Besluitenlijst Algemeen bestuur

Transcriptie

1 Besluitenlijst Algemeen bestuur Vergaderdag Tijd Plaats Documentnummer 1 juli uur Zaal 111 DCMR Aanwezig Dhr. F.D. van Heijningen (voorzitter; vanaf uur), mw. S.J.A. ter Borg (plv. dhr. B.J. Nootenboom, Barendrecht), dhr. H.L.M. Eitjes (Maassluis), mw. M.P.C. van Ginkel (Albrandswaard), dhr. A. Hekman (Schiedam), dhr. P.D. Hofman (Hellevoetsluis), mw. A.C. van Huffelen (Rotterdam), dhr. A. den Ouden (Ridderkerk), dhr. J.T. Riet (Bernisse), mw. A.G.M. van de Vondervoort (provincie Zuid-Holland), dhr. J. van Winden (Capelle aan den IJssel) alsmede dhr. J.H. van den Heuvel (secretaris) Voorts aanwezig: Deloitte: dhr. F.A.J. van Kuijck (Accountant) DCMR: dhr. M.A. Bakker (hoofd expertisecentrum; tot uur), dhr. A. Deelen (hoofd gemeenten en MKB), mw. J.L.V.M. Defauwes-Thijssen (hoofd bedrijfsvoering), dhr. M.M. de Hoog (hoofd haven en indrustrie; tot uur), dhr. A. Tieleman (bureauhoofd Planning, Control en Financiën), dhr. H.J. Visser (directiesecretaris) en mw. C. Wong (directieassistent/notulist) Toehoorder: mw. M. van Lokven (Vlaardingen) Afwezig Mw. A.A. Aeyelts Averink-Winsemius (Krimpen aan den IJssel), mw. J.N. Baljeu (Rotterdam), dhr. J.L. Evertse (provincie Zuid-Holland), dhr. I.F. Klok (Westvoorne), mw. C. Mourik (Spijkenisse), dhr. B.J. Nootenboom (Barendrecht), dhr. J.L. Robberegt (Vlaardingen), dhr. J. den Uil (Lansingerland) en dhr. D.A. Verbeek (Brielle) 1. Opening, mededelingen, kennismaking en introductie DCMR Daar de voorzitter wat verlaat is start de secretaris het onderdeel kennismaking en introductie DCMR om uur en heet alle aanwezigen van harte welkom. Het directieteam, de controller en de directiesecretaris DCMR stellen zich kort voor aan de aanwezigen waarna de secretaris een presentatie houdt over de DCMR. Zaken zoals werkgebied, gemeenschappelijke regeling, taken, organisatiestructuur en de toekomst van de DCMR worden uitgebreid toegelicht (bijlage 1). Tevens deelt de secretaris mede dat er na afloop van de vergadering gelegenheid is tot het bezoeken van de meldkamer. De voorzitter opent vervolgens de vergadering. De agenda wordt vastgesteld, waarbij agendapunt 6 Wijziging (18 e ) van de Gemeenschappelijke regeling als eerste agendapunt behandeld zal worden. Bericht van verhindering is ontvangen van de dames Aeyelts Averink-Winsemius, Baljeu, Mourik en de heren Evertse, Klok, Nootenboom, Robberegt, Den Uil en Verbeek. In verband met de nieuwe samenstelling van het Algemeen Bestuur laat de voorzitter de nieuwe leden zich kort voorstellen. Blad 1 van 1

2 2. Aanwijzen leden Dagelijks Bestuur 1. Mevrouw J.N. Baljeu aanwijzen als vice-voorzitter / lid van het dagelijks bestuur. 2. De heer P.D. Hofman aanwijzen als lid van het dagelijks bestuur namens de gemeenten Bernisse, Brielle, Hellevoetsluis, Spijkenisse en Westvoorne. 3. De heer B.J. Nootenboom aanwijzen als lid van het dagelijks bestuur namens de gemeenten Albrandswaard, Barendrecht, Capelle aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel en Ridderkerk. 4. De heer J. den Uil aanwijzen als lid van het dagelijks bestuur namens de gemeenten Lansingerland, Maassluis, Schiedam en Vlaardingen. De voorzitter feliciteert de bestuurders met hun benoeming. 3. Jaarverslag / Jaarrekening DCMR Milieudienst Rijnmond Instemmen met het voorstel voor resultaatverdeling. 2. Het concept jaarverslag 2009 en de jaarrekening 2009 vaststellen. 3. Kennisnemen van het accountantsverslag van Deloitte accountants B.V. 4. Decharge verlenen aan het Dagelijks Bestuur van de DCMR voor het door hen gevoerde beleid en beheer in het begrotingsjaar De accountant geeft een korte samenvatting van de bevindingen tijdens de controle van het jaarverslag Er is een behoorlijke slag gemaakt in 2009 met de professionalisering en verbetering van de tussentijdse rapportage. Aandachtspunten zijn de aandacht voor ICT-beveiliging / functiescheiding, risicomanagement en het weerstandsvermogen. Deze punten worden door de DCMR opgepakt. De accountantsverklaring is ter vergadering uitgedeeld (bijlage 2). Na een korte toelichting over het voortraject van het dossier herhuisvesting kan de secretaris mededelen dat er, na lange intensieve onderhandeling, een aanvullende overeenkomst is ondertekend tussen Burgfonds en de DCMR over de afhandeling van het koopcontract van DCMR-oud. De hoofdlijnen van de aanvullende overeenkomst zijn: - Vorderingen van Burgfonds zijn zoveel mogelijk verrekend met de vordering van de DCMR. Daardoor is de vordering van de DCMR teruggebracht van naar Dit bedrag wordt in drie termijnen terugbetaald, de laatste termijn in december Burgfonds huurt DCMR-oud en betaalt daarvoor huurpenningen. Het oude pand blijft in eigendom van de DCMR en vormt een extra zekerheid in geval van niet nakoming. - De rente voor DCMR-oud en kosten voor de latere levering worden door Burgfonds vergoed. - De hoofdsom is onmiddellijk opeisbaar bij niet nakoming van de verplichtingen door Burgfonds. - De moedermaatschappij van Burgfonds is naast Burgfonds hoofdelijk aansprakelijk. - Ter zekerheid heeft de moedermaatschappij een aantal vorderingen op dochtervennootschappen aan de DCMR verpand. De secretaris deelt tevens mede dat, door inkrimping van het personeelsbestand er een overschot aan kantoorruimte is ontstaan. Recentelijk is de DCMR erin geslaagd de 2 e verdieping van het kantoorpand te verhuren aan een joint venture tussen E-on en Elektrabel. Blad 2 van 2

3 De heer Eitjes vraagt zich af of er een voorziening in 2009 is opgenomen voor de herhuisvesting situatie. De heer Tieleman antwoordt bevestigend. Het oude pand is namelijk afgewaardeerd naar de waarde zoals die in de taxatie naar voren kwam. Tevens is een bestemmingsreserve gevormd. Mevrouw Van de Vondervoort geeft aan dat er voor gekozen is de reserves weer op te bouwen. Dit geeft stabiliteit voor de bijdrages van de deelnemers. Het bestuur hoeft dan niet tussentijds naar de deelnemers voor een extra bijdrage. De heer Hofman en mevrouw Ter Borg merken op dat eind vorig jaar een flinke werkplanoverschrijding is geconstateerd. Ze vragen met klem aandacht voor meer sturing op het budget in plaats van op aantallen. De heer Den Ouden geeft aan dat ook de gemeente Ridderkerk moeite heeft met de overschrijding. Hij is benieuwd naar de oorzaak. De heer Deelen is op de hoogte van deze overschrijdingen. Hij heeft mevrouw Mourik van de gemeente Spijkenisse, voor aanvang van deze vergadering, ook telefonisch gesproken. De heer Deelen constateert dat met name in decembermaand het aantal controles in Spijkenisse en Barendracht flink is gestegen. Hij zegt de gemeenten toe dit grondig te zullen uitzoeken en schriftelijk terug te koppelen. Het oorzaak van de overschrijding bij de gemeente Ridderkerk is hem onbekend. Hij zoekt dit uit en informeert de heer Den Ouden. Op een vraag van de heer Den Ouden antwoordt mevrouw Van de Vondervoort dat de goedgekeurde Jaarrekening wordt verzonden naar het gemeentebestuur. Het is aan het college van burgemeester en wethouders om te bepalen of de Jaarrekening wordt doorgezonden naar de Raad. Ad 1 tot en met 4: 4. 2 e Beleidsbegrotingswijziging e Begrotingswijziging 2010 vaststellen conform tabellen 1 en Beleidsbegroting DCMR Milieudienst Rijnmond Instemmen met uitgangspunten invulling taakstelling Vaststellen beleidsbegroting Instemmen met procesgang verbetertraject beleidsbegroting De heer Eitjes informeert hoe er met het werkplan 2011 wordt omgegaan als de gemeente Maassluis besluit tot een grotere bezuiniging dan 7,99%. Mevrouw Van de Vondervoort zegt dat deze discussie al eerder is gevoerd. De beleidsbegroting van de DCMR loopt altijd vooruit op de begroting en de werkplannen van de participanten waardoor de bijstelling achteraf plaatsvindt. Met de bezuiniging van 7,99% komt de DCMR aan de grens van de mogelijkheden om deze op te vangen. De grens waar binnen bezuinigingen kunnen worden doorvertaald in het takenpakket komt in zicht. Voor 2011 is het beeld dat de bezuiniging binnen het huidige takenpakket realiseerbaar is. Voor 2012 is een structurele aanpak nodig, waarbij het bestuur gemeenschappelijke beleidsuitgangspunten vastlegt. Hierover moeten in de decembervergadering besluiten worden genomen. Ter voorbereiding hiervan wordt in oktober een ambtelijke conferentie voorbereid. Blad 3 van 3

4 De voorzitter vult op de vraag van de heer Eitjes aan dat het percentage (2,99% negatieve indexering en 5% taakstelling) dat door de gemeentesecretarissen is vastgesteld als uitgangspunt moet worden genomen voor de beleidsbegroting. Zo niet, dan zou de Gemeenschappelijke regeling niet meer stuurbaar zijn. Op de vraag van de heer Eitjes of het mogelijk is rente te vergoeden over de positieve voorziening die de gemeenten hebben opgebouwd antwoordt mevrouw Van de Vondervoort dat dit niet van toepassing is. De voorzitter licht verder toe dat de verantwoordelijkheid bij de gemeenten ligt als het gaat om de op te bouwen voorziening. In de totale begroting gaat het om relatief kleinere bedragen die zowel positief als negatief kunnen uitpakken. De gemeente kan er ook voor kiezen een lagere voorziening aan te houden. De DCMR zal de gemeenten een overzicht leveren van de saldi van de voorziening werkplan. De heer Den Ouden geeft aan dat enkele cijfers in een tabel niet kloppen. Hij geeft deze door aan mevrouw Defauwes en de heer Deelen. De heer Hekman spreekt zijn waardering uit voor het feit dat het de DCMR gelukt is de bezuiniging op deze wijze door te voeren. Ad 1 t/m 3: Conform met aantekening. Mevrouw Van Huffelen stemt in onder voorbehoud van de instemming van de raad van de gemeente Rotterdam met de beleidsbegroting. 6. Wijziging (18 e ) van de Gemeenschappelijke regeling tot instandhouding en beheer van de DCMR Milieudienst Rijnmond Vaststellen van de 18 e wijziging en deze ter instemming voorleggen aan de bestuursorganen van de participanten. 7. Vorming regionale uitvoeringsdiensten Instemmen met het verzoek van Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland zoals verwoord in de brief van 28 april De voorzitter geeft een korte samenvatting van het landelijke proces over de vorming van de regionale uitvoeringsdiensten. Op de vraag van de heer Riet of een structureel budget van 2,6 mln. voor een periode van 3 jaar voldoende is antwoordt mevrouw Defauwes dat tussen de provincie en de DCMR zorgvuldig en uitvoerig gekeken is naar de financiële consequenties van de inbreng van extra taken. De taken gaan kostenneutraal over. Over drie jaar vindt een evaluatie plaats en zal overleg met de provincie plaatsvinden als blijkt dat de bijdrage onvoldoende is. 8. Concept-besluitenlijst vergadering 2 december 2009 Concept-besluitenlijst vaststellen. Blad 4 van 4

5 9. Rondvraag Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt. 10. Sluiting De voorzitter dankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering om uur. De eerstvolgende Algemeen Bestuursvergadering vindt plaats op woensdag 1 december 2010 om uur bij de DCMR. Blad 5 van 5