Gebruikershandleiding

Transcriptie

1 Gebouwbeheer Automatisch gemeenschappelijke deuren beheren Gebruikershandleiding Versie:

2 Inhoud Inleiding... 3 De Gebouwbeheer functie in het Ivana Easy beheerplatform... 4 De functie of rol Gebouwbeheer activeren... 5 Mijn sloten... 8 Slot functies... 8 Een slot toevoegen... 9 Een slot aanpassen Een slot verwijderen Mijn sleutels Gebouwen Een gebouw toevoegen Sloten aan een gebouw toevoegen De Gebouwcode Aan het gebouw gekoppelde sloten Logboek...22 Wat moeten de bewoners doen Appartementen... 23

3 Inleiding Gebouwbeheer is een functie of rol binnen het Ivana Easy beheerplatform welke primair is bedoeld om automatisch sleutels voor gemeenschappelijke deuren uit te geven op het moment dat een bewoner van een gebouw met gemeenschappelijke deuren, een sleutel voor zijn of haar voordeur uitgeeft. Op deze wijze wordt het sleutelbeheer voor de gemeenschappelijke deuren in bijvoorbeeld een appartementencomplex automatisch uitgevoerd. Gebouwbeheer kan echter ook in veel andere situaties een prettige en wenselijke beheeromgeving zijn. In het algemeen is dat in situaties waar een beheerder meerdere deuren te beheren heeft welke niet direct aan een persoon of familie gerelateerd zijn. Dit kunnen bijvoorbeeld algemene deuren in één of meer gebouwen zijn. Gebouwbeheer is dé beheeromgeving voor woningstichtingen en verenigingen van eigenaren. Deze handleiding is bedoeld om Gebouwbeheer uit te leggen. Daarbij is er vanuit gegaan dat de beheerder bekend is met de Sloteigenaar functie. Zo nodig kan hiervoor de betreffende handleiding worden geraadpleegd. 3

4 De Gebouwbeheer functie in het Ivana Easy beheerplatform Gebouwbeheer is een uitbreiding op de functie Sloteigenaar. Alle opties en beperkingen die voor een Sloteigenaar gelden, gelden ook voor Gebouwbeheer. Daarbij gelden de volgende uitzonderingen en uitbreidingen: Met de optie Gebouwbeheer wordt de beheeromgeving voor een Sloteigenaar uitgebreid met een tabblad Gebouwen. Op dit tabblad kunnen verschillende gebouwen of gebouwdelen worden gedefinieerd, ieder met hun eigen gemeenschappelijke deuren. Standaard hebben deuren een naam die is afgeleid van de naam van de beheerder. Met de optie Gebouwbeheer kan de beheerder de relatie met de naam van de beheerder uitschakelen en kan hij namen van deuren meer zelf bepalen. Voor het inrichten van gebouwen en het automatisch uitgeven van sleutels voor gemeenschappelijke deuren zijn buiten de Gebouwbeheer functie geen aanvullende opties nodig. Indien een beheerder met de functie Gebouwbeheer echter voor zijn eigen sloten of gebouw gerelateerde sloten zelf ook sleutels uit wil geven, gelden alle mogelijkheden en beperkingen als voor de Sloteigenaar. De functie Gebouwbeheer wordt na het invoeren van de daarvoor benodigde prepaid code voor een periode van 5 jaar geactiveerd. De functie wordt gekoppeld aan het beheeraccount en is onafhankelijk van de sloten. Na het wissen van sloten blijft de functie Gebouwbeheerder dus actief voor betreffende account. 4

5 De functie of rol Gebouwbeheer activeren De functie Gebouwbeheer is een uitbreiding op de functie Sloteigenaar. Indien u nog niet over een Sloteigenaar account binnen het Ivana Easy platform beschikt, meld u dan eerst aan als Sloteigenaar. Hiervoor dient u minimaal over 1 motorcilinder, oplegslot of deurcontroller te beschikken. Voor het activeren van de functie Gebouwbeheer volgt u de volgende stappen: 1. Meld u aan bij het Ivana Easy account welke u wilt opwaarderen naar Gebouwbeheer. 2. Ga zo nodig naar het tabblad Start. 5

6 3. Druk op de knop mijn gegevens rechts onder op het tabblad Start. 4. Er wordt een venster geopend met de gegevens van de beheerder. Het veld Huisnummer is in dit geval meestal niet relevant. 5. Druk op de knop Functies onder in het venster Mijn gegevens. 6. Er wordt een venster geopend waarop u een Functie registratiecode in kunt vullen. Vul hier de prepaidcode in die op de prepaidkaart Gebouwbeheer staat. 7. Druk op de knop Doorgaan. 6

7 8. Meld u af en weer aan bij het Ivana Easy beheerplatform. 9. Als alles goed is gegaan beschikt u nu over een extra tabblad gebouwen. 7

8 Mijn sloten Op het tabblad Mijn sloten staan, na het opwaarderen van het Sloteigenaar account naar een Gebouwbeheer account, alle sloten die u als Sloteigenaar reeds had ingevoerd. Slot functies Slot eigenaar Ieder slot kan gedurende drie maanden, nadat deze voor de eerste keer binnen het platform wordt aangemeld, zonder extra kosten beheerd worden. Daarbij zijn alle opties voor de functie Slot eigenaar beschikbaar. Na die drie maanden kunnen sleutels nog wel worden ingenomen, maar niet meer worden uitgegeven. Om alle opties voor de functie Slot eigenaar te kunnen blijven gebruiken moet via een prepaid code de functie Slot eigenaar op het slot worden geactiveerd. Indien u als beheerder van de sloten in een gebouw zelf geen gebruik maakt van de sloten (zelf hiervoor geen sleutels uitgeeft), heeft u geen additionele prepaid codes voor uw sloten nodig. Met andere woorden: indien uw sloten alleen dienen om de bewoners met een Ivana Easy slot te faciliteren, zodat er door het platform voor betreffende sloten automatisch sleutels worden uitgegeven en ingenomen op het moment dat een bewoner een sleutel uitgeeft of inneemt, dan heeft u voor die sloten geen aanvullende prepaid codes nodig. Wilt u als beheerder zelf ook sleutels uitgeven voor de sloten in uw gebouw, dan dient bij ieder slot waar dat voor geldt de functie Slot eigenaar te worden geactiveerd met een daarvoor bedoelde prepaid code. Raadpleeg zo nodig de handleiding voor Slot eigenaar. Sleutels uitgeven aan een organisatie De functie Sleutels uitgeven aan een organisatie is bedoeld voor gedeeld sleutelbeheer, waarbij bijvoorbeeld thuiszorgorganisaties de digitale sleutels van bewoners kunnen beheren. Deze functie is niet bedoeld voor sloten op een algemene- of centrale toegangsdeur. 8

9 Een slot toevoegen Sloten die gebruikt worden voor de algemene- of centrale deuren van uw gebouwen moeten worden toegevoegd aan het tabblad Mijn sloten. Er wordt geadviseerd om voor algemene of centrale deuren gebruik te maken van de Ivana Easy universele deurcontrollers. Volg voor het toevoegen van een slot de volgende stappen: 1. Een slot kan eenvoudig worden toegevoegd door op de knop Toevoegen rechts onder op het tabblad Mijn sloten te drukken. 9

10 2. Vul in het venster Slot toevoegen de gegevens voor het slot in en druk op doorgaan. De benodigde Slot registratiecode staat vermeld op het kaartje dat bij het slot of de controller is geleverd. 3. Het slot is toegevoegd aan het tabblad Mijn sloten. De procedure voor het toevoegen van sloten staat in detail beschreven in de handleiding voor Sloteigenaar. Raadpleeg zo nodig de betreffende handleiding. 10

11 Een slot aanpassen Standaard worden sloten, in het platform en op de telefoons die toegang hebben tot het slot, weergegeven met: [naam gebruiker]: [huisnummer], [locatie slot] Dit resulteert bijvoorbeeld in een weergave: Dhr. G.B. Petersen: 213, Voordeur. Omdat het in veel gevallen ongewenst is dat de naam van de beheerder van een gebouw wordt getoond en het huisnummer niet relevant is, kan een gebouwbeheerder er voor kiezen om het slot weer te geven als: [naam slot], [locatie slot]. Dit resulteert bijvoorbeeld in een weergave: Hoofdingang Rijnstaete, Mozartlaan. Voor het aanpassen van de slot weergave volgt u de volgende aanwijzing: 1. Ga naar het tabblad Mijn sloten. 2. Druk op de knop Opties achter het slot dat uw wilt wijzigen. 3. Het venster Slot wordt geopend. 11

12 4. Pas zo nodig de naam en de locatie van het slot aan. 5. Zet de knop Gebruik slotnaam voor weergave op Aan. 6. Achter Slot weergave wordt een voorbeeld getoond van hoe het slot in het platform en op de telefoons zal worden weergegeven. 7. Druk op de knop Opslaan onder in het venster Slot om de wijzigingen op te slaan. 12

13 Een slot verwijderen LET OP: houd bij het verwijderen van het slot met het volgende rekening: Het verwijderen van een slot kan niet ongedaan worden gemaakt! Met uitzondering van de aan het slot gekoppelde functies welke via prepaid codes aan het slot zijn toegekend, wordt alle informatie van het slot gewist. Alle extra sleutels die voor het betreffende slot zijn gekocht worden gewist en kunnen op geen enkel manier opnieuw worden verkregen. Een slot kan alleen opnieuw worden aangemeld indien u over de slot registratiecode beschikt welke vermeld staat op de bij het slot geleverde slot registratie kaart. Voor het verwijderen van een slot volgt u de volgende aanwijzingen: 1. Ga naar het tabblad Mijn sloten. 2. Druk op de knop Opties achter het slot dat uw wilt verwijderen. 3. Het venster Slot wordt geopend. 13

14 4. Druk op de knop Verwijderen onder in het venster Slot om het slot te verwijderen. 5. Er wordt een venster geopend waarin om bevestiging voor het verwijderen van het slot wordt gevraagd. Druk op de knop Doorgaan als u het slot echt wilt verwijderen. 14

15 Mijn sleutels Op het tabblad Mijn sleutels staan alle sleutels vermeld die standaard bij ieder slot worden geleverd en de sleutels die zijn bijgekocht via prepaidkaarten. Indien u Gebouwbeheer alleen gebruikt om bewoners met een Ivana Easy slot te faciliteren, zodat er door het platform voor de algemene- of centrale deuren in een gebouw automatisch sleutels worden uitgegeven en ingenomen op het moment dat een bewoner een sleutel uitgeeft of inneemt, dan hoeft u het tabblad Mijn sleutels niet te gebruiken. De sleutels die automatisch door het platform worden uitgegeven zijn om privacy redenen op geen enkele wijze zichtbaar en komen dus ook niet voor op het tabblad Mijn sleutels. Indien u als beheerder zelf ook sleutels voor de sloten in het door u beheerde gebouw wilt uitgeven, dan kan dat op het tabblad Mijn sleutels. Raadpleeg voor meer informatie de handleiding voor Slot eigenaar. Wilt u als beheerder zelf ook sleutels uitgeven voor de sloten in uw gebouw, dan dient bij ieder slot waar dat voor geldt de functie Slot eigenaar te worden geactiveerd met een daarvoor bedoelde prepaid code. Raadpleeg zo nodig de handleiding voor Slot eigenaar. 15

16 Gebouwen De eenvoud en flexibiliteit van gebouwbeheer zit in de manier waarop gebouwen of bouwdelen gedefinieerd kunnen worden. In grote lijnen werkt het als volgt: Maak een gebouw of bouwdeel aan, door het een naam te geven. Het platform maakt voor dit gebouw of bouwdeel automatisch een Gebouwcode aan. Selecteer de sloten van de algemene- of centrale deuren die bij het gebouw of bouwdeel horen. Maak de door het platform gegenereerde Gebouwcode bekend bij de bewoners in het betreffende gebouw of bouwdeel. Daarna is het aan de bewoners om de van u ontvangen Gebouwcode in te voeren bij hun slot, zodat er daarna automatisch een relatie wordt gemaakt tussen dat slot en de algemene- of centrale deuren in het door u gedefinieerde gebouw of bouwdeel. Een gebouw toevoegen Volg de volgende stappen voor het aanmaken van een gebouw of bouw deel: 1. Ga naar het tabblad Gebouwen. 2. Druk op de knop Toevoegen rechts onder op het tabblad Gebouwen. 16

17 3. Er wordt een nieuw gebouw of bouwdeel aangemaakt en het venster Gebouw wordt geopend. Op dit venster is de naam van het nieuw aangemaakte gebouw of bouw deel te wijzigen, kan eventueel aanvullende informatie worden ingevoerd en wordt de door het platform gegenereerde Gebouwcode getoond. 4. Geef het gebouw of bouwdeel een geschikte naam door de standaard naam te wijzigen en druk op Opslaan om de wijzigingen op te slaan. 5. Het toegevoegde gebouw wordt daarna in de lijst op het tabblad Gebouwen getoond. 17

18 Sloten aan een gebouw toevoegen Nadat een gebouw is aangemaakt, moet worden aangegeven welke sloten tot het betreffende gebouw of bouwdeel behoren. Het gaat hier om de sloten van de algemene- of centrale deuren en zeker niet om de sloten in de deuren van de bewoners. Het platform biedt de mogelijkheid om een slot aan meerdere gebouwen of bouwdelen toe te voegen. Dit kan bijvoorbeeld wenselijk zijn in situaties waar een centrale deur toegang geeft tot een hal of trappenhuis waarin verschillende deuren aanwezig zijn die tot verschillende bouwdelen toegang geven. Het slot van die eerste centrale deur wordt dan toegewezen aan ieder bouwdeel. De sloten die aan een gebouw toegewezen moeten worden, moeten allemaal zijn ingevoerd op het tabblad Mijn sloten. Wijs nooit de sloten van bewoners toe aan een gebouw, dit kan tot ongewenste toegangsrechten bij bewoners lijden. Volg de volgende aanwijzingen om sloten aan een gebouw of bouwdeel toe te wijzen: 1. Ga zo nodig naar het tabblad Gebouwen. 2. Druk op de knop Mijn sloten bij het gebouw waaraan sloten toegekend moeten worden. 3. Het venster Mijn sloten in gebouw: wordt geopend. Hierop staan alle sloten die zijn ingevoerd op het tabblad Mijn sloten. Door op de filterknoppen A tot Z te drukken kan desgewenst het overzicht worden gefilterd. Het zoekveld geeft de mogelijkheid om een specifiek slot te zoeken. 4. Druk op de knop Toevoegen achter alle sloten die aan het gebouw of bouwdeel toegewezen moeten worden. Zodra een slot is toegevoegd wijzigt de knop Toevoegen in een knop Verwijderen, zodat het slot desgewenst ook weer verwijderd kan worden. 5. Zet de knop Alleen sloten in gebouw weergeven op AAN om het overzicht te beperken tot alle sloten die aan het gebouw zijn toegewezen. 6. Druk op Opslaan om de gemaakte selectie van sloten op te slaan. 18

19 De Gebouwcode De Gebouwcode is een, voor elk gebouw of bouwdeel, door het platform gegenereerde unieke code. Op basis van deze unieke code kunnen bewoners met een Ivana Easy slot, hun slot koppelen met de algemene- of centrale deuren in het gebouw. De gebouwcode moet dus aan deze bewoners gecommuniceerd worden, zodat zij desgewenst zelf de koppeling tot stand kunnen brengen. Buiten het bekend maken van de Gebouwcode hoeft de beheerder van het gebouw geen werkzaamheden meer te verrichten voor het tot stand brengen van de koppeling tussen de sloten van de bewoners en de sloten van de algemene- of centrale deuren. Inzien van de Gebouwcode Volg de volgende stappen om de Gebouwcode in te zien: 1. Ga zo nodig naar het tabblad Gebouwen. 2. Druk op de knop Optie bij het gebouw waarvan u de Gebouwcode wilt inzien. 3. Het venster Gebouw wordt geopend. Hierop wordt in het bovenste veld de Gebouwcode getoond. 4. Druk op de knop Annuleren of X om het venster te sluiten. 19

20 Wijzigen van de Gebouwcode In sommige situaties, bijvoorbeeld als er misbruik wordt vermoed, kan het wenselijk zijn dat een Gebouwcode wordt gewijzigd, zonder dat alle goedwillende bewoners een nieuwe Gebouwcode in moeten voeren. Het Ivana Easy beheerplatform biedt hiervoor een oplossing. Indien, om welke reden dan ook, de Gebouwcode van een gebouw gewijzigd moet worden, volg dan de volgende stappen: 1. Ga zo nodig naar het tabblad Gebouwen. 2. Druk op de knop Optie bij het gebouw waarvan u de Gebouwcode wilt inzien. 3. Het venster Gebouw wordt geopend. Hierop wordt in het bovenste veld de Gebouwcode getoond. 4. Druk op de vernieuwen knop achter de Gebouwcode om het platform een nieuwe unieke Gebouwcode te laten genereren. 5. Druk op de knop Doorgaan op het bevestigingsvenster om daadwerkelijk een nieuwe code te genereren. 6. Druk op de knop Opslaan om de nieuwe code op te slaan en het venster te sluiten. Op het moment dat er een nieuwe code wordt opgeslagen, zal het platform automatisch ook de codes bij alle reeds gekoppelde sloten wijzigen. Op deze wijze hoeven bewoners niet de gewijzigde code in te voeren. Indien het niet gewenst is dat alle gekoppelde sloten gekoppeld blijven, verwijder dan eerst de koppeling met deze sloten, voordat er een nieuwe Gebouwcode wordt gegenereerd. Zie ook hoofdstuk Aan het gebouw gekoppelde sloten. Voor het maken van nieuwe koppelingen moet de nieuwe gebouwcode worden gebruikt. 20

21 Aan het gebouw gekoppelde sloten De beheerder van een gebouw hoeft buiten het bekend maken van de Gebouwcode niets te doen voor het maken van de koppelingen tussen sloten van bewoners en de sloten van de algemene- of centrale deuren in een gebouw. Toch kan het wenselijk of zelfs noodzakelijk zijn om inzicht te hebben in de aan het gebouw gekoppelde sloten. Volg onderstaande aanwijzingen voor een overzicht van de gekoppelde sloten en om deze koppelingen desgewenst selectief te verwijderen: 1. Ga zo nodig naar het tabblad Gebouwen. 2. Druk op de knop Bekijken bij het gebouw waarvan u de gekoppelde sloten wilt inzien. 3. Het venster Gekoppelde sloten aan gebouw: wordt geopend. Hierop is een overzicht gegeven van alle aan het betreffende gebouw gekoppelde sloten. 4. Druk op de knop Verwijderen achter een slot, indien u van betreffende slot de koppeling met het gebouw wilt verwijderen. 5. Druk op de knop Opslaan om de wijzigingen op te slaan en het venster te sluiten, druk op de knop Annuleren of X indien u het venster wilt sluiten zonder eventuele wijzigingen op te slaan. Nadat een koppeling door de beheerder verwijderd is kan betreffende bewoner, indien deze nog over de Gebouwcode beschikt, de koppeling opnieuw maken. Indien dit voorkomen moet worden, dient er een nieuwe Gebouwcode gegenereerd te worden. Nadat een koppeling door de beheerder verwijderd is wordt hiervan melding gemaakt in de beheeromgeving van de bewoner door de status van de koppeling op verwijderd door gebouw beheerder te zetten. 21

22 Logboek Op het tabblad Logboek staat een lijst met gebeurtenissen aangaande de beheeromgeving, de sloten op het tabblad Mijn sloten en de sleutels op het tabblad Mijn sleutels. Om privacy redenen wordt voor alle gebruikers, die de deur openen of sluiten met een sleutel die automatisch door het platform is uitgegeven, de naam niet weergegeven. Van gebruikers waaraan de beheerder zelf een sleutel heeft uitgegeven wordt de naam wel weergegeven. Via de knop Details op iedere regel kunnen meer details betreffende die regel worden weergegeven. 22

23 Wat moeten de bewoners doen Een bewoner, of degene die de installatie van het slot van de bewoner uitvoert, dient eenmalig de voor de bewoner relevante Gebouwcode in te voeren. Hoe dit moet staat volledig uitgelegd in de gebruiksaanwijzing voor het slot van de bewoner in hoofdstuk Het Ivana Easy beheerplatform, paragraaf Appartementen. Op deze en volgende pagina s is een kopie van betreffende paragraaf opgenomen, zodat u als gebouw beheerder volledig op de hoogte bent van wat er van de bewoners verwacht wordt. Appartementen Indien u in een appartementencomplex woont is het zeer waarschijnlijk dat u en uw bezoekers eerst een centrale hoofdingang of een andere gezamenlijke deur moeten passeren. Indien de beheerder van deze gezamenlijke deur(en), betreffende deur(en) heeft voorzien van een Ivana Easy deurcontroller, dan is het mogelijk dat het Ivana Easy beheerplatform aan de gebruikers waaraan u een digitale sleutel uitgeeft, automatisch een sleutel voor de betreffende gezamenlijke deur(en) uitgeeft. Indien u gebruik wenst te maken van deze functionaliteit dan heeft u een zogenaamde Gebouwcode nodig. Deze gebouwcode heeft u van de beheerder van de gezamenlijke deuren gekregen of kunt u daar opvragen. Daarnaast dient u eenmalig binnen uw Ivana Easy beheeromgeving de betreffende gebouwcode aan uw motorcilinder toe te voegen. Ga daarvoor naar het tabblad Mijn sloten en klik op de knop Opties bij uw motorcilinder. 23

24 Er wordt een formulier getoond met de details van uw motorcilinder. Achter Gebouwcode: staat een link Wijzigen, klik hierop een de gebouwcode in te voeren. Vul de ontvangen gebouwcode in en klik op de knop Doorgaan. 24

25 U krijgt een mededeling dat uw motorcilinder gekoppeld is aan het gebouw behorende bij de ingevoerde gebouwcode. Op het formulier met de details van uw motorcilinder staat nu de gebouwcode, de naam van het bijbehorende gebouw of gebouwdeel en de status vermeld. De koppeling is nu direct actief, zonder dat de beheerder van de gemeenschappelijke deuren daar iets voor hoeft te doen. De beheerder krijgt echter wel een melding van deze koppeling en kan de koppeling desgewenst weer verwijderen. Achter Status zal in dat geval de tekst verwijderd door gebouwbeheerder komen te staan. 25