MINISTERIE CORRECTIONELE WERKPROCESSEN (EERSTE AANLEG) INHOUDSTAFEL. I. Doelstelling van de omzendbrief 2. II. Wat is BPM? 2

Transcriptie

1 OMZENDBRIEF COL OMP 01/2016 VAN HET COLLEGE VAN HET OPENBAAR MINISTERIE OMZENDBRIEF INZAKE DE IMPLEMENTATIE VAN DE GEVALIDEERDE KRITISCHE CORRECTIONELE WERKPROCESSEN (EERSTE AANLEG) INHOUDSTAFEL I. Doelstelling van de omzendbrief 2 II. Wat is BPM? 2 III. Nationale, gemengde werkgroep 3 IV. Link met werklastmeting en de middelenallocatie 3 V. Kritische werkprocessen 4 VI. Hoe implementeren 5

2 I. Doelstelling van de omzendbrief De werking van het Openbaar Ministerie wordt van oudsher procesmatig door de wetgever voorgeschreven in de wet. De wet schrijft voor welke procedures gevolgd moeten worden. De concrete invulling ervan werd echter overgelaten aan de werkvloer zelf en in het verleden naar best vermogen ingevuld. Dit heeft geleid tot verschillende praktijken bij het uittekenen van intrinsiek dezelfde processen. Reeds in het kwaliteitsmodel van het Openbaar Ministerie werd het belang gevestigd op het aandachtsveld van de werkprocessen en de verbeteringen, en de centrale rol die deze kwaliteitscriteria innemen in de ontwikkeling van de organisatie. De werkprocessen zijn immers de ruggengraat van de activiteiten en van de inzet van middelen. Het beheer van deze processen houdt een voortdurende oefening in om het Openbaar Ministerie naar een hoger prestatieniveau te brengen. Tijdens de voorbije beleidscycli ( , ) werd meermaals gereflecteerd over de methodologie van het uittekenen van de werkprocessen. Tijdens de actuele derde beleidscyclus van het OM ( ) wordt het kwaliteitsmodel verder uitgetekend 1. De ontwikkelde beleids- en beheersinstrumenten zullen hierbij systematisch worden betrokken in de werking van het OM en toelaten dat deze werking routinematig zal worden geëvalueerd met een permanent streven naar kwaliteit en verbetering tot gevolg. In concreto betekent dit dat bij de beschrijving van de werkprocessen - met toepassing van hierna toegelichte BPM-methodologie - alle aspecten van het optreden van het OM in kaart kunnen worden gebracht, met aandacht voor coherentie en coördinatie. Een eerste stap in dit proces is het optimaliseren van de (kritische) correctionele werkprocessen op niveau van eerste aanleg en deze op nationaal niveau implementeren om tot een uniforme werkwijze te komen. Ook de arbeidsauditoraten zullen aansluiten bij de werkprocessen. Indien aanpassingen van de werkprocessen zich opdringen ingevolge de specifieke rechtsregels van toepassing op de arbeidsauditoraten, zullen deze worden voorgelegd aan het College OM met het oog op hun validering. 1 Integrale kwaliteitszorg voor het Openbaar Ministerie. In het IKZ-model voor het OM, ontwikkeld door DSB in samenwerking met de KUL en Solvay Business School, werden reeds de organisatorische factoren uitgewerkt. In de nieuwe beleidscyclus zal gewerkt worden aan de operationalisering van de resultaatsgerichte factoren. Binnen het IKZ-model situeert BPM zich binnen de organisatorische factor werkprocessen en verbetering. De processen vormen de motor van de organisatie. Ze maken de eigenlijke werking van de organisatie uit. Enerzijds vormen de processen het eindpunt van de verschillende basisvereisten die noodzakelijk zijn om de parketorganisatie te laten functioneren, anderzijds vormen ze het startpunt waarmee de organisatie resultaten kan behalen. 2

3 II. Wat is BPM? Business Process Management (kortweg BPM) is een methode om de werkprocessen in een organisatie te beheren. BPM omvat de gecoördineerde activiteiten van een organisatie om werkprocessen te definiëren, ontwerpen, modelleren, uitvoeren, bewaken en optimaliseren, en richt zich hierbij op één of meerdere strategische doelstellingen en behoeften van de organisatie. BPM kent een dubbele finaliteit: enerzijds heeft de methode als doel om mensen en middelen in te zetten zodat de doelstellingen worden gerealiseerd op een zo doeltreffende en efficiënt mogelijke wijze, anderzijds heeft BPM als doel om de interne werking voortdurend te verbeteren en te optimaliseren. BPM is dan ook geen eenmalig initiatief, het is een continu proces: de werkprocessen dienen voortdurend bewaakt en geoptimaliseerd te worden als antwoord op wijzigende behoeften in het algemeen en de wijzigingen in de wet- en regelgeving. BPM wordt in de praktijk gezet met behulp van een reeks van instrumenten, tools en technieken die ondersteuning bieden bij verschillende taken en verantwoordelijkheden op diverse niveaus. Om consistentie te houden in diverse BPM-projecten en -initiatieven wordt gewerkt met standaarden en modellen. Zo wordt gebruik gemaakt van de BPMN-taal om werkprocessen schematisch voor te stellen, dit met behulp van modelleringstools. III. Nationale, gemengde werkgroep In 2014 kreeg het Vast Bureau voor Werklastmeting en Organisatieontwikkeling (thans onderdeel van de Steundienst van het OM, kortweg VBWO) het mandaat van het College van Procureurs-generaal om de correctionele werkprocessen (eerste aanleg) te uniformiseren en te optimaliseren. Hiervoor werd een nationale werkgroep opgericht, bestaande uit zowel magistraten als parketmedewerkers, die de vijf ressorten vertegenwoordigen. De mix van magistraten en administratie is van het allergrootste belang omdat net in de uittekening van de werkprocessen zichtbaar wordt hoe het werk van de beide functies verweven is en wederzijds impact heeft. De opdracht van de werkgroep was het introduceren van BPM op de parketten van eerste aanleg zodat de correctionele werkprocessen nationaal uniform worden uitgevoerd en geregistreerd. Op die manier zal het Openbaar Ministerie efficiënter en kwaliteitsvoller werken, of anders gezegd, de beschikbare middelen optimaal inzetten. De werkgroep kwam in de periode juni 2014 tot mei 2015 op regelmatige basis bijeen om de door steundienst (VBWO) voorgestelde werkprocessen te bespreken, te verrijken en tot slot te valideren. Dit resulteerde in BPMN-schema s en bijhorende procesdocumentatie (d.i. een praktische handleiding waarin elk werkproces bondig is omschreven) voor 125 correctionele werkprocessen. 3

4 De nationale werkgroep zal via de lokale werkgroepen de vinger aan de pols houden en de toepassing van deze omzendbrief opvolgen zodat evaluatie en bijsturing verzekerd is. IV. Link met werklastmeting en de middelenallocatie Voor het uitvoeren van een werklastmeting hanteert de steundienst (VBWO) een set van instrumenten en methoden die beogen op een gefundeerde objectief-wetenschappelijke manier te komen tot beleidsrelevante managementinformatie. De steundienst (VBWO) doet hiervoor beroep op verschillende achterliggende databanken. Voor de correctionele werkprocessen gaat het om REA/TPI en REA/Mach. Centraal in het geheel staat een aparte applicatie die alle elementen bundelt die vereist zijn om een berekening te kunnen maken van de personeelsbehoeften. Om deze applicatie te kunnen klaarstomen voor de berekening van de personeelsbehoeften en te voeden met relevante gegevens, dienen er registraties/metingen te worden uitgevoerd aan de hand van performante systemen, zoals o.a. het agendabeheersysteem en de diverse dossierbeheersystemen. Het rekenmodel voor de personeelsbehoeften steunt daarbij op beschreven werkprocessen: Men moet zicht hebben op de activiteiten die worden verricht en op de toewijzing van deze activiteiten aan bepaalde functies/rollen om te kunnen bepalen hoeveel tijd een werkproces in beslag neemt. Gezien het centrale belang van (de beschrijving) van werkprocessen voor de werklastmeting, die inzetbaar zou zijn voor strategische personeelsplanning (in het kader van de beheersplannen), is het implementeren van uniforme werkprocessen binnen het Openbaar Ministerie een belangrijke doelstelling, opdat er voor iedere instantie met dezelfde standaarden wordt gewerkt. Het implementeren van deze werkprocessen in gans het Openbaar Ministerie zal tegen 30 juni 2018 in alle entiteiten uitgevoerd zijn. Parketten die gegronde redenen hebben om bepaalde processen anders uit te voeren dan door deze onderrichting opgelegd wordt, zullen op gemotiveerde wijze deze uitzondering ter validatie voorleggen aan het College van het Openbaar Ministerie. Op het moment dat de personeelsbehoeften berekend worden en de middelen verdeeld worden, zullen, na evaluatie en validatie door het Comp, onder andere de uniforme en gevalideerde processen de basis vormen voor de toebedeling van de middelen. Entiteiten die op dat moment kiezen andere werkprocessen te hanteren, die mogelijks meer capaciteit vergen, zullen vergeleken worden met de parketten waar men wél de uniforme gevalideerde processen gebruikt 4

5 V. Kritische werkprocessen Het College OM heeft besloten om over te gaan tot implementatie van de meest kritische correctionele werkprocessen. Dit zijn de werkprocessen die verantwoordelijk zijn voor meer dan 90% van de werklast binnen de correctionele afdelingen op niveau van eerste aanleg. Het betreft volgende werkprocessen: P1A.COR-P011: Begroten gerechtskosten P1A.COR-P019: Behandelen dossier ter zitting (inleidingszitting) P1A.COR-P020: Behandelen dossier ter zitting (voortgezette zitting) P1A.COR-P025: Behandelen gevolg PV's niet afkomstig van plichten P1A.COR-P055: Dagvaarden na opsporingsonderzoek P1A.COR-P056: Dagvaarden na verwijzing P1A.COR-P057: Juridisch voegen of administratief verbinden van dossiers P1A.COR-P062: Opstellen kantschrift P1A.COR-P063: (Geautomatiseerd) rappelleren van extern kantschrift P1A.COR-P065: Behandelen ambtshalve politioneel onderzoek P1A.COR-P066: Openen opsporingsonderzoek (uitgezonderd APO) P1A.COR-P085: Beheren dossier in gerechtelijk onderzoek P1A.COR-P100: Verwerken initieel PV /gelijkaardig stuk P1A.COR-P103: Behandelen voorlopige hechtenis voor Raadkamer P1A.COR-P125: Afhandelen dossier in zonder gevolgstelling met waarschuwing P1A.COR-P129: Behandelen gevolgpv's afkomstig van plichten P1A.COR-P130: Afhandelen dossier in sepot P1A.COR-P133: Afhandelen APO dader onbekend / vereenvoudigd APO in sepot Deze werkprocessen werden tijdens het BPM-seminarie op 1 juli 2015 ter validatie voorgelegd aan de korpschefs en hoofdsecretarissen. Op basis van de aldaar ontvangen opmerkingen werden de BPMN-schema s gefinaliseerd. Op 17 december 2015 werden de geactualiseerde schema s gevalideerd door het College van het Openbaar Ministerie en werd beslist om over te gaan tot de implementatie op het terrein. De BPMN-schema s en procesdocumentatie kunt u terugvinden op de Omptranetpagina van de steundienst (VWBO) onder het thema Procesbeheer - Realisaties: De focus van de implementatie ligt op het BPMN-schema, meer bepaald op de activiteiten van een werkproces en de volgorde waarin ze worden uitgevoerd. De bijhorende procesdocumentatie is ter informatie en kan worden gehanteerd als een soort beknopte handleiding voor het uitvoeren van het werkproces. Er zijn mogelijks verschillende werkwijzen voor de taken/te volgen procedure binnen een activiteit. Het verdient aanbeveling om ook de werkwijzen binnen een activiteit te uniformiseren. 5

6 VI. Hoe implementeren? De parketten zijn vrij en autonoom in de wijze waarop zij de hoger beschreven processen implementeren. De steundienst (VBWO) beveelt aan een lokale BPM-werkgroep samen te stellen met vertegenwoordigers van zowel het parketsecretariaat als van de magistraten. De lokale BPM-werkgroep kan de werkprocessen zoals zo momenteel worden uitgevoerd binnen de eigen instantie (AS IS) modelleren volgens de BPM(N)-methodiek en deze vervolgens vergelijken met de gevalideerde werkprocessen (TO BE). Op basis van de eventueel gevonden verschillen kunnen verdere acties worden ondernomen om tot een uniforme uitvoering van de werkprocessen te komen. De lokale entiteiten kunnen beroep doen op volgende ondersteuning vanwege de steundienst (VBWO): Meer informatie omtrent BPM en BPMN kan men terugvinden op de Omptranetpagina van het Vast Bureau Werklastmeting en Organisatieontwikkeling onder het thema Procesbeheer: Concrete toelichting door de steundienst (VBWO) op vraag van het directiecomité Begeleiding van opstart lokale BPM werkgroep door de steundienst (VBWO ) Opleiding georganiseerd door het IGO (najaar 2016) Beantwoording van ad hoc vragen via VBWO@just.fgov.be Periodieke ervaringsuitwisseling tussen lokale BPM-werkgroepen, gefaciliteerd door de steundienst (VBWO) Begeleiding van opstart voor BPM voor arbeidsauditoraten 6