Infosessie Verhuis E-gebouw Bedrijfsvoering. Welkom!

Transcriptie

1 Infosessie Verhuis E-gebouw Bedrijfsvoering Welkom! 1

2 Inhoudstafel 1. Naar welke omgeving en naar welk gebouw 2. Welke ruimten naast de eigen verdieping 3. Welke verdiepingen zijn voor Bedrijfsvoering 4. Wat gebeurt er vóór en na de verhuis, verhuisdata 5. D-day -1 en D-day! 6. Uitwijkmogelijkheden 7. Hoe verhuisdozen vouwen, kleven en labelen 8. Na de verhuis 9. Nummering lockers 10. Computerschermen, telefoontoestellen en click share 11. Beheer 12. Contactgegevens 2

3 Site Zuid 3 gebouwen, elk met een eigen functie Huisvesting pijler PERSOON Huisvesting pijler GROND Huisvesting pijler ONDERSTEUNING PUBLIEKSZONE

4 E-GEBOUW: gemeenschappelijke ruimtes Bidoc Rekrutering en selectie Multifunction ele ruimte Vergade ren Testlokaal + Vergadercenter Koude keuken + log ruimte + douches en kleedruimte Confidentiële ruimtes

5 Fietsenparking -1 5

6 6

7

8 Barneys +4:

9 Barneys +4

10 Barneys +3:

11 Barneys +3

12 Hofstraat +3:

13 Hofstraat +3

14 Hofstraat +1:

15 Hofstraat +1

16 Wat gebeurt er vóór de verhuis? 30 juni : Levering verhuisdozen AC Portus +9 en +10 Vóór de eigenlijke verhuis: Het ontbrekende standaardmeubilair is geplaatst, o.a. bureaus, lockers, zit/sta bureaus. De tussenwanden bureaus zijn geplaatst. Het interieurmeubilair is besteld, maar nog te leveren. 16

17 Wat gebeurt er na de verhuis Bidoc en Atrium worden afgewerkt en bemeubeld. De confidentiële gesprekslokalen worden voltooid. De keuken wordt in gebruik genomen. Bijkomende douches en kleedruimten worden gebouwd. De kitchenettes worden aangepast of vernieuwd. Interieurelementen worden bijgeplaatst : Fotowand Glasfolie Houten lamellen 17

18 7 september Verhuisdata Beleidsparticipatie Internationale relaties en netwerken Stedelijke Vernieuwing Strategische Coördinatie Strategische Subsidies 14 september Organisatieontwikkeling Data en informatie Q1-Q Juridische dienst Stadssecretariaat en staf 18

19 D-day minus 1 de dag vóór de verhuis 6 en 13 september : medewerkers werken nog op de bestaande locatie Vanaf 12 u op de bestaande locatie: Digipolis pakt schermen in (enkel op 6 sept) Laptop, muis en toetsenbord zelf meeverhuizen Voor 17 u op de bestaande locatie: Alle verhuisdozen zijn ingepakt 19

20 D-day - Dag van de eigenlijke verhuis 7 en 14 september 9u op bestaande locatie: Verhuisfirma verhuist verhuisdozen en gelabeld meubilair van bestaande naar nieuwe locatie Digipolis pakt schermen in (enkel op 14 september) Vanaf 14u op nieuwe locatie: Digipolis sluit schermen aan Ten vroegste 14u: Werkplekken nieuwe locatie zijn beschikbaar voor het personeel 20

21 Uitwijkmogelijkheden op de dag van de verhuis tot 14u Telewerken Vergaderzalen reserveren Teamactiviteit 21

22 Hoe verhuisdozenkleven en labelen? Verhuisdozen Hoe kleven Hoe labelen 22

23 Stap 1 : doos plooien Bovenkant doos Stap 2 : kleven lange zijde onderaan Stap 3 : kleven korte zijde onderaan Stap 4 : kleven lange zijde bovenaan Hoe verhuisdozen kleven? Stap 5 : etiket korte zijde

24 Hoe verhuisdozen labelen Elke kast is genummerd > BK 3.01 Elk bureau is genummerd > BB 3.01 Als er geen kast- of bureaunr. is > naam ruimte Kelder > Kelder Niet meer nodig > Mag 24

25 Hoe verhuisdozen en meubilair labelen?. 25

26 Aandachtspunten inpakken verhuisdozen Niet op dozen zelf schrijven. 1 etiket per doos/oude etiketten verwijderen. Dozen met zware dossiers niet boordevol vullen. Doos moet je zelf kunnen optillen. Dozen stapelen met etiket langs zelfde leesbare korte zijde. Dozen stapelen zonder dat circulatieruimte belemmerd wordt. Archiefdozen en kopieerpapier dient niet in dozen verpakt te worden. 26

27 Na de verhuis Lege verhuisdozen verzamelen in de gang Afval op gezamenlijke plek Mogelijkheid van minimale aanpassingen Verwittigen wanneer hogervermelde punten mogen behandeld worden 27

28 Labels nummers lockers 5 x 3 cm 28

29 Computerschermen en telefoontoestellen De bestaande schermen worden meeverhuisd. Zij worden aangevuld met nieuwe schermen, zodanig dat op de meeste bureaus schermen staan. Op sommige bureaus immers zijn geen schermen gezet na overleg met de dienst. Na evaluatie kunnen schermen worden bijgeplaatst of weggenomen. In elke cockpit is een 22 computerscherm. In elke grote vergaderzaal is een groter scherm. Op elk bureau, in elke cockpit en vergaderzaal is een telefoontoestel. 29

30 ClickShare De onzichtbare kabel 1 Steek de USB-knop in de laptop 2 Ga naar de USB-drive op de laptop en dubbelklik op de ClickShare software 3 Druk op de knop op uw beeldscherm te delen Meer weten? Jeroen Volckaert, relatiebeheerder Digipolis, , Jeroen.volckaert@digipolis.gent

31 Beheer Welkom in het e-gebouw 31

32 Meer info? Contactpersonen : Verhuiscoördinator van Dienst Vastgoedbeheer: Christian Vidts Verhuiscontactpersoon van je dienst: Suzy Van Hoorde Beheer van het gebouw : technische defecten Michel De Maesschalck Belangrijke linken: Op de Groep Gent-website vind je : de interieurgids de werkplekcataloog i.k.v. het activiteitsgebonden werken 32

33 Vragen? 33

34 Open Bedankt voor uw aandacht! 34