Inventarisatie, hoe begin je eraan als gebouwbeheerder?

Transcriptie

1 Inventarisatie, hoe begin je eraan als gebouwbeheerder?

2 Even voorstellen CeDuBo: promotie duurzaam bouwen sinds 2001 CDG : Centrum duurzaam gebouwbeheer Nieuw initiatief, gelanceerd 2015 Ondersteuning gebouwbeheerders

3 Centrum Duurzaam Gebouwbeheer Kennisplatform Werkgroepen Website Onderzoeksprojecten Opleidingen Platforms Inventarisatie Dagopleidingen Brandveilig houden van gebouwen Onderhoud van daken Pathologie Management van gebouwen Afternoon sessions Oplevering en commissioning

4 Patrimonium Gemeentelijk patrimonium Van een 10 tal tot 600 gebouwen Gemiddelde gemeente: 30 à 150 Waarde? Aan 1000 /m², 80 gebouwen m²: 25 Milj Erfgoed? Grote verscheidenheid in gebouwtypes: sporthallen kantoren politiegebouw musea scholen jeughuizen

5 Vastgoedstrategie

6

7

8 De praktijk Van Verspreide documenten Ad hoc benadering Plannen? Beperkte kennis vastgoed Tot Consequent toegepast systeem

9 Probleem 1

10

11 Probleem 2

12

13 Probleem 3

14 De Praktijk Tot Maintenance Label Cat. Object ID Category (Reference) Reference String(10) String(100) String(40) String(40) String(101) Key Field Key Field Key Field Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL TOIL Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL TOIL Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL TOIL Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL TOIL Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL TOIL Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL TOIL Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL TOIL Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL TOIL Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL TOIL Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL TOIL Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL TOIL Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL TOIL Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL TOIL Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL TOIL Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL TOIL Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL TOIL Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL TOIL Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL TOIL Toilet Vaste sanitaire voorzieningen; standaard; sanitaire toestellen normaal; toiletten 0001-TOIL TOIL Toilet

15 Vaststelling

16 Enkele voorafgaande opmerkingen Een systeem wordt nooit slimmer dan wat je erin steekt Een systeem gaat niet je organisatieproblemen oplossen: discipline Up to date Procedures volgen Niets ernaast opzetten Terugkoppeling geven

17 Bezint eer ge begint Waarom? Wat? Waar naartoe? Standaardiseren

18 Waarom inventariseren? Verplichtingen Verbeterde processen Beheer(s)baarheid Rapportering

19 Verplichtingen Verantwoordelijkheden Juridisch Moreel Attesten en keuringsverslagen Brandveiligheid: checklijst Logboek Checklijst

20 Verbeterde processen Planning onderhoudswerken: optimale inzet personeel Routes Materiaal (reserveonderdelen) Planning inspecties/keuringen, Verhuis instructies Controle over Outsourcing (schoonmaak, groen, onderhoud)

21 Beheersbaarheid BBC Meerjaren planning Onderhoud Exploitatie Investeringen Verantwoordelijkheid leggen waar ze hoort

22 Rapportering Voor de dienst zelf Logging van incidenten Reserve onderdelen Voor het beleid Verantwoording Beslissingen (bv energiezorgprogramma) Wettelijk Zie verplichtingen

23 Wat inventariseren? The sky is the limit

24 Standaardiseren Uniek systeem: standaardisatie Aanduidingen elementen Nummering lokalen Bestaande deelsystemen: vervangen, dus wegwerpen Weerstand Belang communicatie

25 Aandachtspunten Draagvlak beleid: vastgoedstrategie Ter plaatse Communicatie Luister naar ervaringen, waardeer jarenlange kennis

26 Aandachtspunten Niet alles (of te veel) willen inventariseren Zeer zware tijdsinvestering Massa aan gegevens Up to date houden Stapsgewijze opbouw Begeleiding gewenst

27 Aandachtspunten Elke post: Er gebeurt iets mee Vertaalt zich steeds in werkorder- of statusbeheer. Verantwoordelijke Geen data genereren als geen data-beheerder gekend is. ( STOP-rule ) Niveau van detail

28 Wat kunnen we opnemen? Bouwtechnische details Oppervlakken, conditie, onderhoudsinstructies Daken, dakgoten, ramen en deuren, Technische installaties Leeftijd, type, onderhoudscontracten en geschiedenis, conditie, Meubilair ICT Brandveiligheid Security Gevaarlijke stoffen

29 Stap1 weet wat je wil Wat Nodig? Nuttig? Nice to have? Wat niet? Van Welk gebouw? Voor Wie?

30 Wat is nodig? Patrimoniumlijst Plannen Wettelijke verplichtingen Publiek toegankelijke ruimtes/ Ruimtes met personeel Keuringsverslagen,logboek Elektriciteit (hoog- en laagspanning) Liften Brandbeveiliging Onderhoudscontracten

31 Wat is nuttig? Incidentenlijsten Inventaris van aanwezige bouwelementen Detailniveau? Juiste plaatsaanduidingen Inventaris voorraden werkhuis

32 Wat is nice to have? Detailniveau Condities Inhoud Meubilair Beamers

33 Selectie Per gebouw: Waartoe? Welk proces? Wie verantwoordelijk?

34 Belang van een pilootproject Werkwijze Lijst van mogelijk te inventariseren objecten Selectie Plannen opzoeken, nummers toewijzen aan lokalen Gegevens inbrengen Problemen inventariseren Bijsturen

35 Voorbeeld: gemeente Zwambos Landelijk inwoners 36 gebouwen Altijd ad hoc: gebouwbeheerder Marcel kent gebouwen wel

36 Vaststelling

37 Aanleiding Schepencollege: bezuinigen Hoeveel gebouwen hebben we eigenlijk in de gemeente? En hoeveel m²? En aan welke klachten komen meest voor? Waar zitten de plannen? Waar is het attest van keuring van de lift in het cultuurcentrum?

38 Stap 1: gebouwenlijst excel Gebouw, adres, verantwoordelijke Liften en brandveiligheid

39 Naam gebouw verantwoordelijke tel lift brandinstallatie Brandblussers brandhaspels aantal keuring dd aantal keuring dd aantal keuring dd aantal keuring dd Gemeentehuis Van Bilsen 2 15/03/ /03/ /04/ /04/2016 Oud gemeentehuis Van Bilsen Sociaal Huis Knops Academie Knops Bibliotheek Vervoort Brandweerloods Aerts

40 Vaststellingen Voldoet (voorlopig) Sommige beheerders hebben al wat info in hun eigen excel bestanden, een beetje anders gestructureerd Blijft naast elkaar bestaan Na enkele maanden: afwijkingen

41 Stap 2 Organisatie werk Bouwelementen Installaties Onderhoudscontracten

42

43 Lessen Excel is goed, maar loopt vast: aangepaste software nodig Oefening vooraf nodig Betrek hierin betrokkenen Belang standaardisatie Codering Gebouw/verdieping/lokaal Belang draagvlak

44 Lessen Belang draagvlak Alle richtingen Investering In tijd, ook in middelen Belang van stapsgewijze opstap: belang en voordelen aantonen Mogelijke Functie van de excel bestanden

45 Wat was goed, waar liep het fout Goed: Stap voor stap aanpak Bepaald vanuit nood Wat liep fout Onvoldoende helder eindpunt bepaald Piloot Systemen naast elkaar

46 Vervolg Selectie facilitator Betrek betrokkenen (projectteam) Selectie software Kan excel importeren/exporteren Werk was dus absoluut zinvol Gestructureerde aanpak

47 Dus Stap 1: analyse: waar willen we naartoe? Wat moet uiteindelijk in inventaris terecht komen? Wat niet? Begeleiding is gewenst Stap 2: Pilootproject Stap 3: Uitrol

48 Samenvatting: enkele gouden regels Vraag u af wat nodig is Voor elke post een proceseigenaar Verantwoordelijk voor up to date houden Verantwoordelijk dat er wat met de data gebeurt Standaardiseer en durf wegsmijten

49 Enkele aandachtspunten bij uitbesteding onderhoud Omschrijving belangrijk: vermoedelijke hoeveelheden, Bepaal kwaliteitsniveau en een nulmeting : stem in open gesprek verwachtingen af Selectie: Onderhoud is een specialisatie en dient professioneel te gebeuren vraag langdurige referenties

50 Dank u voor uw aandacht