HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEMEENTELIJKE SPORTRAAD. Gemeentelijke Sportraad Beveren. Hoofdstuk 1: algemene vergadering

Transcriptie

1 Gemeentelijke Sportraad Beveren HUISHOUDELIJK REGLEMENT GEMEENTELIJKE SPORTRAAD Hoofdstuk 1: algemene vergadering Bepalingen betreffende het bijeenroepen van vergaderingen Art. 1 Art. 2 Art. 3 De algemene vergadering komt 1 maal per jaar samen. Een buitengewone algemene vergadering kan worden bijeengeroepen hetzij door de raad van bestuur, hetzij op schriftelijk verzoek van minstens één vijfde van de leden. Al de bij de sportraad aangesloten leden worden schriftelijk opgeroepen tot de algemene vergadering. Teneinde geen enkele sportclub binnen de gemeente Beveren uit te sluiten, zal eveneens een openbare oproep gelanceerd worden in de regionale pers en op de gemeentelijke website. De oproepingsbrief vermeldt de agenda. Op de agenda moet elk voorstel worden ingeschreven dat minstens één maand voor de samenkomst schriftelijk door een lid werd ingediend bij de voorzitter of secretaris. De schriftelijke uitnodiging wordt ten minste tien dagen voor de vergadering verstuurd en omvat tevens de teksten die ter goedkeuring aan de algemene vergadering worden voorgelegd. De openbare uitnodiging voorziet het bekomen van die teksten op het secretariaat van de sportraad. Voor de buitengewone algemene vergadering geldt dezelfde procedure. Voetbalclubs aangesloten bij het liefhebbersverbond Land van Beveren mogen de verplichte algemene vergadering van het Land van Beveren als algemene vergadering noteren. Duivenmaatschappijen en de inrichters van wielerwedstrijden mogen de jaarlijkse algemene vergadering georganiseerd door de sportdienst als algemene vergadering noteren. Bepalingen betreffende het geldig vergaderen en stemmen Art. 4 Art. 5 Art. 6 De algemene vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van de raad van bestuur, bij diens afwezigheid door de ondervoorzitter, en als deze ook afwezig is, door een lid van het dagelijks bestuur.. De voorzitter wordt in principe bijgestaan door de leden van het dagelijks bestuur van de sportraad. De algemene vergadering kan slechts geldig beraadslagen als minstens een derde van de bij de sportraad aangesloten leden aanwezig is. Zoniet wordt binnen de 30 dagen een nieuwe algemene vergadering belegd met minstens dezelfde agendapunten en die geldig kan beslissen ongeacht het aantal aanwezige leden. Land van Beveren vertegenwoordigt uit hun liefhebbersverbond ieder voetbalinitiatief aangesloten bij de gemeentelijke sportraad Beveren. Indien een voetbalinitiatief aangesloten bij Land van Beveren wil stemmen op de algemene vergadering van de gemeentelijke Huishoudelijk reglement goedgekeurd op 31 mei 2012 Pagina 1

2 sportraad, is de aanwezigheid van dit initiatief verreist. Land van Beveren heeft als sportinitiatief slechts 1 stem ongeacht het aantal sportinitiatieven het vertegenwoordigt. Art. 7 Art. 8 Art. 9 Art. 10 Behalve bij uitsluiting van de leden, bij wijziging van de statuten of bij ontbinding van de raad van bestuur van de sportraad, worden de beslissingen van de algemene vergadering genomen bij gewone meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter beslissend. Indien deze staking van stemmen zich voordoet bij geheime stemming, volgt een herstemming. Bij een nieuwe staking van stemmen wordt de geheime stemming naar een buitengewone algemene vergadering verwezen en dit binnen de dertig dagen. Met onthoudingen wordt geen rekening gehouden voor het bepalen van het quorum inzake gewone meerderheid. De stemming is geheim telkens als het om personen gaat of als twee vijfden van de aanwezige leden hierom verzoeken. Bepalingen betreffende het goedkeuren of wijzigen van de statuten en ontbinding van de sportraad. Art. 11 Art. 12 De algemene vergadering kan de statuten slechts goedkeuren of wijzigen indien de goed te keuren tekst of de aan te brengen wijziging bij de oproepingsbrief gevoegd werd. Tot wijziging kan enkel worden besloten met een twee derde meerderheid van de stemmen. De algemene vergadering kan slechts dan de ontbinding van de raad van bestuur van de sportraad uitspreken, met twee derden van de stemmen van de aanwezige leden. Wordt aan deze vereiste niet voldaan, dan kan een tweede vergadering bijeengeroepen worden die geldig beraadslaagt en besluit, ongeacht het aantal aanwezige leden. Besluiten worden genomen met twee derden van de aanwezige leden. Bepalingen betreffende aan- en uitsluiting van de leden. Art. 13 Art. 14 Elke Nederlandstalige sportclub, waaronder sportverenigingen, sportprojecten, instellingen, scholen en organisaties, zowel private als publieke, die sportieve activiteiten ontplooien op het grondgebied van de gemeente, kan aangesloten worden als lid van de sportraad. De sportclub dient daarvoor een schriftelijke aanvraag te sturen naar de raad van bestuur van de sportraad. Die aanvraag bevat tevens informatie over de aard en de locatie(s) van de sportactiviteiten, over de doelgroep van de leden en over de structuur, leiding en bereikbaarheid van zijn vertegenwoordiger(s). Kandidaat leden waarvan de sportactiviteiten noodgedwongen geheel of gedeeltelijk buiten de gemeente Beveren dienen georganiseerd, richten een gemotiveerde aanvraag voor afwijking aan de raad van bestuur. Een sportclub is ontslagnemend als het ophoudt te bestaan of wanneer het zijn ontslag schriftelijk ter kennis brengt aan de raad van bestuur van de sportraad. Dit ontslag moet ondertekend zijn door de voorzitter en twee leden van het bestuur van de betrokken sportclub. Deze organisatie is geen lid meer vanaf de volgende algemene vergadering. Art. 15 De uitsluiting van een lid kan slechts door de algemene vergadering en met een twee derde meerderheid van de stemmen uitgesproken worden. Huishoudelijk reglement goedgekeurd op 31 mei 2012 Pagina 2

3 Art. 16 Deskundigen kunnen slechts als zodanig lid worden van de algemene vergadering op voorwaarde dat het bewijs van hun deskundigheid in een bepaalde sportgerelateerde discipline door de algemene vergadering aanvaard wordt. Hoofdstuk 2: raad van bestuur Bepalingen betreffende het aantal mandaten van de raad van bestuur Art. 17 Art. 18 De algemene vergadering kan op voorstel van de raad van bestuur het aantal mandaten bepalen en toewijzen aan een specifieke groep van bij de sportraad aangesloten leden. De raad van bestuur stelt tevens de criteria voor die door de algemene vergadering kunnen gehanteerd worden. De raad van bestuur telt maximaal 18 leden en wordt samengesteld volgens onderstaande verdeelsleutel: 14 mandaten worden voorbehouden voor de afgevaardigden van volgende sporttakclusters: atletiek, basketbal, dans & fitness, dierensport, krijgskunsten, racketsporten, turnen, voetbal KBVB, voetbal liefhebbers, volkssporten, volleybal, watersporten, wielersport en alle overige sportclubs. 4 mandaten worden voorbehouden voor volgende deskundigen: seniorensport, schoolsport, sport voor mensen met een handicap en sport voor etnisch -culturele minderheden. Bepalingen betreffende de leden van de raad van bestuur Art. 19 Art. 20 Art. 21 Art. 22 De raad van bestuur dient zodanig samengesteld dat minstens een derde van zijn leden van het andere geslacht zijn. Aftredende leden zijn maximaal 2 keer herkiesbaar. De verkozen leden van de sportclubs zijn stemgerechtigd. Deskundigen kunnen zich kandidaat stellen indien zij voldoen aan art. 5 van de statuten. Indien zij dit wensen kunnen de deskundigen 1 vrouw én 1 man afvaardigen en vrij kiezen voor de vertegenwoordiging op de vergadering van de raad van bestuur. Bepalingen betreffende de organisatie van de verkiezing van de raad van bestuur Art. 23 Art. 24 Art. 25 De ontslagnemende raad van bestuur staat in voor de organisatie van de verkiezingen van de nieuwe samenstelling van de raad van bestuur. Elke sportclub aangesloten bij de sportraad wordt via een oproepingsbrief of via opgegeven mailadres aangeschreven om kandidaten af te vaardigen. Een sportclub kan zich slechts kandidaat stellen indien zij 1 vrouw en 1 man afvaardigen, de minimumleeftijd is 18 jaar. Uitzondering kan evenwel gemaakt worden indien de club op onweerlegbare wijze kan aantonen dat deze alleen mannelijke of vrouwelijke leden telt. De kandidatuur moet gemachtigd worden door minstens 2 bestuursleden van de sportclub. De oproepingsbrief voor de kandidaat deskundigen wordt gelanceerd via de regionale pers en op de gemeentelijke website. De uiterste datum voor kandidaatstelling staat vermeld in de oproepingsbrieven. Kandidaturen kunnen afgegeven worden op het secretariaat van de sportraad. Laattijdige kandidaturen worden niet aanvaard. Huishoudelijk reglement goedgekeurd op 31 mei 2012 Pagina 3

4 Art. 26 Art. 27 Art. 28 Art. 29 De ingekomen kandidaturen van de sportclubs worden gebundeld per sporttakcluster en op de stembrieven geplaatst. De kandidaat deskundigen worden ook op de stembrieven geplaatst. Elke sportclub aangesloten bij de sportraad ontvangt een stembrief voorzien van de stempel van de sportraad en een blanco enveloppe. Deze stembrief vermeldt de afsluitdatum van de verkiezingen. Elke sportclub mag maximaal 1 stem uitbrengen in eigen cluster, indien meerdere stemmen per sporttakcluster wordt de stembrief als ongeldig beschouwd. De stembrieven worden in de bijgevoegde blanco enveloppe afgegeven op het secretariaat van de sportraad, een ontvangstbevestiging wordt meegegeven als bewijs. Stembrieven die binnenkomen na de afsluitdatum worden als ongeldig beschouwd. Het openen van de stembrieven door de secretaris van de sportraad gebeurt in het bijzijn van 2 getuigen. De secretaris en de 2 getuigen zijn verantwoordelijk voor het tellen van de stemmen, het resultaat wordt voorgelegd aan de ontslagnemende raad van bestuur die beslist over de effectieve leden en plaatsvervangers, dit in functie van de genderregel. Bepalingen betreffende de verkiezing van het dagelijks bestuur Art. 30 De raad van bestuur verkiest onder zijn leden eerst de voorzitter met gewone meerderheid van stemmen. Wanneer geen van de kandidaten de gewone meerderheid behaalt, heeft een herstemming plaats tussen de twee kandidaten met het hoogste aantal stemmen in de eerste stemronde, tenzij meerdere kandidaten evenveel stemmen behaalden. Wanneer er dan nog een gelijk aantal stemmen is, wordt de jongste in leeftijd aangeduid. Achtereenvolgens worden op dezelfde wijze de ondervoorzitter en de penningmeester en / of eventuele andere gemandateerden verkozen. Bepalingen betreffende het ontslag van een lid van de raad van bestuur Art. 31 Indien een lid van de raad van bestuur ontslag neemt tijdens een legislatuur, bepaalt de raad van bestuur de opvolger. Bepalingen betreffende de werkingsmodaliteiten van de raad van bestuur Art. 32 Art. 33 Art. 34 De raad van bestuur van de sportraad vergadert minstens 4x per jaar. Bij de aanvang van het nieuwe werkingsjaar wordt de vergaderkalender voor de raad van bestuur en voor de algemene vergadering principieel vastgesteld. Het werkjaar van de gemeenteraadsverkiezingen loopt steeds tot 31 januari van het volgende jaar. Daarna pas zal de nieuwe raad van bestuur geïnstalleerd worden, zo kan de raad van bestuur alle lopende zaken afhandelen. Opdat een geldig besluit kan genomen worden is de aanwezigheid vereist van de helft plus één van de leden van de raad van bestuur. Is die voorwaarde niet vervuld, dan wordt de raad van bestuur binnen de acht dagen opnieuw samen geroepen met dezelfde agenda en kan hij geldig besluiten nemen ongeacht het aantal aanwezige sportclubs. Besluiten van de raad van bestuur worden door de stemgerechtigde leden genomen bij gewone meerderheid. Huishoudelijk reglement goedgekeurd op 31 mei 2012 Pagina 4

5 Art. 35 Art. 36 Verder zijn de bepalingen vervat in de artikels 7, 8 en 9 van dit reglement, ook van toepassing op de raad van bestuur. De raad van bestuur bepaalt de criteria voor zijn vertegenwoordiging in de vzw gemeentelijke sportinfrastructuur. Art. 37 Art. 38 De raad van bestuur is gerechtigd om zijn verdienstelijke bestuursleden passend te huldigen. De raad van bestuur organiseert in samenwerking met de gemeentelijke sportdienst een aantal initiatieven zoals de sportlaureatenviering, de 8-dorpentocht en kan infosessies en andere activiteiten organiseren ter bevordering van de kwaliteit van de sport-voor-allen binnen de gemeente en van de goede werking van de sportverenigingen. Bepalingen betreffende het tekenen van de documenten en de externe vertegenwoordiging. Art. 39 Art. 40 Om geldig te zijn dienen alle documenten uitgaande van de raad van bestuur ondertekend te zijn door de voorzitter en door de secretaris of één van de andere leden van de raad van bestuur. De sportraad wordt extern vertegenwoordigd door de voorzitter van de raad van bestuur en in tweede orde door een of meerdere leden van de raad van bestuur. Hoofdstuk 3: dagelijks bestuur Bepalingen betreffende het ontslag van een lid van het dagelijks bestuur. Art. 41 Art. 42 Indien de voorzitter van de sportraad zijn ontslag neemt, wordt deze automatisch opgevolgd door de ondervoorzitter. Indien de ondervoorzitter en/of de penningmeester hun ontslag nemen, worden deze functies terug verkozen volgens art. 30. Indien het voltallige dagelijks bestuur zijn ontslag neemt, zal het oudste lid van de raad van bestuur de vergaderingen leiden en nieuwe verkiezingen organiseren volgens art. 30. Indien een meerderheid van de raad van bestuur het ontslag van 1 of meerdere leden van het dagelijks bestuur wil bekomen, wordt een bijzondere algemene vergadering bijeengeroepen. De raad van bestuur motiveert de beslissing aan de bijzondere algemene vergadering, deze stemt over het effectieve ontslag van 1 of meerdere leden van het dagelijks bestuur. Indien het voltallige dagelijks bestuur wordt ontslagen, dan zal het oudste lid van de raad van bestuur de vergaderingen leiden en nieuwe verkiezingen organiseren volgens art. 30. Bepalingen betreffende de taken van het dagelijks bestuur. Art. 43 Art. 44 Het dagelijks bestuur stelt de agenda van de raad van bestuur op en bereidt de vergaderingen voor. Het voert onderhandelingen met andere adviesraden, gemeentediensten, bestuursorganen en instanties. Het neemt deel aan congressen inzake sport en stelt het jaarverslag op. De voorzitter leidt de vergaderingen, hij verzorgt de coördinatie en het uitwerken van de activiteiten die georganiseerd worden door de sportraad, hij volgt de verschillende werkgroepen op, hij stelt samen met de secretaris het verslag op en ondertekent elk officieel document dat uitgaat van de raad van bestuur. Huishoudelijk reglement goedgekeurd op 31 mei 2012 Pagina 5

6 Art. 45 Art. 46 Art. 47 De ondervoorzitter vervult de functies van voorzitter bij diens afwezigheid. De penningmeester brengt jaarlijks verslag uit van de kastoestand op de vergadering van de raad van bestuur voorafgaand aan de algemene vergadering. De secretaris zorgt voor het opstellen van de notulen van de algemene vergadering, de raad van bestuur en het dagelijks bestuur. Hij zorgt voor het bijhouden van het archief. Hij staat in voor het administratieve werk. Hij zorgt voor de verzending van de oproepbrieven en van de briefwisseling. Met de voorzitter tekent hij op bevel de officiële documenten die uitgaan van de raad van bestuur. De raad van bestuur kan, zo nodig, onder zijn leden een plaatsvervangende secretaris aanduiden. Huishoudelijk reglement goedgekeurd op 31 mei 2012 Pagina 6