DCMR milieudienst Rijnmond

Transcriptie

1 Besluitenlijst Algemeen bestuur Concept DCMR milieudienst Rijnmond Vergaderdag 30 juni 2011 Tijd Plaats k. 115 DCMR Documentnummer Aanwezig Dhr. R.A. Janssen (voorzitter), mw. P.J. Bouvy-Koene (Bernisse), dhr. H.L.M. Eitjes (Maassluis), mw. M.P.C. van Ginkel (Albrandswaard), dhr. A. Hekman (Schiedam), dhr. P.D. Hofman (Hellevoetsluis), mw. C. Mourik (Spijkenisse), dhr. A. den Ouden (Ridderkerk), dhr. R.A.M. van der Sande (provincie Zuid- Holland), dhr. J. den Uil (Lansingeriand), dhr. J. van Winden (Capelle aan den IJssel) alsmede dhr. J.H. van den Heuvel (secretaris) Voorts aanwezig: Baker Tilly Berk: dhr. D.J. Han en dhr. R. Opendorp (Accountant) DCMR: dhr. M.A. Bakker (hoofd Expertisecentrum), dhr. A. Deelen (hoofd Gemeenten en MKB), mw. J.L.V.M. Defauwes-Thijssen (hoofd Bedrijfsvoering), dhr. A. Tieleman (controller), dhr. H.J. Visser (directiesecretaris) en mw. S.J. Warmenhoven (directieassistent/notulist) Afwezig met bericiit van verhindering Mw. A.A. Aeyelts Averink-Winsemius (Krimpen aan den IJssel), mw. J.N. Baljeu (Rotterdam), mw. A.C. van Huffelen (Rotterdam), dhr. I.F. Klok (Westvoorne), dhr. B.J. Nootenboom (Barendrecht), dhr. J.T. Riet (Bernisse), dhr. J.L. Robberegt (Vlaardingen) en dhr. D.A. Verbeek (Brielle) Agendapunten 1. Opening en mededelingen De plaatsvervangend voorzitter, de heer Den Uil, opent de vergadering en heet alle aanwezigen welkom. Een bericht van verhindering is ontvangen van de dames Aeyelts Averink- Winsemius, Baljeu en Van Huffelen en de heren Klok, Nootenboom, Riet, Robberegt en Verbeek. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. De heer Den Uil neemt als lid van het dagelijks bestuur het punt benoeming van de nieuwe provinciale leden voor zijn rekening en zal dan het voorzitterschap aan de heer Janssen overdragen. Mededelingen: De heer van den Heuvel geeft aan dat de gemeente Rotterdam en de DCMR in de zaak CMI hebben besloten niet in cassatie te gaan. Ook de verzekeraar. Centraal Beheer, waarbij het risico voor deze schade is verzekerd, was van oordeel dat de kans van slagen gering zou zijn. De schadeprocedure zal nu in gang worden gezet. De schade komt voor rekening van de verzekeraar. Voor zover de verzekering de schade niet volledig zou dekken, komt deze ingevolge artikel 59 van de gemeenschappelijke regeling voor rekening van Rotterdam. Blad 1 van 1

2 Daarnaast geeft de heer Van den Heuvel aan dat Burgfonds op 15 juli 2011 de volgende aflossingstermijn van moet betalen. Inmiddels heeft ook de SNS-bank, de hoofdfinancier van Lips Capital Group, zich in dit dossier gemeld. De betrokkenheid van de SNS kan een gunstige ontwikkeling zijn in het afronden van dit dossier. Binnenkort vindt overleg plaats tussen Burgfonds, DCMR en SNS. Benoeming voorzitter en lid dagelijks bestuur 1. Kennisnemen van de aanwijzig tot lid van het algemeen bestuur door de provinciale state van Zuid-Holland: mevrouw J.W.E. Spies en de heren R.A. Janssen en R.A.M. van der Sande 2. Met terugwerkende kracht tot 26 mei 2011 aanwijzen tot: voorzitter, tevens voorzitter van het algemeen en dagelijks bestuur, de heer R.A. Janssen; lid van het dagelijks bestuur de heer R.A.M. van der Sande. De heer Janssen neemt het voorzitterschap over. Controleprotocol DCMR Milieudienst Rijnmond 2011 Vaststellen van het controleprotocol DCMR Milieudienst Rijnmond Resultaat 2010 en bestemming resultaat 1. Stelt het voorstel resultaatbestemming 2010 vast en geeft de directeur DCMR opdracht tot verwerking in de financiële administratie. 2. Stemt in met de aflossing van de BNG leningen per medio Samenvatting bespreking: De heer Eitjes informeert of er geen ruimte in de bestemmingsreserves zit, die kan worden toegevoegd aan de algemene reserve. De heer Han geeft aan dat dit lastig te beoordelen is. Het is de organisatie c.q. het bestuur die aangeeft welke omvang een bestemmingsreserve moet hebben. In algemene zin lijken de bestemmingsreserves te klein van omvang om van daaruit gelden toe te voegen aan de algemene reserve. De omvang van de algemene reserve is aan de lage kant. Mevrouw Bouvy vraagt waarop de accountant dit baseert. De heer Han baseert dit op de verhouding tussen de omvang van de algemene reserve en de structurele lasten. De DCMR onderzoekt momenteel de noodzakelijke hoogte van de algemene reserve op basis van een risicoanalyse. Daarmee wordt een objectieve basis gelegd voor de omvang van de algemene reserve. De heer Eitjes vraagt zich af of het bedrag van , dat nu aan de participanten wordt terugbetaald, niet aan de algemene reserve kan worden toegevoegd. De heer Van der Sande constateert dat het bedrag van wordt toegevoegd aan het voorschot met specifiek bestedingsdoel. De participanten hoeven dit bedrag niet uit te laten keren. Hij stelt daarom voor het bedrag in deze voorziening te houden tot het moment waarop duidelijk is welke omvang de algemene reserve moet krijgen. Blad 2 van 1

3 Mevrouw Mourik merkt op dat gemeenten voorzichtig moeten zijn met het creëren van algemene reserves bij gemeenschappelijke regelingen. Daarmee ontstaat een stuwmeer aan onbenutte gemeenschapsgelden. De heer Van der Sande erkent dit, maar de keerzijde is dat gemeenten dan ook daadwerkelijk de risico's moeten afdekken in hun eigen algemene reserve. De heer Hofman wil het voorstel van het dagelijks bestuur handhaven. De benodigde omvang van de algemene reserve is op dit moment nog onduidelijk. De heer Den uil geeft aan datje tijdens de wedstrijd niet de spelregel moet wijzigen en wil in afwachting van de resultaten van het onderzoek naar de benodigde hoogte van de algemene reserve de individuele participanten zelf laten beslissen of ze het geld laten uitkeren dan wel in het voorschot met specifieke bestedingsdoel laten zitten. De heer Hekman heeft ook de voorkeur het voorstel te volgen zolang het onderzoek naar de omvang van de algemene reserve nog niet is afgerond. Wel is hij van mening dat binnen de gemeenten duidelijk moet worden gecommuniceerd dat vanwege de huidige omvang van de algemene reserve de risico's van tekorten bij de deelnemers komen te liggen. De heer Van Winden en Den Ouden delen de mening van de heer Hekman. De voorzitter peilt in een eerste ronde het voorstel van de heer Van der Sande om de storting van in het voorschot met specifiek bestedingsdoel niet uit te keren. De heren Van der Sande, Janssen (elk 14 stemmen) en Eitjes (2 stemmen) zijn voor. De overige acht leden (elk 2 stemmen) zijn tegen. Gelet op deze uitkomst besluit de voorzitter de vergadering te schorsen voor nader beraad. Na de schorsing meldt de voorzitter dat hij het voorstel van het dagelijks bestuur zal volgen. Het voorstel van het dagelijks bestuur wordt vervolgens zonder hoofdelijk stemming aangenomen, met de aantekening dat de heren Van der Sande en Eitjes tegen hebben gestemd. De heer Hekman constateert dat het vanwege de stemverhoudingen binnen het bestuur van groot belang is dat alle deelnemers tijdens de vergaderingen aanwezig zijn. Verslag van bevindingen externe accountant bij jaarrekening 2010 Kennis nemen van de conclusies en aanbevelingen uit het verslag van bevindingen van de externe accountant Bakker, Tilly Berk bij de jaarrekening 2010 van de DCMR. Samenvatting bespreking De heer Han van Baker, Tilly Berk geeft een toelichting op de bevindingen bij de jaarrekening. In de resultaat is een forse incidentele bate opgenomen. Deze is het gevolg van de in 2007 met Burgfonds afgesloten herhuisvestingscontracten. Het resultaat 2010 is hierdoor sterk beïnvloed. De heer Han geeft aan dat de DCMR hard heeft gewerkt aan het verbeteren van de beheersing van de organisatie. Deze is nu op orde. Meer informatie over dit punt is ook in de managementletter 2010 te lezen. Blad 3 van 2

4 De heer Van der Winden informeert of de aanbeveling van de accountant op bladzijde 8 van zijn verslag inzake de aansluiting van de programmaverantwoording en de tussentijdse informatieverstrekking op de programmarekening, wordt overgenomen. De secretaris bevestigt dit. De accountant komt hierop terug in zijn volgende rapportage. Jaarverslag en jaarrekening DCMR 2010 Vaststellen van het jaarverslag en de jaarrekening begrotingswijziging DCMR 2011 Vaststellen van de 1^ begrotingswijziging 2011 conform tabel 1. Begroting DCMR 2012 Vaststellen van de begroting 2012 en meerjarenbegroting De heer Eitjes informeert naar de status van de in de meerjarenraming opgenomen bijdragen. De heer Van den Heuvel geeft aan dat de bijdragen zijn berekend op basis van de indexeringsbrief van de gemeenten. Alleen de bijdrage voor 2012 staat vast, de overige jaren zijn ter kennisneming. 9. Notitie tariefstructuur DCMR Kennis nemen van de opbouw van de tariefstructuur van de DCMR. 10. Uitgangspunten tariefberekening DCMR en tarieven 2012 Vaststellen van de tarieven 2012 en de onderliggende uitgangspunten. Blad 4 van 3

5 11. Reglement van orde voor de vergaderingen van het algemeen bestuur DCMR Milieudienst Rijnmond 2011 vaststellen reglement van orde. 12. Benoeming Ombudsman Benoemen mw. mr. A.M. Zwaneveld tot ombudsman DCMR Milieudienst Rijnmond met terugwerkende kracht tot 1 maart Samenvatting bespreking: De heer Hekman geeft aan dat de gemeente Schiedam nadat de heer Van Kinderen was vertrokken, onderzoek naar verschillende mogelijkheden heeft gedaan en uiteindelijk vanwege de kosten voor een andere ombudsman heeft gekozen. De heer Van den Heuvel geeft aan dat de samenwerking met de Rotterdamse ombudsman goed bevalt. Tot nu toe zijn geen kosten in rekening gebracht Gelet op het geringe aantal klachten en de te verwachten kosten (vermoedelijk per klacht) zijn de kosten op dit moment geen aanleiding om over te stappen naar een andere ombudsman. 13. Evaluatie MAP De heer A. Deelen geeft een presentatie over de evaluatie MAP. De presentatie is als bijlage bij de besluitenlijst gevoegd. 14. Besluitenlijst vergadering algemeen bestuur 1 december 2010 Besluitenlijst vaststellen. 15. Rondvraag De heer Eitjes vraagt of de DCMR een visie heeft op papierloos werken Hij is een voorstander van het digitaal toezenden van de vergaderstukken. De secretaris geeft aan dat de DCMR op het gebied van ICT-ontwikkelingen een volger is. Hij wil graag aansluiten bij de ontwikkelingen op dit terrein bij de participanten en neemt hierover contact op met de heer Eitjes. Ook de heer Van Winden geeft aan al enige tijd digitaal te werken en nodigt secretaris dan ook uit om de ervaringen uit te wisselen. Het bestuur besluit voortaan de vergaderstukken alleen nog digitaal te versturen. Het is dan aan de leden of zij de stukken digitaal of als geprinte versie meenemen naar de vergadering. Blad 5 van 5