PARTICIPATIEBELEID 2013 Kennis, kunde en ervaring ophalen

Transcriptie

1 Vastgesteld door de gemeenteraad : d.d. 29 oktober 2013 Gepubliceerd in de Zandvoortse Courant : d.d. 7 november 2013 Inwerkingtreding : d.d. 1 januari 2014 Registratienr: : 2013/08/ Z 2013/004087

2 Gemeente Zandvoort Telefoon: Fax: Internet: Postadres: Postbus AA Zandvoort Bezoekadres: Swaluëstraat 2 Zandvoort Bankrekening: NL64 BNGH Registratienr: 2013/08/ Z 2013/ Datum: 29 oktober 2013

3 INHOUDSOPGAVE 1 SAMENVATTING PARTICIPATIEBELEID INLEIDING DOELSTELLINGEN PARTICIPATIE UITGANGSPUNTEN NIEUWE VERORDENING PARTICIPATIE IS NIET ALTIJD VAN TOEPASSING ONDERSCHEID INSPRAAK EN PARTICIPATIE PARTICIPATIE IN DE PRAKTIJK GEMEENTELIJKE PRODUCTEN HULPINSTRUMENTEN BIJ HET VORMGEVEN VAN PARTICIPATIE CHECKLIST PARTICIPATIELADDER KADERSTELLENDE STARTNOTITIE ROLVERDELING GEMEENTERAAD EN COLLEGE VAN B&W KERNVOORWAARDE IS COMMUNICATIE ORGANISATORISCHE CONSEQUENTIES PROCESBEGELEIDER PARTICIPATIE BELEIDSAGENDA EN WERKPLANNINGEN PARTICIPATIE EN SOCIALE MEDIA FINANCIEN EVALUATIE PARTICIPATIEBELEID TENSLOTTE: NIEUWE TIJDEN VRAGEN OM NIEUWE INZICHTEN Bijlage 1 - Stroomdiagram participatie Bijlage 2 - Checklist Bijlage 3 - De participatieparagraaf... 18

4 1 SAMENVATTING De belangrijkste punten nog even op een rijtje. 1. Waarom participatiebeleid? Dankzij de inbreng en betrokkenheid van inwoners, ontstaan slimme en goede oplossingen voor gezamenlijke herkenbare problemen. Op basis van de werkelijke behoeften van haar inwoners, wil de gemeente van onderop bouwen aan een leefbare en duurzame woonplaats. Kennis ophalen bij inwoners en de samenwerking tussen professionals en bewoners, genereert draagvlak, plezier, energie betrokkenheid en inspiratie. 2. Welke vormen van participatie zijn er? De nieuwe verordening onderscheidt vier vormen van participatie: - raadplegen - adviseren - coproductie - meebeslissen. Bij het raadplegen- en het adviesmodel wordt door belanghebbenden meegedacht bij het maken van de plannen. In het coproductiemodel maakt het bestuur in samenwerking met betrokkenen het beleid. In het laatste model is het mogelijk dat de plannen door burgers zelf worden gemaakt en er alleen toetsing door het bestuur plaatsvindt. Het bestuur geeft over de besloten vorm van participatie voorlichting aan de betrokken doelgroepen. 3. Waarom een nieuwe verordening inspraak- en participatiebeleid? Aan de hand van deze nota regelt de nieuwe verordening de inbreng van burgers bij beleidsprocessen van de gemeente Zandvoort. Burgers hebben recht op duidelijkheid over de status van hun inbreng in deze processen. De nieuwe verordening maakt het mogelijk om voor ieder beleidsvoornemen te kiezen voor een meer of minder vergaande vorm van participatie. 4. Wie neemt initiatief voor nieuw beleid? Het initiatief om nieuw beleid te gaan ontwikkelen kan overal vandaan komen. Het bestuur bepaalt uiteindelijk m.b.t. welke onderwerpen nieuw beleid ontwikkeld wordt. 5. Wie beslist? Participatie vindt plaats in het kader van een gemeentelijk besluit dat wordt voorbereid. Dat kan een besluit van de burgemeester, het college van burgemeester en wethouders of een besluit van de gemeenteraad zijn. In deze nota spreken we in alle drie gevallen over het bestuur. Het bestuur bepaalt van tevoren hoe de participatie er uit gaat zien. Uitgangspunt bij alle modellen van participatie is dat het bestuur zich zoveel mogelijk verbindt aan de resultaten van de participatie. 6. De start Voordat een participatietraject start, geeft het verantwoordelijke bestuursorgaan gemotiveerd het gewenste participatiemodel en beleidsresultaat aan. Dit kan de burgemeester, het college van burgemeester en wethouders of de gemeenteraad zijn. Het betreffende bestuursorgaan stelt een kaderstellende startnotitie op voorzien van een participatieparagraaf. Wanneer een dergelijke kaderstellende startnotitie in samenwerking met de regio wordt opgesteld, dienen regionaal afspraken te worden gemaakt over het participatietraject. 2013/08/ /18

5 7. Wat staat er in de participatieparagraaf? In de participatieparagraaf staan twee vragen centraal: 1. Welke vorm van participatie wordt toegepast en tot op welk niveau? 2. Waarom leent zich het onderwerp niet voor participatie? Aan de hand van de participatieladder wordt bepaald welk niveau van participatie wordt toegepast. Voor de onderbouwing waarom een onderwerp niet geschikt is, wordt de checklist gebruikt. In de participatieparagraaf komt in ieder geval aan de orde: - doelgroep - boodschap - verantwoordelijkheid en opdrachtgeverschap - de trede van de participatieladder - uitwerking van de ondersteuning van het traject (zowel financieel als ambtelijk) - de planning van het proces - de wijze van terugkoppeling naar de doelgroepen en het bestuur, de communicatie en eventuele inspraak. 8. Besluitvorming Aan het eind van het participatietraject volgt gemotiveerd de besluitvorming door het bestuur. Het besluit wordt genomen mede op basis van de uitslag van het participatietraject. Het moet voor het bestuur duidelijk zijn wat het participatieproces heeft opgeleverd en hoe het eruit heeft gezien. Reacties en meningen die uit het participatietraject naar voren komen worden aan het bestuur gecommuniceerd, zodat ze deze kan meewegen in haar beslissingen. Uiteraard kan dit alleen gelden voor reacties die binnen de afgesproken geplande termijnen zijn ontvangen. 2013/08/ /18

6 2 PARTICIPATIEBELEID De gemeenteraad heeft in 2004 het participatiemodel Zandvoort vastgesteld. De praktijk leert dat dit model weinig wordt toegepast. Dit is de aanleiding geweest voor de fractie van Gemeente Belangen Zandvoort (GBZ) om een initiatiefraadsvoorstel in te dienen voor een nieuwe inspraak- en participatieverordening. De heer Demmers, fractievoorzitter GBZ, wil met dit voorstel trachten om de betrokkenheid van burgers bij de voorbereiding van beleidsonderwerpen beter te stroomlijnen en te borgen. In 2010/2011 is geëxperimenteerd met de toepassing van participatie bij het tot stand komen van de Algemene Plaatselijke Verordening in combinatie met kaderstelling door de raad. In oktober 2012 en in maart 2013 zijn twee Ronde-Tafelbijeenkomsten gehouden over het onderwerp participatie. Daar bleek onder andere dat het participatiemodel van de gemeente theoretisch goed is, maar in de praktijk niet of onvoldoende wordt toegepast. Voor het college zijn dit signalen geweest om het model uit 2004 te actualiseren. Waar in deze nota gesproken wordt van burger etc. worden ook andere groepen (potentiële) deelnemers bedoeld. 2.1 INLEIDING De belangrijkste klant van de gemeente is de burger. Deze burger vraagt steeds meer om eigen zeggenschap over gemeentelijke aangelegenheden die hem rechtstreeks raken. De tijd dat de gemeente uitsluitend een verstrekker van documenten en vergunningen was ligt achter ons. De inwoner wil niet alleen goed op de hoogte worden gehouden over zaken die hem aangaan, maar wil vooral ook zelf nadrukkelijker eigen kennis en ervaring kunnen inbrengen in de ontwikkeling van beleid. Zeker als het gaat om zaken die dicht bij de eigen voordeur spelen. Inwoners willen hier bij voorkeur persoonlijk bij betrokken worden. Besluiten van de overheid worden niet langer als vanzelfsprekend aangenomen. Echte betrokkenheid van burgers in het besluitvormingsproces kan kwaliteitsverbetering van ons beleid opleveren. Door invoering van het dualisme wilde de rijksoverheid de afstand tussen burgers en lokaal bestuur verkleinen, waardoor de onderlinge communicatie verbeterd zou worden. Veel gemeenten hebben ook zelf plannen en ideeën ontwikkeld om de burger actief te betrekken bij de voorbereiding en uitvoering van gemeentelijk beleid. Eén van de meest geëigende instrumenten hiervoor is de participatie. In het Raadsprogramma is participatie als één van de speerpunten van beleid genoemd. Het tot stand brengen van beleid dat dicht bij de burger staat en kan rekenen op draagvlak van de inwoners, is één van de belangrijkste gewenste effecten van de inzet van participatie. Een uiterst gewenst effect is het versterken van het vertrouwen van de inwoners in het gemeentelijke bestuur. Momenteel wordt de burger al op verschillende manieren betrokken bij een aantal onderwerpen, overigens met een wisselend succes. U kunt hierbij denken aan: - Entree Zandvoort - LDC - Retailvisie - Sportnota - Invoering nieuwe Drank en Horecawet - Weekmarkt - Parkeren 2013/08/ /18

7 De huidige inzet van het instrument participatie gebeurt grotendeels ad hoc en is niet verplicht. De opgedane ervaringen zijn wisselend. Dat komt vooral doordat vooraf niet helder is wat de wederzijdse verwachtingen zijn, terwijl ook de uitkomsten niet altijd helder worden gecommuniceerd. Daarnaast maakt de beperkte beschikbaarheid van middelen dat de gemeente haar ambities heeft moeten bijstellen met betrekking tot de inzet van het instrument participatie. Een uitgebreide begeleiding van beleidsprocessen vraagt in de huidige tijd van bezuinigingen dan ook om een creatieve inzet van geld en capaciteit van bestuur en organisatie. 2.2 DOELSTELLINGEN PARTICIPATIE Participatie heeft verschillende motieven en kan bijdragen tot de volgende doelstellingen die de gemeente Zandvoort nastreeft: - kennis, kunde en ervaring ophalen bij haar inwoners - vergroten van draagvlak voor beleid en projecten - verbeteren van kwaliteit van beleid en projecten - verbeteren van de relatie tussen burgers etc. en bestuur. Participatie is mogelijk ook deels een antwoord op de toenemende onvrede bij belanghebbenden over de geldende inspraakmogelijkheden en openstaande juridische procedures. Terecht of niet, beide worden vaak als te laat in het beleidsproces ervaren. Daarnaast is het mogelijk dat participatie bijdraagt aan het vergroten van begrip voor (soms tegengestelde) belangen en standpunten die verschillende groepen kunnen hebben. 2.3 UITGANGSPUNTEN NIEUWE VERORDENING Het belangrijkste uitgangspunt van de nieuwe verordening is, is dat er meer duidelijkheid moet komen voor alle deelnemers. Meer duidelijkheid over het proces, de rolverdeling, de mate van betrokkenheid en de consequenties van participatie. Er moeten eenduidige begrippen gehanteerd worden op het gebied van participatie in de communicatie met de partijen, zowel intern als extern. Dit om te voorkomen dat verwachting en werkelijkheid niet met elkaar overeenkomen. Een ander belangrijk uitgangspunt is de flexibiliteit bij het verloop van participatieprocessen. Niet ieder onderwerp heeft een zelfde aanpak nodig. Zo verschilt bijvoorbeeld de mate waarin deelnemers invloed hebben per beleidsvoornemen of project. Er is sprake van maatwerk. Wanneer participatie wordt toegepast, en wanneer niet, is sterk afhankelijk van de aard en omvang van het beleidsvoornemen. Niet in de laatste plaats is de interesse van bewoners, ondernemers en organisaties bepalend voor succes of falen van een voornemen tot vorming van beleid met toepassing van participatie. Participatie vraagt veel tijd, moeite en inspanning van de kant van alle partijen. Meedoen is niet verplicht maar wel zeer gewenst. De uitkomsten kunnen verrassend zijn. Participanten kunnen zijn: individuele belangstellenden, georganiseerde belangstellenden, wijk- en buurtcomités, ondernemers, bedrijfs- en maatschappelijke organisaties en instellingen en door het college of raad ingestelde adviesorganen. Waar in het voorstel wordt gesproken van burger etc. worden ook de andere groepen (potentiële) deelnemers bedoeld. De nieuwe verordening is niet vrijblijvend maar bindend. De gemeente Zandvoort legt zich vast op een bepaalde werkwijze met betrekking tot inspraak en participatie en mag hier voortaan ook op worden aangesproken. In bijlage 1 wordt de toepassing van participatie in een stroomdiagram weergegeven. 2013/08/ /18

8 2.4 PARTICIPATIE IS NIET ALTIJD VAN TOEPASSING Het is soms mogelijk dat projecten zonder participatie tot stand komen. Dit kan het geval zijn bij vraagstukken waar: - geen ruimte is voor eigen inbreng door strakke (juridische) kaders - de oplossing voor de hand ligt - er onvoldoende tijd beschikbaar is - uitstel van beleid geld gaat kosten - beleidskeuzes al gemaakt zijn In een enkel geval kan het ook gebeuren dat het helaas niet gaat lukken om een onderwerp transparant en open te bespreken. Er kan bijvoorbeeld geen organisatorische of financiële ruimte zijn voor professionele en/of onafhankelijke procesbegeleiding terwijl de situatie daar wel om vraagt. In zo n geval zal door het bestuur een afweging worden gemaakt of het onderwerp wordt uitgesteld of dat van participatie wordt afgezien. 2.5 ONDERSCHEID INSPRAAK EN PARTICIPATIE Bij wet kan worden geregeld dat inspraak een verplicht onderdeel uitmaakt van het besluitvormingsproces. Inspraak is het betrekken van ingezetenen en belanghebbenden bij de voorbereiding van gemeentelijke besluitvorming volgens een vast proces; het is een onderdeel van het totale besluitvormingsproces en een naar tijd en strekking begrensde fase daarin. Gemeenten zijn wettelijk verplicht inspraak in een verordening te regelen. Participatie is een werkwijze, waarbij meerdere actoren betrokken zijn, waarbij de gemeente externen bij het beleid betrekt. Participatie kan zowel de voorbereiding, bepaling, uitvoering als evaluatie van beleid betreffen. Doel is een open en evenwichtige samenwerking. Participatie mag niet in de plaats komen van inspraak als inspraak wettelijk verplicht is. De mogelijkheid van inspraak blijft altijd bestaan. 2013/08/ /18

9 3 PARTICIPATIE IN DE PRAKTIJK In dit hoofdstuk wordt kort de uitvoering van het participatiebeleid beschreven. Allereerst wordt hiertoe een scheiding aangebracht van gemeentelijke producten in 2 groepen. Vervolgens worden 3 instrumenten beschreven die gebruikt gaan worden om participatie vorm te geven en overzichtelijk te houden: de checklist, de participatieladder en de kaderstellende nota. Ook aan de orde komen in dit hoofdstuk de rolverdeling tussen het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad, communicatie, financiën en de verankering van participatiebeleid in de ambtelijke organisatie. 3.1 GEMEENTELIJKE PRODUCTEN Participatie kan in beginsel en desgewenst op diverse (maar niet op alle) gemeentelijke producten worden toegepast. Het is ondoenlijk om alle specifieke gemeentelijke producten uitputtend op te sommen waar participatie zich voordoet. Om een beeld te geven zijn wel twee groepen van producten aan te geven waar bij de afweging om participatie toe te passen gebruik van kan worden gemaakt. De twee groepen van gemeentelijke producten zijn: Plannen waarvoor inspraak wettelijk verplicht is: - Bijvoorbeeld: een stedenbouwkundig plan, een voorontwerpbestemmingsplan/uitwerkingsplannen/ artikel 19 WRO procedures, een milieubeleidsplan. Andere plannen/beleidsvoornemens: - Bijvoorbeeld: beleidsnota s op het gebied van Integrale veiligheid, toeristische visie, economische visie, welstand, evenementenbeleid, wonen, zorg, welzijn, onderwijs, sport, gehandicaptenbeleid. 3.2 HULPINSTRUMENTEN BIJ HET VORMGEVEN VAN PARTICIPATIE Om een participatietraject tot een succes te maken zijn verschillende instrumenten ontworpen. Gemeenten worden door de VNG geadviseerd deze ook te gaan gebruiken. De eerste is de checklist, waarmee snel kan worden gezien of een onderwerp wel of niet geschikt is. Om de mate van participatie te kiezen en hierover eenduidig te kunnen communiceren is er de participatieladder. De participatieparagraaf in de kaderstellende startnota is er om vooraf een helder politiek besluit te verkrijgen m.b.t. de mate van participatie en de voorgenomen invulling hiervan CHECKLIST De kans van slagen van een participatieproces, het inschatten of een onderwerp geschikt is voor participatie, kan zichtbaar gemaakt worden met het doorlopen van de checklist (zie bijlage 2). Aan het begin van het beleidsproces wordt de checklist doorlopen. De antwoorden op de vragen van de checklist geven een goede indicatie om een afweging te maken of het verstandig is om te starten met participatie voor een bepaald onderwerp. Daarnaast wordt helder welke valkuilen en problemen er kunnen ontstaan bij het doorlopen van het participatieproces. 2013/08/ /18

10 3.2.2 PARTICIPATIELADDER Nadat de checklist doorlopen is, is het belangrijk om te bepalen hoeveel invloed het bestuur de participanten wil geven. Hiervoor is de participatieladder een geschikt instrument. In deze participatieladder is een aantal participatievarianten opgenomen, gerangschikt naar een aantal oplopende gradaties van invloed. De verordening onderscheidt vier vormen van participatie: - raadplegen - adviseren - coproductie - meebeslissen Voor een toelichting verwijzen wij u naar de nieuwe verordening. De trede van de participatieladder wordt altijd opgenomen in de participatieparagraaf van de kaderstellende startnotitie KADERSTELLENDE STARTNOTITIE Bij de start van de ontwikkeling van nieuw beleid wordt een kaderstellende startnotitie vastgesteld door het betreffende bestuursorgaan. Deze startnotitie moet altijd een participatieparagraaf bevatten (zie bijlage 3). Dit ligt ook zo vast in de nieuwe verordening. Na de besluitvorming vindt publicatie plaats in de officiële mededelingen van de gemeente, zodat eventueel niet genoemde geïnteresseerde personen of organisaties kunnen reageren. Als partijen niet genoemd worden in de opzet van het participatietraject, maar wel graag mee willen doen kunnen zij zich melden de projectleider of beleidsmedewerker. Lukt dit niet en komen ambtenaar en organisatie er samen niet uit, dan beslist altijd het bestuur. De kaderstellende startnotitie moet worden vastgesteld door het orgaan dat uiteindelijk bevoegd is het beleid vast te stellen. Dit is meestal de gemeenteraad, soms het college van burgemeester en wethouders en in een enkel geval de burgemeester. Als de burgemeester of het college bevoegd is om het beleid vast te stellen moet de startnotitie altijd ter kennisname aan de gemeenteraad worden voorgelegd (actieve informatieplicht). Wijzigingen in de participatieparagraaf moeten worden teruggekoppeld richting het beslissingsbevoegde orgaan. 3.3 ROLVERDELING GEMEENTERAAD EN COLLEGE VAN B&W Uitgangspunt bij het bepalen wie moet instemmen met de participatieparagraaf, is dat het orgaan dat uiteindelijk beslissingsbevoegd is over het onderwerp, ook de beslissing m.b.t. de participatie neemt. De gemeenteraad heeft daarbij de volgende drie hoofdtaken: kaderstellen, controleren en volksvertegenwoordigen. Het college van burgemeester en wethouders is in beginsel belast met de voorbereiding en uitvoering van het gemeentelijk beleid. Besluiten over participatie die door het college genomen worden, moeten altijd ter kennisgeving aan de gemeenteraad worden aangeboden. Dit geldt ook voor alle adviezen die uit participatietrajecten afkomstig zijn. 2013/08/ /18

11 3.4 KERNVOORWAARDE IS COMMUNICATIE Eén van de kernvoorwaarde om participatie te laten slagen, is een goede informatievoorziening naar de inwoners. Het is belangrijk dat burgers op tijd en duidelijk worden geïnformeerd over de ophanden zijnde ontwikkelingen. Gedurende het gehele traject is communicatie dus van groot belang voor een juiste beeldvorming. Vanaf het moment dat er een nieuw beleidsvoornemen of project gestart wordt tot en met het kiezen voor de vorm van participatie en zorgdragen dat het ook zo wordt uitgevoerd. Door verkeerde of onvoldoende informatie kan een proces stagneren of zelfs afgeblazen worden. Als er over het proces niet duidelijk gecommuniceerd wordt, leidt dit onherroepelijk tot onduidelijkheid bij de deelnemers en vervolgens tot onvrede over het participatietraject. Met als effect dat er verschillende beelden kunnen ontstaan. De verwachting en ervaring van deelnemers rond een proces komen dan niet meer overeen met hetgeen het gemeentebestuur heeft bedoeld. Daardoor is het essentieel op het juiste moment de relevante organisaties en personen te betrekken in het participatieproces, daar op een juiste manier over te communiceren, zowel intern als extern, en de informatie tussen de verschillende partijen goed op elkaar af te stemmen. Helder communiceren vereist ook duidelijke afspraken om valse verwachtingen bij partijen zowel intern als extern te voorkomen. Het moment om heldere afspraken te maken begint al bij het opstellen van een kaderstellende startnotitie met participatieparagraaf/ Het verantwoordelijke bestuursorgaan neemt uiteindelijk een besluit over de participatieparagraaf. 3.5 ORGANISATORISCHE CONSEQUENTIES De invoering van de nieuwe verordening heeft voor een aantal geledingen in de ambtelijke organisatie consequenties. De belangrijkste wijzigingen worden hierna kort benoemd PROCESBEGELEIDER PARTICIPATIE Het formuleren van criteria en randvoorwaarden betekent niet automatisch dat interactieve beleidsvorming meteen is ingeburgerd in de (ambtelijke) organisatie. Tegelijkertijd gaat het erom de beleids- en politieke processen binnen de financiële grenzen te houden ook met de inzet van participatie. Het betekent dat het instrument interactieve beleidsvorming direct ingebed moet worden in de besluitvormingsprocedures. Om geleidelijk en zorgvuldig de overstap naar het anders werken te maken, is het voor de komende tijd zinvol om aan de hand van een aantal proefprojecten (pilots) de inzichten voor de werkwijze met interactieve beleidsvorming te verankeren in de organisatie. Duidelijkheid over de hele linie over verantwoordelijkheden, verwachtingen en rollen zijn daarom essentieel. Een eenduidige werkwijze is dat ook. Een gezamenlijk vastgestelde participatiekalender op basis van de Beleidsagenda, kan hierbij een goed hulpmiddel zijn. Voor het verankeren van participatie in de organisatie, wordt een medewerker aangewezen die de ontwikkelingen van het anders werken gaat volgen BELEIDSAGENDA EN WERKPLANNINGEN De invoering van de nieuwe inspraak- en participatieverordening en de daarmee samenhangende andere werkwijze, gaat mogelijk extra werk betekenen voor de organisatie. Aan de andere kant zal een zorgvuldig participatietraject ook veel werk kunnen besparen bij de 2013/08/ /18

12 fase van inspraak. Het leidt mogelijk ook tot minder klachten en bezwaarschriften. Ook zal de gemeente sterker staan bij rechtsgedingen wanneer blijkt dat de burger betrokken is geweest bij de beleidsvorming en de gemeente een zorgvuldig proces heeft gevolgd. Als we kijken naar onze huidige werkwijze, wordt participatie al vaak toegepast. Alleen benoemen we het niet altijd zo en werken we niet volgens een vastgesteld stramien. Denk bijvoorbeeld aan het betrekken van adviesraden zoals de Sportraad, WMO raad en Welstandscommissie. Maar het raadplegen van branche- en belangenorganisaties (b.v. Kamer van Koophandel, Koninklijke Horeca Nederland en Ondernemers Platform Zandvoort) is ook een vorm van participatie. Burgers en organisaties betrekken bij de beleidsvoorbereiding betekent voor het management, maar ook voor het bestuur, dat er vooruit gekeken moet gaan worden naar de projecten die interactief kunnen worden aangepakt. Zo ontstaat er een gezamenlijke en voor iedereen inzichtelijk agenda. Uit die agenda kunnen vervolgens een paar projecten worden gekozen die als voorbeeldproject kunnen gaan dienen (pilots). Hiermee ontstaat de kans om concreet te maken welke inzet van capaciteit en geld er nodig is om participatie structureel in te bedden in de processen van de organisatie. Met de invoering van de nieuwe inspraak- en participatieverordening kunnen beleidsprocessen mogelijk sneller gaan. Het anders werken kan een aanpassing van de Beleidsagenda tot gevolg hebben. Het invoeren van participatie op brede schaal kan ook personele consequenties hebben. Het betekent in ieder geval dat er bij elk project uren moeten worden geraamd voor het participatietraject. Dan moet ook worden gewogen of die soms met deskundigheid van buitenaf moeten worden ingevuld PARTICIPATIE EN SOCIALE MEDIA De overheid moet meer online participeren. Hiertoe zijn legio mogelijkheden. De rol van de ambtenaar moet, net als de overheid zelf, ook mee veranderen met de maatschappij. Er moet een mentaliteitsverandering plaatsvinden, omdat er in de toekomst compleet anders gewerkt zal worden. Ten eerste zullen ambtenaren veel meer de regie moeten gaan voeren in plaats van het proces of het product zelf te bedenken. Dit betekent dat de organisatie op een andere wijze haar werk moet gaan organiseren (regieorganisatie). Beleid wordt niet meer gemaakt in een blackbox, maar samen met relevante doelgroepen. De taak van de ambtenaar verandert naar een meer faciliterende rol met ondersteuning van de verschillende web 2.0 toepassingen. Daarnaast verandert door de permanente beschikbaarheid van web 2.0 toepassingen de beschikbaarheid van de ambtenaar; van nine to five naar 24/7. De wereld kan er de volgende ochtend ineens heel anders uitzien. Het wordt werkelijkheid dat de gewone ambtenaar ook met de burger gaat communiceren. Externe communicatie met publieksgroepen is dus niet meer alleen voorbehouden aan woordvoerders en voorlichters. Dit vraagt van de nieuwe ambtenaar om nieuwe competenties, omdat deze nieuwe communicatiemiddelen een andere vorm van communiceren vereisen. Voor de ambtelijke organisatie wordt hiertoe een opleidingsprogramma opgesteld. Enkele jaren geleden is in Zandvoort het Digipanel ingevoerd. Helaas is dit instrument onvoldoende ingezet en derhalve weer opgeheven. De mondige burger, de kennissamenleving en de opkomst van het internet zorgen ervoor dat burgers razendsnel geïnformeerd en georganiseerd zijn. Aan e-participatie wordt in 2014 een nieuwe impuls gegeven. 2013/08/ /18

13 3.6 FINANCIEN Het invoeren van participatie op de wijze zoals in deze nota wordt voorgesteld, vraagt om een andere manier van organiseren van het werk. Er gaan andere kosten worden gemaakt en zal tot een verschuiving van middelen leiden. Om beleidsmedewerkers en projectleiders beter te equiperen wordt een opleidingsprogramma opgesteld. In het opleidingsplan 2014 en volgende jaren worden hiervoor middelen gereserveerd. Een eerste inschatting is ,- op jaarbasis. Dit zal gevonden worden binnen de beschikbare middelen. Vooral voor de werkeenheid communicatie zal de invoering van interactieve beleidsvoering meer capaciteit vragen. Hierbij is een zekere flexibiliteit van groot belang. Korte lijnen verdienen in principe de voorkeur. De recente formatie-uitbreiding bij de werkeenheid communicatie zal mede worden benut voor activiteiten in het kader van participatie. Het invoeren van participatie kan ook personele consequenties hebben. Het betekent in ieder geval dat er bij elk project uren moeten worden geraamd voor het participatietraject. Dan moet ook worden gewogen of die soms met deskundigheid van buitenaf moeten worden ingevuld. Het doorlopen van een participatieproces brengt dus kosten met zich mee. Om de participatiekosten te dekken, wordt bij nieuwe beleidsvoornemens budget voor participatie meegenomen in de kredietaanvraag. Lopende projecten worden bekostigd uit het budget participatie (ad ,-). 3.7 EVALUATIE PARTICIPATIEBELEID Het invoeren van participatie in de gemeente gaat natuurlijk niet van de ene op de andere dag. Dat is de reden dat we voorstellen om 2014 als een proefjaar te beschouwen met minimaal twee door het college vast te stellen proefprojecten. Op basis van de opgedane ervaringen in 2015 vervolgens overgaan tot het vaststellen van een definitieve werkwijze bij participatie voor de hele organisatie. Waar het bij de evaluatie van de proefprojecten vooral om zal moeten gaan is: Wat heeft de inzet van het instrument opgeleverd voor het draagvlak? Is de kwaliteit van het beleid verbeterd? Wat is er met de inbreng van participanten gebeurd? Wat hebben de werkvormen concreet opgeleverd? Hoe is de planning verlopen? Hoe is de communicatie verlopen? Zijn de verwachtingen goed gemanaged? Hoe was de sfeer? Welke extra kosten zijn er gemaakt? 2013/08/ /18

14 4 TENSLOTTE: NIEUWE TIJDEN VRAGEN OM NIEUWE INZICHTEN In het debat over participatie zit een aantal vaste elementen: de mondige burger, de kennissamenleving en de opkomst van het internet zorgen ervoor dat burgers razendsnel geïnformeerd en georganiseerd zijn. Tegelijkertijd praten politieke partijen door de ontzuiling niet meer automatisch namens hun achterban. Dit alles zorgt voor een groeiende kloof tussen politiek en burger. Dit kunnen we samenvatten met nieuwe tijden 1 Centraal staat daarbij: a. Beleid wordt vaak beter als burgers erover meedenken, want - burgers zijn niet alleen inwoners, maar ook vakmensen (ingenieur, hovenier, aannemer, jurist). Burgers weten veel; - bewoners kennen hun eigen omgeving beter dan wie dan ook. b. De gemeente hoeft niet alles zelf te doen, want - er zijn genoeg bewoners die zelf voor hun wijk willen zorgen; - er zijn veel capabele mensen die misschien geen vier jaar, maar wel een kortere periode willen meewerken; - er ontstaan steeds meer burgerinitiatieven en autonome projecten vanuit de samenleving. c. Participatie kan de legitimiteit van beslissingen vergroten, want - door samenwerken kan naar een breed gedragen oplossing worden toegewerkt; - burgers volgen niet meer één partij, maar hebben een eigen mening per onderwerp en willen van daaruit meedenken. d. Direct contact tussen overheid en burger is nodig, want - direct contact kan het wederzijds vertrouwen vergroten; - direct contact kan de betrokkenheid van burgers bij de lokale politiek stimuleren; - lokale politici kunnen via direct contact de wensen en belangen van hun burgers goed leren kennen. 1 Bron: Naar buiten, spoorboekje burgerparticipatie voor raad en college. Uitgave van In actie met burgers!, deelproject van het Actieprogramma Lokaal Bestuur 2013/08/ /18

15 Bijlage 1 - Stroomdiagram participatie Participatie De burger heeft een aandeel in het beleid Is het onderwerp geschikt voor participatie? Criterium: Beinvloedingsruimte/commitment van het bestuur Ja Nee Overige criteria: > Belang/commitment burger > Transparantie > Effect Nee Ja Randvoorwaarden: > Capaciteit > Tijd > Kennis > Financiën Nee Bestuurslijk Heroverwegen (aanpassen randvoorwaarden( Ja Informeren Algemeen beleid Leefomgeving burgers?? Adviseren en Coproduceren Meebeslissen Raadplegen 2013/08/ /18

16 Bijlage 2 - Checklist Randvoorwaarden - Is het onderwerp emotioneel beladen, politiek gevoelig of leent het zich sterk voor nimbyoplossingen? (Met dit laatste wordt bedoeld: oplossingen die resulteren in afwenteling van het probleem op andere (groepen) mensen, andere gebieden of toekomstige generaties.) - Biedt de beleidssituatie in principe ruimte voor meerdere oplossingsvarianten of scenario s, zodat de uitkomst van het proces niet op voorhand al vastligt? Het gaat zowel om inhoudelijke als financiële ruimte. - Laat de beleidssituatie voldoende invloed voor deelnemers toe om daadwerkelijk te kunnen spreken over participatie? Dus minimaal de trede adviseren. - Is er een reële kans op een constructieve samenwerking met de participanten? Hiervoor moet er in de standpunten van de verschillende partijen voldoende gemeenschappelijke basis zitten. Het werkt niet als gemeente en participanten lijnrecht tegenover elkaar staan. - Is er voldoende geld en capaciteit beschikbaar voor een goede (bege)leiding van het proces? - Is er voldoende tijd? Wordt het proces niet gefrustreerd door deadlines in het project (bestuurlijk, deelprojecten, subsidies enz. )? - Is het bestuur bereid deelnemers zoveel invloed te verschaffen, als daadwerkelijk gekozen wordt voor participatie (dus minimaal de trede adviseren )? - Beperkt het traject zich tot het terrein waarvoor de opdrachtgever (de gemeente Zandvoort) verantwoordelijk is? Zo niet, welke afspraken kunnen er binnen het samenwerkingsverband worden gemaakt met de andere partijen. Aard van het onderwerp - Is het een onderwerp/project dat leeft onder de bevolking? Met andere woorden: maakt het de burger echt uit wat er gebeurt, of gelooft men het wel? - Zijn het probleem en (de consequenties van) mogelijke oplossingen voor de deelnemers voldoende te overzien? Met andere woorden: is het probleem niet te technisch? - Biedt het onderwerp uitzicht op zichtbare resultaten binnen een afzienbare termijn? Doel van participatie - Kan participatie een concrete bijdrage leveren aan het verkleinen van de afstand tussen bestuur en burger? Dit is bijvoorbeeld het geval als beide partijen in de loop van het proces meer begrip voor de wensen en belangen van de ander krijgen. - Kan participatie leiden tot een groter draagvlak voor beslissingen? Dit is bijvoorbeeld het geval als deelnemers meer geneigd zijn de uiteindelijke beslissing te accepteren omdat ze gezien hebben hoe deze tot stand komt. - Kan participatie leiden tot meer integraliteit? Hiervan is onder meer sprake er verbanden zijn tussen verschillende beleidsterreinen. Het kan zijn dat belanghebbenden hier zelf mee komen. - Leidt participatie tot betere oplossingen en/of een hogere kwaliteit van het beleid? Hiervan zal bijvoorbeeld sprake zijn als deelnemers over specifieke kennis en ervaring beschikken die ambtenaren en bestuurders missen. - Zijn er andere doelen te bedenken die door participatie bereikt kunnen worden? Potentiële participanten - Is de doelgroep van het beleid of project duidelijk te omschrijven? - Is het helder van welke personen en organisaties de belangen worden geraakt? Dit kunnen ook partijen zijn die niet direct tot de doelgroep behoren. 2013/08/ /18

17 - Is het duidelijk welke personen of partijen cruciaal zijn voor de representativiteit van de participantengroep? Representativiteit kan zowel betrekking hebben op diversiteit (zijn alle relevante bevolkingsgroepen vertegenwoordigd?) als op draagvlak/ achterban (namens wie spreken de participanten?). - Is duidelijk op welke manier specifieke personen en/of organisaties het proces kunnen verrijken (bv. met kennis) of juist frustreren (bv. met formele bezwaren)? Duidelijkheid over positie van participanten - Zijn zowel het bestuur als de eventuele partners bereid de participanten als een gelijkwaardige partij te behandelen? Krijgen de participanten bijvoorbeeld in voldoende mate toegang tot informatie om een volwaardige gesprekspartner te kunnen zijn? - Is het gemeentebestuur bereid de uitkomst van de participatie te accepteren als deze binnen de gestelde randvoorwaarden past, ook als dit wat het bestuur betreft niet de meest optimale oplossing is? - Zijn de externe partners bereid de uitkomst van de participatie te accepteren als deze binnen de gestelde randvoorwaarden past, ook als dit wat hen betreft niet de meest optimale oplossing is? Wanneer bovenstaande vragen in meerderheid met JA beantwoord kunnen worden, heeft een participatietraject kans van slagen. Kies een lagere vorm van participatie als: het probleem of de randvoorwaarden voor de oplossing van het probleem erg abstract zijn; het proces heel erg lang gaat duren; er heel veel tegenstrijdige belangen zijn betrokken 2013/08/ /18

18 Bijlage 3 - De participatieparagraaf De participatieparagraaf is een vast onderdeel van elke kaderstellende startnotitie. De raad, het college van burgemeester of wethouders of de burgemeester neemt tegelijkertijd met een besluit over het nieuwe beleid, ook een besluit over participatie. Een participatieparagraaf bevat informatie over het te doorlopen participatietraject en de verantwoording voor de gemaakte keuzes. De participatieparagraaf moet minimaal de volgende onderwerpen in kaart brengen: a. het exacte onderwerp van het participatieproces; b. het doel van de participatie; c. het niveau van de participatie, waarbij een gemotiveerde keuze wordt gemaakt uit: raadplegen, adviseren, coproduceren of meebeslissen; d. de inhoudelijke, financiële, procedurele en overige kaders voor de participatie en de wijze waarop deze kaders vooraf met de deelnemers worden gecommuniceerd; e. de schaal waarop het participatieproces speelt; f. wie de belanghebbenden zijn; g. of ook anderen dan belanghebbenden aan het proces kunnen deelnemen; h. de wijze en het tijdstip waarop de deelnemers hun inbreng kunnen leveren; i. de wijze waarop het bestuursorgaan communiceert over de inrichting en inhoud van het participatieproces; j. de wijze en het tijdstip waarop het bestuursorgaan reageert op de uitkomsten van het participatieproces; k. de begroting van de kosten van het participatieproces. Tijdens het opstellen van een participatieparagraaf dient aan het begin per project of beleid keer op keer gekeken te worden naar wat de mogelijkheden zijn. Het blijft zoeken naar de juiste vorm van participatie, de relevante doelgroep en de juiste toon om helder te communiceren met elkaar. Het gaat om: maatwerk per onderwerp. 2013/08/ /18