VERGADERING. agenda verslag: Verslag RvB Sportraad vergaderdatum: 13/01/2014

Transcriptie

1 VERGADERING agenda verslag: Verslag RvB Sportraad vergaderdatum: 13/01/2014 voorzitter: Jef Van Dyck verslaggever: Rika Rits aanwezige bestuursleden: Jef Van Dyck, Rita Mattheeussen, Erik Symons, Guy Dierick, Emily Van Loon. aanwezige waarnemers: Rika Rits (sportfunctionaris), Jos Matheeussen (werkgroep stratenloop). afwezig met kennisgeving: Koen Aussems, Viviane Van Brussel, Carine Antonissen, Hilde Lenaerts, Daan De Veuster (schepen van sport), 1. Goedkeuring en opvolging vorige verslag Het verslag van 25 november 2013 wordt zonder opmerkingen goedgekeurd. De takenlijst wordt doorgenomen en de op te volgen dossiers worden indien nodig verder toegelicht. 2. Voorbereiding kampioenenviering selectie kandidaturen De sportfunctionaris maakte een overzicht van de gehuldigden en genomineerden. Deze worden per categorie overlopen met de aanwezigen. Alle ingestuurde kandidaturen voor de titel van sportman, sportvrouw, sportploeg, sportbelofte, sportverdienste en G-sporttrofee worden overlopen. Het bestuur beslist om verder geen kandidaturen te schrappen en aan de jury over te laten welke kandidaat zij kiezen. De sportfunctionaris overloopt het draaiboek van de kampioenenviering met de aanwezigen. - De jury werd al volgt definitief samengesteld Voormalig diensthoofd sport Schoten Guido De Cleyn BLOSO VTS directeur Hans Ponnet (Erik contacteert hem) Chef sport RTV Jan Rummens (via Rika) Reserve: Brigitte Quick (schepen van sport Essen), May Van Thillo (schepen van sport Wuustwezel) - De juryleden krijgen een Brechtse cadeaumand overhandigd als dank voor hun medewerking. - De uitnodigingen werden opgemaakt door de drukker. Ze worden na deze vergadering verstuurd naar de kandidaten, adviesraden, pers, gemeenteraadsleden, - Op de gedrukte uitnodiging staat vermeld dat deze ingeruild kan worden voor een extra drankje in de cafetaria na afloop van de viering. Iedere kampioen krijgt een exemplaar toegestuurd. De extra drankjes worden in rekening gebracht van de sportraad. - Een powerpointpresentatie zal de foto s van de kandidaten projecteren op een groot scherm. - Voor het opstellen van de zaal werd een afspraak gemaakt met Esthetica Gymteam. Zij zullen 10 volwassen helpers voorzien vanaf uur tot einde van de opruim voor een vergoeding van 250 euro. Hiervoor zal een factuur opgemaakt worden door de turnkring. - Erik Symons zal de avond weer aan elkaar praten. De schepen van sport zorgt voor een kort en bondig inleidend woordje. - De bestuursleden vragen of de sportdienst weer een aandenken kan voorzien zoals vorig jaar voor de kampioenen. De sportfunctionaris zal dit in orde brengen. - De sportfunctionaris kijkt na hoeveel tafels en stoelen er vorig jaar werden gebruikt en stuurt dit door aan Emily.

2 3. Afdekmatten sporthal De Ring De afdekmatten van sporthal De Ring zijn aan vervanging toe. De oprolbare beurstapijtrollen zijn enorm vuil (onuitwisbare vlekken) en bovendien is de onderlaag (antislip rubberen laag) aan het verduren waardoor er op de sportvloer restanten van het rubber achterblijven na het gebruik van de matten. Tijdens de vorige vergadering werden de verschillende opties en prijzen doorgenomen. De bestuursleden hadden een duidelijke voorkeur voor het systeem van de rubberen matten. De sportfunctionaris kreeg de opdracht contact op te nemen met de leveranciers van de rubberen afdekmatten voor een demonstratie in de sporthal. Er kwamen twee vertegenwoordigers langs afgelopen week voor een demonstratie waarbij een aantal bestuursleden aanwezig waren. De aanwezigen waren overtuigd van dit gebruiksvriendelijke systeem. De demonstratie bevestigde ook dat de aankoop van een dure oprolmachine niet noodzakelijk is. De rollen kunnen handmatig (met behulp van een steekwagentje) uit en weer opgerold worden. De bestuursleden beslissen om over te gaan tot de aankoop van de rubberen matten voor het bedekken van 1/3 e van de sporthal (of 420 m²) in het kader van de kampioenenviering voor een totaalprijs van 2.845,92 inclusief BTW en levering. De sportfunctionaris krijgt de opdracht om deze bestelling te plaatsen bij de firma DW Flooring via die de meest voordelige offerte kon bieden. Ook andere sportverenigingen kunnen gebruik maken van de afdekmatten voor hun organisaties en activiteiten. Het Kristus Koning instituut kocht onlangs ook hetzelfde type rubberen afdekmatten aan. Deze kunnen door het gemeentebestuur ontleend worden bij grotere activiteiten. Voor de kampioenenviering 2014 waren deze matten helaas niet meer beschikbaar wegens een activiteit dat weekend in de sporthal van Kristus Koning. 4. Erkenningsreglement Brechtse sportclubs Zoals tijdens de vorige bestuursvergadering van de sportraad afgesproken was, werkte de sportfunctionaris een voorstel uit van een nieuw erkenningsreglement voor sportclubs met bijhorende gewijzigde procedure. Bij de opmaak van het voorstel werd rekening gehouden met volgende zaken: - Relevante wetgeving en aanbevelingen van BLOSO en ISB - Goede voorbeelden van andere gemeenten - Het deel van de basisvoorwaarden tot subsidiëring uit het Brechtse subsidiereglement voor sportverenigingen die overeenkomen met de aanbevelingen van BLOSO voor de erkenning van clubs Via het huidige systeem worden sportclubs die aansluiten bij de sportraad automatisch erkend door het gemeentebestuur. Momenteel wordt volgende procedure gevolgd voor de erkenning van een sportclub: - De sportvereniging dient een aanvraag tot aansluiting bij de sportraad. Er zijn geen specifieke voorwaarden verbonden aan een aansluiting bij de sportraad. De club dient enkel zichzelf voor te stellen en een affiniteit aan te tonen met het Brechtse sportleven. - Het bestuur van de sportraad onderzoekt de aanvraag en brengt in afwachting van de Algemene Vergadering een voorlopig advies uit. - De Algemene Vergadering van de sportraad aanvaard het nieuwe lid met handgeklap. Een aansluiting bij de sportraad staat gelijk aan een erkenning als sportclub. Enkele kritische bemerkingen hierbij: - Er is geen controle op de kwaliteit van de sportclub (bv zo is de club niet verplicht om een sportongevallenverzekering te voorzien voor zijn leden of aan te sluiten bij een federatie). - Een club van buiten Brecht kan zich aansluiten bij de Brechtse sportraad om zo via het voordelenpakket van een erkende sportclub te profiteren van een goedkoper tarief in sporthal De Ring. Er worden geen voorwaarden opgelegd naar aantal Brechtse leden. - Een sportclub van 3 personen kan op deze manier zelfs erkend worden. Volgende procedure wordt voorgesteld voor de erkenning van een sportclub: - Sportvereniging dient aanvraag in tot erkenning bij sportdienst - De sportdienst onderzoekt de aanvraag en bekijkt of voldaan wordt aan de voorwaarden - De aanvraag wordt doorgestuurd naar de sportraad (bestuur) voor advies - Het advies van de sportraad wordt voorgelegd aan het schepencollege

3 - Het schepencollege kent de erkenning toe - De sportdienst informeert de aanvragende vereniging De erkenning zal dus in de toekomst losgekoppeld worden van een aansluiting bij de sportraad. Daarnaast zullen er een aantal voorwaarden tot erkenning opgelegd worden. De sportfunctionaris maakte reeds een eerste voorstel tot erkenningsreglement waarbij een aantal voorwaarden vermeld worden waaraan de vereniging dient te voldoen om erkend te kunnen worden door het gemeentebestuur van Brecht, bijvoorbeeld: - een minimum aantal of percentage aan Brechtse leden, - de aansluiting bij een federatie, - een verzekering voor alle sportende leden, Erkende clubs komen dan in aanmerking voor een aantal voordelen die aangeboden worden door het gemeentebestuur (bv gratis ontlenen materiaal uitleendienst, goedkoper tarief in sporthal De Ring, huursubsidie voor sporthal de Zandbergen, vermelding in de sportbrochure ) De erkenning zou jaarlijks opnieuw toegekend worden zodat er meer controle is op de kwaliteit van de sportverenigingen. Dit zou geen extra administratief werk mogen zijn voor de sportclubs daar dit kan samenvallen met de aanvraag tot subsidies zoals in andere gemeenten ook wordt gedaan. Het eerste voorstel dat opgemaakt werd door de sportfunctionaris wordt overlopen. Tegen de volgende vergadering zal een aangepaste versie van dit voorstel verder uitgewerkt en besproken worden. 5. Statuten en huishoudelijk reglement sportraad Dit agendapunt wordt verzet naar een volgende bestuursvergadering wanneer er meer duidelijkheid is omtrent de invulling van de erkenningsprocedure en reglement. 6. Subsidiereglementen De bestuursleden krijgen het huiswerk tegen de volgende bestuursvergadering om de huidige subsidiereglementen kritisch te bekijken. Tijdens de volgende vergadering zullen alle opmerkingen verder besproken worden. 7. Loopparcours Brechtse heide Tijdens de vorige vergadering werd uitgebreid het concept voor de ontwikkeling van een loopparcours met ondersteuning van BLOSO en de Provincie voorgesteld. Er werd een voorstel uitgewerkt met 2 afstanden: een grote lus van circa 10,5 kilometer en een verkorting van circa 5 kilometer. De aanwezige bestuursleden bekijken mee nieuwe voorstel van het loopparcours. Volgende stappen dienen nog genomen te worden voor de goedkeuring van het parcours: - Overlopen parcours en mogelijke problemen met technische dienst - Overlopen parcours met BLOSO en Provant - Schriftelijke toelating van de wegbeheerders en of domeinbeheerders en privé eigenaars - Het dossier wordt voorgelegd aan de provinciale stuurgroep natuur en Sport - Het gemeentebestuur dient een aanvraag in bij het secretariaat van de Vlaamse Stuurgroep Loopomlopen via het aanvraagformulier. - De samenwerkingsverklaring wordt ondertekend 8. Voorbereiding stratenloop De sportfunctionaris zal een doodle opmaken voor een werkgroep stratenloop zodat snel een nieuwe vergaderdatum kan worden vastgelegd. Jef van Dyck stelt voor om een criterium te maken voor de 3 lopen op Brechts grondgebied: - De Bosloop - Kleipikkerrun

4 - Brechtse stratenloop Lopers die deelnemen aan de 3 joggings kunnen dan een extra geschenk ontvangen. Dit idee wordt voorgelegd aan de andere organisatoren en verder uitgewerkt tijdens de werkgroep stratenloop. 9. Dossier waarborg uitleendienst Het verslag van de vorige vergadering werd bezorgd aan het afdelingshoofd vrije tijd, Katrien Geens. Zij volgt momenteel de cultuurraad op tijdens de afwezigheid van cultuurbeleidscoördinator Johan De Feyter. Op 27 januari komt de cultuurraad opnieuw samen en zal dit dossier verder besproken worden. Nadien zal dit dossier worden voorgelegd aan het schepencollege. 10. Stand van zaken Domein De Merel Aanstaande woensdag 15 januari 2014 is de deadline voor het inleveren van een dossier voor de aanbesteding van de Merel. Momenteel is er geen verder nieuws. 11. Financieel verslag De penningmeester werd verontschuldigd maar zorgde wel voor een financieel overzicht. Iedere aanwezige ontvangt een overzicht van de in- en uitgaven van de zichtrekening. 12. Post - Brief vanwege het APB Sport betreffende kandidaturen sportfiguur provincie Antwerpen, Beloftevolle jongere en Verdienstelijke G-sporter. De sportraad beslist om William De Smet naar voor te schuiven als kandidaat voor de titel van Beloftevolle jongere. De sportfunctionaris dient het aanvraagformulier in. - Uitnodiging vanwege Panathlon Antwerpen voor de uitreiking van sportpersoonlijkheid 2013 op dinsdag 4 februari Ludo Dielis ontvangt daar de Pananthlon trofee. Jef Van Dyck zal de sportraad vertegenwoordigen en Ludo Dielis feliciteren. - Uitnodiging vanwege Sportraad Wuustwezel voor de Kampioenenviering van Wuustwezel op vrijdag 24 januari Varia - Advies van sportraad betreffende de vraag tot uitzondering in sporthal De Ring voor de organisatie van een grote quiz. In navolging van de vraag van Wouter Schepens over de organisatie van een grote quiz het verstand van Brecht en een mogelijke ondersteuning door het gemeentebestuur, waarbij een negatief antwoord werd geformuleerd voor gemeentelijke ondersteuning, wordt nu de bijkomende vraag gesteld door mijnheer Schepens of de quiz kan georganiseerd worden in sporthal De Ring. Waarbij een uitzondering dient toegestaan te worden op het huishoudelijk reglement van sporthal De Ring voor de organisatie van een niet-sportieve activiteit in de sporthal en een uitzondering voor het serveren van dranken in de sporthal. De sportraad geeft een negatief advies voor het toestaan van een uitzondering op het reglement. Daarbij wordt volgende argumenten en opmerkingen aangehaald: - De organisatie dient zich eerst te bewijzen voor een straffe eerste editie waarna gedacht kan worden aan een tweede editie eventueel in de sporthal. - De sportraad is van mening dat een eerste editie van deze quiz meer thuis hoort in de Lessiuszaal van GC Jan vander Noot of een grotere zaal als 't Centrum in Sint-Lenaarts. Als voorbeeld wordt de succesvolle quiz van het rode kruis aangehaald waar er ook 36 ploegen van telkens 8 personen deelnamen. En dit vond ook plaats in de Lessiuszaal van GC Jan vander Noot. - Daarnaast zijn er in de sporthal ook geen tafels en stoelen ter beschikking. Deze dienen gehuurd te worden via een private firma, wat een behoorlijke bijkomende kost is voor de organisatie. Daarbij wordt de vraag gesteld of dit nog een haalbare kaart is. - Bovendien dienen er voor de organisatie van deze niet sportieve activiteit andere sportactiviteiten te wijken die dan niet kunnen doorgaan tijdens dat weekend in de sporthal.

5 - Jos Matheeussen toont een krantenartikel waarin vermeld staat dat de Marathon der Noorderkempen niet meer zal doorgaan. Het gemeentebestuur of sportdienst heeft hierover zelf nog niets vernomen. - De vraag wordt gesteld wanneer er meer nieuws is over de aanvraag voor het aanleggen van een kunstgrasveld in Sint-Job. Voorlopig is er nog geen nieuws van de Vlaamse Overheid. Het is afwachten tot de selectiecommissie een beslissing heeft genomen aan welke 40 gemeenten een aanbesteding voor de aanleg voor een kunstgrasveld zal toegewezen worden. Voor verslag: Rika Rits, sportfunctionaris Volgende vergadering(en): - Werkgroep stratenloop: maandag 10 februari 2014 om uur (GC Jan vander Noot) - Bestuur sportraad: maandag 10 februari 2014 om uur (GC Jan vander Noot) - Kampioenenviering: zaterdag 22 februari 2014 om uur (Sporthal De Ring) - Etentje sportraad: maandag 17 maart 2014 om uur (Kasteelhoeve Nottebohm) - Algemene Vergadering: dinsdag 22 april 2014 om uur (GC Jan vander Noot)