Participatie- en communicatieplan Structuurvisie Hilversum 2030 [CONCEPT] Versie: 2.4 Datum: 10 augustus 2010 Auteur: Afd.

Transcriptie

1 Participatie- en communicatieplan Structuurvisie Hilversum 2030 [CONCEPT] Versie: 2.4 Datum: 10 augustus 2010 Auteur: Afd. Communicatie

2 Communicatie- en participatieplan structuurvisie Hilversum

3 INHOUDSOPGAVE Pagina Inleiding 5 Hoofdstuk 1 - Achtergrond 5 Hoofdstuk 2 Bepalen participatieniveau 6 Hoofdstuk 3 Participatie- en communicatiedoelstellingen 7 Hoofdstuk 4 Doelgroepen 8 Hoofdstuk 5 Strategie 10 Hoofdstuk 6 Basisboodschap 11 Hoofdstuk 7 Communicatie- en participatietraject: uitwerking per fase en in middelen 11 Hoofdstuk 8 Communicatiemiddelen en middelenmix 17 Hoofdstuk 9 Aandachtspunten 20 Hoofdstuk 10 Budget 20 Bijlage I: Participatieladder 21 Communicatie- en participatieplan structuurvisie Hilversum

4 Communicatie- en participatieplan structuurvisie Hilversum

5 INLEIDING De gemeente Hilversum stelt een structuurvisie Hilversum 2030 op. Binnen de gemeentelijke organisatie hebben we met elkaar afgesproken dat voor elk planontwikkelingstraject van enige omvang een communicatie- en participatieplan wordt opgesteld. Daarin wordt aangegeven hoe het proces van burgerparticipatie zal verlopen en worden de belangrijkste strategische uitgangspunten voor de communicatie beschreven. In voorliggend plan wordt voorgesteld op welke manier we aan participatie en communicatie invulling kunnen geven. Deze invulling kan, gezien de complexiteit en het procesmatige karakter, gedurende het traject verder worden aangescherpt en nader uitgewerkt. Hoofdstuk 1 - Achtergrond Uitgangspunten Bij de totstandkoming van beleid werkt Hilversum met de methode Samenlevingsgericht Werken kortweg SGW genoemd. Een wijze van denken en werken waarbij de (beleidsmakende) overheid, inwoners en andere belanghebbenden elkaar erkennen als samenwerkingspartners en waarbij het gaat om wisselwerking tussen betrokken partijen. Bij planontwikkeling worden de aanbevelingen uit de nota Hilversum in gesprek gevolgd met als doel de betrokkenheid van de inwoners van Hilversum te vergroten (conform het collegeprogramma ). De Hilversumse participatieladder 1 is hierbij een belangrijk instrument. De raad is opdrachtgever voor het opstellen van de structuurvisie voor het gehele grondgebied van Hilversum. Het college voert deze opdracht uit. De wethouder Ruimtelijke Ordening is bestuurlijk opdrachtgever namens het college. De ambtelijk opdrachtnemer is de directeur van de dienst Stad. Er vindt nauwe samenwerking plaats met de dienst Inwoners om te waarborgen dat zowel de maatschappelijke als de fysieke component voldoende geborgd zijn. Het plan van aanpak structuurvisie Hilversum 2030 is op 13 januari 2010 vastgesteld door de raad. Het document is het uitgangspunt voor de aanpak om te komen tot de nieuwe structuurvisie, welke in 2012 aan de raad ter besluitvorming zal worden aangeboden. De stappen, fases en activiteiten die in het plan van aanpak zijn geformuleerd vormen de leidraad om te komen tot de nieuwe, breed gedragen structuurvisie. De raad heeft bij de bespreking van het plan van aanpak nadrukkelijk gevraagd om ook in dit planontwikkelingstraject participatie een belangrijke plek te geven. Betekenis structuurvisie* Sinds de invoering van de Wet op de Ruimtelijke Ordening is een nieuw instrumentarium en zijn nieuwe procedures voor de ruimtelijke ordening geïntroduceerd, waaronder een structuurvisie. De wet verplicht gemeenten om op 1 juli 2013 een door de raad vastgestelde structuurvisie te hebben. De structuurvisie is een ruimtelijke vertaling van de toekomstige behoefte aan maatschappelijke en economische functies en voorzieningen voor de inwoners van Hilversum. Trefwoorden hierbij zijn: ruimtelijke kwaliteiten behouden en versterken en samenhang brengen. Hierbij worden maatschappelijke ontwikkelingen zoals vergrijzing, ontgroening, veranderingen in sociale samenhang en samenleving, economische dynamiek, regionalisering, schaalvergroting dan wel verkleining, trends in mobiliteit en behoefte aan voorzieningen geanalyseerd en de effecten op de ruimte en de mogelijkheden met elkaar afgewogen. Daarnaast biedt de structuurvisie juridische mogelijkheden om kosten te verhalen bij private partijen. Met het vaststellen van de structuurvisie worden ruimtelijke voornemens vastgelegd en wordt bekend gemaakt hoe de gemeente ruimtelijk relevante ontwikkelingen wil sturen. Hierbij komen 1 Zie bijlage I: Participatieladder Communicatie- en participatieplan structuurvisie Hilversum

6 onder andere de thema s wonen, verkeer, groen, voorzieningen, bedrijvigheid en recreatie aan de orde. Voor deze thema s wordt niet gedetailleerd uitgewerkt wat waar komt, maar wordt op visie-niveau beschreven wat de ambitie is tot In het uitvoeringsprogramma worden vervolgens projecten benoemd die deze ambitie moeten realiseren. De gemeenteraad heeft er bij de vaststelling van het integrale uitvoeringsplan Wro in juni 2009 voor gekozen om voor Hilversum als geheel één structuurvisie op te stellen met een looptijd tot Dit biedt de mogelijkheid bestaande sectorale beleidsnota s in samenhang te brengen en ruimtelijk te vertalen, ook in volumes en hoogte. Dit is tot op heden nog niet eerder gebeurd in Hilversum met als gevolg dat ambities en de beschikbare ruimte daarvoor kunnen conflicteren. Nadat het bestaande beleid in samenhang is gebracht, zal de vraag beantwoord worden hoe om te gaan met conflicterende belangen en beschikbare ruimte voor de toekomst van Hilversum. Met een structuurvisie als integraal ruimtelijk beleidskader kan de gemeente Hilversum zich ook steviger positioneren bij ruimtelijke vraagstukken op bovenlokaal en regionaal niveau. Na vaststelling van de structuurvisie vervangt deze de bestaande toekomstvisie Hilversum Met het oog op de snelheid van maatschappelijke ontwikkelingen dient de visie flexibel te zijn daar waar dat kan en kaderstellend daar waar dat nodig is. Anders gezegd: als de raad in de toekomst beslissingen neemt op het gebied van ruimtelijke ordening, dan worden deze beslissingen getoetst aan de kaders van de nieuwe ruimtelijke structuurvisie. Het resultaat is een breed gedragen structuurvisie die voldoet aan de wettelijk gestelde eisen. *Bron: Plan van aanpak Structuurvisie Hilversum 2030, vastgesteld d.d Hoofdstuk 2 Bepalen participatieniveau De Hilversumse gemeenteraad speelt als gekozen volksvertegenwoordiging een belangrijke rol in de totstandkoming van de structuurvisie. Hij is het die uiteindelijk beslist. Dat aanvullend daarop, ook inwoners en andere belanghebbenden, over het proces van totstandkoming van de Structuurvisie worden geïnformeerd en waar mogelijk betrokken, staat gezien de genoemde uitgangspunten (SGW en Hilversum in gesprek) en de wens van de raad niet ter discussie. Om goed te kunnen bepalen wie er het beste bij dit participatietraject kunnen worden betrokken en in welke mate, is het van belang het onderwerp structuurvisie nader te beschouwen. Structuurvisie: unieke gebeurtenis De totstandkoming van een structuurvisie is een unieke gebeurtenis én een kans om invloed uit te oefenen op de toekomst van Hilversum. Daarom ligt het voor de hand inwoners en andere belanghebbenden ook te laten participeren. Structuurvisie: van belang voor iedereen Zoals eerder is aangegeven, is de nieuwe structuurvisie mede bepalend voor de toekomst van de ruimtelijke ordening in Hilversum. De uitkomst van het participatietraject is dus belangrijk voor alle inwoners, ondernemers en organisaties van Hilversum. Wat dit betreft zou het dus een goed idee zijn om de Hilversumse gemeenschap breed te betrekken bij het participatietraject. Structuurvisie: samenvoeging van beleid Het uitgangspunt bij het opstellen van de structuurvisie is het bestaande, vastgestelde, sectorale beleid. Dit wordt in de structuurvisie in samenhang gebracht en ruimtelijk vertaald. Dit betekent dat er niet op alle fronten ruimte is voor participatie. Hier staat tegenover dat bij de totstandkoming van een structuurvisie altijd wel keuzes en afwegingen te maken zijn waarbij participatie nodig én gerechtvaardigd is. Daar waar beleid conflicteert of voortijdig (voor 2030) vervalt qua termijn, ligt het voor de hand dat we daar in de structuurvisie oplossingen voor zoeken. Structuurvisie: abstract en integraal Een structuurvisie is een onderwerp met een relatief hoge mate van abstractie en integraliteit. Inwoners en andere belanghebbenden zijn in het algemeen vooral geneigd mee te doen als het onderwerp concreet is en dicht bij hun belevingswereld staat. De mate van abstractie en Communicatie- en participatieplan structuurvisie Hilversum

7 integraliteit maken het onderwerp structuurvisie dus niet per definitie interessant voor alle inwoners. Structuurvisie: open minded benaderen Een andere belangrijke overweging om de mate van participatie te bepalen is in hoeverre de gemeente iets met de inbreng van de deelnemers doet. Als de gemeente Hilversum een participatietraject organiseert rondom de totstandkoming van de structuurvisie Hilversum 2030, moet zij met een open vizier kijken naar de ideeën en wensen van de inwoners van Hilversum en hen in een vroeg stadium betrekken. Door de vaststelling van SGW en Hilversum in gesprek is deze bereidheid in principe al aangegeven. Structuurvisie: visitekaartje Het opstellen van een structuurvisie is niet alleen een unieke gebeurtenis voor inwoners. Dat is het ook voor de gemeente. Door een visie neer te leggen, waar inwoners en andere stakeholders op constructieve manier bij worden betrokken, geeft de gemeente een visitekaartje af voor de komende 20 jaar. Raadplegen Als we bovenstaande overwegingen en de uitgangspunten op een rijtje zetten, achten wij voor dit planontwikkelingstraject trede 2 raadplegen van de Hilversumse participatieladder het meest geschikt. De gemeente raadpleegt inwoners en andere belanghebbenden: er kan binnen strikte randvoorwaarden worden meegesproken/meegedacht. De gemeente is bereid om eventuele aanpassingen door te voeren in het plan als zij hiertoe de mogelijkheid heeft. Ze kan afwijken van uitkomsten van een raadpleging. Deze vorm van participatie wordt vooral gebruikt als het (deel)onderwerp een relatief hoog abstract gehalte heeft en als specifieke (vaak technische) kennis vereist is om het onderwerp (integraal) te begrijpen en erover mee te praten. Hoofdstuk 3 Participatie- en communicatiedoelstellingen Communicatie speelt een belangrijke rol bij burgerparticipatie. De manier waarop gecommuniceerd wordt, is voor een groot deel bepalend voor het slagen van participatietrajecten. Als je ervoor kiest om inwoners, instellingen en bedrijven mee te laten denken en hen tijd laat investeren, is het van groot belang misverstanden, teleurstellingen of frustraties te voorkomen. Daarom is het belangrijk de verwachtingen vooraf goed te managen (wat gebeurt er met de input van degenen die worden betrokken, hoe vindt de besluitvorming plaats?), zaken voortdurend goed uit te leggen, beslissingen te beargumenteren en gedurende het traject steeds terugkoppeling te geven. Communicatie-inspanningen zijn dan ook gericht op het informeren, enthousiasmeren en mobiliseren van de externe doelgroepen met het oog op het doorlopen van een geslaagd participatietraject. Voor, tijdens en na participatie- en besluitvormingsmomenten wordt communicatie ingezet. Participatiedoelstellingen Eerder is al vermeld dat de gemeente met dit traject een breed gedragen structuurvisie wil ontwikkelen. Er zijn daarnaast meer doelen die de gemeente nastreeft: - Een kwalitatief beter product/beleid realiseren; - Een groter draagvlak voor, minder weerstand tegen of een grotere betrokkenheid bij het betreffende beleid creëren; - De maatschappelijke betrokkenheid van externe partijen vergroten; - Beter inspelen op wat er speelt in de samenleving; - De relatie tussen de gemeente en haar inwoners, instellingen en bedrijven verbeteren; - Het imago van de gemeente verbeteren. Communicatiedoelstellingen Met communicatie willen we bereiken dat inwoners, (maatschappelijke) instellingen, organisaties, bedrijven en andere belangstellenden weten: Communicatie- en participatieplan structuurvisie Hilversum

8 - Wat de structuurvisie globaal inhoudt; - Wat het belang van de structuurvisie is; - Hoe de gemeente het traject in grote lijnen wil aanpakken; - Waarover en wanneer zij precies mogen meepraten; - Wat er met hun inbreng gebeurt; - Hoe en wanneer het formele inspraaktraject en de besluitvorming plaatsvindt. Verder willen we met communicatie bereiken dat doelgroepen: - Enthousiast zijn om mee te denken; - Gehoord worden; - Betrokken worden bij de totstandkoming van een visie voor Hilversum in 2030; - Een positief beeld hebben van de gemeente Hilversum; - Zich kunnen vinden in (de grote lijnen van) de uiteindelijke structuurvisie, - Beter begrijpen/meer inzicht hebben in de dilemma s waarvoor een gemeente zich geplaatst ziet waar het gaat om het maken van ruimtelijke keuzes. En dat zij: - Deelnemen aan de relevante participatiesessies; - Constructief meedenken. Hoofdstuk 4 - Doelgroepen De volgende partijen spelen een rol bij de totstandkoming van de structuurvisie. Deze zijn ook beschreven in het reeds vastgestelde plan van aanpak Structuurvisie Hilversum Intern Raad De raad is opdrachtgever voor het opstellen van de structuurvisie voor het gehele grondgebied van Hilversum. Vanuit deze rol spreekt de raad zich uit over de hoofdlijnen van de structuurvisie. In de tweede plaats heeft de raad een volksvertegenwoordigende rol. Vanuit deze rol zal de raad het draagvlak van de voorstellen willen onderzoeken. De raad stelt de structuurvisie vast. Over de rol van de raad zijn al bij het opstellen van het Plan van Aanpak afspraken gemaakt. Voor de duur van het project wordt een speciaal raadsteam Structuurvisie ingesteld: Raadsteam De leden van het raadsteam Structuurvisie worden gevormd door een vertegenwoordiging uit de raad. Van de leden van het raadsteam wordt gevraagd dat zij een positieve inhoudelijke inbreng leveren, hun fractie informeren en raadplegen over de voortgang van het proces. Daarnaast biedt actieve deelname aan het traject raads(team)leden de kans zich als volksvertegenwoordigers te profileren onder de bevolking van Hilversum. Voorafgaand aan elke besluitvormende stap in het proces vanaf fase 1 wordt overleg gevoerd met het raadsteam. Het instellen van een raadsteam heeft als voordeel dat vanaf het begin van het proces de raad goed betrokken is. College Het college geeft uitvoering aan het door de raad vastgestelde beleid. Voor wat het ontwikkelen van de nieuwe structuurvisie betreft, heeft het college als taak de uitvoering en (de kwaliteit van) de inhoud te bewaken. De wethouder Ruimtelijke Ordening is bestuurlijk opdrachtgever voor de structuurvisie namens het college. Vanwege het integrale karakter van de structuurvisie wordt daarnaast het gehele college betrokken. Het college kan zich door de, nog aan te stellen, Stadsbouwmeester laten adviseren. Leden van het college spelen op enig moment in het traject van de structuurvisie een rol in de externe communicatie. Denk hierbij aan een interview op de website of de aanwezigheid bij een bijeenkomst. Regiegroep De regiegroep is eindverantwoordelijk voor de totstandkoming van de structuurvisie en geeft op hoofdlijnen sturing aan het proces. Aan de regiegroep nemen de directeuren van de dienst Inwoners en de dienst Stad, de afdelingshoofden Beleid van de dienst Inwoners en de dienst Stad, de wethouder Ruimtelijke Ordening, de project- en procesleider en het hoofd van de afdeling Communicatie deel. Projectleider Communicatie- en participatieplan structuurvisie Hilversum

9 De projectleider is verantwoordelijk voor de totstandkoming van de structuurvisie. Daarnaast regisseert en coördineert de projectleider, in samenwerking met de communicatieadviseur, het interactieve traject rondom het ontwikkelen van de structuurvisie. Tenslotte speelt de projectleider een belangrijke rol in het interne communicatieproces. Procesmanager De procesmanager bewaakt het proces van de totstandkoming van de structuurvisie en levert procesmatige/ inhoudelijke deskundigheid bij het ontwikkelen ervan. Projectgroep De projectgroep is verantwoordelijk voor de inhoudelijke input. In de projectgroep nemen ambtenaren uit diverse disciplines van de dienst Inwoners en de dienst Stad zitting. Tijdens het interactieve traject wordt van projectgroepleden een actieve bijdrage gevraagd zowel op inhoud als op fysieke aanwezigheid bij bijeenkomsten. Communicatieadviseur De communicatieadviseur is verantwoordelijk voor de totstandkoming van het participatieen communicatieplan en coördineert de uitvoering ervan. Overige ambtenaren Het is van belang dat de overige ambtenaren ook op de hoogte zijn van de ontwikkeling van de structuurvisie, zodat zij hier bij het maken van plannen of beleid rekening mee kunnen houden. Extern De volgende externe partijen worden betrokken bij de totstandkoming van de structuurvisie. In hoofdstuk 7 wordt beschreven op welke manier we daaraan invulling geven. Inwoners Hilversum heeft ongeveer inwoners. De vraag wat voor een plaats Hilversum in 2030 zou moeten zijn en hoe zij omgaat met haar schaarse ruimte, willen we graag voorleggen aan bewoners. Nu worden keuzes gemaakt voor later. o Individuele bewoners, het brede publiek o Bewonersgroepen, georganiseerde groepen o Buurtcentra en wijkgebouwen o Speciale doelgroepen (ouderen, jongeren, allochtonen, e.d.) Burgerpanel Het burgerpanel is een groep van zo n 600 inwoners die samen een dwarsdoorsnede vormen van de Hilversumse samenleving. Aan de leden van het burgerpanel wordt 4 tot 6 keer per jaar gevraagd om hun mening te geven over onderwerpen die voor hen van belang zijn en waar de gemeente zich mee bezighoudt. Het burgerpanel is een goede manier om een deel van de inwoners van Hilversum te bereiken. Deze groep heeft al kenbaar gemaakt mee te willen denken over Hilversumse aangelegenheden. Naast het burgerpanel worden inwoners ook op andere manieren geïnformeerd en betrokken (zie hoofdstuk 7). Instellingen/organisaties en bedrijven: Organisaties/instellingen Bij de (maatschappelijke) organisaties is veel kennis voorhanden over wat er leeft in Hilversum. Voor de gemeente zijn zij daarom een belangrijke gesprekspartner. o Zorginstellingen o Welzijnsorganisaties o Onderwijs (van kinderdagverblijf tot voortgezet onderwijs) o Woningcorporaties o Regionale partijen als de provincie Noord Holland, het gewest Gooi- en Vechtstreek en omliggende gemeenten Bedrijven Binnen de regio heeft Hilversum in sociaal en economisch opzicht een centrumpositie. Hilversum telt meer banen dan op grond van het inwonertal mag worden verwacht en is Communicatie- en participatieplan structuurvisie Hilversum

10 daardoor een werkgemeente. Het is belangrijk dat ondernemers in Hilversum een stem krijgen en er naar hen geluisterd wordt. o Commerciële voorzieningen detailhandel, horeca, diensten & ambachten, e.d. o Gebruikers van kantoren en bedrijfsruimten o Creatieve industrie (inclusief omroep en multimedia) Expertisegroep Een selectie van maatschappelijke organisaties en instellingen (bestaande uit vertegenwoordigers van samenwerkingspartners zoals de corporaties, het Goois Natuur Reservaat en de Kamer van Koophandel, krijgt een plek in de expertisegroep. De expertisegroep heeft gedurende het hele traject een adviserende rol over de inhoud. Binnen de samenwerkingspartners is expertise en kennis aanwezig die voor de analyse relevant is. Door ze vanaf het begin te betrekken bestaat een grotere kans op draagvlak. De samenwerkingspartners zijn van belang voor de uitvoering van nog te formuleren ambities en acties uit het uitvoeringsprogramma. Pers Als intermediaire partij is de pers een belangrijk informatiekanaal richting doelgroepen. Via de berichtgeving oefent de pers invloed uit op alle bovenstaande interne en externe partijen. Het is daarom van belang de pers zorgvuldig bij het traject te betrekken. o Lokale media o Regionale media o (Nationale media) Hoofdstuk 5 - Strategie De structuurvisie is, in eerste instantie, een abstract lange-termijn-plan. De verwachting is dat Hilversummers niet spontaan zullen aangeven daarbij betrokken te willen worden. Feitelijk gaat het om de toekomst van de eigen gemeente: iedereen heeft daar wel een mening over. De gemeente Hilversum wil bovendien graag weten wat het beeld is dat inwoners, (maatschappelijke) organisaties en bedrijven van Hilversum hebben; nu en in de toekomst. Kern van de strategie is dichtbij brengen wat veraf (lijkt) te staan door: 1) Voor het voetlicht te brengen wat de structuurvisie betekent voor Hilversum (nu maken we ruimtelijke keuzes voor later); 2) Mensen ervan te doordringen dat het een unieke kans is om mee te denken over de toekomst van de eigen woonplaats (hoe oud ben jíj in 2030? wat heb jíj dan nodig?); 3) Het relevant te houden; mensen willen meedenken zo lang het onderwerp hen raakt. Waar het kan en relevant lijkt maken we deeltrajecten per doelgroep; 4) Abstracte onderwerpen te vertalen naar concrete zaken. Om dit te bereiken kiezen we voor een aanpak met de volgende elementen: Campagne Wij stellen een campagnematige aanpak voor om mensen te enthousiasmeren. We willen mensen aanspreken met een herkenbaar beeldmerk, een aansprekende slogan gecombineerd met de inzet van frisse middelen. Heldere, tijdige communicatie, zorgvuldigheid en terugkoppeling! Voorafgaand, tijdens en na afloop van de belangrijkste participatiemomenten en besluitvormende stappen in het proces vindt communicatie plaats. Dat dit tijdig gebeurt op een manier die begrijpelijk en concreet is, is een voorwaarde. Om het onderwerp goed voor het voetlicht te brengen wordt deze communicatie ondersteund door een slogan en een kernboodschap. Door deze regelmatig te herhalen ontstaat herkenning en neemt de kans toe dat het onderwerp beter op het netvlies komt. Een belangrijke irritatiefactor bij deelnemers is een gebrekkige terugkoppeling tijdens en na afloop van het traject. Daarom zorgen we voor een actieve participatie van betrokken professionals, een continu actuele website en een concreet eindproduct. Na elke stap in het participatietraject verzorgen we een adequate, complete terugkoppeling. Alle ontvangen input van deelnemers wordt zorgvuldig bewaard en gedocumenteerd. Communicatie- en participatieplan structuurvisie Hilversum

11 Combinatie van online en fysiek Elk communicatiemiddel of samenwerkingsvorm heeft specifieke voor- en nadelen. Door te kiezen voor een combinatie van online en offline (fysiek en/of op papier) middelen krijgen de doelgroepen een gelijke kans om deel te nemen en wordt een breed publiek bereikt. Bovendien versterken fysieke communicatiemiddelen het onlinetraject en vice versa. De inzet van online participatie past bij de positionering van Hilversum als creatieve (multi)mediastad in het groen. Website als fundament Basis voor het communicatie- en participatietraject is een website, bijvoorbeeld [wordt in campagne uitgewerkt]. Die vormt de basis van het gehele proces van de totstandkoming van de structuurvisie en ligt als belangrijk fundament onder de [nog op te zetten] campagne. De website is gedurende de plusminus twee jaar dat de totstandkoming van de structuurvisie duurt in de lucht en is dé bron van informatie over status en voortgang (bv. wat is de structuurvisie, wat niet, wat betekent de structuurvisie voor Hilversum, hoe ziet het proces en de besluitvorming eruit (planning) en hoe ziet het participatietraject er uit). Op de site krijgt ook een deel van de participatierondes vorm: tijdens de participatierondes is er ruimte voor inwoners, organisaties en andere belangstellenden om een bijdrage aan het proces te leveren. Raadsteam, expertisegroep en burgerpanel Zowel het raadsteam als de expertisegroep (zie bij doelgroepen) vormen een rode draad door het gehele proces. De leden leveren inhoudelijke bijdragen en toetsen en bewaken het proces. Daarnaast wordt het burgerpanel standaard uitgenodigd deel te nemen aan de participatieronden. Hoofdstuk 6 Basisboodschap De centrale boodschap die voor alle partijen geldt, kan als volgt worden omschreven: De gemeente Hilversum is bezig met het ontwikkelen van een toekomstvisie voor Hilversum tot Deze structuurvisie bepaalt in grote mate de ruimtelijke inrichting van onze gemeente. De gemeente wil inwoners, instellingen, organisaties en bedrijven betrekken bij de totstandkoming ervan om ervoor te zorgen dat er een kwalitatief sterk, breed gedragen plan komt; het gaat immers om de leefruimte waarin alle Hilversummers wonen, werken en recreëren. Om de kwaliteit van het plan te vergroten krijgen inwoners, instellingen, organisaties en bedrijven uit Hilversum en andere belanghebbenden de gelegenheid om mee te praten. De basisboodschap wordt aangevuld met begrijpelijke voorbeelden. Hoofdstuk 7 Communicatie- en participatietraject Naarmate het project vordert, worden er steeds meer (voorlopige) keuzes gemaakt en wordt de bandbreedte steeds verder ingekaderd. Dit proces kan gezien worden als een trechter. Aan de hand hiervan krijgt ook de participatie vorm. Hilversumbreed gaan we de volgende participatieronden organiseren: Ronde I: dromen (=open, raadplegen, trede 2) Ronde II: richting zoeken (=inhoudelijke discussie, raadplegen, trede 2) Ronde III: richting kiezen (=scenario s, raadplegen, trede 2) Ronde IV: richting uitwerken (=model(len), informeren/raadplegen trede 1/2) Uitwerking participatievorm per fase en in middelen: Fase 0 en 1: Analysefase en kenschetsfase Afgelopen maanden is per betrokken beleidsterrein geïnventariseerd wat de huidige situatie is en welke ontwikkelingen er te verwachten zijn tot 2030 op basis van reeds vastgesteld beleid. De ruimtelijke vertaling hiervan leidt tot een ruimteclaim voor de verschillende ambities. Daarnaast is een sterkte-zwakte analyse gemaakt. Dit geheel leidt tot een kenschets welke in Communicatie- en participatieplan structuurvisie Hilversum

12 het najaar wordt voorgelegd aan zowel het raadsteam als de expertisegroep. De raad beslist eind 2010 over de kenschets. Informeren en werven De externe communicatie over de structuurvisie start met de kick off van de campagne, de lancering van de website en uitgebreide informatie. Doel hiervan is mensen te informeren over de structuurvisie (inhoudelijk en procesmatig) en tevens te verleiden de site te bezoeken en deel te nemen aan de eerste participatieronde dromen. Ronde I: dromen (niveau 2: raadplegen) In deze fase dagen we doelgroepen uit de toekomst van Hilversum vrij te verkennen ter voorbereiding op de fase van de toekomstvisie. Doel van deze fase is, naast het promoten van de start van het structuurvisietraject, het peilen van het beeld dat de Hilversumse gemeenschap heeft van de toekomst van haar woonplaats (voorafgaand aan de start de thermometer insteken ). In deze fase willen we vooruit kijken, boven de materie uitstijgen, ongehinderd door belemmeringen uit het heden. Ondanks de huidige economische situatie en de bezuinigingen waarmee we als gemeente momenteel te maken hebben, vinden we het belangrijk om over onze toekomstambities na te denken. De droomfase daagt deelnemers uit om in de toekomst te kijken. Centrale vragen in deze fase zijn: Hoe ziet jouw ideale Hilversum er in 2030 uit? Wat heb jij dan nodig? Status van de droomfase De geleverde input heeft geen andere status dan een verkenning. Individuele input zal niet direct terug te vinden zijn in de structuurvisie evenmin als vertaald worden in beleid. Door middel van de droomfase krijgen college en raad een beeld van wat er leeft: het resultaat kan gezien worden als een globale leidraad bij het verder opstellen van de structuurvisie. Vanzelfsprekend worden ontvangen signalen die niet direct relevant zijn voor de structuurvisie, wel doorgespeeld naar de betreffende afdelingen. In de droomfase is verwachtingsmanagement van belang. Het moet volstrekt helder zijn welk doel de droomfase dient en op welke wijze de gemeente de dromen meeneemt in de structuurvisie. De droomfase krijgt vorm door een online en een fysieke component. Online droomplatform Op het online platform wordt een droomplek ingericht. Hier plaatsen we dromen van bewoners, ondernemers en belangstellenden in de vorm van verhalen, foto s, tekeningen, filmpjes, interviews, etc. Behalve een algemene oproep om hieraan mee te doen elke droom is evenveel waard-, benaderen we specifiek ook mensen en organisaties wiens visie we graag zouden horen. Ook genereren we zelf bijdragen via diverse offline activiteiten (zie bij fysieke activiteiten). Deze bijdragen worden gedigitaliseerd en ter inspiratie- gepubliceerd op de site. Indien het budget het toelaat, is op de website een kaart van Hilversum zichtbaar waarop met digitale post-its mooie plekjes van Hilversum kunnen worden benoemd of nieuwe ideeën gegeven. Beheer en spelregels Voorwaarde voor constructief dromen zijn heldere spelregels en duidelijke instructies. Het platform is geen open forum waarop deelnemers ongelimiteerd kunnen discussiëren en reageren. Het platform wordt goed beheerd. Tijdens de participatieronden zit bij de interactieve elementen een moderator achter de site, deze kijkt mee. Indien we reacties vragen van bezoekers van de site, vragen we hen zich aan te melden. Hierdoor neemt de kans op inhoudelijk waardevolle bijdragen toe. Bovendien geeft het de kans iets meer over hen te weten te komen (bijv. ondernemer, bewoner, leeftijd). Reacties die aanzetten tot haat, beledigend zijn, niet opbouwend of anderszins het proces ondermijnen worden niet gepubliceerd of zonder opgaaf van reden verwijderd. Communicatie- en participatieplan structuurvisie Hilversum

13 Beeld: voorbeeld van een online platform Fysieke (offline) activiteiten Om het online platform te versterken gaan we ook actief dromen verzamelen. Dit doen we enerzijds om het platform te kunnen vullen met inspirerende voorbeelden waarop bezoekers kunnen reageren en/of die hen aansporen zelf ook een bijdrage te leveren, anderzijds om er nieuwe en andere doelgroepen mee te bereiken. Interview/filmreeks van prominenten (Hilversummers) We gaan een interviewreeks (of filmreeks -zie ook bij HKU) maken van een aantal prominente en minder prominente mensen. Dit kunnen Hilversummers zijn en visionairs die -als buitenstaander- hun visie geven op de toekomst van Hilversum. Zij worden uitgedaagd ons hun droom te vertellen. We kiezen mensen die verschillende invalshoeken kunnen belichten (archeologie, stedenbouw, zorg, wonen, groen etc.). Deze bijdragen kunnen zowel op de raadhuis-aan-huispagina als op de website worden gepubliceerd. Spijkerkaart In bijvoorbeeld het stadskantoor, bij de centrale balie, hangt een echte spijkerkaart. Hier kunnen mensen een vlaggetje met hun droom in de kaart hameren bij locaties waar ze wat over willen zeggen. Beeld: voorbeeld van een spijkerkaart Communicatie- en participatieplan structuurvisie Hilversum

14 Bijeenkomst expertisegroep Met de expertisegroep wordt een aparte bijeenkomst georganiseerd. Hier kan zonodig dieper met elkaar worden ingegaan op ingestuurde dromen gerelateerd aan specifieke thema s. Bijeenkomst raadsteam Met het raadsteam wordt een aparte bijeenkomst georganiseerd. Hier kan zonodig dieper met elkaar worden ingegaan op ingestuurde dromen gerelateerd aan specifieke thema s. Burgerpanel Het burgerpanel ontvangt in deze fase een met de aankondiging van de start van het traject en de uitnodiging om mee te dromen. Ze krijgen tevens de aankondiging dat ze in de loop van het traject nog enkele keren worden uitgenodigd om een bijdrage te leveren. Aanvullend willen we nog enkele plus activiteiten realiseren. De realisatie hiervan is afhankelijk van de bereidheid van genoemde partijen om deze samenwerking aan te gaan. Dit wordt op dit moment onderzocht. Samenwerking met lokale media In samenwerking met de lokale media, bijvoorbeeld de Gooi- en Eembode, denken we aan bijvoorbeeld het uitschrijven van een wedstrijd. Stuur je verhaal over het Hilversum van 2030 naar de krant. Hoe oud ben jij in 2030? En wat heb jij dan nodig? De beste vijf inzendingen worden gepubliceerd in de krant en op het online platform geplaatst. Samenwerking met basis- en middelbare scholen in Hilversum We vragen basis- en middelbare scholen om in hun lessen aandacht te besteden aan het Hilversum van Dit kan bijvoorbeeld door leerlingen een opstel te laten maken, een tekening of een filmpje. De mooiste inzending(en) worden beloond met een leuke prijs. Hoewel dit soort activiteiten wellicht niet direct bruikbare input oplevert voor de beleidsmakers, geeft het wel kleurrijk beeld- en tekstmateriaal. Via de kinderen worden daarnaast de ouders geattendeerd op het traject van de structuurvisie. Samenwerking met de Hogeschool voor de Kunsten Utrecht We gaan onderzoeken of een samenwerking met de Hilversumse tak van de HKU mogelijk is. We vragen studenten om filmpjes of andere creatieve uitingen te maken van het Hilversum van Dit mogen hun eigen dromen zijn of die van anderen. De student met de best gewaardeerde bijdrage ontvangt een prijs. Hoe dit precies invulling krijgt, willen in overleg met de HKU doen. Afsluiting ronde I en terugkoppeling Vlak voor de start van de tweede participatieronde, wordt het droomtraject afgesloten. De eerste ronde wordt geëvalueerd en op de site is een samenvatting te lezen van deze fase met de highlights van de inzendingen. De dromen worden daarnaast in een online inspiratieboek gebundeld. Deelnemers kunnen het na afloop van fase 1 downloaden. Aanvullend communiceren we informatie over het proces (vervolg/besluitvorming). Fase 2: Toekomstvisie De uitkomsten van de kenschets dienen als basis voor de in deze fase op te stellen toekomstvisie. De kenschetsfase levert kansen, keuzeruimte en vraagstukken op die bij uitstek geschikt zijn om met diverse doelgroepen te bediscussiëren. Natuurlijk zijn er van meet af aan ook beperkingen om tijdens het participatieproces rekening mee te houden. De beperkingen liggen vooral op de inhoud: het reeds vastgestelde beleid (voor zover relevant voor de structuurvisie of doorwerkend tot 2030) en de uitkomst van de kenschets. Wat er fysiek aan ruimte per beleidsterrein nodig is, is geen discussiemateriaal: het zijn de harde uitkomsten van onderzoek op basis van demografische en sociaal-maatschappelijke ontwikkelingen en de ambities uit vastgesteld beleid. Deze randvoorwaarden worden heel helder gemaakt bij aanvang van de tweede ronde van het participatietraject. Ronde II: Richting zoeken (niveau 2: raadplegen) Als de tweede ronde van het participatietraject start, communiceren we daarover op dezelfde manier als we dat doen bij de start van het traject, eventueel aangevuld met middelen die Communicatie- en participatieplan structuurvisie Hilversum

15 voortvloeien uit de nog op te zetten campagne om mensen opnieuw uit te nodigen aan het vervolgtraject deel te nemen. In deze fase gaat de gemeente gericht op zoek naar input van doelgroepen voor de op te stellen structuurvisie. Dit doet zij door middel van een meningspeiling. De keuzeruimte uit de kenschets en de vragen uit het plan van aanpak staan centraal. Ze worden verwerkt in heldere, neutrale vraagstellingen. De antwoorden en reacties op de vraagstellingen dienen om inhoudelijke input te genereren voor de oplossingsrichtingen. Daarnaast geven de vragen een indruk van de dilemma s waarvoor een gemeente zich geplaatst ziet en dragen daarmee bij aan het begrip voor de complexiteit van de opgave van de structuurvisie. Status richting zoeken Deze ronde is raadplegend. De gemeente verzamelt inhoudelijke reacties om een beeld te krijgen van de oplossingsrichtingen en om de uit te werken toekomstscenario s inhoudelijk te voeden. Representativiteit is hiervoor geen voorwaarde. De peiling is geen referendum op basis waarvan de gemeente besluiten neemt. Natuurlijk is het wel belangrijk om input te verwerven uit allerlei invalshoeken. Dat willen we bereiken door enerzijds de inzet van online en fysieke participatie en anderzijds door een intensief wervingstraject onder de verschillende doelgroepen. Hierbij worden deelnemers zowel in het algemeen (Hilversumbreed, campagnematig) als gericht (via persoonlijke uitnodigingen bijvoorbeeld) geworven om mee te doen. Zo krijgen we allerlei soorten input: die combinatie voorkomt bovendien dat er een scheef of eenzijdig beeld ontstaat. Voorwaarden en uitgangspunten meningspeiling Het is van belang dat deelnemers aan de meningspeiling weten dat: - de resultaten worden gebruikt om een aantal scenario s voor de ruimtelijke toekomst van Hilversum uit te werken; - de gemeente geen besluiten neemt op basis van de resultaten; - de resultaten richtingen geven, geen kaders stellen; - de gemeente op allerlei manieren informatie verzamelt voor de scenario s: de peiling is slechts één van de middelen voor de gemeente om input te verzamelen (de gemeente peilt op meer manieren én de gemeente heeft te maken met vaststaand beleid, regel- en wetgeving, historie, demografische ontwikkelingen, financiën, richtlijnen van provincie en staat, etc.). - de Hilversumse (gekozen) gemeenteraad uiteindelijk beslist over de structuurvisie. Deze participatieronde bestaat, net als de eerste ronde, zowel uit een fysieke als een online activiteit die elkaar versterken en aanvullen. Stadsgesprek Hilversum 2030 We starten deze participatieronde met een stadsgesprek. Tijdens dit gesprek wordt onder leiding van een stevige voorzitter met de deelnemers gesproken over de vraagstukken waar we als gemeente een antwoord op willen vinden. Dit doen we in de vorm van thematafels waar we met behulp van tafelvoorzitters de vraagstukken uit de structuurvisie bespreken. Dit kan in de vorm van een carrousel zodat aanwezigen de ruimte krijgen om bij meer dan een tafel aan te schuiven en mee te praten. Totaal van de bevindingen wordt in een (beeld)verslag opgenomen en gebruikt als input bij de uitwerking van de scenario s. Internetpeiling Op het internetplatform wordt een overzichtelijke vragenlijst gepubliceerd die na inloggen- kan worden ingevuld. De gepubliceerde vragen zijn neutraal. De antwoordmogelijkheden geven ruimte voor nuance. We zullen werken met antwoordschalen van helemaal eens tot helemaal oneens, en van belangrijk tot onbelangrijk. Tevens is er ruimte om toelichting te geven op het ingevulde. Bij de online peiling worden, net als bij het stadsgesprek, heldere randvoorwaarden en spelregels gehanteerd. Bovendien is bij de internetpeiling deelname anoniem; kan deelname Communicatie- en participatieplan structuurvisie Hilversum

16 pas na inloggen (dit levert tevens aanvullende informatie over de deelnemers: zijn ze bewoner, ondernemer, bezoeker en van welke leeftijdscategorie) en wordt onderzocht of het technisch mogelijk is dat de peiling (per computer) slechts eenmalig kan worden ingevuld (bijvoorbeeld door middel van ip-herkenning). Om de peiling niet puur tot het internet te beperken, kan nog gedacht worden aan de inzet van een aantal aanvullende manieren. Welke manieren we hiervoor kiezen, wordt besloten op het moment dat de vragenlijst bekend is. - Mailing naar een geselecteerde groep stakeholders; - Verspreiding van de vragenlijst op centrale plaatsen in Hilversum (gemeentehuis, bibliotheek, wijkcentra e.d.); - Publicatie op de gemeentepagina (vul in, knip uit, stuur op); - Mailing naar een willekeurige steekproef uit het gemeentelijk adressenbestand en/of enquêteren op straat. Burgerpanel, raadsteam en expertisegroep De aanwezigheid van raadsteamleden tijdens het stadsgesprek is aan te bevelen. Op die manier krijgen zij een beeld van wat er leeft in Hilversum en bovendien geeft hun aanwezigheid een signaal van betrokkenheid aan de aanwezigen. Leden van de expertisegroep kunnen een inhoudelijke bijdrage leveren aan het programma. Het burgerpanel wordt in deze fase opnieuw benaderd en uitgenodigd deel te nemen aan het stadsgesprek en de internetpeiling. Afsluiting tweede participatieronde en terugkoppeling De resultaten van de peiling worden gebruikt bij het opstellen van een aantal realistische scenario s. Het voorstel is om de scenario s uit te werken met kaartmateriaal en foto s aangevuld met een, eventueel in verhaalvorm beschreven, profiel. De uitwerking gebeurt in samenspraak met de expertisegroep en het raadsteam. Door middel van een collegespecial worden de scenario s ter informatie aangeboden aan het college. Vervolgens worden de scenario s gepubliceerd op de website en in de raadhuis-aan-huispagina. Dit is tevens de aankondiging van de start van de derde ronde. Aanvullend wordt gecommuniceerd over het proces. Ronde III: richting kiezen (niveau 2: raadplegen) Op het moment dat de scenario s klaar zijn en zijn gepubliceerd, wordt aan deelnemers gevraagd een reactie te geven op de scenario s. Doel is input te verzamelen voor de uiteindelijke verwerking van de scenario s in een ruimtelijk voorkeursmodel(len). In deze ronde kunnen mensen net als in voorgaande ronden, zowel online als fysiek hun mening geven over de scenario s. Ook bij deze participatieronde gelden dezelfde uitgangspunten en randvoorwaarden als bij de tweede. Deelnemers kennen deze randvoorwaarden. Het wordt volstrekt helder gemaakt dat er in deze ronde niet gekozen wordt voor een scenario. De inhoudelijke reacties dienen om het verwerken van de scenario s tot een model inhoudelijk te ondersteunen. Online reageren Via de website kan men reageren op de ontwikkelde scenario s. De scenario s staan online en via een post-it of een invulscherm kun je bij de scenario s aangeven wat je er goed en niet goed aan vindt en waarom. Slotmanifestatie Om geen doelgroepen uit te sluiten en de scenario s nader toe te lichten, organiseren we een slotmanifestatie. Dit is een tentoonstelling op een toegankelijke, laagdrempelig locatie in Hilversum (bijvoorbeeld het raadhuis of het museum) waar de uitgewerkte scenario s te zien zijn. Deelnemers aan het stadsgesprek, online deelnemers, het burgerpanel, de expertisegroep, Communicatie- en participatieplan structuurvisie Hilversum

17 het raadsteam en alle inwoners van Hilversum worden uitgenodigd te komen en te reageren op de scenario s. Naast de scenario s met toelichting hangen borden waarop men een reactie kan zetten. De tentoonstelling duurt twee weken en op een aantal momenten in die periode (bv. een avond en een middag) zijn ambtenaren en andere professionals aanwezig om toelichting te geven op de scenario s. Dit heeft de vorm van een inloopbijeenkomst. Discussie met expertisegroep De scenario s worden besproken en bediscussieerd in een aparte bijeenkomst met de expertisegroep. Discussie met raadsteam De scenario s worden besproken en bediscussieerd in een aparte bijeenkomst met het raadsteam. Afsluiting derde participatieronde en terugkoppeling De resultaten worden gebruikt bij het uitwerken van de scenario s tot een of meer modellen. Aan het einde van fase 2 worden de toekomstvisie en de uitkomsten van de raadpleging ter kennisname aangeboden aan het college en de raad. Op de site wordt een verslag gepubliceerd van de verkregen reacties en het vervolg aangekondigd. Fase 3 en 4: Concept-structuurvisie en Uitvoeringsprogramma In deze fase worden de scenario s vertaald in een model(len) waarin de ruimtelijke mogelijkheden en consequenties zijn aangegeven. Het raadsteam en de expertisegroep worden geraadpleegd over de totstandkoming van de model(len). Dit model vormt de basis voor de concept-structuurvisie. De concept-structuurvisie wordt ter vaststelling aan de raad voorgelegd. Gelijktijdig wordt een uitvoeringsprogramma opgesteld waarin concrete projecten worden opgenomen ter voorbereiding op de uitvoering van beleid. Ronde IV: Richting uitwerken in model (niveau 1: informeren/raadplegen) Deze laatste ronde is geen participatieronde. Het is een informatieronde. Een terugkoppelingsmoment waar deelnemers en de Hilversumse gemeenschap in het algemeen worden geïnformeerd over de voortgang en de manier waarop de scenario s zijn verwerkt in een model. De reacties van de deelnemers op de scenario s en de doorvertaling ervan in model(len) wordt online en via de reguliere middelen teruggekoppeld aan deelnemers en het brede publiek. Daarbij wordt ook gewezen op de nog te doorlopen formele inspraakprocedure en het vervolg van het besluitvormingstraject van de raad. Ondertussen worden de concept-structuurvisie en het concept-uitvoeringsprogramma opgesteld. Deze documenten worden besproken met de projectgroep, waarna een eerste bijstelling plaatsvindt. Het tweede concept wordt bediscussieerd met het raadsteam en de expertisegroep en na eventuele bijstelling voorgelegd aan de regiegroep. Vervolgens worden de conceptstructuurvisie en het concept uitvoeringsprogramma als definitieve concepten opgeleverd. Ook vindt in deze fase regionaal overleg plaats. Fase 5: Inspraak en vaststelling Het definitieve concept van de structuurvisie Hilversum 2030 wordt na behandeling in het college gepresenteerd in de raad en vrijgegeven voor inspraak. De inspraak start met een informatieavond voor de inwoners om iedereen de kans te geven kennis te nemen van het voorgenomen beleid. Daarna volgt een periode van zes weken, waarin de inwoners hun zienswijzen eventueel schriftelijk kenbaar kunnen maken. De ingekomen reacties worden in een inspraakverslag opgenomen en er wordt een nota van beantwoording geschreven. Deze worden met de concept-structuurvisie ter vaststelling aangeboden aan de raad. Hoofdstuk 8 Communicatiemiddelen In onderstaande tabel geven we een overzicht van de communicatiemomenten, de in te zetten middelen en voor welke doelgroep(en) deze bestemd zijn. Communicatie- en participatieplan structuurvisie Hilversum

18 We maken gebruik van reguliere (eigen) communicatiemiddelen om doelgroepen te informeren zoals het internet, intranet, uitnodigingsbrieven/ s en de gemeentepagina. Daarnaast gaan we bekijken of we door middel van online marketing en social media (twitter, hyves, e.a.) aandacht kunnen vragen voor het participatietraject. Verder kan free publicity extra aandacht genereren voor het traject. Dit doen we enerzijds door de pers actief te benaderen en anderzijds door de partners in het project (corporaties, andere maatschappelijke instellingen) te vragen of zij in hun communicatiemiddelen aandacht aan het traject besteden. Aanvullend worden eventueel nog enkele campagnematige acties ingezet om deelnemers te werven en aandacht te vestigen op het proces rond de structuurvisie. Middelenmix: Onderdeel Middel Doelgroep Planning Fase 0 en 1: Analyse en kenschets Start communicatietraject en campagne Aankondigen droomfase Lanceren website Aankondigen start traject via: Website Raadhuis-aan-huis Persbericht Twitter Intranet Uitnodigingsbrieven of mails Communicatiemiddelen partners expertisegroep Middelen voortvloeiend uit campagne Alle Najaar 10 DROMEN Online forum is gereed Alle Najaar/winter 10 Terugkoppeling dromen Inspiratieboek Alle Winter 10 Kenschets ter vaststelling naar college en raad Terugkoppeling dromen + Procesinformatie Vergadering Website Persbericht Raadhuis-aan-huis Persbericht Aankondigen via: Twitter Intranet Internet Regiegroep College Raad Alle Opstellen vraagstellingen Werkbijeenkomst(en) Projectteam i.s.m. marktonderzoeker Informeren college en raad Collegespecial Regiegroep over voortgang Raadsinformatiebrief College Raad Fase 2: Toekomstvisie Aankondiging stadsgesprek en online peiling. Aankondigen via: Raadhuis-aan-huis Persbericht Intranet Twitter Uitnodigingsbrieven of mails Communicatiemiddelen partners expertisegroep Aanvullende middelen bijv. interview wethouder + Middelen voortvloeiend uit campagne Alle Winter 10 Winter 10/ 11 Winter 10/ 11 Winter 10/ 11 Winter 10/ 11 Communicatie- en participatieplan structuurvisie Hilversum

19 RICHTING ZOEKEN (PEILING) Terugkoppeling inhoudelijke reacties n.a.v. peiling en stadsgesprek en voortgangsinfo over proces Stadsgesprek (voorzitter, gespreksleiders, sneltekenaar oid) Online peiling (publicatie vragenlijst) Intranet Website Persbericht Raadhuis-aan-huis Uitnodigingsbrieven of mails Twitter Intranet Uitwerken scenario s Werkbijeenkomst(en) Projectgroep Expertisegroep Raadsteam Scenario s ter kennisgeving naar college en raad Scenario s: toelichting en uitnodiging deelnemers reageren op scenario s RICHTING KIEZEN (SCENARIO S) Toekomstvisie incl. scenario s en resultaat raadpleging ter kennisgeving naar college en raad Interne lunchbijeenkomst Fase 3+4: Concept Structuurvisie en uitvoeringsprogramma RICHTING UITWERKEN (MODEL(LEN)) Bekendmaking model Vaststellen concept structuurvisie en uitvoeringsprogramma voor inspraak Fase 5: Formele inspraak en vaststelling Aankondigen inspraak Fase 5a. Inspraak Collegespecial Raadsinformatiebrief Website Raadhuis-aan-huis Persbericht Twitter Communicatiemiddelen partners expertisegroep Intranet + Middelen voortvloeiend uit campagne Online reageren Slotmanifestatie/tentoonstelling Discussie in raadsteam Discussie in expertisegroep Collegespecial Raadsinformatiebrief Bijpraten over traject en resultaten tot nu toe Werkbijeenkomst(en) Vergadering Raadhuis aan huis Online Divers Informatie- en inspraakavond Alle Winter 11 Alle Winter 11 Winter/ Voorjaar 11 Regiegroep Voorjaar 11 College Raad Alle Voorjaar 11 Alle Voorjaar 11 College Raad Overige ambtenaren Projectgroep Raadsteam Expertisegroep Regiegroep College Raadsteam Raad Alle Terugkoppeling inspraak Raadhuis-aan-huis Alle Voorjaar 11 Verdere planning is afhankelijk van besluitvorming in fase 2. Communicatie- en participatieplan structuurvisie Hilversum

20 en aankondiging vaststelling Fase 5b. Vaststelling Terugkoppeling besluit raad en bedanken voor inbreng Website Persberichten Persgesprekken Twitter Reguliere middelen Online Persberichten persgesprek Twitter Intranet Raadhuis-aan-huis Raad Alle Hoofdstuk 9 Aandachtspunten Hieronder worden enkele inhoudelijke aandachtspunten benoemd met betrekking tot de totstandkoming van de structuurvisie. Afbreukrisico s Burgerparticipatietrajecten kunnen een afbreukrisico met zich meebrengen. Dit geldt in het bijzonder voor die onderdelen die openbaar zijn en op publiciteit kunnen rekenen. Hoewel successen bij deze onderdelen in grote mate kunnen bijdragen aan het creëren van (onder meer) draagvlak voor de plannen en een goed imago als gemeente, kan het participatietraject schade veroorzaken als deze onderdelen niet goed verlopen. Besluiten van de raad zullen daarom goed onderbouwd en beargumenteerd worden, zeker wanneer ze afwijken van de mening en visie van burgers. Andere afbreukrisico s zijn vertraging in de planning (waardoor deelnemers langer moeten wachten, de site lang stilligt e.a.) en veel weerstand tegen voorgestelde richtingen. Online en fysieke meningspeiling: maak het concreet genoeg voor inwoners Bij een peiling is het belangrijk dat de discussie dusdanig wordt opgezet, dat de gemiddelde inwoner ook echt kán meepraten. Als er veel voorkennis nodig is, of het abstractieniveau hoog is, is de kans groot dat mensen niet mee kunnen en teleurgesteld raken. Voor inwoners is het belangrijk dat ze hun mening kunnen geven over concrete zaken. De discussie zal dus over zo concreet mogelijke zaken gaan. Hier wordt rekening mee gehouden als het gaat om het bedenken van de vragen en het bespreken van de scenario s. Evalueren Na afloop van de peiling is het verstandig om de deelnemers een korte (online) vragenlijst in te laten vullen om te evalueren of ze tevreden zijn over o.a. de manier waarop ze hebben kunnen meedenken, of ze het gevoel hebben dat er naar hen geluisterd wordt, etc. De resultaten van de evaluatie geven een helder beeld of dat wat voor ogen staat ook bereikt is of nog bijsturing behoeft. Hoofdstuk 10 - Budget Van het totale budget voor de structuurvisie is ,- euro bestemd voor het communicatieen participatietraject in de eerste en tweede fase. Het voorgestelde communicatietraject kan binnen dit gereserveerde budget worden uitgevoerd. Hierbij is ingezet op een basic uitvoering. We gaan effectief en efficiënt om met mensen en middelen. Communicatie- en participatieplan structuurvisie Hilversum