Nota Algemeen Bestuur

Transcriptie

1 Kompanjie INT E bsl Nota Algemeen Bestuur Nummer: Vertrouwelijk? PO Portefeuillehouder N.V.T. Datum: Openbaar? Nee Afgestemd met portefeuillehouder: Steller: J.Th. van Nieukerken Bijlagen Ja S P1 P2 P3 P4 Telefoon: 2511 Website? Nee Akkoord Afdeling: CZ Persbericht? Nee Bespreken Extra paraaf: FN Extra paraaf: PO Bespreken in MT? Nee Extra paraaf: Bespreken in PPM? Nee Paraaf Algemeen directeur Bespreken in OR? Ja Onderwerp: GRID NV Voorstel: 1. Kennis te nemen van de vastgestelde documenten vanuit het bestuurlijk overleg OGD: a. Statuten GRID NV i.o. b. Aandeelhoudersovereenkomst GRID NV i.o. c. Bedrijfsplan GRID NV i.o. f. (Concept) Sociaal Plan 2. Een zienswijze uit te brengen op het voorgenomen DB besluit m.b.t. het oprichten van een naamloze vennootschap GRID NV 3. Namens het DB het College van Gedeputeerde Staten te verzoeken goedkeuring te geven. Definitief Besluit: Opmerkingen:

2 Inleiding: Het programma OGD kende de afgelopen jaren diverse knelpunten en kwam moeizaam tot wasdom vanwege de complexe en onduidelijke sturingsrelaties met de verschillende deelnemers. Medio 2012 hebben de bestuurders van de Streekraad unaniem besloten dat een zelfstandig functionerende organisatie met een heldere aansturing dringend gewenst is om tegemoet te kunnen komen aan de steeds hoger wordende eisen van de gemeenten ten aanzien van automatisering en informatisering. In deze nota wordt uw zienswijze gevraagd t.a.v. de oprichting van een zelfstandig functionerende organisatie ten aanzien van de digitale werkomgeving van de gemeente Oldambt/Bellingwedde en de Kompanjie, namelijk het GRID. De gemeente Menterwolde maakte op het moment van het besluit van de streekraad nog deel uit van de OGD. In het najaar van 2012 hebben zij echter aangegeven uit te willen treden. De voorliggende voorstellen voor de oprichting GRID N.V. zijn hen toegezonden, een reactie van de gemeente Menterwolde is, ondanks herhaald verzoek, uitgebleven. In april wordt het rekenkameronderzoek in de commissie van de gemeente Menterwolde behandeld waarna de gemeente Menterwolde waarschijnlijk duidelijkheid geeft over hun positie t.a.v. de GRID N.V. Argumenten Professioneler Het wordt steeds meer duidelijk voor de betrokken gemeenten dat voor het optimaal kunnen bedienen van burgers en bedrijven een goed functionerende ambtelijke organisatie een dito functionerende ICT organisatie benodigd is. Tegelijkertijd wordt de ICT-opgave steeds complexer en is verdere professionalisering noodzakelijk. Meer sturing Door de verzelfstandiging wordt de sturingsrelatie transparanter en wordt de gemeente een instrumentarium geboden om beter te kunnen sturen op hun ICT uitgaven. Door duidelijk af te spreken welke dienstverlening van GRID wordt verwacht, wordt de voorspelbaarheid en daarmee de planmatige sturing bij de gemeenten vergroot. GRID maakt bij zijn dienstverlening nadrukkelijk onderscheid tussen het reguliere beheer van de bestaande ICT omgeving om ervoor te zorgen dat alle systemen doen wat verwacht wordt en het doorvoeren van projectmatig gestuurde verbeteringen en veranderingen die ervoor zorgen dat de gemeente qua automatisering actueel blijft. Eerder is reeds besloten om de ICT activiteiten onder te brengen in het programma Oost Groningen Digitaal van de Streekraad Oost Groningen. De verzelfstandiging van de activiteiten door deze onder te brengen binnen de NV GRID is een logische vervolgstap en maakt bovendien de weg vrij voor liquidatie van de Streekraad. Efficiºnter Door ons te committeren aan gestandaardiseerde werkwijzen zijn efficiºntie voordelen en kostenbesparingen in de toekomstige bedrijfsvoering te realiseren. Provincie heeft op voorhand geen belemmeringen De vorming van de GRID NV is besproken door dhr. J. Buiter (wethouder Bellingwedde) met dhr. P. de Vey Mestdagh (gedeputeerde). Hierbij is door dhr. de Vey Mestdagh aangegeven dat de provincie op voorhand geen belemmeringen zag tegen de vorming van GRID NV. Bijbehorende documenten In het bestuurlijk overleg en in het DB zijn de documenten, die zijn voorbereid door de diverse werkgroepen o.l.v. de regiegroep, inmiddels vastgesteld. Deze worden u ter kennisname in de volgende bijlagen aangeboden. a. Statuten GRID NV i.o. b. Aandeelhoudersovereenkomst GRID NV i.o. c. Bedrijfsplan GRID NV i.o.

3 f. (Concept) Sociaal Plan Verzelfstandiging GRID Ten behoeve van de adviesaanvraag aan de Ondernemingsraad heeft het DB op 16 april 2013 een voorgenomen besluit genomen. Hierbij is het Dagelijks Bestuur verzocht het voorgenomen besluit en daarbij behorende stukken ter kennisname aan het Algemeen Bestuur te verstrekken in haar eerstvolgende vergadering. Overweging bij de documenten: a. Statuten en b. Aandeelhoudersovereenkomst GRID NV i.o. Het Algemeen Bestuur van de Kompanjie heeft in juli 2012 ingestemd met de juridische structuur, namelijk de Overheids NV. Het bureau Plas & Bossinade is opdracht gegeven de ontwerpstatuten en aandeelhoudersovereenkomst op te stellen. De uitwerkingen hiervan treft u aan in de bijlagen a en b. De NV GRID kent als aandeelhouders de Kompanjie en gemeenten Oldambt en Bellingwedde. In de nu voorliggende stukken is ervan uitgegaan dat de gemeente Menterwolde niet deel gaat nemen aan de GRID N.V. Er is nadrukkelijk de voorkeur gegeven aan een onevenredige stemverhouding. Hier is uitvoering aan gegeven. c. Bedrijfsplan GRID NV i.o In juli 2012 is ingestemd met de organisatiestructuur en het organogram, welke ten tijde van besluitvorming in het AB het concept bedrijfsplan was. Inmiddels is dit bedrijfsplan ontwikkeld (bijlage c). In de organisatiestructuur zijn t.o.v. het bedrijfsplan geen wijzigingen gekomen. Het functiegebouw is iets aangepast. Bij de oprichting van de GRID NV wordt een dienstverleningsovereenkomst tussen GRID en de Kompanjie getekend waarin de dienstverlening contractueel is beschreven (functioneel, financieel en procedureel). Deze treft u aan in bijlage d. Door duidelijk af te spreken welke dienstverlening van GRID wordt verwacht, wordt de voorspelbaarheid en daarmee de planmatige sturing bij de gemeenten vergroot. Er is sprake van een opdrachtgever/opdrachtnemer situatie. GRID maakt bij zijn dienstverlening nadrukkelijk onderscheid tussen het reguliere beheer van de bestaande ICT omgeving om ervoor te zorgen dat alle systemen doen wat verwacht wordt en het doorvoeren van projectmatig gestuurde verbeteringen en veranderingen die ervoor zorgen dat de opdrachtgevers qua automatisering actueel blijven. Door ons te committeren aan gestandaardiseerde werkwijzen zijn efficiºntie voordelen en kostenbesparingen in de toekomstige bedrijfsvoering te realiseren. Door de invoering van GRID worden de financiºn inzichtelijker dan eerder. Bij de start van GRID worden de ICT-gerelateerde activa van de gemeenten ingebracht tegen de boekwaarde zoals die is vastgesteld op Dit bedrag wordt beschouwd als rentedragende lening en wordt in 5 jaar afgelost. De kosten voor rente en aflossing zijn niet meegenomen in de kosten per werkplek maar worden gezien als nodig om kapitaal in GRID op te bouwen. f. (Concept) Sociaal Plan Verzelfstandiging GRID De plaatsingsmethode en de salarisgaranties e.d. worden geregeld dmv het Sociaal Plan. Hierover moet nog overeenstemming worden bereikt in het BGO. De medewerkers die bij het programma OGD zijn gedetacheerd worden aangesteld bij de NV GRID in dezelfde of nagenoeg dezelfde functie en worden tegelijkertijd ontslagen bij de Kompanjie. Kanttekeningen 1. Er is nog sprake van een pilot DVO. Deze pilot DVO is van toepassing in In de opgestelde pilot DVO zijn essentiºle zaken expliciet vastgelegd. Geprobeerd is grijze gebieden te voorkomen. In geval van een grijs gebied wordt dit besproken in het tactisch/operationeel overleg. Afgesproken is dat een dergelijke

4 situatie geen verstoring van de bedrijfsvoering tot gevolg mag hebben. V r 2014 wordt de DVO verder ontwikkeld en aangescherpt. 2. De personeels- en salarisadministratie voor de GRID NV zal uitgevoerd worden door de Kompanjie. Hiervoor is inmiddels een offerte uitgebracht. De offerte zal nog bekrachtigd worden door middel van een DVO. Financiºn Door de invoering van de NV GRID worden de financiºn inzichtelijker dan voorheen. Bij de start van GRID worden de ICT-gerelateerde activa grotendeels ingebracht tegen aandelenkapitaal voor een totaalbedrag van 1,7 miljoen. De verhouding van het aandelenkapitaal van de deelnemende gemeenten is als volgt voor De Kompanjie, Bellingwedde en Oldambt 2;1;2. Voor het restantdeel van de ingebrachte activa ad wordt geleend bij de Kompanjie en Bellingwedde. Deze lening wordt door GRID in 5 jaar afgelost. In de begroting van GRID wordt uitgegaan van 990 werkplekken. De kosten per basiswerkplek bedragen 2.688,-. Daarnaast bedragen de begrote totale kosten voor advisering en projecten Hiervoor kunnen door de gemeenten in totaal uur ingehuurd worden tegen een uurtarief van 87,-. De totale begrote structurele kosten van GRID bedragen 3,2 miljoen. In 2013 is er daarnaast sprake van ,- incidentele frictiekosten. Het bovenstaande kan als volgt samengevat worden. Structureel Incidenteel Totaal werkplek projecten frictiekosten Bellingwedde Kompanjie Pekela Veendam Oldambt Totaal Aanpak: Na besluitvorming van het DB van de Kompanjie en de colleges van Oldambt en Bellingwedde zal overgegaan worden tot de oprichting van GRID N.V. Na de oprichting van de GRID NV wordt een dienstverleningsovereenkomst tussen GRID en de Kompanjie getekend waarin de dienstverlening contractueel is beschreven (functioneel, financieel en procedureel). De regiegroep zal de uitvoering van de benodigde acties co rdineren. Communicatie Onderhavig voorgenomen besluit dient ter advisering voorgelegd te worden aan de Ondernemingsraden van de diverse, individuele gemeenten, alvorens overgegaan kan worden tot een definitief besluit. Medewerkers De medewerkers die overgaan naar de GRID (bijlage 1a) zijn voor besluitvorming ge nformeerd door de regiegroep van de GRID en de personeelsadviseurs. Na besluitvorming en na overleg met de Ondernemingsraden zullen alle medewerkers ge nformeerd worden d.m.v. het publiceren van een informatietekst op intranet. Relatie met eerdere besluitvorming De colleges van Pekela en Veendam hebben in 2007 reeds besloten om de ICT activiteiten onder te brengen in het programma Oost Groningen Digitaal van de Streekraad Oost Groningen met ingang van 1 januari 2008.

5 Hierbij was sprake van een kwartiermakerfunctie voor de duur van twee jaar. Dit is naderhand met ØØn jaar verlengd. Nadien is de samenwerking geºvalueerd en is in 2010 besloten tot een structurele samenwerking tussen de gemeenten op het gebied van de ICT activiteiten. De verzelfstandiging van de activiteiten door deze onder te brengen binnen de GRID NV is een logische vervolgstap en maakt bovendien de weg vrij voor liquidatie van de Streekraad. Juridische Consequenties: Op grond van artikel 33 Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) jo artikel 155 Gemeentewet van v r 1 maart 2002 is het Algemeen Bestuur (AB) van De Kompanjie in beginsel bevoegd tot het oprichten van een NV, zij het dat de oprichting ook hier bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang. De Gemeenschappelijke Regeling van De Kompanjie heeft deze bevoegdheid niet ingeperkt dus kan het AB een Overheids NV oprichten en daar aan deelnemen. Inmiddels heeft het AB bij besluit van 10 juli 2012 een aantal bevoegdheden gedelegeerd aan het DB. EØn van deze bevoegdheden betreft het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen. Het DB kan besluiten tot de oprichting van en de deelneming in vennootschappen, derhalve kan het DB in casu besluiten tot het (mede) oprichten en deelnemen aan de Overheids NV. Voorwaarde is evenwel dat een voorgenomen besluit van het DB naar het AB wordt gestuurd, ten einde het AB in de gelegenheid te stellen, zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het DB te brengen. Daarnaast dient er een goedkeuring van het college van gedeputeerde staten te komen. Eventuele besluitvorming door colleges en raden van de gemeenten Pekela en Veendam in verband met financieringsaspecten staat hier los van.