Handleiding beheer en managen verkoopkansen Microsoft CRM 2016

Transcriptie

1 Handleiding beheer en managen verkoopkansen Microsoft CRM 2016 Revisie: versie 1.0 Datum: 23/03/2016

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding Algemeen Handleiding verkoopkansen Referentiedocumenten Autorisatie verkoopkansen in hoofdlijnen Kerngebruikers/Applicatiebeheerders Verkoopkansen Invoer Verkoopkansen Verkoopkansgegevens Prognosegegevens Segmentering Gerelateerde gegevens Partijen Afsluiten als binnengehaald of gemist Rapportages... 8 Pagina 2 / 8

3 1. Inleiding 1.1 Algemeen Microsoft Dynamics CRM is een relatiebeheersysteem waarmee gebruikers commerciële activiteiten kunnen vastleggen, opvolgen en aansturen. Zo kunnen o.a. accounts, contactpersonen en verkoopkansen worden vastgelegd en opgevolgd. Als iedereen zijn commerciële werkzaamheden verwerkt in CRM dan heeft dit o.a. de volgende voordelen: Overzicht van alle lopende verkoopkansen en de status ervan; Collega s worden geïnformeerd over verkoopkansen; Communicatie via CRM beperkt en telefoonverkeer; Activiteiten liggen vast, en zijn later terug te lezen; Alle koppelingen tussen verkoopkansen en partijen blijven bewaard; Bij vertrek of tijdelijke afwezigheid van een medewerker kan een collega direct alle activiteiten overnemen. 1.2 Handleiding verkoopkansen In deze handleiding staan vaste afspraken over het aanmaken en onderhouden van verkoopkansen. 1.3 Referentiedocumenten De handleiding maakt deel uit van de volgende vier handleidingen: 1. Relatiebeheer 2. Verkoopkansen 3. Kenmerken & Marketinglijsten 4. Activiteiten 1.4 Autorisatie verkoopkansen in hoofdlijnen Verkoopkansen mogen, afhankelijk van de rechten/autorisatie, door gebruikers worden ingevoerd en gewijzigd. Verwijderen mag alleen door de kerngebruikers of applicatiebeheerders. 1.5 Kerngebruikers/Applicatiebeheerders Wanneer u vragen heeft over het invoeren in CRM kunt u terecht bij de kerngebruiker of applicatiebeheerder van uw organisatie. Pagina 3 / 8

4 2. Verkoopkansen Basisgegevens welke spelen bij het invoeren en beheren van verkoopkansen zijn: Verkoopkansgegevens Prognosegegevens Segmentering Partijen Met weergaves, rapporten, koppeling naar Excel en dashboards kunnen de basisgegevens inzichtelijk worden gemaakt voor analysedoeleinden. 2.1 Invoer Verkoopkansen Navigeer in Verkoop naar Verkoopkansen. Controleer of de verkoopkans al ingevoerd is, zo niet voer deze dan in. Klik op Nieuw Verkoopkansgegevens In het gedeelte Verkoopkansgegevens, vult u alle benodigde informatie over de verkoopkans in. Probeer in de Naam een duidelijk herkenbare naam te noteren, zodat voor iedereen in één oogopslag duidelijk is welke verkoopkans het betreft. Pagina 4 / 8

5 Sla na invoer van de gegevens de verkoopkans op Prognosegegevens Met de prognosegegevens (in combinatie met de statussen) heb je mogelijkheid om de forecast en pipeline inzichtelijk te maken. Deze gegevens vind je in de sectie prognosegegevens Segmentering Een Verkoopkans kan binnen een bepaald segment vallen. Vul deze gegevens in in de sectie Segmentering Gerelateerde gegevens Onder de gerelateerde gegevens staat de potentiële opdrachtgever met de eventuele contactpersoon van de Verkoopkans vermeld. Tevens kan hier de Eigenaar of Accountmanager met een eventueel Rayon vermeld worden Partijen In de sectie partijen registreert u alle Accounts die een rol spelen bij de verkoopkans (architecten, adviseurs, opdrachtgevers, gemeentes, enz.). Per partij geeft u ook de rol van het Account en de verantwoordelijke Contactpersoon van de Account aan. Ga naar de sectie Partijen en klik op de + zodat een nieuw venster verschijnt. Pagina 5 / 8

6 De potentiële opdrachtgever mag ingevoerd worden afhankelijk hoe dit in uw organisatie is afgesproken. Ook de overige Partijen voegt u via de + toe. Selecteer een Partij en voer vervolgens de rol Account, een Contactpersoon en een Rol Contactpersoon in. Sla de Partij op met de knop Opslaan en sluiten of Opslaan en nieuw om nog een Partij(en) toe te voegen. Vanuit de Account zelf heeft u ook inzichtelijk in welke Verkoopkansen de Account een rol speelt. 2.2 Afsluiten als binnengehaald of gemist Een Verkoopkans kent drie statussen: Open Pagina 6 / 8

7 Binnengehaald Gemist Bij iedere status kan een Reden van status ingevuld worden. De reden van status bij de status Open kan gewoon geselecteerd worden zoals reeds in paragraaf Prognosegegevens vermeld. De reden van status van de statussen Binnengehaald en Gemist wordt tijdens het afsluiten van de Verkoopkans ingevuld. Om een Verkoopkans te sluiten klik op de functie Afsluiten als binnengehaald of Afsluiten als gemist. Hier kan vervolgens de juiste reden van status ingevuld worden, samen met de werkelijke omzet en de werkelijke sluitingsdatum. Pagina 7 / 8

8 3. Rapportages Vanuit het overzicht van de Verkoopkansen zijn een aantal mogelijkheden beschikbaar om inzicht te krijgen in de projecten: Weergaven Grafieken Rapporten Dashboards Deze mogelijkheden worden verder uitgelegd in de documenten Tips en Tricks CRM 2013 basisbediening en geavanceerde bediening. Pagina 8 / 8