Synergie tussen Cost Engineering en Project Controls Twee verschillende werelden

Transcriptie

1 Synergie tussen Cost Engineering en Project Controls Twee verschillende werelden DACE contactbijeenkomst: Design, Build, Finance and Maintain 17 maart in De Soester Duinen te Soest

2 Over Martin van Vliet Opleiding: Civiele Techniek Ervaring: VP Global Sales, Cost Engineering Consultancy B.V. Meer dan 17 jaar ervaring in de industrie in consulting voor verschillende industrieën zoals constructie, infra, olie & gas, petrochemie, nieuwe energie en mijnbouw. Professional Field: Onderdeel van het Management van Cost Engineering Consultancy Lid van NAP/DACE, AACEI, ICEC en AcostE Trainer van Cost Engineering cursussen Cost Engineering Consultancy: Cost Engineering LinkedIn Group (> members), Facebook, Twitter

3 INITIATIE TENDER INITIALISATIE CLOSE OUT CONTRACT AGREEMENT Contract Management Contract Strategie Opstellen Tender Documenten Project Meetings & Verslagen Close-Out Report Contract Benchmarking Contract Bemiddeling Contract Onderhoud Begroten / Kosten Ramen Initiatief begroting / Haalbaarheidsbegroting Directie / Inschrijf begroting Asset Validatie Cash Flow Analyse Bid Evaluatie Asset Verificatie Locatie Factor Studie Bid Onderhandeling Value Engineering Projectbeheersing Projectbeheersing Financiële Close-Out (Cost Control / Project Control) Change Management Earned Value Management Portfolio Cost Management Risico Management Scope Review Project Risico Inventarisatie Risico Management Risico Administratie Risico Analyse Workshops Risico Analyse Tender Documenten Risico Mitigatie Risico Inventarisatie Risico Register Definitie

4 Additional $1.8B for World Trade Center Hub The monumental train station, has almost doubled in cost from $2 billion to $3.8 billion and grown from a 4-year to a 6-year undertaking. Meanwhile, the Port Authority of New York and New Jersey have still not acknowledged this increase in cost and time.

5 A Sorry Tale - The Weekend West Newspaper Perth, Australië, Februari 13-14, 2016 Chevron Gorgon Original Budget: $US 37b Last Cost Estimate: $US 54b Overrun: $US 17b or 45%

6 Ernst & Young Mega Projects (Capex > 1 bnusd)

7 A staggering 39% of projects with budgets over US$10 MM failed The Standish Group, 2007 CHAOS 2007 REX: A Standish Group Research Exchange.

8 Good Scope and Communication are ESSENTIAL! Suddenly, a heated exchange took place between the King and the project manager. What was the objective? dig a ditch next to the castle wall or: defend the castle from attack

9 De praktijk De Informatie waar het oorspronkelijke budget op gebaseerd is, ontbreekt. Wijzigingen in de scope zijn niet goed traceerbaar. De daadwerkelijke kosten en uren worden niet volledig of te laat geregistreerd. Veranderingen in de voortgang en scope worden onvoldoende doorgevoerd in de prognoses. Terugkoppeling over kengetallen, KPIs en productiviteit gebeurd niet waardoor toekomstige ramingen niet verbeteren.

10 Terugkoppeling ontbreekt: Feedback Loop Veel van de redenen kunnen worden verklaard: Inefficiënte communicatie tussen project management, kostendeskundigen, planning en project controls, door gebrek aan begrip over elkaars behoeften wat de Feedback cyclus kan verstoren. Meer / minderwerk: onvoldoende details in de project control basis kan er voor zorgen dat meer- en minderwerk moeilijk te evalueren is gedurende de uitvoeringsfase. Contract strategie: beperkte informatie beschikbaar door lump sum turnkey EPCcontracten voor de meerderheid van de projecten, omdat engineering contractors terughoudend zijn om informatie te delen met betrekking tot uren, kosten en kengetallen Bedrijven hebben behoefte aan project historische analyse systemen.

11 Huidige aanpak projecten (over the wall syndrome)

12 Regulation Discipline Engineers Sub Contractors Project Lead Data sheets Engineering Money Quality Business Case Process Flow Contractors Discipline Engineers Government Permits Risk Assessment Safety Time / Schedule Health Cost Engineers Environment

13 Volledige Projectbeheersing door een integrale aanpak.

14 Involvement Process for Technical Projects Involvement Business Process Engineering Estimating Feedback/Learning/Knowledge Engineering Project Director Detailed Engineering /Procurement Construction Project Control Operations /Commissioning Business Planning Feasibility Planning Project Planning Execution Start-up

15 Verbeteren PLAN (plan activities) Continue Proces Elk proces maakt gebruik van feedback en verbetering! ASSESS (evaluate measures, act upon variances) PDCA Cycle DO (perform activities) Integraal CHECK (measure performance of activities) Elk proces heeft P, D, C & A stappen welke terug zijn gekoppeld aan de business strategie! 16

16 Volledige Projectbeheersing 17

17 Concreet houdt dit in Een van de belangrijkste tools van een kostendeskundige is ervaring De wil om begrotingstools, methodes en processen te optimaliseren Gestructureerd registreren van project kosten, planning en scope informatie Terugkoppeling ontbreekt (Feedback Loop) gedurende de realisatiefase om de begroting te valideren en optimaliseren

18 Synergie tussen Cost Engineering en Project Controls Software systemen ondersteunen een integrale aanpak. Hierdoor kan synergie worden bereikt. Opzetten van een transparant budget welke voldoet aan de eisen van de stakeholders. Monitoren van project kosten en planning tijdens de uitvoering. Visualiseren van performance indicators / KPIs. Realiseren van beter onderbouwde prognoses. Zinvolle ratio's en kengetallen uit projecten om begrotingen te reviewen en feedback te geven om begrotingsdata te kalibreren.

19 Bepalen van het budget

20 Transparent budget voor stakeholders

21 Breakdown structuren als basis

22 Tijd is kostbaar. Besteed tijd aan toegevoegde waarde. Controlling; 25% Forecasting & Change Management; 10% Handling, Corrigeren, Checken; 65%

23 Prognose beter onderbouwd De link met begroten: Betere integratie met de begroting Houd de begroting up-to-date Betrokkenheid kostendeskundige tijdens realisatie fase

24 Prognose beter onderbouwd De link met begroten: Wijzigingen op basis van onderbouwde begrotingen Visualisatie van project ontwikkelingen over een bepaalde periode

25 Projectafsluiting

26 Projectafsluiting Interessante informatie: Kosten factoren Vroege fase begroten Verhardings oppervlakte (m2) Oppervakte viaduct (m2) (Kosten)kengetallen en ratio s Haalbaarheid studies Gerealiseerde uren - benchmarking begrotingsnormen

27 Projectafsluiting Hoeveel onvoorzien hebben we gebruikt?

28 Projectafsluiting Terugkoppeling Ontwikkelen Kostenkengetallen & Ratio s Totaal kosten / m2

29 Projectafsluiting Wat zijn belangrijke kostenkengetallen? Kostenkengetallen gebruiken voor kwantitatief begroten op basis van verwachte project hoeveelheden zonder betrokkenheid van engineering Bijvoorbeeld: Rotonde Grondwerk / m²: Laag 19,30 Hoog 22,30 Wegverharding / m²: Laag 69,30 Hoog 70,90 Totaal indirecte kosten / m²: Laag 22,10 Hoog 31,80

30 Projectafsluiting Het doel van deze focus op kostenkengetallen is om inzicht te krijgen in ontwerp principes om zo project en bedrijfsresultaten te kunnen verbeteren. Deze kostenkengetallen kunnen ondersteuning bieden aan: Vroege fase begroten Review van begrotingen Toetsen prestaties met industrie standaarden Kalibratie en optimalisatie van software tools en historische data Verbeteren Asset kosten evaluatie en ontwikkeling concepten

31 Projectafsluiting

32 Project Structuur SSK Objecten Wegvak 2 Wegvak 1 Rotonde

33 Project Structuur SSK Objecten

34 Project Structuur SSK Objecten Verkeersbrug Object: Brug

35 Project Structuur SSK Objecten Totale Hoeveelheid / m2 Kalibratie data met (kosten)kengetallen Basis kengetallen zijn in de begroting vaak belangrijke ratio s en (kosten)factoren

36 Basis Kengetallen Essentiele basis voor ontwikkeling van kengetallen: Wat is inclusief en wat niet Analyseproces voor kengetallen voor alle projecten Ontwikkeling van bruikbare ratio s Geen relatie: Lengte kabel per m3 beton Onderscheid tussen de verschillende soorten projecten Ontwikkelen en onderhouden van kengetallen in lijn met de structuur van de begroting

37 Basis Kengetallen

38 Basis Kengetallen Ratio s

39 Project Control KPI s Realisatie fase Aanleg weg / Km Grondwerk / m3 Sloopwerk / m2 Uitvoeringskosten/ km Verlichting / m2

40 Project KPI s Database systeem voor project historische analyse Altijd actuele kengetallen voor aanpassing prognose (Estimate at Completion / EAC) Definieer de behoefte van de business Zowel project kosten & hoeveelheden als project controls EVM (earned value management) kengetallen

41 Project KPI s Verbeter de kwaliteit van Earned Value informatie: Geloofwaardig Tijdig Significant Geanalyseerd Nummers spreken niet, analisten wel!

42 Portfolio KPI s

43 Portfolio Bubble chart

44 Portfolio Correlaties

45 Portfolio Actuele kosten

46 Volledige Projectbeheersing Synergie creëren tussen begroten en project controls Integrale aanpak: transparent en up-to-date. Afstemmen behoeften van kostendeskundige en project controls systeem. Integratie van kengetallen rapportages in de business processen. Betrek de kostendeskundige tijdens de realisatie fase. Wacht niet tot de projectafsluiting, dan is het te laat!

47 Bezoek onze site: Projectbeheersing.eu bel +31 (0) of naar