Handreiking Interactieve beleidsvorming en profilering gemeenteraad. Gemeente Waalre 10 oktober 2005

Transcriptie

1 Handreiking Interactieve beleidsvorming en profilering gemeenteraad. Gemeente Waalre 10 oktober 2005

2 Inhoudsopgave Inleiding 2 Deel I Theoretisch kader Interactieve beleidsvorming Wat is interactieve beleidsvorming? 1.2 Waarom interactieve beleidsvorming? 1.3 Randvoorwaarden Deel II Interactieve beleidsvorming in Waalre Rol en positie van de raad 2.2 Beleidsvorming en beleidsuitvoering 2.3 Interactieve beleidsvorming in Waalre: inzet op maat 2.3 Communicatiemiddelen voor interactieve beleidsvorming & participatieladder Deel III Uitvoering interactieve beleidsvorming 5 Stappenplan Deel IV Profilering van de gemeenteraad 9 (nog nader uitwerken) Bijlagen Bijlage 1 Checklist 10 Bijlage 2 Werkvormen 13 Handreiking Interactieve beleidsvorming en profilering gemeenteraad 1

3 Inleiding De Raad van Waalre wil de inwoners actief betrekken bij het ontwikkelen van beleid; maar wat betekent dat in de praktijk? Wat is de positie van de raad en met welke dilemma's hebben raadsleden te maken als zij inwoners actief willen betrekken? Wat is de rol van het college en wat wordt verwacht van de ambtelijke organisatie? Interactieve beleidsvorming is een manier om inwoners meer bij het gemeentebestuur te betrekken. Vergroten van de betrokkenheid en de inbreng van bewoners bij het gemeentelijke beleid staat centraal. Nieuwe perspectieven en effectievere beleidsvorming zijn vaak genoemde voordelen. Via interactieve beleidsvorming kan de kloof tussen inwoner en gemeentebestuur kleiner gemaakt worden. De raad van Waalre wil interactieve beleidsvorming tot een vast onderdeel van het werkproces maken. Het afstemmen van verwachtingen binnen de eigen organisatie en het structureren van het proces om de verwachtingen van inwoners waar te kunnen maken is een noodzakelijk proces, een proces dat uitmondt in een handreiking interactieve beleidsvorming voor de Gemeente Waalre. Beleidsuitgangspunten en keuzes samen met de praktische afspraken, formulieren en checklists worden hierin beschreven. Verder gaat deze handreiking in op de vraag hoe de raad zich neerzet in de samenleving (Profilering van de gemeenteraad). De handreiking is in samenwerking met de werkgroep bestuurlijke vernieuwing opgesteld. Handreiking Interactieve beleidsvorming en profilering gemeenteraad 2

4 Deel 1 Theoretisch kader Interactieve beleidsvorming 1.1 Wat is interactieve beleidsvorming? Om aan te kunnen geven wat interactieve beleidsvorming is, dient eerst aangegeven te worden wat in deze leidraad onder beleidsvorming wordt verstaan. Beleidsvorming betreft het politieke proces dat leidt tot nieuw beleid. Tijdens dat proces worden door de raad en het college keuzes gemaakt. Als beleidsvorming interactief plaatsvindt, betekent dit dat de politieke keuzes in wisselwerking met belanghebbenden worden gemaakt en dat beleid dus niet eenzijdig wordt ontwikkeld. 1 Er is pas sprake van interactieve beleidsvorming als aan de volgende twee voorwaarden is voldaan: 1. Tijdstip: de participanten worden in een vroegtijdig stadium betrokken bij de voorbereiding, bepaling, uitvoering en evaluatie van het vormgeven van beleid; 2. Beslissingsbevoegdheid: de participanten hebben de mogelijkheid daadwerkelijk invloed uit te oefenen op de uitkomst van het proces. De volgende definitie van interactieve beleidsvorming (Edelenbos, J. 2002) geldt als basis in deze leidraad: Het vroegtijdig betrekken van inwoners en andere belanghebbenden bij de vorming van beleid, waarin in openheid en op basis van gelijkwaardigheid en onderling debat problemen in kaart worden gebracht en oplossingen worden verkend, die van invloed zijn op het uiteindelijke politieke besluit, binnen vooraf door de politiek gestelde kaders. Bij een traject van interactieve beleidsvorming probeert men zo goed mogelijk zicht te krijgen op de wensen en ideeën van betrokken partijen. Interactieve beleidsvorming richt zich op het vooraf meedenken, -werken, adviseren en meebeslissen van verschillende betrokken partijen, op basis van gelijkwaardigheid. Onder gelijkwaardigheid wordt hier verstaan dat alle betrokkenen dezelfde informatie ontvangen en dat zij op gelijke wijze meewerken aan de totstandkoming van de plannen. 1.2 Waarom interactieve beleidsvorming? Er zijn verschillende redenen te noemen waarom interactieve beleidsvorming bij steeds meer gemeenten wordt ingevoerd. Interactieve beleidsvorming is een geschikt middel om betrokkenheid te stimuleren. Interactieve beleidsvorming wordt door velen gezien als een middel om de kloof tussen inwoner en politiek te verkleinen. Enerzijds versterkt interactieve beleidsvorming het contact tussen de gemeente, politici en belanghebbende inwoners en anderzijds wordt de legitimiteit van politieke besluiten vergroot. Er wordt draagvlak gegenereerd voor beslissingen, soms vanuit ideologische overtuiging, meestal echter als defensieve strategie tegen hindermacht van de inwoners. Doordat inwoners en andere belanghebbenden invloed krijgen op de totstandkoming van beleid, neemt de kans toe dat zij besluiten van het college en de raad zullen steunen en accepteren. Daarnaast zal er bij inwoners meer begrip ontstaan voor beleidsafwegingen. Het beantwoorden van de vragen in de checklist (bijlage 1) geeft inzicht in de kansen en bedreigingen van een eventuele interactieve aanpak. De resultaten van de checklist kunnen worden meegenomen in de afwegingen om wel of niet over te gaan tot een traject van interactieve beleidsvorming. 1.3 Randvoorwaarden Voordat een besluit wordt genomen om een onderwerp interactief aan te pakken, dient een analyse en een afweging van de situatie plaats te vinden. Er moet gekeken worden naar de beleidsruimte, de inhoudelijke en juridische kaders, ook dient de problematiek zich voor een interactieve aanpak te lenen. 1 Pröpper, I. (1999), Interactieve Beleidsvoering, de binnenkant van het proces. Amsterdam 1999: 18. Handreiking Interactieve beleidsvorming en profilering gemeenteraad 3

5 Deel II Interactieve beleidsvorming in Gemeente Waalre 2.1 Rol en positie van de raad In het duale stelsel is de scheiding tussen raad en college één van de belangrijkste uitgangspunten. Bij interactieve beleidsvorming gaat het meestal om een kaderstellende activiteit, die formeel onder de bevoegdheid van de raad valt. Met betrekking tot interactieve beleidsvorming kiest de Gemeente Waalre ervoor dat de raad de kaders van het proces bepaalt zowel kwalitatief, inhoudelijk en procesmatig. De raad stelt de regels op voor terugkoppeling en vraagt het college het proces uit te voeren. Gedurende het proces van uitvoering blijft de raad op afstand, hij stelt zich volgend en controlerend op. 2.2 Uitvoering beleidsvorming en beleidsuitvoering De raad gaat beleidsvormend te werk (raad in samenwerking met de inwoners). De raad zit vooraan in het proces. Hij vergaart voor verschillende projecten die in aanmerking komen voor een interactief proces de benodigde informatie voor de formulering van kaders en stelt deze vast. interactief voortraject om te komen tot door de raad vast te stellen beleidskaders. Het college gaat beleidsuitvoerend te werk (college in samenwerking met de inwoners). Het college voert op basis van de door de raad gestelde kaders het project uit. Het college betrekt hierbij de inwoners op een interactieve wijze en informeert de raad over het verloop van het proces. Hierin stelt de raad zich volgend en controlerend op. interactieve aanpak bij uitvoering door het college van burgemeester en wethouders. 2.3 Interactieve beleidsontwikkeling in Waalre: uitgangspunt is inzet op maat Het is (gezien het voorgaande) niet gewenst om een vaste procedure voor interactieve beleidsvorming op te zetten. Er moet per situatie, per voornemen of per project kunnen worden bepaald of men (op onderdelen) interactief wil werken. Er moet maatwerk geleverd worden. Wanneer interactieve beleidsvorming wordt toegepast en wanneer niet (in het voortraject of de beleidsvorming) is sterk afhankelijk van de aard en omvang van het beleidsvoornemen. Niet alle onderwerpen lenen zich voor interactieve beleidsvorming (zie bijlage 1 checklist). In het plan van aanpak voor het betreffende beleidsvoornemen dient omschreven te worden hoe de communicatie/interactie wordt ingevuld. Dit gedeelte komt tot stand in overleg met de afdeling Communicatie. 2.4 Communicatiemiddelen voor interactieve beleidsvorming & participatieladder Middelen voor het interactieve beleidsproces Het is belangrijk om te vooraf te bepalen op welke momenten, op welke wijze, met welke werkvormen (zie bijlage 2) en door wie de middelen worden ingezet. Bij het maken van de keuzes dient steeds rekening te worden gehouden met de vraag: Bereiken we hiermee de gewenste doelgroepen? De participatie- en communicatieaanpak bepalen de keuze voor de middelen om de doelgroepen te bereiken of te betrekken. Het informeren (meeweten) van inwoners kan door middel van een nieuwsbrief, infomarkt of excursie. Of voor meer invloed (meebeslissen) door middel van een stuurgroep of buurtprojectteam. Handreiking Interactieve beleidsvorming en profilering gemeenteraad 4

6 De participatieladder heeft vijf oplopende treden. De treden geven aan hoe de invloed van de inwoner op het beleid kan toenemen. De participatieladder kan gekoppeld worden aan verschillende communicatiemiddelen (zie tabel 1, communicatiemiddelen voor interactief beleid). Voorbeelden van middelen die je kunt gebruiken bij interactieve beleidsvorming: inloopbijeenkomst, informatieavond, discussieavond, werkbezoek, spreekuur, enquête, inspraakavond, klankbordgroepen, digitaal debat, burgerpanel, ronde tafelgesprekken, expertgroepen, werkgroepen en deelbudgetten. De bestaande communicatiemiddelen van de gemeente Waalre kunnen ter ondersteuning van interactieve beleidsvorming worden ingezet. Dit zijn de website, gemeentepagina in de Schakel, kabelkrant en informatiehoek. Verder kunnen er op maat producten worden gemaakt als uitnodigingen, nieuwsbrieven, flyers, posters etc. Ook de pers kan ingezet worden. Van belang is om voor elke trede specifieke communicatiemiddelen te benoemen. In onderstaande tabel zijn de vijf treden van de participatieladder aangegeven aan daaraan gekoppeld per trede de mogelijk in te zetten communicatiemiddelen. Hierbij is sprake van een cumulatieve invloed voor de participanten. Iedere hogere vorm van participatie is inclusief de lagere treden. Dat wil zeggen dat wanneer er wordt gekozen voor een adviserende rol van een burgerpanel (trede 3), dan kunnen ook de instrumenten van raadpleging en informatie worden toegepast. Participatieladder Communicatiemiddelen Informeren Raadplegen Adviseren Coproduceren Meebeslissen Tentoonstelling Spreekuur Burgerpanel Ateliers Wijkbudget (individueel) Inloop- Enquête Kernendebat Pressure Cooker Buurt aan zet bijeenkomst Informatieavond Inloopdiscussie Ronde Werkgroep tafelgesprekken Werkbezoek Inspraakavond Expertgroep Stuurgroep gemeentepagina/ website/ kabelkrant/ nieuwsbrief Klankbordgroep/ digitaal debat Adviesorgaan Tabel 1 Communicatiemiddelen voor interactief beleid Deel III Uitvoering Handreiking Interactieve beleidsvorming en profilering gemeenteraad 5

7 Stappenplan Aan de hand van de hieronder beschreven 5 stappen kan een plan van aanpak met randvoorwaarden voor de interactieve beleidsvorming worden opgesteld. Stap 1 Voorgeschiedenis en stand van zaken Beschrijf wat er tot nu toe op het gebied van communicatie en participatie is gebeurd en geef een korte stand van zaken: Wie waren betrokken bij het project en welke inbreng hadden ze? Welke afspraken zijn er in het verleden gemaakt? Wie zijn er nu betrokken en welke inbreng hebben ze? Welke afspraken zijn er nu gemaakt? Stap 2 Wat is het doel van de beoogde interactieve aanpak? Communicatie en participatie hebben altijd een doel. Formuleer welke doelen je nastreeft. Onder meer: informeren van inwoners, verkrijgen van gedeelde kennis, verrijking van kennis, ideeën/oplossingen genereren, bevorderen samenwerking tussen partijen, samenwerking nieuw leven in blazen, versterken wederzijds begrip, realisatie compromissen en consensus, versterken sociale cohesie/groepsgevoel, zelfredzaamheid om bij te dragen aan publieke zaken, verleiden tot actieve deelname. Beter inzicht creëren in de volksvertegenwoordiging en het bestuur op wat er in de samenleving speelt, omgaan met emoties/weerstand. Draagvlak voor beleids(onderdelen), draagvlak voor proces (mensen voelen zich serieus genomen ongeacht besluit), ervaringswisseling en het versterken van het beeld van de gemeente als nabij de inwoners en organisaties. Definieer het doel helder. De doelgroepen en de participatie- en communicatiemiddelen kunnen dan doeltreffend worden gekozen. Stap 3 Wel of niet interactieve beleidsvorming? Beantwoord de vragen van de checklist interactieve beleidsvorming. (bijlage 1) Hierbij denk je na over de kansen en risico s van de interactieve aanpak. Voor het college is het belangrijk om de kansen en risico's van de participatie en de communicatie goed in beeld te hebben. Zij kan deze dan tegen elkaar afwegen. Uitgangspunt voor het project zijn de voordelen die tot stand komen als het project met succes wordt uitgevoerd. Dit zijn zowel technischinhoudelijke als maatschappelijke verbeteringen. De uitvoering van het plan heeft vrijwel altijd risico's; bijvoorbeeld budgetoverschrijdingen, planningen die niet gehaald worden of het draagvlak slaat om in weerstand. Denk onder meer na over de volgende vragen: Wat maakt dat dit een succesvol interactief project kan worden? Wat bedreigt juist het succes? Wat moet/kun je doen om de bedreigingen tot een minimum terug te brengen? Stap 4 Randvoorwaarden voor interactieve beleidsvorming Bij interactieve beleidsvorming worden inwoners in een vroeg stadium betrokken bij het proces. Dit wil niet zeggen dat de beïnvloedingsruimte onbeperkt is. De beïnvloedingsruimte geeft de ruimte aan waarop inwoners inhoudelijk invloed uit kunnen oefenen en hoe groot die invloed is. Kan het gehele project ter discussie gesteld worden of hebben zij slechts invloed op deelaspecten? In welke fase geldt welke invloed voor welk onderdeel? Kortom geef in een vroeg stadium aan welke rol de inwoners vervullen en in welke mate zij participeren, Mogen zij alleen meepraten of ook meebeslissen? Daarnaast moet vooraf zo goed mogelijk duidelijk gemaakt worden waaraan de inbreng van de participanten getoetst gaat worden. Handreiking Interactieve beleidsvorming en profilering gemeenteraad 6

8 De randvoorwaarden en de beïnvloedingsruimte geven het speelveld aan waarop inwoners mogen meedenken met een project. Bepaal vooraf het exacte onderwerp van gesprek. De volgende vragen kunnen hierbij helpen: Waar ga je het met de doelgroepen over hebben en vooral ook waar niet over? Hoe ga je dat de doelgroepen duidelijk maken? Is deze afbakening realistisch? Hoe ga je om met een stroom aan vragen en opmerkingen over onderwerpen waar je het niet over wil hebben met de doelgroep? Randvoorwaarden aan een beleidsproces: a. aanwezige beleidsmatige kaders van hogere overheden, b. juridische beperkingen, c. bestaande procedurele spelregels, d. organisatorische beperkingen (bijvoorbeeld op financieel gebied). a. Aanwezige beleidsmatige kaders van hogere overheden: Wettelijke voorschriften Relatie met andere projecten en/of onderwerpen (bijvoorbeeld stedelijke projecten) b. Juridische beperkingen Beleidswensen en mogelijkheden moeten binnen de wetgeving passen. c. Bestaande procedurele spelregels Beleidsruimte, interactieve beleidsvorming wordt alleen toegepast indien de besluitvorming nog beïnvloedbaar is. Tijdsplan (doorlooptijd) van het beleidsproces. Maak een realistische planning. Interactief beleid kost tijd. Beslismomenten van college en raad zijn vaak vaste data. In de vakantie is het betrekken van inwoners moeilijk en inspraak niet mogelijk, houd hier rekening mee. Het is belangrijk om mijlpalen in het project (bijvoorbeeld eerste steen, hoogste punt, een tentoonstelling) in de planning op te nemen. Verantwoordelijkheid. Helderheid over de verantwoordelijkheid voor participatie en communicatie is een essentieel onderdeel van de interactieve aanpak. Zolang er niemand is aangewezen als eindverantwoordelijke voor de communicatie en participatie ligt de verantwoordelijkheid bij de projectleider. d. Organisatorische beperkingen: Voldoende personele capaciteit, hulpmiddelen. Voldoende tijd beschikbaar. Interactieve beleidsvorming is een arbeidsintensief proces en kost veel tijd. Kwaliteitseisen aan oplossingen en oplossingsrichtingen. Raadsbesluiten. Beslissingsbevoegdheid, wie neemt het uiteindelijke besluit? Financiële omvang en ruimte. Geef aan hoeveel geld er beschikbaar is voor communicatie en participatie. Moet een meerwaarde hebben aan de besluitvorming. (Te bepalen aan de hand van de checklist, bijlage 1.) Commitment ten aanzien van aanpak, eigen rol, resultaat, beleidsruimte en de politieke en organisatorische consequenties. Wezenlijk is of er echt de wil is om rekening te houden met de uitkomst van het proces. Bereidheid van de deelnemers. Nuttig is vooraf de bereidheid van de inwoners te toetsen. Zij moeten er vrije tijd en wil in steken voor een goed resultaat van de interactieve beleidsvorming. Handreiking Interactieve beleidsvorming en profilering gemeenteraad 7

9 Stap 5 De doelgroep De doelgroep vloeit voort uit de doelstelling van de communicatie en participatie, de randvoorwaarden en de beïnvloedingsruimte. Ook de rol van de doelgroep is daarvan afhankelijk. Vragen die je vooraf moet beantwoorden zijn: Primaire doelgroepen Wat zijn de primaire doelgroepen? Wat zijn hun rollen? Hoe staan ze tegenover het plan? Op welke manier worden ze betrokken? Bij welke onderdelen? Op welke momenten? Secundaire doelgroepen Zijn er nog secundaire doelgroepen (bijvoorbeeld die zijdelings betrokken zijn, bijvoorbeeld ouders van kinderen)? Zijn er intermediaire groepen (bijvoorbeeld groepen die invloed uitoefenen op de primaire doelgroep, overkoepelende ondernemersorganisaties)? Wat is hun rol en hoe worden ze betrokken? Handreiking Interactieve beleidsvorming en profilering gemeenteraad 8

10 Deel IV Profilering van de gemeenteraad Profilering van de raad houdt in hoe de raad zich neerzet in de samenleving. Allerlei aspecten zijn hieraan verbonden. Communicatie naar de burgers speelt hierin een grote rol, vooral de manier van communiceren en via welke middelen. Dit draagt bij aan de beeldvorming van de burgers over de gemeente en bepaalt het beeld dat mensen hebben van de gemeente, waaronder de raad. Dualisering en profilering De politiek inhoudelijke kaders werden voorheen meestal door het college vastgesteld. Indirect hadden de coalitiepartijen daar natuurlijk wel enige invloed op. De oppositie stond meestal buiten spel. Binnen het dualisme is sprake van een paradox als het gaat om de politieke profilering van de raad. Er wordt gesteld dat dualisering moet bijdragen aan een betere profilering en herkenbaarheid van politieke partijen, anderzijds wordt voortdurend gesproken over 'de raad' alsof dat een soort eenduidige bestuurslaag is. Binnen het dualisme hebben coalitie en oppositie dus steeds met de spanning tussen eenheid en politieke profilering te maken. Effectieve kaders en effectieve controle vragen een eenheid van opvatting. Herkenbaarheid als volksvertegenwoordiging vraagt echter een politiek profiel. Politieke profilering Politieke profilering biedt raadsleden een uitgelezen kans om in contact met de bevolking te komen en zich te profileren als hun vertegenwoordigers. De raad van Waalre kiest niet voor één bepaalde wijze van profilering. De wijze waarop de raad communiceert wordt niet vastgelegd en huldigt het principe vrijheid blijheid. Wel geschiedt alle communicatie van uit de raad via de afdeling communicatie. Profilering van de Raad In overleg met de afdeling communicatie wordt op korte termijn de informatie in de Schakel opgeleukt door o.a. het gebruik van pakkende koppen. Onderwerpen uit de agenda s van de raad en raadscommissies die voor de burgers van belang zijn worden eruit gelicht en nader toegelicht met een sprekend stukje tekst. Hetzelfde geldt voor onderwerpen uit de besluitenlijst van de raad. Waalre, 10 oktober Handreiking Interactieve beleidsvorming en profilering gemeenteraad 9

11 Bijlage 1 Checklist interactieve beleidsvorming Onderstaande checklist hoort bij stap 3 van het stappenplan voor een interactief beleidsproces. Het is een hulpmiddel om te bepalen of de beleidssituatie zich leent voor een interactieve aanpak. Het beantwoorden van de vragen in de checklist geeft inzicht in de kansen en bedreigingen van een eventuele interactieve aanpak. De resultaten van de checklist kunnen worden meegenomen in de afwegingen om wel of niet over te gaan tot een traject van interactieve beleidsvorming. Legenda + Omstandigheden zijn gunstig - Omstandigheden zijn ongunstig Stap 1: Bepaal of wordt voldaan aan de kernvoorwaarden voor een geslaagd interactief proces. Is het onderwerp emotioneel beladen, politiek gevoelig of leent het zich sterk voor Nimby-oplossingen? (Met dit laatste wordt bedoeld: oplossingen die resulteren in afwenteling van het probleem op andere mensen, andere gebieden of toekomstige generaties). Biedt de beleidssituatie in principe ruimte voor meerdere oplossingsvarianten of scenario s, zodat de uitkomst van het proces niet op voorhand al vastligt (zowel inhoudelijk als financieel)? Laat de beleidssituatie voldoende invloed voor burgers toe om daadwerkelijk te kunnen spreken over interactiviteit, dus minimaal de trede adviseren? Is er een reële kans op een constructieve samenwerking met de participanten? (Hiervoor moet in de standpunten van de verschillende partijen voldoende gemeenschappelijke basis zitten. Het werkt niet wanneer de gemeente en participanten lijnrecht tegenover elkaar staan). Is er voldoende geld en capaciteit beschikbaar voor een goede begeleiding van het interactieve proces? Is er voldoende tijd? (wordt het interactieve proces niet gefrustreerd door deadlines in het project, bestuurlijk, subsidies etc.?) Is het bestuur bereid belanghebbenden zoveel invloed te geven, dat daadwerkelijk sprake kan zijn van interactiviteit, dus minimaal de trede adviseren? Ja Nee Stap2: Bepaal of de aard van het onderwerp/project zich leent voor een interactieve aanpak. Is het een onderwerp dat leeft onder de bevolking? Met andere woorden: maakt het de belanghebbenden echt uit wat er gebeurt, of gelooft men het wel? Zijn het probleem en de consequenties van mogelijke oplossingen voor de belanghebbenden te overzien? Met andere woorden: is het probleem niet te technisch? Biedt het proces uitzicht op zichtbare resultaten binnen een afzienbare termijn? ja nee Handreiking Interactieve beleidsvorming en profilering gemeenteraad 10

12 Subtotaal bij stap 2: Hoe meer vinkjes, hoe geschikter het onderwerp. Stap 3: Bepaal het doel: waar zit de meerwaarde van een interactieve aanpak? Welke effecten zijn er te verwachten? Kan een interactieve aanpak een concrete bijdrage leveren aan het verkleinen van de afstand tussen bestuur en burgers? Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer beide partijen in de loop van het proces meer begrip voor de wensen en belangen van de ander krijgen. Kan een interactieve aanpak leiden tot een groter draagvlak voor beslissingen? Dit is bijvoorbeeld het geval als burgers meer geneigd zijn de uiteindelijke beslissing te accepteren omdat ze gezien hebben hoe deze tot stand komt. Kan een interactieve aanpak leiden tot meer integraliteit? Hiervan is onder meer sprake als burgers kunnen wijzen op verbanden tussen verschillende beleidsterreinen, die de gemeente zelf misschien nog niet had gelegd. Leidt participatie van burgers tot betere oplossingen en/of een hogere kwaliteit van beleid? Hiervan zal bijvoorbeeld sprake zijn als burgers over specifieke kennis en ervaring beschikken die ambtenaren en bestuurders meestal missen, zoals ervaring met het leven van een minimuminkomen. Zijn de participanten het afgelopen jaar al vaker gesprekspartner geweest van de gemeente voor een interactief beleidstraject? Zijn er andere argumenten te bedenken waarom een interactieve aanpak wenselijk is? Subtotaal bij stap 3: Hoe meer vinkjes, hoe meer argumenten voor een interactieve aanpak. Stap 4: Bepaal wie de potentiële participanten zijn en welke invloed zij op het proces kunnen uitoefenen. Is de doelgroep van het beleid of project duidelijk te omschrijven Is het helder van welke personen en organisaties de belangen worden geraakt? (Dit kunnen ook partijen zijn die niet direct tot de doelgroep behoren) Is het duidelijk welke personen of partijen cruciaal zijn voor de representativiteit van de participantengroep? Representativiteit kan zowel betrekking hebben op diversiteit (zijn alle relevante bevolkingsgroepen vertegenwoordigd?) als op draagvlak/achterban (namens wie spreken de participanten?). Beschikken de belanghebbenden over middelen die het proces kunnen vertragen of blokkeren? Is er bijvoorbeeld een wettelijk recht om bezwaar te maken, of zijn er onder de belanghebbenden mensen met veel invloed op de publieke opinie? Is het duidelijk op welke manier specifieke personen en/of organisaties het proces kunnen verrijken (bv. met kennis) of juist frustreren (bv. met formele bezwaren)? ja ja nee nee Handreiking Interactieve beleidsvorming en profilering gemeenteraad 11

13 Subtotaal bij stap 4: Het is van belang dat voldoende bekend is wie het proces op welke manier kan beïnvloeden. Eigenlijk moeten alle vragen in deze stap daarom met ja beantwoord zijn voordat een afgewogen keuze voor of tegen een interactieve aanpak kan worden gemaakt. Stap 5: Bepaal of de gemeente (en haar eventuele partners 2 ) in staat zijn voldoende duidelijkheid te verschaffen aan potentiële participanten over hun positie in het proces. ja nee Zijn zowel het bestuur als de eventuele partners bereid de participanten als een gelijkwaardige partij te behandelen? Krijgen de participanten bijvoorbeeld in voldoende mate toegang tot informatie om een gelijkwaardige gesprekspartner te kunnen zijn? Is het gemeentebestuur bereid de uitkomst van het interactieve proces te accepteren als deze binnen de gestelde randvoorwaarden past, ook als dit wat het bestuur betreft niet de meest optimale oplossing is? Zijn de externe partners bereid de uitkomst van het interactieve proces te accepteren als deze binnen de gestelde randvoorwaarden past, ook als dit wat hen betreft niet de meest optimale oplossing is? Subtotaal van stap 5: Het is van groot belang dat de gemeente en haar externe partners op één lijn zitten voor wat betreft de invloed die zij burgers op het beleid willen gunnen. Totaalscore Subtotaal bij stap 1: kernwaarden Subtotaal bij stap 2: geschiktheid op onderwerp Subtotaal bij stap 3: meerwaarde interactieve aanpak Subtotaal bij stap 4: participanten (actor-analyse) Subtotaal bij stap 5: houding gemeente en externe partners Totaalscore Algemeen geldt: hoe meer positieve antwoorden (+), hoe groter de kans op een geslaagd interactief proces. Belangrijker dan de totaalscore echter is de verdeling over de verschillende onderdelen. Waar biedt de situatie kansen? Waar zitten de zwakke punten? Maak op basis van deze analyse zelf een keuze voor of tegen een interactieve aanpak Handreiking Interactieve beleidsvorming en profilering gemeenteraad 12

14 Bijlage 2 Werkvormen Informeren Tentoonstelling: een presentatie waar burgers en belanghebbenden kennis kunnen nemen van voorgenomen planvorming. Een dergelijke tentoonstelling/presentatie kenmerkt zich door het feit dat de gepresenteerde informatie zodanig is weergegeven dat nadere toelichting niet nodig is. Binnen de openingstijden van het gemeentehuis kan iedereen op elk moment hiervan kennis nemen. Een inbreng van bezoekers wordt niet geregistreerd. Inloopbijeenkomst: een bijeenkomst voor burgers waarbij gedurende een beperkt aantal uren de mogelijkheid wordt geboden aan burgers en belanghebbenden om zich te laten informeren over hen aangaande planvorming. Een dergelijke bijeenkomst kent geen centrale introductie, maar er zijn wel ambtenaren en/of initiatiefnemers aanwezig om (individuele) vragen te beantwoorden, of toelichting te geven op het gepresenteerde. Een inbreng van bezoekers wordt niet geregistreerd. Informatieavond: een bijeenkomst voor burgers waarbij gedurende een beperkt aantal uren de mogelijkheid wordt geboden aan burgers en belanghebbenden om zich te laten informeren over hen aangaande planvorming. Een dergelijke bijeenkomst begint met een centrale introductie en één of meer presentaties door ambtenaren en/of initiatiefnemers. De aanwezigen hebben de mogelijkheid tot het stellen van plenaire vragen, waarop ook de antwoorden plenair verwoord worden. De vragen en opmerkingen van aanwezigen worden niet geregistreerd. Werkbezoek/ Inspiratiebezoek: een werkbezoek of excursie voor burgers heeft een informeel karakter en is een instrument dat duidelijk tot doel heeft de deelnemers te informeren. Het biedt de mogelijkheid tot referentie en vergelijking (kritische succes- en faalfactoren). Het werkbezoek maakt altijd onderdeel uit van een groter proces. Raadplegen Spreekuur: raadsleden, raadsfracties collegeleden etc. kunnen spreekuren organiseren, waarvan individuele burgers gebruik kunnen maken. Tijdens vastgestelde, reguliere momenten kunnen burgers langskomen op dit spreekuur. Het initiatief voor het gesprek ligt bij de burger. Deze dient vooraf aan te geven dat hij/zij langs wil komen en over welk onderwerp hij/zij wenst te spreken. Over het algemeen betreft het dan specifieke knelpunten in de beleidsuitvoering. Het luisteren naar de opmerkingen en vragen van de burger kan worden meegewogen bij toekomstige beleidsontwikkeling of beleidsuitvoering. Enquête: een representatieve steekproef onder de doelgroep waarmee, met behulp van vragenlijsten, meningen gepeild kunnen worden over één of meerdere onderwerpen. De resultaten van het onderzoek worden schriftelijk weergegeven en kunnen worden meegenomen in de verdere beleidsontwikkeling. Discussie-inloop: een bijeenkomst voor burgers waarbij gedurende een beperkt aantal uren de mogelijkheid wordt geboden aan burgers en belanghebbenden om zich uit te spreken over hen aangaande planvorming. Een dergelijke bijeenkomst kent geen centrale plenaire introductie, maar er zijn wel ambtenaren en/of initiatiefnemers aanwezig om vragen te beantwoorden of toelichting te geven op het gepresenteerde. De reacties van burgers worden genoteerd en meegewogen bij de verdere ontwikkeling van het plan. De inbreng krijgt een reactie van het bestuur, middels een nota van beantwoording. Inspraakavond: een bijeenkomst voor burgers rond een specifiek benoemd onderwerp. Deze avond begint met een centrale plenaire introductie en één of meer presentaties door ambtenaren en/of initiatiefnemers. De aanwezigen krijgen de mogelijkheid tot het stellen van vragen (plenair). Ook de antwoorden worden plenair verwoord. Aanvullend bestaat de mogelijkheid voor burgers om reacties te geven, welke meegewogen zullen worden bij de verdere ontwikkeling van het plan. Handreiking Interactieve beleidsvorming en profilering gemeenteraad 13

15 Reacties kunnen zowel schriftelijk als mondeling worden gegeven. De inbreng krijgt een reactie van het bestuur, middels een nota van beantwoording. Aanwezigen krijgen achteraf een verslag van de bijeenkomst toegestuurd. Klankbordgroep: een select samengestelde groep burgers die een zekere representativiteit kan hebben naar de gehele bevolking of een specifiek deel daarvan. Hierbij is het belangrijk dat de voorzitter een onafhankelijke rol heeft. Een klankbordgroep wordt voor een specifiek onderwerp opgericht en kan gevraagd worden naar standpunten en meningen. De groep bestaat voor een langere, vooraf vastgestelde, periode. De opmerkingen worden meegewogen bij de beleidsontwikkeling van nieuwe plannen. De standpunten/adviezen worden als bijlage toegevoegd aan het plan. Digitaal debat: kan gezien worden als een mix van een klankbordgroep en een discussieavond. Het voordeel van het voeren van een digitaal debat is dat de discussie niet is gebonden aan een bepaald moment of een bepaalde duur. De snelle responsmogelijkheid biedt nieuwe mogelijkheden. Een nadeel is dat de representativiteit minder duidelijk is. Interviews: Een interviewgesprek biedt naast een aantal voorbereide vragen alle ruimte voor het bespreken van het vraagstuk, de aandachtspunten die voor betrokkenen van belang zijn en de ruimte die er is om daarmee rekening te houden. Woordvoering: U kunt de doelgroep bezoeken en onder de aanwezigen een woordvoerders vragen, deze woordvoerder kan de ideeën die in de groep leven weergeven en als nodig overleggen met zijn of haar achterban. Adviseren Burgerpanel: een aselect samengestelde groep burgers die een zekere representativiteit kan hebben naar de gehele bevolking of een specifiek deel daarvan. Hierbij is het belangrijk dat de voorzitter een onafhankelijke rol heeft. Het panel kan over een breed veld van onderwerpen gevraagd worden naar standpunten en meningen. Het panel bestaat voor een langere, vooraf vastgestelde, periode. De zittingsduur van de deelnemers wordt voor aanvang vastgesteld. De opmerkingen worden meegewogen bij de beleidsontwikkeling van nieuwe plannen. De resultaten van het panel worden als bijlage toegevoegd aan het plan. Veiling: In een proces of project waarin keuzes worden gemaakt over behouden of wegdoen van bepaalde elementen, kunnen de elementen worden geveild. Kerndebat: een algemeen aangekondigde bijeenkomst, waarbij gedurende een aantal uren de mogelijkheid bestaat voor burgers en belanghebbenden om in debat te gaan met elkaar, aanwezige deskundigen en politici over een bepaald thema of onderwerp dat speelt binnen een kern. Een kernendebat zal eerder adviserend zijn in de zin van onderzoeksrichtingen, dan dat met het advies een bepaalde fase afgesloten kan worden. Deze bijeenkomst kent een centrale plenaire introductie en één of meer presentaties door ambtenaren en/of initiatiefnemers. De bijeenkomst eindigt met één of meer conclusies die als advies gelden voor het bestuur. De aanwezigen krijgen na afloop een verslag van de bijeenkomst toegezonden. Ronde tafelgesprekken: een éénmalige bijeenkomst voor burgers speciaal bijeen rond een bepaald thema of project. Over het algemeen bestaan de leden uit burgers met een zekere achterban, echter zonder dat zij zich op een bepaald mandaat kunnen beroepen. Met behulp van een gespreksleider en met ambtelijke ondersteuning voor wat betreft de inbreng van specifieke expertise formuleren zij hun standpunten. Ronde tafelgesprekken vinden over het algemeen zo vroeg mogelijk in het beleidsvormingsproces plaats, bijvoorbeeld in de initiatiefase. De resultaten van de gesprekken worden schriftelijk weergegeven en als adviezen meegewogen in de besluitvorming van het college en/of de raad. Handreiking Interactieve beleidsvorming en profilering gemeenteraad 14

16 Expertgroep: een groep deskundige burgers geformeerd rond een bepaald thema of project. Over het algemeen bestaan de leden uit burgers met een specifieke kennis en een zekere achterban, echter zonder dat zij zich op een bepaald mandaat kunnen beroepen. Vanuit hun eigen kennis geven de experts hun mening en advies. De groep bestaat voor een langere, vooraf vastgestelde, periode. De zittingsduur van de deelnemers wordt voor aanvang vastgesteld. De expertgroep krijgt ambtelijke informatie in de voorfase van het beleidsproces en kan daar vervolgens haar mening over geven, suggesties doen voor wijzigingen of aanvullend onderzoek. De expertgroep kan ook zelf het initiatief nemen om voorstellen te (laten) ontwikkelen. De adviezen van de expertgroep wegen zwaar en zijn onderdeel van het uiteindelijke advies aan de raad of het college. Desondanks kan er gemotiveerd en beargumenteerd van de adviezen worden afgeweken. Adviesorgaan: Een op grond van artikel 84 van de Gemeentewet ingestelde commissie die de raad of het college adviseert over regelgeving of wetgeving, bijvoorbeeld: sportraad, gehandicaptenraad, seniorenraad etc. Deze organen hebben in de regel tot taak aan het college gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen over de voor hun aandachtsgebied geformuleerde aangelegenheden. De leden van deze adviesorganen worden in de regel door het college benoemd. Sommige leden vertegenwoordigen een zekere doelgroep, echter zonder dat zij zich op een bepaald mandaat kunnen beroepen. De adviezen wegen zwaar, zijn onderdeel van het uiteindelijke advies aan het college en/of raad en er kan alleen gemotiveerd en beargumenteerd vanaf worden geweken. Coproductie Atelier: een éénmalige bijeenkomst van een groep burgers die in samenwerking met raads- en/of raadscommissieleden, ambtenaren en/of externe deskundigen werken aan een bepaald onderwerp van beleidsvorming. Over het algemeen bestaan de leden uit burgers met specifieke kennis. Vanuit die kennis geven de deelnemers hun mening en advies. De bijeenkomst heeft een vooraf vastgesteld doel/product als eindresultaat. De resultaten van de werkgroep zijn niet eenzijdig amendeerbaar; dat wil zeggen dat één van de betrokken partijen niet achteraf het eindresultaat kan wijzigen. Pressure cooker: een éénmalige bijeenkomst van een groep waarvan voorafgaand aan de bijeenkomst vast staat dat er duidelijk tegengestelde belangen of meningen zijn. Voor de bijeenkomst is vastgelegd dat aan het einde van de bijeenkomst een compromis/oplossing gevonden is, die bindend is voor de deelnemers. Alle deelnemers werken samen om tot een gezamenlijk, voor ieder acceptabel resultaat te komen. De resultaten van de werkgroep zijn niet eenzijdig amendeerbaar; dat wil zeggen dat één van de betrokken partijen niet achteraf het eindresultaat kan wijzigen. Werkgroep (workshop): een groep burgers die samenwerken met raads- en/of raadscommissieleden, ambtenaren en/of externe deskundigen rond een bepaald onderwerp van beleidsvorming. Over het algemeen bestaan de leden uit burgers met specifieke kennis. Vanuit die kennis geven de deelnemers hun mening en advies. De werkgroep bestaat voor een kortere, vooraf vastgestelde periode. De werkgroep werkt aan een vooraf vastgesteld doel/product. De resultaten van de werkgroep zijn niet eenzijdig amendeerbaar; dat wil zeggen dat één van de betrokken partijen niet achteraf het eindresultaat kan wijzigen. Stuurgroep: een groep burgers die samenwerken met raads- en/of raadscommissieleden ambtenaren en/of externe deskundigen speciaal geformeerd rond een bepaald thema of project. Over het algemeen bestaan de leden uit burgers met een specifieke kennis en een zekere achterban, echter zonder dat zij zich op een bepaald mandaat kunnen beroepen. Vanuit hun eigen kennis geven de deelnemers hun mening en advies. De stuurgroep bestaat voor een langere vooraf vastgestelde periode. Zij vergaderen onder leiding van een zelf gekozen voorzitter. De stuurgroep krijgt ambtelijke informatie in de voorfase van het beleidsproces en kan daar vervolgens haar mening over geven, suggesties doen voor wijzigingen of aanvullend onderzoek. De stuurgroep kan ook zelf het initiatief nemen om (deel)voorstellen te ontwikkelen. De stuurgroep werkt aan een Handreiking Interactieve beleidsvorming en profilering gemeenteraad 15

17 vooraf vastgesteld doel/product. De resultaten van de werkgroep zijn niet eenzijdig amendeerbaar; dat wil zeggen dat één van de betrokken partijen niet achteraf het eindresultaat kan wijzigen. Meebeslissen Wijkbudget: een groep burgers geformeerd rond een bepaalde wijk, die met ondersteuning van ambtenaren en/of externe deskundigen beslissen hoe een toegekend budget, binnen de door de politiek gestelde kaders, verdeeld gaat worden. Over het algemeen bestaan de leden uit burgers met een specifieke kennis en een zekere achterban, echter zonder dat zij zich op een bepaald mandaat kunnen beroepen. Vanuit de eigen kennis beslissen de deelnemers over de inzet van de beschikbare middelen. Het budget is in principe steeds bedoeld voor een jaar. De deelnemers vergaderen onder leiding van een zelf gekozen voorzitter. De groep krijgt ambtelijke ondersteuning om tot een verdeling van het budget te komen. De buurt aan zet: een projectteam uit een buurt, bestaande uit onder meer buurtbewoners die samen met ondersteuning van een stuurgroep buurt aan zet en andere professionele ondersteuners een buurtprogramma formuleren, dat moet leiden tot de realisering van ideeën ter verbetering van de buurt. Via een bewonerspanel kunnen ideeën uit de buurt worden gegenereerd, die vervolgens geprioriteerd moeten worden. De stuurgroep bewaakt de uitvoering en de voortgang van het project en is door het college gemandateerd om de vrijgegeven budgetten te besteden aan de ideeën die door het projectteam zijn geprioriteerd. De stuurgroep legt achteraf verantwoording af aan het college. Handreiking Interactieve beleidsvorming en profilering gemeenteraad 16