De 1e begrotingswijziging 2017 wordt besluitvormend geagendeerd voor de vergadering van het Algemeen Bestuur op vrijdag 14 oktober 2016.

Transcriptie

1 Gemeenschappelijke Zeeland Doorkiesnummer : Uw kenmerk Uw brief van Ons kenmerk : PKat/CvD Datum : 13 juli 2016 De raden van de Zeeuwse gemeenten Onderwerp i e begrotingswijziging 2017 Geachte raad, Bijgevoegd treft u de 1e begrotingswijziging 2017 van de GGD Zeeland aan. Deze betreft de structurele meerkosten voor het gebruik en de ondersteuning van de Verwijsindex Regio Zeeland (VIRZ). Vastgesteld is dat gebruikmaking van de VIRZ een wettelijke verplichting is. De komende periode zal nadrukkelijk toegezien en waar nodig extra geïnvesteerd worden in een goed gebruik van de VIRZ door alle partijen. De 1e begrotingswijziging 2017 wordt besluitvormend geagendeerd voor de vergadering van het Algemeen Bestuur op vrijdag 14 oktober Indien u nog vragen heeft kunt u contact opnemen met de heer P. Katsman, telefoonnummer of adres pieter.katsman@ggdzeeland.nl. Namens het Algemeen Bestuur, hoogachtend R. de M ambtelijk secretaris Samen werken aan een Bgezond en veilig bestaan Westwal 37 Postbus AS Goes en een sluitende zorg voor burgers in Zeeland Telefoon Fax

2 Gemeenschappelijke Zeeland n otitie Kenmerk G:\BB\-secr\AB\2016\ Van Dagelijks Bestuur 8 juli Datum 13 juni 2016 Aan Algemeen Bestuur Onderwerp concept-1e begrotingswijziging 2017 In de vergadering van het DB van maart 2016 is aangekondigd, dat de GGD Zeeland zich genoodzaakt ziet om met ingang van uitbreiding te vragen inzake de Verwijsindex Regio Zeeland (VIRZ). De voorliggende uitbreiding van de software van de firma Multisignaal (module 'Gezinsfunctionaliteit') is wettelijk verplicht en nodig om de inzet van de Verwijsindex te optimaliseren. Daarbij willen wij aangeven dat de Verwijsindex op dit moment werkt maar nog verdere verbetering vraagt. Voor een goed gebruik van de verwijsindex in alle Zeeuwse gemeenten belangrijk dat alle betrokken partijen actief hun rol nemen in het (stimuleren van het) gebruik en de doorontwikkeling van de verwijsindex. De werkgroep VIRZ (met een afvaardiging van gemeenten en GGD) heeft hiertoe een projectopdracht uitgewerkt en beschrijft de voorgestelde acties en inzet (zie bijlage: Projectopdracht incl. oplegger). Deze opdracht is/wordt naast aan het DB, PAO en AB ook voorgelegd aan het Zeeuws Transformatieoverleg, het PMO Jeugd en de TaskForce Jeugd. Hierbij bieden wij u, conform de geldende afspraken betreffende de begrotingsprocedure, de e begrotingswijziging 2017 aan, inclusief de bijbehorende bijdrage per gemeente. Verwijsindex ,-- De meerkosten voor de verwijsindex worden veroorzaakt door de toevoeging van de Module Gezinsfunctionaliteit (waarvoor een wettelijke verplichting geldt), de bijbehorende kosten voor functioneel beheer en procesondersteuning en het gebruik van Verwijsindex.tv. De totale kosten voor de verwijsindex komen hiermee op Eerder was reeds een vergoeding voor de verwijsindex opgenomen van Resteert een vraag voor ophoging van Ten aanzien van de aansturing is geconstateerd dat de verantwoordelijkheid voor het beheer, onderhoud en ondersteuning van de software bij het AB van de GGD Zeeland ligt. Om die reden ligt deze begrotingswijziging hier voor. Het verzoek tot ophoging wordt gedaan vooruitlopend op een positief advies van de PAO van 29 juni De financiële consequenties zijn per gemeente nader geduid in onderstaande tabel. Samen werken aan een ezond en veilig bestaan Westwal 37 Postbus AS Goes en een sluitende zorg voor burgers in Zeeland Telefoon Fax

3 le begrotingswijziging 2017 Verwijsindex Gemeente Borsele Goes Hulst Kapelle Middelburg Noord-Beveland Reimerswaal Schouwen-Duiveland Sluis Terneuzen Tholen Veere Vlissingen TOTAAL juli G : \Bedrijfsbureau\-secr\a b\ 2016\ 8 ju li \ 11 - Concept-1e begrotingswijziging Voorstel Voorgesteld wordt de concept-1e begrotingswijziging 2017 aan te bieden aan de gemeenteraden voor zienswijze waarna deze ter vaststelling geagendeerd kan worden voor de AB-vergadering op 14 oktober Verder adviseren wij nogmaals aandacht te besteden aan de governance inzake de Verwijsindex en dit te adresseren via het portefeuillehouders overleg Jeugd en in het kader van het traject 'Zeeuwse samenwerking Sociaal Domein'. 2.

4 Bijlage bij 1e begrotingswijziging 2017 Projectopdracht ontwikkelagenda jeugd Zeeland Project / Onderwerp Verwijsindex Zeeland Portefeuillehouders Jeugd Ambtelijk opdrachtgever PM0 jeugd Betrokken projectmedewerkers Otto Recourt, Marlys Schild, letje Baars, Jorien van de Flier en Nicole van Putte Situering/context van het project (incl. mogelijke risico's) De Verwijsindex is in Zeeland in 2010 ingevoerd. Gemeenten zijn verplicht aan te sluiten op de verwijsindex en het gebruik te stimuleren. Sinds 2012 is een werkgroep verwijsindex actief om het systeem geïmplementeerd te krijgen maar het systeem wordt nauwelijks gebruikt. De Jeugdwet is op 1 januari 2015 ingevoerd. Daarin is de Verwijsindex als kwaliteitseis opgenomen. Voorheen was de inzet van de verwijsindex meer vrijblijvend. Op basis van verschillende ontwikkelingen in het afgelopen jaar heeft de werkgroep geconstateerd dat een andere koers noodzakelijk is: Het doel van de verwijsindex is vroegsignalering maar de instructies maken dat professionals pas melden bij ernstige risico's. Professionals gebruiken de verwijsindex nog niet naar behoren. Er is handelingsverlegenheid vanwege het stempel 'risicojongere'. Gemeenten zijn te weinig betrokken en nemen hun verantwoordelijkheid als regievoerder te weinig op zich. Ontwikkelingen zoals het integraal werken in gebiedsteams en/of netwerken, de Zeeuwse Leertuin, de ontwikkeling van een Zeeuwse crisisdienst maken duidelijk dat een signaleringssysteem kan helpen de inzet van zorg efficiënter en effectiever te laten verlopen. Wat is er al gebeurd? Het convenant van de verwijsindex is in 2015 vernieuwd volgens de nieuwe wettelijke richtlijnen en door de colleges vastgesteld. Alle jeugdhulpaanbieders hebben een brief ontvangen om kennis te nemen van het vernieuwde convenant en zich aan te sluiten bij de verwijsindex. Er is echter nog maar heel beperkt reactie. Daarnaast zijn al bijna overal gemeentelijk coördinatoren benoemd die op lokaal niveau regie voeren en de schakel vormen tussen het lokale gemeentelijk beleid en de professional. De andere koers waarbij de verwijsindex gaat werken als instrument voor vroegsignalering vraagt inzet en een goed communicatietraject. Om te komen tot een goed werkend signaleringssysteem moet de verwijsindex en de veranderde werkwijze opnieuw onder de aandacht van alle partijen gebracht worden. Om hier goed uitvoering aan te geven, stellen wij voor dit projectplan uit te voeren. Format projectopdracht Maart

5 Doelstelling 1. De Verwijsindex Zeeland wordt door alle professionals* gebruikt. 2. Alle kinderen en jongeren die in een ondersteuningstraject zitten of waar zorgen over zijn, zijn in beeld. 3. Alle professionals zijn handelingsbekwaam om te melden in de verwijsindex. 4. Optimale samenwerking tussen professionals. Resultaten 1. Alle aanbieders (voorliggend veld, jeugdhulpaanbieders en gecertificeerde instellingen) hebben kennis genomen van het vernieuwde convenant verwijsindex en zijn aangesloten bij het systeem. 2. ledere (jeugdhulp)aanbieder heeft de verplichting om met de verwijsindex te werken (staat in de inkoopcontracten en subsidiebeschikkingen). 3. Verwijsindex borgen in wijkteams, gebiedsteams en gemeentelijke toegangen (Porthos, CJG, gemeenteloket). 4. Het "voorliggend veld" zoals GGD, maatschappelijk werk, welzijnswerk, RBL, onderwijs, kinderopvang/peuterspeelzalen en gemeentelijke toegangen zijn aangesloten op de verwijsindex en melden kinderen wanneer zij zich zorgen maken. 5. Bij consequent melden door professionals, ontstaat overzicht in betrokken partijen, inclusief contactgegevens en regiefunctie. Hierdoor verbetert de samenwerking. 6. Gemeenten voeren regie over het gebruik van de verwijsindex. 7. De GGD Zeeland voert het functioneel beheer van de verwijsindex en levert 8 uur procesondersteuning en 4 uur functioneel beheer. 8. De Inkooporganisatie jeugdhulp Zeeland zorgt voor borging van de verwijsindex in de inkoopcontracten en besteedt aandacht aan de verwijsindex in gesprekken met jeugdhulpaanbieders. 9. De werkgroep maakt met ondersteuning van communicatieadviseurs een communicatieplan. Daarvoor kunnen de voorbeelden van Rotterdam gebruikt worden. 10. Vanuit de Zeeuwse Leertuin privacy en gegevensdelen is er aandacht voor de meerwaarde van de verwijsindex voor samenwerking. Planning (inclusief mijlpalen) 25 mei 2016: PM0 bespreekt projectplan voor akkoord. 21 juni 2016: PAO GGD Zeeland bespreekt projectplan ter informatie. 10 juni 2016: Task Force Jeugd stelt projectplan vast. Eind juni 2016: communicatieplan is klaar. september 2016: startbijeenkomst voor jeugd(hulp)aanbieders, onderwijs en gemeenten. Tijdens deze bijeenkomst benoemen wat de verwijsindex is, de verplichting uit de Jeugdwet, uitleg over de gezinsfunctionaliteit, hoe het gebruikt kan worden in de samenwerking en hoe je als professionals met jeugdigen en ouders communiceert. (Optie: Jorien Minderhout hiervoor vragen.) Tweede helft van 2016: communicatiecampagne verwijsindex. Tweede helft van 2016: partijen aansluiten op verwijsindex en indien er behoefte is aan een training zal de GGD deze verzorgen. 31 december 2016: in alle inkoopcontracten en subsidiebeschikkingen is opgenomen dat de verwijsindex een verplicht onderdeel is. Format projectopdracht Maart 2015

6 Alle jeugd(hulp)aanbieders zijn dan aangesloten bij de verwijsindex. Relatie met andere onderwerpen uit de ontwikkelagenda Leertuin privacy en gegevensdelen, meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling (gia: geweld in afhankelijkheidsrelaties), Zeeuwse crisisdienst. Bijdrage project aan de transformatie / vernieuwing Uitvoering van de Jeugdwet, borgen van de verwijsindex in gemeentelijke processen. Transformatie van de verwijsindex naar een signaleringsinstrument wat het integraal werken bevordert. Benodigde capaciteit (ook vanuit andere disciplines) De bestaande werkgroep kan in 2016 verder werken aan dit thema. Wel is ondersteuning van een communicatiespecialist nodig om het plan goed uit te werken en de communicatiemiddelen van de gemeente Rotterdam te bewerken. Benodigd budget Het "abonnement" van de verwijsindex zit verweven in de gemeentelijk bijdrage verwijsindex van gemeenten aan GGD Zeeland. Extra kosten voor de implementatie gezinsfunctionaliteit verwijsindex, zal via een begrotingswijziging van GGD Zeeland voorgelegd worden aan gemeenten. Kosten voor periodiek overleg met de aangesloten partners voor het gebruik van de verwijsindex. Kosten communicatie / informatievoorziening en startbijeenkomst zijn nog niet geraamd (GGD Zeeland vragen om hiervoor een budget te reserveren of extra middelen aan gemeenten te vragen?). Profes sional s: hieronder verstaan wij alle hulpverleners, zowel uit het 'voorliggend veld' als de jeugdhulp als gecertificeerde instellingen. Dit geldt ook voor de term 'aanbieder'. Format projectopdracht Maart 2015

7 Bijlage bij 1e begrotingswijziging 2017 OPNIEUW AAN DE SLAG MET DE VERWIJSINDEX REGIO ZEELAND (VIRZ) Waarom nu? De Verwijsindex is een kwaliteitseis vanuit de Jeugdwet 2015 waaraan alle partijen die uitvoering geven aan de Jeugdwet moeten voldoen. Het integraal werken neemt een vlucht door de decentralisatie van de Jeugdzorgtaken naar de gemeenten. Alle gemeenten hebben gebiedsteams, dorpsteams of andere vormen van integraal overleg ingericht. In 2015 zijn de Zeeuwse gemeenten gestart met de Leertuin Zorg en Veiligheid waarbij gegevensdelen, privacy en integraal werken centraal staat. Tijdens de bijeenkomsten is duidelijk geworden dat burgers nog steeds op verschillende plaatsen besproken kunnen worden zonder dat men dit van elkaar weet. De professionals vragen om een systeem waarbij professionals kunnen zien wie er betrokken is bij een gezin. De verwijsindex kan dat bieden. Een werkgroep van gemeenten en aanbieders is aan de slag met het opzetten van één Zeeuwse crisisdienst buiten kantooruren. Bij crisismeldingen kunnen zij niet zien óf en wélke professionals betrokken zijn bij een gezin. De verwijsindex zou hen meer inzicht geven en de mogelijkheid om andere organisaties te betrekken, ook buiten kantooruren. Dit zou kunnen leiden tot andere besluiten. Ook voor organisaties als de Raad voor de Kinderbescherming, Veilig thuis, het Veiligheidshuis en de lokale Toegang zou er duidelijk meerwaarde zijn op het moment dat zij meteen weten welke professionals betrokken zijn. Dat scheelt veel uren aan zoekwerk en telefoontjes en voorkomt het langs elkaar heen werken. Bij alle partijen betrokken bij bovengenoemde bijeenkomsten of werkgroepen is verzocht om de mogelijkheid te onderzoeken om ook volwassenen op te kunnen nemen in de Verwijsindex. De gemeenten hebben de taak om vanuit hun regievoering de verwijsindex onder de aandacht te brengen van de organisaties en professionals in de uitvoering van de Jeugdwet en met hen hiervoor gezamenlijk een hanteerbare werkwijze te vinden. De GGD biedt hierbij ondersteuning als functioneel beheerder. Waar komen we vandaan? De verwijsindex is een instrument ontwikkeld onder verantwoordelijkheid van het ministerie voor Jeugd en Gezin en opgenomen in de Jeugdwet. Gemeenten hebben een verplichting om aan te sluiten op de Verwijsindex Risicojongeren. De verwijsindex is ingesteld als signaleringsinstrument voor het tijdig en integraal aanpakken van problemen bij jeugdigen en gezinnen. De verwijsindex is hiervoor een belangrijk instrument omdat het betrokken professionals verbindt en de samenwerking bevordert. Begin 2010 hebben de gemeenten en zorgpartijen het convenant ondertekend om gebruik te maken van de Verwijsindex Risicokinderen Zeeland (VIRZ). Verantwoordelijkheden en taken De Zeeuwse gemeenten hebben de GGD aangewezen per 1 januari 2010 als trekker voor de invoering van de verwijsindex vanuit het idee dat op deze wijze in heel Zeeland de verwijsindex op een gecoördineerde en uniforme wijze ingevoerd kon worden. De verwijsindex was en is echter primair de verantwoordelijkheid van de gemeenten zelf. (TFJ Zeeland ) In het convenant 2014 is om die reden een verdeling van taken, functies en verantwoordelijkheden opgenomen. Het college van Burgemeester en Wethouders, vanuit haar regietaken in de Jeugdwet: bevordert het gebruik van het signaleringssysteem door de convenantpartijen. houdt vanuit deze zelfde rol toezicht op de naleving van het convenant.

8 oefent de toezichtstaken uit voor zover het de werking van het signaleringssysteem en het convenant betreft in de eigen gemeente en ten aanzien van jeugdigen die hun woon- of verblijfplaats hebben in de eigen gemeente. is verantwoordelijk voor het gebruik van het signaleringssysteem en het toezicht op de naleving van het convenant. treedt op als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van de betreffende jeugdige en draagt in deze hoedanigheid zorg voor een veilige en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens, conform de wet en dit convenant. betrokkenen kunnen zich voor het uitoefenen van hun wettelijke rechten, zoals omschreven in de artikelen 18, 19 en 20 van dit convenant, wenden tot dit college. De GGD Zeeland is door de colleges van de 13 Zeeuwse gemeenten aangewezen als functioneel beheerder. De functioneel beheerder: heeft de persoonsgegevens die ten behoeve van het signaleringssysteem worden verwerkt, onder zijn hoede. verschaft nieuw toegelaten convenantpartijen toegang tot het signaleringssysteem en kent in verband daarmee autorisaties toe. ziet tevens toe op de naleving van het convenant en de processen binnen het signaleringssysteem. doet zo nodig voorstellen voor aanpassingen. onderhoudt contacten met de convenantpartners. werft nieuwe convenantpartners. is ontvanger van inverhuisberichten. stelt management rapportages t.b.v. het monitoren van het gebruik van de VIRZ op. Voortgang In 2012 heeft de GGD Zeeland als functioneel beheerder geconstateerd dat de VIRZ nauwelijks gebruikt werd. Convenantpartijen melden niet in het systeem ondanks alle acties van de GGD om trainingen te verzorgen en contact te onderhouden met de convenantpartijen. Daarop heeft de GGD de volgende vragen gesteld: 1. Wat is nodig om de borging van de VIRZ en actieve participatie van de huidige aangesloten partijen te realiseren? 2. Wat is de positie en verantwoordelijkheid van de CJG-coördinatoren in relatie tot zorgcogrdinatie en de VIRZ? 3. Wat is het gemeentelijke/provinciale beleid ten aanzien van nieuw aan te sluiten partijen? Hierop is een ambtelijke werkgroep VIRZ ingesteld bestaande uit een lid van het provinciaal ambtelijk overleg GGD (PAO), de procescoördinator Verwijsindex van de GGD en 3 beleidsmedewerkers Jeugd namens de 3 regio's. Ondernomen stappen Inventariseren van de knelpunten. Gesprekken met de CJG-coördinatoren over het overnemen van de regievoering over de klantprocessen van de GGD. Gesprekken met de provincie Zeeland en de jeugdzorgaanbieders Juvent en Intervence om afspraken te maken over het melden in de Verwijsindex. Overleg met de Werkgroep Zorgaanbieders. Conclusies Het doel van de Verwijsindex is vroegsignalering, maar de instructies maken dat professionals pas melden bij ernstige risico's. De hulpverlening is dan al in gang gezet en de noodzaak tot melden wordt dan niet meer gezien. Er is handelingsverlegenheid bij professionals vanwege het stempel 'risicojongere' in het informeren van ouders en jongeren over de melding in de verwijsindex. Verschillende regio's in het land hebben om die reden een aanpassing gedaan aan de verwijsindex. Gemeenten zijn te weinig betrokken en nemen hun verantwoordelijkheid als regievoerder te weinig op zich.

9 Wat gaan we nu doen? Een andere koers! De werkgroep VIRZ heeft de koers gewijzigd voor de verwijsindex in navolging van andere regio's in het land. Daarvoor heeft de werkgroep contact gelegd met de gemeente Rotterdam. Zij hebben een goedlopende verwijsindex. De naam is veranderd naar Verwijsindex Regio Zeeland. Het woord risicojongeren was te beladen. Alle jongeren in zorg moeten vermeld staan in de Verwijsindex zodat de betrokken hulpverleners in beeld komen. De meer preventieve voorzieningen melden alleen als zij zich zorgen maken. Elke gemeente wijst zelf een lokale regievoerder aan die bewaakt dat matches opgevolgd worden en die de meidingen ontvangt over gezinnen die naar hun gemeente verhuizen en elders in de verwijsindex geplaatst zijn. Het convenant is aangepast aan de huidige wetgeving (Jeugdwet 2015) en de nieuwe werkwijze. Het convenant is vastgesteld door de colleges. Inmiddels wordt de Verwijsindex ook uitgebreid met een gezinsfunctionaliteit waardoor ook betrokken professionals bij broertjes of zusjes zichtbaar worden. Proiectopdracht Om de verwijsindex opnieuw onder de aandacht te brengen heeft de werkgroep VIRZ de bijgevoegde projectopdracht opgesteld. Het tijdspad is redelijk ambitieus. Of dit te realiseren is, is afhankelijk van de beschikbare inzet van uren van de werkgroep en een communicatieadviseur. Om de verwijsindex op de kaart te krijgen, zijn er in een korte periode bijeenkomsten en andere acties nodig gericht op het management, staf en uitvoering van de organisaties en gemeenten. Ervaring tijdens het Zeeuwse transitietraject tot 2015 heeft geleerd dat er op dit gebied geen capaciteit beschikbaar is voor projecten bij gemeenten of de GGD. De werkgroep stelt voor dat de gemeenten middelen beschikbaar stellen om een communicatieadviseur aan te stellen voor ± 4 uur per week voor de duur van een halfjaar. De besluitvorming wordt volgens de onderstaande planning voorbereid. Planning Wat Document Vergadering Status verstuurd Zeeuws 18 mei 25 mei Ter instemming Transformatieoverleg PMO Jeugd 25 mei 1 juni Ter instemming DB 30 mei 10 juni Ter kennisname Taskforce Jeugd 3 juni 10 juni Ter instemming PAO 21 juni 30 juni Ter kennisname AB 23 juni 8 juli Ter kennisname Werkgroep VIRZ