Bestuursvergadering van 25 augustus 2008

Transcriptie

1 l Verslag V.K. 25/08/2008 Pagina 1 van 6 Vrie n d enkri n g 1975 Sint k Pau ij r uss l t -Kor ch oo V.Z.W. VRIENDENKRING v.d. St.-Paulusschool Minister vanden Pereboomlaan Kortrijk Bestuursvergadering van 25 augustus 2008 Aanwezig : Pascal, Frank, Jan, Cathy, Brig C & D, Luc & Caro, Emmanuel, Fré. Debo, Stefaan, Mike 1. FINANCIEEL VERSLAG : in kas 178,18 KBC zichtrekening 63,20 KBC spaarrrekening 522,36 Noordstar zichtrekening 147,39 Noordstar spaarrekening ,00 totaal ,13 Vanwaar dit groot bedrag? - In de tijd hebben Roger, Br. Jos en enkele anderen de VZW beheer gebouwen, later VZW St. Paulus opgericht. Inkomsten bestonden uit ±30 per kind per schooljaar. Er werd een aardig spaarpotje aangelegd. - KBK krijgt gebouwen St. Paulus in beheer. De VZW wordt opgedoekt. Maar als KBK de spaarpot krijgen verdelen ze die over alle lagere scholen van Kortrijk. Roger wil dit in St. Paulus houden. - Roger investeert in fietsen, computers, beamers, schermen, Er blijft ± over wordt voorbehouden voor de kasten in de lerarenkamer : worden gestort aan de VK wordt overgemaakt aan de VK voor andere bestedingen wordt overgemaakt aan het OC bedanking : aan alle leden van de VZW wordt een bedanking gestuurd + gratis uitnodiging op het mosselsouper op 19/10. Om in de toekomst kaartjes persoonlijker te maken, tekenen alle leden op een blad, dat verder in kleur gecopiëerd wordt. DAAROM DE VRAAG AAN ANN, JOHAN, KATRIEN, GRIET EN KOEN OM ZO VLUG MOGELIJK LANGS TE GAAN BIJ PASCAL OM DIT NOG TE ONDERTEKENEN. 2. EVALUATIE SCHOOLFEEST : Is zeer goed en aangenaam verlopen, goede organisatie, de bezoekers waren tevreden, vlotte bediening. Netto winst : Concept : individuele rondgang met doorlopende toneelstukjes : ouders blijven wachten op kinderen tot op het einde (in 2007 : was verschrikkelijk warm - 1 grote show : + kunstroute : alle kinderen waren gelijktijdig klaar, ouders gingen naar huis) voorstel 2009 : sneukeltocht geörganiseerd door VK tijdens schoolfeest. Verwacht : lagere recette doordat de mensen op de baan zijn evt. - Route door de school laten passeren - prijsuitreiking : mensen wachten op uitslag - werken met puntensysteem en prijzen toekennen, nog voorradig uit tombola + sponsoring opmerkingen : - chips te kort : geen duidelijke prijsafspraak : 1 of 2 bonnen - meer wisselgeld voorzien : stukken van 1 en 2. - de ingang van de bar moet meer vrij gehouden worden. Hoe? Plaatsen van tafels voor de bar? - in de bar : 1 persoon voor de bestellingen van de obers - extra vuilnisbakken in de turnzaal en achter de bar : kunnen die aangekocht worden?

2 Verslag V.K. 25/08/2008 Pagina 2 van 6 - er is meer plaats nodig om vuile glazen te zetten. 3. EVALUATIE RAPPORTENAVOND EN AFSCHEIDSFEEST : Netto winst : 571,48 Er waren worsten te kort : volgend jaar 4 blikken Te veel broodjes Voorstel : na het afscheidsfeest een fuif voor de kinderen organiseren. Waar? Zeker in de turnzaal, evt. Gedeeltelijk afgescheiden : hoe? Opkuis podium : nu zeer vlot verlopen, zeker noodzakelijk vooraleer fuif start. Muziek : vaste CD cfr. Bosklas, geen vrije keuze muziek. 4. EVALUATIE TWOPE WEGGOAN : Het was een heel leuke formule. Totale kostprijs : 956,30 betaald door VK : 596,80 waarvan : drankverbruik na maaltijd : 120. Nieuwe datum : vrijdag 3 juli SANITAIR NAZICHT + LAVABO 6 LJ : Werd niet uitgevoerd in de vakantie, vergeten. MERLEVEDE KOMT WOENSDAG 3 SEPTEMBER VANAF 7U30. NAZICHT ALLE SANITAIRE AFVOEREN AFKOPPELEN LAVABO S 6 LJ + MONTEREN SHELKRAANTJES Nadien kunnen de nieuwe kasten geplaatst worden, te betalen door VK, en de nieuwe uitgietbakken geplaatst worden. 6. NIEUWE WET : - over de 6 jaar die een kind in de lagere school doorloopt mag max. 360 gevraagd worden aan de ouders voor meerdaagse uitstappen : plattelandsklas en bosklas (kost reeds 260 per kind). - per schooljaar mag max. 60 per kind gevraagd worden voor evenementen : zwemmen, cultuur,... Dat is absoluut onvoldoende. De koekjesverkoop brengt te weinig op. Voorstel : oprichten van een mini-onderneming met verkoop van wijn en snoep. Er moet zeker geleverd worden midden december -> nieuwjaarsfeesten mogelijk : nogmaals intekenen in februari -> communiefeesten Hoe wordt dit verder uitgewerkt? En door wie? 7. KALENDER : 9/9 : info-avond lager : bar open vanaf 20u30 : Brig C & Emmanuel Luc ziet de voorraad na, bestelt levering bij Pauwels op maandagmorgen 8/9. Cathy vult de frigo. Stefaan stelt de VK voor aan de ouders. 11/9 : info-avond kleuter : bar open vanaf 20u30 : Cathy en Frank 19/10 : mosselfestijn VK 7/11 : modeshow 6 lj 22 & 23/11 : kaarting ingericht door OC 18/12 : rapportenavond 9/1 : nieuwjaarsreceptie aangeboden door de school 22/3 : wandelzoektocht : gaat niet door indien sneukeltocht plaatsvindt op schoolfeest 10/5 : eerste communie (Er wordt Cava geschonken ipv slechte schuimwijn) de leerkrachten van het 1 lj willen bij de vergadering aanwezig zijn. 6/6 : schoolfeest. Pensionering Rita van de Bureau : exacte datum zo vlug mogelijk door te geven. Tussen december en juni zijn geen activiteiten voorzien, als de sneukeltocht op het schoolfeest doorgaat. Voorstel 1 : inrichten van wijnproefavond? Hoe en in welke formule? Te koppelen aan mini-onderneming? Wanneer?

3 Verslag V.K. 25/08/2008 Pagina 3 van 6 voorstel 2 : organiseren van een kwis met doe- en denkopdrachten voor ouders en kinderen. (is dat niet vergelijkbaar met de sneukeltocht) VERGADERINGEN VK : - maandag 22/9 : mosselsouper - donderdag 9/10 : mosselsouper - woensdag 3/12 : rapportenavond 8. MOSSELFESTIJN 19/10 : Zelfde formule als vorig jaar : prijs nog te bepalen? mosselen en friet : voorstel 18, afhankelijk van mosselman préparé met friet en groenten : prijs? hamburger met appelmoes en friet : prijs? * flyers gemaakt door Cathy, worden meegegeven met eerste weekinfo : vrijdag 5/9 regelmatig vermelde in weekinfo + rondgang in klassen door Stefaan en Frank inschrijvingsformulier en flyer meegeven met weekinfo op 26/9 inschrijvingen ten laatste binnen tegen 13/10 : enkel met formulieren, NIET digitaal. Aanschrijven van oud leerkrachten, bestuur, : Cathy * Katrien heeft de mosselboer vastgelegd, wat is inbegrepen in prijs : - 1 frigowagen - 6 seriebranders met elk 5 gasvuren, zelf zorgen voor gasflessen, MET BINNENDRAAD, indien buitendraads : gelieve te verwittigen, dan wordt ombouwset meegegeven kastrolonderzetters place mats tafelonderleggers (over=retour) mosselcitroendoekjes - 2 vlaggen in de zaal - 2 spandoeken in inkom inox frietkommen vorken messen (gelieve apart te houden van deze van de school) - 6 l mosselsaus special (met verse basilicum en dragon) mosselsaus bakjes - messen, vorken, servietten : naargelang inschrijvingen AANTAL TE BESTELLEN : INSCHRIJVINGEN +5% * placemats vragen aan mosselman voor ALLE ingeschrevenen : indien er moet bijbetaald worden wordt naar en alternatief uitgekeken. * opdienen : 6 lj + lln tot 2 jaar terug : Cathy stuurt flyer + inschrijvingsformulier Min. 30 pers. uniform : jeansbroek + witte T-shirt Krijgen opnieuw een gratis drankkaart begeleiding door Ann, uittekenen tafels : Brig C Schorten en hoedjes nog voldoende aanwezig. Bruine schorten voor drank, witte schorten voor mosselen : vlaggetjes op tafel. sausmanager : de sausen worden op de tafels gezet. leegloper : ledigt de potdeksels regelmatig in een kleinere container, die in de refter staat. Moeten er hiervoor extra emmers beschikbaar zijn? evaluatie vorig jaar : De organisatie kan beter : oudere & (oud-) leerlingen kropen voor, wat bij grote bestellingen? Misschien moet een volgnummer gegeven worden aan de aanschuivende obers. * taart bij koffie : alleen confituurtaartjes : evt. Op bordjes van karton? Te bestellen bij Beckaert, hoeveelheid nog te bepalen. Bediening koffie : Emmanuel * Aperitiefhapjes : kaas en salami, te bestellen bij Taverne door Caro wordt aangeboden tegen betaling, prijs nog te bepalen afh. Van grootte portie. Op school is voldoende mosterd aanwezig, aankopen van selderijzout (veel) * aperitief : geen martini, geen ijsblokjes, geen citroen. Wel : porto en kir (aankoop fles casis)

4 Verslag V.K. 25/08/2008 Pagina 4 van 6 * Gasflessen : per vuur 1 fles voorzien. Navraag of we die kunnen gebruiken van Hans Van Wymelbeek en van Haemers. Hoe wordt de prijs betaald? Butaan of propaan? * vorig jaar werden 50 borden gehuurd bij Remmery voor de préparé : school heeft 40 grotere borden bijgekocht. Bijkomende huren = afhankelijk van inschrijvingen * kan iedereen uitkijken naar een grote ijsschepper : bepaalt de portie van de préparé. Iedereen brengt zoveel mogelijk ovenwanten en keukenwekkers mee * 40 tafels bijbestellen : Pascal gaat na of die gratis kunnen geleend worden in de Damiaanschool. (kostprijs bij Remmery : 2,50 /tafel) 200 stoelen te vragen aan St. Niklaasschool : Pascal. * eetbonnen worden op school gedrukt en gesneden : Brig C 3 verschillende maaltijdbonnen in 3 kleuren : 200 mossels, 75 préparé, 75 kindermenu zuipkaarten : Jan * vorig jaar was vraag van mosseleters naar borden om de frietjes op te leggen : nu voorzien van individuele frietbakjes ---> vragen aan C(K)arl = papa van Kobe en Ellen * Frieten : ±130 kg te bestellen bij Peter Kindt, Pascal. Vorig jaar waren de porties te groot, er was friet te kort. Nu kleinere porties in frietbakjes * bijkomende frietpot op gas is noodzakelijk : Frank doet navraag bij scouts Groeninge * mosselsaus : porties waren vorig jaar te groot. Deze worden op voorhand op de tafels gezet. * zout in zakjes : vragen aan Karel, Walle 111 * Geen frigobakken bestellen bij Pauwels, alles kan in de grote frigocel. * 50 broodjes voorzien voor s middags voor VK (Brig D) met kaas & préparé (Caro bestelt bij Taveirne) Hap voorzien voor s avonds : pizza * Cathy bestelt de afvalcontainers : navraag wat er allemaal in mag. Indien mogelijk : stop voorzien, sop liep vorig jaar over speelplaats, later op het gras laten uitlekken. * taakverdeling : 1 taak per persoon voor de ganse dag. Coördinatie door Caro, Emmanuel aan de koffie * Kan iedereen bij slecht weer binnenzitten? Volgens tekening ±400 plaatsen. Wat bij slecht weer? Frank informeert voor tenten en warmtebronnen. * roken : strenger reglement vanaf 1/9. Pascal ziet na of op de speelplaats nog mag gerookt worden. * animatie : Cathy legt vast (kostprijs Sven vorig jaar : 275 ) 1. Theatervoorstelling zeeziek : vanaf 4 jaar Kostprijs : 275, maar na sponsoring van provincie West-Vlaanderen : nog 187,50 Waar op te stellen bij slecht weer? 2. Gekke fietsenkoers voor ouderen kinderen : huren van fietsen, 10 stuks aan 9. Deze moeten opgehaald worden op zaterdag, maandag terug te brengen. Begeleiding is zeker noodzakelijk, verzekering school dekt eventuele ongelukken. 2 speelplaats. * aankopen : - omslagen voor uitnodigingen - groenten : Cathy gaat na wat bij het PTI te krijgen is : 50 tomaat, 10 komkommers, gemengde sla, wortelen. - koffie 2 kg : 2 douches + 6 dozen tassen bij Bruynooghe : Brig C

5 Verslag V.K. 25/08/2008 Pagina 5 van 6 - ijs : 9 dozen van 24 st (choco + vanille) Pascal - préparé, hamburgers, beleg broodjes, aperitiefhapjes bij Taveirne : Caro - broodjes : 50 st, Brig D - tafelkleren - appelmoes - 50 l frituurolie (afhankelijk van aantal frieteuzen) Colruyt - mayonaise (3 x 10l) en ketchup (3 x 5l): Pascal informeert bij Frigilunch, ook voor handpomp - melkjes : 200st - appelmoes - wijn : wit (180) en rood (60), porto (12), cassis (1) + glazen + kurkentrekker : Herman - confituurtaartjes : Beckaert - pizza? - Pauwels : Luc - rietjes? * is voldoende aanwezig op school : - roerdertjes en suikertjes - mosterd * PRAKTISCH : uit vergaderingen vorig jaar - Bestek wordt op tafel gelegd, Ann V doet zaalcontrole Alle borden worden klaargemaakt in de keuken - de drank die niet in de frigo kan wordt gestapeld op de plaats van het boterhammenrek - het geld moet regelmatig weggebracht worden. Persoonlijke bezittingen van leden in veiligheid houden. Pascal is enige die sleutel van zijn bureau heeft, rolluik moet naar beneden gelaten blijven. - bijkomende helpers wordt geen specifieke taak op voorhand gegeven, invulling naar verloop. - alle klassen moeten absoluut afgesloten zijn. - toezicht op straat (de Bethunelaan) : Stephan vraagt of collega s van dienst geen extra toezichtronde kunnen houden. Pascal spreekt leerlingen hierover nog eens extra aan, vrijdag. - controle van toiletten op voorhand + tijdens happening!!! - De Broeders worden door Stephan bediend, stipt om 12u. - De touwen van de turntoestellen moeten losgemaakt worden van de schuiframen in de turnzaal. Dit moet gebeuren bij iedere gelegenheid met publiek! - kinderen die opdienen eten op voorhand, zijn liefst aanwezig vanaf 11u. - Vrijdag : iedereen die kan, komt vanaf 15 uur. - er wordt pas afgeruimd op teken van Pascal. - leden VK kunnen niet gaan zitten, het is te moeilijk om nadien weer in actie te schieten. 9. VARIA : * staatsblad : Luc vraagt aan Catherine of ze hiervoor kan kijken. * BTW- aangifte moet binnen tegen 19/9 : Luc vraagt aan Catherine of ze kan helpen. * Zandbak : was begroot op 320 Uiteindelijke kostprijs : 807. Verschil ligt in de dure aankoop van de draad voor de bovenzijde, was niet voorzien. Luc beschikt nog over het zonwerend doek : moet nog geplaatst worden. nog niet uitgevoerd : 2 deurtjes. Koen : wanneer kan je nog eens langs gaan bij Beckaert? Voorzien : zondag 31/8 : afwerken van het dak. Graag zoveel mogelijk helpers. * Bijkomend bier wordt aangeboden in de bar : Max Kriek + glazen Kostprijs 73 cent per fles Verkoopprijs : 1,80 of 3 bonnen * kunnen de sponsors beter gesoigneerd worden, vb door ophangen van banner met vermelding sponsors aan de spoorwegbrug? Dit moet aangevraagd worden. Dit kan wel voor het schoolfeest. Niet voor het mosselfestijn : zouden misschien te veel eters krijgen. * afscheidsfeest juf Carine : VK kreeg bedankingskaartje

6 Verslag V.K. 25/08/2008 Pagina 6 van 6 * Ann Wyseur is uit de vriendenkring. Caro koopt een kado voor ±25 in de koffiewinkel. Luc en Caro zullen het afgeven. VOLGENDE VERGADERING OP MAANDAG 22 SEPTEMBER 2008 OM 20H OP DE SCHOOL.