Werklastmeting in het Openbaar Ministerie 11 DECEMBER 2007

Transcriptie

1 COLLEGE VAN PROCUREURS-GENERAAL COLLÈGE DES PROCUREURS GÉNÉRAUX Werklastmeting in het Openbaar Ministerie 11 DECEMBER 2007 Ernest Allardstraat, Brussel Tel. : 02/ Fax : 02/ wlm-mct@just.fgov.be Rue Ernest Allard, Bruxelles Tél : 02/ Fax : 02/ wlm-mct@just.fgov.be

2 Inhoud presentatie 1. Historiek 2. Ontwikkeling 3. Implementatie 4. Doel 5. Methodiek 6. Flankerend beleid 7. Tips naar de zetel 8. Toepasbaar in zetel? 9 Meer informatie?

3 1. HISTORIEK Verschillende voorgaande initiatieven (vb. PANDORA) Vanaf 2004 : Huidig instrument Fase 1: Ontwikkeling (extern injectie) Op initiatief van de minister van justitie Door «De Witte & Morel Möbius» + vertegenwoordigers OM Fase 2: implementatie (Intern beheer) Capaciteit binnen het OM voorzien (Vast Bureau Werklastmeting)

4 2. ONTWIKKELING - Eén generiek instrument voor heel het OM - Werklast van juridisch én administratief personeel - Uitgaande van bestaande situatie - Pilootparketten > Consensus > Extrapolatie naar alle parketten - Werklast= Volume x Tijd Volume: dossiers > activiteiten/werkprocessen geteld Tijd: Tijdschrijven (+ schattingen) - Cohesie versus eigenheid ieder parket => Web-applicatie - Zwakke punten detecteren > werkprocessen en werkwijzen verbeteren

5 3. IMPLEMENTATIE (1) SWOT- analyse Sterkten Er is nu een uniform geobjectiveerd instrument Voor magistraten én niet-magistraten Geen controle-instrument, wel beleidsondersteunend Ontwikkeld dankzij (piloot)parketten zelf Beslissingen over normtijden bij consensus genomen Werkprocessen zijn gedetailleerd beschreven Een gecentraliseerd beheer Centrale en lokale parameters Dynamisch instrument, wordt continu aangepast Werkt van binnenuit Onafhankelijkheid van het magistratenwerk gewaarborgd Zwakten Werklastmeting stuit op weerstand Voorbarige conclusies op naakte cijfers Resultaten hebben een zekere traagheid Beheer van het instrument is arbeidsintensief en tijdrovend Draagt slechts beperkt bij tot operationele personeelsplanning Opdeling naar rollen nog niet mogelijk Wat met de kwaliteit van het werk? Nog onvoldoende kennis over (het instrument) werklastmeting Gevaar dat het te ingewikkeld wordt en onvoldoende de reële behoeften weergeeft SWOT-ANALYSE Kansen Quickwins mogelijk Het ontdekken en verspreiden van beste praktijken Optimale aanwending van de middelen Pro-actieve berekeningen van de werklast Signaalfunctie voor beleid Instrument van personeelsplanning Ook aandacht (parameters) voor kwaliteit van het werk Door informatisering gaat minder aandacht naar de input maar meer naar de output van het instrument Belangrijk in het kader van verzelfstandiging Bedreigingen Vereenvoudiging van de werkelijkheid Gaat uit van de bestaande situatie Niet focussen op verbeteropportuniteiten maar enkel op kaderuitbreidingen Middelen om gevolgen te verbinden aan resultaten ontbreken Gebrek aan zeggenschap over eigen personeel Doelstellingen Openbaar Ministerie zijn niet gedefinieerd Instrument wordt op vrijwillige basis gebruikt Afhankelijkheid van informatica- en statistische systemen Afhankelijkheid van privé-partner

6 3. IMPLEMENTATIE (2) - Demystifieren van werklastmeting - Eenvoudig, begrijpbaar en beheersbaar maken (light) - Onontgonnen potentieel voor de toekomst behouden: 1. Werklast ~ vervolgingsbeleid 2. Werklast/Kwantiteit versus kwaliteit 3. Simulaties 4. Doorlooptijden 5. Werklast per functierol (vb. Beambte, secretaris-hoofd van dienst, )

7 3. IMPLEMENTATIE (3) Beleidsplan 4P s (Parket Personeel Proces Planning)

8 3. IMPLEMENTATIE (4) Planning werkzaamheden

9 4. DOELSTELLING (1) Het is GEEN intern controle-instrument voor individuele personeelsleden GEEN intern management-instrument V V «organisatorische werklastmeting»

10 4. DOELSTELLING (2) Werklastmeting biedt beleidsondersteunende informatie om: 1. Aan personeelsplanning te doen 2. Bij te dragen tot het op peil houden van het productiepeil van de parketorganisaties door aandacht voor uniformere en efficiëntere werkprocessen en werkwijzen

11 5. METHODIEK (1) PERSONEELSBESCHIKBAARHEID Gegevenheid Voorbeeld PERSONEELSBEHOEFTE Berekening WERKLAST parket Gemiddelde productietijd per VTE per jaar Voorbeeld 20 vte FIT? uren/parket 1300 uren vte/jaar = 23 vte (voltijdse equivalenten) Advies

12 5. METHODIEK (2) PERSONEELSBEHOEFTE= Werklast per parket (B) Gemiddelde productietijd van een vte per jaar (A)

13 A. Gemiddelde productietijd per vte/jaar Gemiddelde productietijd per vte/jaar + burgerlijk jaar (365 dagen) - Onbeschikbaarheden (dagen) - Niet-dossiergebonden activiteiten (percentage) = Aantal productie-uren voor dossiergebonden activiteiten (uren)

14 Beschikbaarheden (dagen) Administratief personeel Totaal aantal dagen per jaar Aantal dagen onbeschikbaarheid per jaar ,5 = Aantal dagen beschikbaarheid per jaar =200 =212,5 Juridisch personeel

15 Beschikbaarheden (uren) = Beschikbaarheid per jaar, (uitgedrukt in dagen) X Arbeidstijd per dag = Beschikbaarheid per jaar, (uitgedrukt in uren) Administratief personeel 200 dagen X 7,6 uur = 1520 uur Juridisch personeel 212,5 dagen X 8 uur = 1700 uur

16 Gemiddelde productietijd per vte/jaar Personeel Beschikbaarheid Nietdossiergebonden activiteiten Productietijd Vb. Politieparket Administratief 1520 uren/jaar 235,6 uren/jaar (15,5% van 1520 uren) Juridisch 1700 uren/jaar 399,5 uren/jaar (23,5% van 1700 uren) 1284,4 uren/jaar 1300,5 uren/jaar

17 B. Werklast Om de werklast te kunnen bepalen hebben we drie belangrijke gegevens nodig: 1. Beschrijving van wat gedaan wordt (=activiteiten/werkprocessen) 2. Weten hoe lang iets duurt (= behandeltijd) 3. Weten hoeveel keer iets gedaan wordt (= volumes) Werklast = Volume Activiteit * Tijd

18 5. METHODIEK (3) Een dynamische instrument: 1. Wijzigende werkwijzen => web-applicatie Vast Bureau Werklastmeting 2. Lokale waarden - onbeschikbaarheden - niet-dossiergebonden activiteiten - dossiergebonden activiteiten => web-applicatie per parket 3. Nationale waarden zijn aan te passen Monsterindicator «tijdsbeheer» => werkwijzen en werkprocessen verbeteren

19 6. FLANKEREND BELEID (1) Werklastmeting in het kader van integrale kwaliteitszorg

20 6. FLANKEREND BELEID (2) Werklastmeting ten opzichte van andere moderniseringsprojecten INNOVATIE METHODOLOGIE ROUTINE Werklastmeting Macro VERBETERINGSINITIATIEVEN Integrale Kwaliteitszorg Meso Beleidsplanning auditing Micro Personeelsmanagement statistiek Verzelfstandigen procesmanagement informatica INDICATOREN

21 7. TIPS NAAR DE ZETEL (1) 1. HISTORIEK - Lange termijn tijdsperspectief - Investering professionals + specifieke capaciteit (cfr. een vast bureau ) 2. ONTWIKKELING - Externe begeleiding als hefboom - Op basis van dossiers OF werkprocessen > werkprocessen - Gemiddelden + eigenheid entiteiten respecteren - vertrekken van bestaande situatie > naar verbetering werken 3. IMPLEMENTATIE - Transparantie over methode (discretie over resultaten naar onbevoegden) - Fasegewijs : kerndoelstellingen -> meer potentialiteiten

22 7. TIPS NAAR DE ZETEL (2) 4. DOELSTELLING - duidelijk te bepalen 5. METHODIEK - Aandacht voor automatisch genereren van informatie (ICT) - Eenvoudig beginnen (vb. Geen activiteiten-, wel procesniveau) - Permanente afweging cultuur versus hardheid van cijfers (normering) - Pervers effect van werklastmeting opvangen 6. FLANKEREND BELEID - Relativeren instrument - Ook andere instrumenten ontwikkelen (vb. integrale kwaliteitszorg)

23 8. TOEPASBAAR IN ZETEL? Te beoordelen door de zetel zelf! Men kan leren van ervaringen bij het OM! Zekere congruentie tussen werklastmeetinstrument OM & zetel is wenselijk

24 9. MEER INFORMATIE? Studiedag «Werklastmeting in het Openbaar ministerie» Wanneer? 18 december 2007 (9u -12u) Waar? Auditorium van de FOD Justitie Waterloolaan Brussel