Performance management framework. Introduction

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Performance management framework. Introduction"

Mirthe Hendriks
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Performance management framework Introduction

2 Systeem definitie Een systeem wordt gebruikt om het resultaat en de efficiëntie van een proces te meten en te verbeteren. Informatie beschikbaar te stellen en te beoordelen. Discussie te faciliteren. Acties te bepalen en in gang te zetten en het effect van die acties te meten. Besluiten te nemen. 2

Informatie beschikbaar te stellen en te beoordelen.

3 Systemen beheersen processen beheerst 3

4 Dankzij systemen kunnen we Weten waar we zijn. Weten waar we naartoe moeten. Actie ondernemen om ons op de gewenste plek te brengen. Het resultaat van een actie meten. Wie wat wanneer moet doen. 4

5 Soorten Systemen Financieel Management Operationeel 5

6 De PDCA Cyclus van een PMF PLAN ACT/ ADAPT PROBLEMEN OPLOSSEN DO CHECK 6

7 Het principe van een PMF Sturing van het geheel door sturing van de delen. 7

8 De Componenten van een PMF zijn Jaarplannen / budgetten Planningen KPI s Rapportages Vergaderingen / overleggen Instructies en werkvoorschriften Functiebeschrijvingen VERI Observeerbaar gedrag 8

9 De PDCA-cyclus zichtbaar gemaakt in het PMF (het korte cyclische deel) Productie Dag-planning ACT Planning Meeting Dagrapport Productie PLAN Teamoverleg Technische Dienst Teamoverleg Logistiek CHECK Productie Ploegschema Ploegenoverdracht Ploegrapport DO 9

Dagrapport Productie PLAN Teamoverleg Technische Dienst

10 Het belang van een PMF Transparante performance management frameworks zijn een voorwaarde om een optimale prestatie te kunnen realiseren. De juiste besluiten moeten op de verschillende organisatieniveaus en locaties gemaakt (kunnen) worden: De besluiten moeten consistent zijn en gemaakt worden op het juiste moment en gebaseerd op feiten. Er mag geen onduidelijkheid zijn over wie verantwoordelijk is, wat gedaan moet worden en wie wat wanneer moet doen. Alle bedrijfsprocessen, de organisatiestructuur, data, Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) en het besturingsmodel moeten perfect met elkaar in lijn zijn. 10

worden op het juiste moment en gebaseerd op feiten.

11 Het PMF de flow naar het ontwerp Day in the life of study Het OMS faciliteert effectief gedrag Performance P A D C Overlegstructuur Daily Production Meeting: Time Orderportefeuille KPI-boom Marge Real. Uitvoering R= Responsible A = Accountable C= Consulted Activiteit I = Informed Maken S&OP Plan R ER E VR E V Rollen / Functies Operations Manager Product Line Manager Maken Production Schedule IR EV R IR I I I I I I I I Aanvoeren Grondstoffen (intern) E E V Uitvoeren ProductieVoorschift & monitoren? (E?) EV Beslissen onderzoek / Campagne afbreken ER R E VI E V R V Product Coordinator Prioriteiten Oplossingen E E Beslissen aanpassing Production Schedule E I R EEV V R Beslissen wijziging PV E V E V Wijzigen PV (in PVW) E I V EV R Beslissen Campgne einde Uitvoeren C.O. schoonmaak E Operations Supervisor R(E)? V(E)? E EV E Uitvoeren C.O. reparatie & onderhoud E VE R Supply Chain Warehousing Manager Improve R Operators / Technicians V EV EV ATO Engineers V Teamleider Laboratorium Maintenance Managing Director R Proces KPI s Scope: Objective: KPI s: Agenda: Attendees: Input: Output: Organisation: Production last week and next eight weeks, inbound and outbound logistics, client & supplier performance Weekly Operations Meeting: To ensure OTIF delivery at working capital target levels Production Plan Attainment, Plan Stability, OEE, Quality, Stock, Delivery Performance, Complaints, Planstability Scope: Production last week and next eight weeks, inbound and Productie Performance, Stock, outbound Client logistics, Issues, client Supplier & supplier Issues, performance 8D s, Complaints, Objective: Communication To ensure OTIF delivery at working capital target levels Manager KPI s: Supply Chain (Chair), Production MngrPlan Quality, Attainment, Mngr Eng, Plan Stability, OEE, Quality, Stock, Purch. Mngr, Production Planner Delivery Performance, Complaints, Planstability Production scheme, stock positions, Call Off Schemes, SupplyAgenda: Schems, OEE-performance Productie Performance, & key issues, Stock, Quality, Client Issues, Supplier Issues, 8D s, People Issues, Key Communication Complaints, Communication AgreedAttendees: Production Scheme, Manager Stock Supply Planning, Chain Actions (Chair), to Mngr Quality, Mngr Eng, address identified risks and Purch. to ensure Mngr, delivery Production performance, Planner Engineering Input: information, priority Production list improvement scheme, stock actions positions, Call Off Schemes, Location:Office Supply Chain Supply Mngr. Schems, OEE-performance & key issues, Quality, People Issues, Key Communication From: 11:00 till 12:00 Output: Agreed Production Scheme, Stock Planning, Actions to Frequence: Weekly on Wednesday address identified risks and to ensure delivery performance, Engineering information, priority list improvement actions Organisation: Location:Office Supply Chain Mngr. From: 11:00 till 12:00 Frequence: Weekly on Wednesday Kosten Omzet Real. Uitvoering Real. Uitvoering Verkoop Onderhanden Werk Contracten Marge Marge Real. Contracten Real. Onregelm. Conversiegraad Omzet Kosten Kosten Omzet Real. Contracten Real. Contracten Real. Onreglem. Real. Onreglem. Omvang Sales pijplijn Inzet Materiaal & Inzet FTE s Verrekenb. On- Planachterstand Materieel op Onr. op Onregelm. regelmatigheden werkmappen Planachterstand Planachterstand Aantal & waarde Inhuur & Inkoop. FTE s Real. Onregel- uitstaande off. matigheden Niet in Beh. Planrealisatie Gen. Inh. & Ink. Inhuur & Inkoop Planrealisatie Niet in Beh. Niet in Beh. Planrealisatie Realisatie UO s Realisatie NUO s werkmappen Genom. wrkmpn Genom. FTE s FTE s Initiele order acceptatie Gewonnen? Acceptatie voorwaardelijk? Offerte verzenden OK? Offerte opstellen & goedkeuren Voorwaarden en prijsbepaling Beh.bep & Selectie sourcing (inkoop) (inkoop) Communiceren naar Eng & Ink Bevestigen aan klant en inplannen Aanmaken RFQ dossier OK? Uitvoerbaarheid toetsen Comple et? Registreren RFQ Klant INPUT PROCESS Resultaat KPI s Calculatie (engineering ) Einde 11

IR EV R IR I I I I I I I I Aanvoeren Grondstoffen (intern) E E V Uitvoeren ProductieVoorschift & monitoren? (E?

12 Het principe van een KPI-boom Top Management 3 wekelijks / maandelijks/ per kwartaal Midden Management 2 dagelijks / wekelijks / maandelijks Team/Ploeg Management 1 per uur / ploeg / dag 12 12

13 Prestatiemanagement en overleggen De karakteristieken van het proces en het benodigde niveau van beheersing bepalen de controle-intervallen en de frequentie van de vergaderingen. De snelheid waarmee nieuwe data binnenkomen op de operationele dashboards is de centrale factor in het bepalen van de vergaderfrequentie: Als een bedrijf een korte cyclus heeft en er ieder uur en iedere dag nieuwe data binnekomen is een dagelijkse review nodig om snel te leren en problemen aan te pakken. Als het om bijvoorbeeld ontwikkeling gaat, dan is een wekelijkse review vaak op zijn plaats. Vergaderingen zijn meestal gealloceerd daar waar processen samen komen. In het ideale geval zijn de vergaderingen kort, sterk gericht, gedreven door data en gericht op uitzetten van acties en nemen van besluiten. 13

iedere dag nieuwe data binnekomen is een dagelijkse review nodig om snel te leren en problemen aan te pakken.

14 Contact Details W E info@axistoconsulting.com T Axisto B.V. Atlas Arena Hoogoorddreef BA Amsterdam The Netherlands 14

Vergelijkbare documenten

erbeterdezaak.nl Processen managen Een inleiding erbeterdezaak.nl

erbeterdezaak.nl Processen managen Een inleiding erbeterdezaak.nl Processen managen Een inleiding Proces cultuur De klant komt eerst Zorg dat je altijd waarde toevoegt Moedig eigen initiatief aan Geef medewerkers ruimte Moedig teamwerk aan Beloon team prestaties Werk