Projectmanagers zijn net mensen

Transcriptie

1 Projectmanagers zijn net mensen De noodzaak van objectief project performance management Joost Claerhoudt

2 Enkele menselijke eigenschappen De mens is van nature een optimist Mensen pikken positief nieuws makkelijker op dan negatief nieuws Mensen zijn geneigd het uitvoeren van onaangename taken uit te stellen 2

3 Projectmanagers zijn net mensen Ze schatten projecten te optimistisch in We zetten wat extra mensen in Tegenslagen worden onderschat, genegeerd of gebagatelliseerd Het team werkt wel een paar weekenden over Slecht nieuws wordt te laat gebracht We hebben nog tijd genoeg 3

4 Gevolg Betrouwbaar inzicht in de werkelijke status van projecten ontbreekt Maatregelen worden niet of te laat genomen Uitloop en budget overschrijding wordt te laat gerapporteerd Forecasts zijn onbetrouwbaar Er is geen betrouwbaar inzicht in de huidige en toekomstige status van de projectportfolio 4

5 De projectmanager: niets menselijks is hem vreemd... 5

6 Verbeter de betrouwbaarheid van uw forecasts zodat u tijdig kunt bijsturen maakt betrouwbare forecasts mogelijk 6

7 Voordat we toepasten kwamen we er in september achter dat we in april ons totale ICT-budget voor dat jaar hadden besteed. Nu we EVM gebruiken weten we in april dat we in september uit ons budget zullen lopen Corporate controller bij grote overheidsinstelling 7

8 Wat is het Hoe werkt het Waar pas je EVM toe Wat voegt het toe Hoe breng je het in praktijk Tooling 8

9 Wat is EVM? (EVM) is een methode waarmee je gestructureerd en objectief de voortgang en prestaties van (onderdelen van) een project kunt meten ten opzichte van het oorspronkelijke plan (de baseline). 9

10 Wat is EVM? 10

11 Hoe werkt EVM? Een project levert 24 producten op, elk is begroot op 100 uur. De doorlooptijd bedraagt 3 maanden. De planning is lineair. In de eerste maand is 700 uur besteed. Welke ETC rapporteert de projectmanager in de eerste maandrapportage? 11

12 Hoe werkt EVM? De projectmanager rapporteert. Het project levert 24 producten op, elk is begroot op 100 uur. In de voorgaande maand stond de oplevering van 8 producten gepland. # Product Besteed Gebudgetteerd Totaal

13 Hoe werkt EVM? De projectmanager rapporteert. Het project levert 24 producten op, elk is begroot op 100 uur. In de voorgaande maand stond de oplevering van 8 producten gepland. # Product Besteed Gebudgetteerd Totaal We hebben 12,5 % minder besteed dan gepland ETC = = 1700 uur Maar in dit tempo: ETC = 1500 uur 13

14 Hoe werkt EVM? De projectmanager past EVM toe. Het project levert 24 producten op, elk is begroot op 100 uur. In de voorgaande maand stond de oplevering van 8 producten gepland. # Product Besteed Gebudgetteerd Planned Value (P) Totaal De begrote waarde van het geplande werk =

15 Hoe werkt EVM? De projectmanager past EVM toe. Het project levert 24 producten op, elk is begroot op 100 uur. In de voorgaande maand stond de oplevering van 8 producten gepland. # Product Besteed Gebudgetteerd Planned Value (P) Totaal De begrote waarde van het geplande werk = 800 Actual Cost (A) De werkelijke kosten van het verrichte werk =

16 Hoe werkt EVM? De projectmanager past EVM toe. Het project levert 24 producten op, elk is begroot op 100 uur. In de voorgaande maand stond de oplevering van 8 producten gepland. # Status Besteed Gebudgetteerd 1 Niet gereed Planned Value (P) 2 Niet gereed Gereed Niet gereed Gereed Niet gereed Gereed Niet gereed Totaal De begrote waarde van het geplande werk = 800 Actual Cost (A) De werkelijke kosten van het verrichte werk =

17 Hoe werkt EVM? De projectmanager past EVM toe. Het project levert 24 producten op, elk is begroot op 100 uur. In de voorgaande maand stond de oplevering van 8 producten gepland. # Status Besteed Gebudgetteerd 1 Niet gereed Planned Value (P) 2 Niet gereed Gereed Niet gereed Gereed Niet gereed Gereed Niet gereed Totaal De begrote waarde van het geplande werk = 800 Actual Cost (A) De werkelijke kosten van het verrichte werk = 700 Earned Value (E) De begrote waarde van het verrichte werk =

18 Hoe werkt EVM? De projectmanager past EVM toe. Het project levert 24 producten op, elk is begroot op 100 uur. In de voorgaande maand stond de oplevering van 8 producten gepland. Voorspelling op basis van EVM-berekening: # Status Besteed Gebudgetteerd 1 Niet gereed ETC = uur 100 Planned Value (P) 2 Niet gereed EAC = uur (kosten bij 100 oplevering) Dit is een overbesteding van % 3 Gereed Actual Cost (A) 4 Niet gereed Opleverdatum: 20 weken later dan gepland 5 Gereed verrichte werk = Niet gereed Gereed Niet gereed Totaal De begrote waarde van het geplande werk = 800 De werkelijke kosten van het Earned Value (E) De begrote waarde van het verrichte werk =

19 Traditionele Grafiek BAC? ETC Actual Costs (A) ETC = (BAC -/- A) x gevoel Time Now Planned Value (P) Time 19

20 EVM Grafiek BAC Actual Costs (A) Time Now Planned Value (P) Earned Value (E) Time 20

21 EVM Grafiek BAC Actual Costs (A) Planned Value (P) Time Now Earned Value (E) Expected Overrun Time 21

22 EVM Grafiek BAC Actual Costs (A) Planned Value (P) Time Now Earned Value (E) Expected Overrun Time 22

23 EVM Grafiek BAC EAC VAC % Scope ETC Actual Costs (A) Planned Value (P) Time Now Earned Value (E) Expected Overrun Time 23

24 EVM in de keten Portfolio Programma Project Subproject/Fase Product Subproduct 24

25 EVM in de keten Portfolio Programma Project Subproject/Fase Product Controlaccount Planned Value Actual Cost Earned Value Registratie Subproduct 25

26 EVM in de keten Portfolio Programma Project Subproject/Fase Budget, tijd, scope Calculatie Product Subproduct 26

27 EVM in de keten Portfolio Programma Project Budget tijd scope Aggregatie Subproject/Fase Budget, tijd, scope Calculatie Product Subproduct 27

28 7 Earned value methoden 1. Gelijkwaardige eenheden aantal producten van gelijke omvang % van geplande waarde als product klaar is; start en oplevering binnen verslagperiode % value bij start, 50% bij oplevering; start in week n, oplevering week n+1 4. Interim mijlpaal eenheden van verschillende grootte-> gedetailleerde breakdown 5. Evenredige inspanning gerelateerd aan voortgang van andere activiteit 6. Percent Gereed schatting van de voortgang 7. Mate van inspanning geen meetbaar product, bijv. projectmanagement 28

29 Workflow 1. Definieer Product Breakdown Structure 2. Bepaal planning op productniveau 3. Ken Earned Value methodes toe aan producten 4. Voer EVM-sheet in 5. Start het project 6. Registreer bestedingen en earned value 7. Genereer EVM rapportage 8. Analyseer en rapporteer 9. Handel en stuur bij 29

30 EVM: wat voegt het toe Maakt vroegtijdige actie mogelijk (gebaseerd op feiten) Kwaliteit planning verbetert Kwaliteit Product Breakdown Structure (PBS) verbetert. Geeft betrouwbare statusinformatie aan alle stakeholders Forecast is kwalitatief beter, onderbouwd en herleidbaar (objectief) Werkt door in kwaliteit portfolio EVM stelt je in staat de juiste vragen te stellen 30

31 Praktijk Begin klein Zorg voor commitment van Senior Management Verzorg workshops voor projectleiders, PMO-medewerkers en opdrachtgevers Doe nulmeting van portfolio forecast Maak het onderdeel van de hygiëne van de projectmanager Maak het onderdeel van het rapportageproces 31

32 EVM werkt! 32

33 EVM-tool Berekent huidige budget- en voortgangsstatus Berekent opleverdatum en kosten bij oplevering (bij gelijkblijvend beleid) Genereert rapporten Bewaart baseline historie Berekent kwartaal-forecasts 33

34 EVM Rapportage Portfolio Programma Budget tijd scope Aggregatie Dash boards Project Subproject/Fase Budget, tijd, scope Calculatie Grafiek Product Subproduct 34

35 EVM-Report Subproject/Phase COST ACCOUNT nr : 2 timebox: no startdatum: grafiek All rows 2. Network # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # # Planned Value EVM total methode hours work package rate Gather requirements Create high level design Order network equipment (internal pro 100 Create detailed design Prepare for arrival network equipment 100 Rack and stack network equipment Configuration of network equipment Projectmanagement Totaal Planned Value Actual Cost Werkpakket EVM Tarief Totaal Planned Gather requirements Create high level design Order network equipment ( 100 Create detailed design Prepare for arrival network 100 Rack and stack network equ Configuration of network eq Projectmanagement Totaal Actual Cost Earned Value Werkpakket EVM Tarief Totaal Planned Gather requirements Create high level design Order network equipment ( 100 Create detailed design Prepare for arrival network 100 Rack and stack network equ Configuration of network eq Projectmanagement Totaal Earned Value

36 EVM-report Project - Dashboard project Demo Phase 1 reporting in k-euro report date reporting till executive Maarten Kessel project manager Piet Vermeer status to date budget and estimation time and estimation costaccount planned actual earned BAC EAC ETC VAC status planned forecast status in timebox 1. Architecture 84,5 79,1 74,4 97,2 103,3 24,2 6 AMBER RED 88% 2. Network 55,5 47,1 40,8 104,7 120,9 73,8 16 RED RED 78% 3. Storage 69,6 69,9 70,7 144,3 142,8 72,9-2 GREEN GREEN+ 102% 4. Optimization 17,0 18,5 14,0 49,0 64,8 46,3 16 RED RED 82% scope 226,5 214,6 199,9 395,2 431,7 217, Planned Forecast Planned Value Actual Cost Earned Value grafiek costaccount total 2014-Q Q Q Q Q Q2 1. Architecture Network 20,3 20, Storage 24,3 24, Optimization 4,0 4, Earned Value 300 Baseline ,6 48, Calculated Forecast costaccount total 2014-Q Q Q Q Q Q2 1. Architecture Network 36,9 36, Storage 28,3 28, Optimization 16,3 16, k-euro ,6 81, baseline set

37 Vragen 37