TWI Nieuws. Verslag TWI Introductie workshop. In deze editie: TWI introductie workshop. Boekentip. Job Instruction.

Transcriptie

1 Nummer 1 Juli 2014 TWI Nieuws Dit is een uitgave van TWI Instituut Nederland BV Juli 2014 In deze editie: TWI introductie workshop Boekentip Verslag TWI Introductie workshop Op 22 mei jl. werd de eerste TWI Introductie workshop georganiseerd door TWI Instituut Nederland, met als locatie Den Bosch. Vanaf uur konden de deelnemers binnenlopen en onder het genot van een broodje en een kopje koffie of thee nader kennis met elkaar maken. Job Instruction Agenda Workshops TWI Conferentie Kopenhagen Colofon: Deze nieuwsbrief is mogelijk gemaakt door: Debbie Heijnemans, TWI Scandinavia, Gerard Berendsen, Carla Latijnhouwers en Susanne Slenders Het publiek bestond onder anderen uit teamleiders, proces engineers, lean en continu verbeter specialisten en project managers, afkomstig uit onder meer productiebedrijven, farmaceutische industrie, de energiebranche en lean consultancy. Enkelen waren al bekend met TWI, maar voor de meesten was de methode nieuw. De workshop werd gegeven door Carla Latijnhouwers en Gerard Berendsen, oprichters van TWI Instituut Nederland BV. Na een introductie waarin een stukje geschiedenis van TWI werd verteld en de methoden werden uitgelegd, was het tijd voor een praktijkoefening Job Instruction om de deelnemers te laten ervaren wat leren volgens de TWI methoden inhoudt, in vergelijking tot vaak gebruikte opleidingsmethoden. Vrijwilligers uit de zaal leerden volgens de TWI methode stap voor stap een knoop leggen met een elektriciteitsdraad. Dat bleek nog best lastig te zijn, maar met behulp van Job Instruction werd de knoop moeiteloos gelegd. Na deze eigen praktijkervaring werd een case besproken waar in een bedrijf in de voedingsmiddelenindustrie met behulp van TWI twee nieuwe vullijnen werden opgestart. TWI Instituut Nederland BV Mercuriusweg 12-c 4051 CV Ochten T: +31 (0) info@twi-instituut.com 1

2 Het effect van een vroegtijdige, maar vooral ook effectieve opleiding van operators, gericht op het werk dat zij gingen verrichten aan die nieuwe installaties, bleek overduidelijk in de opstartperiode. De start-up van beide lijnen, waar operators werkten met een grote verscheidenheid aan (technische) basiskennis, werd gerealiseerd in minder dan 30% van de start-up tijd die het bedrijf gewend was! Deze case nodigde uit tot het stellen van veel vragen over de eigen bedrijfssituaties en na een aantal vragen besproken te hebben, was het tijd voor een koffiepauze. In het tweede gedeelte van de workshop werden de twee andere TWI methoden kort toegelicht, Job Relations en Job Methods, en stond de link tussen Lean en TWI centraal, waarbij een aantal implementatievoorbeelden werden gegeven. Zowel de praktijkcases als de integratie met een verbeteraanpak waren voor deelnemers aanleiding voor vragen over het gebruik van TWI methoden in de eigen praktijk. Na een laatste vragenrondje was het borreltijd en konden de deelnemers aan de bar met een drankje erbij nog even napraten. Het was wat ons betreft een geslaagde eerste workshop, waarin veel ruimte was voor interactie met de deelnemers en waarin de deelnemers naar huis gingen met een duidelijk beeld van de TWI methoden, en een eerste gedachte over wat TWI kan betekenen voor hun eigen organisatie. Een greep uit de reacties van deelnemers: De kracht van de eenvoud van TWI. Daar kan iedereen z n voordeel mee doen. De workshop gaf een brede en toch praktische introductie in het onderwerp. Instructie geven is niet iets wat je op basis van ervaring er zomaar even bij doet, maar er zijn makkelijke standaard methodes zoals TWI Boekentip The TWI Workbook: Essential Skills for Supervisors Patrick Graupp en Robert J. Wrona, Productivity Press, Met behulp van dit werkboek leren Graupp en Wrona supervisors voor elk TWI programma (Job Relations, Job Instruction en Job Methods) een vier stappen methode toe te passen. Hierbij maken ze ruim gebruik van voorbeelden en oefeningen die de lezer in de eigen praktijk kan toepassen. Na het lezen van dit boek is de lezer in staat gedetailleerde stap-voor-stap methoden toe te passen om vorm te geven aan de drie meest essentiële taken van een leidinggevende: de vaardigheid om iemand te leren een taak uit te voeren, de vaardigheid om taken te verbeteren en de vaardigheid om een positieve werkrelatie met werknemers op te bouwen. Dit boek, geschreven in een praktische, makkelijk te begrijpen stijl, is zeer geschikt voor eerstelijns supervisors die willen leren hoe ze de TWI methoden in hun organisatie kunnen gebruiken. 2

3 Training Within Industry - Job Instruction In veel bedrijven worden problemen opgelost door doelgericht aan die problemen te werken. Achteraf hadden deze problemen voorkomen kunnen worden, door structureel processen te borgen. Dit lijkt echter een helse klus: voor het borgen van werkprocessen is geen business case op te stellen. In onderstaand artikel staat beschreven hoe door gebruik van TWI programma s (Training Within Industry) het borgen van werkprocessen wel degelijk een concrete aanpak kan hebben en stap voor stap kan worden gerealiseerd, terwijl tegelijkertijd de organisatie een stabielere wordt. De TWI methoden trainen direct leidinggevenden in de vaardigheden die ze nodig hebben om een klimaat te kunnen scheppen voor verandering, verbetering van methoden en standaardisatie van werkzaamheden. TWI toen en nu Het TWI programma is tussen 1920 en 1940 door de U.S. Government War Production ontwikkeld en is tijdens de tweede wereldoorlog intensief ingezet, toen er een noodzaak was om met mensen die voorheen nog nooit in fabrieken hadden gewerkt een goede productie van vliegtuigen en wapens te garanderen. Tijdens de wederopbouw van Japan werden zo ook TWI Trainers opgeleid en heeft TWI zich binnen Toyota verder ontwikkeld (zie boek Toyota Talent). TWI gaat ervan uit dat elke leidinggevende de volgende kennis en vaardigheden moet bezitten: 1. Kennis van het werk 2. Kennis van zijn verantwoordelijkheden 3. Vaardigheid in het leiden van medewerkers 4. Vaardigheid in het instrueren van medewerkers 5. Vaardigheid om werk te verbeteren Voor de drie vaardigheden, die in het algemeen aan supervisors geleerd kunnen worden, heeft TWI een drietal gestandaardiseerde programma s ontwikkeld: Job Relations (voor het leiden van medewerkers) Job Instruction (voor het instrueren van medewerkers) Job Methods (voor het verbeteren van het werk zelf). Job Instruction Implementeren Onze ervaring leert dat het zinvol is om voorafgaand aan het opleiden van instructeurs een aantal concrete focustaken te definiëren, zodat deze direct uitgewerkt kunnen worden en in de praktijk getraind kunnen worden. Belangrijk daarbij is dat het geven van middelen (vooral tijd voor de instructeur en de medewerker) de verantwoordelijkheid is van het operationeel management. Ondersteuning is in het proces wel degelijk gewenst, echter het bepalen wat er getraind moet worden en wanneer dat gebeurt, is en blijft de verantwoordelijkheid van de operatie. Job Instruction Trainen De toekomstige instructeurs leren de Job Instruction methode door het volgen van de standaard: een programma van 5 keer 2 uur theorie. Deze standaard is (op wat aanpassingen na) identiek aan het origineel uit de jaren 40, omdat het een bewezen succesvolle aanpak is. Onze tip: laat het daarom zoals het is! In de komende nieuwsbrieven komen de verschillende onderdelen aan bod, waarbij deze nieuwsbrief Job Instruction behandelt. 3

4 In dit theoriedeel wordt de methode van instructie geven geleerd én geoefend aan de hand van kleine taken uit de praktijk. Deze taken worden in het klaslokaal gedemonstreerd. Tijdens de training staan de 4 stappen van instructie geven en het maken van een goede trainingsstandaard (de taakanalyse) centraal. Job Instruction in de praktijk Na de training is de snelle transfer van kennis naar de eigen praktijk erg belangrijk, zodat het geleerde toegepast kan worden. Om diezelfde reden koppelen we vaak de 5x2 uur training meteen aan de praktijk. We gaan direct na de theorie aan de slag op de werkvloer. In groepen analyseren we het werk, stellen de taakanalyse op en trainen deze, waardoor we de taakanalyse testen. Hierdoor ontstaat er een goede trainingsstandaard, die dan meteen na de week training aan de mensen in de praktijk geleerd kan worden. Wanneer breder uitrollen? Na de training is het dan tijd om het geleerde zo snel mogelijk om te zetten naar de praktijk en om het gewenste effect te volgen: minder variatie, minder fouten, snellere productie, enzovoort. Het is belangrijk om dit te meten om te zien op welke manier de methode jouw organisatie het beste kan ondersteunen. Nadat dit succes zichtbaar wordt, kan het programma verder worden uitgerold. Tijdens het uitrollen is het belangrijk de bestaande geïnstrueerde taken te blijven verbeteren. Zo kunnen medewerkers ook hun kennis inzetten en de standaard verbeteren. Dit proces van aanpassen van de standaard moet ook goed gestandaardiseerd zijn. Agenda Train-de-Trainer programma Job Instruction, september 2014, Liverpool, NY, TWI Institute USA TWI Introductie workshop, 6 november 2014, Hannover, TWI Institut Deutschland AME Conferentie, november 2014, Jacksonville, Florida De voordelen van Job Instruction We zien veel bedrijven al focus leggen op het begeleiden van hun medewerkers. Nieuwe medewerkers moeten opgeleid worden en bij bestaande medewerkers is het niet gemakkelijk een vaste standaard te verkrijgen. Job Instruction biedt een uniforme aanpak om gezamenlijk deze standaard vast te leggen (in de vorm van taakanalyses) en aan alle medewerkers bij te brengen. Hierdoor kunnen beide problemen in één keer worden opgelost. De medewerker die getraind wordt staat door de één op één trainingsaanpak centraal en tijdens de training wordt ook duidelijk waarom juist op deze manier de taak moet worden uitgevoerd. Doordat de methode de informatie herhaald aanbiedt en de medewerker de taak een aantal keren uitvoert, wordt de nieuwe standaard echt eigen gemaakt. De instructie op zich duurt daardoor langer, maar de inwerkfase is veel korter en er zullen achteraf ook minder afwijkingen ontstaan. 4

5 TWI Conferentie Kopenhagen 17 en 18 juni was het weer zover de jaarlijkse Europese TWI conferentie vond plaats, en wel in Kopenhagen. De titel van de conferentie luidde Results through Stability en bedrijven als Novo Nordisk en Danske Bank lieten bezoekers toe om hun ervaringen met TWI te delen. TWI expert Patrick Graupp organiseerde een extra oefening taakanalyses maken, en ook andere bedrijven en experts waren aanwezig om hun kennis op het vlak van Lean in combinatie met TWI methoden te delen. een input voor ideeën voor JM. Bright spot thinking : gebruik de werkwijze van de beste operator als input voor ideeën! Op de vraag waarom Job Methods werkt, ontstond vervolgens een uitstapje naar ons brein: We are conditioned that big problems need big solutions. Because of our reptilian brain, we get afraid when big problems occur. Small works better, because small problems/changes don t make people afraid Vele vragen en ervaringen op het gebied van Job Instruction implementatie kwamen aan bod, doordat bedrijven zoals Bosch, Fur Copenhagen, Jumbo, Danske Bank, Danske Post hun ervaringen deelden. Ook Job Relations kreeg de aandacht, met name doordat Lego haar case deelde en het boek over de implementatie van TWI binnen Lego over de wereld presenteerde. Op verzoek van de al wat ervaren TWI-bedrijven liet Dennis Becker van Gemalto ook concrete toepassingen van Job Methods zien: hoe Job Methods als Kaizen tool binnen een A3 toe te passen is. Gemalto gebruikt de informatie van variatie als Wat opviel, was dat ook een groot aantal nietproductiebedrijven onder de deelnemers aanwezig was: van banken tot aan overheidsinstanties als sociale voorzieningen. De presentatie van Cheryllyn Waymack van Virginia Mason over haar ervaring met TWI als direct leidinggevende in een anatomisch laboratorium, juist vanuit de ogen als ontvangende partij, was erg verfrissend. Het belangrijkste leerpunt dat als rode draad door de presentaties heen liep, was één van de basisregels voor goede werkrelaties: Vertel de mensen vooraf over veranderingen die hen raken. Dit klinkt logisch, maar klaarblijkelijk vergeten we dit nogal eens. Hoe zouden we dit basisprincipe kunnen borgen in onze werkmethoden? Ideeën hierover zijn welkom! Wilt u meer informatie over hoe TWI uw organisatie kan helpen, neem dan contact met ons op. TWI Instituut Nederland BV Mercuriusweg 12-c 4051 CV Ochten T: +31 (0) info@twi-instituut.com