Audit Beheersprocessen van de dossiers in de sectie individuele criminaliteit van het parket te Charleroi

Transcriptie

1 Hoge Raad voor de Justitie Conseil supérieur de la Justice Juin 2016 Audit Beheersprocessen van de dossiers in de sectie individuele criminaliteit van het parket te Charleroi Verslag goedgekeurd door de Verenigde Advies- en Onderzoekscommissie van de Hoge Raad voor de Justitie op 9 juin 2016 Samenvatting

2 Doelstellingen De Verenigde advies- en onderzoekscommissie (hierna VAOC genoemd) van de Hoge Raad voor de Justitie heeft op vraag van de procureur des Konings een audit aangevat bij de sectie criminaliteit door individuen van het parket van Charleroi. Het doel van de audit werd als volgt gedefinieerd: - ervoor zorgen dat het beheersproces van de dossiers bij de sectie criminaliteit door individuen van het parket van Charleroi van a tot z wordt geoptimaliseerd opdat het openbaar ministerie ten opzichte van elk strafbaar feit, in een maatschappelijk aanvaardbare termijn, een evenredige gerechtelijke reactie die maatschappelijk relevant is, kan hebben, en die bovendien rekening houdt met het belang van de slachtoffers 1. - alle leden van het parket van Charleroi bewustmaken (zowel de magistraten als de leden van het gerechtelijk personeel) van de invoering van een interne controle (= interne beheersing) bij alle secties van het parket. De sterke punten De VAOC wil meteen wijzen op de constructieve houding van de procureur des Konings en van de eerste substituut die verantwoordelijk is voor de sectie criminaliteit door individuen. Ze willen de interne werking verbeteren en de werkwijzen opnieuw bekijken teneinde de doeltreffendheid ervan te verzekeren (een management dat de verbetering van de processen nastreeft). Het verzoek om een audit bij de VAOC is een duidelijke aanwijzing hiervan. De VAOC wil ook de aandacht vestigen op de invoering door de eerste substituut die verantwoordelijk is voor de sectie, van een participatiemanagement en een gestructureerd overleg met de sectiemagistraten. Deze gezamenlijke elementen zijn belangrijk om de versterking van de interne controle binnen een instantie te ontwikkelen of te vergemakkelijken. De invoering van een interne controle binnen een instantie, en de gevolgen ervan voor de kwaliteit van de dienstverlening en van het interne beheer, hangen namelijk grotendeels af van de directie en zijn stijl. Tevens moet erop worden gewezen dat het parket van Charleroi strategische doelstellingen heeft uitgewerkt in het beheersplan. Een strafrechtelijk beleid eigen aan de sectie criminaliteit door individuen van het parket van Charleroi werd eveneens gedefinieerd. Deze elementen zijn ook bepalend in de versterking van de interne controle binnen een instantie. Tot slot is er een wil om in het parket een cultuur te ontwikkelen die gericht is op de rechtzoekende. De zwakke punten De VAOC wil erop wijzen dat de zwakke punten die worden opgespoord in het kader van een door de VAOC gevoerde audit, moeten worden beschouwd door het management als een kans om zijn werkingswijze te evalueren en eventueel de operationele processen te verbeteren. Operationalisering van de doelstellingen De sectie criminaliteit door individuen beschikt over een nota van strafrechtelijk beleid, die de doelstellingen en prioriteiten ervan beschrijft, wat moet worden onderstreept. 1 Beleids- en beheersplan van het openbaar ministerie , vermeld in het beheersplan van de procureur des Konings van Charleroi, p. 28.

3 Er is echter geen duidelijk verband tussen de missie en de strategische doelstellingen die in het beheersplan zijn gedefinieerd en de doelstellingen die voor de sectie zijn vastgesteld. Dit zwakke punt vloeit voort uit het gebrek aan een geïntegreerde denkoefening waarmee de wijze kan worden bestudeerd waarop de sectie criminaliteit door individuen zal bijdragen, doorheen zijn beheersproces van dossiers, aan de ontwikkeling van een punt of van punten van het beleid dat in het beheersplan is vastgesteld. Dit zwakke punt maakt de prioritering van de doelstellingen en de planning van de werkzaamheden moeilijker. Terwijl er zeer concrete acties worden ondernomen op het niveau van de sectie criminaliteit door individuen van het parket en er projecten worden overwogen, verhindert dit gebrek aan een geïntegreerde denkoefening immers om de prioritaire aandachtspunten van de sectie in beeld te brengen, om zich volledig te concentreren op de doelstellingen die bij voorrang moeten worden bereikt, om concreet de voortgang van de binnen de sectie gevoerde werkzaamheden op te volgen en om ze regelmatig mee te delen in de sectie en in het parket in het algemeen en bij alle partijen die bij het proces betrokken zijn. Tot slot moet er worden vastgesteld dat de doelstellingen van de sectie criminaliteit door individuen niet volgens het SMART-principe zijn gedefinieerd 2. De beschrijving en de identiteitsfiche van het proces Het beheersproces van de dossiers bij de sectie criminaliteit door individuen is niet beschreven en gaat niet gepaard met een identiteitsfiche van het proces (geen procesmatige aanpak). De beschrijving van het proces en de visualisatie van deze laatste zijn onder meer bepalend in de definitie van de doelstellingen van de sectie en in de invoering van een gestructureerd overleg tussen de verschillende entiteiten die tussenkomen in het kader van het genoemde macroproces, of ze nu intern of extern aan het parket zijn. De documentatie van het operationeel proces Er is geen vademecum dat regelmatig wordt bijgewerkt waarmee kan worden verzekerd dat alle personen betrokken in het beheersproces bij de sectie criminaliteit door individuen, over een schriftelijk document beschikken met de relevante informatie betreffende de te volgen werkwijze. De overdracht van de kennis gebeurt op basis van de ervaring op het niveau van het personeel van de rechterlijke orde. Hieruit volgt onder meer een tekort aan eenvormigheid in het beheer van de dossiers. De uitwerking van de krachtlijnen die van toepassing zijn in het kader van de toepassing van omzendbrief nr. COL 8/2005 van het College van procureurs-generaal bij de hoven van beroep (A.P.O. en V.P.V.) hebben bijzondere aandacht nodig, omdat de nota van strafrechtelijk beleid van de sectie bepaalt dat de sectiemagistraten de voorrang geven aan het A.P.O. en waken over de correcte toepassing ervan in de dossiers die het voorwerp van deze methode uitmaken. De beheersingsacties Het beheer van de risico s dat de doelstellingen niet worden bereikt en de invoering van beheersingsacties wordt instinctmatig georganiseerd, op basis van de verworven ervaring, en niet op gestructureerde wijze, op basis van een risicoanalyse (analyse van de gevolgen en van de kans dat er zich gebeurtenissen voordoen die het risico doen ontstaan. 2 Om de kwaliteit van de diensten en de goede opvolging van de activiteiten te verzekeren, moeten de doelstellingen worden geformuleerd volgens het SMART-principe, namelijk: S - Specifiek: Is de doelstelling concreet, helder en eenduidig omschreven? M - Meetbaar: Is de doelstelling intrinsiek meetbaar en genormaliseerd, wat de formulering van indicatoren veronderstelt die onder meer de kwaliteit, de integriteit, de naleving van de termijnen, de betrouwbaarheid, de juistheid en de gelijkvormigheid van de input weerspiegelen? A - Acceptabel R - Realistisch: Is het doel haalbaar? T - Tijdsgebonden: Heeft de doelstelling een vervaldatum of een tijdspanne?

4 Het ontbreken van een gestructureerde denkoefening betreffende de risico s in de verschillende procesfasen maakt het niet mogelijk om zich volledig te concentreren op de prioritaire doelstellingen in termen van in te stellen beheersingsacties, in verhouding tot de grootste risico s. Het intern overleg Het intern overleg tussen de magistraten en de leden van het administratief personeel is niet gestructureerd en wordt hoofdzakelijk informeel georganiseerd. Hieruit volgt onder meer een gebrek aan formalisering van prioriteiten die zijn aangenomen door de magistraat die verantwoordelijk is voor de sectie criminaliteit door individuen en een gebrek aan een gemeenschappelijke denkoefening betreffende de eventuele stappen van het te verbeteren werkproces. De informatie- en communicatiesystemen Het parket van Charleroi beschikt over vele statistische gegevens. De gegevens die nuttig zijn voor het beheer van het parket worden niet noodzakelijk duidelijk geïdentificeerd en gebruikt. De gegevens worden soms gebruikt door zowel het parket-generaal als het parket van eerste aanleg. De rapporteringslijn en de frequentie waarmee de tabellen die nodig zijn voor het goede beheer van de dossiers bij het parket, worden opgesteld, worden niet duidelijk vastgesteld (aan wie, wanneer, hoe en waarover moet er regelmatig een verslag worden geschreven). Het klachtenbeheer Er is geen schriftelijke procedure die de registratie en de behandeling van de klachten beschrijft waarmee ze correct, eenvormig en gedocumenteerd kunnen worden behandeld. Er zijn evenmin richtlijnen over de overzending van de informatie betreffende de klachten, zodat de korpschef en de verantwoordelijke van de sectie criminaliteit door individuen het aantal en de aard van de geregistreerde klachten kunnen kennen over een gegeven periode en indien nodig de maatregelen tot verbetering kunnen nemen die zich opdringen, en in het bijzonder op het niveau van het proces. De steun van het College van het openbaar ministerie In het kader van deze audit heeft de VAOC, naast de aanbevelingen voor het parket van Charleroi, algemene beleidsrichtlijnen jegens het College van het openbaar ministerie uitgebracht, met betrekking tot de opdrachten die het wettelijk zijn toevertrouwd. Het College zal namelijk de nodige maatregelen moeten nemen die de integrale kwaliteit verzekeren in het domein van de communicatie, het kennisbeheer, een kwaliteitsbeleid, werkprocessen, het uitwerken van de informatisering, het strategisch personeelsbeleid, de statistiek, de werklastmeting en werklastverdeling, teneinde bij te dragen aan een toegankelijke, onafhankelijke, tijdige en kwaliteitsvolle rechtsbedeling. Daarom is het van belang dat het College de parketten bewustmaakt van de begrippen van interne controle en ze ondersteunt via concrete acties om meer bepaald de implementering mogelijk te maken van de in dit verslag vermelde aanbevelingen, en dat teneinde een organisatiecultuur te ontwikkelen die de versterking van de interne controle mogelijk maakt. De Hoge Raad voor de Justitie blijft zich echter beschikbaar stellen om zijn expertise ter zake te delen om de gerechtelijke instanties bewust te maken van de interne controle. Deze medewerking kan zich onder meer uiten in de organisatie van workshops betreffende de interne beheersing.

5 De informaticamiddelen De invoering van een uitgewerkt systeem van interne controle volgt ook uit de invoering van relevante informaticasystemen, wat hier niet het geval is. Het nieuwe informaticasysteem MACH, dat interessante functionaliteiten biedt in het kader van de invoering van een interne controle, moet een goede gelegenheid bieden om de interne controle bij de parketten te versterken. Het is ook belangrijk dat het College van het openbaar ministerie erover waakt dat de informaticasystemen van de politie verenigbaar zijn met die van de parketten. De middelen Tot slot herinnert de VAOC aan de vijfde aanbeveling van het auditverslag betreffende het gebruik van beheersplannen door de korpschefs bij de rechtbanken van eerste aanleg, dat erop wijst dat de verantwoordelijke politici de nodige materiële en personele middelen moeten voorzien om de uitvoering van een systeem van interne controle te vergemakkelijken. * * * Hoge Raad voor de Justitie IJzerenkruisstraat 67 B-1000 Brussel Tel: +32 (0)