VERSLAG ALGEMENE VERGADERING D.D. 04 NOVEMBER 2014

Transcriptie

1 VERSLAG ALGEMENE VERGADERING D.D. 04 NOVEMBER 2014 AANWEZIGHEDEN: De voorzitter dhr.noël De Meyere, geeft de aanwezige leden wat uitleg bij het vastleggen van de aanwezigheidslijsten d.m.v. een invulbriefje bij het binnenkomen. Het geeft de sportraad meer kans om dat alles naar de toekomst op een correcte manier te kunnen registreren. Vanwege besparingen is er de de laatste jaren geen drankje meer voorzien na de AV maar dank zij een schenking van onze schatbewaarder, dhr. Willy Phlippo zal er achteraf een drankje worden aangeboden. Na het officiële gedeelte willen we de vergadering nog wat opfleuren en dank zij onze ondervoorzitter, dhr. Curd Neyrinck, hebben we straks Yves Vanderhaeghe in ons midden voor een losse babbel over zijn rijk gevulde voetbalcarrière. VERSLAG : 1. Goedkeuring verslag A.V. d.d. 27 MEI 2014: Geen opmerkingen. Het verslag wordt goedgekeurd. We gaan nu over naar Andrés Van de Weghe die aan de hand van een projectie de handelingsafspraken van de vorige RvB zal naar voor brengen. 2. Opvolging handelingsafspraken verslag AV. d.d. 27 mei 2014: - Erkenningen/aansluitingen o Volleybalclub Roeselare-Tielt, spelend in Beveren, erkenning als Roeselaarse sportclub: dossier in heden volledig in orde. Tom Cappelle is de voorzitter. De club speelt recreatief volleyball in de sporthal van Beveren en is aangesloten bij FALOS. Nog geen aanvraag tot aansluiting bij de sportraad. SRS - Verslag Algemene Vergadering d.d

2 o Aanvraag tot erkenning vanwege Zilverberg Team Cycling Club. Lid van wielerbond Vlaanderen= automatische erkenning. Nog geen aanvraag voor aansluiting bij sportraad. o Aanvraag tot erkenning vanwege Vinken Recht en Vrede. Met alles in orde. Nog geen aanvraag voor aansluiting bij sportraad. o Aanvraag voor erkenning WTC De Ronnierijders: dossier niet in orde De voorzitter vraagt hierbij de goedkeuring van de AV. De voltallige AV gaat d.m.v. handopsteking AKKOORD. - Andrès Van de Weghe geeft tussendoor een stand van zaken overzicht van de reeds erkende sportclubs. De erkenning gaat telkens mee met de legislatuur; dit is dus sinds 1 januari Op heden hebben we 116 clubs die kunnen aanspraak maken op susidie. Van de meesten hebben we een digitaal adres. De Duikervink is ontbonden en vervalt uit het lijstje. Van de clubs die een erkenning hebben aangevraagd verwachten we dus ook binnenkort hun digitale gegevens. Tevens zijn er nog geen mailgegevens binnen van Lapere Kris ( Boldersclub Ten Elsberge ) en van Linda Pollet (Veloclub Hoger Op). - Leden van de Raad van Bestuur o Guido Declercq heeft zijn ontslag aangeboden voor de RvB en neemt de functie van Director Champions Leage op zich. De voorschriften bepalen dat de tweede in lijn, dhr. Gino Dehullu zijn plaats kan en mag innemen in de RvB. Gino werd aangeschreven en was bereid die functie waar te nemen. o De Koninklijke Maatschappij De Appelvink olv. Danny Verhaest stelt zijn kandidatuur voor de dierensporten. Danny is de enige kandidaat die Marie- Louise Depoorter zal vervangen. Goedkeuring vragen aan de AV. De voorzitter vraagt hierbij de goedkeuring van de AV. M.b.t. Danny Verhaest. De voltallige AV gaat d.m.v. handopsteking AKKOORD. Andrès geeft ter info een overzicht van de leden van de RvB. Op die manier krijgen we een zicht op waar er nog een aantal mensen ontbreken of waar er posities vrij zijn. Bij de denksporten gaat het over de schakers. (de bridgeclub is ontbonden) Bij de sporten voor bijzondere doelgroepen ontbreken er enkele. Bij de gemotoriseerde sporten Indoor Flyers, Racingclub Roeselare, Automobielclub Midden Vlaanderen hebben we ook nog geen vertegenwoordigers. Voor de rest zijn alle posities ingenomen. Nieuwe kandidaten kunnen zich nog altijd melden. 3. commissiewerking Commissie subsidiëring: Momenteel verwerking van ingediende dossiers Doel is uitbetaling in december 2014 Gaat over werking tussen 1/9/13 en 31/8/14 Het is de bedoeling van dit jaar in december nog uit te betalen. Puntenoverzicht wordt bezorgd en info over wat ontbreekt. Daarvoor zullen de clubs een tweetal weken de tijd krijgen. Dan volgt de definitieve verwerking. Andrès toont een kort overzicht van de 116 clubs die een dossier hebben ingediend. Per club weten we perfect welke aanvragen er werden ingediend. 89 SRS - Verslag Algemene Vergadering d.d

3 Gewone werkingssubsidieaanvragen ontvangen en 30 voor jeugd - impulssubsidie (clubs met jeugdwerking) en 46 aanvragen voor projecten activiteiten bijzondere manifestaties. Werkgroep binnen en over de administratieve diensten van de stad heen: nieuwe subsidiereglementen herwerken 1 reglement werkingssubsidies waarin alle clubs worden opgenomen, geen onderscheid meer tussen erkende en andere erkende en waarin impulssubsidie wordt geïntegreerd 1 reglement activiteiten/projectentoelage obv meerdere criteria (samenwerking, communicatie, niveau, doelgroepen, ) ipv nu 1 criterium NIVEAU Dit reglement reeds toepassen op huidig seizoen Doel: finaliseren ( GR ) rond maart 2015, vooraf nog traject met gezamenlijk infomoment adviesraden Bij deze kan ik jullie reeds meegeven dat ons reglement werkingssubsidies zal inhoudelijk weinig veranderen omdat onze criteria en kwaliteitsnormen reeds grotendeels uitgewerkt zijn en op punt staan. De voorzitter vraagt hierbij nogmaals uitdrukkelijk dat alle documenten met afspraken voor de finalisatie nog even langs de RvB komen. Commissie DAS-dag Fred Dejonckheere (hoofverantwoordelijke DAS) laat weten dat we op vraag van de leerkrachten toch jaarlijks een dergelijk initiatief zullen nemen i.p.v. tweejaarlijks.. De editie voor 2015 kan eigenlijk reeds gepland worden. ( Op donderdag 25/6 van de laatste volle week school) Opnieuw 3 de en 4 de leerjaar In plaats van in de voormiddag en in de vooravond te werken zouden we volgend jaar opteren om van tot 16.00u. te werken. Desgevallend met een korte middagpauze? Keuze aan scholen om in te schrijven voor halve of volle dag Locatie blijft dezelfde. De recreatieve zaal zou aangewend worden om sporten zoals turnen, dans en gevechtssporten daar te laten plaats vinden omwille van de betere ondergrond. We zouden, indien mogelijk, van 360 naar een 800 deelnemers willen gaan. Oproep medewerking clubs met jeugdwerking die in het verleden niet hebben deelgenomen. Het is de bedoeling van onze Roeselaarse jeugd kennis te laten maken met datgenen wat wij hier in Roeselare allemaal aanbieden. Van de 116 clubs (met ingediend dossier) zijn er 34 die jeugdwerking aanbieden (23 / 24 verschillende sportdisciplines) Commissie ceremonieel en kampioenenhulde Kleine werkgroep voor de praktische uitwerking van het 1 e Roeselaarse Sportgala op vrijdag 13/2/2015 om 19u30 in de internationale zaal van schiervelde. Iedereen van jullie zal daarvoor een uitnodiging ontvangen. Nieuwjaarsreceptie van de sportraad waar de eretekens voor sportverdienste werden uitgereikt, de individuele kampioenenhulde, de ploegkampioenenhulde SRS - Verslag Algemene Vergadering d.d

4 en de trofee voor sportverdienste zullen allemaal gebundeld worden op die ene avond. Op de avond zelf moeten alle clubleden kunnen genieten en niet nog eens extra ingeschakeld worden om te werken, zij doen al zoveel op vrijwillige basis; de sportdienst zal zijn best beetje voorzetten met alle personeel om de sportclubs te huldigen Er wordt eind november een persoproep gelanceerd naar de clubs voor indienen kandidaturen. De avond zullen de eretekens voor sportverdienste blijvend uitgereikt worden daar dat moment van glorie bij een waardevolle staat van verdienste zeker niet mag ontbreken. Er zal gewerkt worden met een aantal categoriën. Er zullen 18 genomineerden zijn en 6 categoriën: SPORTVROUW SPORTMAN SPORTTEAM BELOFTEVOLLE JONGERE BELOFTEVOL JEUGDSPORTTEAM SPORTEN MET BEPERKING Uit alle inzendingen zullen dan door de jury 3 genomineerden gekozen worden. Deze 3 zullen dan de avond zelf voorgesteld worden. Alle inzendingen zullen die avond ook worden uitgenodigd en een vermelding krijgen. De ONAFHANKELIJKE jury gaat een samenstelling zijn van een aantal bekende sporters (o.v. Yves Vanderhaeghe, Patrick Lefevere en Fred Deburghgraeve). De pers zal vertegenwoordigd worden door iemand van Focus / WTV iemand van de krant van West-Vlaanderen. Deze personen gaan uiteindelijk stemmen op een gezonde en sportieve basis steunend. Als niet stemgerechtigde leden zouden dat schepen José Debels, Noël Demeyer, voorzitter van de sportraad en Andrès Van de Weghe, sportfunctionaris Roeselare, zijn. (Andere leden van de sportraad hebben geen stemrecht) Kandidaturen kunnen ingediend worden tot 7 januari (kan ook via de website) De week erna zou de jury reeds samen komen. Op die manier kunnen prestaties van december 2014 nog in aanmerking genomen worden. Via deze weg vragen we ook zoveel mogelijk beeldmateriaal van de kandidaten in te leveren? Oproep van de Provincie, zij huldigen ook de West-Vlaamse sporters, hebben wat meer categoriën en leggen de lat tevens stukken hoger. ( zelf internationaal ) Alle clubs zullen worden op de hoogte gebracht via mail (Deadline 26 november) 4. Varia en mededelingen: - Organiseren van bijscholingen DYNAMO (dit in samenspraak met de RvB) o Voorjaar 2015: aanvraag gedaan voor bijscholing respect in de sportclub ; eind februari, begin maart o Najaar 2015: keuze voor fondsenwerving, kan pas aangevraagd worden in 2015 o Oproep gelanceerd voor bijscholing op 2/12 door Dynamo in RISTA (reeds door sportdienst georganiseerd in 2012) SRS - Verslag Algemene Vergadering d.d

5 - Stavaza over het nieuwe zwembad: in de GR van september werd de aanstelling van een financieel juridische begeleider voor het zwembaddossier goedgekeurd. - Marina is gestopt met de uitbating van de kantine Expo Schiervelde. Die ruimte staat momenteel leeg en kan gehuurd worden bij de sportdienst (cafetaria en conferentiezaal) Niet langer dan 4 maanden op voorhand te reserveren daar beursorganisatoren voorrang krijgen om die ruimtes erbij te huren. De huurprijs is 195,00 / dag. Je kan op heden ook zelf voor de dranken zorgen en de verkoop (inkomsten) zijn voor de huurder. Het is nog onzeker of dit ook op deze manier blijft; eventueel komt er een verplichte drankafname bij een vaste leverancier. Dit zou uiteraard aan aankoopprijzen zijn die voor huurders wel interessant blijven (te vergelijken met prijs van dranken in jeugdhuis Diezie). - Oproep mailbestand die naar alle secretarissen van de sportclubs is vertrokken op 19 september 2014: we willen een data aanleggen van trainers en bestuursleden van alle clubs. Het is de bedoeling van de secretarissen wat te ontlasten maar er is tot op heden weinig reactie op gekomen. Je hoeft op dat mailtje enkel een paar vraagjes te beantwoorden zodat wij later gerichter kunnen communiceren. (zie bijlage) - Sportivak aanvraag: (zie bijlage). Trainers zullen bezoldigd worden. - Vormingsaanbod rond kansen-groepen. (zie bijlage) Hoe gaan we er mee om en hoe overwinnen we drempels en hoe kunnen we mensen warm maken om bij een club aan te sluiten? Zeker niet on-interessant. - Op vraag van de vergadering: graag formulieren in Word of Exel doorsturen ipv in pdf zodat ze ook digitaal kunnen ingevuld en teruggestuurd worden? Het is zo dat er volgens Andrès reeds plannen zijn en werk van gemaakt is om dergelijke zaken via de website te kunnen invullen en zo het probleem te vermijden. Deel 2 van de vergadering: Losse babbel en vragenuurtje met Yves Vanderhaeghe in ons midden. Rein Van Waeyenberghe Secretaris Noël De Meyere Voorzitter SRS - Verslag Algemene Vergadering d.d