paraaf chef: kopie aan: Beheer gemeentelijke parkeergarages in coöperatie

Transcriptie

1 NOTA dienst: Dienst Stad datum: 20 april 2010 registratienummer: S/ afdelingsnaam: DS/OR steller: dhr. S. Altenburg paraaf chef: kopie aan: onderwerp: Beheer gemeentelijke parkeergarages in coöperatie nota voor de discussie Samenvatting Het dagelijks beheer van de gemeentelijke parkeergarages Gooiland en Gooische Brink wordt tijdelijk (van 1 april 2010 tot 1 augustus 2010) uitgevoerd door ParkeerService Amersfoort N.V. (Gemeente Amersfoort). Om die samenwerking en uitvoering blijvend te continueren, en conform de Europese regelgeving te handelen, moet Hilversum voor het dagelijks beheer samen met de uitvoerder worden ondergebracht in één rechtspersoon. De beste vorm daarvoor is de coöperatieve vereniging. Voorgesteld wordt deel te nemen in Coöperatie ParkeerService U.A. Inleiding en aanleiding Eind 2008 hebben wij u, als onderdeel van het raadsvoorstel ter vervanging van de parkeerapparatuur in de gemeentelijke parkeergarage Gooiland, geïnformeerd over de ontstane situatie en toekomst van het beheer in de gemeentelijke parkeergarages Gooiland en Gooische Brink. Bij de beëindiging van de overeenkomst met de toenmalige marktcontractant per 1 april 2009 is per gelijke datum een tijdelijke overeenkomst -voor de duur van een jaar- voor het dagelijks beheer gesloten met ParkeerService Amersfoort N.V. Deze N.V. is volledig in handen van de gemeente Amersfoort. In het afgelopen jaar is gezocht naar een structurele invulling van het dagelijks beheer van de parkeergarages voor de jaren daarna. Onderzoek heeft aangetoond dat de beste oplossing is om samen te werken met andere gemeenten. De coöperatie als gezamenlijke organisatie voor gemeentelijke parkeertaken Onderzoek door een onafhankelijk adviesbureau heeft uitgewezen dat het dagelijks beheer binnen drie organisatiemodellen kan worden uitgevoerd. (zie bijlage multicriteria-analyse organisatiemodellen) 1. Uitbesteding 2. Eigen beheer 3. Publieke samenwerking in coöperatieve vereniging Ad 1. Het model uitbesteding betekent dat het beheer wordt uitbesteed aan de markt. Inhoudelijk kan middels de te sluiten overeenkomst voldoende kwaliteit en continuïteit worden verkregen. Nadeel is dat de gemeente minder flexibel op beleid en kosten kan sturen zonder, met name, financiële consequenties te moeten aanvaarden. Bovendien vergt een uitbesteding aan de markt, gelet op de omvang van het bedrag en de dienstverlenende periode, een Europese aanbesteding, die veel tijd en geld kost om te doorlopen en waarvan het resultaat over wie de opdracht krijgt maar moet worden afgewacht. Een onbekende partij kan de opdracht verwerven en de kwaliteit is ongewis. Bovendien 1

2 kan een juridisch conflict ontstaan indien de aanbesteding en het resultaat door de concurrentie wordt aangevochten. Er zijn in den lande negatieve voorbeelden te over. Ad 2. Eigen beheer. Deze vorm laat toe dat de gemeente als eigenaar en werkgever volledig zelfstandig kan sturen op beleid en uitvoering (kosten). Nadeel is dat de schaalgrootte met name de omvang van de noodzakelijke uitvoerende personele formatie- beperkt is, waardoor kennis en continuïteit niet goed zijn te borgen. Door de beperkte schaalgrootte twee parkeergarages- is ook weinig inkoopkracht aanwezig, dan wel efficiency te behalen. Het hebben van een ambtelijke uitvoerende dienst in deze taak is ook op rechtspositionele gronden niet aan te bevelen. Binnen een grote- ambtelijke overheidsorganisatie gelden andere werkwijzen, procedures en regels (bijvoorbeeld CAO) dan in de meer marktgeoriënteerde organisatievormen zoals de coöperatie. Ad 3. Model coöperatieve vereniging. Dit model houdt in dat samen met andere leden (gemeenten of 100% overheidslichamen) een gezamenlijke organisatie wordt geleid die de taken voor de leden van deze organisatie uitvoert. De gewenste uitvoerende taken worden met een dienstverleningsovereenkomst inbesteed bij de coöperatie. De voordelen op een rij: schaalvoordelen op de aspecten kosten, kennis, innovatie, kwaliteit en continuïteit, de gemeente houdt, door haar lidmaatschap en deelname aan deze organisatie, invloed op het beleid van de organisatie en houdt haar eigen beleidsvrijheid op het dagelijks beheer, passend binnen de aanbestedingsregelgeving, eenvoudig en collegiaal kan informatie en kennis worden gedeeld en uitgewisseld. Ten opzichte van het geheel in eigen beheer uitvoeren van de taken met eigen personeel- geldt voor de coöperatie dat de directe invloed van de gemeente op bijvoorbeeld de inzet van het uitvoerend personeel minder is, meer indirect plaatsvindt. Met de coöperatie moet een dienstverleningsovereenkomst worden gesloten, invloed wordt gedeeld en vindt plaats via de Algemene ledenvergadering van de coöperatie. In praktijk wordt uiteraard op uitvoerend niveau direct tussen beide partijen gecommuniceerd en gehandeld als de situatie daar om vraagt. Uit het eerder genoemde onderzoek en de analyse (zie bijlage) volgt dat het model coöperatieve vereniging de meest optimale vorm is om de uitvoerende taken voor het dagelijks beheer onder te brengen en te vervullen. Nadrukkelijk wordt vermeld dat het alleen om uitvoerende taken gaat, het eigendom van roerende en onroerende zaken blijft volledig in handen van de gemeente Hilversum. De gemeente Amersfoort heeft met haar rechtspersonen ParkeerService Amersfoort Holding NV en Parkeergarage Koestraat BV het voortouw genomen om de coöperatieve vereniging voor de publieke samenwerking op het gebied van parkeren op te richten voor de uitvoering van de parkeerfunctie van gemeenten (of andere organisaties in 100% overheidshanden). De gemeenteraad van Amersfoort heeft ingestemd. De oprichting is daarna goedgekeurd door de provincie. De statuten zijn 25 maart 2010 notarieel gepasseerd. De Coöperatie ParkeerService U.A. is daarmee een feit. Voor belangstellende gemeenten is de weg nu vrij om lid van de coöperatie te worden en daarna de gewenste uitvoerende taken in te besteden middels een dienstverleningsovereenkomst (DVO). Artikel 160 gemeentewet lid 1 sub e bevoegdheid college oprichting en deelname, en de leden 2 vooraf wensen en bedenkingen raad- en 3 goedkeuring van GS. Procedure lidmaatschap coöperatie De Gemeentewet (art. 160) schrijft voor hoe de deelneming -het lidmaatschap- in een coöperatie tot stand komt. (Zie bijlage art. 160) Het college is bevoegd te besluiten tot deelname in een coöperatie maar niet eerder dan nadat de raad wensen en bedenkingen heeft kunnen maken op het toegezonden voorgenomen besluit tot deelneming. In Hilversum is het gebruikelijk de gelegenheid tot het uitbrengen van wensen en bedenkingen voor te 2

3 leggen aan De Discussie. Daarna behoeft het besluit tot deelneming tenslotte goedkeuring van gedeputeerde staten. Risicoparagraaf 1.Financiële aspecten Dekking via de begroting/ parkeerexploitatie (functie 214.1) Kosten van het dagelijks beheer (inzet beambten, gebruik meldkamer en abonnementen administratie ) voor 2010 bedragen bij inbesteding coöperatie ca. 4500,- per week. Ter vergelijking: in 2008 waren deze kosten, uitbesteed aan de marktpartij nog ca. 6000,- per week. Op jaarbasis kan daarmee een besparing van ca , worden gerealiseerd t.o.v (In 2009 werd al een evenredig voordeel behaald door de tijdelijke samenwerking met de NV van de gemeente Amersfoort) De coöperatie streeft een zakelijke, bedrijfsmatige en vernieuwende state of the art- uitvoering na. Dat maakt dat de kosten voor de dienstverlening goed bewaakt worden en de hoogte van de tarieven als gevolg van schaalvergroting eerder neerwaarts dan opwaarts bewegen, exclusief noodzakelijke tariefsverhogingen als gevolg van eventuele inflatiecorrecties e.d. In de dienstverleningsovereenkomst worden de tarieven periodiek contractueel vastgelegd. De Coöperatie kent geen winstoogmerk, eventuele winst komt direct ten goede aan de leden. (bijvoorbeeld in lagere tarieven) De ervaring in het afgelopen jaar is dat sprake is van een professionele en correcte uitvoering van de opgedragen taken. Er is sprake van wederzijds vertrouwen. Door de schaalgrootte ontstaan ook kansen de bedrijfsvoering verder te optimaliseren. Bijvoorbeeld door de meldkamer ook de camerabeelden in de garages op afstand te laten monitoren, kan overwogen worden de ambtelijke bezetting in de nachtelijke uren terug te brengen. En dat betekent te behalen efficiencywinst. Voordelen kunnen worden benut om bijvoorbeeld de dienstverlening op een hoger niveau te brengen, zoals het online kunnen aanvragen van dagvergunningen. Daar wordt aanvullend onderzoek naar gedaan. Financiële risico s bij het deelnemen aan de coöperatie zijn zeer beperkt in omvang. Voor het lidmaatschap betaalt een lid ,- per jaar (2010). Deze contributie wordt verrekend met het bedrag van de inbestede uitvoerende taken waardoor het lidmaatschap per saldo gratis is. Bij eventueel uittreden kan de coöperatie, afhankelijk van zaken als aanleiding, taakomvang en termijn van aankondiging, kosten in rekening brengen. Omdat door de toevoeging aan het slot van de naam van de Coöperatie ParkeerService U.A. de letters U.A. zijn toegevoegd wordt iedere verplichting van de leden om in een maar niet te verwachtentekort van de coöperatie bij te dragen uitgesloten. (U.A.=uitgesloten aansprakelijkheid. BW Boek 2, art 56.) Financiële schade zit dan hooguit in de frictiekosten indien naar een andere beheersvorm moet worden gezocht. 2. Juridische aspecten De statuten van de coöperatie bieden voldoende garantie voor een juridisch betrouwbare basis. Wat betreft de invloed op de coöperatie geldt voor de leden in de Algemene Ledenvergadering het principe one man one vote, daarmee is iedere gemeente medebepalend voor het beleid van de coöperatie. Dat uitgangspunt biedt mede gezien de doelgroep- voldoende garanties voor de mogelijkheden tot uitoefenen van invloed op de coöperatie. Op andere beleidsterreinen van de overheid -zoals ICT en milieu- bestaat de overheidsgedomineerde coöperatievorm al langer en is robuust gebleken. Door het afsluiten van een dienstverleningovereenkomst met de coöperatie worden gewenste taken uitgevoerd. De gemeente houdt volledige beleidsvrijheid en voert de regie op de uitvoering. Er is dus sprake van een knip tussen beleid en regie enerzijds en uitvoering anderzijds. De gemeente is vrij in wat zij wel of niet inbesteedt bij de coöperatie. Er is geen sprake van gedwongen winkelnering. In- en uittreden zijn aan minimale voorwaarden verbonden. (bijlage statuten, waarbij uittreden afhankelijk van de omstandigheden en opzegtermijn financieel wat minder makkelijk kan zijn dan toetreden) Tenslotte is uit extern juridisch onderzoek en uit rechterlijke uitspraken 1 gebleken dat de inbesteding in geval van de coöperatie past binnen de regelgeving voor aanbesteding. 1 Onderzoek door advocatenkantoor Kennedy-Van der Laan iov ParkeerService. Coditel arrest van het Europese Hof 3

4 Wat betreft de personele bezetting in de parkeergarages vindt er geen verandering plaats. Het personeel is niet in dienst bij de gemeente Hilversum. Samengevat biedt deelname in de Coöperatie ParkeerService U.A. een betrouwbare basis voor de uitvoering van parkeertaken. Wij verzoeken u positief te adviseren op: 1. ons voorgenomen besluit van 18 mei 2010 om de gemeente Hilversum te laten deelnemen in de Coöperatie ParkeerService U.A.; 2. onder voorbehoud van uw wensen en bedenkingen het voorgenomen besluit per 11 juni 2010 definitief te laten worden; 3. het besluit als bedoeld onder ten tweede op grond van artikel 160 lid 3 Gemeentewet ter goedkeuring toe te zenden aan gedeputeerde staten van Noord-Holland. Burgemeester en wethouders 4

5 Bijlage Artikel 160 Gemeentewet inzake bevoegdheden van college van burgemeester en wethouders (lid 1 sub e) en procedure deelname aan rechtspersonen (leden 2 en 3) Artikel 160 o 1.Het college is in ieder geval bevoegd: a. het dagelijks bestuur van de gemeente te voeren, voor zover niet bij of krachtens de wet de raad of de burgemeester hiermee is belast; b. beslissingen van de raad voor te bereiden en uit te voeren, tenzij bij of krachtens de wet de burgemeester hiermee is belast; c. regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie van de gemeente, met uitzondering van de organisatie van de griffie; d. ambtenaren, niet zijnde de griffier en de op de griffie werkzame ambtenaren, te benoemen, te schorsen en te ontslaan; e. tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de gemeente te besluiten; f. te besluiten namens de gemeente, het college of de raad rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij de raad, voor zover het de raad aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist; g. ten aanzien van de voorbereiding van de civiele verdediging; h. jaarmarkten of gewone marktdagen in te stellen, af te schaffen of te veranderen. o 2.Het college besluit slechts tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de raad een ontwerp-besluit is toegezonden en in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen. o 3.Een besluit als bedoeld in het tweede lid behoeft de goedkeuring van gedeputeerde staten. De goedkeuring kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. o 4.Het college neemt, ook alvorens is besloten tot het voeren van een rechtsgeding, alle conservatoire maatregelen en doet wat nodig is ter voorkoming van verjaring of verlies van recht of bezit. 5