VAC Hasselt: Werkgroep Facilities

Transcriptie

1 Agentschap voor Facilitair Management (AFM) Boudewijngebouw Boudewijnlaan 30 bus Brussel Verslag: VAC Hasselt: Werkgroep Facilities datum 17 april 2014 voorzitter verslaggever Nathalie Vandebrouck Wendy Volders AANWEZIGEN: A/ V 1 Naam Telefoon A Aerts. L lorette.aerts@wse.vlaanderen.be WSE Agentschap A Balas P peter.balas@lne.vlaanderen.be AMV A Booms. S sandra.booms@rwo.vlaanderen.be Onroerend Erfgoed V Brems. M-J marie-jeanne.brems@lv.vlaanderen.be Adlo V Brouwers. E erwin.brouwers@lne.vlaanderen.be LNE V Ceulemans. I ida.ceulemans@rwo.vlaanderen.be Ruimte Vlaanderen V Coopmans.A andrea.coopmans@rwo.vlaanderen.be RWO A Daenen. B Bert.Daenen@bz.vlaanderen.be AFM A Danckaert F frank.danckaert@fb.vlaanderen.be FB V Deronde.P peter.deronde@bz.vlaanderen.be ABB V Donne. V valere.donne@mow.vlaanderen.be MOW A Forier. A anmarie.forier@wvg.vlaanderen.be TOVO A Geijsels. J jos.geijsels@vea.be VEA A Lantmeeters. K kristof.lantmeeters@lne.vlaanderen.be ANB V Leenen.D danny.leenen@vlm.be VLM A Maes.J joris.maes@mow.vlaanderen.be AWV A Noelmans.C Cindy.Noelmans@bz.vlaanderen.be AFM A Noels.F freddy.noels@lne.vlaanderen.be AMI V Rieder T tom.rieder@ewi.vlaanderen.be EWI A Ruysseveldt G geert.ruysseveldt@rwo.vlaanderen.be RWO A Stevens.K kim.stevens@lne.vlaanderen.be Albon A Vananderoye.B bert.vananderoye@bz.vlaanderen.be ABB A Vandebrouck. N Nathalie.Vandebrouck@bz.vlaanderen.be AFM V Vanhee. K katlijn.vanhee@fb.vlaanderen.be FB A Verboven.E eliane.verboven@rwo.vlaanderen.be Wonen A Verjans.J-L jeanlouis.verjans@lv.vlaanderen.be ALV V Vanholen B. Bert.vanholen@lne.vlaanderen.be ANB A Awouters D. Dirk.awouters@vlm.be VLM A Herwegh N. Nancy.herwegh@bz.vlaanderen.be AFM Werkgroepvergadering Facilities AFM Page 1 of 5

2 A Hermans R. vlm 1 Aanwezig of Verontschuldigd Opmerkingen op het verslag dienen tegen de volgende werkgroepvergadering overgemaakt te worden. Bespreking vorig verslag:.goedgekeurd Agenda punten 1 Intro ivm ladeblokken en parking 2.ICT+databekabeling 3.Verhuisplanning 4.Verhuisdozen 5.Evaluatie 1 ste trashweek 6.Voorstel gelijkvloers 7.Varia 1. Intro ivm ladeblokken en parking - Afm stelt vast dat er de voorbije weken erg veel gediscussieerd werd over deze onderwerpen. Het is niet de bedoeling dat deze onderwerpen weer uitgebreid aan bod komen op de werkgroep. o Finale beslissing omtrent ladeblokken: AFM heeft de mogelijkheid onderzocht om de ladeblokken om te bouwen tot lockers. Aangezien de ladeblokken van metaal zijn is de ombouw tot lockers niet evident. (Houten ladeblokken kunnen gemakkelijker omgebouwd worden.) Vandaar dat deze piste niet verder wordt onderzocht. Er worden 2 ladeblokken per eilandengroep behouden (esthetisch en handig). AFM zal op plan aanduiden waar overal ladeblokken behouden blijven. AFM meldt nogmaals dat er geen investeringen worden gedaan voor de ladeblokken; er worden geen nieuwe ladeblokken aangekocht, indien er stuk gaan worden ze niet vervangen en er worden geen sloten vervangen of sleutels bijgemaakt. o Parking: AFM kan niet onderhandelen met NMBS om parking te huren. Verder is er over de parking geen nieuwe informatie beschikbaar. 2. ICT +databekabeling - Indien er gewerkt wordt met netwerk Vlaamse overheid wordt er toch aangeraden iemand af te vaardigen op de werkgroep ICT van 08/05. Indien dit niet mogelijk is, wordt aangeraden alle info door te geven aan Jean Raemen van eib. - Nu vloerdozen later kniezuilen (zie foto)alles wordt hier in verwerkt, gecombineerd stopcontact + data. Werkgroepvergadering Facilities AFM Page 2 of 5

3 - - De plannen met aanduiding van datapunten en stopcontacten werden op de website van de optimalisatie gezet. - Er wordt gevraagd om tegen 25/04 op de plannen aan te duiden waar extra datapunten en stopcontacten nodig zijn. - Op de plannen dienen onder de ramen zowel de noden voor datapunten als stopcontacten aangeduid te worden. Deze staan nu niet aangeduid op de plannen, maar dit wil niet zeggen dat ze allemaal behouden blijven. - Er wordt ook nagekeken of de diensten die bijkomen hun dect kunnen meenemen van hun vorige werkplek. - Real Dolmen zal zorgen voor het plaatsen van de racks voor telefonie - Het plan van de computerzaal wordt op de website geplaatst. - Bij de dataplannen werd momenteel geen rekening gehouden met de opmerkingen die per mail werden overgemaakt aan de projectleider. Deze aanpassingen moeten nog verwerkt worden. Gelijktijdig zullen de dataplannen aangepast worden maar het principe per werkplek of eiland blijft behouden. - De kasten in het computerlokaal worden omgebouwd dit tussen 6 en 7u s morgens (offerte binnen) er wordt gezorgd dat de hinder zo veel mogelijk beperkt wordt en in de mate van het mogelijke op voorhand aangekondigd. - Bekabeling tussen computerzaal en datalokaal wordt ook aangepast, dit wil zeggen dat Fabricom op voorhand kabels trekt, en de IT-dienst van elke afdeling wordt hierbij betrokken - Draadloos kan er nog gewerkt worden mits soms kleine onderbrekingen (+/-10 ) - Aparte telefoonlijnen of tv die bijgehouden worden mogen ook aangegeven worden op het plan. - Telefoons worden in principe geplaatst op de zijkant van de lockers. AFM voorziet hiervoor zelf de laadpunten. Deze moeten niet op het plan aangeduid worden door de diensten. 3..Verhuisplanning - Nieuwe verhuisplanning wordt voorgelegd. - 1 fase bestaat uit 2 verdiepingen. Er worden 4 weken (20 werkdagen) uitgetrokken per fase. - Er is grote onenigheid over de tijdelijke huisvesting door OE - De uitvoeringstermijn van de afbraak van de rolarchieven wordt door Nathalie nagevraagd - De verhuisplanning wordt op de website van de optimalisatie geplaatst. 4.Verhuisdozen - AFM heeft de berekening gemaakt van het archief dat gedurende de verhuis tijdelijk in dozen moet gestockeerd worden. Indien alle archief op de verdiepingen wordt gerekend Werkgroepvergadering Facilities AFM Page 3 of 5

4 (uitgezonderd de rolarchieven die bij dezelfde diensten blijven) dan is er nood aan verhuisdozen voor 4.231,56 lm archief. - Er worden 2 verhuisdozen gerekend per lopende meter archief. - Om te vermijden dat er teveel dozen worden aangekocht wordt er aan de entiteiten gevraagd om de lopende meters archief dat in verhuisdozen zal komen door te geven (kelders niet) tegen begin mei. - Een gemiddelde verhuisdoos is 57x38x33 groot. - Er wordt ook gekeken of er geen dozen kunnen gerecupereerd worden in verloop van tijd; dozen die gebruikt werden in de 1 ste fase kunnen naderhand opnieuw gebruikt worden. - Onroerend Erfgoed vraagt of ze hun dozen in het archief op -1 mogen stockeren aangezien zij geen kelderarchief ter beschikking hebben. 5. Evaluatie 1 ste trashweek Varia: - Vorige trash was goed verlopen - 16 juni begint de volgende trashweek 6. Voorstel gelijkvloers - er werd gevraagd of het mogelijk is om kopie s te nemen aan de balie. Indien dit over beperkte aantallen gaat kan dit. Grote hoeveelheden moeten door eigen dienst gekopieerd worden. - er is een eerste schetsontwerp van het gelijkvloers gemaakt - dit plan wordt voorlopig nog niet op de website geplaatst omdat dit niet finaal is en nog verfijnd zal worden. - uitvoering van deze derde fase is voorzien in voorjaar Varia - Aanvankelijk werden er 2 koffieautomaten per verdieping voorzien in de kitchenettes van blok A. Aangezien er dan geen automaat beschikbaar is in blok B werd door AFM de mogelijkheid onderzocht of er hier ook een automaat kan geplaatst worden. Centraal in de B-blok zou een nis kunnen voorzien worden naast de koker aangezien hier een waterleiding beschikbaar is. Nadeel is dat de toegewezen ruimte in de B-blok hierdoor verkleint. Bovendien werd gesteld dat de afstand tot de kitchenette in de A-blok niet zoveel verder is dan deze zone. Na stemming blijkt dat de meerderheid de voorkeur geeft aan 2 koffieautomaten in de kitchenettes van de A-blok. Finale beslissing hierover zal volgen in de stuurgroep van 22/04. - Indien er eigen toestellen (zoals een frigo) worden geplaatst moet er zeker een indienststellingsverslag zijn en moet dit goedgekeurd zijn door de eigen preventieadviseur. Bovendien staat de dienst zelf in voor properheid van deze toestellen en gebeurt dit niet door het schoonmaakpersoneel van AFM.!!Opgelet: De werkgroep facilities van 30/04 en 28/05 wordt geannuleerd. De volgende werkgroep facilities vindt plaats op 15/05 om 10u. In lokaal Herckenrode. De werkgroep ICT vindt plaats op 08/05 om 10u. De uitnodiging voor de ICT-werkgroep werd verstuurd aan: stefan.hemelaer@lv.vlaanderen.be bart.debaets@wvg.vlaanderen.be Werkgroepvergadering Facilities AFM Page 4 of 5

5 Aan alle entiteiten de vraag om na te gaan of jullie ICT-verantwoordelijke hierboven vermeld is. Werkgroepvergadering Facilities AFM Page 5 of 5