Offerteaanvraag Regio Zeeland

Transcriptie

1 Offerteaanvraag Regio Zeeland Openbare aanbesteding: Ambulante jeugdhulp en (dag)behandeling Enkelvoudig onderhands: Behandeling met verblijf, Pleegzorg en Crisisdienst Jeugdreclassering en Jeugdbescherming 1

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding Structuur & opdrachtgeverschap Proces en planning Inhoud aanbesteding Toelichting aanbestedingsformat Contractuele voorwaarden 2

3 Dit document biedt de toelichting op de specifieke aanbestedingstrajecten voor jeugdhulp in Zeeland Inleiding offerteaanvraag In dit document leest u hoe de 13 Zeeuwse gemeenten (hierna te noemen Regio Zeeland ) de jeugdhulp voor de volgende jeugdhulpvormen voor regio Zeeland in gaan kopen en hoe u als jeugdhulpaanbieder tot een contract kunt komen: Ambulante jeugdhulp en (dag)behadeling Behandeling met verblijf, pleegzorg en crisisdienst Jeugdreclassering en jeugdbescherming Omdat er nog veel onbekend is over welke jeugdhulp straks nodig is, welke veranderingen de gewenste transformatie tot gevolg gaat hebben en hoeveel budget er beschikbaar is (op basis van het objectieve verdeelmodel) richt de inkoop van jeugdhulp zich in eerste instantie op 2015 Voor gemeenten en jeugdhulpaanbieders ligt een forse uitdaging om met minder geld toch kwalitatief goede jeugdhulp te bieden. Die uitdaging gaan wij graag met u aan Wij willen dan ook naar een model van inkopen op kwaliteit. De gezamenlijke inkoop en contractering van Jeugdhulp in Regio Zeeland wordt uitgevoerd door de Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland Deze inkooporganisatie wordt op- en ingericht binnen de gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst Zeeland Naast dit document treft u ook een offerte format in Excel aan. Via dit document vindt het feitelijke offertetraject plaats. Bij dit format is ook een uitleg gevoegd, waarin u kunt lezen wat er precies van u wordt verwacht Voor verdere (achtergrond) informatie omtrent de werkwijze, doelstellingen en uitgangspunten verwijs ik u naar het inkoopdocument Zeeland, welke u als bijlage op TenderNed aantreft Dit document met alle bijbehorende bijlagen is met zorg samengesteld. Als een jeugdhulpaanbieder desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden constateert kan dit worden gemeld in de aanbestedingsprocedure 3

4 Als toelichting op het inkoopproces is het strategisch inkoopdocument online bijgevoegd Aanleiding Als gevolg van de decentralisatie van de (Rijks)taken, zijn gemeenten in Nederland per 1 januari 2015 verantwoordelijk voor alle vormen van jeugdhulp. Deze jeugdhulptaak is vastgelegd in de Jeugdwet. Jeugdhulp valt nu onder de verantwoordelijkheid van verschillende partijen, te weten: het Rijk, de provincie, en de zorgverzekeraar (de AWBZ en zorgverzekeringswet). Met deze taken komt ook het budget over naar gemeenten. Gevolg is dat de huidige contracten van jeugdhulpaanbieders per 1 januari 2015 eindigen en gemeenten verantwoordelijk worden voor de nieuwe contracten. Het jeugdzorgbudget voor heel Zeeland is ruim 82,5 mln. Deze overheveling van taken gaat gepaard met een bezuiniging die in drie jaar (2017) oploopt tot 15% van het totaalbudget. Aan gemeenten de uitdaging de zorg voor jeugd niet alleen kwalitatief goed uit te voeren, maar ook goedkoper dan in het huidige stelsel. De dertien Zeeuwse gemeenten (Sluis, Hulst, Terneuzen, Veere, Vlissingen, Middelburg, Noord-Beveland, Borsele, Goes, Schouwen-Duiveland, Kapelle, Reimerswaal en Tholen) werken intensief samen aan het vormgeven van deze complexe opgave. Een belangrijk onderdeel van deze nieuwe verantwoordelijkheid is de wijze waarop gemeenten de inkoop van de benodigde ondersteuning gaat organiseren. Om de jeugdhulptaak uit te kunnen voeren moet immers de benodigde ondersteuning ook beschikbaar zijn. Deze jeugdhulp moet worden ingekocht / gecontracteerd. In het inkoopdocument van de regio Zeeland, Werkwijze inkoop en contractering Jeugdhulp leest u de Zeeuwse werkwijze en strategie over de inkoop van jeugdhulp. Het inkoop document is als bijlage toegevoegd aan de stukken welke u aantreft op TenderNed. 4

5 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding Structuur & opdrachtgeverschap Proces en planning Inhoud aanbesteding Toelichting aanbestedingsformat Contractuele voorwaarden 5

6 De 13 gemeenten treden samen op als opdrachtgever aan de Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland Op basis van een besluit van de dertien Zeeuwse gemeenten is de inkooporganisatie jeugdhulp belast met de inkoop van de door de gemeenten in het kader van de Jeugdwet te verstrekken jeugdhulp De inkooporganisatie is nog in oprichting. Naar verwachting vindt de feitelijke oprichting op 10 oktober 2014 plaats. Tot die tijd is besluitvorming en het aangaan van contracten voorbehouden aan de dertien individuele gemeenten. Vooruitlopend op de feitelijke oprichting van de inkooporganisatie, wordt het inkoopproces wel al gezamenlijk opgezet en uitgevoerd Na de feitelijke oprichting zullen alle besluiten en gemaakte afspraken, waaronder eventuele contracten door de dertien Zeeuwse gemeenten worden overgedragen aan de dan van toepassing zijnde rechtspersoon Deze inkooporganisatie gaat deel uit maken van de Gemeenschappelijke Regeling Gemeenschappelijke gezondheidsdienst Zeeland en is een uitbreiding van deze huidige gemeenschappelijke regeling Door in te schrijven aanvaardt de jeugdhulpaanbieder de mogelijke wijziging van contractspartij, alsmede de mogelijke overdacht van overeenkomst naar de nieuwe contractspartij. De offerte geldt in dat geval als acte van levering aan de nieuw op te richten rechtspersoon Tot de feitelijke oprichting wordt dit proces vormgegeven en uitgevoerd door de inkooporganisatie jeugdhulp i.o. Wanneer in de relevante documenten wordt gesproken over de inkooporganisatie jeugdhulp Zeeland of simpelweg de inkooporganisatie wordt de inkooporganisatie jeugdhulp i.o. bedoeld 6

7 Regio Zeeland heeft de inkooporganisatie jeugdhulp zeeland de opdracht gegeven alle jeugdhulp te contracteren Opdracht aan inkooporganisatie De inkooporganisatie jeugdhulp koopt jeugdhulp in voor alle inwoners van regio Zeeland die dit nodig hebben. Deze opdracht vloeit voort uit de Jeugdwet De inkooporganisatie jeugdhulp dient er voor zorg te dragen dat de juiste jeugdhulp voor de inwoners op basis van de gemeentelijke wensen is ingekocht Ten behoeve van de regio Zeeland sluit de inkooporganisatie jeugdhulp overeenkomsten met jeugdhulpaanbieders die jeugdhulp leveren in regio Zeeland. Hierbij worden voorwaarden over de verlening van jeugdhulp vastgelegd De inkooporganisatie zet in op de inkoop van voldoende jeugdhulp binnen de daarvoor beschikbare middelen, dat er geen onaanvaardbare wachttijden ontstaan, dat de ingekochte jeugdhulp ook doelmatig en effectief is en dat de inhoud van de jeugdhulp zoveel mogelijk aansluit op de voorkeuren van de inwoners Het moet gaan om adequate oplossingen tegen verantwoorde kosten opdat ook de uitvoering van de Jeugdwet betaalbaar blijft voor de maatschappij. Het doel is te komen tot het sluiten van overeenkomsten met jeugdhulpaanbieders die de juiste jeugdhulp tegen passende voorwaarden kunnen verlenen De totale omvang van de financiering van de opdracht is beperkt door de hoogte van het macrobudget na aftrek van lasten voor specifieke doeleinden zoals de toegang, AMHK en landelijk te contracteren jeugdhulp De inkooporganisatie sluit overeenkomsten met jeugdhulpaanbieders waarin de voorwaarden zijn opgenomen waaraan de jeugdhulpaanbieder, de gemeenten en de inkooporganisatie dienen te voldoen. De inwerkingtreding van de overeenkomst is voorzien met ingang van 1 januari 2015 en heeft een looptijd tot en met 31 december De eventuele opdrachten voor verlening van jeugdhulp zijn gebaseerd op de overeenkomst 7

8 De aanbesteding heeft als doel een kwalitatief hoogwaardig en betaalbaar aanbod van jeugdhulp te garanderen Doelstellingen opdracht Duidelijkheid bieden aan jeugdhulpaanbieders en gemeenten Beschikbaarheid van benodigde jeugdhulp realiseren Stabiliteit en rust op de markt creëren Zorgdragen voor een goede relatie met bestaande jeugdhulpaanbieders Borgen van het overgangsrecht voor inwoners van Zeeland die op 31 december 2014 jeugdhulp ontvangen of een indicatie voor jeugdhulp hebben De uitvoering van de Jeugdwet uitvoeren binnen het beschikbare budget Zorgen dat elke gemeente een toereikend (basis)aanbod aan ondersteuning voor kinderen, jongeren en ouders heeft Flexibiliteit en keuze in aanbod van jeugdhulp garanderen Hebben van continu inzicht in gebruik en uitgaven van jeugdhulp 8

9 Om dit te bewerkstelligen, wordt gekozen voor een integrale en klantgerichte benadering Integrale benadering Gemeenten zijn van mening dat jeugdhulp gericht moet zijn op het effectief oplossen en aanpakken van problemen en niet het bestrijden van de symptomen De hulpverlening moet aansluiten op de behoefte van de klant. Dat kan alleen als hulp en ondersteuning integraal worden aangeboden, door jeugdhulpaanbieders gezamenlijk, maar ook door samen te werken over domeinen heen. Hierdoor neemt de kwaliteit van jeugdhulp toe en worden structurele oplossingen sneller bereikt Gemeenten vragen jeugdhulpaanbieders een actieve rol te spelen in de keten van zorg en welzijn waarbinnen klanten zich bewegen. Zorgaanbieders dienen over grenzen van wet- en regelgeving heen te kijken om in samenwerking met ketenpartners passende zorg, waaronder jeugdhulp te organiseren voor klanten Uitgangspunt hierbij zijn de mogelijkheden van de klant. Daarbij dient rekening gehouden te worden met de belastbaarheid van de sociale omgeving (mantelzorg en vrijwilligers) van de klant Voor elke klant geldt dat maatwerk niet statisch is, maar vraagt om permanent samen optrekken van professional, klant en zijn (mantel)zorgsysteem Eigen regie en participatie Gemeenten willen bereiken dat mensen jeugdhulp ontvangen die aansluit bij hun doelen, wensen en mogelijkheden. De jeugdhulp aan de klant moet ondersteunend zijn. Gemeenten vinden het belangrijk dat jeugdhulp en ondersteuning van de klant vorm krijgt vanuit het perspectief van de klant Dat resulteert in jeugdhulp die ondersteunend is aan het leven dat de klant leidt. Eigen regie en participatie van de klant zijn daarbij belangrijke uitgangspunten. Het zorgplan speelt daarbij een centrale rol. Daarin worden namelijk de afspraken tussen de klant en de jeugdhulpaanbieder vastgelegd 9

10 De jeugdwet, het overgangsrecht en het macrobudget zijn hiervoor de uitgangspunten vanuit het Rijk Uitgangspunten Rijk Documenten/onderwerpen Datum Belangrijkste punten Jeugdwet Gemeenten zijn vanaf verantwoordelijk voor alle vormen van jeugdhulp en krijgen een jeugdhulpplicht. De wet geeft de kaders waarbinnen de jeugdhulp taak moet worden uitgevoerd. Overgangsrecht 2014 Een klant die in op in jeugdhulp ontvangt of een indicatie voor jeugdhulp heeft, houdt voor de duur van de indicatie met een maximum van één jaar (pleegzorg en door de rechter opgelegde maatregelen uitgezonderd) recht op deze jeugdhulp tegen dezelfde condities bij dezelfde aanbieder. Macrobudget Definitieve macrobudget is bekend. Zeeland ontvangt ruim 82,5 m voor de uitvoering van de taken op basis van de jeugdwet. Het objectieve verdeelmodel voor 2016 en verder laat nog op zich wachten. 10

11 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding Structuur & opdrachtgeverschap Proces en planning Inhoud aanbesteding Toelichting aanbestedingsformat Contractuele voorwaarden 11

12 Alle informatie betreffende het systeem voor aanbesteden (TenderNed) en de werking hiervan is online te vinden Werkwijze offreren via TenderNed TenderNed In de offerteprocedure wordt gebruik gemaakt van TenderNed. TenderNed is het aanbestedingsplatform van de overheid. Alleen offertes die worden ingediend via TenderNed worden door de inkooporganisatie jeugdhulp Zeeland in behandeling genomen. Offertes dienen vóór vrijdag 12 september 2014, uur op TenderNed te zijn ingediend. Bij inschrijving op meerdere aanbestedingen, dient de jeugdhulpaanbieder per aanbesteding een aparte offerte in te dienen. Op TenderNed vindt u, bij de geselecteerde aanbesteding, alle relevante informatie die u voor het uitbrengen van een offerte nodig heeft, waaronder een Excel format voor het indienen van uw offerte. Het Excel format bestaat uit meerdere tabbladen. Deze tabbladen zijn voorzien van een uitleg. U dient ALLE relevante informatie in het format in te vullen. Niet volledig ingevulde offertes kunnen buiten behandeling worden gelaten. Bij sommige vragen worden bijlagen gevraagd die geüpload moeten worden. Registratie Om van de TenderNed gebruik te kunnen maken, dient de jeugdhulpaanbieder zich bij het eerste bezoek aan de website te registeren. Bij registratie dient de jeugdhulpaanbieder onder meer een adres te vermelden. Dit adres wordt door de inkooporganisatie gebruikt voor verdere correspondentie in het kader van de inkoopprocedure. Na registratie ontvangt de jeugdhulpaanbieder een inlogcode waarna de offerte procedure kan worden begonnen. De aanbestedingen zijn bereikbaar vanaf 8 augustus Vragen Indien u tijdens de offerteprocedure (voor de deadline van 31 augustus) vragen heeft, kunt deze via TenderNed stellen. Ook de beantwoording van deze vragen verloopt via TenderNed. Verantwoordelijkheid jeugdhulpaanbieder Een jeugdhulpaanbieder draagt het risico van juiste en tijdige afwikkeling van de inschrijving via TenderNed. Na het verstrijken van de hierboven genoemde deadline kunnen geen offertes meer worden ingediend. Alle informatie over TenderNed kunt u vinden via de volgende link: 12

13 Om tot een offerte komen, dienen een aantal stappen doorlopen te worden Stappen inkoopproces 1. U schrijft uw organisatie in op TenderNed ( 2. Via TenderNed worden de volgende opdrachten gepubliceerd 1. Voor de enkelvoudig onderhandse aanbesteding krijgen aanbieders een persoonlijke uitnodiging 2. De openbare aanbesteding dient u zelf te benaderen 3. U kunt het offerteformat en benodigde bijlagen via TenderNed downloaden 4. Na het invullen van het offerte format kunt u deze, plus eventuele bijlagen, via TenderNed uploaden. 5. In de periode dat de procedure voor het indienen van een offerte openstaat kunt u via TenderNed vragen stellen over de betreffende aanbesteding. Beantwoording zal ook via TenderNed plaatsvinden 6. Een inkoopteam beoordeelt of het format volledig en juist in ingevuld en of u voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen 7. Indien u voldoet aan de eisen, ontvangt uw organisatie een raamovereenkomst 8. Met specifieke aanbieders zal waar nodig voor gunning een individueel gesprek worden aangegaan. Wij onderscheiden een administratieve afhandeling en een afhandeling waarin wij op basis van een gesprek proberen te komen tot afspraken. Wij gaan het gesprek aan met jeugdhulpaanbieders die een innovatief idee hebben geopperd dat kansrijk wordt geacht en dat past binnen de doelstellingen van de Regio Zeeland. Daarnaast gaan wij met jeugdhulpaanbieders in gesprek die dermate grote volumes hebben dat wij daarmee additionele afspraken willen maken Meer uitleg over de raamovereenkomst en een volledige planning van het inkoopproces leest u verderop in dit document. 13

14 Samenwerking in onderaannemerschap is toegestaan mits aan de voorwaarden wordt voldaan Onderaannemers Het is de jeugdhulpaanbieder toegestaan gebruik te maken van onderaannemers bij de uitvoering van geoffreerde jeugdhulp Wanneer de jeugdhulpaanbieder gebruik maakt van onderaannemers, dient dit in de offerte kenbaar gemaakt te worden aan inkooporganisatie door middel van invulling van het betreffende tabblad. De jeugdhulpaanbieder dient expliciet aan te geven van welke onderaannemer(s) gebruik wordt gemaakt en voor welk deel van de opdracht de onderaannemer zal worden ingeschakeld Voor nadere voorwaarden betreffende onderaanneming wordt verwezen naar het offerteformat De jeugdhulpaanbieder blijft als hoofdaannemer te allen tijde verantwoordelijk voor de (kwaliteit) van de uitvoering van de opdracht en is hiervoor aansprakelijk Na indiening van de offerte kan de jeugdhulpaanbieder, uitsluitend met voorafgaande goedkeuring van de inkooporganisatie, nog van onderaannemer(s) wisselen dan wel toevoegen, conform de voorwaarden, zoals opgenomen in deze paragraaf en het offerteformat De inkooporganisatie staat in 2015 niet toe dat het productiebudget van aanbieders grotendeels (meer dan 50%) wordt uitgevoerd door onderaannemers De inkooporganisatie merkt de inschakeling van zelfstandigen zonder personeel (ZZP'ers) die beschikken over een VAR WUO aan als onderaanneming 14

15 De aanbesteding richt zich op drie specifieke groepen jeugdhulp in Zeeland Werkwijze inkoop Onder inkoopsystematiek verstaat de Regio Zeeland de wijze waarop de inkoop van jeugdhulp in Zeeland is vormgegeven. Er is gekozen voor een open en eenvoudig proces om administratieve lasten te beperken. Dit document gaat enkel over de contractering van jeugdhulpvormen die door de inkooporganisatie, ten behoeve van regio Zeeland worden uitgevoerd. Voor de werkwijze in andere regio s of werkgebieden verwijzen wij u naar de betreffende locatie. Voor de inkoop van jeugdhulp in Zeeland zijn in totaal negen (aanbestedings-/inkoop)trajecten opgesteld. Slechts drie daarvan vallen binnen het traject dat nu voorligt. De andere trajecten worden apart vormgegeven. Deze aanbestedingsprocedure en gehanteerde systematiek richt zich op jeugdhulpvormen 2, 3 en 6. Jeugdhulpvorm Werkwijze 1 Toegang Lokaal georganiseerd 2 Ambulante jeugdhulp Openbare regionale aanbesteding voor huidige (Dag)behandeling jeugdhulpaanbieders Behandeling met verblijf 3 Pleegzorg (werving, selectie en uitvoering) Crisisdienst Enkelvoudig onderhands (meerdere partijen) 4 JeugdzorgPlus Enkelvoudig onderhands (meerdere partijen, via vertegenwoordiging) 5 Jeugdbescherming / jeugdreclassering en intensief casemanagement Enkelvoudig onderhands (GIZ) 6 Jeugdbescherming / jeugdreclassering Enkelvoudig onderhands (meerdere partijen) 7 AMHK Enkelvoudig onderhands aanbesteden. 8 Landelijk transitiearrangement De inkoop wordt landelijk opgepakt. Jeugdzorgregio s/gemeenten rekenen af naar gebruik. 9 Consultatie en advies Vervoer Als onderdeel van de contracten op bovenstaande onderdelen 15

16 Deze jeugdhulpvormen zijn opgebouwd uit een combinatie van producten uit de bestaande financieringsvormen Opbouw aan te besteden jeugdhulpvormen Jeugdhulpvormen Toelichting Huidige jeugdhulpproducten (tot 2015) Ambulante Jeugdhulpverlening (Dag)behandeling Behandeling met verblijf Werving, matching en uitvoering Pleegzorg Crisisdienst Jeugdbescherming / jeugdreclassering Zorg aan jeugd zonder verblijf (AWBZ) Ambulante jeugdhulp is jeugdhulp of ondersteuning die vooral wordt Generalistische basis GGZ (ZVW) verleend op afgesproken tijden. Kinderen, jongeren en opvoeders bezoeken Specialistische GGZ (ZVW) de hulpverlening vanuit de eigen woonomgeving, of de hulpverlener Hulpverlening in vrijwillig/gedwongen kader bezoekt de klant in zijn of haar leefomgeving Dagbehandeling bestaat uit individuele en/of groepsbegeleiding of behandeling van jongeren op een locatie voor dagopvang Individuele en/of groepsbegeleiding of behandeling van jongeren in combinatie met een verblijf in een instelling. Hieronder vallen onder andere jongeren met een psychische stoornis, jongeren met een (licht) verstandelijke beperking, begeleiding, persoonlijke verzorging en het bijbehorend kortdurend verblijf voor jongeren met een beperking, stoornis of aandoening Pleegzorg betekent dat een kind tijdelijk in een ander gezin gaat wonen. Bij pleegzorg nemen pleegouders (tijdelijk) de opvoeding en verzorging van een kind op zich. Op dit moment is voor pleegzorg een indicatie van Bureau Jeugdzorg nodig De crisisdienst is de dienst die crisisinterventie ten behoeve van kinderen en gezinnen verzorgt en kinderen en gezinnen indien nodig vervolgens verwijst naar de juiste jeugdhulp. Het streven is om in de toekomst één vorm van crisiszorg (dienst) te hebben voor Zeeland op het gebied van jeugdhulp Jeugdbescherming is een maatregel die de rechter dwingend oplegt. Er zijn drie jeugdbeschermingsmaatregelen die de rechter kan opleggen: een ondertoezichtstelling (OTS), ontzetting en ontheffing uit de ouderlijke macht Jeugdreclassering is een combinatie van intensieve begeleiding en controle voor jongeren die veroordeeld zijn of verdacht worden van een strafbaar feit (Provincie) Zorg aan jeugd (AWBZ) Jeugd GGZ 2 e lijn (ZVW) Zorg aan jeugd met verblijf (AWBZ) Jeugd GGZ tweede lijn met verblijf (ZVW) Verblijf 24-uurs (Provinciaal) Vakantiepleegzorg, weekendpleegzorg, dagpleegzorg, pleegzorg in crisissituaties, pleegzorg voor langere tijd, netwerkpleegzorg (Toegang tot) een crisisdienst : 1. Via de Wet op de Jeugdzorg (een verantwoordelijkheid van BJZ en de jeugdhulpaanbieders) Hiervoor loop de financiering via de provincie 2. Jeugd-GGZ (BOPZ) hiervoor loopt de financiering via de ZVW 3. Jeugdigen met een beperking hiervoor loopt de financiering via de AWBZ JB/JR (Provincie) De uitvoering van jeugdreclassering en jeugdbescherming is vanaf 2015 voorbehouden aan een gecertificeerde instelling. Daarmee verdwijnen de bureaus jeugdzorg per 1 januari

17 Ambulante jeugdhulp en (dag)behandeling wordt openbaar aanbesteed Aanbestedingstraject 2: Ambulante jeugdhulp en (dag)behandeling Dit onderdeel betreft de aanbesteding voor inkooptraject 2: ambulante jeugdhulp en (dag)behandeling Voor deze jeugdhulpvorm kiezen wij voor een openbare aanbesteding. Dit betekent dat alle jeugdhulpaanbieders op deze aanbesteding een offerte in kunnen dienen Wij hebben hiervoor de bij ons bekende jeugdhulpaanbieders die nu deze jeugdhulpvormen op de Zeeuwse markt leveren geïnformeerd Met de jeugdhulpaanbieders die een offerte uitbrengen, willen wij gericht afspraken maken over de te leveren producten vallend binnen deze jeugdhulpvorm en de condities die daarbij horen Op basis van de ingediende offerte zal worden beoordeeld of een gesprek voor gunning nodig is of niet. Het uitgangspunt is automatische gunning wat betekent dat een aanbieder toegang krijgt tot de markt. Dit betekent echter niet automatisch een recht op leveren van zorg. Volume van de geoffreerde jeugdhulp, volledigheid en innovatieve ideeën zullen aan deze keuze ten grondslag liggen Er zijn meerdere jeugdhulpaanbieders die op dit moment in Zeeland jeugdhulp vallend onder deze jeugdhulpvorm bieden. Het aanbod van deze partijen is soms vergelijkbaar, maar soms ook juist verschillend. Wij willen met een afvaardiging van deze partijen in gesprek gaan om te komen tot een transformatie van het aanbod waarbij effectiviteit, efficiëntie en kwaliteit de uitgangspunten zijn In het offerteformat vindt u de producten waarop u met deze aanbesteding kunt inschrijven 17

18 Behandeling met verblijf jeugd, Pleegzorg en Crisisdiensten worden enkelvoudig onderhands aanbesteed Aanbestedingstraject 3: Behandeling met verblijf jeugd, pleegzorg en crisisdienst Dit onderdeel betreft de aanbesteding voor inkooptraject 3: behandeling met verblijf jeugd, pleegzorg en crisisdienst Voor deze jeugdhulpvorm kiezen wij voor een enkelvoudig onderhandse aanbesteding. Dit betekent dat wij voor deze aanbesteding jeugdhulpaanbieders gericht uitnodigen om een offerte in te dienen voor de producten die onder deze jeugdhulpvormen vallen Uitgenodigd worden de jeugdhulpaanbieders die op dit moment deze jeugdhulpvorm op de Zeeuwse markt leveren. Met deze jeugdhulpaanbieders willen wij gericht afspraken maken over de te leveren producten vallend binnen deze jeugdhulpvorm en de condities die daarbij horen Op basis van de ingediende offerte zal worden beoordeeld of een gesprek voor gunning nodig is of niet. Volume van de geoffreerde jeugdhulp, volledigheid en innovatieve ideeën zullen aan deze keuze ten grondslag liggen Er zijn een beperkt aantal jeugdhulpaanbieders die op dit moment in Zeeland deze jeugdhulpvormen bieden. De markt is daardoor overzichtelijk. Wij willen dan ook met (een afvaardiging van) deze partijen in gesprek om te komen tot een transformatie van het aanbod waarbij effectiviteit, efficiëntie en kwaliteit de uitgangspunten zijn Wij willen graag met jeugdhulpaanbieders het gesprek aangaan om integraal en met elkaar het verblijf in de regio Zeeland inclusief de crisisdienst te gaan herontwerpen, om het verblijf doelmatiger, efficiënter en kwalitatief beter aan te bieden. Eén van de gewenste transformaties is een integrale crisisdienst In het offerteformat vindt u de producten waarop u met deze aanbesteding kunt inschrijven 18

19 Hetzelfde geldt voor Jeugdreclassering en -bescherming Aanbestedingstraject 6: Jeugdreclassering en jeugdbescherming Dit onderdeel betreft de aanbesteding voor Inkooptraject 6: jeugdreclassering en jeugdbescherming Voor deze jeugdhulpvorm kiezen wij voor een enkelvoudig onderhandse aanbesteding. Dit betekent dat wij voor deze aanbesteding jeugdhulpaanbieders gericht uitnodigen om een offerte in te dienen voor de producten die onder deze jeugdhulpvormen vallen Uitgenodigd worden de jeugdhulpaanbieders die op dit moment deze jeugdhulpvorm op de Zeeuwse markt leveren. Met deze jeugdhulpaanbieders willen wij gericht afspraken maken over de te leveren producten vallend binnen deze jeugdhulpvorm en de condities die daarbij horen Op basis van de ingediende offerte zal worden beoordeeld of een gesprek voor gunning nodig is of niet. Volume van de geoffreerde jeugdhulp, volledigheid en innovatieve ideeën zullen aan deze keuze ten grondslag liggen Er zijn een beperkt aantal jeugdhulpaanbieders die op dit moment in Zeeland deze jeugdhulpvormen bieden. De markt is daardoor overzichtelijk. Wij willen dan ook met (een afvaardiging van) deze partijen in gesprek om te komen tot een transformatie van het aanbod waarbij effectiviteit, efficiëntie en kwaliteit de uitgangspunten zijn In het offerteformat vindt u de producten waarop u met deze aanbesteding kunt inschrijven 19

20 Gunning vindt, eventueel na een gesprek, plaats met een contract voor één jaar per aanbieder Gunning en contractduur Op basis van de ingediende offertes wordt bepaald of een jeugdhulpaanbieder in aanmerking komt voor een contract. Elke aanbieder die een volledig en juist ingevuld offerteformat indient en voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen ontvangt een raamovereenkomst De inkooporganisatie kan bepalen dat een gesprek vooraf nodig is, voordat tot gunning kan worden overgegaan Er lopen nu drie aanbestedingen voor jeugdhulp in Zeeland tegelijk. Wanneer een jeugdhulpaanbieder voor gunning op meerdere aanbestedingen in aanmerking komt zal dit leiden tot één raamovereenkomst met daaronder afspraken op de specifieke jeugdhulpvormen Doordat de jeugdhulp een nieuwe taak is voor gemeenten en er nog geen zicht is op de invloed van de gemeentelijke toegang op het gebruik van jeugdhulp worden contracten aangegaan voor de duur van één jaar, waarbij het contract eenzijdig met één jaar verlengd kan worden door de inkooporganisatie jeugdhulp Zeeland Een raamovereenkomst is geen garantie op het leveren van jeugdhulp. Welke aanbieder welke jeugdhulp kan leveren wordt bepaald door de individuele gemeenten. Uiteraard wordt hierbij rekening gehouden met het overgangsrecht en de garanties welke jeugdhulpaanbieders, met een omzet van meer dan 1% van het macrobudget, hebben 20

21 Het contracteringsproces, inclusief individuele gesprekken en het tekenen van de contracten, zal lopen tot in oktober Proces van contracteren en inkoop Wat Wie Wanneer Bekende jeugdhulpaanbieders worden per brief 15 juli 2014 TFJ geïnformeerd over inkoopprocedure Vaststellen inkoopdocument contractering TFJ (onder voorbehoud instemming TFJ 15 juli jeugdhulp Zeeland gemeenteraden) Voorbereiden offerteverzoek jeugdhulpaanbieders Team inkoop en opdrachtgeverschap Tweede helft juli Budgetteren jeugdhulpvormen op niveau gemeenten Mail jeugdhulpaanbieders over start Team inkoop en opdrachtgeverschap 8 augustus 2014 offerteverzoek Publiceren offerteverzoek op TenderNed Team inkoop en opdrachtgeverschap 8 augustus 2014 Deadline indienen vragen jeugdhulpaanbieders Jeugdhulpaanbieders 31 augustus 2014 Publiceren laatste nota van inlichtingen Team inkoop en opdrachtgeverschap 5 september 2014 Deadline indienen offertes door jeugdhulpaanbieders Beoordelen offertes en indien van toepassing voeren gesprekken jeugdhulpaanbieders Jeugdhulpaanbieders 12 september 2014 Team inkoop en opdrachtgeverschap 12 september 2014 tot 10 oktober 2014 Voorbereiden contracten jeugdhulpaanbieders Team inkoop en opdrachtgeverschap 10 oktober 2014 tot 17 oktober 2014 ter ondertekening Ondertekening contracten Inkooporganisatie en jeugdhulpaanbieders 17 oktober 2014 tot 31 oktober 2014 Voorbereiding start levering jeugdhulp Start levering jeugdhulp Inkooporganisatie samen met gemeenten en jeugdhulpaanbieders Jeugdhulpaanbieders in overleg met gemeenten 1 november 2014 tot 31 december 2014 Vanaf 1 januari

22 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding Structuur & opdrachtgeverschap Proces en planning Inhoud aanbesteding Toelichting aanbestedingsformat Contractuele voorwaarden 22

23 Een raamovereenkomst ligt ten grondslag aan alle afspraken met aanbieders en regelt de toegang tot de Zeeuwse markt Raamovereenkomst Een raamovereenkomst is een overeenkomst tussen één of meer aanbestedende diensten en één of meer ondernemers. Een raamovereenkomst maakt het mogelijk om overheidsopdrachten gedurende een bepaalde periode aan die ondernemer(s) te gunnen, die bij de raamovereenkomst is (of zijn) aangesloten (al dan niet met een leverings- of afnameverplichting) De raamovereenkomst is het onderdeel van het contract waarmee de feitelijke toegang tot de markt wordt bepaald. Deze raamovereenkomst bevat de kwaliteitseisen waaraan moet worden voldaan om toegelaten te worden tot de Zeeuwse markt voor het verlenen van Jeugdhulp. Verder wordt in deze raamovereenkomst vastgelegd hoe invulling wordt geven aan de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer Onder de raamovereenkomst worden zorgaanbieder gebonden afspraken gehangen over de specifieke afspraken over de te leveren jeugdhulp. Een raamovereenkomst geeft toegang tot de markt, maar geeft geen garantie op het leveren van jeugdhulp Gemeenten zijn verantwoordelijk voor een kwalitatief en kwantitatief toereikend aanbod van jeugdhulp, jeugdbescherming en jeugdreclassering. Dit is vastgelegd in artikel 2.5 van de Jeugdwet. Gemeenten kunnen via af te sluiten contracten (aanvullende) kwaliteitseisen stellen aan de te leveren jeugdhulp. Om in Zeeland jeugdhulp te kunnen leveren moet een aanbieder vervolgens een persoonlijk contract afsluiten met de regio Zeeland Voor de kwaliteitseisen zal worden aangesloten bij de eisen zoals opgenomen in de handreiking kwaliteitseisen en veldnormen van de VNG. Hierover leest u meer op de volgende pagina De raamovereenkomst is nog in ontwikkeling. Deze zal in de loop van het aanbestedingstraject aan de stukken op TenderNed worden toegevoegd. Op pagina 26 is een overzicht opgenomen met een overzicht van onderwerpen welke in de raamovereenkomst of in de contracten terug zullen komen 23

24 Minimale kwaliteitseisen komen voort uit landelijke standaarden Kwaliteitseisen Gemeenten hebben de verantwoordelijkheid om voor hun inwoners zorg te dragen voor kwalitatief goede en betaalbare jeugdhulp. Het onderwerp kwaliteit zal daarom ook een onderdeel van de raamovereenkomst / het contract worden. Kwaliteit is niet iets statisch, maar verandert mee in de tijd, met de behoefte van cliënten en maatschappelijke ontwikkelingen. Om de kwaliteit te garanderen wordt deze op twee manieren geborgd: 1. Kwaliteitseisen om toegang tot de markt te krijgen 2. Meting van kwaliteit van de geleverde jeugdhulp, onder te verdelen in: a) Effectiviteit van de geleverde jeugdhulp b) Klanttevredenheid Kwaliteitseisen om toegang tot de markt te krijgen Allereerst stelt de inkooporganisatie jeugdhulp middels de raamovereenkomst 2015, contractuele voorwaarden op het gebied van kwaliteit. Aan deze voorwaarden dient een jeugdhulpaanbieder te voldoen om in aanmerking te komen voor een overeenkomst en toegelaten te worden tot de Zeeuwse markt. Voor de jeugdhulp sluit de inkooporganisatie aan bij de kwaliteitseisen zoals beschreven in de handreiking kwaliteitseisen en veldnormen (tevens bijgevoegd als bijlage voor volledigheid): U geeft in het offerteformat aan dat u volledig voldoet, deels voldoet of niet voldoet aan de minimale kwaliteitseisen zoals deze benoemd zijn in het stuk digitale handreiking Kwaliteitseisen en veldnormen Jeugdwet. Indien u niet volledig voldoet komt u niet in aanmerking voor een overeenkomst. De handreiking is in juli 2014 gepubliceerd en geeft weer waaraan u als jeugdhulpaanbieder moet voldoen om jeugdhulp te mogen leveren in de Zeeland. De onderwerpen uit deze handreiking worden vertaald naar het raamcontract. Transparantie De inkooporganisatie vindt het belangrijk dat de kwaliteitsgegevens (openbaar) beschikbaar komen. Deze informatie is noodzakelijk voor keuze informatie voor gemeenten en inwoners, zodat zij weloverwogen kunnen kiezen. Ook vindt de inkooporganisatie het belangrijk dat deze gegevens gedeeld worden met de cliëntenraad/cliëntenraden zodat er afspraken gemaakt worden over verbetertrajecten. 24

25 Onderstaande aspecten zullen een plaats krijgen in de raamovereenkomst of het leveringscontract Inhoudelijke aspecten raamovereenkomst/contract financiën Voorwaarden Overige punten Facturering Bevoorschotting / bekostigingssystematiek Terugvordering Jaarrekening Wijze van Declareren Werkwijze tarieven (waar vanuit gaan, bv NZA) Reserves/liquiditeit Verantwoording Overschrijding / overschotten Accountantsverklaring Aansluiting regionale / lokale werkwijzen Keurmerk/Certificering Verwijsindex Kwaliteitseisen (handreiking VNG) Benodigde registraties en verklaringen (zoals BIG, VOG e.d.) Kwaliteitskader jeugd (wordt landelijk geformuleerd) Protocollen Meldcode kindermishandeling Onderaannemerschap Aansprakelijkheid Toedelingssystematiek Toelating nieuwe aanbieders Welke kosten vallen binnen tarieven Parallel lopende indicaties Verwijsindex Wachtlijsten Samenwerking Monitoring Jeugdhulpaanbieder specifieke afspraken Verhoudingen (besluiten) wie neemt besluit? Overlegtafel Transformatie Klachten Aanspreekpunt Monitoring Benchmark Effectmeting Registratie(systemen) Meting klanttevredenheid / Bejegening Volume jeugdhulp Tarieven Innovatie 25

26 Om jeugdhulp te kunnen leveren op de Zeeuwse markt, moet ook aan de volgende voorwaarden worden voldaan Overzicht leveringsvoorwaarden Wachtlijsten Bij het contracteren van jeugdhulp wordt zo veel mogelijk ingezet op het voorkomen van wachtlijsten en wachttijden. De wachttijd totdat jeugdhulp kan worden ingezet, kan mee worden gewogen in de toeleiding naar een jeugdhulpaanbieder. Daarom is het noodzakelijk dat wachttijden inzichtelijk zijn. Zorgaanbieders leveren aan de inkooporganisatie de benodigde gegevens om dit te realiseren Toegang via huisarts Om voor betaling van jeugdhulp, welke via een verwijzing anders dan de gemeentelijke toegang is aangemeld (zoals huisarts, jeugdarts en medisch specialist) in aanmerking te komen, wordt voor het starten van de werkelijke hulpverlening de gemeente geïnformeerd over de benodigde jeugdhulp en worden afspraken gemaakt over de inzet hiervan in het kader van één gezin, één plan, één regisseur. Wanneer dit niet vooraf is gemeld en contractuele voorwaarden niet zijn nagegaan, kan dit er toe leiden dat de inkooporganisatie deze hulpverlening niet vergoedt Voorwaarde betaling geleverde jeugdhulp Om tot betaling van de geleverde jeugdhulpverlening over te gaan, wordt de ingediende factuur getoetst aan vooraf vastgestelde criteria. Met het indienen van een offerte geeft de jeugdhulpaanbieder aan zich te conformeren aan de gehanteerde werkwijze van de inkooporganisatie. Bij het vormgeven van deze werkwijze wordt ingezet op het beperken van de administratieve last bij zowel gemeenten als jeugdhulpaanbieders 26

27 Aanbieders conformeren zich bij aanbesteding aan lokale toegangswensen en werkwijze rondom toeleiding Toeleiding en verdeling De 13 Zeeuwse gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor de inrichting van de toegang tot jeugdhulp. Dit betekent dat er verschillen zitten in werkwijze tussen de individuele gemeenten. Indien een gemeente dit wenst, kunnen hiervoor lokaal aanvullende afspraken worden gemaakt. Het bewaken van deze aanvullende afspraken is een lokale verantwoordelijkheid. Uiteraard moeten de afspraken passen binnen kaders overeengekomen in de afgesloten contracten en niet tot hogere uitvoeringskosten leiden De gemeente bepaalt dus zelf de wijze waarop wordt bepaald welke klant, welke vorm van jeugdhulp, van welke aanbieder kan ontvangen. Redenen voor keuze kunnen zijn: de wens van de klant, de snelheid waarmee jeugdhulp kan worden ingezet, de ervaringen van de lokale situatie met een betreffende aanbieder en de kosten van deze jeugdhulp. Uiteraard zijn er meer redenen te benoemen waarop een keuze kan worden gemaakt Bij de toewijzing naar een specifieke aanbieder wordt voor 2015 primair gericht op de jeugdhulpaanbieders die nu ook jeugdhulp leveren in Zeeland. Dit in verband met garanties en de zorgcontinuïteit Met het indienen van een offerte geeft u aan dat u van de verschillende werkwijzen op de hoogte bent en accepteert of ten minste bereid bent zich aan deze werkwijze in deze gemeente aan te passen. Het is aan de jeugdhulpaanbieder om zich actief op de hoogte te stellen van eventuele documenten en achterliggende werkwijzen. Deze kunnen bij betreffende gemeente worden opgevraagd De huisarts, medisch specialist en de jeugdarts hebben een eigen verwijsmogelijkheid. Deze verwijzing geldt (om in aanmerking te komen voor vergoeding) alleen voor gecontracteerde partijen. De jeugdhulpaanbieder dient voor de start van het leveren van de benodigde jeugdhulp contact op te nemen met de lokale toegangsstructuur 27

28 Alle offertes worden geconsolideerd naar een volledig (financieel) overzicht per aanbieder Offreren, garanties en financiële afspraken Instellingen offreren op één of meerdere van de drie gepubliceerde aanbestedingen via het offerteformat. Voor elke aanbesteding bestaan het format uit meerdere tabbladen waarin de benodigde gegevens kunnen worden ingevuld. Hierbij wordt instellingen verzocht de offerte voor 2015 te onderbouwen met cijfers over de gerealiseerde omzet (daadwerkelijk gedeclareerde jeugdhulp) in 2013 en een raming van de te declareren jeugdhulp in 2014 Na beëindiging van de offerteperiode, worden alle aanbestedingen geconsolideerd, wordt budgetruimte berekend en het indicatieve budget per instelling bepaald. Dit resulteert in één contract per aanbieder met één geconsolideerd budget. Dit contract wordt aangegaan voor één jaar met mogelijkheid tot eenzijdige verlenging voor nog één jaar vanuit gemeenten Alle monitoring, eventuele bevoorschotting en financiële afspraken worden gemaakt op basis van dit totaal budget In het najaar biedt de eenmalige gegevensuitvraag inzicht in de cliënten voor jeugdhulpcontinuïteit. Alle aanbieders krijgen een garantie op de zorg gepaard met deze cliënten Overige garanties worden zoals bepaald in het transitie arrangement berekend op basis van bekende gegevens vanuit de uitvraag, na doorrekening van alle door het Rijk opgelegde kortingen en taakstellingen: Grote instellingen (>1% van het macrobudget) krijgen een omzetgarantie en omzetplafond toebedeeld. Hierover wordt met desbetreffende instellingen apart contact opgenomen om afspraken te maken Kleine instellingen (<1% van het macrobudget) krijgen garantie o.b.v. continuïteit en een richtinggevend budget o.b.v. geconsolideerde offertes en verdeling binnen het macrobudget. Aan dit budget kunnen geen rechten worden ontleend Garanties kunnen door de gemeenten gedurende het jaar herzien worden als blijkt dat geleverde basisdata onjuist is of als de aanbieder niet tegemoet kan komen aan de geraamde jeugdhulpvraag Alle afspraken en garanties dienen te passen binnen de kaders van het macrobudget en dienen aan te sluiten op het aantal cliënten op basis van historische gegevens Er wordt actief gekeken naar historische trends (bijvoorbeeld gemiddelde kosten per cliënt) In principe wordt voor toewijzing van zorg in 2015 uitgegaan van bestaande aanbieders. Nieuwe aanbieders kunnen door de inkooporganisatie worden gecontracteerd, mits deze een aanvullend aanbod hebben op het bestaande landschap 28

29 Voor de tarifering worden bestaande tarieven als uitgangspunt gebruikt en gestuurd op kostenverlaging Uitgangspunten tarifering Jeugdhulpaanbieders wordt in het offertetraject gevraagd hun gedeclareerde tarieven alsmede de verhouding tot het maximumtarief van de NZA van de meest recente jaren te leveren Deze tarieven worden als uitgangspunt gebruikt waarop aanbieder kunnen offreren voor 2015 De geoffreerde tarieven zullen worden getoetst aan de markt en kunnen waar nodig op basis van landelijke inzichten worden aangepast Instellingen wordt aangemoedigd aan te bieden onder de maximale tarieven gesteld door de NZA. Bij gelijke kwaliteit speelt kostprijs een rol bij toewijzing van jeugdhulp nadat voldaan is aan zorgcontinuïteit en budgetgaranties. Toegangsteams zullen hier op sturen Voor provinciaal gefinancierde jeugdhulpvormen zijn geen standaard tarieflijsten beschikbaar. Hiervoor wordt aanbieders gevraagd een indicatie te geven (bijvoorbeeld o.b.v. gemiddelde subsidie per cliënt voor bepaalde producten). Voor maximale tarieven wordt een alternatieve invulling gezocht Alle inkoop is vrijgesteld van Btw-heffing Naast producten worden instellingen ook gevraagd om tarieven voor medewerkers (FTE) te voorzien. Dit zijn kosten voor de inzet van medewerkers in de lokale setting die niet gekoppeld zijn aan een product maar wel jeugdhulp leveren. Vanuit verscheidene gemeenten zal gedurende het jaar deze vraag opkomen Voor huisvesting wordt de NHC aangehouden. Deze wordt apart geregistreerd vanwege verrekening met het Rijk 29

30 Voor bekostiging wordt uitgegaan van bestaande structuren en bevoorschotting Uitgangspunten bekostiging, facturatie en declaratie De huidige jeugdhulpproducten zijn onderdeel van vier verschillende financieringsstromen. Elk van deze financieringsstromen heeft een eigen administratieve last en onderverdeling in subcategorieën Nu alle jeugdhulp taken onder de verantwoordelijkheid van de gemeenten gaan vallen, vervalt ook de opsplitsing in de financieringsvormen. Wel wordt waar mogelijk aangesloten op de huidige administratie: Schadelastjaren en DBC s voor producten uit de ZVW H-codes voor de AWBZ producten Vecozo voor facturatie- en declaratieverkeer Er wordt gewerkt met prestatiegerichte bekostiging waarbij, buiten omzetgaranties om, wordt bekostigd op geleverde jeugdhulp Grote instellingen (>1% van het macrobudget) ontvangen een maandelijkse bevoorschotting o.b.v. de afgegeven omzetgarantie. Aan het einde van het jaar vindt nacalculatie plaats op basis van daadwerkelijk geleverde jeugdhulp. Maandelijks bieden instellingen een productieoverzicht aan om monitoring en eventuele herijking van voorschotten mogelijk te maken. Dit bestaat uit geleverde jeugdhulp voor AWBZ producten en een schatting van geleverde jeugdhulp en onderhandenwerk voor DBC s. Zodra de grens van de omzetgarantie bereikt is, wordt maandelijks gefactureerd op basis van daadwerkelijk geleverde jeugdhulp. De hoogte van bevoorschotting kan waar nodig gedurende het jaar in overleg worden bijgesteld Kleine instellingen (<1% van het macrobudget) ontvangen in principe geen bevoorschotting. Waar dit nodig is om specifieke infrastructuur in stand te houden, kan contact gezocht worden met de inkooporganisatie om eventueel aparte afspraken te maken. Verder zal worden afgerekend op basis van geleverde jeugdhulp. Dit houdt in: maandelijkse facturen voor AWBZ producten en afrekening bij sluiting van een DBC Maandelijkse productieoverzichten worden geleverd op cliëntniveau volgens dezelfde definities als de ingediende offerte De inkooporganisatie monitort en stuurt op basis van budgetten per gemeente 30

31 Instellingen leveren zowel maandelijks als jaarlijks productieoverzichten aan t.b.v. monitoring Uitgangspunten monitoring Gedurende 2014 confirmeert aanbieder zich er aan om in het laatste kwartaal de instroom aan nieuw cliënten te rapporteren die in aanmerking komen voor jeugdhulp in 2015 vallend onder de jeugdwet. Dit zal gebeuren op de 1 e van de maand (1 oktober, 1 november, 1 december en 1 januari). Dit is naast de eenmalige gegevensoverdracht nodig om zicht te krijgen op het benodigde budget voor zorgcontinuïteit Aanbieders leveren maandelijks hun productieoverzichten aan bij de inkooporganisatie. Deze worden geleverd op cliëntniveau, naar gemeente en volgens de zelfde definities als de ingediende offerte. Een standaard hiervoor wordt ontwikkeld De regio probeert zoveel als mogelijk aan te sluiten bij de landelijke ontwikkelingen rondom informatie uitvraag om administratieve last te beperken. De regio behoudt het recht om additioneel een uitvraag bij individuele jeugdhulpaanbieders te doen. Doelmatigheid van jeugdhulp zal gedurende het jaar steekproefsgewijs gevalideerd gaan worden. De methodiek hiervoor wordt nader uitgewerkt. Aanbieders worden geacht hieraan mee te werken Er worden twee soorten monitors uitgevoerd, een inhoudelijke en een financiële. De inhoudelijke monitor wordt los van de inkooporganisatie door de 13 Zeeuwse gemeenten gezamenlijk opgepakt. De financiële monitor wordt uitgevoerd door de inkooporganisatie Bij overdracht van gegevens wordt rekening gehouden met regelgeving omtrent privacy Facturen worden verzonden naar de Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland, welke zorg draagt voor controle en betaling. De jeugdhulpaanbieder brengt alle betalingen door middel van een maandelijkse factuur achteraf in rekening. De betaling vindt plaats binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur. 31

32 Administratieve lasten worden in dit proces zo veel als mogelijk beperkt Administratieve lasten Regels en administratie in de jeugdhulp zijn onontkoombaar. Jeugdhulp wordt betaald uit gemeentelijke middelen en de maatschappij eist een verantwoording over de uitgaven van deze middelen. De verantwoording schiet echter het doel voorbij wanneer er in de jeugdhulp te veel wordt gefocust op het voeren van administratie en registratie De inkooporganisatie wil graag inzetten op het terugdringen van administratieve lasten en zorgt daarbij voor een uniforme werkwijze voor de 13 Zeeuwse gemeenten. Bij elke verzoek om informatie wordt daarom beoordeeld of de gevraagde informatie proportioneel is met het oog op wat gemeenten willen bereiken Uitgangspunt bij het monitoren is dat de inkooporganisatie zoveel mogelijk gebruik maken van reeds beschikbare gegevens, mits deze voldoende toegankelijk en actueel zijn. Daarnaast streeft de inkooporganisatie naar heldere inkoopcriteria en volgen zij het principe high trust, high penalty. Onder high trust wordt verstaan dat de inkooporganisatie in grotere mate erop vertrouwen dat jeugdhulpaanbieders aan de gestelde regelgeving en (kwaliteits)eisen voldoen en dat zij waarheidsgetrouw de gevraagde gegevens leveren. Het is aan de jeugdhulpaanbieder zelf om aan te geven wanneer hij niet (of niet meer) aan de voorwaarden voldoet. Bij een ongewijzigde situatie wordt van jeugdhulpaanbieders niet gevraagd bewijsstukken opnieuw aan te leveren De inkooporganisatie wil in principe deze verantwoordelijkheid bij de jeugdhulpaanbieder laten en willen werken vanuit een basis van vertrouwen. Dit scheelt in de bewijslast. Echter, als het vertrouwen wordt geschaad zullen hier consequenties aan verbonden worden ( high penalty ) 32

33 Ook de randvoorwaarden voor ICT sluiten aan bij landelijke initiatieven maar worden nog verder uitgewerkt Algemene uitgangspunten ICT: 1. Het berichtenverkeer tussen partijen gebeurt aan de hand van landelijk vastgestelde gegevensstandaarden. (o.a. landelijke standaard informatieverkeer Jeugdzorg, JZXML, Jeugdzorg Plus, CORV e.d.). Het berichtenverkeer draait om: a. Opdrachtverstrekking (toewijzingsbericht of bijv. Verzoek tot Onderzoek) b. Wijzigingsbericht (mutatie) c. Declaratie d. Beleidsverantwoording en managementinformatie 2. Sommige van deze standaarden zijn nog in ontwikkeling. Daarover komt in de tweede helft van 2014 meer duidelijkheid 3. De declaratie van geleverde zorg & ondersteuning is gekoppeld aan de opdrachtverstrekking c.q. toewijzingsbericht 4. Toewijzing, wijzigingsberichten en declaratie vindt plaats op basis van BSN, op individueel cliëntniveau 5. De elektronische gegevensverwerking en uitwisseling voldoen aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens, de Wet Maatschappelijke Ondersteuning en de Jeugdwet 6. Landelijk wordt gewerkt aan een eenduidig taalgebruik in het sociaal domein (eenheid van taal, op te leveren in de zomer). Opdrachtgever en Ondernemers conformeren zich aan de te ontwikkelen eenheid van taal 7. Voor de verantwoordingsinformatie sluit Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland aan bij de (nog op te stellen) landelijke gegevens set voor beleidsverantwoording in het sociaal domein. Uiteraard wordt van de jeugdhulpaanbieder verwacht dat hij een jaarlijkse verantwoordingsrapportage opstelt over geleverde jeugdhulp (zie punt 10) 8. Bij definitieve contractering na aanbesteding vindt verdere uitwerking van de informatievoorziening tussen jeugdhulpaanbieders en Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland plaats, zoals bijvoorbeeld het gebruik van optionele velden in het berichtenverkeer 9. De Inkooporganisatie Jeugdhulp Zeeland heeft het recht om bij de jeugdhulpaanbieder additionele informatie op te vragen die zij nodig heeft voor uitoefening van haar wettelijke taken die betrekking hebben op de levering van zorg en ondersteuning 10. De jeugdhulpaanbieder beschikt over een informatievoorziening en IT systeem welke borgen dat periodiek beschikbaar komende informatie, de door hem geleverde jeugdhulp aan de cliënt en de kwaliteit van de jeugdhulp direct aan inkooporganisatie en het CBS ter beschikking wordt gesteld, middels het eerder landelijk vastgesteld gestandaardiseerd en geüniformeerd berichtenverkeer 11. De Inkooporganisatie verschaft geen bedrijfsvertrouwelijke informatie over andere jeugdhulpaanbieders behoudens indien zij wettelijk verplicht tot openbaarmaking gehouden is 13. De jeugdhulpaanbieder garandeert de Inkooporganisatie dat alleen activiteiten worden gedeclareerd waarvoor zij opdracht heeft gekregen en die daadwerkelijk zijn uitgevoerd (zonder toewijzing geen declaratie). Na ieder kalenderjaar levert jeugdhulpaanbieder vóór 1 maart van het jaar volgend op het betreffende kalenderjaar een verantwoordingsrapportage aan, voorzien van een goedkeurende verklaring van een registeraccountant en brengt hiervoor geen additionele kosten in rekening 33

34 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding Structuur & opdrachtgeverschap Proces en planning Inhoud aanbesteding Toelichting aanbestedingsformat Contractuele voorwaarden 34

35 Het offerteformat hanteert drie categorieën met verscheidene input tabbladen Toelichting en algemene tabbladen offerte In het offerteformat jeugdzorg Zeeland 2015 is de benodigde input opgedeeld in drie categorieën met de volgende tabbladen: 1. Algemene tabbladen (verplicht te vullen) Voorblad incl. eigen verklaring Financiële gegevens Onderaannemers Zorgregio s Kwaliteit Wachtlijstdata (verschillende tabbladen voor provinciaal-, GGZ- en AWBZ-gefinancierde zorg) Tarieven medewerker 2. Offertetabbladen (verplicht te vullen) Afbakening AWBZ indicaties Provinciaal AWBZ Basis GGZ GGZs-amb GGZs-Verblijf Dyslexiezorg Crisisdienst 3. Optionele tabbladen (niet verplicht te vullen) Opmerkingen Regiocontracten Innovatiemanagement Risicomanagement Prestatiemanagement De offertetabbladen worden per aanbestedingsdocument aangepast en komen dus niet overal terug 35

36 De algemene tabbladen hebben betrekking op bedrijfsgegevens en financiën Toelichting algemene tabbladen Tabblad Toelichting: Voorblad incl. eigen Hier dient u uw bedrijfsgegevens toe te voegen. Dit betreft algemene bedrijfsgegevens, contactgegevens en verklaring informatie over samenwerkingen met andere aanbieders. Tevens zijn hier de elementen van de eigen verklaring verwerkt en dient het tabblad ondertekend te worden door (gemandateerde) bestuurders. Dit tabblad dient geprint, ondertekend en gescand te worden alvorens in pdf format te worden ge-upload op TenderNed samen met de gehele Excel Financiële Hier wordt gevraagd inzicht te geven in enkele financiële gegevens van uw totale organisatie om de financiële gegevens gezondheid van de bedrijfsvoering te toetsen. Onderaannemers Als u ook voor uw onderaannemers offreert, dient u de bedrijfsgegevens en overige gevraagde gegevens in te vullen van de partijen waar u mee samenwerkt Zorgregio's Hier kunt u per gemeente aangeven of u wel of geen zorg kunt/wilt leveren. Als u bij specifieke gemeenten aangeeft dit niet te kunnen/willen zult u ook geen clienten uit deze gemeenten ontvangen. De lokale toegangsteams zullen hierover ingelicht worden. Standaard staat alles aangemerkt als 'Ja' Kwaliteit Dit tabblad geeft de verscheidene kwaliteitscriteria aan zoals gesteld in de Jeugdwet en onderliggende wetten. Per criterium kunt u aangeven of u hieraan voldoet of niet. Als dit niet het geval is, dient een verklaring te worden bijgevoegd. Mogelijk kan dit leiden tot uitsluiting van (bepaalde delen) van de aanbesteding Wachtlijstdata Hierin dient u - waar mogelijk per zorgproduct - aan te geven wat de gemiddelde wachttijd was voor cliënten in Hierin wordt een onderscheid gemaakt tussen W1 (=wachttijd tussen aanmelding en intake) en W2 (=wachttijd tussen intake en aanvang zorg). Voor AWBZ en Provinciale zorg dient aangegeven te worden hoeveel cliënten er per zorgvorm op de wachtlijst stonden op gezette tijden. Voor DBC's onder de ZvW dient tevens een indicatie gegeven te worden van onderhanden werk op een aantal gezette tijden. Dit is van belang omdat gemeenten met boekjaren werken i.p.v. schadelastjaren en een dergelijke inschatting jaarlijks nodig gaat zijn voor interne boekhouding Tarieven medewerker Graag vernemen wij van u wat het kost om een medewerker op beschikbaarheid in te kopen. Wij vragen u hier de verschillende types medewerker die u heeft in te vullen met daarbij het uurtarief, tarief per dagdeel of het dagtarief waarvoor wij deze medewerker eventueel kunnen inhuren voor andere projecten/ nieuwe producten. Deze vorm van inkoop zal gedurende het jaar invulling krijgen 36

37 Aan de offertetabbladen liggen algemene uitgangspunten ten grondslag die bepalen wat dient te worden aangeleverd Toelichting offertetabbladen: algemeen Algemene toelichting Algemene uitgangspunten Afbakening AWBZ indicaties Omschrijving In deze tabbladen kunt u de diensten/producten, het aantal cliënten alsmede de voorgestelde tarieven opgeven waarvoor u wilt offreren. De tabbladen zijn nu gesplitst per huidige financieringsstroom om de administratieve lasten te beperken. Voor dyslexiezorg is een apart tabblad opgenomen aangezien de gemeenten deze zorg graag apart inzichtelijk hebben om ook gericht de samenwerking met het lokale onderwijsveld te kunnen zoeken. Binnen de tabbladen is onderscheid gemaakt voor de verschillende aanbestedingen (ambulant, residentieel, etc.) zoals weergegeven in de offertaanvraag. U wordt gevraagd de betreffende producten in de relevante blokken onder te brengen om de totalen per aanbesteding helder in beeld te hebben. Hieronder treft u per tabblad de te nemen stappen en uitgangspunten. Alle producten zijn in de verschillende tabbladen te selecteren. Mochten er producten ontbreken, dan kunt u dit aangeven door Ander product te selecteren en een omschrijving in de naaststaande kolom in te voeren. Voor Zvw en Provinciaal gefinancierde zorg kan alleen geoffreerd worden op producten waarop ook zorg in 2014 is gedeclareerd Voor AWBZ is indicatie vanaf 2015 leidend. Dat betekent dat de indicatie die een cliënt heeft, bepaalt door welke instantie gefinancierd zal worden. Alleen gedeclareerde zorg voor cliënten die een Jeugdwet indicatie hebben, mag worden opgegeven (zie tabblad 'Afbakening AWBZ indicaties' voor welke indicaties dit geldt) Het betreft een offerte voor alléén Zorg in natura. PGB's verlopen niet via deze aanbesteding Alle zorg die valt onder het landelijk transitiearrangement valt buiten deze aanbesteding (zie: voor toelichting welke zorgvormen dit betreft). Deze worden via een apart traject ingekocht Gegevens betreffen daadwerkelijk gedeclareerde zorg (geen schatting o.b.v. maximale tarieven en exclusief eventuele overproductie) Het betreft allen zorg voor Jeugdigen <18 jaar die volgens de definitie van het woonplaatsbeginsel woonachtig zijn in Zeeland (Hier geldt een uitzondering voor J&O welke loopt tot 23 jaar, zie hiervoor de memorie van toelichting op de Jeugdwet) De NHC wordt apart weergeven vanwege verrekening met het Rijk Vervoer wordt apart weergeven onder de daarvoor bestemde codes Dyslexiezorg omvat alleen DBC's voor EED die gedurende het betreffende jaar behandeld zijn Een overzicht van de indicaties binnen de huidige AWBZ en een toedeling van welke wetten ze onder vallen. Indicatie is leidend en bepaalt welk orgaan de zorg voor de betreffende cliënt zal financieren van

38 Bij provinciaal- en rijksgefinancierde zorg dient zelf een beschrijving van producten gegeven te worden Toelichting offertetabbladen: Provinciaal Toelichting en afbakening Omschrijving In dit tabblad dient u alle zorg in te vullen die onder de huidige Provinciaal en Rijksgefinancierde zorg valt, exclusief Jeugdzorgplus, deze valt onder een andere aanbesteding Er is onderscheid gemaakt in de blokken ambulant, dagbehandeling en 24 uurs behandeling, Voogdij, OTS en Pleegzorg Let er op dat alle data die wordt gevraagd betrekking heeft op boekjaren Aangezien productdefinities niet eenduidig aan te geven zijn, vragen wij u om een zo duidelijk mogelijke omschrijving te geven waar mogelijk en de productomschrijvingen als bijlage bij te voegen Stappen om in te vullen 1. Omschrijf bij het betreffende blok het product dat u wilt offreren, wees hier zo gedetailleerd mogelijk in de uitsplitsing 2. Geef de declaratie-eenheid op (uur/dagdeel/dag/behandeling) 3. Vul het totale bedrag in per product voor de betreffende boekjaren (realisatie 2013, prognose 2014, offerte 2015) 4. Vul het aantal cliënten in dat gedurende het jaar in zorg is geweest 5. Geef het aantal gedeclareerde eenheden op (als dit behandelingen/trajecten betreft kan dit gelijk zijn aan het aantal cliënten) 6. Vul de gevraagde tarieven in per declaratie-eenheid in. Als geen vaste tarieven bestaan door subsidieregelingen, geef dan een geschatte kostprijs per cliënt op 38

39 Bij AWBZ zorg moet nauwkeurig gekeken worden naar welke gegevens wel en niet worden aangeleverd Toelichting offertetabbladen: AWBZ Toelichting en afbakening Stappen om in te vullen Omschrijving In dit tabblad dient u alle zorg in te vullen die onder de huidige AWBZ valt en daadwerkelijk overgaat naar de Jeugdwet (excl. wlz, excl. Landelijk TA) Hierbij is indicatie leidend en mogen alleen cliënten met een indicatie die onder de Jeugdwet valt worden opgegeven. Dti geldt alleen voor de volgende indicaties: BG-ind, alle grondslagen (excl. IKZ en PTZ) Kortdurend verblijf, alle grondslagen PV, alle grondslagen (excl. IKZ, PTZ en PV-speciaal) BH, alleen grondslag (L)VG VG, ZZP 1 t/m 3 LVG ZZP 1 t/m 5 GGZ b/c ZZP 1 t/m 7 Alle overige indicaties vallen onder andere financieringsstromen. Zie het tabblad 'Afbakening AWBZ indicaties' voor details. Dit leidt tot 2 afbakeningen: 1. Indien zorg voor specifieke cliënten is omgeboekt naar een zorgcode die niet overgaat naar de Jeugdwet maar een indicatie heeft die hier wel voor in aanmerking komt, dient dit aangegeven te worden als 'Ander product' met een duidelijk toelichting over welke code, indicatie en zorgvorm het betreft. Hierover wordt vervolgens contact gezocht 2. Indien een cliënt een Wlz indicatie heeft en daarnaast een zorgvorm ontvangt die onder de jeugdwet valt, dient deze NIET opgegeven te worden. Gezien de indicatie, komt alle zorg voor deze cliënt onder de Wlz Er is onderscheid gemaakt in de blokken ambulant en (dag)behandeling en behandeling met verblijf/pleegzorg Als er tariefafspraken zijn met verschillende partijen, gebruik dan het gemiddelde tarief per product PGB's dienen niet opgegeven te worden Let er op dat alle data die wordt gevraagd betrekking heeft op boekjaren 1. Geef in kolom C de betreffende indicatie aan 2. Selecteer in kolom D de betreffende prestatiecode waarop zorg tot op heden is gedeclareerd 3. Indien 'Ander product' is geselecteerd, geef in kolom E een duidelijke omschrijving van het product 4. Geef indien van toepassing op dit product de bijbehorende NHC code op in kolom F 5. Geef per prestatiecode aan wat de eenheid van declaratie is (uur/dagdeel/dag/behandeling) in kolom G 6. Vul het totale bedrag in per prestatiecode (exclusief NHC) voor de betreffende boekjaren 7. Vul de aantallen gedeclareerde eenheden per prestatiecode in (dagen/uren/dagdelen) 8. Vul de aantallen unieke cliënten in per prestatiecode 9. Vul de gevraagde tarieven in per eenheid in. Geef voor 2014 en 2015 in % aan hoe het geoffreerde tarief zich verhoudt tot het maximale NzA tarief in dat jaar 39

40 De AWBZ indicaties die naar de Jeugdwet overgaan, staan in de tab Afbakening AWBZ indicaties weergegeven Afbakening AWBZ indicaties 40