VCK TRAVEL. Gebruikershandleiding AirGo vluchtreserveringen. Voor reizigers. VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo vluchtreserveringen 1

Transcriptie

1 VCK TRAVEL Gebruikershandleiding AirGo vluchtreserveringen Voor reizigers VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo vluchtreserveringen 1

2 INHOUDSOPGAVE Inloggen... 3 Contact... 4 Vluchtreserveringen in AirGo... 5 Search by Fare... 8 Ticket voorwaarden (Purchase conditions) Flexibele tarieven in AirGo Zitplaatsen reserveren aan boord AirGo Express AirGo Express PLUS Search by Schedule Web fares & low cost airlines reserveren via Web search Wijzigen en/ of annuleren in AirGo Frequently Asked Questions VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo vluchtreserveringen 2

3 Inloggen 1) Ga naar 2) Klik op AirGo login 3) Vul uw Username in: 4) Vul uw Password in: AirGo wordt nu automatisch geopend. U zult worden verzocht uw AirGo reizigersprofiel te controleren wanneer u voor het eerst inlogt. Wij verzoeken u om veiligheidsredenen direct uw Password te wijzigen, onderaan uw profielpagina. Het password moet minimaal uit 6 en maximaal uit 10 posities bestaan. Klik nu op Save om uw AirGo reizigersprofiel op te slaan. Klik vervolgens op tabblad book om naar de Search pagina te gaan. U kunt nu starten met uw zoekopdracht. Links bovenaan iedere AirGo pagina vindt u de digitale AirGo gebruikershandleiding. Klik op de link AirGo User Manuals VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo vluchtreserveringen 3

4 Contact De AirGo helpdesk is tijdens kantooruren bereikbaar. Telefoon: ( 0,70 p/m) airgo.helpdesk@vcktravel.nl Onze contactgegevens staan ook vermeld op iedere AirGo pagina bij Contact. Onze gespecialiseerde helpdeskmedewerkers assisteren u onder meer in geval van storingen of technische meldingen van het systeem, bij het aanmaken en updaten van profiel- of creditcardgegevens en bij het aanpassen van gebruikersgegevens. Voor vragen over reeds geboekte AirGo reserveringen kunt u terecht bij uw VCK Travel boekingskantoor. VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo vluchtreserveringen 4

5 Vluchtreserveringen in AirGo Deze handleiding is bedoeld voor reizigers die hun eigen reizen via AirGo reserveren. Let op: Maakt u AirGo reserveringen voor andere reizigers, dan verwijzen wij u naar de handleiding voor Travel arrangers Nadat u heeft ingelogd met uw persoonlijke inlogcode kunt u direct starten met het boeken van uw reis via de Quick Start pagina. Wenst u een uitgebreidere zoekmogelijkheid, klik dan op Detailed search AirGo toont vervolgens de pagina waarin u uw zoekopdracht kunt invullen, de Search pagina : VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo vluchtreserveringen 5

6 Vanuit de Search pagina maakt u uw keuze voor het boeken van: een enkele reis (One-Way) een retourreis (Round-trip) een reis met meer dan 2 vluchten (Multi-Destination*) of een reis heen naar plaats A en terug vanaf plaats B. (Multi-Destination*) Bijvoorbeeld: heenreis Amsterdam naar Barcelona terugreis vanaf Madrid naar Amsterdam *Wanneer u een Multi-Destination reis wilt boeken dan adviseren wij u deze bij uw VCK Travel boekingskantoor onder te brengen. Time Window (hours) Staat automatisch op 4 uur. Deze setting laat AirGo vluchten tonen, met vertrek- of aankomsttijden die 4 uur voor en 4 uur na de aangegeven vertrek/aankomsttijden via de zoekopdracht. U kunt deze marge van 4 uur zelf aanpassen naar meer of minder uren indien gewenst. Direct and/or non-stop itineraries only: Door hier een vinkje te plaatsen toont AirGo uitsluitend rechtstreekse vluchten. Indien er geen rechtstreekse vluchten bestaan of beschikbaar zijn op deze route, dan zal AirGo reageren met de melding: no results found. Verwijder dan het vinkje en herhaal uw zoekopdracht. Trip Reason Staat automatisch op business. Om meer preferenties aan te geven klikt u op: More options (class, preferred airline,...) Class AirGo toont de laagst beschikbare economyclass tarieven wanneer het Class veld blanco of leeg wordt gelaten. U geeft de voorkeur voor een premium economy tarief of hoger aan via het pulldown menu. VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo vluchtreserveringen 6

7 Preferred airlines Geef hier uw voorkeur voor de gewenste luchtvaartmaatschappij aan. Wanneer u klikt op het vergrootglas dan verschijnt er een lijst met mogelijke luchtvaartmaatschappijen. Wij adviseren u dit veld leeg te laten omdat AirGo u dan een groter aanbod toont van de verschillende beschikbare tarieven met diverse luchtvaartmaatschappijen. Na het invullen van de zoekopdracht kiest u voor: (aanbevolen, lees verder op pagina 8) of (lees verder op pagina 19) Om AirGo de meeste vluchtcombinaties en de laagst beschikbare tarieven te laten tonen, inclusief low cost airlines, adviseren wij u om voor Search by Fare te kiezen VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo vluchtreserveringen 7

8 Search by Fare Selecteer Search by Fare om AirGo de meeste vluchtcombinaties (max. 200) en de laagst beschikbare tarieven te laten tonen op de gewenste route. AirGo toont u automatisch de beschikbare vluchtcombinaties en bijbehorende tarieven van de lijndienstvluchten. (STANDARD results) STANDARD results (het aanbod van de reguliere airlines, lijndienstvluchten): Het tarief vermeld in het omcirkelde kader van EUR 149,46 is het laagst beschikbare tarief, binnen het aanbod van lijndiensten, behorend bij de route AMS-LHR-LGW-AMS. Door naar beneden te scrollen toont AirGo de bijbehorende vlucht details. Door op een gewenste route of tarief te klikken binnen het grijze kader, krijgt u de bijbehorende vluchtinformatie te zien zodra u naar beneden scrollt. Indien u niet op een route of tarief klikt in het kader en u scrollt naar beneden dan toont AirGo u de routes behorend bij de laagst beschikbare tarieven als eerste. VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo vluchtreserveringen 8

9 Tip: Klik op Duration om te filteren op de meest efficiente vluchtverbindingen met de kortste reistijden. Wenst u ook het aanbod van de lowcost airlines te bekijken (bijvoorbeeld van Easyjet) dan klikt u op Web Search of All Results. Voor nadere instructies over het boeken van Web fares via Web Search verwijzen wij u naar pagina 21. VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo vluchtreserveringen 9

10 Ticket voorwaarden (Purchase conditions) Ziet u een geschikte vluchtverbinding? Controleer dan de voorwaarden van het bijbehorende tarief door op Purchase conditions te klikken. De Mini Rules geven summier de voorwaarden aan van het ticket, zodra deze eenmaal is uitgegeven. Voor een uitgebreidere versie van de voorwaarden verwijzen wij u naar Complete Fare Rules Let op: Scroll tijdens het lezen van de voorwaarden helemaal naar beneden om ook de voorwaarden van de terugreis te lezen. Deze kunnen verschillen van de heenreis. VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo vluchtreserveringen 10

11 Klik op Close om de Purchase conditions pagina te sluiten en vervolgens op Select om de gewenste vluchtcombinatie en bijbehorend tarief te selecteren. VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo vluchtreserveringen 11

12 Flexibele tarieven in AirGo Indien u een meer flexibel tarief voor de gewenste vluchtcombinatie zoekt, klik dan op See other fares, naast de gewenste vluchtcombinatie. AirGo toont een lijst met tarieven, beginnend bij het laagst beschikbare tarief, in dit geval EUR 149,46. Om te bekijken of de voorwaarden van het hogere tarief van EUR 287,46 meer flexibiliteit biedt, aangaande wijzigen en/of annuleren, klikt u op het cirkeltje bij het tarief en daarna op Purchase conditions. Controleer de Purchase conditions naast ieder aangeboden tarief in de lijst op voorwaarden die eventueel beter aansluiten op uw wensen. Wilt u een van de aangeboden tarieven boeken? Selecteer dan het gewenste tarief uit de lijst via Add to trip plan. VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo vluchtreserveringen 12

13 Het overzicht van de geselecteerde vluchten wordt nu getoond in de Summary. TIP: Klik op View details voor extra informatie over: maaltijd, terminal aankomst, uitvoerende luchtvaartmaatschappij en toesteltype. Voor het bijboeken van een hotelovernachting en/of autohuur klikt u op Add Hotel of Add Car Nadere instructies over het maken van hotel- en huurautoreserveringen in AirGo vindt u in onze separate gebruikershandleidingen Hotel reserveringen of Autohuur reserveringen. In de SUMMARY vinkt u rechts onderaan I agree to the Purchase Conditions relating to the airfare(s) aan. Klik dan op: Het invullen van de >Finish > pagina is de laatste stap in het boekingsproces. VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo vluchtreserveringen 13

14 Vul de ontbrekende gegevens in, velden gemarkeerd met een asteriks (*) zijn verplicht. Booking Information Method of Payment Method of Delivery Air Travel Preferences Verplicht veld bij reis naar/over/in USA Staat automatisch gespecificeerd voor uw bedrijf Staat automatisch op Electronic Ticketing Geef hier de voorkeur aan voor zitplaats/maaltijd Custom Fields References (indien van toepassing) Bijvoorbeeld budget nummer of afdelingsnaam VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo vluchtreserveringen 14

15 Reasoncodes (verplicht) Selecteer de van toepassing zijnde Reasoncode via het pulldown menu. Deze code geeft de reden voor uw tariefkeuze aan indien u voor een hoger tarief hebt gekozen, terwijl er wellicht een lager tarief beschikbaar was op het moment van uw boeking. Airline preference Contract fare used Flexibility voorwaarden Er bestaat een voorkeur voor een bepaalde luchtvaartmaatschappij, bijv. vanwege de vluchttijden De corporate rate is van toepassing bij prijsafspraken tussen airlines en uw organisatie. Keuze voor hoger tarief vanwege flexibele Lowest fare used or non air Laagste tarief is geselecteerd Non air toepassen bij losse hotelkamer-, trein- of autohuur reserveringen Service Level Required (verplicht) Via het pulldown menu kiest u voor de service AirGo Express of AirGo Express Plus. (Nadere uitleg op page 18) Om de boeking af te sluiten klikt u op: VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo vluchtreserveringen 15

16 Na het afsluiten van de boeking verschijnt de bevestiging van uw boeking met het reserveringsnummer erbij. Het reserveringsnummer staat vermeld achter uw naam op de bevestiging. VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo vluchtreserveringen 16

17 Zitplaatsen reserveren aan boord U reserveert een zitplaats aan boord door te klikken op Seats in het overzicht (Summary) van uw geselecteerde vluchten of vanuit uw bevestigde reservering met reserveringsnummer, waarvan het ticket nog niet is uitgegeven. Selecteer een van de beschikbare (blauw gekleurde) stoelen door deze één keer aan te klikken. De stoel kleurt oranje. Klik vervolgens op Save. Het stoelnummer verschijnt in het overzicht. Kies vervolgens de gewenste stoel voor de terugreis. De stoelen staan nu in optie. Pas wanneer de boeking is afgesloten is, worden de stoelnummers definitief toegekend door de airline. Let op: In enkele gevallen staat de airline geen stoelreserveringen op voorhand toe. In dat geval verschijnt de volgende melding: VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo vluchtreserveringen 17

18 AirGo Express (ticket wordt direct uitgegeven) Selecteer AirGo Express en sluit de boeking af via de confirm button. U ontvangt direct een automatische bevestiging van uw reservering. (afzender: webmaster@amadeus.net). Vervolgens ontvangt u de tweede bevestiging waarop het elektronische ticketnummer staat vermeld (afzender:airgo@vcktravel.nl).* U dient de bevestiging met het e-ticketnummer mee te nemen op reis. * Het ticket wordt uitsluitend automatisch uitgegeven mits de boeking is voorzien van de door de airline vereiste informatie, zoals bijvoorbeeld het paspoortnummer van de reiziger. Wanneer uw boeking niet compleet blijkt, dan zal VCK Travel, indien mogelijk, de vereiste informatie toevoegen (uitsluitend tijdens kantooruren). AirGo Express PLUS Selecteer AirGo Express Plus en sluit de boeking af via de confirm button. AirGo genereert direct een automatische bevestiging (afzender: webmaster@amadeus.net). De datum van ticketuitgifte ( last day to ticket ) op deze bevestiging is een indicatie van de luchtvaartmaatschappij. De daadwerkelijke datum van ticketuitgifte staat vermeld op de tweede bevestiging. (afzender: airgo@vcktravel.nl) Wijzigingen of annuleringen zijn kosteloos mogelijk tot deze datum.** Vanwege uw keuze voor de Express PLUS service, zal VCK Travel de door u geselecteerde vluchten controleren op goedkopere mogelijkheden. Wanneer VCK Travel een voordeligere oplossing heeft gevonden wordt u hierover geïnformeerd per . Belangrijk: Op de dag dat het ticket uitgegeven dient te worden zal VCK Travel u een sturen met het verzoek om voor uur te reageren of het ticket definitief uitgegeven mag worden. Zonder uw definitieve bevestiging zal de luchtvaartmaatschappij uw boeking laten vervallen en is het geboekte tarief niet meer geldig. Nadat VCK Travel uw bevestiging heeft ontvangen dat het ticket definitief uitgegeven mag worden, dan ontvangt u de met het elektronische ticketnummer. U dient de e-ticket bevestiging mee te nemen op reis. ** Kosteloos voor lijndienstvluchten, geldt niet voor low cost airline bookings. VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo vluchtreserveringen 18

19 Vervolg van pagina 7 Search by Schedule Search by schedule biedt: informatie over separate vluchtverbindingen, opgesplitst in heen- en terugreizen. (maximaal 20 resultaten per zoekopdracht). Tarief informatie volgt zodra de gewenste vluchten zijn geselecteerd. Vluchtverbindingen waar wachtlijsten voor bestaan (Meer informatie over wachtlijst reserveringen op pagina 27) Via het aanklikken van de cirkels onder de benodigde klasse (economy-, premium economy of business class) ter hoogte van de gewenste vlucht, selecteert u de heen- en terugreis. Zodra de vluchten zijn geselecteerd, klikt u op Continue onderaan de pagina. VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo vluchtreserveringen 19

20 AirGo toont u nu de gekozen vluchtcombinatie met de bijbehorende tarieven. Controleer altijd de voorwaarden van de aangeboden tarieven via de Purchase conditions Klik op Add to trip plan om het gewenste tarief te selecteren óf scroll naar beneden voor alternatieve vluchten met de laagst beschikbare prijzen, voor lijndienstvluchten en low cost airlines (onder Other Travel Options ) VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo vluchtreserveringen 20

21 Web fares & low cost airlines reserveren via Web search Vul uw zoekopdracht in. Klik op Search by fare. Via de availability pagina bekijkt u het aanbod van de low cost airlines door te klikken op WEB SEARCH. s Selecteer de gewenste vluchtcombinatie door te klikken op Select. Na selectie van vlucht en tarief verschijnen de geselecteerde vluchten in de Summary. VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo vluchtreserveringen 21

22 De warning geeft aan dat het gekozen tarief nog geen extra toeslagen bevat (zoals service fees, taxen of creditcard toeslagen) en dat de voorwaarden van het tarief (Purchase conditions) later in het boekingsproces worden getoond. Voor de laatste stap in het boekingsproces, klikt u op Finalise trip. VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo vluchtreserveringen 22

23 AirGo waarschuwt dat deze boeking een web booking betreft. Na het afsluiten van de boeking (via Confirm onderaan de laatste pagina) is wijzigen/annuleren via AirGo niet meer mogelijk. Neem daarvoor contact op met de betreffende low cost carrier. VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo vluchtreserveringen 23

24 Wanneer VCK Travel voor uw organisatie al een creditcardnummer in AirGo heeft ingevoerd, dan staat er bij Web Booking Method of Payment creditcard 1 of creditcard 2 vermeld. U dient dan wel alsnog de Security Code behorende bij de creditcard in te voeren, als de low cost airline daarom verzoekt. Wanneer uw bedrijf gebruik maakt van de American Express Corporate Card, dan kunt u Security code 4 x nul (0000) gebruiken. Indien er nog geen creditcard gegevens geregistreerd staan in het systeem dan dienen deze in de velden onder Other credit card ingevuld te worden. Wanneer u reeds geregistreerd bent op de website van de te boeken low cost airline en u heeft al een account naam, dan kunt u deze hier invullen. Dit geeft u de mogelijkheid om later direct op de betreffende website eventuele aanpassingen te doen, indien de voorwaarden van het tarief dit toestaan. De Reasoncode voor low cost boekingen is lowest fare used or non air. Selecteer Express bij Service Level required. Klik op Confirm om de boeking definitief te maken. Belangrijk: Wanneer u een Web fare selecteert, blijft u weliswaar binnen de AirGo-omgeving, echter, u boekt wel een tarief op de website van de betreffende low cost airlines. Deze boeking is meteen definitief zodra u op Confirm heeft geklikt. Eventuele wijzigingen verlopen dan niet meer via AirGo, maar via de website van de betreffende low cost airlines, mits de voorwaarden van het gekozen tarief wijzigingen en annuleringen toestaan. VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo vluchtreserveringen 24

25 Wijzigen en/ of annuleren in AirGo Het wijzigen of annuleren van een geboekte reis in AirGo is mogelijk: tot 12 uur voor vertrek wanneer het ticket nog niet is uitgegeven wanneer het geen low cost airlines boeking betreft Indien u uw AirGo boekingen wilt wijzigen of annuleren, dan klikt u vanuit de home pagina op tabblad review voor een overzicht van uw geboekte reizen. De planned trip pagina verschijnt met de geboekte reizen. Klik rechts van de te wijzigen reis op options. Er verschijnt een pop-up scherm. Klik nu op Display. AirGo toont de boeking. Wijzigen en annuleren is uitsluitend toegestaan zolang het ticket nog niet is uitgegeven. Het wijzigen en annuleren van low cost airline boekingen is niet mogelijk via AirGo. Daarvoor adviseren wij u contact op te nemen met de betreffende low cost airline. VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo vluchtreserveringen 25

26 Frequently Asked Questions Waar vind ik de instructies voor hotelkamer- of huurauto reserveringen? Instructies voor het maken van hotel- en huurauto reserveringen in AirGo staan beschreven in onze separate digitale handleidingen via de link AirGo User Manuals. Hoe vind ik vluchten met de snelste reistijden? Vul de zoekopdracht in en klik op Search by Fare. AirGo toont de voordeligste vluchtcombinaties als eerste. Het voorbeeld hieronder toont een verbinding naar Singapore met een overstap in Frankfurt. Reistijd heenreis: 23 uur Reistijd terugreis: 24 uur en 50 minuten. Klik nu op Duration om AirGo als eerste de meest efficiente vluchten te laten tonen met de kortste reistijden. Reistijd heenreis: 12 uur en 20 minuten Reistijd terugreis: 13 uur en 30 minuten VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo vluchtreserveringen 26

27 Hoe roep ik een boeking op in AirGo, die via het VCK Travel kantoor is geboekt? Wanneer u rechtstreeks een reservering bij uw boekingskantoor maakt, dan kunt u de betreffende reservering toevoegen aan de lijst met bestaande AirGo boekingen. Wijzigen/annuleren van deze reservering blijft voorbehouden aan uw boekingskantoor en is niet mogelijk in AirGo. Klik op tabblad bovenaan de AirGo pagina. De arranged trips pagina verschijnt. Vul het reserveringsnummer van de boeking in onder het vakje Search Direct en klik op Go. De boeking wordt getoond en toegevoegd aan de lijst met bestaande reserveringen. Hoe werkt de link Request assistance from your travel arranger? Wanneer AirGo niet aan uw verzoek kan voldoen, dan adviseren wij u uw reisaanvraag door VCK Travel in behandeling te laten nemen. Klik op de link: Request assistance from your travel arranger. Deze link is beschikbaar op iedere AirGo pagina tijdens het boekingsproces. Klik op de link Request assistance from your travel arranger. De Trip Request pagina wordt getoond. Uw bericht kunt u eventueel bij Trip Comments invullen. Select via het pulldown menu, bij Primary Arranger: VCK-AirGo Helpdesk Klik op Submit. Uw aanvraag wordt dan door VCK Travel in behandeling genomen. VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo vluchtreserveringen 27

28 Hoe pas ik mijn zoekopdracht aan? Een bestaande zoekopdracht kunt u aanpassen via Modify Search : Gebruik niet de vorige of back toets van Internet Explorer voor het teruggaan naar de vorige pagina, het systeem kan hierdoor stagneren. Is uw vraag nog niet beantwoord? Voor technische vragen over AirGo neemt u contact op met de AirGo Helpdesk. Telefoon: ( 0,70 per minuut) airgo.helpdesk@vcktravel.nl Voor vragen over uw reservering neemt u contact op met uw VCK Travel-boekingskantoor VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo vluchtreserveringen 28

29 VCK TRAVEL Postbus 58417, 1040 HK Amsterdam Valreep 13, 1042 AN Amsterdam Tel (0,70 ct p/m) VCK Travel - Gebruikershandleiding AirGo vluchtreserveringen 29