Masterclass SPP Provincie Gelderland

Transcriptie

1 Masterclass SPP Provincie Gelderland 25 januari 2011 Iswm A&O Provincies Marco den Boef Brigitte Willemsen Maria Boes Frank Markerink (IJsselvliet)

2 Opzet presentatie Voorstelrondje Aanleiding en aanpak Formatie Advies Pilot Subsidieverlening Feedback 2

3 Aanleiding - Ontwikkelingen arbeidsmarkt - Geen strategische personeelsplanning - Doorontwikkeling GiB - Topbedrijf - Versterken strategische functie P&O - Ontwikkelingen in provincieland 3

4 Strategische PersoneelsPlanning Hulpmiddel juiste mensen op de juiste plaats op de juiste tijd 4

5 Aanpak Kwantitatieve personeelsplanning legt de basis voor de kwalitatieve personeelsplanning 1. Versterken formatie advies (2009) 2. Opmaatactie (2010-) 3. Pilot bij afdeling subsidieverlening (2011) 4. Gefaseerd invoeren van SPP (2011-) 5

6 Versterken Formatie Advies

7 Doelstelling - Effectieve en efficiënte formatie- en personeelsplanning in de lijn - Van incidenten naar planmatige aanpak - Vaardige adviseurs die dit als partner in business mogelijk maken 7

8 Werkwijze Formatie advies versterken door: De informatievoorziening en het proces t.a.v. formatie- en personeelsplanning vast te stellen en te verbeteren In kaart te brengen welke kennis van formatie- en personeelsplanning en all-round adviesvaardigheden adviseurs nodig hebben voor de gewenste rol, en deze kennis over te dragen (basis)kennis van managers t.a.v. formatie en personeelsplanning versterken 8

9 Resultaten Versterken Formatie advies - Rapportage tool - Procesbeschrijving formatieadvies - Opgeleide P&O adviseurs - Getrainde managers (HRMdagen) - (gedocumenteerde) definitie kennis en vaardigheden tav formatie advies 9

10 Pilot SPP bij Subsidieverlening Provincie Gelderland

11 De rol van de provincie verandert Van een statische naar een hoogdynamische omgeving Kleinere overheid, meer regisseren Van instrumenteel naar samenwerken 11

12 Toekomstplaatje afdeling subsidieverlening Efficiency / andere organisatie werkproces Overige Taakstellingen Onderzoek samenwerking Overijssel In Toekomst met adviesteam en uitvoeringsteam Hoe kan SPP helpen? 12

13 Formatie advies Subsidieverlening 2011 Bezetting Vastgestel de formatie Ambtenaar Flexpooler Soort Medewerker Structureel Nog te financier Bezetting Bezetting Bezetting en Eenmalig Kostensoort A&O:Advies en Ondersteuning 13,27 16,71 12,78 29,49 14,05 1,00 14,44 29,49 MER:Subsidies MERO, EU en RSP 5,79 9,81 0,89 10,70 2,51 8,19 10,70 MWLG:Subdidies MWLG 9,48 12,20 2,22 14,42 10,60 3,82 14,42 SUBS:Subsidieverlening mgt. 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 WSC:Subsidies WSC 14,13 13,43 1,33 14,76 11,83 2,93 14,76 SUBS:Subsidieverlening 43,67 53,15 17,22 70,37 39,99 1,00 29,38 70, Bezetting Vastgestel de formatie Ambtenaar Flex pooler Bezetting Bezetting Bezetting Soort Medewerker Structureel Nog te financier en Eenmalig Kostensoort A&O:Advies en Ondersteuning 13,07 15,71 15,71 14,05 1,00 0,66 15,71 MER:Subsidies MERO, EU en RSP 4,29 7,81 7,81 2,51 5,30 7,81 MWLG:Subdidies MWLG 8,31 12,20 12,20 10,60 1,60 12,20 SUBS:Subsidieverlening mgt. 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 WSC:Subsidies WSC 13,08 13,43 13,43 11,83 1,60 13,43 SUBS:Subsidieverlening 39,75 50,15 50,15 39,99 1,00 9, ,15

14 Formatie advies Subsidieverlening Aantal medewerkers 05 t/m en en hoger Totaal Ambtenaar A&O:Advies en Ondersteuning MER:Subsidies MERO, EU en RSP MWLG:Subdidies MWLG SUBS:Subsidieverlening mgt. 1 1 WSC:Subsidies WSC SUBS:Subsidieverlening Aantal medewerkers 05 t/m en en hoger Totaal Flexpooler A&O:Advies en Ondersteuning MER:Subsidies MERO, EU en RSP 1 1 MWLG:Subdidies MWLG 2 2 SUBS:Subsidieverlening mgt. WSC:Subsidies WSC SUBS:Subsidieverlening

15 Formatie advies Subsidieverlening Aantal medewerkers 25 t/m t/m t/m t/m t/m 67 Leeftijd A&O:Advies en Ondersteuning MER:Subsidies MERO, EU en RSP MWLG:Subdidies MWLG SUBS:Subsidieverlening mgt. 1 1 WSC:Subsidies WSC SUBS:Subsidieverlening

16 Formatieadvies Geeft veel kwantitatief inzicht in formatie en bezetting in relatie tot de taken Verder inzoomen tot op functie Geeft geen inzicht in de mens achter de functie 16 16

17 Strategische personeelsplanning visie Businessplanning Personeelsplanning 17

18 Strategische Personeelsplanning Personeelsplanning en Businessplanning samenvoegen door: Businessplanning is keuze verzameling vraagstukken = Scenario Personeelsplanning door potentieel uitgedrukt in rollen, competenties in een gekozen scenario 18

19 Uitwerking SPP Businessplanning Wat gaan we doen? Personeelplanning Wat heb ik nodig? Gap analyse Maatregelen Wat heb ik nu? 19

20 Schema Pilot SPP Businessplanning Wat gaan we doen? Personeelplanning Wat heb ik nodig? Gap analyse Maatregelen Wat heb ik nu? 20

21 Een rijkere beschrijving met rollen Conceptueel model Beschreven Onbeschreven Functie Rol Vraagstukken Partners Systeemgrens organisatie 21

22 Welke rollen zijn waarvoor het best inzetbaar? Complexiteit maatschappelijke vraagstukken Hoog Analyseren Verkenner en Stimulator Faciliteren Regisseur en Facilitator Realiseren Aanjager en Adviseur Laag Hoog Laag Regelcapaciteit Regelcapaciteit: Organisaties zijn georganiseerd rondom bepaalde vraagstukken. bv Universiteiten/overheid rondom zeer complexe vraagstukken 22

23 De 6 Rollen uit de praktijk Verkenner Stimulator Regisseur Facilitator Aanjager Adviseur Analyse van de meest complexe vraagstukken; Out-of the Box Zorgt voor nieuwe samenwerkingsverbanden met nieuwe partners Zorgt voor de doelen om een vraagstuk op te lossen Zorgt dat alles voor elkaar komt vergelijk producent bij een film Zorgt dat de uitvoering vlot verloopt Zorgt voor specialistische oplossingen. 23

24 De 6 rollen beschreven in competenties Verkenner 6 Rollen de competenties Conceptuele flexibiliteit, netwerkvaardigheid, oordeelsvorming, luisteren, Durf Stimulator Regisseur Facilitator Aanjager Adviseur Overtuigingskracht, Coöperatief gedrag, Omgevingsbewustzijn, Probleemanalyse, Vernieuwingskracht, Initiatief Visie, Besluitvaardigheid, Samenbindend leiderschap, Coachen, Luisteren, Doelgericht handelen Flexibel gedrag, Onderhandelen, Energie, Durf Klantgerichtheid, Integraal werken Netwerkvaardigheid, Communiceren, Verantwoordelijkheid 24

25 Het optimale team Indeling van de rollen in de relatie partners en vraagstukken overheid belangen behartigers bedrijven burgers probleem niet helder oplossing niet helder Verkenner Verkenner Stimulator - - probleem niet helder en oplossing helder (discussie doelen) Regisseur Regisseur Stimulator Regisseur - probleem helder oplossing niet helder (discussie middelen) Facilitator Aanjager Aanjager Adviseur probleem en oplossing helder Adviseur Aanjager Adviseur Adviseur Adviseur 25

26 De 6 rollen in team WSC subsidieverlening De rollen Verkenner in Stimulator de teams RegisseurWSC Facilitator Aanjager Adviseur Functie A 1 Functie B 2 Functie C 2 Functie D 1 2 Functie E 4 Functie F 1 Functie G 1 Functie H 1 Inhuur! Dubbele bezetting! Geen facilitator! 26

27 Het WSC team hier en nu Indeling van de rollen in de relatie partners en vraagstukken overheid belangen behartigers bedrijven burgers probleem niet helder oplossing niet helder Verkenner Stimulator Aanjager Verkenner - probleem niet helder en oplossing helder (discussie doelen) Regisseur(2) Verkenner - probleem helder oplossing niet helder (discussie middelen) Aanjager Adviseur Regisseur(2) Aanjager Stimulator adviseur(2) Regisseur(2) probleem en oplossing helder Adviseur (9) Adviseur (7) Adviseur (4) 27

28 De 6 rollen in team MERO subsidieverlening De rollen Verkenner in Stimulator de teams RegisseurWSC Facilitator Aanjager Adviseur Functie A 1 (0) 2 (1) Functie B Functie C 1 Functie D Functie E 3 (2) Functie F 2 (0) 1(0) High Potential? Geen Aanjager! 28

29 Het MERO team nu en 2014 Indeling van de rollen in de relatie partners en vraagstukken Overheid RSP/ RUP B&S MERO P&C MERO UW/ Mob gem JI F&BV probleem niet helder oplossing niet helder probleem niet helder en oplossing helder (discussie doelen) Stimulator Verkenner Regisseur Stimulator Verkenner Regisseur Stimulator Verkenner Stimulator Verkenner Regisseur Stimulator Verkenner Regisseur probleem helder oplossing niet helder (discussie middelen) Verkenner Regisseur Facilitator Facilitator Verkenner Facilitator Adviseur probleem en oplossing helder Adviseur Adviseur Adviseur Adviseur Adviseur Adviseur Adviseur 29

30 Voor elke medewerker geldt: Rol is niet afhankelijk van de functiebeschrijving Rol heeft wel een relatie met competenties Rol is ook verbonden met persoonlijkheid Mensen zijn in staat in bepaalde mate meerdere rollen te vervullen, afhankelijk van (fase) vraagstuk en partners 30 30

31 Schema Pilot SPP Businessplanning Wat gaan we doen? Personeelplanning Wat heb ik nodig? Gap analyse Maatregelen Wat heb ik nu? 31 31

32 Personeelsplanning Wat is er nu? Beschikbaarheid (kwantitatief) Werkvermogen (werk en gezondheid) Potentieel(kunnen) 32 32

33 Potentieelinschatting met HR3P in de nieuwe rol Medewerker X in rol Y Geschatte huidig performance rol op dit moment slecht redelijk goed uitmuntend Potentieelgrenzen bereikt Groeien mogelijk naar : Realiseren Faciliteren Analyseren 33 33

34 Samenvattend Schema Pilot SPP Hoe: Bestudering Beleidsstukken, plannen Houden van interviews met AMT Businessplanning Partners Vraagstukken Hoe: Confrontatie wat nodig is en wat er is aanwezig is aan competenties en potentieel Hoe: Model rollen en competenties Personeelplanning Benodigde Teamsamenstelling en rollen Gap analyse Huidig team en rollen/potentieel Hoe: HR3P Hoe: MvM Maatregelen: Ontwikkelen Instromen Uitstromen Mobiliteit Loopbaanbeleid 34 34