Provinciale Staten VOORBLAD

Transcriptie

1 Provinciale Staten VOORBLAD Onderwerp SIS-nummer Initiatiefvoorstel Eindrapportage Commissie Papier Hier PS Agendering (advies Griffie) Commissie AFW 13 juni 2012 Provinciale Staten 27 juni 2012 Behandelwijze X X Kaderstellen Controleren Adviseren PS (door commissie) Vaststellen (door PS) Overleg-/ beslispunten Context Opmerkingen Griffie Openbare samenvatting van GS Meer informatie Ontwerpbesluit: Een pilot te doen met een persoonlijke documentenbox/app (Notubox) in de maanden september en oktober 2012 (twee vergadercyclussen). Na afloop van de pilot wordt met de deelnemers geëvalueerd waarna de Procedurecommissie op 7 november 2012 een besluit neemt over het al dan niet Statenbreed invoeren van het digitaal werken met de Ipad per januari In november 2011 stelden Provinciale Staten de Commissie Papier Hier in, met als opdracht om op korte termijn voorstellen te doen (om te komen) tot beperking van de hoeveelheid papier ten behoeve van leden van Provinciale Staten. Naar aanleiding van de tussenrapportage van de commissie in januari 2012 (PS ), (behandeld in de commissie AFW op 11 januari 2012 en PS 25 januari 2012), zijn al een aantal zaken in gang gezet. De zittingstermijn van de commissie Papier Hier is toen met een half jaar verlengd om een eindrapportage op te stellen. De bijlage bij dit voorstel is te raadplegen in SIS GS worden in de gelegenheid gesteld wensen en bedenkingen kenbaar te maken. Nvt Mw. Van Silfthout-Dalhuisen tel. (026) mail: w.van.silfthout@gelderland.nl Ontvangen door Griffie: 22 mei /Geplaatst op SIS: 22 mei

2 Provinciale Staten Vergadering d.d. 27 juni 2012 Besluit nr. PS PROVINCIALE STATEN VAN GELDERLAND Gelet op initiatiefvoorstel PS van R.J. Dijkstra, en gelet op artikel 82 Provinciewet en het Reglement op de andere commissies, BESLUITEN Een pilot te doen met een persoonlijke documentenbox/app (Notubox) in de maanden september en oktober 2012 (twee vergadercyclussen). Na afloop van de pilot wordt met de deelnemers geëvalueerd waarna de Procedurecommissie op 7 november 2012 een besluit neemt over het al dan niet Statenbreed invoeren van het digitaal werken met de Ipad per januari Arnhem, 27 juni zaaknr Provinciale Staten van Gelderland voorzitter griffier code: PS396 ob doc

3 Provinciale Staten Voorstel aan Provinciale Staten PS HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH Eindrapportage Commissie Papier Hier HHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHHH Beknopte samenvatting van inhoud voorstel: In november 2011 stelden uw Staten de Commissie Papier Hier in, met als opdracht om op korte termijn voorstellen te doen (om te komen) tot beperking van de hoeveelheid papier ten behoeve van leden van Provinciale Staten. Oplossingen zijn gevonden in beperking van de toe te zenden stukken, vorm en inhoud van Statenstukken en de digitale omgeving. Aan Provinciale Staten = = = = = Op 9 november 2011 stelden uw Staten de Commissie Papier Hier 1 in, met als opdracht om op korte termijn voorstellen te doen (om te komen) tot beperking van de hoeveelheid papier ten behoeve van leden van Provinciale Staten. Aanleiding voor instelling van de commissie was dat in de omvangrijke stukken die Statenleden ontvangen de essentie van een voorstel wel eens uit het zicht dreigde te raken, waar Provinciale Staten eigenlijk geacht worden op hoofdlijnen te sturen. Tussenrapportage (PS ) Naar aanleiding van de tussenrapportage van de commissie in januari 2012 (PS ) zijn al een aantal zaken in gang gezet. De toezending van de stukken op papier is beperkt waardoor Statenleden voor de Statenvergadering slechts nog de agenda en eventuele vervolgvoorstellen op papier ontvangen. De afgelopen drie Statenvergaderingen zijn de ingediende moties en amendementen, naast verspreiding op papier, op het PS-plein gezet. De reacties hierop zijn overwegend positief. Vooralsnog wordt dit dan ook naast elkaar gehandhaafd. Er is in overleg tussen de afdeling BBD en de griffie een nieuw format voor Statenstukken ontwikkeld, de Statenbrief. De Statenbrief is maximaal twee A4 waarin de essentie van het stuk wordt samengevat aan de hand van een aantal vaste onderwerpen als relatie met beleid, proces en financiële aspecten. Zo nodig kent de Statenbrief bijlagen (ontwerpbesluit, nota/notitie, begrotingswijziging). Een natuurlijk moment voor invoering van het nieuwe format doet zich voor met de geplande invoering van Office2010 in de komende maanden. De (technische) invoering van een nieuw format is één, maar het vraagt ook een andere benadering van schrijven van statenstukken. Er is en wordt dan ook zeker aandacht geschonken aan een goede introductie binnen de organisatie. Daarnaast is gekeken naar mogelijke verbeteringen aan het StatenInformatieSysteem (SIS). Geconcludeerd is dat het huidige SIS verouderd is en dat de aanschaf van een nieuw SIS wenselijk is. De griffie heeft hierover inmiddels contact met een leverancier. De verwachting is dat een nieuw SIS uit reguliere budgetten gefinancierd kan worden. 1 De commissie bestond uit: R.J. Dijkstra (VVD, voorzitter), P.W. Wanrooij (PvdA), mw. M.H.M. Faber-van de Klashorst (PVV) en P. Plug (ChristenUnie). De commissie werd geadviseerd en ondersteund door H. Rombout (hoofd I&A), S. Cocco (hoofd facilitaire dienstverlening en wnd. hoofd Communicatie ) en W. van Silfhout en P. Wannet (griffie). Inlichtingen bij Willemijn van Silfhout-Dalhuisen, tel. (026) adres: w.van.silfhout@gelderland.nl

4 Vervolg invoering digitaal en papierloos werken Op dit moment worden de stukken al digitaal door de griffie aangeboden: de stukken voor de commissies worden via een doorklikbare agenda g d en de stukken voor de Statenvergadering zijn via Statenlive te benaderen. Dit zijn echter handmatige oplossingen waar terugkerend extra handelingen voor verricht moeten worden. Steeds meer gemeenten en provincies die papierloos werken maken voor de distributie van de vergaderstukken gebruik van een speciale box, de Notubox, voor de Ipad gaat dit via een Applicatie (App). Via zo n box/app krijgt ieder Statenlid toegang tot een persoonlijke documentenbox waar de meest recente vergaderstukken bekeken kunnen worden. Via de Ipad app kunnen de stukken binnengehaald worden en vervolgens worden voorzien van aantekeningen. Nadat de stukken zijn ingezien kunnen deze ook zonder beschikbare internetverbinding gebruikt worden (offline). Door een koppeling tussen het (toekomstige) SIS en de app hoeven de stukken maar eenmaal gepubliceerd te worden. Sinds deze Statenperiode krijgen Statenleden een tegemoetkoming in de kosten voor de aanschaf of het gebruik van een eigen computer van 15,- per maand. Daarnaast krijgen Statenleden een vergoeding van 15,- voor een internetverbinding. De huidige regeling voorziet er dus in dat uit deze vergoeding een tablet aangeschaft kan worden. Op verzoek kan deze vergoeding ook in één keer worden uitgekeerd. De provincie Gelderland heeft een samenwerkingsverband met de Hogeschool Arnhem- Nijmegen (HAN). De HAN heeft een quick scan gehouden om de commissie te adviseren over de in te zetten gebruikers-hardware en inrichting/implementatie hiervan als onderdeel van papierloos werken. Uit deze quick scan komt onder meer naar voren dat het aanbeveling verdient om eerst ervaring op te doen met een toepassing/app door het aangaan van een pilot. Daarnaast komt de Ipad voor het Statenwerk als beste tablet naar voren en wordt, gezien de functie van een Statenlid, bring your own device wenselijk geacht. Het volledige rapport is als bijlage bij dit voorstel op het SIS geplaatst (PS ). De commissie stelt het volgende voor. Een pilot doen met een persoonlijke documentenbox/app (Notubox) in de maanden september en oktober 2012 (twee vergadercyclussen) Hoofddoel van deze pilot is om te kijken of gebruikers overweg kunnen met de Notubox en of hierdoor de papieren vergaderbundels overbodig worden. Aan de pilot kunnen maximaal 15 Statenleden deelnemen, dit betekent één deelnemer uit iedere fractie en één commissiesecretaris. De deelnemers aan de pilot zijn Statenleden die al in het bezit zijn van een tablet of een Ipad in bruikleen krijgen. De deelnemers krijgen de vergaderbundels dus niet meer op papier (met uitzondering van de Begroting). Na afloop van de pilot wordt met de deelnemers geëvalueerd waarna de Procedurecommissie op 7 november 2012 een besluit neemt over het al dan niet Statenbreed invoeren van het digitaal werken met de Ipad per januari De commissie geeft een advies dat de uitrol van de Ipad bij de Statenbrede invoering van digitaal werken via de provincie geregeld wordt. De Ipads blijven daarbij eigendom van de provincie. Statenleden krijgen deze in bruikleen. Daarvoor is een eenmalige investering in hardware nodig van circa ,- (55 Statenleden x aanschaf). De mogelijke besparing aan papier, uren, porto e.d. is becijferd op circa ,- tot ,- per jaar. 2

5 Het gaat daarbij om een Ipad met Wifi. Gezien de functionaliteit en eisen aan gebruik is dat voldoende. Voor een alternatief (Ipad met een 3G-verbinding) moet een abonnement afgesloten worden bij een telecomprovider. Dat zorgt voor extra structurele kosten. De commissie vindt dit overbodig aangezien het voor het project niet nodig is. Daarnaast zijn er overal wifi-hotspots te vinden waar tijdelijk ingelogd kan worden. Eventuele Ipads voor fractievolgers dienen uit het fractiebudget gefinancierd te worden. Een gedetailleerder voorstel met betrekking tot de planning van de uitrol en financiering volgt naar aanleiding van de ervaringen uit de pilot (eind oktober), waarna de procedurecommissie op 7 november vervolgstappen kan zetten. Voorstel Ik stel u voor te besluiten overeenkomstig bijgevoegd ontwerpbesluit. Arnhem, 23 mei zaaknummer R.J. Dijkstra (VVD)

6 11 mei 2012 definitief Adviesrapport Naar een duurzame digitale omgeving voor de leden van de provinciale staten Gelderland Foto: De leden van de Eerste Kamer maken gebruik van de nieuwe digitale omgeving v0.1 J. Segers Concept v0.2 J. Segers Toevoeging plan van aanpak. v R. Bakker Toevoeging ervaring HAN definitief J. Segers Verwerking commentaar, uitbreiding ervaring derden en diensten Notubiz Naar een duurzame Digitale Omgeving voor de leden van de PS 1

7 Naar een duurzame Digitale Omgeving voor de leden van de PS 2

8 Management Summary De afdeling I&A provincie Gelderland heeft aan HAN/ICA gevraagd om op korte termijn mee te denken/advies te geven bij het formuleren van voorstellen over de in te zetten gebruikers-hardware en inrichting/implementatie hiervan als onderdeel van de Digitale Omgeving voor het project Papier Hier! Op basis van eigen ervaring bij de HAN met digitaal werken, bestudering van de ervaringen van gelijksoortige projecten en ervaring met ontwikkeling en implementatie van ICT-projecten in professionele gebruikersomgeving heeft de HAN de verschillende aspecten van het project geanalyseerd, resulterend in een advies dat kan worden samengevat in de volgende punten: 1. Te selecteren tablet. Op basis van marktaandeel, relevante kenmerken, zoals beeldkwaliteit, gebruikersgemak en levensduur accu en op basis van ervaringen met gebruikte apparatuur in gelijksoortige projecten komt de Apple ipad als beste uit de bus. In relatie tot de omgeving waarin het project Papier Hier! wordt uitgevoerd zijn de in de vakliteratuur gevonden bezwaren tegen een ipad in een zakelijke Microsoft omgeving overzienbaar en oplosbaar. 2. Te selecteren/ontwikkelen toepassing/app Het verdient aanbeveling om ruim tijd te nemen voor het leren omgaan met de nieuwe werkwijze en de hierin te gebruiken lokale en centrale toepassing. De aangewezen vorm hiervoor is een pilot met hierin de functionaliteit van een complete werkende oplossing. De ervaringen die tijdens de pilot worden opgedaan moeten de basis vormen voor een effectief en realistisch plan voor de uitrol van het project. Hiernaast kan de pilot relevante input opleveren voor het schrijven van een handleiding ter ondersteuning van de startende statenleden 3. Beheer en Security. De duurzaamheid van het project is mede afhankelijk van de inrichting van een passende beheer, gebruikersondersteuning en security omgeving. Beleid en maatregelen hiervoor dienen tijdig beschikbaar te zijn en geïmplementeerd 4. Bring Your Own Device (BYOD) of eigendom provincie. Vanuit het perspectief van een Statenlid met meerdere functies is BYOD wenselijk. Vanuit ICT-beheer en security perspectief dient de ontwikkeling van BYOD-beleid en de implementatie ervan vooraf te gaan aan invoering van BYOD. 5. Een gedegen plan van aanpak vervolg. Ontwikkeling en implementatie van dit project is complex vanwege de vele domeinen waarin in samenhang wijzigingen dienen plaats te vinden. Wijzigingen dienen plaats te vinden op de tablet, de toepassing op de tablet, de toepassing centraal, de ordening en toegang tot de opgeslagen documenten en de werkwijze van de griffie. Hiernaast dienen tijdig de beheer- en securitymaatregelen op orde te zijn. Het beleid mbt tot BYOD dient vastgesteld te zijn en dit geldt ook voor de gebruikersovereenkomst waarin de rechten plichten van de gebruikers staan. Cruciaal bij de ontwikkeling is maximale betrokkenheid van de statenleden. Immers het slagen van het project is 100% afhankelijk van de deelname van de leden. De te nemen implementatiestappen moeten daarom worden afgestemd op de verwachting van de leden van PS. Heldere communicatie hierover is noodzakelijk. Vanuit dit perspectief kan het mogelijk gewenst zijn om het project te starten met een eenvoudig te realiseren toepassing met een Naar een duurzame Digitale Omgeving voor de leden van de PS 3

9 relatief groot nuttig effect voor die statenleden die reeds in het bezit zijn van een ipad (bijvoorbeeld het raadplegen van documenten in het archief). 6. De volgende onderverdeling in stappen lijken op dit moment vanuit projectontwikkeling zinvol. a) Ontwikkeling functionaliteit. In een beperkte omgeving wordt een samenhangende set functionaliteiten, door een selecte groep Statenleden uitgeprobeerd. Naast functionele verbeteringen dient deze fase ook positieve publiciteit (naar andere Statenleden), en nuttige gebruikerservaring voor een adequate handleiding op te leveren. b) Voorbereiding voor uitrol. Gelijktijdig aan stap a, de ontwikkeling van functionaliteit, dienen o.a. de volgende acties te worden uitgevoerd. Inventarisatie van de gebruikerservaring en wensen van de statenleden mbt deelneming aan het project. Ontwikkelen BYOD beleid indien dit een gewenst scenario is Ontwikkelen security beleid met de rechten en plichten van de deelnemers. Ontwikkelen van beheeromgeving. c) De uitrol. Cruciaal bij de uitrol is een maximale participatie en betrokkenheid van de statenleden. Aansluiting bij het gebruikersprofiel en de specifieke situatie van de statenleden lijkt hiervoor een voorwaarde. Mogelijk dat dit betekent dat er onderscheid gemaakt dient te worden in de wijze waarop de leden deelnemen. Een mogelijke verdeling is een groep met Own Device en zeer beperkte ondersteuning en een groep zonder Own Device met een grotere gebruikers- en ICT-ondersteuning. Naar een duurzame Digitale Omgeving voor de leden van de PS 4

10 1 Kaderzetting en vraag De afdeling Informatisering en Automatisering van de provincie Gelderland heeft aan HAN/ICA gevraagd om op korte termijn mee te denken/advies 1 te geven bij het formuleren van voorstellen voor de gebruikers-hardware en inrichting/implementatie hiervan als onderdeel van de Digitale omgeving voor het project Papier Hier! van de gelijknamige commissie van de Provinciale Staten Gelderland. Ontwikkeling van deze Digitale omgeving is één 2 van de acties die nodig is om te komen tot een papierarm omgeving voor de leden van PS Gelderland. De commissie denkt aan een tablet om statenleden toegang te geven op agenda s, notulen, voorstellen en andere informatie. Dit adviesrapport dient hiervoor een onderbouwing te geven en helpt de leden van de Staten in hun keuze voor de gebruikerstablet. Vragen die een rol dienen te spelen bij het advies zijn: Welke apparatuur is er momenteel beschikbaar in de markt en past bij het digitale werken van Statenleden? Wat zijn de ontwikkelingen voor de korte termijn. Zijn dit ontwikkelingen waar nu al rekening gehouden dient te worden? Welke ervaringen zijn er met papierarm werken in vergelijkbare situaties. Zijn er persoonskenmerken die om differentiatie van apparatuur vragen? Is elk apparaat even geschikt voor elk Statenlid? 1 Dit advies vindt plaats binnen de strategische samenwerkingsovereenkomst tussen de provincie Gelderland en HAN/ICA m.b.t. de ontwikkeling van een drietal thema s in het ICT-domein. Een van de drie thema s betreft het Nieuwe Werken. 2 Hiernaast dient de beschikbare informatie op een adequate wijze te worden ontsloten. Deze informatie bevindt zich op het zogenaamde PS-plein en het Stateninformatiesysteem. Naar een duurzame Digitale Omgeving voor de leden van de PS 5

11 2 Leerervaringen gelijksoortige projecten Projecten Om lering te trekken uit de ervaringen van gelijksoortige projecten zijn een aantal projecten bestudeerd door analyse van de beschikbare documenten. In dit hoofdstuk is een korte beschrijving van deze projecten opgenomen. Hiernaast is contact opgenomen met de firma NotuBiz 3 uit Rotterdam die een 100-tal gemeentes, provincies en waterschappen faciliteert bij de invoering van papierarm werken. 40 van deze 100 instanties verkeren nog in een proeffase. Bij de overige 60 instanties is papierarmer werken daadwerkelijk ingevoerd. Alle instanties zijn begonnen met een proefperiode. Tot nu hebben alle instanties die zijn begonnen met een proef aangegeven door te willen gaan met papierarm vergaderen. 2.1 Provinciale Staten Overijssel Uitgangspunt is het gebruik van ipads teneinde het verbruik van papier te verminderen. Verder wordt gebruik gemaakt van Notubox als toepassing voor het klaarzetten en lezen van de documenten. Er wordt uitgegaan van een pilot van 3 maanden met de volgende onderzoekspunten: Onderkenning technische hobbels Gebruikersvriendelijkheid van de apparatuur. Voldoet de applicatie Notubox? Leidt het gebruik van ipad tot minder papierverbruik. Start van de proef september De pilot is inmiddels afgerond en er is besloten om in productie te gaan met alle Statenleden. De papieren vergaderbundels zijn nog niet afgeschaft maar de principe afspraak is inmiddels gedaan om dit de komende maanden te gaan doen. 2.2 Papierloos vergaderen door de Eerste Kamer Doel van het project is: Realiseren mogelijkheid tot elektronische raadpleging van integrale agenda met vergaderstukken Aanbieden van integrale stukkenstroom digitaal middels een tablet. Gebruikte apparatuur ipad. Toepassing voor het lezen en ordenen van de documenten is maatwerk. Start van het project 13 september Geleerde lessen: Gevaar Papierarm vergaderen is heel veel meer dan documenten digitaal ter beschikking stellen Een App is een teaser maar niet een oplossing. Kans Een app is de beste teaser ever om mensen in beweging te krijgen en de werkprocessen op te schudden. Risico s managen Fallback opties, what if..? 3 De firma NotuBiz richt zich op facilitering van het vergaderproces van gemeenteraden, waterschappen en provinciale staten in Nederland met toepassingen zoals NotuBox en NotuDoc. Naar een duurzame Digitale Omgeving voor de leden van de PS 6

12 2.3 Gemeente Zwolle, project Digitaal werken. Doel van het project is kostenbesparing en duurzaamheid. Er is gestart met een pilot met de volgende vragen: Is digitaal werken de toekomst voor de Zwolse raad? Is volledig papierloos werken of blijft papier noodzakelijk? Heeft het nieuwe Raads Informatie Systeem (NotuDoc)meerwaarde boven het huidige systeem. Zijn er efficiëntie en effectiviteitverbeteringen te verwachten? Welke aanpassingen zijn nodig in de werkprocessen, werkafspraken en informatiesysteem van de griffie als gevolg van het digitale werken? Gebruikte apparatuur ipad. App Notubox en RIS NotuDoc. Start pilot 28 maart Duur 3 maanden. Er is niet bekend wat de resultaten van de proef zijn. 2.4 HAN, invoering van het nieuwe werken. Vanaf 2010 zijn er zo n ipads aangeschaft door de HAN. Doelen zijn papierloos vergaderen, efficiënter werken, makkelijker werken tijdens dienstreizen en woon-werkverkeer, en technologieverkenning. De ipads zijn aangeschaft naast bestaande apparatuur. Beleidsvorming is achteraf tot stand gekomen. De ICT-afdeling van de HAN is verantwoordelijk voor de aanschaf, inrichting, beheer van de leenovereenkomst voor medewerkers, en de reparatie van defecte ipads. De configuratie van de ipads zorgt ervoor dat het draadloze HAN-netwerk en HAN-mail gebruikt kan worden. De verbinding met het draadloze HAN-netwerk maakt het alleen mogelijk om webapplicaties van de HAN te gebruiken. De HAN toepassingen met een hogere beveiliging (zoals de studentenadministratie) zijn niet toegankelijk. Dit is conform HAN-beleid voor gebruik van open apparatuur van medewerkers. 2.5 Gemeente Veenendaal, project Raad Digitaal. In de periode augustus 2011-januari 2012 heeft er een proef gedraaid met de volgende vragen: Functionaliteit van de ipad. Het gebruiksgemak van het op proef gebruikte publicatie- en distributiesysteem. Een indicatie van de verwachte investeringen/kostenbesparing (incl. afschrijving/beheer). Afbakenen van de reikwijdte papierloos werken voor de gemeenteraad. Wat zijn de gevolgen van papierloos werken voor het besluitvormingsproces? Welke organisatorische- en werkafspraken moeten gemaakt worden om digitaal werken in de raad en raadscommissies mogelijk te maken? Waaraan moet het documentmanagement voldoen om het digitaal werken effectief en efficiënt te ondersteunen? Waaraan moet de instructie/helpdesk c.q. implementatie voldoen als de raad overgaat om papierloos werken in de hele breedte voor de raad en -commissies in te voeren. Bruikleen van de ipad d.m.v. een overeenkomst. Gebruikte apparatuur ipad en toepassing NotuBox. Naar een duurzame Digitale Omgeving voor de leden van de PS 7

13 Over deze proef is een uitgebreid evaluatierapport 4 geschreven met als conclusie en advies aan de gemeenteraad: De werkgroep Raad Digitaal concludeert dat de verwachtingen van het papierloos vergaderen tijdens de proefperiode overwegend werkelijkheid zijn geworden. Het gebruik daarbij van de ipad blijkt functioneel; je hebt alle informatie (documenten, , agenda) bij elkaar, kunt eenvoudig door documenten zoeken. De ipad is compact en een bijkomend voordeel is dat ook achterliggende webinformatie beschikkingbaar en direct raadpleegbaar is. De werkgroep concludeert dat papierloos vergaderen bij een afschrijvingstermijn van 4 jaar naar verwachting een besparing oplevert van , - in het eerste jaar. Deze besparing neemt de opeenvolgende jaren toe. De businesscase bedraagt ,- om de overstap van papier naar de ipad te kunnen maken. Van deze kosten zijn een bedrag van , - eenmalige kosten en 7.500, - structureel. De werkgroep adviseert de raad om: 1. Over te gaan tot het invoeren van papierloos vergaderen voor de raad en de raadscommissie. 2. Ten behoeve van het papierloos vergaderen een ipad (64GBWiFi) in bruikleen ter beschikking stellen. 3. Voor de investering en kosten eenmalig een budget van , - beschikbaar te stellen ten laste van de algemene reserve, waarvan een bedrag van , - incidenteel en 7.500, structureel. De werkgroep adviseert het vervaardigen van papieren vergaderbundels te stoppen, nadat de uitgifte en introductie van de ipad voor de deelnemers heeft plaatsgevonden. Naar verwachting is het vergaderproces van de raad en de raadscommissie in Veenendaal in het 28 kwartaal 2012 volledig digitaal. 4 Het rapport en het bijbehorende raadsvoorstel is op verzoek beschikbaar voor de provincie. Naar een duurzame Digitale Omgeving voor de leden van de PS 8

14 3 Relevante ontwerpaspecten 3.1 Keuze tablet Op de markt zijn verschillende typen tablets beschikbaar, gerubriceerd naar het operating system zijn het IOS van Apple, Android van Google, Windows van Microsoft en het OS van BlackBerry. Op internet zijn een groot aantal reviews den vergelijkingstest te vinden tussen de verschillende merken. Hieronder zijn de conclusies van twee toonaangevende, onafhankelijke instanties weergegeven De Consumentenbond. In maart 2012 heeft de consumentbond haar laatste vergelijkende test over tablets gepubliceerd. De Apple ipad is al lang niet meer de enige tablet op de markt. Inmiddels zijn er talloze merken die ook een of meerdere tablets op de markt hebben gebracht. Maar zijn die nu vergelijkbaar met de ipad? Of misschien is de prijs/kwaliteitverhouding een stuk beter? Wij hebben een aantal tablets uitgebreid en onafhankelijk getest op onder andere beeldkwaliteit, gebruiksgemak, prestaties, veelzijdigheid en accu Conclusie van de Consumentenbond: Op basis van beeldkwaliteit, gebruikersgemak, prestaties, veelzijdigheid en accu komt Apple met ipad in de verschillende versies verreweg het beste uit de bus Gartner. Gartner een wereldwijd opererend ICT-marktonderzoeksbureau, publiceerde in april 2012 haar laatste statusoverzicht onder de titel Android en Windows 8 zullen ipad nog niet verslaan De ipad zal de tabletmarkt nog verschillende jaren blijven domineren. Dat voorspelt Gartner in haar kwartaal-analyse van de markt van de tablet-pc s. Pas rond 2016 zal, volgens het onderzoeksbureau, de ipad minder dan 50% marktaandeel hebben. Deze voorspelling is opvallend, aangezien het marktaandeel van Android afgelopen jaar flink is gestegen, mede dankzij de Amazon Kindle Fire tablet. Ook de komst van Windows 8, wat eind 2012 in de planning staat, zal niet direct een grote verschuiving in de markt teweegbrengen. ios De ipad had volgens Gartner in 2011 een marktaandeel van 67%. Dit zal wel dalen, voornamelijk door de opkomst van Android tablets. In 2012 zal de ipad volgens de huidige marktinzichten een aandeel behalen van 61%. In 2013 zal dit nog steeds boven de helft blijven met zo n 55%. Pas rond 2016 zal het marktaandeel van Apple dalen onder de 50%. Android De komst van meer en nieuwe Android tablets zal het marktaandeel van Google s besturingssysteem wel goed doen, maar het zal niet op korte termijn een grote slag slaan ten opzicht van ios. Had Android afgelopen jaar nog een kleine 30% marktaandeel, de komende jaren zal dat met slechts Naar een duurzame Digitale Omgeving voor de leden van de PS 9

15 enkele procenten per jaar toenemen tot 34% in 2013 en 37% in Ook de groei in het marktaandeel Android tablets vlakt af. Windows 8 Microsoft zal een grote portie van de tablet-markt gaan afpakken, maar snel zal dat niet gaan. In 2013, als Windows 8-tablets net in de winkels liggen, zal het aandeel nog maar 8% zijn. Maar ook op de middellange termijn zal Microsoft volgens Gartner geen grote klapper gaan maken, met een verwacht aandeel van 12% in BlackBerry Gartner verwacht dat RIM niet zal stoppen met het ontwikkelen van BlackBerry tablets. Ook de markt voor BlackBerry tablets zal groeien in aantallen, hoewel dat in het procentuele marktaandeel cijfer niet significant is. Aantallen Wellicht nog interessanter zijn de daadwerkelijke aantallen tablet-pc s die, naar verwachting, verkocht gaan worden. Deze zullen groeien van 60 miljoen in 2011 tot maar liefst 370 miljoen stuks in De toekomst ziet er rooskleurig uit voor het apparaat met interactief aanraakscherm. Conclusie van Gartner: Uit het onderzoek van Gartner blijkt dat 2 op de 3 huidige gebruikers van tablets een ipad-gebruiker is. De verwachting van Gartner is dat dit de komende 3 jaar niet wezenlijk zal veranderen Gebruikte apparatuur in vergelijkbare projecten. In de reeds genoemde referentieprojecten van de Eerste Kamer, de provincie Overijssel en de gemeente Zwolle wordt de ipad als gebruikerstablet gebruikt. Er zijn geen negatieve signalen bekend over het gebruik ervan Conclusie over te gebruiken tablet. Op basis van keuze door de markt (marktaandeel), relevante kenmerken, zoals beeldkwaliteit, gebruikersgemak en levensduur accu en gebruikte apparatuur in gelijksoortige projecten komt ipad als gebruikerstablet het beste uit de bus. Wil dat zeggen dat er alleen maar Hosanna-verhalen over ipad geschreven zijn? In de Automatiseringsgids van 3 maart 2012 waarschuwt Carlina Milanesi van Gartner voor vijf nadelen bij gebruik van een ipad in een zakelijke Microsoft omgeving. Hieronder zal in het kort worden ingegaan op de 3 belangrijkste bezwaren (in relatie tot de omgeving die bij de provincie zal worden gebruikt voor de statenleden): 1. Gebruik van ipad kan leiden tot uitbreiding/wijziging van de met Microsoft afgesloten licenties. Of dit speelt is afhankelijk van het soort licentie dat men met Microsoft heeft afgesloten. Bij licenties per gebruiker speelt dit niet. Bij licenties per apparaat dient er een extra licentie met Microsoft te Naar een duurzame Digitale Omgeving voor de leden van de PS 10

16 worden afgesloten indien er vanaf de ipad bijvoorbeeld gebruik wordt gemaakt van de mail op een exchangeserver. 2. Gebruik van ipad compliceert de beveiliging. Het ipad platform is door de controle die Apple uitoefent op de apps in zijn App Store relatief veilig. Bij oneigenlijk gebruik van de regels, bijvoorbeeld door het illegaal downloaden van software kan dit leiden tot grote security problemen. Dit speelt met name in de minder gecontroleerde BYOD omgeving. 3. De zakelijke markt heeft voor Apple geen prioriteit. Voor bedrijven betekent dit dat centrale beheer mogelijkheden van de ipad geen speerpunt is in Apples productontwikkeling. Pas in versie 4 van het IOS levert Apple bijvoorbeeld security en beheervoorzieningen voor de ITafdeling. De drie genoemde bewaren zijn voor de toepassing Papier Hier! overzienbaar en oplosbaar, achtereenvolgens door: 1. Uitbreiding licenties 2. Heldere gebruikersovereenkomst waarin de rechten en plichten zijn opgenomen. Beleid BYOD ontwikkelen voordat het wordt toegepast. 3. Een beperkt maar acceptabel pakket aan beheervoorzieningen (zie ook bij 3.2 Beheer en security van de gebruikerstablet). Conclusie: Bezwaren tegen ipad in zakelijke Microsoft omgeving: in relatie tot de omgeving waarin het project Papier Hier! wordt uitgevoerd zijn deze overzienbaar en oplosbaar. Naar een duurzame Digitale Omgeving voor de leden van de PS 11

17 3.2 Beheer en security van de gebruikerstablet. Het beheer van de gebruikerstablet, de ondersteuning van de gebruikers en de security van de opgeslagen gegevens zijn aspecten die een directe relatie hebben met de duurzaamheid (en mogelijk levensduur) van de nieuw ontwikkelen Digitale Omgeving voor de PS Gelderland. Het gaat uiteindelijk om tevreden Statenleden die efficiënter en effectiever vergaderen. Ontevreden gebruikers of negatieve publiciteit in de krant over gehackte provinciale data dragen niet bij aan het realiseren van de centrale doelstelling. Dit stel eisen aan de inrichting van het beheer, ondersteuning en security. Gebruikersondersteuning In de opstartfase van de uitrol onder de leden van de Provinciale Staten dient er een adequate gebruikersondersteuning beschikbaar te zijn voor die leden van de Staten die nog geen of weinig ervaring met de tablet en/of de toepassingen/apps erop. Speciale aandacht dient hierbij gegeven te worden voor het leren werken met de specifieke documentverwerking toepassing op de ipad voor het lezen, ordenen van de vele documenten bestemd voor de leden van de Staten Eisen aan de inrichting van het technisch beheer van de configuratie De eisen die aan het beheer van gebruikerstablet/toepassing gesteld moeten worden zijn mede afhankelijk van de keuze die gemaakt wordt tussen het BYOD (Bring Your Own Device) scenario en/of het beschikbaar stellen van een tablet (zie paragraaf 3.4 BYOD of tablet in eigendom provincie). Bij een BYOD scenario ligt de verantwoordelijkheid voor de goede werking van de hard- en software primair bij de eigenaar, in dit geval het Statenlid en niet bij de provincie (met uitzondering van de documentverwerking-software). Bij een scenario waarbij de provincie eigenaar van de tablet blijft, zullen er tav het beheer een aantal taken moeten worden ingeregeld. Een complicerende factor hierbij is dat bij keuze voor ipad een Apple device moet worden opgenomen in de Microsoft ICT-beheeromgeving van de provincie Gelderland. In de praktijk is gebleken (bijvoorbeeld bij de uitrol van 250 ipads bij de HAN) dat het volgende minimale scenario kan voldoen, o Er is een standaard configuratie gedefinieerd voor de ter beschikking te stellen tablet. De tablet wordt in deze configuratie ter beschikking gesteld aan de gebruiker. o Bij major incidenten (ipad werkt niet meer) wordt een reserve ipad ter beschikking gesteld. De kapotte ipads wordt ter service aangeboden aan de leverancier, waarmee een servicecontract is afgesloten. Of deze minimale service voldoet zal nader vastgesteld moeten worden. Dit is mede afhankelijk avn de eisen (beschikbaarheid/continuïteit van de aangeboden voorzieningen) die de Statenleden stellen aan het beheer. Security. De volgende security aspecten kunnen worden onderkend bij het gebruik van een tablet : Device security. Deze vorm van security regelt de toegang tot de tablet middels het gebruik van passwords. Naar een duurzame Digitale Omgeving voor de leden van de PS 12

18 Data security. Beveiliging van opgeslagen (gevoelige) data op de tablet. Er zal vastgesteld moeten worden welke encryptie zal worden toegepast (voor zover niet al standaard aanwezig op tablet). Essentieel is ook de mogelijkheid om centraal opdracht te geven lokaal op de tablet opgeslagen data te vernietigen bij vermissing of diefstal. Netwerk security. Middels te implementeren netwerk protocollen en encryptie van de te verzenden data. Ook hier geldt dat de provincie beleid moet ontwikkelen voor de genoemde securityaspecten op de tablet. Dit beleid moet passen binnen het reeds door de provincie vastgestelde ICT-securitybeleid. Mogelijk strijdige verschillen tussen persoonlijk gebruik van de tablet en zakelijk gebruik dienen vooraf middels een gebruikersovereenkomst geregeld te worden. Dit geldt met name ook voor een BYOD-scenario. Conclusie: Er dienen passende maatregelen genomen te worden voor gebruikersondersteuning en beheer. Dit geldt ook voor het vaststellen en toepassen van adequate security-maatregelen. 3.3 Toepassingen In relatie tot het doel van het project is de belangrijkste toepassing de software/app voor het lezen/ordenen van de centraal opgeslagen documenten. Deze toepassing vormt de brug tussen de tablet en de info op het Stateninformatiesysteem. Selectie/ontwikkeling van de juiste software is een kritische succesfactor voor het slagen van het project. Hiernaast is het van essentieel belang dat de toekomstige gebruikers de nieuwe werkwijze volledig onder de knie hebben alvorens het project echt van start gaat. Gebruikersvriendelijkheid en ondersteuning zijn hierbij sleutelwoorden. Niet alle documenten zijn daarbij even geschikt om elektronisch te worden doorgenomen. Lijvige documenten met veelvuldige referenties door het document heen zijn bijvoorbeeld minder geschikt voor elektronisch bestudering. Aanbeveling Het verdient aanbeveling om ruim tijd te nemen voor het leren omgaan met de nieuwe werkwijze en de hierin te gebruiken toepassing. De aangewezen vorm hiervoor is een pilot met hierin de functionaliteit van een complete werkende oplossing. De ervaring die tijdens de pilot wordt opgedaan moet de basis vormen voor een effectief en realistisch plan voor de verspreiding van documenten. Hiernaast kan zo n pilot input opleveren voor het schrijven van een handleiding ter ondersteuning van de startende statenleden. Naar een duurzame Digitale Omgeving voor de leden van de PS 13

19 3.4 BYOD of eigendom IT-afdeling provincie Bring Your Own Device beschrijft de ontwikkeling waarin werknemers eigen mobiele apparaten zoals bijvoorbeeld een ipad gebruiken om zich toegang te verschaffen tot de gegevensbronnen van de werkgever. Kenmerkend hierbij is dus het eigen, niet door de IT afdeling gecontroleerde apparaat en toepassingen waarmee toegang kan worden gekregen tot de gegevensbronnen van het bedrijf. Bij het ontbreken van afdoende security maatregelen leidt deze ontwikkeling tot security-problemen. Bijvoorbeeld bij verlies van de ipad kan vertrouwelijke correspondentie letterlijk op straat komen te liggen. Een ander voorbeeld van een potentieel security probleem betreft het gebruik van open wireless netwerk, zonder encryptie en user authenticitie. Voor het project papier Hier! is het niet ongebruikelijk dat een Statenlid meerdere functies heeft. Wanneer hij/zij uit hoofde van een andere functies reeds gebruik maakt van bijvoorbeeld de functionaliteit of agenda op zijn eigen ipad dan zou het niet handig zijn om de mail van de provincie op een ander mobiel apparaat binnen te halen. Is die stap gezet dan ligt de volgende stap om ook de document verwerking software/app te installeren voor de hand. Hiermee is BYOD geboren. Anderzijds is er de IT-afdeling die verantwoordelijk is voor de continuïteit van informatievoorziening en moet zorgen dat er geen verlies van data optreedt. Binnen dit dilemma van enerzijds gebruikersgemak en anderzijds Securitybeleid dient er een verantwoorde oplossing gevonden te worden. Hierbij zal de gebruiker met zijn wens om gebruik te maken van zijn eigen omgeving uiteindelijk aan het langste eind trekken. Sleutels voor verantwoord BYOD gebruik zijn een heldere gebruikersovereenkomst en passend gebruik van alle security-mogelijkheden die er nu zijn en in de toekomst beschikbaar komen. Conclusie: vanuit het perspectief van een Statenlid met meerdere functies is BYOD wenselijk. Conclusie: er dient eerst BYOD beleid ontwikkeld te worden alvorens BYOD kan worden ingevoerd. Naar een duurzame Digitale Omgeving voor de leden van de PS 14

20 3.5 Fasering implementatie Om te komen tot de realisatie van de doelstelling van dit project, papierarmer werken en hierdoor effectiever vergaderen en besluiten, dienen een aantal subdoelen te worden gerealiseerd. Zonder compleet te willen zijn betreft dit onder andere de volgende functionele doelen. 1. Aanpassing format statenvoorstellen en notitities 2. Aanpassen Stateninformatiesysteem 3. Aanpassen PS-plein. 4. Ontwikkeling gebruikerstoepassing op mobiel tablet die toegang geeft tot de stateninfo. 5. Omgeving creëren waarin een maximaal aantal Statenleden participeert in de nieuwe werkwijze. 6. Afdoende omgeving creëren voor beheer en ondersteuning waarop de Statenleden kunnen terugvallen Hiernaast dienen er bij het life gaan van het project een aantal randvoorwaardelijke zeken geregeld te op het gebied van security, financiën en afspraken over rechten en plichten van de deelnemers. Deze subdoelen dienen in samenhang te worden ontwikkeld en geïmplementeerd. Het zal duidelijk zijn dat er een aantal stappen nodig zijn om te komen tot het uiteindelijke doel. De volgende fasen, stappen lijken op dit moment vanuit projectontwikkeling zinvol. d) Ontwikkeling functionaliteit. In een beperkte omgeving wordt een samenhangende set functionaliteiten, door een selecte groep Statenleden uitgeprobeerd. Het gaat dan met name om een eerste stap te maken met de realisatie van de subdoelen 1 t/m 4. Niet onbelangrijk hierbij is aandacht te geven aan de aanpassingen die nodig zijn in de werkprocessen, werkafspraken en informatiesysteem van de griffie als gevolg van het digitale werken. Naast functionele verbeteringen dient deze fase ook positieve publiciteit (naar andere Statenleden), en nuttige gebruikerservaring voor een adequate handleiding op te leveren. e) Voorbereiding voor uitrol. Gelijktijdig aan stap a, de ontwikkeling van functionaliteit, moeten ter voorbereiding van stap c, de uitrol, de volgende acties te worden uitgevoerd. Inventarisatie van de gebruikerservaring en wensen van de statenleden mbt deelneming aan het project. Ontwikkelen BYOD beleid indien dit een gewenst scenario is Ontwikkelen security beleid met de rechten en plichten van de deelnemers. Ontwikkelen van beheeromgeving. f) De uitrol. Cruciaal bij de uitrol is een maximale participatie en betrokkenheid van de statenleden. Aansluiting bij het gebruikersprofiel en de specifieke situatie van de statenleden lijkt hiervoor een voorwaarde. Mogelijk dat dit betekent dat er onderscheid gemaakt dienst te worden in de wijze waarop de leden deelnemen. Een mogelijkheid is om onderscheid te maken in een groep met Own Device en zeer beperkte ondersteuning en een groep zonder Own Device met een grotere gebruikers- en ICT-ondersteuning. Naar een duurzame Digitale Omgeving voor de leden van de PS 15