Voor inkopers, juristen en projectleiders UITNODIGING LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 12 februari 2015

Transcriptie

1 Voor inkopers, juristen en projectleiders UITNODIGING LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 12 februari 2015 Inkoop is alles waar een factuur tegenover staat. Dat is nogal wat! Achter deze zin schuilt een levendig vakgebied waar actualiteiten, wet- en regelgeving en organisatievraagstukken elkaar aflossen en zorgen voor een eigen dynamiek. Inkopers, juristen, projectleiders en medewerkers die regelmatig inkooptrajecten doorlopen krijgen te maken met verschillende leveranciersmarkten, elk met zijn eigen kenmerken. Daarnaast dient rekening te worden gehouden met wet- en regelgeving, jurisprudentie en veranderend inkoopbeleid. Om als veiligheidsregio professioneel in te kunnen kopen is het dan ook van groot belang aangesloten te blijven bij deze ontwikkelingen. Op 12 februari organiseert de Vakgroep Inkoop Brandweer Nederland, samen met het FLIB (Faciliteit landelijke inkoop Brandweer) en het IFV een seminar voor inkopers werkzaam bij de veiligheidsregio s. Ook juristen, projectleiders en andere betrokkenen uit de veiligheidsregio's die te maken hebben met inkoop(processen) en bijgespijkerd willen worden over de laatste ontwikkelingen, zijn van harte welkom. Twaalf informatieve workshops afgestemd op de verschillende doelgroepen. Zoals een workshop over de jurisprudentie die is ontstaan naar aanleiding van nieuwe regelgeving. Of een workshop over de basisbeginselen van Europese aanbestedingen. Naast informatieve workshops zijn er ook actieve praktische workshops die de deelnemers trainen op vaardigheden zoals gesprekstechnieken met leveranciers. Daarnaast natuurlijk levendige plenaire sessies en voldoende netwerkmomenten om met collega s van gedachten te wisselen over inkooptrajecten.

2 Het programma Het seminar vindt plaats op het IFV in Arnhem en start rond 9.30 tot circa uur. Zie voor het volledige programma en de workshops pagina 3. Als bijlage is het aanmeldingsformulier toegevoegd waarin je kunt aangeven welke voorkeur je hebt voor de workshops. Er worden twee rondes gegeven. Kosten Er zijn geen kosten aan dit seminar verbonden. Wel gaan we ervanuit dat je komt als je je hebt aangemeld. Wij stellen het zeer op prijs dat, mocht je onverhoopt toch verhinderd zijn je ons dit bijtijds laat weten in verband met mogelijk nog te annuleren kosten. Aanmelden Het ingevulde formulier kun je sturen naar: De workshops worden ingedeeld op basis van binnenkomst. De sluitingsdatum voor het aanmelden is 1 februari

3 HET PROGRAMMA LANDELIJK SEMINAR INKOOP VEILIGHEIDSREGIO S 12 februari Locatie IFV Kemperbergerweg 783 Arnhem uur Ontvangst met koffie en thee :00 uur Welkomstwoord door Maarten Zijp, dagvoorzitter en voorzitter Vakgroep Inkoop Brandweer Nederland Introductie Faciliteit Landelijke Inkoop Brandweer Nederland (FLIB) Denise Baecklant, landelijk accountmanager Brandweer Nederland Integriteit in het dagelijks werk en het inkoopvak Karin Ingelse, directeur Integriteit.nl uur Rondje statafel (inclusief koffie / thee) uur 1 e workshopronde uur lunch (buffet) uur 2 e workshopronde uur Rondje statafel (inclusief koffie / thee) uur Aan de andere kant van de tafel Inzicht in de verkoop ins en outs van leveranciers, gastspreker Inkoop bij de veiligheidsregio s John van de Zwan, portefeuillehouder Afsluiting door dagvoorzitter 15:45 - Voor degenen die nog wat na willen praten staat er fris en wat nootjes klaar 3

4 DE TWAALF WORKSHOPS LANDELIJK SEMINAR VAKGEBIED INKOOP Onderstaand tref je informatie aan over de workshops. Op de laatste pagina kun je je top 3 invullen van de workshops die je wilt volgen. Er zijn twee workshoprondes. De inschrijvingen gaan op basis van binnenkomst van aanmelden. 1. Workshop: Integriteit Hoe ga je om met dilemma s en hoe bespreek je dit onderwerp met je collega die zich niet bewust is van niet integer handelen? Integriteit gaat niet over goed of fout, maar over de manier waarop wij in ons werk omgaan met morele dilemma s en of wij ons bewust zijn van ons handelen. Dit is zeker voor een inkoper bij overheid en dus ook de veiligheidsregio van groot belang. De handelingen van de overheid liggen immers onder een vergrootglas. Workshopleider Karin Ingelse, directeur Intergriteit.nl, schetst de kaders van integriteit en bespreekt samen met de deelnemers aan deze workshop de dilemma s waar, soms zeer herkenbaar, soms nog onbewust, inkopers zich gesteld voor zien. 2. Workshop: Nieuwe richtlijnen Wat betekent de nieuwe regelgeving ten aanzien van (Europese) aanbestedingen voor ons werk? En wat betekenen de veranderingen in de praktijk? Op 11 februari 2014 stelde de Raad van Ministers drie nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijnen vast. Nederland moet vóór 18 april 2016 deze nieuwe richtlijnen implementeren in de Aanbestedingswet. P. Heemskerk, advocaat Partner van Advocatenkantoor CSM informeert de deelnemers aan de hand van praktijkvoorbeelden de verschillen met aanbestedingen door nieuwe wetgeving en de veranderingen die dit in de werkwijze met zich mee brengt en hoe de nieuwe richtlijnen de inkooppraktijk kan beïnvloeden. 3. Workshop: inbesteden Het thema inbesteden passeert bij veel veiligheidsregio s af en toe de revue. Denk hierbij aan vraagstukken met betrekking tot samenwerking met defensie, gebruik maken van realistisch oefencentra van andere veiligheidsregio s en / of diensten van gemeenten. De mogelijkheden binnen de wettelijke kaders zijn echter niet altijd duidelijk. Marcel van den Bergh, zelfstandig juridisch adviseur, gaat in deze workshop nader in op de mogelijkheden en onmogelijkheden voor inbesteden c.q. andere vormen van samenwerken tussen overheden die worden bepaald door deze aanbestedingswet, jurisprudentie en een werkdocument van de Europese Commissie. 4

5 4. Workshop: Motiveren van uitnodigingsbeleid bij meervoudig onderhands aanbesteden In de aanbestedingswet uit 2012 worden meer eisen gesteld aan meervoudig onderhandse procedures. Zo is onder andere vastgelegd dat inkopers moeten kunnen motiveren (motiveringsplicht) hoe zij bij meervoudige onderhandse aanbestedingen tot de keuze van de leveranciers zijn gekomen. En hoe uit potentiële leveranciers een selectie is gemaakt welke partijen uitgenodigd worden een offerte uit te brengen. Objectiviteit en transparantie zijn daarbij de kernbegrippen. In deze workshop draait het om de kernvraag: hoe leg je als inkoper uit en leg je vast dat je objectief tot een bepaalde keuze bent gekomen. En bij wie je waarom een offerte hebt aangevraagd. De workshop wordt gegeven door Europa Decentraal. 5. Workshop Jurisprudentie Op het gebied van aanbestedingen wordt regelmatig geprocedeerd. Dit leidt weer tot jurisprudentie. Actuele kennis van de interpretatie van de wet is voor inkopers essentieel. Jurist Jeroen Plomp behandelt in deze workshop een aantal thema s aan de hand van de actuele jurisprudentie. Zoals: herstel van fouten, EMVI of laagste prijs, relatieve beoordeling, beoordeling kwaliteit en bevoordeling. Ook behandelt Jeroen de thema s informatieuitwisseling / belangenverstrengeling en het thema ernstige beroepsfouten. Verder wordt in deze workshop ook kort ingegaan op de belangrijkste punten van de nieuwe aanbestedingswet en de nieuwe aanbestedingsregels. Onder andere ten opzichte van eerdere regelgeving (zoals transparantie, clusteren, proportionaliteit en uitsluitingsgronden). 6. Workshop Contracten- en leveranciersmanagement Het uitvoeren van een goed contract- en leveranciersmanagement bepaalt de mate waarin een veiligheidsregio optimaal gebruik weet te maken van eerder vastgelegde afspraken. Bovendien is het door toenemende kennis van de leveranciersmarkt ook de opmaat naar een volgend inkoopproces. Een interactieve workshop waarin workshopleider Rolf Zwart, medewerker Kwaliteitszorg bij het IFV, aan de hand van praktijkcases de deelnemers meeneemt en informeert over de verschillende rollen en verantwoordelijkheden ten aanzien van contractmanagement. Theoretische begrippen als contractregister, -beheer en leveranciersmanagement worden onder de loep genomen. Ook de verschillen met contractbeheer en contractregistratie worden besproken. Ook gaan de deelnemers aan de slag met het opstellen van een eigen Business case aan de hand van een stappenplan. 5

6 7. Workshop Adviesvaardigheden Als inkoper adviseer je je opdrachtgever, meestal gevraagd maar soms ook ongevraagd. Maar hoe adviseer je je opdrachtgever? Welke vaardigheden kun je hiervoor inzetten? En hoe ga je om met weerstand ten opzichte van inkoop, waaronder procedures en dergelijke. Met andere woorden: hoe kun je je meerwaarde als inkoopadviseur waarmaken? Net als andere adviseurs, bijvoorbeeld beleids- of P en O adviseurs zijn er algemene adviesvaardigheden die je kunt versterken. In deze workshop krijgen deelnemers de handvatten aangereikt die ze in kunnen zetten in het dagelijks werk bij het adviseren van hun opdrachtgevers. 8. Workshop gespreksvaardigheden Als inkoper voer je regelmatig gespreken. Gespreken met vertegenwoordigers, voortgangsgespreken met leveranciers en ook gesprekken met leveranciers over genomen gunningsbesluiten. Goede gespreksvaardigheden dragen bij aan een maximaal rendement en aan het voorkomen van gerechtelijke procedures. In deze interactieve workshop krijgen deelnemers gesprekstechnieken aangereikt om een constructief gesprek te voeren met leveranciers. 9. Workshop Basiskennis aanbesteden: Meervoudig- en enkelvoudig onderhands procedures In de aanbestedingswet 2012 worden striktere eisen gesteld aan meervoudig- en enkelvoudig onderhandse procedures. Dit zijn over het algemeen procedures die door projectleiders en/of medewerkers zelf worden doorlopen. Het is dan handig om te weten hoe je de procedure in je voordeel kan laten werken. Maar daarnaast moet je weten wat wettelijke gezien mag en wat niet mag. In deze workshop licht Nikoletta Nemeth, Strategisch Inkoper bij het Facilitair Dienstencentrum van het IFV, de basisbeginselen van inkoop toe. Gekoppeld aan procedures zoals archivering, inkoopbeleid en toetsing. 10. Workshop Klagen, klachten, Klachtenregelingen en klachtencommissie Leveranciers moeten in de gelegenheid worden gesteld een klacht in te kunnen dienen over aanbestedingen, zo is vastgelegd in de aanbestedingswet Veiligheidsregio s dienen daarvoor een klachtenregeling in te stellen. Hoe om te gaan met leveranciers die klagen of een klacht indienen. En hoe zijn dan de procedures. Hoe pas je deze toe? De klachtencommissie Jansen en Jansen vertelt aan de hand van verschillende praktijkvoorbeelden de do s en don ts van deze materie. 6

7 11. Workshop beoordelingsmethodieken Om het beste product tegen de beste prijs-kwaliteit in te kopen en daarbij volledig objectief en transparant te zijn worden beoordelingsmethodieken gebruikt. Dit is zowel bij meervoudig onderhandse aanbestedingen als bij de grotere Europese aanbestedingen het geval. Er zijn verschillende beoordelingsmethodieken die allemaal hun voor- en nadelen kennen. En bij elke aanbesteding moet je afhankelijk van het product een keuze maken. Een juiste methodiek toepassen heeft een grote meerwaarde op het eindresultaat. In deze workshop worden een aantal van deze methodieken uitgelegd en getoetst aan praktijkvoorbeelden. Ook worden de valkuilen van methodieken aangegeven 12. Workshop Testdagen/ verificaties Om zeker te weten of een aangeboden product voldoet aan de hoge kwaliteit en het gebruiksgemak die voor hulpverleners noodzakelijk is worden de aangeboden producten vaak aan getest. Het testen van producten waar hulpverleners in hun werk volledig op moeten kunnen vertrouwen draagt ook bij aan draagvlak voor de definitieve keuze. Het uitvoeren en inrichten van deze test(dag) vraagt veel aandacht en dient zorgvuldig te gebeuren. In deze workshop wordt behandeld hoe de kwaliteit en het gebruiksgemak van producten kan worden vastgesteld en tegelijkertijd ook voor draagvlak kan zorgen. Ook worden de voor en tegens van het inzetten van testen besproken en krijgen de deelnemers inzicht over hoe en wanneer zij deze toetsingswijze kunnen inzetten. Voor het aanmelden van de workshops: zie aanmeldingsformulier. De sluitingsdatum is 1 februari