MJOP, toelichting en specificatie Versie

Transcriptie

1 MJOP, toelichting en specificatie Versie Algemeen: Het MJOP (MeerJaren Onderhoud Plan) is opgebouwd vanuit de gedachte dat binnen één gebouw meerdere partijen als kostendragers verantwoordelijk kunnen zijn voor het beheer en onderhoud met als doel het in stand houden van de voorzieningen op een vooraf overeengekomen niveau. Daarnaast komt het veelvuldig voor dat gebouwen uit meerdere gebouwdelen bestaan, die aan een specifieke gebruiker of aan een bouwfase/functie zijn toe te kennen. De samenhang alsmede het vastleggen van de onderlinge afspraken wordt in een keuzematrix (kruisjeslijst) weergegeven. Het MJOP kent dan ook vier belangrijke basisuitgangspunten, te weten: - De G/F-code van het gebouw in combinatie met het bouwdeel en bouwjaar. (per gebouw zijn max. 5 bouwdelen/functionaliteiten te definiëren) - De kostendrager(s), de partij die verantwoordelijk is voor (per gebouw max. 5 kostendragers te definiëren) - De toewijzing onderhoudsverplichtingen kostendrager per element (NL-Sfb onderdelen) (per gebouw is er 1 uitsplitsing te definiëren) - Onderhoudsfunctionaliteit; definitie per element m.b.t. onderhoud, partieel vervangen of vervangen. Toelichting MJOP onderdelen en weergaven (via Excel werkbladen): 1. Algemeen (voorblad), vastleggen van aantal uitgangspunten betreffende locatie en kostendragers; 2. Resultaten per m2 NVO, per gebruiker en per bouwdeel, inclusief/exclusief schoonmaak; 3. Uitsplitsing (keuzematrix); Definitie van onderhoudsverplichtingen per kostendrager; 4. Basis MJOP; 5. Verzameloverzicht contracten en klachtenonderhoud; (Lopende contracten en geschatte contractsom vanuit MJOP, alsmede een inschatting van klachtenonderhoud Bouwkundig, W&S en E) 6. Jaarplan onderhoudskosten; Dit geeft een overzicht/doorsnede van een specifiek vrij op te geven jaartal. (Gebaseerd op de uitsplitsing en onderhoudskosten per kostendrager op basis van een specifiek jaar in de totale cyclus van 10 of 20 jaar, en welke vrij te selecteren is). 7. MJOP overzicht kosten per kostendrager/bouwdeel; (Gerelateerd aan de looptijd van 10 of 20 jaar, de kosten gesommeerd op hoofdstukniveau) 8. Grafieken kosten per onderhoudsfunctionaliteit; (Op basis van gekozen looptijd, met of zonder jaargemiddelde) 1. Algemeen: - Project/gebouw informatie. - Bouwdelen incl. codetoewijzing, bouwjaar en vloeroppervlak. - Soort/type gebouw. - Aanvangsjaar MJOP. - Selectie jaarplan, of MJOP looptijd 10 of 20 jaar met of zonder jaargemiddelde. - Periode huurcontract (indien van toepassing) met variabele looptijd. - Afschrijvingsperiode van het volledige gebouw, incl. alle installaties. - Gegevens van opdrachtgever, almede gegevens locatie en contactpersoon. - Korte toelichting/opmerking en evt. foto van betreffende locatie.

2 2. Algemeen: - Benchmarking gemiddelde kosten per m 2, uitsplitsing per kostendrager KD_1 t/m KD_5, (incl./excl. schoonmaak); - Benchmarking gemiddelde kosten per m 2, uitsplitsing per bouwdeel (incl./excl. schoonmaak). 3. Uitsplitsing (keuzematrix): (Definitie van onderhoudsverplichtingen per kostendrager) De basis is opgezet vanuit de NL-Sfb methodiek welke in de verticale kolom elementen is weergegeven. De vetgedrukte teksten komen één op één overeen met de hoofdstukindeling van de NL-Sfb. Alle niet benoemde delen worden als algemeen onder deze regel vastgelegd. Daarnaast kunnen nog een aantal specifieke zaken worden weergegeven per hoofdstuk. Het doel hiervan is om uitzonderingen vast te leggen en die door meerdere kostendragers gedragen kunnen worden. De werkzaamheden versus de elementen, worden in drie groepen verdeeld, te weten: 1 e groep: Dagelijks beheer (code A t/m E) Hieronder wordt verstaan alle werkzaamheden die vanuit het dagelijks gebruik van toepassing zijn op het betreffende element. Daarnaast worden hier ook de gebruikers specifieke zaken opgenomen, welke op zijn verzoek worden aangebracht. - Schoonmaken (optisch) - Bedienen (vanuit gebruik) - Gangbaar houden (onderdelen of elementen) - Gebruikerswijzigingen (gebruikers specifieke opgenomen zaken) - Eigenaar contracten/abonnementen + opvolging 2 e groep: Onderhoud (code F t/m J) Hier binnen leg je vast wie verantwoordelijk is voor onderhoud en kosten op element niveau. - Planmatig preventief onderhoud - Correctief onderhoud (herstellen defect) - Schilderwerkzaamheden en kit afwerkingen (preventief en correctief) - Wijzigingen aan elementen n.a.v. verandering wetgeving. - Wettelijke keuringen, inspecties en vergunningen 3 e groep: Vervangen (code K en L) Het vervangen van een element op basis van de economische levensduur. (ELD) Dit kan voor sommige elementen binnen de totale levensduur van een gebouw meerdere keren voorkomen. 4. Basis MJOP: Het basis MJOP is opgebouwd uit het elementenoverzicht op basis van de NL-Sfb methodiek en kolommen waarmee specifieke zaken per element kunnen worden ingegeven. Hierna worden de omschrijvingen en functionaliteiten weergegeven. Elementenoverzicht; Het elementenoverzicht is een gedetailleerde opname van de verschillende onderhoudsbehoeftige elementen van een gebouw en de aanwezige installaties. Uitgezonderd de specifieke proces-gebonden installaties zoals productieprocessen e.d. 2

3 Toelichting per kolom; - Kolom F: Elementencode afgeleid van de NL-Sfb methodiek. - Kolom H: Algemene omschrijving van het element afgeleid van de NL-Sfb methodiek. - Kolom I: Heeft een dubbele functie; Geeft het contract en werkzaamheden weer in het algemene overzicht Dagelijks beheer contracten en klachtenonderhoud Geeft de bewerking weer per element bij dagelijks beheer, onderhoud en vervangen - Kolom J: Onderhoudsfunctionaliteit; vastleggen per element m.b.t. onderhoud, partieel vervangen of vervangen. - Kolom K: Activiteit, hoofdgroep: Periodiek OH, Schilderwerk, Conserveren, Glasbewassing, Reinigen - Kolom L: Hier is het mogelijk om een toelichting/opmerking te geven specifiek voor het betreffende element. - Kolom M: Fabricaat/type van het element. - Kolom N: Geeft de functiecode van de ruimte aan waar het betreffende onderdeel deel vanuit maakt (functiecode 1 t/m 7). Functiecode: 1: Kantoren, klaslokalen 2: Spreekkamers, vergaderruimten 3: Verkeersruimten (gangen, trappenhuis e.d.) 4: Sanitaire ruimten 5: Berging, opslag, parkeren (stalling) 6: Techniekruimten 7: Onbenoemd - Kolom O: Geeft het bouwdeel weer waaraan het element is toegewezen. - Kolom P: Geeft de kostendrager weer waaraan het element is toegewezen. - Kolom Q: Heeft een dubbele functie; Geeft het aanvangsjaar van het contract weer in het algemene overzicht Dagelijks beheer contracten en klachtenonderhoud Geeft bouwjaar weer per element bij Dagelijks beheer, onderhoud en vervangen - Kolom S: Geeft de economische levensduur (ELD) van een element weer. - Kolom T: Geeft de partiële vervanging weer op basis van een inspectie of een te verwachten tussentijdse reparatie als gevolg van slijtage e.d. - Kolom U: Geeft de cyclus weer van het periodiek onderhoud. (bijv. 1x per jaar, idem éénmaal per 5 jaar). - Kolom V: Keuze welke cycli (1= Vervangen obv ELD, 2= Part. vervangen of 3= Periodiek OH) voor het betreffende onderdeel geldt. - Kolom W: Geeft de cyclus weer waarop binnen de economische levensduur een reparatie of deelvervanging mogelijk kan voorkomen. Bij afwijkingen (gebruikersafhankelijk) zijn deze waarden handmatig te wijzigen. - Kolom X: Actie gewenst, op basis van de inspectie, onderhoud of beheer. Bij urgente gebreken of wanneer de economische levensduur wordt overschreden, moet aan het element standaard een 1 worden toegekend, waarmee de werkzaamheden in het eerstkomende onderhoudsjaar worden opgenomen. Niet urgent (waarde = 0) hoeft niet direct hersteld te worden, er vindt geen correctie plaats. - Kolom Y: Geeft de status van het component weer. Waarde 1 is zeer goed en 6 is zeer slecht. Beoordeling is gebaseerd op het model van de Rijksgebouwendienst. - Kolom Z: Geeft het risico van het element weer, bij storing/uitval op de bedrijfsvoering van de gebruiker. Waarde 1 geeft een zeer hoog en 5 een zeer laag risico aan. - Kolom AA: Correctiefactor bepaald op basis van status en risico waarmee binnen het MJOP het moment van vervangen/reparatie wordt gecorrigeerd naar boven of naar beneden (maximale verschuiving +/- 2 jaar). 3

4 - Kolom AB: Heeft een dubbele functie; Geeft de looptijd weer tot het jaar waarin het contract afloopt, in het algemene overzicht dagelijks beheer contracten en klachtenonderhoud. Geeft het eerstvolgend te verwachten onderhoud weer per element bij Dagelijks beheer, onderhoud en vervangen. Dit is gebaseerd op de economische levensduur, onderhoudscyclus, de staat en het risico van het element. - Kolom AC: In deze kolom is het mogelijk om per element een correctie te doen. De vervanging/reparatie van een element kan binnen het MJOP naar voren worden gehaald en naar achteren worden geschoven. - Kolom AD: Geeft het aantal weer van een element (in st., m 1, m 2 of post) welke is opgenomen. - Kolom AE: Geeft de betreffende eenheid weer per element. - Kolom AF: Geeft het opgenomen bedrag per element en de betreffende eenheid weer. - Kolom AG: Met deze kolom is het mogelijk om een moeilijkheidsgraad aan de werkzaamheid per element toe te kennen: Normaal : = 100% Eenvoudig : < 100% Moeilijk : > 100%. Ook is het mogelijk om een element uit de telling van het MJOP te halen zonder het element te verwijderen (waarde = 0%) - Kolom AH: Geeft de totale vervanging/reparatiekosten per element weer op basis van de opgenomen aantallen en eenheden. - Kolom AI t/m BB: Deze kolommen geven de betreffende jaartallen met de bijbehorende kosten per element weer over een periode van 20 jaar. Onderhoudsfunctionaliteit: Hier wordt de definitie en uitgangspunt per element m.b.t. onderhoud, partieel vervangen of vervangen vastgelegd. - Onderhoud; het regulier onderhoud, dat noodzakelijk is om aan de normale economische levensduur van een element te kunnen voldoen. - Partieel vervangen; herstel en reparatie van defecten die op kunnen treden tijdens de normale economische levensduur van een element. - Vervangen; alle elementen die op basis van de economische levensduur één of meerdere keren vervangen moeten worden binnen de totale levensduur van het gebouw. 5. Verzameloverzicht basis MJOP; Het verzameloverzicht is in drie delen te splitsen, te weten: 1 e Onderhoudscontracten en klachtenonderhoud; dit betreft een samengevoegd overzicht welke vanuit het MJOP van alle elementen wordt gegenereerd. Daarnaast is het mogelijk de werkelijke aanwezige contracten in te vullen. 2 e Overzicht post vervangingen; hierin zijn opgenomen de vervangingskosten van bouwkundige, werktuigbouwkundige, sanitaire en elektrotechnische aard + overige. 3 e Overzicht post partiële vervangingen; hierin zijn opgenomen de herstel en reparatiekosten van bouwkundige, werktuigbouwkundige, sanitaire en elektrotechnische aard + overige. 4

5 6. Jaarplan onderhoudskosten: Het jaarplan heeft als belangrijkste functie om over een specifiek jaar per kostendrager de kosten op een eenvoudige en snelle wijze in beeld te brengen. Indien in het voorblad geen Jaarplan (MJOP, keuze 1 t/m 5) i.c.m. invoer jaartal wordt geselecteerd, geeft dit jaarplan standaard de gemiddelde kosten weer over het eerstkomende jaar (bv. invoer/aanvang MJOP 2012, dan jaarplan voor 2013). 7. MJOP overzicht per kostendrager/bouwdeel: Dit overzicht geeft op basis van keuzematrix (werkblad Uitsplitsing ) de kosten over de looptijd van het MJOP weer per kostendrager. Afhankelijk van de keuze de totale kosten over 10 of 20 jaar, met of zonder jaargemiddelde. (Standaard keuze 5: MJOP over 20 jaar, gemiddelde per jaar ). Hiermee zijn in een verzameloverzicht de betreffende kosten inzichtelijk op hoofdstukniveau over de looptijd van de MJOP. Daarnaast wordt per bouwdeel een overzicht gegeven van de kosten per jaar. 8. Grafieken kosten per onderhoudsfunctionaliteit: Vanuit het basis MJOP zijn diverse overzichten te genereren. In basis hebben wij een tweetal grafieken opgenomen welke een totaaloverzicht weergeven van de kosten over 10 en 20 jaar, dit per onderhoudsfunctionaliteit. 5

6 Einsteinstraat 16B 6604 BW WIJCHEN