1. betalingsherinneringen

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "1. betalingsherinneringen"

Lucas Verstraeten
7 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Admisol nv Victor Braeckmanlaan 367 B-9040 Gent Belgium 1. betalingsherinneringen De module betalingsherinneringen werd herschreven zodat u, eens alles ingesteld, blindelings de rappels kan aanmaken. Het principe is eenvoudig: na een eerste rappel komt de tweede, na de tweede de derde, enz. Eens alle vervallen facturen betaald zijn starten we terug van rappel 1. Tevens hebt u een overzicht van alle reeds gemaakte rappels per klant. U hebt de keuze om een aantal toeslagen in te stellen, al naargelang uw verkoopsvoorwaarden. Zo kan u een rappelkost instellen voor de gehele rappel, alsook een schadebeding (met minimumbedrag) en intresten (met minimumbedrag) per vervallen factuur. Hierbij een voorbeeld van wat wij binnen Admisol gebruiken: Niveau 1: braaf Niveau 2: aangetekend + rappelkost 10 Niveau 3: aangetekend + rappelkost 10 + schadebeding 10% (min. 40) + intresten Niveau 4: naar advocaat/incassobureau Elke 5 e en 20 ste van de maand maken we de rappels. Het niveau van de rappels wordt automatisch verhoogd, tot alle vervallen facturen betaald zijn. We maken de rappels op voor facturen welke minimaal 15 dagen vervallen zijn Instellingen In de module betalingsherinneringen kan u klikken op instellingen. Hier kan u de verschillend niveau s aanmaken. U bent vrij om zo veel rappels te maken als u wenst.

2 Admisol nv - 2 (6) Document code: het volgnummer van de rappel. Gebruik een doorlopende nummering! Omschrijving: de titel Boven tekst: tekst boven het facturen overzicht Onderste tekst: tekst onder het facturen overzicht Kost: rappelkost, éénmalige kost voor de rappel, ongeacht het aantal facturen. Minimum bedrag intrest: indien het berekende bedrag aan intrest kleiner is dan dit bedrag wordt dit bedrag genomen als intrest bedrag. Intrest%: het jaarlijkse intrest percentage. De intrest wordt als volgt berekend: (totaalbedrag factuur x (intrest /100)) / 365 * aantal dagen vervallen Minimum schadebeding: indien het berekende bedrag aan schadebeding kleiner is dan dit bedrag wordt dit bedrag genomen als schadebeding bedrag. Schadebeding%: percentage voor berekening schadebeding. Boodschap: opvallende tekst op de rappel. Voorbeeld wat wij gebruiken: Niveau 1: Titel: Betalingsherinnering

3 Admisol nv - 3 (6) Tekst bovenaan: Geachte, op heden ontvingen wij uw betaling(en) niet, waarvan detail hierna. Gelieve binnen 7 dagen na ontvangst van dit bericht de vervallen facturen te betalen. Bij een volgende aanmaning via aangetekende zending wordt 10 euro rappelkost aangerekend. Tekst onderaan: Gelieve de betaling(en) onverwijld uit te voeren op rek. nr Mocht(en) de betaling(en) inmiddels zijn uitgevoerd, dient deze herinnering niet in beschouwing genomen te worden. Dank voor uw bereidwillige opvolging. Boodschap in kader: Betaal onmiddellijk en vermijd een rappelkost van 10,00 euro! Niveau 2: Aanrekening rappelkost van 10 Titel: tweede herinnering (aangetekend) Tekst bovenaan: Geachte, op heden ontvingen wij uw betaling(en) niet. Gelieve binnen 7 dagen na ontvangst van dit bericht de vervallen facturen te betalen. Bij een volgende aanmaning wordt, conform onze voorwaarden, schadevergoeding en interest aangerekend. Tekst onderaan: Gelieve de betaling(en) onverwijld uit te voeren op rek. nr Mocht(en) de betaling(en) inmiddels zijn uitgevoerd, dient deze herinnering niet in beschouwing genomen te worden. Dank voor uw bereidwillige opvolging. Boodschap in kader: Betaal onmiddellijk en vermijd schadebeding en intresten! Niveau 3: Aanrekening van rappelkost 10 Aanrekening schadebeding van 10% men een minimum van 40 per factuur Aanrekening 7% intrest Titel: Derde herinnering (aangetekend) Tekst bovenaan: Geachte, op heden ontvingen wij uw betaling(en) niet, waarvan detail hierna. Gelieve binnen 7 dagen na ontvangst van dit bericht de vervallen facturen te betalen. Bij een volgende aanmaning wordt de dienstverlening tijdelijk stopgezet. Tekst onderaan: Gelieve de betaling(en) onverwijld uit te voeren op rek. nr Mocht(en) de betaling(en) inmiddels zijn uitgevoerd, dient deze herinnering niet in beschouwing genomen te worden. Dank voor uw bereidwillige opvolging. Boodschap in kader: Dit dosser wordt, behoudens betaling binnen de 7 dagen, overgemaakt aan onze raadsman. Niveau 4: Aanrekening van rappelkost 10 Aanrekening schadebeding van 10% men een minimum van 40 per factuur Aanrekening 7% intrest Titel: Mededeling Tekst bovenaan: Dit dosser werd overgemaakt aan onze raadsman. Tekst onderaan: Gelieve het schrijven van onze raadsman af te wachten en enkel op zijn rekening te betalen. Boodschap in kader: Gelieve enkel op rekening van onze raadsman te betalen aub 1.2. Werkwijze (samenvatting) Ga naar bijkomende functies rappels Geef minimum aantal dagen vervallen in (vb 15) en druk op genereer lijst

4 Admisol nv - 4 (6) Overloop de klanten. Door te klikken op een lijn krijgt u onderaan de detail van de facturen te zien, evenals de detail van de reeds verzonden rappels. Wenst u een klant een ander type (of geen) rappel te geven, klik dan in de kolom type document en pas dit aan Klik onderaan op genereer rappels Klik op downloaden rappellijst. Dit geeft een.pdf met alle rappels per taal. Klik eventueel op download Excel lijst. Dit geef een Excel met een overzicht van de verzonden rappels Werkwijze Geef een minimum aantal dagen vervallen op en klik op genereer rappels U krijgt een lijst te zien met alle klanten welke openstaande facturen hebben, ouder dan xx dagen. De kolom document type stelt automatisch de juiste rappel voor. U kan deze hier aanpassen. Het juiste type rappel is afhankelijk van de vorige rappel, als een vervallen factuur reeds op een vorige rappel vervallen was dan wordt het nummer met één verhoogd. In de praktijk komt het er op neer dat de rappels automatisch verhogen (minder braaf worden) tot alle vervallen facturen voldaan zijn. Dan start het weer vanaf niveau 1. Klik op een klant om de detail van de openstaande facturen te zien. Onderaan ziet u ook de detail van de reeds verzonden rappels, en kan u een kopij van een verzonden rappel downloaden. Klik op genereer rappels om de betalingsherinneringen aan te maken. Vervolgens kan u de lijst (een.pdf) downloaden met alle rappels van een bepaalde taal. Zo krijgt u, naargelang de instellingen in de klantenfiche, een lijst met Nederlandstalige en een lijst met Franstalige rappels Vragen U kan volgend scherm vinden onder klanten => overzicht => historiek van de betalingsherinneringen

5 Admisol nv - 5 (6) hoe kan ik een rappel wissen uit het overzicht U kan een rappel wissen door op verwijderen te klikken in het scherm historiek van de betalingsherinneringen (zie hierboven) hoe kan ik voor slechts één klant een rappel afdrukken in het scherm historiek van de betalingsherinneringen (zie hierboven) kan u klikken op rappel aanmaken

6 Admisol nv - 6 (6) hoe kan ik één rappel opnieuw afdrukken? in het scherm historiek van de betalingsherinneringen (zie hierboven) klik je op afdrukken Waar boek ik de rappelkost? Rappelkosten boeken wij vrij van btw op een 7 rekening. Vraag dit na aan uw boekhouder of dit ook voor uw bedrijf zo mag Is het de moeite om voor kleine bedragen rappels te sturen? Dit hoort niet in een handleiding, maar het is een veel voorkomende vraag. Er zijn incassobureaus/advocaten welke de gehele procedure doen. Hiervoor geef je een kopij van de laatste 3 rappels voor de betrokken klant. Het bureau int, krijgt intresten, schadebeding en rappelkost. Jij krijgt het netto bedrag Kan ik het verkeer met men incasso/advocaat automatiseren? Ja, dit kan. Admisol maakt dan een export op maat aan naar de partij in kwestie. Vraag hiervoor meer inlichtingen Volgende versie In een volgende versie gaan we de rappelkosten en intresten onmiddellijk als diverse boeken bij het aanmaken van de rappels, zodat deze ook als openstaande staan bij het klantenoverzicht.

Vergelijkbare documenten

Handleiding BOEKHOUDEN AANMANINGEN

Handleiding BOEKHOUDEN AANMANINGEN G. Verwilghensingel 6 - B-3500 Hasselt - t. 011 360 360 - f. 011 360 369 BTW BE 0441.752.054 - KBC 450-0622771-87 - www.adsolut.be Aanmaningen Parameters Aanmaningen