9 de ZITTING VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN

Transcriptie

1 Openbaar Centrum voor 9 de ZITTING VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN Maatschappelijk Welzijn VAN 13 JULI KAPELLEN Aanwezig: Mevrouw Valerie Van Peel De dames en heren Inge Wagemans, Lieva Van Beek, Karin Kennis, Gert Herman, Ronny Van Thillo, Jef Denisse, Jacobus Van Gansen, Lien Van Mechelen, Jan Kerremans en François Huybrechts Mevrouw Paula Verhoeven Afwezig: --- De zitting wordt geopend om uur Openbare zitting A G E N D A 1. Goedkeuring notulen openbare raadszitting van 5 mei Omschakeling boekhouding naar Remmicom 3. Goedkeuring beginbalans BBC en jaarrekening Akteneming detectie auditrapport Audit Vlaanderen 5. Akteneming rapport geïntegreerd inspectieverslag POD Maatschappelijke integratie 6. Akteneming selectieleidraad voor een ontwikkelingsproject Kapellen centrum concurrentiedialoog 7. Goedkeuring gelijktijdige invoering mid-office project gemeente & OCMW Kapellen 8. Akteneming organisatie jaarlijkse uitstap beide dienstencentra 9. Wijziging reglement uitlenen hulpmaterialen dienst ergo aan huis 10. Goedkeuring project inleefhuis dienst schuldbemiddeling 11. Goedkeuring aankoop beamer DC t Bruggeske Voorzitter Leden Secretaris. Leden Besloten zitting Openbare zitting 1. GOEDKEURING NOTULEN OPENBARE RAADSZITTING VAN 5 MEI 2015 De notulen van de openbare raadszitting van 5 mei 2015 worden goedgekeurd. 2. GOEDKEURING OVERSCHAKELING NAAR EENZELFDE SOFTWARE VOOR BBC GEMEENTE EN OCMW Gelet op de bepalingen van het OCMW decreet van 18 december 2008, titel IV: financiering, planning en financieel beheer;

2 Notulen OCMW raad 13 juli blz. 2 Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de OCMW s, en latere wijzigingen; - Strategische doelstelling BD*-1: Iedere Kapellenaar een vlotte toegang bieden tot een ruim en geïntegreerd aanbod van sociale dienstverlening - Beleidsdoelstelling BD-1: De sociale dienstverlening optimaliseren en ontwikkelen van een maximale synergie met de gemeente - Actieplan: AP-1: Streven naar een doorgedreven synergie tussen gemeente en OCMW voor een betere dienstverlening - Actie: ACT-1.6: We zetten in op performante ICT (inclusief software BBC) Gelet op het raadsbesluit van 18 april 2013 houdende de gunning aankoop software beleids- en beheerscyclus Foxbeleid en Fox boekhouding aan de softwarefirma Schaubroeck; Gelet op het raadsbesluit van 22 mei 2014 betreffende goedkeuring beheersovereenkomst samenwerking gemeente-ocmw met betrekking tot de financiële dienst; Gelet op de nota van de financieel beheerder van gemeente en OCMW, Kaya Mehmet, waaruit blijkt dat het voor een groter lokaal bestuur als de gemeente volledig ondenkbaar (sic) is om over te schakelen naar een andere software leverancier voor BBC en dat het voor de integratie van de financiële diensten van gemeente en OCMW noodzakelijk is om te werken met dezelfde software; Gelet op de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, inzonderheid artikel 26, 2, 1 f (de opdracht kan slechts door één bepaalde inschrijver worden uitgevoerd om redenen van: technische aard); Overwegende dat de gemeente Kapellen de aankoop van de software bij Remmicom zal financieren, evenals de opleiding; Overwegende de toelichting verstrekt door Luc Jacobs, verantwoordelijke financiële toepassingen Remmicom, waaruit blijkt dat een overschakeling van software het best gebeurt in de loop van het jaar, na het afsluiten van de jaarrekening, en zeker niet bij aanvang van een nieuw boekjaar omdat er dan in twee verschillende softwarepakketten moet gewerkt worden; B E S L U I T met unanimiteit van de stemmen Enig artikel De beleids- en beheerscyclus wordt volledig afgestemd op deze van de gemeente Kapellen en hiervoor zal vanaf het najaar 2015 gewerkt worden in dezelfde software omgeving, die voor de gemeente Kapellen geleverd wordt door de firma Remmicom, Stationsstraat 145, 2235 Westmeerbeek. De aankoop van de software, opleidingen en overschakeling wordt gefinancierd door het gemeentebestuur.

3 Notulen OCMW raad 13 juli blz GOEDKEURING BEGINBALANS BBC EN JAARREKENING 2014 Gelet op de bepalingen van het OCMW decreet van 18 december 2008, titel IV: financiering, planning en financieel beheer; Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de OCMW s, en latere wijzigingen; Gelet op het ministerieel besluit van 1 oktober 2010 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de OCMW s, en latere wijzigingen; Gelet op de omzendbrieven betreffende de beheers- en beleidscyclus van de lokale besturen; Gelet op het raadsbesluit van 19 december 2013 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan en budget 2014; Gelet op het raadsbesluit van 24 april 2014 betreffende de goedkeuring van de wijziging I meerjarenplan 2014 en de wijziging I van het budget 2014; Gelet op het raadsbesluit van 8 december 2014 betreffende de goedkeuring wijziging II meerjarenplan , wijziging II budget 2014 en budget 2015; Gelet op voorgelegde documenten die de jaarrekening 2014 vormen: de beleidsnota: doelstellingenrealisatie, doelstellingenrekening en financiële toestand de financiële nota over het jaar 2014: exploitatierekening, investeringsrekening, afgesloten investeringsenveloppes en de liquiditeitenrekening de samenvatting van de algemene rekeningen op : de beginbalans in BBC, de staat van opbrengsten en kosten en de proef- en saldibalans de toelichting bij de financiële nota bijlagen: waarderingsregels, verklaring materiële verschillen tussen budget en rekening, overzichten van verstrekte subsidies, deelnemingen, vorderingen en schulden op lange termijn, niet in balans opgenomen rechten en verplichtingen en overzicht van desinvesteringen en salderingen; B E S L U I T met 10 stemmen bij 1 onthouding Enig artikel De documenten die de jaarrekening 2014 inclusief bijlagen van het OCMW vormen worden goedgekeurd de beleidsnota: doelstellingenrealisatie, doelstellingenrekening en financiële toestand, - het resultaat op kasbasis 961,561,81 - de autofinancieringsmarge ,97. de financiële nota over het jaar 2014: - exploitatierekening saldo ontvangsten uitgaven: ,65, - investeringsrekening ,38, - afgesloten investeringsenveloppes: geen

4 Notulen OCMW raad 13 juli blz. 4 - de liquiditeitenrekening met een resultaat op kasbasis van 961,561,81 de samenvatting van de algemene rekeningen op : - de beginbalans in BBC totaal activa en passiva ,46, - de staat van opbrengsten en kosten over te dragen overschot van ,45 - de proef- en saldibalans met een creditsaldo beginbalans ,14 de toelichting bij de financiële nota bijlagen: waarderingsregels, verklaring materiële verschillen tussen budget en rekening, overzichten van verstrekte subsidies, deelnemingen, vorderingen en schulden op lange termijn, niet in balans opgenomen rechten en verplichtingen en overzicht van desinvesteringen en salderingen. 4. AKTENEMING RAPPORT AUDIT VLAANDEREN DETECTIE-AUDIT Gelet op artikel 99 en 100 van het OCMW decreet; Gelet op de goedgekeurde meerjarenplanning en budget waarin is opgenomen: Beleidsdoelstelling 1: De sociale dienstverlening optimaliseren en ontwikkelen van een maximale synergie met de gemeente, actieplan 1: Streven naar een doorgedreven synergie tussen gemeente en OCMW voor een betere dienstverlening, actie 1.2: We stellen interne controlesystemen op; Overwegende de vraag van Audit Vlaanderen om een detectie-audit te mogen uitvoeren bij het OCMW van Kapellen met het oog op analyse van significante risisco s in de huidige processen; Gelet op het detectie-audit rapport d.d. 3 juni 2015, on line ter beschikking gesteld van alle raadsleden; N E E M T A K T E Van het detectie-audit rapport d.d. 3 juni 2015 met de aanbevelingentabel opgesteld door het managementteam. 5. AKTENEMING RAPPORT GEÏNTEGREERD INSPECTIEVERSLAG POD MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE Gelet op artikel 99 en 100 van het OCMW decreet; - beleidsdoelstelling 4 De sociale dienstverlening optimaliseren en ontwikkelen van een maximale synergie met de gemeente - actie 1.2: We stellen interne controlesystemen op Gelet op het geïntegreerd inspectieverslag van de POD maatschappelijke integratie op basis van de uitgevoerde inspecties bij de sociale dienst op 8 april 2015:

5 Notulen OCMW raad 13 juli blz. 5 Algemene analyse over het verloop van de inspectie, de resultaten en aanbevelingen Een bijlage per gecontroleerde materie met de verschillende boekhoudkundige tabellen en uitleg over de gevolgde procedures De controletabellen per begunstigde Overwegende dat uit de controles blijkt dat Er geen subsidietekorten, noch te veel ontvangen subsidies werden vastgesteld De procedures m.b.t. het recht op maatschappelijke integratie werden nageleefd en de wetgeving voor de gecontroleerde sociale dossiers werd correct toegepast; N E E M T A K T E Van geïntegreerd inspectieverslag van de POD maatschappelijke integratie op basis van de uitgevoerde inspecties bij de sociale dienst op 8 april AKTENEMING SELECTIELEIDRAAD VOOR EEN ONTWIKKELINGS- PROJECT KAPELLEN CENTRUM - beleidsdoelstelling BD*-1: De sociale dienstverlening optimaliseren en ontwikkelen van een maximale synergie met de gemeente - actieplan AP-2: Uitbouwen van een Welzijnshuis in een gemeenschappelijke infrastructuur Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 22 juni 2015 houdende de goedkeuring Selectieleidraad Concurrentiedialoog voor een ontwikkelingsproject Kapellen Centrum ; Gelet op het voorgelegde document Selectieleidraad Concurrentiedialoog voor een ontwikkelingsproject Kapellen Centrum ; N E E M T A K T E Van de Selectieleidraad Concurrentiedialoog voor een ontwikkelingsproject Kapellen Centrum. 7. AKTENEMING PROJECT MID OFFICE EN IMPLEMENTATIE IN OCMW - beleidsdoelstelling BD*-1: De sociale dienstverlening optimaliseren en ontwikkelen van een maximale synergie met de gemeente - actieplan AP-2: Uitbouwen van een Welzijnshuis in een gemeenschappelijke infrastructuur

6 Notulen OCMW raad 13 juli blz. 6 Gelet op het RFP MID-Office Motivatieverslag van 15 februari 2015 met het gunningsvoorstel voor de opdracht Implementatie van een organisatiebreed elektronisch dossierbeheer, gebaseerd op de concepten van een MID-Office ; Gelet op het collegebeslissing d.d. 23 februari 2015 houdende goedkeuring gunning - implementatie van een organisatiebreed elektronisch dossierbeheer, gebaseerd op de concepten van een mid-office; Overwegende het belang om het OCMW samen met de gemeente gelijktijdig het MID office gebeuren te implementeren in het kader van de synergie tussen gemeente en OCMW; N E E M T A K T E Van RFP MID-Office Motivatieverslag van 15 februari 2015 met het gunningsvoorstel voor de opdracht Implementatie van een organisatiebreed elektronisch dossierbeheer, gebaseerd op de concepten van een MID-Office en van de collegebeslissing van 23 februari 2015 houdende de gunning van het MID-Office project. B E S L U I T Enig artikel De OCMW personeelsleden zullen gelijktijdig met het gemeentepersoneelsleden overgaan tot de implementatie en toepassing van Mid Office, waarbij de opleiding gezamenlijk worden georganiseerd. 8. AKTENEMING ORGANISATIE JAARLIJKSE UITSTAP 2015 DIENSTENCENTRA T BRUGGESKE EN T ERTBRANDJE De raad van het maatschappelijk welzijn, vergaderd in openbare zitting neemt akte van het voorstel van Leen Bender, verantwoordelijke dienstencentra, om de jaarlijkse uitstap voor de bezoekers van beide dienstencentra te organiseren op 13 augustus 2015 naar Brussel; Vertrek rond 9.00 uur. De liftbus wordt gereserveerd bij de firma Metropole voor 430,00 incl. BTW, die de voordeligste offerte heeft ingediend uur: bezoek Koninklijk Paleis uur: lunch in restaurant Green Kitchen, behorend tot het Belvue Museum: soep, salade of warme schotel inlcusief 1 drankje voor 16,50 per persoon inclusief toegangsticket voor het Belvue museum uur: rondleiding Belvue museum met 3 gidsen, prijs: 75,00 per gids x 3 = 225, uur: vrije tijd eventueel om de buurt de wijk Zavel te verkennen Terugkeer uur Aan de deelnemers wordt een bijdrage van 35,00 gevraagd.

7 Notulen OCMW raad 13 juli blz GOEDKEURING REGLEMENT VOOR GEBRUIK VAN MATERIALEN DIENST ERGO WOONADVIES - beleidsdoelstelling BD*-3: De burger zo lang en comfortabel mogelijk in een - thuissituatie laten verblijven - actieplan AP-13: Diverse maatregelen om bewoners lang en optimaal in een thuissituatie te laten verblijven - actie 13.1 We bouwen onze ergowoonadvies verder uit en laten zorgvragers kennis maken met diverse hulpmiddelen Gelet op het raadsbesluit van 25 feburari 2009 houdende de organisatie ergowoonadvies aan huis vanuit de dienstencentra: vaststelling waarborg voor het ontlenen van materialen op proef; Gelet op de nota van Leen De Clercq, ergothapeute met het voorstel om voor sommige grotere materialen een waarborg in te voeren en een huurprijs te vragen voor het uitlenen van krukken; B E S L U I T met unanimiteit van de stemmen Artikel 1 Voor de uitleen van ergo materialen gedurende een periode van veertien dagen wordt een borg gevraagd ter waarde van 10% van de waarde van de aankoopprijs. Het bedrag wordt naar boven afgerond op een euro. De minimum borg bedraagt bijgevolg 1,00. Artikel 2 Voor de ontlening van krukken wordt een waarborg van 10,00 gevraagd en een huurprijs van 1,00 per beginnende maand. Artikel 3 Voor de uitleen van volgende materialen wordt een waarborg van 20,00 gevraagd: rolstoel looprek rollator met drie wielen of met twee wielen De uitleentermijn wordt beperkt tot 4 weken en is niet verlengbaar tenzij het BCSD hiertoe beslist op basis van een gemotiveerd verslag van de ergotherapeute. Artikel 4 Het raadsbesluit van 25 feburari 2009 houdende de organisatie ergowoonadvies aan huis vanuit de dienstencentra: vaststelling waarborg voor het ontlenen van materialen op proef wordt hierbij opgeheven.

8 Notulen OCMW raad 13 juli blz GOEDKEURING DEELNAME PROJECT INLEEFHUIS - strategische doelstelling 2 van De zelfredzaamheid van de hulpbehoevende maximaal nastreven en hun maatschappelijke integratie bevorderen - beleidsdoelstelling 4 de dienst schuldbemiddeling verder uitbouwen om maatschappelijke uitsluiting en armoede te verhinderen - AP-7: Bewustmakingscampagnes uitwerken om mensen (preventief) te wapenen tegen het maken van schulden Gelet op het initiatief van BIZ (Budget in Zicht) regio Antwerpen, een regionaal samenwerkingsverband tussen de OCMW s en CAW s gesubsidieerd door de Vlaamse overheid om een preventief antwoord te bieden op de toenemende schuldenproblematiek, om een inleefhuis te realiseren; Overwegende dat het project inleefhuis leerlingen van het laatste jaar middelbaar onderwijs inzicht geeft in de dagelijkse onkosten wanneer ze op eigen benen komen te staan door de opbouw van een woning met themakamers waarin de meest courante uitgaven visueel worden voorgesteld en bespreekbaar worden gemaakt; Overwegende dat het inleefhuis te Brasschaat permanent zal blijven staan en in samenwerking met de OCMW s van de zorgregio Noord zodat ook leerlingen van scholen uit omliggende gemeenten kunnen kennismaken met het inleefhuis; Gelet op de nota van Martine Philipsen, maatschappelijk assistente dienst schuldbemiddeling, om de laatstejaarsleerlingen van de drie scholen voor middelbaar onderwijs te Kapellen, kennis te laten maken met het inleefhuis, waarbij de kost 2,50 per leerling bedraagt en waarbij het OCMW de praktische organisatie regelt en twee vrijwilligers voorziet voor begeleiding; Overwegende dat het aantal leerlingen 6 de jaar middelbaar onderwijs in de drie scholen, Koninklijk Atheneum, Mater Salvatoris Instituut en Koninklijk Technisch Atheneum maximaal 250 bedraagt, zodat de kostpijs maximaal 625,00 is; Overwegende dat een budget van 5.000,00 werd opgenomen om bewustmakingscampagnes uitwerken om mensen (preventief) te wapenen tegen het maken van schulden; Overwegende het belang van preventieve acties om schulden te voorkomen waarbij jongeren een kwetsbare groep vormen; B E S L U I T met unanimiteit van de stemmen Artikel 1 De deelname van het OCMW Kapellen aan het inleefhuis te Brasschaat wordt goedgekeurd waarbij aan leerlingen van het laatste jaar middelbaar onderwijs inzicht wordt gegeven in de dagelijkse onkosten wanneer ze op eigen benen komen te staan door de opbouw van een woning met themakamers waarin de meest courante uitgaven visueel worden voorgesteld en bespreekbaar worden gemaakt. De praktische organisatie wordt geregeld door de dienst schuldbemiddeling.

9 Notulen OCMW raad 13 juli blz. 9 Artikel 2 De kosten voor deelname aan het projcect te Brasschaat bedragen 2,50 per leerling. De totale kosten worden geraamd op maximaal 625,00 en worden door het OCMW ten laste genomen. De drie scholen te Kapellen die middelbaar onderwijs aanbieden worden aangeschreven en uitgenodigd tot deelname aan het projec in het volgende schooljaar. 11. GUNNING AANKOOP BEAMER DIENSTENCENTRA - beleidsdoelstelling 7 Sociaal isolement voorkomen en doorbreken - actieplan 15: de dienstverlening van de dienstencentra evalueren op vlak van doelmatigheid en efficiëntie - actie we bieden een gepaste mix aan van ontspanning, vorming en zorg aangepast aan de actuele behoeften Gelet op de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006, artikel 26 1 (goed te keuren uitgaven lager dan drempelbedrag); Gelet op de nota van Leen Bender, verantwoordelijke dienstencentra voor een aankoop van een nieuwe beamer waarbij per mail prijzen werden opgevraagd voor drie gelijkaardige beamers (resolutie min x 768, helderheid ANSI lumen, contrast :1en levensduur lamp uren): Van Havere Kapellen, Vivitek, dataprojector D555, 360,00 Vanden Borre, Acer X1273, 368,95 Cool Blue (Beamercenter), Acer X1383WH 399,00 B E S L U I T Artikel 1 De aankoop van een beamer voor beide centra wordt na onderhandelingsprocedure waarbij 3 prijzen werden opgevraagd goedgekeurd en de opdracht wordt gegund aan de firma Van Havere, Hoevensebaan 99 te Kapellen volgens hun offerte: een digitale dataprojector Vivitek D555. Besloten zitting --- Zitting gesloten om uur Paula Verhoeven De secretaris Valerie Van Peel De Voorzitter

10 Notulen OCMW raad 13 juli blz. 10 Openbare zitting GOEDKEURING NOTULEN OPENBARE RAADSZITTING VAN 5 MEI GOEDKEURING OVERSCHAKELING NAAR EENZELFDE SOFTWARE VOOR BBC GEMEENTE EN OCMW GOEDKEURING BEGINBALANS BBC EN JAARREKENING AKTENEMING RAPPORT AUDIT VLAANDEREN DETECTIE-AUDIT AKTENEMING RAPPORT GEÏNTEGREERD INSPECTIEVERSLAG POD MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE AKTENEMING SELECTIELEIDRAAD VOOR EEN ONTWIKKELINGS- PROJECT KAPELLEN CENTRUM AKTENEMING PROJECT MID OFFICE EN IMPLEMENTATIE IN OCMW AKTENEMING ORGANISATIE JAARLIJKSE UITSTAP 2015 DIENSTENCENTRA T BRUGGESKE EN T ERTBRANDJE GOEDKEURING REGLEMENT VOOR GEBRUIK VAN MATERIALEN DIENST ERGO WOONADVIES GOEDKEURING DEELNAME PROJECT INLEEFHUIS GUNNING AANKOOP BEAMER DIENSTENCENTRA... 9 Besloten zitting... 9