De voorzitter opent om uur de vergadering en heet alle aanwezigen welkom.

Transcriptie

1 Besluitenlijst Algemeen bestuur DCI^R milieudienst Rijnmond Vergaderdag Tijd Plaats Documentnummer 10 december k. 115 DCMR Aanwezig mw. J.N. Baljeu (plv voorzitter), cihr. H.L.M. Eitjes (Maassluis), mw. M.P.C. van Ginkel (Albrandswaarid), dhr. J.A. Grijzen (Schiedam), dhr. P.D. Hofman (Hellevoetsluis), dhr A. Hofstra (Krimpen aan den IJssel), dhr. B.J. Nootenboom (Barendrecht), mw. C. Mourik (Spijkenisse), dhr. E.G. Mulder (Westvoorne), dhr. A. den Ouden (Ridderkerk), dhr. J.L. Robberegt (Vlaardingen), dhr. R.A.M. van der Sande (provincie Zuid-Holland), dhr. F.J. Tollenaar (ISGO), dhr. T. de Weger (Lansingerland), dhr. D.A. Verbeek (Brielle), dhr. J. van Winden (Capelle aan den IJssel) alsmede dhr. J.H. van den Heuvel (secretaris) DCMR: dhr. M. de Hoog (hoofd Haven en Industrie) (deels), A. Deelen (hoofd Gemeenten en MKB), mw. J.L.V.M. Defauwes-Thijssen (hoofd Bedrijfsvoering), dhr. A. Tieleman (controller), dhr. E. van der Sluijs (directiesecretaris) en mw. S.J. Warmenhoven (directieassistent/notulist) Afwezig met bericht van verhindering Dhr. R.A. Janssen (voorzitter) en dhr. S. van der Weg (Bernisse) Het voorzitterschap van het algemeen bestuur is in verband met de afwezigheid van de heer Janssen overgedragen aan de vice-voorzitter mevrouw Baljeu. Agendapunten 1. Opening De voorzitter opent om uur de vergadering en heet alle aanwezigen welkom. Met name voor de heren de Weger van de gemeente Lansingerland en de heer Mulder van de gemeente Westvoorne, die vanaf heden deel uitmaken van het algemeen bestuur. Daarnaast wordt de heer Tollenaar van het ISGO van harte welkom geheten. Een bericht van verhindering is ontvangen van de heren Janssen en Van der Weg Mededelingen De heer Van den Heuvel geeft aan dat ter informatie bij alle aanwezigen een tweetal rapporten is neergelegd : de rapportage "Visie en vertrouwen" over de monitoring en borging van de mainportontwikkeling de Atlas van de ondergrond, die basisinformatie bevat voor ruimtelijke ordeningsplannen. BRZO-RUD De heer Van den Heuvel geeft de laatste stand van zaken weer. In Nederland worden 6 BRZO-RUD's gevormd. Blad 1 van 6

2 De DCMR zal de BRZO-taken uitvoeren in de provincies Zuid-Holland en Zeeland. De planning is om voor het einde van het jaar nog een intentieverklaring te tekenen waarin de nieuwe samenwerking met o.a. de provincie Zeeland wordt vastgelegd. De materiële start is dan per 1 januari a.s. en de formele vastlegging is gepland op 1 april Vanuit de DCMR worden alle gemeenten nader over het onderwerp geïnformeerd. Hierin wordt ook ingegaan op de mandaatregeling. Huisvestinqsdossier De heer Van den Heuvel geeft aan dat in het dossier diverse ontwikkelingen gaande zijn en hoopt dat hij op korte termijn de leden van het bestuur kan informeren over een positieve uitkomst. Op dit moment zijn er echter nog onzekerheden waardoor geen eenduidige verwachting wat betreft de planning mogelijk is. BTW-compensatiefonds In het regeerakkoord van 29 oktober 2012 is de afschaffing van het BTWcompensatiefonds aangekondigd. De heer Tieleman licht toe dat dit consequenties kan hebben voor de participanten en de DCMR, omdat de DCMR voor de fiscus BTW ondernemer is en over haar diensten BTW in rekening brengt. De DCMRparticipanten kunnen de door de DCMR in rekening gebrachte BTW via het fonds compenseren. De DCMR heeft in een verkennende notitie (van 21 november 2012, ambtelijk verspreid onder de participanten) beschreven welke consequenties zouden kunnen voortkomen uit de afschaffing van het fonds en de manier waarop de DCMR en de participanten kunnen omgaan met de nieuwe situatie indien de BTW-compensatie zou vervallen. In december 2012 vindt overleg plaats van de Ministeries van Binnenlandse Zaken en Financiën met IPO en VNG. Daarna zal waarschijnlijk meer duidelijkheid ontstaan of en zo ja wanneer deze maatregel wordt uitgevoerd. Zodra er meer helderheid hierover ontstaat komt het onderwerp terug op de agenda van het dagelijks en algemeen bestuur. 3. Aanwijzing leden algemeen bestuur en benoeming lid dagelijl» bestuur Namens de gemeente Lansingerland is de heer T. de Weger aangewezen als lid van het algemeen bestuur van de DCMR. Namens de gemeente Westvoorne is de heer E. Mulder aangewezen als lid van het algemeen bestuur van de DCMR. Namens de colleges van B&W van Lansingerland, Maassluis, Schiedam en Vlaardingen is de heer T. de Weger voorgedragen als lid van het dagelijks bestuur van de DCMR. 1. Het algemeen bestuur neemt kennis van de aanwijzing tot lid van het algemeen bestuur van dhr. E.G. Mulder (namens de gemeente Westvoorne) en dhr. T. de Weger (namens de gemeente Lansingerland); 2. Het algemeen bestuur wijst op voordracht van de colleges van B&W van Lansingerland, Maassluis, Schiedam en Vlaardingen dhr T. de Weger aan als lid van het dagelijks bestuur. Blad 2 van 6

3 Verbeterprogramma Vergunningverlening en Toezicht en handhaving De heer Van den Heuvel geeft een toelichting op het Verbeterprogramma Vergunningverlening, Toezicht en handhaving. In de extra vergadering van het algemeen bestuur van 5 oktober jl. is reeds een discussie gevoerd over de hoofdlijnen van de in te zetten verbeteringen. Deze verbeteringen zijn nu uitgewerkt in de notitie die nu aan het algemeen bestuur is voorgelegd. Het Verbeterprogramma wordt toegelicht aan de hand van een presentatie, die als bijlage bij de besluitenlijst wordt gevoegd. Het Verbeterprogramma bevat de verbeteracties die worden ingezet en moet gezien worden als een dynamisch document. De uitkomsten van het onderzoek door de OVV kan immers aanleiding geven om aanvullende verbeteracties op te nemen. Naast het externe onderzoek door de OVV is de DCMR gestart met een interne reflectie, teneinde een dialoog in de organisatie tot stand te brengen over de rol- en taakopvatting ten aanzien van toezicht en handhaving. Ook de uitkomsten hieruit kunnen leiden tot een aanscherping van of aanvulling op het verbeterprogramma. Deze aanvullingen alsmede de voortgang van de uitvoering van het verbeterprogramma komen aan de orde in de volgende vergadering van het algemeen bestuur op 3 juli De heer Verbeek wil graag zijn complimenten geven aan de toezichthouders die bij Odfjell hebben geïnspecteerd. De DCMR is er naar zijn mening in geslaagd om een eenduidige aanpak in toezicht en handhaving in te zetten, waarbij de samenwerking en communicatie met het bedrijf open is gebleven. De heer Verbeek vraagt voorts aandacht voor berichten in de media over zogenoemde burgerinspecties. De heer Van den Heuvel geeft aan dat een dialoog met de bevolking en een goede verwerking van klachten en klokkenluiderssignalen vanzelfsprekend moet zijn, maar dat burgerinspecties (toezicht door bevolking) niet aan de orde zijn. De heer den Ouden vraagt aandacht voor de gevraagde beslissing over de financiële uitgangspunten (zie de derde gevraagde beslissing in de agendapost). Naar zijn mening zijn deze uitgangspunten al zodanig uitgewerkt dat de vraag kan worden opgeroepen of het financiële plaatje daarmee al vast ligt. Ook mevrouw Mourik hecht eraan dat besluiten over de budget-omvang niet impliciet worden genomen via de uitgangspunten. Mevrouw Defauwes licht toe dat de financiële uitgangspunten alleen ter kennisneming worden voorgelegd. De evaluatie van het MAP en de ontwikkeling van de budgetteringsmethode vergen meer tijd en zullen pas in het algemeen bestuur van 3 juli 2013 ter instemming worden voorgelegd. De uitgangspunten liggen nu slechts ter kennisneming voor en zijn niet kaderstellend voor budgetbesluiten. De heer Hofstra vraagt aandacht voor het ambtshalve aanpassen van vergunningen en vraagt zich af waarom dit bij Odfjell niet eerder heeft plaatsgevonden. De heer van den Heuvel geeft aan dat in het Verbeterprogramma het consequenter omgaan met actualiseren van vergunningen (ook ambtshalve) is opgenomen. De heer Robberegt vraagt of de uitkomsten van de interne reflectie in het verbeterproces worden opgenomen. De heer van den Heuvel antwoordt dat dit het geval is. De heer Grijzen wijst op het belang van de samenhang van bedrijven binnen branches en ketens. De verbeteracties moeten naar zijn mening ook gericht zijn op de keten- en marktpartijen. De heer van den Heuvel antwoordt dat dit inderdaad een onderdeel is van het verbeterprogramma (zoals overleg met brancheorganisaties en certificerende instellingen). Blad 3 van 6

4 1. Het algemeen bestuur stemt in met het Verbeterprogramma VTH als basis voor een nieuwe uniforme wijze van uitvoering van de bedrijfsgerichte taken door de DCMR; 2. Het algemeen bestuur geeft de directeur opdracht de uitwerking van het verbeterprogramma op te nemen in het reguliere werkplanproces; 3. Het algemeen bestuur neemt kennis van de uitgangspunten voor de methodiek waarmee de budgetten worden bepaald voor de bedrijfsgerichte taken met een wettelijke basis. 6. Toetreding van de gemeente Goeree-Overfiald^ee tot de gemeenschappelijl<e regeling DCMR De heer Tollenaar schetst in hoofdlijnen de wijze waarop het ISGO en de DCMR de afgelopen tijd hebben samengewerkt in het proces van toetreding tot de DCMR. Naar zijn mening is van beide kanten met een constructieve en pragmatische inzet naar een goed resultaat gewerkt. De heer van den Heuvel bedankt de heer Tollenaar voor zijn grote inzet in de ontwikkeling van deze nieuwe samenwerking. 1. Het algemeen bestuur stemt in met de voorgenomen toetreding van de (nieuw te vormen) gemeente Goeree-Overflakkee tot de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond (hierna de regeling) op basis van de in december te nemen raadsbesluiten van de gemeenten Dirksland, Goedereede, Middelharnis en Oostflakkee; 2. Het algemeen bestuur stemt in met het starten van de wijziging van de gemeenschappelijke regeling na het verzoek van de gemeenten tot toetreding van de nieuwe gemeente Goeree-Overflakkee en de voordracht tot wijziging van de regeling aan de bestuursorganen van de deelnemers, vast te stellen in de vergadering van het algemeen bestuur in juni 2013; 3. Het algemeen bestuur stemt ermee in om voor de periode van de formele start van de werkzaamheden voor de gemeente Goeree-Overflakkee tot de datum van de formele wijziging van de gemeenschappelijke regeling te werken op basis van een contractuele overeenkomst (dienstverleningsovereenkomst), waarin onder andere wordt vastgelegd dat de bepalingen van de regeling van overeenkomstige toepassing zijn op de door de DCMR gedurende deze periode voor de gemeente te verrichten werkzaamheden; 4. Het algemeen bestuur stemt in met de voorwaarden qua taken en budget alsmede het uitvoeringstraject zoals overeengekomen tussen de directie van de DCMR en de verantwoordelijke bestuurder namens het ISGO, zoals in de bijlage is weergegeven. Blad 4 van 6

5 Risicomanagement 1. Het algemeen bestuur neemt kennis van de rapportage over het risicomanagement systeem van de DCMR. 2. Het algemeen bestuur stemt in met het doorontwikkelen van risicomanagement bij de DCMR volgens de aanpak zoals beschreven in deze agendapost, waarbij een verbreding van de aanpak wordt aangebracht conform het voorstel in het bijgaande plan van aanpak. 3. Gelet op de resultaten van de eerste cyclus van risicomanagement herbevestigt het Algemeen Bestuur de keuze voor het vaststellen van de omvang van het weerstandsvermogen op 3% van de gemiddelde jaaropbrengst van de DCMR over de laatste drie afgesloten volledige boekjaren als definitieve omvang van het weerstandsvermogen, de algemene reserve. 8. Uitputting bestemmingsreserves De heer Eitjes wijst erop dat de omschrijving van het onderwerp in deze agendapost wat verwarrend is. Naar zijn mening zou hier over "onttrekking" aan de bestemmingsreserves moeten worden gesproken. 1. Het algemeen bestuur stemt in met de voorgestelde mutaties op de navolgende bestemmingsreserves: - Informatievoorziening - Personeel en Organisatie - Productontwikkeling - Transitie Fysieke Infrastructuur 2. Het algemeen bestuur stemt in met het aanhouden van de navolgende bestemmingsreserves: - Informatievoorziening - Personeel en Organisatie - Productontwikkeling - Transitie Fysieke Infrastructuur 3. Het algemeen bestuur stemt in met de nieuw te vormen bestemmingsreserve: - Verbeterprogramma Toezicht en Handhaving 4. Het algemeen bestuur stemt in met de vrijval van PM vanuit de bestemmingsreserves ten gunste van het weerstandsvermogen van de DCMR (raming van vrijval is ,-, definitieve bedrag is afhankelijk van de uitputting eind 2012). De definitieve dotaties, onttrekkingen en vrijval worden bij vaststelling van de jaarrekening bepaald. Inkoop- en verkoopvoorwaarden Vaststellen van de Inkoop- en verkoopvoorwaarden DCMR Milieudienst Rijnmond oktober 2012 Blad 5 van 6

6 10. Digitale kennisgevingen Het algemeen bestuur neemt kennis van de ontwikkelingen op het gebied van digitale kennisgevingen en verzoekt de DCMR om in de bestuurlijke overleggen eventuele wensen van gemeenten op dit gebied te verkennen. 11. Besluitenlijst vergadering algemeen bestuur 5 oktober 2012 Vaststellen besluitenlijst. 12. Rondvraag Er zijn geen vragen voor de rondvraag. 13. Sluiting De voorzitter dankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering om uur. Vastgesteld, 3 juli 2013, De voorzitter..h. van den Heuvel Blad 6 van 6