Opvolging van een audit Sectie Adviezen Parket Bergen sectie verkeer. Hoge Raad voor de Justitie Conseil supérieur de la Justice

Transcriptie

1 Opvolging van een audit Sectie Adviezen Parket Bergen sectie verkeer Hoge Raad voor de Justitie Conseil supérieur de la Justice November 2018

2 Opvolging van een audit Sectie Adviezen Parket Bergen Sectie verkeer (Afdelingen Bergen en Doornik) Verslag goedgekeurd door de Verenigde Advies- en Onderzoekscommissie van de Hoge Raad voor de Justitie op 12 november 2018 Il existe aussi une version française du présent rapport. Er bestaat ook een Franstalige versie van dit verslag. Hoge Raad voor de Justitie Ijzerenkruisstraat, 67 B-1000 Brussel Tel: +32 (0)

3 Inhoudstafel SAMENVATTING... 1 I. BEKNOPTE HISTORIEK EN DRAAGWIJDTE VAN DE OPVOLGING... 2 II. METHODE... 3 III. ANALYSE... 4 Aanbeveling Aanbeveling Aanbeveling IV. CONCLUSIE BIJLAGE : SWOT-ANALYSE... 11

4

5 1 Samenvatting Iets meer dan een jaar na de goedkeuring van haar auditverslag over de sectie Verkeer van het parket van Bergen, heeft de Verenigde Advies- en Onderzoekscommissie (hierna VAOC) van de Hoge Raad voor de Justitie (hierna HRJ) in oktober 2018 besloten om een opvolging van die audit te organiseren. De conclusies zijn opgetekend in dit verslag dat op 12 november 2018 werd goedgekeurd door de VAOC. Een opvolging van een audit heeft niet als doel om terug te keren naar het terrein om na te gaan of de werking daadwerkelijk verbeterd is. De evaluaties die bij de opvolging worden geformuleerd, worden gemaakt op basis van de analyse (door het auditteam) van de informatie die de geauditeerde entiteit heeft meegedeeld. Het doel van de opvolging van de audit was na te gaan of en hoe het parket van Bergen acties heeft ondernomen die beantwoorden aan de aanbevelingen van het auditverslag. Het antwoord is zeker positief. Van de drie aanbevelingen die de VAOC heeft geformuleerd aan het parket van Bergen, blijken twee volledig en een derde gedeeltelijk te zijn opgevolgd. Bepaalde acties die opgezet werden en in dit verslag beschreven worden, gaan zelfs verder dan de geformuleerde aanbevelingen. Algemeen gesteld betrekt het Parket van Bergen alle gerechtelijke en administratieve personeelsleden meer dan in het verleden bij het werk. Ook werden aanzienlijke inspanningen geleverd om een actieve en doeltreffende communicatie te ontwikkelen die zich tot de diverse actoren richt. Op die manier raken de processen en werkwijzen op een natuurlijke manier op elkaar afgestemd. De tools en procedures die zowel in Doornik als in Bergen zijn ingevoerd, kunnen de werking van het parket alleen maar verbeteren dankzij een verder doorgedreven harmonisering van de processen. De rechtszoekende zal beslist baat hebben bij die vooruitgang.

6 2 I. Beknopte historiek en draagwijdte van de opvolging Op vraag van de Procureur des Konings van Bergen werd tussen december 2016 en juni 2017 een audit uitgevoerd in de sectie Verkeer van beide afdelingen van het parket van Bergen (Bergen en Doornik). Van die audit werd een verslag opgesteld dat de VAOC op 22 juni 2017 heeft goedgekeurd. Vervolgens werd aan de Procureur des Konings gevraagd om tegen september 2017 aan het auditteam van de HRJ een actieplan voor te leggen dat ten minste op de volgende vragen een antwoord gaf: - Wordt de aanbeveling aanvaard of kan het risico waarop de audit de vinger heeft gelegd als te beperkt worden beschouwd om actie te moeten ondernemen? - Welke acties werden ondernomen om de situatie te verbeteren die in de aanbeveling van de audit is beschreven? - Op welke termijn zouden de acties worden uitgerold? We herinneren eraan dat enkel en alleen de korpsoverste beslist om, in functie van zijn prioriteiten, een aanbeveling van de VAOC al dan niet uit voeren of om ze uit te stellen 1. Verder was ook aan de Procureur des Konings gevraagd om de HRJ regelmatig op de hoogte te houden van de vorderingen van de werkzaamheden. Gevolg gevend aan de briefwisseling en het bezoek ter plaatse van het auditteam en van de voorzitster van de HRJ op 31 mei 2018 heeft het Parket van Bergen verscheidene documenten overgemaakt: - het verslag opgesteld door het directiecomité; - diverse bijlagen. Uit die uitwisselingen en documenten blijkt dat het Parket van Bergen zich er niet toe beperkt heeft om acties te ontplooien waarmee de drie aanbevelingen van het verslag van de VAOC worden uitgevoerd. Er werd rekening gehouden met verscheidene elementen van de SWOT-analyse (zie bijlage A) die het auditteam had overgemaakt. De bezorgde documenten tonen welk belang aan de audit werd gehecht en tonen de kwaliteit van het werk dat de diensten van het Parket van Bergen hebben verricht. De voorzitster van de HRJ heeft dit al gemeld in haar brief van 28 juni 2018 aan de Procureur des Konings. Dit verslag wil de aanpak van het Parket van Bergen ondersteunen door de acties te analyseren die naar aanleiding van de geformuleerde aanbevelingen werden opgezet. Dit verslag wordt met instemming van de Procureur des Konings publiek gemaakt. De HRJ wil op die manier de verschillende ondernomen acties bekend maken en de uitwisseling van good practices tussen de gerechtelijke entiteiten bevorderen. De publicatie beantwoordt ook aan de wens van de HRJ om ondersteuning te bieden aan de rechterlijke organisatie voor het verbeteren van haar interne beheersing 2 ( Krokusplan, punt 8) 1 Als de korpsoverste besluit om geen gevolg te geven aan een aanbeveling, verwacht de VAOC wel dat hij zijn keuze motiveert. 2 blz.5.

7 3 II. Methode Alle inlichtingen (alsook de bijkomende documenten 13 bijlagen) die de Procureur des Konings op 27 juni 2018 had bezorgd, werden geanalyseerd. Daarnaast werd op 15 oktober 2018 een toelichting gevraagd aan het Parket van Bergen. Op 20 oktober 2018 heeft het geantwoord. Deze analyse had als doel om na te gaan: 1) in welke mate de drie aanbevelingen van het verslag waren opgevolgd; 2) of het uitgedrukte doel werd bereikt, namelijk het waarborgen van een openbare dienst met een identieke kwaliteit in beide afdelingen en het optimaliseren van de processen. Het verslag van de analyse is rond drie punten opgebouwd : 1. Aanbeveling en/of gevraagd document : de door de VAOC geformuleerde aanbeveling of het document dat ze graag had ontvangen ; 2. Acties van het parket: deze rubriek geeft een samenvatting van de informatie die werd verstrekt over de opvolging van de aanbevelingen die in het auditverslag zijn geformuleerd. Welke acties heeft het parket ondernomen om aan de aanbeveling tegemoet te komen (alsook de opgave van de documenten die eventueel zijn ontvangen om de toelichtingen van het parket te staven)? Voor de beschrijving van het systeem voor de behandeling van klachten en het plan voor externe communicatie, gaat dit om de vermelding of al dan niet aan de vraag is voldaan ; 3. Evaluatie : dit is een beoordeling van de acties door de VAOC. De evaluatie zelf omvat drie noteringen: De aanbeveling lijkt te zijn opgevolgd het gevraagde document werd bezorgd. De aanbeveling lijkt gedeeltelijk te zijn opgevolgd. De aanbeveling lijkt niet te zijn opgevolgd. Het is belangrijk te benadrukken dat deze opvolging geen nieuwe audit is. Daarom wordt geen enkele substantiële test uitgevoerd.

8 4 III. Analyse Het spreekt voor zich dat de aanbevelingen (en dus ook de ondernomen acties) onderling samenhangen. Bepaalde acties zullen dus een weerslag hebben op een of meer geformuleerde aanbevelingen. Aanbeveling 1 Het beheersplan dat in 2014 is opgesteld, herzien en het indien nodig aanpassen. Het op brede schaal verspreiden door ervoor te zorgen dat de communicatie die de verspreiding begeleidt, zo gebeurt dat elke sectie en vooral de sectie verkeerszaken het als leidraad integreert voor haar dagelijkse activiteiten en het gebruikt als basis om haar eigen doelstellingen te definiëren in verband met de algemene doelstellingen. Acties van het parket Het Parket van Bergen heeft 9 acties opgezet: 1. het beheersplan van de Procureur des Konings opnieuw bekijken en zo nodig aanpassen; 2. het herziene beheersplan communiceren; 3. de secretaris-hoofd van dienst van de sectie Politie stelt een managementplan op; 4. een vergadering houden met het administratief personeel; 5. de doelstellingen van het beheersplan integreren; 6. op niveau van de sectie Politie een nota strafrechtelijk beleid inzake politie opstellen; 7. die nota strafrechtelijk beleid in het directiecomité bespreken; 8. de nota strafrechtelijk beleid inzake politie voorstellen; 9. het nieuwe strafrechtelijk beleid analyseren en evalueren. 1. Mei 2017 Er werd een nieuw beheersplan opgesteld dat voor het administratief personeel toegankelijker en leesbaarder is. Het beheersplan werd omgezet in een algemeen dienstorder die verspreid en besproken werd op de gemeenschappelijke vergaderingen met de magistraten juni 2017 Het beheersplan werd verspreid nadat de commentaren waren herbekeken. 3. November Vanaf januari 2018 Het diensthoofd van de afdeling Doornik heeft een managementplan opgesteld op basis van een analyse van de situatie. (Dat punt gaat ook in op zwakte #2 van de SWOT-tabel waarover geen aanbeveling was geformuleerd). Er werd op basis van de audit een eerste functioneringsverslag opgesteld over bijeenkomsten met het personeel en over de kennisname van bestaande documenten. Daaruit blijken verscheidene elementen: - noden van het personeel - noden van het team (sterktes & zwaktes) - drempels - meer gerichte vragen van het personeel Door de praktijken en knelpunten van elk van de bureaus te identificeren, heeft men kunnen bepalen welke acties eerst moesten worden gevoerd (rode draad = doen wat een positieve richting geeft). Vergaderingen met de bureauchefs in Doornik om te voldoen aan de doelstelling een gemeenschappelijke en positieve bedrijfscultuur ontwikkelen in de beide afdelingen van de Procureur des Konings. Bovendien worden voortaan specifieke vergaderingen per bureau georganiseerd wanneer nieuwe procedures ingevoerd worden.

9 5 In Bergen werden opnieuw gemeenschappelijke en regelmatige vergaderingen ingevoerd tussen de magistraten en het personeel. (Dat punt gaat ook in op zwakte #10 / aanbeveling 3 van de SWOT-tabel). 5. Vanaf 23 januari Vanaf februari december Vanaf 15 mei Vanaf juni 2018 Om de strategische doelstellingen operationeel te maken, werd een beroep gedaan op de evaluatie. Bij een eerste werkvergadering met de bureauchefs konden die doelstellingen worden uitgewerkt, maar konden ze vooral concreet worden gemaakt voor de medewerkers. De stappen verliepen als volgt: - gesprekken voor de planning; - tussentijdse evaluatie (15-19/06/2018) via functioneringsgesprekken - eindevaluatie (voorzien voor december 2018) De strategische doelstellingen zullen dus effectief worden bereikt doordat het personeel de operationele doelstellingen bereikt. De magistraten en de administratieve verantwoordelijken hebben elkaar verscheidene keren ontmoet. Een synthese van de genomen beslissingen werd in de vorm van een tabel ter beschikking gezet van het personeel. Het Parket van Bergen erkent dat deze tabel, die louter een basis is om op verder te werken, in de toekomst moet worden verbeterd. Toch heeft de tabel, vooral in de afdeling Doornik, de kans geboden om te werken op basis van heldere en gedocumenteerde richtlijnen en van precieze criteria. (link met aanbeveling 3). De afdeling Bergen werkte sinds 2009 op basis van de nota strafrechtelijk beleid. Toen de nota strafrechtelijk beleid in het directiecomité werd bekrachtigd, werd vastgesteld dat de verschillen tussen de beide afdelingen te maken hadden met de werkmethoden en niet zozeer met de strafrechtelijke aanpak van de dossiers. Om aanbeveling 1 uit te voeren, en daarmee coherent te blijven met het strafrechtelijk beleid van het Parket, werd de nota strafrechtelijk beleid omgezet in richtlijnen voor de politiediensten en voorgesteld op het Arrondissementeel Overleg Recherche (CRA) op 15 mei Gesprekken en aanpassingen hebben geleid tot een nota met richtlijnen die op 21 juni 2018 bij de politiediensten van het arrondissement werden verspreid. Drie tot vier keer per jaar zal een gemeenschappelijk platform georganiseerd worden om de kwaliteit van de communicatie van de informatie tussen de afdelingen Bergen en Doornik te stroomlijnen. Doel is om vragen, antwoorden, concrete punten en andere elementen uit te wisselen in het kader van een gemeenschappelijk strafrechtelijk beleid. Het eerste platform ging door op 26 september Daar werd de nota met de richtlijnen inzake strafrechtelijk beleid voorgesteld en kwam dus een eerste feedback. (Dat punt gaat ook in op zwakte #10 van de SWOT-tabel in de audit) Na raadpleging van de actoren op het terrein werd beslist dat het strafrechtelijk beleid op diverse niveaus zou worden geëvalueerd (begrip, verwerving, effect op het dossierbeheer, relaties tussen magistraten en secretariaat) en dat de wijzigingen volgens verschillende criteria zouden worden geëvalueerd (te corrigeren fouten, te verduidelijken richtlijnen, toe te voegen richtlijnen). Het (gemeenschappelijk) strafrechtelijk beleid werd geëvalueerd in een vergadering magistraten/secretariaten en werd gunstig onthaald. Hierdoor werd een duidelijker kader gecreëerd. Dat neemt niet weg dat het beleid in functie van de commentaren zal moeten worden bijgestuurd. Over dat strafrechtelijk beleid 2.0 zijn twee werkvergaderingen gehouden waarop opmerkingen werden geformuleerd. De Procureur des Konings zal kennis nemen van de geamendeerde versie en zal die via de dienst documentatie als interne dienstnota verspreiden bij de magistraten en het administratief personeel. Volgens de planning gaat het strafrechtelijk beleid 2.0 vóór eind oktober 2018 worden verspreid en in richtlijnen voor de politiediensten worden omgezet.

10 6 Ontvangen documenten Verslag over de ondernomen acties Functioneringsverslag (Bijlage 1) Functioneringsverslag (Bijlage 2) Voorbeeldverslag CB (Bijlage 3) Plan of cascade van de doelstellingen (Bijlage 4) Functioneringsverslag (Bijlage 5) Strafrechtelijk beleid MNS-TRN (Bijlage 6) Nota inzake strafrechtelijk beleid verkeer 2009 (Bijlage 7) Algemene richtlijnen aan politiediensten inzake het strafrechtelijk beleid verkeer (Bijlage 8) Evaluatie De aanbeveling lijkt te zijn opgevolgd. Toch moeten we blijven benadrukken dat het belangrijk is om regelmatig aan de leidende principes te herinneren (principe van het opfrissen van kennis). Er wordt voorgesteld jaarlijks een informatiesessie te organiseren over het beheersplan 3 van de Procureur des Konings van Bergen, over de prioriteiten voor het komende jaar en/of een herziening van de doelstelling met name vanuit een maatschappelijke of ook wetgevende context, over het managementplan 4 en over het strafrechtelijk beleid. Zo kan een balans over de voorbije periode worden opgemaakt en kunnen de prioritaire doelstellingen voor het komende jaar worden gepreciseerd, kunnen de nieuwkomers erbij worden betrokken en worden geïnformeerd, en wordt gewaarborgd dat de informatie en de visie van de Procureur des Konings goed zijn verspreid. Aanbeveling 2 Het initiatief dat de procureur des Konings heeft opgestart in december 2016 opnieuw op de rails zetten. Dat initiatief strekte ertoe de werkprocessen bij het parket te inventariseren en iedereen te vragen om zijn rol in deze processen te bepalen. Het initiatief werd opgestart voor alle processen en voor het hele parket. In het auditverslag wordt er aanbevolen om deze denkoefening opnieuw op te starten maar op een kleinere schaal in een eerste fase, voor een relatief eenvoudig proces naar keuze van de procureur des Konings, alvorens de denkoefening nadien op ruimere schaal uit te breiden. In het auditverslag wordt er hieromtrent ook aanbevolen om te steunen op wat er al werd gedaan voor bepaalde onderwerpen (beschrijving DNA-procedure ) teneinde de best practices te delen en uit te wisselen en het personeel te overtuigen van het nut van deze procesbeschrijvingen en hun meerwaarde om het werk te vergemakkelijken. Acties van het parket In dat kader kwamen zes (6) thema s aan bod, en werden acties ondernomen: 1. de beste praktijken kiezen; 2. diverse vademecums uitwerken en verspreiden; 3. het werk organiseren; 4. gemeenschappelijk platform voor Verkeer; 5. de processen formaliseren; 6. de nieuwe arbeidsorganisatie regelmatig evalueren. 1. Vanaf februari 2018 Zoals reeds vermeld, werd een gemeenschappelijk strafrechtelijk beleid ingevoerd door het samenbrengen van bestaande praktijken. Bovendien heeft de dienst minnelijke 3 het beheersplan gaat over het voorziene beheer voor de komende vijf jaren. 4 het managementsplan omschrijft de strategie door initiatieven en concrete projecten voor het komend jaar

11 7 schikkingen van Doornik in februari 2018 contact genomen met de collega s van Bergen en Charleroi om het beheer van de flow aan dossiers te evalueren. Dit heeft geleid tot een nieuwe werkmethodologie. De secretaris-hoofd van dienst evalueert de situatie regelmatig. De diensten uitvoering van Bergen, Doornik en Charleroi hebben besloten om hun werkmethodes uit te wisselen en zijn een vademecum beginnen opstellen. Op 21 juni 2018 werd een gemeenschappelijke nota opgesteld. Die nota zet het strafrechtelijk beleid 1.0 om in richtlijnen en preciseert hoe de diensten immobilisaties en inbeslagnames moeten beheren. De politiediensten van Bergen en Doornik hebben hun vragen kunnen stellen en toelichtingen kunnen vragen. Op 24 oktober 2018 zal een werkgroep (magistraten secretariaat - Politie) samenkomen om het strafrechtelijk beleid 2.0 te corrigeren en eind oktober 2018 te kunnen verspreiden. 2. Vanaf mei 2018 Het auditverslag had er al op gewezen dat de beschrijving van de processen essentieel is om de communicatie en de uitwisseling van good practices, en het behoud van expertise op lange termijn te waarborgen. In die optiek heeft de afdeling Doornik een vademecum opgesteld dat de werkpraktijken samenbrengt en de kennis vastlegt. Dat is alvast een stap in de richting van een formalisering van de kennisoverdracht. Drie stappen zijn voorzien : - eerste evaluatie (uitgevoerd in juni 2018), via een functioneringsgesprek - overmaken van de fiches aan het diensthoofd, tegen 30 oktober het vademecum delen op de gemeenschappelijke server, tegen 30 november Een volledige en praktische visie op het dossierbeheer wordt gewaarborgd door de vier (4) vademecums van Doornik en de logische processen (stroomschema dat de elementen van een vademecum visueel sterker weergeeft) van Bergen samen te leggen. De vademecums zouden tegen 30 november 2018 op punt staan. Op die datum zal de Procureur des Konings ze ontvangen en zullen ze op de server worden gezet om ze te delen. 3. Juni 2018 De organisatie van het werk in de afdeling Doornik werd herdacht : - Voor de dienst Dagstellingen werd het werk gereorganiseerd in functie van het prioriteitenmatrix (dringend / belangrijk) - voor de dienst Minnelijke Schikkingen werd een input-quota vastgelegd om de achterstand weg te werken en de statistieken op te poetsen. - de dienst Notities zat met een HR-probleem (langdurige afwezigheid waarvoor geen vervanger beschikbaar was; geen geformaliseerd systeem voor korte vervangingen). Een verdelingstabel werd als volgt vastgesteld: het aantal dossiers werd geëvalueerd in functie van de code van de tenlastelegging en vervolgens werden de codes verdeeld op basis van eenieders kwaliteiten en beschikbaarheid. Deze tabel houdt dus rekening met de ervaring van de medewerker, het aantal dossiers van de dienst Notities en de beschikbaarheid vooraleer een taak aan een medewerker wordt toegewezen. Er is een 2 de en een 3 de lijn voorzien om werkpieken in de taakbelasting op te vangen. Op 11 juni 2018 werd deze nieuwe organisatie geëvalueerd en in functie daarvan bijgestuurd. 4. Sinds mei Gepland in 2019 Zoals vermeld in de analyse van Aanbeveling 1 bij punt 8 werd voor Bergen en Doornik een gemeenschappelijk platform ingesteld voor de sectie Verkeer. In het kader van de formalisatie van de processen, werden vademecums opgesteld (of er wordt aan gewerkt). Om verder te gaan dan Aanbeveling 2 kunnen in 2019 Business Project Management (BPM) ontwikkeld worden om de taakbelasting van de administratieve en juridische lijnen te bepalen. Met dat oogmerk heeft de secretaris hoofd van dienst van de afdeling Doornik een opleiding proces management van de

12 8 organisatie gevolgd bij het OFO. Drie andere mensen (de hoofdsecretaris en twee magistraten) hebben een opleiding gevolgen zodat een geloofwaardig en legitiem team kan worden gevormd om de processen te formaliseren. 6. Sinds 2017 Met het oog op de regelmatige evaluatie van de nieuwe organisatie wordt regelmatig vergaderd in de afdeling Bergen. In Doornik komen de bureauchefs regelmatig samen en er zijn ook coördinatievergaderingen. Op 20 juni 2018 werd een eerste gemeenschappelijke evaluatie gehouden; de tweede is voorzien voor januari Ontvangen documenten Verslag over de ondernomen acties Functioneringsverslag (Bijlage 1) Functioneringsverslag (Bijlage 2) Wat moet gebeuren met voertuigen die geïmmobiliseerd of in beslag genomen worden (Bijlage 9) Verdeling materie (Bijlage 10) Evaluatie De aanbeveling lijkt te zijn opgevolgd. Bovendien wordt kennis beter doorgegeven omdat de overdracht gestructureerd en geformaliseerd verloopt. Het Parket van Bergen gaat zelfs verder dan de geformuleerde aanbeveling en voorziet de invoering van een Business Project Management (BPM). Ook met diverse punten van het auditverslag (onder meer de SWOTanalyse) werd rekening gehouden ook al worden ze niet vermeld in het overzicht van de acties die het Parket heeft ondernomen. Aanbeveling 3 Een boordtabel uitwerken voor de opvolging van de activiteiten is een werk van lange adem. In een eerste fase wordt er in het auditverslag aanbevolen om de sleutelpunten te bepalen waarvoor een monitoring nodig zou zijn. Welke elementen moeten er worden opgevolgd, waarop moet een oog worden gehouden, om de doelstellingen zeker te behalen?? Acties van het parket Het Parket van Bergen heeft beslist om drie acties te implementeren: 1. Statistieken samenleggen en delen (dankzij een gemeenschappelijke server) in een netwerk 2. Statistische gegevens regelmatig communiceren 3. De indicatoren duidelijk definiëren 1. Sinds januari 2018 De afdeling Doornik heeft sinds 17 januari 2018 een gemeenschappelijke server zodat informatie tussen de twee afdelingen (Bergen en Doornik) en met de hiërarchie kan worden gedeeld. 2. Juni2018 De secretaris-hoofd van dienst heeft dynamische statistische tabellen ontwikkeld (die met MACH worden gegenereerd) voor de site Doornik. Dankzij een maandelijkse update kan de taakbelasting op die site worden opgevolgd. Op basis van deze ervaring werd een gemeenschappelijke statistiek voor de twee locaties ontwikkeld en werden de gegevens aangevuld. 3. Juni 2018 Het Parket van Bergen heeft een systeem ingevoerd dat gebaseerd is op gemeenschappelijke indicatoren, alsook een berekeningsformule. De dynamische

13 9 Ontvangen documenten tabellen die daaruit volgen, zullen op termijn maandelijks worden aangevuld, maar moeten momenteel nog op punt worden gesteld. De statistieken worden gevoed met gegevens die uit het programma MACH komen. Er werd besloten om de tabellen aan te vullen in functie van: de afdeling: Bergen - Doornik; de bureaus: Minnelijke Schikkingen- Notities. Die cijfers worden verdeeld in functie van de volgende indicatoren: de maand: analyse van de maandelijkse flow aan dossiers; de beslissing: Aanmaken dossier, Seponering, Beschikking, Voeging, Dagvaarding, VSBG voorgesteld (Verval van Strafvordering door Betaling van een Geldboete), VSBG betaald, Opsporingsonderzoek De gebruikte letter / het gebruikte cijfer: bepaalt de medewerker Het Crossborder-systeem, dat in maart 2018 werd gelanceerd, voorziet een beheerssysteem dat de gerechtelijke keten automatiseert. Het Crossborder-systeem staat echter nog niet op punt (diverse bugs) en biedt ook niet de mogelijkheid om precieze statistieken van de dossiers op te stellen. Er werd een brief verstuurd naar de verantwoordelijke voor de ontwikkeling van het Crossborder-systeem en er wordt nog steeds op een antwoord gewacht. De software kampt met ontwikkelingsproblemen. (Crossborder zou op 1 januari 2019 operationeel moeten zijn). De weerslag van het Crossborder-systeem op de werklast is dus nog niet aangetoond. Verslag over de ondernomen acties Gemeenschappelijke server (Bijlage 11) Overzicht statistieken PPTRN (Bijlage 12) Gemeenschappelijke statistieken MNS-TRN (Bijlage 13) Evaluatie De aanbeveling lijkt gedeeltelijk te zijn opgevolgd. De opvolging van de statistieken is een eerste stap in de goede richting. Jammer genoeg beschikt het Parket van Bergen niet over een instrument om die statistiek snel en volledig op te stellen. De door de parketten gebruikte programma s Crossborder en MACH worden opgelegd en geleverd door de FOD Justitie. De Procureur des Konings heeft dus geen enkele controle of invloed op de snelheid waarmee deze programma s worden geïmplementeerd, geüp datet, of verbeterd. Het is te hopen dat de softwarepakketten Crossborder en MACH snel op punt worden gezet zodat de parketten een coherent en snel monitoringsysteem kunnen invoeren. De keuze van het Parket van Bergen voor een dynamische tabel maakt het wel mogelijk om de stand van zaken visueel weer te geven, dankzij de grafieken die vanuit die tabellen gegenereerd worden. Het auditteam benadrukt dat dit een werk van lange adem is, dat de kans zal bieden om het werk dat in voorafgaande stadia is verricht te funderen en te ondersteunen.

14 10 IV. Conclusie Het parket van Bergen heeft diverse acties ondernomen om tegemoet te komen aan de aanbevelingen die de VAOC na haar audit had geformuleerd. Dat is schematisch weergegeven in de bijlage bij dit verslag waarin de initiële SWOT-analyse wordt weergegeven, aangevuld met een visuele vermelding ( / ). Bepaalde acties zijn nog in uitvoering. Het is daarom essentieel te benadrukken hoe belangrijk het is die acties op te volgen, termijnen te bepalen en de vastgelegde deadlines na te leven. Verder beschikt het Parket van Bergen niet over alle hefbomen om alle gewenste acties te implementeren (o.a. wat betreft de informatica tools). De werking van een instelling verbeteren, in casu de sectie Verkeer van het Parket van Bergen en diens twee afdelingen Bergen en Doornik, is een werk van lange adem en de geleverde inspanningen moeten worden volgehouden. Het is belangrijk dat de conclusies van de audit en van de opvolging ervan in die zin begrepen worden en dat de koerswijziging die werd ingezet sinds het einde van de audit op lange termijn opgevolgd wordt. Toch wenst de VAOC te benadrukken hoezeer de Procureur des Konings, de magistraten en alle medewerkers zich hebben ingespannen om concreet te beantwoorden aan de aanbevelingen die in het auditverslag van 22 juni 2017 waren opgenomen. De acties die werden gepland en die ondernomen werden, hebben alle kansen om op korte termijn maar ook op lange termijn hun vruchten af te werpen.

15 11 Bijlage : SWOT-analyse Deze SWOT-analyse is de originele die bij de audit werd opgesteld. Over de vaststellingen die met een asterisk zijn gemarkeerd (Ӿ1), is in het auditverslag een aanbeveling geformuleerd. Deze vaststellingen zijn niet gerangschikt in volgorde van belangrijkheid, maar horen bij een constitutief element van het intern controlesysteem. (Controleomgeving EC, Risicoanalyse RA, Beheersingsmaatregelen CA, Informatie & communicatie IC, Monitoring MO). Bovendien, en omdat bepaalde punten werden vermeld hoewel er terzake geen aanbeveling was geformuleerd, werden ze aangevuld met een symbool () om dat visueel duidelijk te maken. doelstelling gerealiseerd; er is rekening gehouden met de aanbeveling acties opgezet Strengths Weaknesses - De entiteit beschikt over een beheersplan met een missie en de definitie van de strategische doelstellingen. Het algemene dienstorder 2014 definieert de grote richtlijnen inzake het vervolgingsbeleid bij verkeerszaken. (CO) - De entiteit beschikt over bepaalde documenten (APO-nota, vademecum, BPM ) die de invoering van een SIC kunnen ondersteunen. (CO) - De entiteit steunt op een vorm van participatief management dat over het algemeen een positieve werksfeer creëert. (CO) - De verkeerssecties kunnen rekenen op magistraten en personeel met een zekere anciënniteit die hun werk goed kennen. (CO) - Het beheersplan van de procureur des Konings is niet door al het personeel gekend. Het doet geen dienst als kader, leidraad, voor het dagelijkse werk, noch voor de toewijzing van de operationele doelstellingen die het personeel moet bereiken. (CO - IC) (Ӿ1) - Er is geen gestructureerde coördinatie op het niveau van de sectie verkeerszaken van de twee afdelingen (CO) - De werkprocessen zijn noch geïnventariseerd noch formeel beschreven noch gedocumenteerd noch bekrachtigd. (CO) (Ӿ) - Er werden geen interne middelen ontwikkeld om de dagelijkse werklastmeting te kunnen meten. (CO) - Het management hecht veel belang aan de verbetering van de processen, staat open voor opmerkingen en wil zich zo goed mogelijk voorbereiden voor de opstart van het verzelfstandigd beheer. (CO) - Het directiecomité is een orgaan dat goed in het zadel zit en regelmatig vergadert. Er worden voor elke vergadering een agenda en notulen opgesteld. (IC) - Er bestaan overlegplatforms in verkeerszaken met de politiezones. (IC) - De integratieprocedure van de magistraten, juristen en administratieve personeelsleden die pas zijn toegekomen, is niet geformaliseerd. (EC) - De kennisoverdracht zowel voor de magistraten als voor het administratief personeel is niet georganiseerd. - Er is een zekere weerstand tegen verandering in het kader van de harmonisatie van de processen. (CO) - De aanpak van de risico s is, wanneer ze er is, een intuïtieve aanpak, gebaseerd op ervaring en is niet geformaliseerd. (RA) - De communicatie tussen de twee ketens (administratief personeel >< magistraat) zoals bepaald in de dienstorder van 18 september 2014 wordt niet eenvormig toegepast doorheen het hele parket. (IC) - Er werd geen precieze monitoring ingesteld om de opvolging van de activiteiten te verzekeren. (MO) (Ӿ)

16 12 Opportunities Threats De opleidingen in verband met de invoering van het MACH-systeem op correctioneel niveau bieden de mogelijkheid aan het personeel met een sleutelpositie om zijn kennis te actualiseren en ervoor te zorgen dat alle functionaliteiten van het systeem voor de versterking van de interne beheersing worden gebruikt. De delokalisatie en de afzondering van de politiesectie in Doornik wat een gevoel van zelfbedruipendheid met zich meebrengt (onafhankelijkheid). De mogelijkheid om opleidingen of infosessies te volgen over de interne beheersing die binnenkort bij het IGO en de HRJ zullen worden gegeven Het verlies van kennis bij verkeerszaken door het komende vertrek van bepaalde leidinggevenden met een ruime ervaring die ook buiten het parket wordt erkend. Een komende reorganisatie van het kader van de sectie verkeerszaken met de aankomst van magistraten met veel ervaring die buiten verkeerszaken verworven is en met een externe blik. In het kader van het verzelfstandigd beheer maakt het ontbreken van een performante interne beheersing de verplichting moeilijk en zelfs onmogelijk om rekenschap af te leggen over de werking en de opvolging van de activiteiten, met het risico dat de financiële middelen worden verminderd. Het verzelfstandigd beheer. Die laat het namelijk toe aan de gerechtelijke organisatie om over financiële middelen te beschikken en te beslissen over de bestemming die ze eraan wil geven en ze wordt dus niet meer opgelegd. * * *