparte kamer de keuze uit de verschillende kamertypes die beschikbaar zijn voor het afgesproken tarief. Afhankelijk van het hotel krijgt u hier ook de mogelijkheid een kamer met of zonder ontbijt te reserveren. (zie afbeelding 7) Persoonsgegevens Na het selecteren van de kamer komt u in een overzicht van uw persoonsgegevens (zie afbeelding 8). De gegevens worden automatisch overgenomen uit uw Corporate Valk Account, maar kunnen waar nodig nog gewijzigd worden. In de stap met persoonsgegevens kunnen ook eventuele speciale wensen worden opgegeven. Daarnaast kunt u hier één of meerdere kamers op naam van iemand anders zetten. Let op! Het is niet nodig hier uw bedrijfsnaam op de factuur te zetten (zie afbeelding 8), dit gebeurt dankzij uw Corporate Valk Account automatisch. Wanneer dit wel ingevuld wordt komt uw corporate boeking niet correct binnen bij het hotel. 3

6 4 Afbeelding 7. Kamerselectie

7 Afbeelding 8. Overzicht met persoonsgegevens, speciale wensen, bedrijfsnaam en kamertoewijzing 5

8 3.3. Samenvatting In de samenvatting ziet u alle gemaakte selecties in één overzicht en kunt u indien gewenst een kostenplaats en referentie opgeven. Afbeelding 9. Samenvatting van de boeking, met de optie om de kostenplaats en referentie in te vullen 3.4. Betaalwijze selecteren Bij het betalen op rekening kan er worden aangegeven welke gedeeltes van het verblijf en de verzorging op de rekening mogen worden gezet, en welke gedeeltes eventueel door de gast zelf zullen worden afgerekend. Uiteraard is het ook mogelijk om de boeking alvast vooruit te betalen met ideal of met een credit card. 6

9 Afbeelding. Selecite van de betaalwijze 3.5. Bevestigingspagina Het selecteren van de betaalwijze (en het eventueel doen van een vooruitbetaling) is de laatste stap voor het definitief maken van uw boeking, u komt hierna op de bevestigingspagina waar u een overzicht ziet van uw gemaakte boeking. Vanaf deze pagina kunt u meteen een nieuwe boeking maken of teruggaan naar de hotelwebsite. U krijgt de bevestiging ook per mail toegestuurd. 7

10 4. Wijziging of annulering In uw Corporate Valk Account kunt u alle actuele, historische en geannuleerde boekingen die met het account zijn gemaakt inzien en wijzigingen doen aan uw gegevens of uw boekingen. Zodra u ingelogd bent via de hotelsite met /corporates achter de URL (zie 2. Inloggen op blz. 2) kunt u onder Actuele reserveringen boekingen wijzigen, annuleren of vooruitbetalen. Als u op actuele reserveringen heeft geklikt, kunt u hier bij de reservering klikken op Details. Er opent dan een scherm waarin u één van deze 3 opties kunt selecteren. Annuleren U kunt de reservering via het Valk Account annuleren of telefonisch via de receptie van het hotel. Hierbij zijn de afgesproken annuleringsvoorwaarden van toepassing. Wijzigen Bij het wijzigen van de boeking kan de aankomstdatum, het aantal nachten, de aankomstijd, de inchecknaam, het gezelschap en het kamertype worden aangepast. U kunt hierbij een nieuwe bevestiging naar uw adres laten versturen met de gewijzigde gegevens. Afbeelding 11. Menu om actuele, historische en geannuleerde reserveringen te bekijken Afbeelding 12. Overzicht van actuele boekingen 8 Afbeelding 13. Scherm met de mogelijkheid de boeking te annuleren, wijzigen of betalen.

11 5. Veelgestelde vragen 5.1. Ik krijg een foutmelding als ik een Corporate Valk Account aan probeer te maken Het adres komt niet overeen met het opgegeven adres van de hoofdboeker(s). Controleer of u het juiste adres heeft doorgegeven om te koppelen aan uw corporate. Dit is het account waarmee u kunt inloggen. Een andere mogelijkheid is dat er al een (particulier) Valk Account is aangemaakt op dit adres. Het is niet mogelijk om meerdere Valk Accounts te registreren onder hetzelfde adres. U dient uw bestaande account in dit geval om te zetten van een particulier naar een zakelijk account (zie ook 5.2.). Als u al een zakelijk account heeft aangemaakt op het adres dat u aan ons heeft doorgegeven, hoeft u uiteraard geen nieuw account aan te maken of uw account om te zetten. U kunt dan direct beginnen met het maken van corporate boekingen Ik heb per ongeluk een Particulier Valk Account aangemaakt Log in op het bestaande account, kies voor Wijzig mijn gegevens en pas het accounttype aan. Afbeelding 14. Accounttype aanpassen 5.3. Ik weet het wachtwoord van mijn Corporate Valk Account niet meer Op de inlogpagina kunt u naast het wachtwoord kiezen voor de optie Wachwoord vergeten? U ontvangt dan een mail waarmee u het wachtwoord van uw account kunt resetten. Afbeelding 15. Wachtwoord vergeten 9

12 5.4. Ik krijg verkeerde tarieven door in de bookingtool Mogelijk bent u niet ingelogd met uw Corporate Valk Account. Staat er geen groene lijn onder Account en groene hoekjes bij de tarieven? Dat moet u opnieuw inloggen (volg de stappen bij 2. Inloggen op blz. 2) Ik krijg geen tarieven door, de bookingtool toont geen beschikbaarheid Mogelijk is uw sessie verlopen, probeer opnieuw in te loggen op uw Corporate Valk Account. Mocht dit niet helpen, neem dan contact op met het hotel. Zij kunnen voor u de beschikbaarheid controleren Ik kan een bepaalde datum niet selecteren Helaas is er op deze datum geen beschikbaarheid voor het corporate tarief. U kunt dit herkennen aan de grijze kleur van het blok en de datum, en het stopteken naast uw cursor Ik moet alle persoonsgegevens invullen U bent niet goed ingelogd in het Corporate Valk Account. Probeer opnieuw in te loggen (volg de stappen bij 2. Inloggen op blz. 2), de gegevens worden dat automatisch ingevuld vanuit uw account Ik heb geen bevestiging per mail ontvangen Het kan zijn dat er iets is misgegaan bij het afronden van de reservering. Neem direct contact op met het hotel. Zij kunnen controleren of uw boeking correct is binnengekomen in het reserveringsscherm en vervolgens handmatig een bevestiging naar u mailen Ik kan mijn reservering niet annuleren U kunt uw boeking tot 24 uur voor aankomst via uw Corporate Valk Account annuleren (volg de stappen bij 4. Wijzigen of annuleren op blz. 8). Krijgt u een foutmelding? Neemt u dan contact op met de hotelreceptie. Zij kunnen de reservering handmatig voor u annuleren.