Rijnmond. Externe: Dhr. A. van Kempen (Berenschot agendapunt 5)

Transcriptie

1 Besluitenlijst Algemeen bestuur FlCf^R milieudienst Rijnmond Vergaderdag Tijd Plaats Documentnummer 12 december DCMR, 2^ etage uur Aanwezig Dhr. R.A. Janssen (voorzitter), mw. J.N. Baljeu (Rotterdam), mw. C. Mourik (Spijkenisse), dhr. J.A. Grijzen (Schiedam), dhr. D.A. Verbeek (Brielle), dhr. T. de Weger (Lansingerland), dhr. H.L.M. Eitjes (Maassluis), dhr. B.J. Nootenboom (Barendrecht), mw. M.P.C. van Ginkel (Albrandswaard), dhr. H. van Houcke (Ridderkerk), dhr. P.D. Hofman (Hellevoetsluis), dhr. J. van Winden (Capelle aan den IJssel), dhr J.H. Blankenberg (in plaats van dhr A. Hofstra, Krimpen aan den IJssel), dhr. E.G. Mulder (Westvoorne), dhr. S van der Weg (Bernisse), dhr. P.J. Koningswoud (Goeree-Overflakkee) en dhr. J.H. van den Heuvel (secretaris) DCMR: A. Deelen (hoofd Gemeenten en MKB), mw. J.L.V.M. Defauwes- Thijssen (hoofd Bedrijfsvoering), A. Tieleman (Controller), dhr. M. de Hoog (hoofd Haven en Industrie), dhr. E. van der Sluijs (directiesecretaris) en mw. S.J. Warmenhoven (directieassistent/notulist) Externe: Dhr. A. van Kempen (Berenschot agendapunt 5) Afwezig Dhr. R.A.M. van der Sande (provincie Zuid-Holland), dhr. J.L. Robberegt (Vlaardingen), mw A. van Huffelen (Rotterdam) en mw. I. de Bondt (provincie Zuid-Holland) Agendapunten 1. Opening De voorzitter opent om uur de vergadering en heet alle aanwezigen welkom. Een bericht van verhindering is ontvangen van mw. Van Huffelen, mw. De Bondt, de heer Van der Sande en de heer Robberegt. De heer Hofstra (Krimpen aan den IJssel) wordt vervangen door de heer J.H. Blankenberg. Mededelingen Mededelingen: Ingekomen stuk : Het algemeen bestuur neemt kennis van de brief van het ministerie van BZK over de jaarstukken 2012 en de begroting Huisvesting Op 25 november jl. heeft de veiling van het DCMR-gebouw plaatsgevonden. De nieuwe eigenaar van het gebouw is ROC Bedrijfshuisvesting. Met de nieuwe eigenaar zal overieg plaatsvinden over de nieuwe situatie. Blad 1 van 6

2 Uitvoering VTH-taken In de vergadering van 10 december 2012 stelde het algemeen bestuur het Verbeterprogramma VTH vast In de vergadering van 3 juli 2013 stemde het bestuur in met de aanvullingen op het verbeterprogramma die voortvloeien uit de conclusies en aanbevelingen van de OvV. Het bestuur heeft daarbij verzocht om de afgesproken VTH-verbeteringen zo concreet mogelijk te omschrijven (doel, resultaat, planning) en tevens aan te geven hoe deze in de praktijk doorwerken in de taakuitvoering. De stukken bij dit agendapunt geven invulling aan deze opdracht Aan het algemeen bestuur worden daartoe de volgende documenten voorgelegd : a. Het overzicht van Verbeteracties VTH beschrijft (op basis van het reeds door het bestuur vastgestelde verbeterprogramma) alle 20 verbeteracties, die voorzien zijn van doelstelling, resultaat en planning. Een deel van deze verbeteracties is al concreet uitgewerkt in het Uitvoeringsplan VTH (zie punt c). b. Voor de uitvoering van VTH-taken gelden landelijk vastgestelde kwaliteitseisen. Aan de hand van een landelijk ontwikkelde "zelfevaluatietool" is vastgesteld voor welke onderwerpen de DCMR aan deze eisen voldoet en op welke punten aanvullende verbeteringen nodig zijn. c. Het Uitvoeringsplan VTH beschrijft de kaders waarbinnen de VTH-taken de komende jaren worden uitgevoerd. Het Uitvoeringsplan beschrijft onder andere hoe de risicogestuurde aanpak in het toezicht vorm krijgt en hoe de actualisatie van vergunningen wordt aangepakt. Daarnaast bevat het Uitvoeringsplan (op basis van de ervaringen met het Map) een voorstel voor een geactualiseerde methode van budgettering voor de VTHtaken. Het algemeen bestuur neemt hierover de volgende besluiten : a) Overzicht van verbeteracties Het algemeen bestuur stelt het "Overzicht Verbeteracties VTH" vast en geeft opdracht aan de DCMR om aan de hand van dit format in elke AB-vergadering (in ieder geval in 2014) te rapporteren over de voortgang van de verbeteracties. b) Zelfevaluatie kwaliteitscriteria Het algemeen bestuur: neemt kennis van de resultaten van de zelfevaluatie kwaliteitscriteria VTH; stelt het Verbeterplan kwaliteitscriteria VTH vast; geeft opdracht aan de DCMR om de ontwikkelingen ten aanzien van de gestelde kwaliteitscriteria (zowel de toetsing aan de criteria als de acties in het verbeterplan) met de participanten te delen (in het bestaande ambtelijke participantenoverieg) en over de voortgang te rapporteren aan het algemeen bestuur. c) Uitvoeringsplan VTH Het algemeen bestuur stelt het Uitvoeringsplan VTH Effectief en slagvaardig vast. In het Uitvoeringsplan wordt het volgende kader voor de uitvoering van de VTH-taken vastgelegd : a) zes uitgangspunten die leidend zijn voor de inrichting van de VTH-taken; b) een strategie voor preventief toezicht met als elementen: risicosturing, prioriteit voor lucht en veiligheid en vier onderscheiden toezichtsniveaus; c) een risicogestuurde en gesystematiseerde aanpak van de.actualisatie van de vergunningen, met aandacht voor de verbinding met handhaving; d) uitvoering van een pilot voor het geconsolideerd vastleggen van vergunningen van bedrijven (in afstemming met de andere omgevingsdiensten van Zuid-Holland); Blad 2 van 6

3 e) een (mede op basis van de MAP-evaluatie ontwikkelde) actualisatie van de methode voor het vaststellen van het VTH-budget voor participanten gebaseerd op bedrijfsjaarkentallen (waarin opgenomen een percentage van 2,5% voor borgingstaken). Het algemeen bestuur stemt hiermee in onder het voorbehoud dat de hier voorgestelde budgetteringsmethode en de provinciale kostprijsmethode (die door PZH met de andere omgevingsdiensten wordt ontwikkeld) goed op elkaar aansluiten. Het dagelijks bestuur zal in het voorjaar van 2014 vaststellen of de systemen voldoende convergeren en of op basis daarvan anticiperen op de nieuwe methode voor de P&C-cyclus van 2015 verantwoord is; f) de hoogte van de bedrijfskentallen voor de gemeentelijke bedrijven. In de discussie naar aanleiding van deze besluitvorming komen de volgende punten aan de orde : Verbeterproces VTH na OvV: het algemeen bestuur stelt vast dat met het ingezette Verbeterprogramma (en de vertaling naar de smart-geformuleerde acties) op een goede manier invulling is gegeven aan de conclusies en aanbevelingen van de OvV. Verantwoordelijkheid van bedrijf en keten. Het algemeen bestuur onderstreept het uitgangspunt dat de basis vormt voor de VTH-taken : de eigen verantwoordelijkheid van bedrijven voor milieu en veiligheid. Daarbij hoort onlosmakelijk ook de verantwoordelijkheid van certificerende instellingen en ketenpartijen. Aan de zijde van de bedrijven is aandacht nodig voor de rol en verantwoordelijkheden in de keten van leveranciers en afnemers. Aan de zijde van de overheid wordt de ketenbenadering ingevuld door het in samenwerking met inspectiepartners ontwikkelen van ketentoezicht. Conseguente handhaving en zorgvuldige communicatie. Het algemeen bestuur benadrukt dat de ingezette koers van consequente toepassing van de sanctiestrategie goed moet worden voortgezet, maar dat het tevens van belang is om op een zorgvuldige wijze met bestuurders en bedrijven te communiceren over de inzet van handhavingsinstrumenten; Budqettering. Het algemeen bestuur steunt de voorgestelde actualisering van de budgetteringsmethode. Daarbij wordt de kanttekening gemaakt dat het van belang is om ook in de toekomst te blijven werken aan het actueel houden en doorontwikkelen van de risicogestuurde aanpak in budgettering en prioriteitstelling. Reactie OvV-rapport (brief aan minister van l&m) Het algemeen bestuur stemt in met de reactie van het dagelijks bestuur op het OvV-rapport zoals verwoord in de brief aan de Minister van l&m. De voorzitter krijgt mandaat van het algemeen bestuur voor eventuele redactionele aanpassingen in de brief (bijv. n.a.v. het AO in de Tweede Kamer van heden, 12 december 2013). Blad 3 van 6

4 Organisatieontwikkeling DCMR (rapportage Berenschot) Het algemeen bestuur neemt kennis van de conclusies en aanbevelingen uit de rapportage van bureau Berenschot "Tevreden met een zorg". Op basis van deze rapportage, de presentatie door de heer A. van Kempen (Berenschot) en de in het bestuur gevoerde discussie neemt het bestuur de volgende besluiten. 1. Takenpakket DCMR. Het algemeen bestuur verzoekt het dagelijks bestuur om het takenpakket van de DCMR en de ontwikkelingen daarin te beschrijven ("mozaïek van taken") en te agenderen in de volgende AB-vergadering. Doel is het versterken van inzicht in en de stroomlijning van taken en het ontwikkelen van een bestuuriijke visie op de synergie in de uitvoering van omgevingstaken in de Rijnmond. Hierbij hoort tevens het bieden van inzicht in de verhouding tussen vaste en projectmatige taken en de beheersmatige aspecten van het al of niet uniform uitvoeren van taken (efficiencyaspecten van uiteenlopende takenpakketten en werkwijzen, hoe omgaan met regionale uniformiteit vs. maatwerk en "couleur locale"). Ten aanzien van de uitvoering van bouw- en woningtoezichttaken (waarvoor nu verschillende vormen van subregionale samenwerking worden ontwikkeld) onderkent het bestuur het belang van regionale afstemming en overieg, maar stelt tevens vast dat die discussie niet op de eerste plaats aan de bestuuriijke tafel van de DCMR wordt gevoerd. 2. Organisatieontwikkeling. Het algemeen bestuur stelt vast dat het van groot belang is dat de verbeteringen op het gebied van de VTH-taken goed worden geborgd in de structuur en werkwijzen van de DCMR. Het algemeen bestuur steunt de aanbeveling van Berenschot om een organisatieverandering door te voeren waarbij de functiescheiding tussen vergunningveriening en toezicht & handhaving op een hoger niveau in de organisatie wordt gelegd (waarbij de taken pas samenkomen op directieniveau). Het aanpassen en vaststellen van de DCMR-organisatiestructuur valt onder de verantwoordelijkheid van de directeur DCMR. Het algemeen bestuur geeft voor dit veranderingsproces een aantal aandachtspunten mee: - Ook in de nieuwe structuur moet een adequate invulling van accountmanagement worden geborgd. Het in de huidige praktijk bereikte niveau van accountmanagement (bestuuriijk/ambtelijk en inhoudelijk/beheersmatig) kan worden gezien als goed vertrekpunt. - Indien de functiescheiding tussen vergunningveriening en toezicht op een hoger niveau wordt gelegd is het van belang om expliciet te maken op welke punten de uitvoering van VTH-taken verandert (wat betekent deze functiescheiding voor communicatie, kennisdeling en het ontwikkelen van een afgestemde aanpak naar bedrijven, en hoe kunnen mogelijke nadelen van een sterkere functiescheiding worden ondervangen); - De aanbeveling van Berenschot om te werken aan het versterken van bestuuriijke sensitiviteit wordt door het algemeen bestuur onderschreven. De DCMR zal deze aanbeveling opnemen in het komende traject van organisatieontwikkeling. 3. Kwaliteit- en risicomanagement In de rapportage van Berenschot wordt gesignaleerd dat de DCMRinspanningen op het gebied van kwaliteits- en risicomanagement onvoldoende zichtbaar zijn voor de DCMR-bestuurders. Het algemeen bestuur verzoekt het dagelijks bestuur om in de volgende AB-vergadering een samenhangend beeld te geven van de wijze waarop kwaliteits- en risicomanagement nu vorm krijgt en welke ontwikkelingen op dit gebied plaatsvinden. Blad 4 van 6

5 Vvgb-bedrijven De heren Janssen en van den Heuvel schetsen de stand van zaken met betrekking tot de overdracht van Vvgb-bedrijven. Alle gemeenten zullen worden geïnformeerd over de bedrijven waarvoor de gemeente per het volledige bevoegd gezag wordt. Gemeenten worden daarbij op de hoogte gesteld van lopende vergunning- en/of handhavingszaken. De taken zullen in een addendum op de werkplannen worden vastgelegd. Op landelijk niveau worden afspraken gemaakt over de afname en toename van resp. het Provincie- en Gemeentefonds. De provincie Zuid-Holland heeft besloten dat de aflaging van het provinciale budget gelijk op zal gaan met de toename van het gemeentelijke budget, opdat per saldo het beschikbare budget voor de Vvgbtaken beschikbaar zal blijven. Het algemeen bestuur onderstreept het belang van continuïteit en kwaliteit in de taakuitvoering m.b.t de Vvgb-bedrijven, en stelt tevens vast dat de besluitvorming over de inzet van de middelen niet in het algemeen bestuur maar bij de gemeenten plaatsvindt. Werkplannen 2014 Het algemeen bestuur: neemt kennis van de ontwikkelingen ten aanzien van de (concept-) werkplannen stelt vast dat het totaal van veranderingen in de werkplannen 2014 minder bedraagt dan 5% van de begroting 2014 en daarmee geen begrotingswijziging is vereist Bestemmingsreserves 2013 Het algemeen bestuur stemt in met de voorgestelde onttrekkingen van de navolgende bestemmingsreserves: Informatievoorziening Productontwikkeling Verbeterprogramma VTH Transitie fysieke Infrastructuur en besluit om bij de vaststelling van de jaarrekening 2013 (in het AB van juli 2014) te besluiten over het aanhouden, herbestemmen of doteren van bestemmingsreserves. Legesverordening Het algemeen bestuur stelt de Legesverordening 2014 ter vervanging van de Legesverordening 1994 vast 10. Programmafinanciering externe veiligheid 2014 Het algemeen bestuur stemt in met het Uitvoeringsprogramma externe veiligheid 2014 regio Rijnmond. 11. Besluitenlijst d.d. 3 juli 2013 Het algemeen bestuur stelt de besluitenlijst d.d. 3 juli 2013 vast Blad 5 van 6

6 12. Rondvraag De heer Eitjes informeert naar de stand van zaken met betrekking tot de vergunning van de Shtandart Terminal. De heer Janssen geeft aan dat het bedrijf een vergunningaanvraag heeft ingediend, die cf. de geldende wet- en regelgeving zal worden behandeld. 13. Sluiting De voorzitter dankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering om uur. Aldus vastgesteld in de vergadering van het AB d.d. 2 juli 2014 De voorzitter: De secretaris: I, R.A. Janssen / J.H. \ Éin den Heuvel Blad 6 van 6