TECHNISCHE HANDLEIDING

Transcriptie

1 TECHNISCHE HANDLEIDING Van 26 t/m 30 januari 2017 ANTWERP EXPO Hallen Brusselsesteenweg, 539 B-3090 Overijse PROJECT MANAGERS OPERATIONAL COORDINATOR Christelle Fiore Valérie Obbiet Maud Leroy T: +32 (0) T: +32 (0) T: +32 (0) F: +32 (0) F: +32 (0) F: +32 (0) E: E: E: &

2 TOEGANG LADEN & LOSSEN PARKING Zone parking standhouders De bestelde parkeerkaarten zijn beschikbaar op het secretariaat vanaf woensdag 25 januari Parkeren op deze zone is volledig op eigen risico. Waardevolle voorwerpen mogen om veiligheids- en verzekeringsredenen alleen tijdens de openingsuren tentoongesteld worden. Het algemeen toezicht wordt tijdens de beurs in de best mogelijke omstandigheden uitgevoerd door de organisatie zelf, maar uiteraard kan er niet gezorgd worden voor het bewaken van elke stand. We vestigen daarom uw aandacht op het feit dat risico op diefstal groot zal zijn, zowel tijdens de opbouw, afbouw als tijdens de opening van de beurs zelf. Gelieve tijdens de openingsuren waardevolle voorwerpen (zowel van uw stand als persoonlijke spullen) goed in het oog te houden. Zorg er daarom ook voor om dit onmiddellijk op te bergen tijdens de afbouw en dus niets achter te laten op uw stand. Indien uzelf of uw leveranciers materiaal op uw stand moeten leveren tussen 26 en 30 januari 2017 zal dit enkel worden toegestaan tussen 08u30 en 09u30 en mits uitdrukkelijke, voorafgaande schriftelijke toestemming van het organiserend comité. Gelieve uw aanvraag te sturen naar: 1

3 PLANNING DINSDAG 24/01 WOENSDAG 25/01 DONDERDAG 26/01 VRIJDAG 27/01 ZATERDAG 28/01 ZONDAG 29/01 MAANDAG 30/01 Opbouw naakte stands Opbouw modulaire stands Toegang standhouders gedurende de beurs Openingsuren beurs Afbouw modulaire stands Afbouw naakte stands 12u00-17u00 08u00-18u00 08u00-18u00 09u00-18u00 09u00-18h00 09u00-18u00 09u00-18u00 09u00-21u00 10u00-18u00 10u00-18u00 10u00-18u00 10u00-18u00 10u00-16u00 16u30-21u00 16u30-21u00 OM VEILIGHEIDSREDENEN EN UIT RESPECT VOOR DE LAATSTE BEZOEKERS IS HET AFBREKEN VAN DE STAND VERBODEN VOOR MAANDAG 30/01 16U30! EXPOSANTENBADGE Iedere exposant ontvangt 2 badges per 9m². Deze kunnen worden afgehaald op het secretariaat vanaf woensdag 25 januari Indien u extra badges wenst, kan u deze bestellen via het bestelformulier (pagina 6). CHARTER Als exposant van het Vakantiesalon Vlaanderen, verbind ik mij tot het volgende: Mijn activiteit te promoten in de grenzen van mijn eigen stand en niet daarbuiten. Het is niet toegestaan om promotiemateriaal te plaatsen op eender welke plaats (gangpad o.a.). Mijn buren te respecteren door het geluid van mijn animaties binnen te perken te houden. De gehuurde oppervlakte te respecteren en mijn stand binnen deze grenzen te houden. Mijn afval in de containers te plaatsen die zich op de parking bevinden. Als de organisatie afval vindt op mijn stand na de afbouw van de beurs, behoudt zij zich het recht om 50 (excl. BTW) aan te rekenen per m² afval. Mijn stand niet af te breken of te verlaten voor het einde van de beurs. De organisatie behoudt zich het recht om 100 per half uur vroegtijdige afbraak aan te rekenen. Al het promotiemateriaal te verwijderen van de modulaire wanden, inclusief de zelfklevende tape en dergelijke. Dit geldt voor de modulaire wanden gehuurd bij Conceptum. Boetes zullen eveneens uitgedeeld worden aan degenen die de wanden niet proper achter laten. 2

4 HOTEL (The Plaza Hotel Antwerp) Het is mogelijk om een kamer te boeken voor een voorkeurtarief als exposant van de Vakantiesalon Vlaanderen. Contactpersoon: Evy De Laet Sales Manager E: T: +32 (0) BANKGEGEVENS De betaling moet overgeschreven zijn voor 2 januari De toegang tot de opbouw zal geweigerd worden bij niet-betaling voor de beurs. Elke betaling uitgevoerd ter plaatse zal verhoogd worden met 5%. BELFIUS BANK Chaussée de Bruxelles, 306 B-1410 Waterloo Rekening CONCEPTUM EXHIBITIONS N IBAN: BE BIC/SWIFT CODE: GKCC BE BB Te vermelden bij uw betaling: VAKANTIESALON VLAANDEREN Klantenreferentie + Factuurnummer COMMUNICATIE Het aantal bezoekers en interessante contacten die u ontmoet op de beurs hangt gedeeltelijk af van de kwaliteit van de door u verspreide informatie, het dynamisme en de originaliteit waarmee u de boodschap aanbrengt. Het Vakantiesalon Vlaanderen geeft u de mogelijkheid gratis promotie te maken voor uw bedrijf. Maak er dus zeker gebruik van! Bent u van plan om nieuwigheden voor te stellen of activiteiten te organiseren op uw stand? Laat het ons dan zeker weten zodat wij dit op onze website en in onze nieuwsbrieven kunnen vermelden. Foto s in JPEG formaat (niet meer dan 3 MB) zijn ook welkom. Mogen wij u ook vragen om het Vakantiesalon-logo te vermelden op uw website, nieuwsbrieven te verspreiden naar uw contacten, en via uw sociale netwerken te communiceren over de beurs. U zal vanaf eind november ook een aantal banners terugvinden op de website van het Vakantiesalon Vlaanderen die u kan gebruiken voor op uw eigen website. Mocht u een ander formaat nodig hebben, laat het ons dan gerust weten. In de maanden voor de beurs hebben we de gewoonte om wedstrijden te organiseren waarbij de bezoekers tal van leuke prijzen kunnen winnen. Die wedstrijden promoten we via onze nieuwsbrieven, onze website en onze Facebook-pagina. Op die manier genereren we uiteraard ook extra visibiliteit voor onze standhouders. Wilt u ook graag onder de aandacht worden gebracht dankzij een wedstrijd? En wenst u opgenomen te worden in onze nieuwsbrief die uitgestuurd wordt naar meer dan adressen? Of heeft u een mooie prijs die weggegeven kan worden via de televisie of de radio? Neem dan zeker contact met ons op! Contactpersoon: Hélène Noterman Communication Manager E: hnoterman@conceptum.eu T: + 32 (0) Aurélie Dalle Community Manager E: adalle@conceptum.eu T : +32 (0)

5 NAAMBORD BESCHRIJVING Gelieve ons ten laatste op 5 december 2016 via de volgende zaken te willen doorsturen: (exposant@vakantiesalon-vlaanderen.be) Een beschrijving van uw activiteiten in het Frans, Nederlands en Engels, voor onze website (maximum 5 lijnen per taal). De naam die u wilt zien op het naambord van uw stand, op de exposantenlijst en op de website (maximum 20 karakters). DAGELIJKSE SCHOONMAAK & AFVAL Wij wijzen de exposanten erop dat, omwille van veiligheidsredenen, enkel de firma van ANTWERP EXPO het recht heeft s avonds de standen te reinigen. Opgelet, de dagelijkse schoonmaak van uw stand is niet inbegrepen in de offerte van uw stand. Indien u wenst gebruik te maken van deze service, gelieve dan het bestelformulier te vervolledigen. Met aandacht vragen wij u uw afval goed te sorteren om zo bij te dragen aan een duurzame ontwikkeling! Hiervoor zijn containers voorzien, namelijk: PAPIER & KARTON in de BLAUWE CONTAINERS. Om veiligheidsredenen is stockeren achter de standen ten strengste verboden RESTAFVAL in zwarte containers De exposanten worden er eveneens aan herinnerd dat er geen afval (tapijt, dozen, documentatie, enz.) achtergelaten mag worden op de standen en in de gangen! Al het afval dat achtergelaten wordt op de standen of in de gangpaden tijdens de opbouw, de beurs en/of na de afbouw wordt vanaf nu in rekening gebracht van de exposanten. De exposanten dienen dus zelf te zorgen voor het ophalen van hun afval. Indien er toch afval achtergelaten wordt, zal de organisator na de beurs een bijkomende factuur aan de exposant overmaken met een minimumbedrag van 50 EUR/m³ excl. BTW (ontruimingskosten en container). Gelieve uw standenbouwer van deze maatregel op de hoogte te brengen aangezien deze regel streng toegepast zal worden. Elke ontevredenheid i.v.m. een niet of verkeerd geleverde prestatie dient aangegeven te worden op het secretariaat, en dit de dag zelf vóór 09u30. 4

6 TECHNISCHE INFORMATIE Wij vragen u vriendelijk de hierbij gevoegde bestelbons ingevuld en ondertekend terug te sturen vóór 5 december Alle bestellingen moeten ons schriftelijk per post, fax of per toegestuurd worden. Bestellingen na 5 december 2016: +20 %. Zolang de voorraad strekt, kunnen we laattijdige bestellingen uitvoeren. Alle prijzen zijn in euro exclusief 21% BTW. De betalingen van de bestellingen moeten voldaan zijn bij ontvangst van de factuur. Bestellingen die tijdens de beurs gebeuren, worden contant betaald. De verschillende technische diensten worden gedurende de opbouw en tijdens de beurs zelf door het secretariaat gecoördineerd (aan ingang 2). INTERNET Wij informeren u dat er een WIFI netwerk beschikbaar is in Antwerp Expo. Gelieve echter te noteren dat dit netwerk niet gegarandeerd is en beperkt. Indien u een betrouwbare verbinding wenst, gelieve de onderneming CITY MESH te contacteren via de website: 5

7 BESTELLINGEN OMSCHRIJVING VOORKEURTARIEF* STANDAARDTARIEF** ON-SITE TARIEF AANTAL TOTAAL PROMOTIE AFFICHES (MAX. 5) GRATIS GRATIS GRATIS POSTKAARTEN (FLYERS MAX. 100) GRATIS GRATIS GRATIS EXTRA VRIJKAARTEN (PAKKET 50) 50 EUR 60 EUR 75 EUR EUR MAILINGKOSTEN (VERPLICHT) 10 EUR 10 EUR 10 EUR EUR EXPOSANTEN BADGES EXTRA BADGE 1.50 EUR 1.80 EUR 2.25 EUR EUR NAAMBORD A3 (ALLEEN VOOR UITGERUSTE STANDEN) MET LOGO IN KLEUR (format JPEG ou Point Tiff à envoyer par 50 EUR 60 EUR 72 EUR EUR EXTRA NAAMBORD A3 50 EUR 60 EUR 72 EUR EUR OPTIES STAND BERGRUIMTE (MET GORDIJN) 95 EUR/M² 114 EUR/M² EUR/M² EUR DEUR MET SLEUTEL (BERGRUIMTE) 120 EUR 144 EUR 180 EUR EUR RAIL MET 2 SPOTS (UITGERUSTE STAND) 75 EUR 90 EUR EUR EUR TAPIJTTEGEL (ANTRACIET 1X1M) 6 EUR/M² 7.20 EUR/M² 9 EUR/M² EUR BIJKOMENDE ELEKTRICITEITSAANSLUITING*** 3000 W 2 stopcontacten CODE A 230 EUR 276 EUR 345 EUR EUR 6000 W 4 stopcontacten CODE B 400 EUR 480 EUR 600 EUR EUR W 6 stopcontacten CODE C 630 EUR 756 EUR 945 EUR EUR 13 KW (3x20A) contact CEE CODE D1 685 EUR 822 EUR EUR EUR 16 KW (3x25A) contact CEE CODE D2 805 EUR 966 EUR EUR EUR 20 KW (3x32A) contact CEE CODE D3 940 EUR 1128 EUR 1410 EUR EUR 26 KW (3x50A) contact CEE CODE D EUR 1386 EUR EUR EUR 41 KW (3x63A) contact CEE CODE D EUR 1926 EUR EUR EUR SCHAKELBORD CODE D1-D3 72 EUR EUR 108 EUR EUR SCHAKELBORD CODE D4-D5 85 EUR 102 EUR EUR EUR ANDERE ELEKTRICITEITSAANSLUITING OP AANVRAAG WATERAANSLUITING WATERAANSLUITNG + WATERAFVOER 450 EUR 540 EUR 675 EUR EUR SPOELBAK 160 EUR 192 EUR 240 EUR EUR SPOELBAK + BOILER 295 EUR 354 EUR EUR EUR MEUBILAIR (VERHUUR) Meer keuze te vinden op TOONBANK PANDORA A (WIT) 100 EUR 120 EUR 150 EUR EUR TERUG TE STUREN VOOR DATUM:././2016 HANDTEKENING: NAAM & STEMPEL VAN DE FIRMA (VERPLICHT) 6

8 BESTELLINGEN OMSCHRIJVING VOORKEURTARIEF* STANDAARDTARIEF** ON-SITE TARIEF AANTAL TOTAAL TOONBANK PAMELA (WIT) 62 EUR EUR 93 EUR EUR BARKRUK HOOG SAM (WIT) 19 EUR EUR EUR EUR BARKRUK HOOG SAM (ZWART) 19 EUR EUR EUR EUR RONDE TAFEL LAAG CALAIS 80 (WIT ) / VOET (ALU) 41 EUR EUR EUR EUR RONDE TAFEL LAAG CALAIS 80 (ZWART) / VOET (ALU) 43 EUR EUR EUR EUR RONDE TAFEL HOOG LYON 80 (WIT) / VOET (WIT) 67 EUR 81 EUR 97 EUR EUR RONDE TAFEL HOOG LYON 80 (ZWART) / VOET (ZWART) 69 EUR 83 EUR 100 EUR EUR DISPLAY AÏDA XL 84 EUR EUR 126 EUR EUR DISPLAY ANITA (ZWART) 90 EUR 108 EUR 135 EUR EUR KOELKAST 140 (WIT) 65 EUR 78 EUR EUR EUR KOELKAST 140 (ZWART) 72 EUR EUR 108 EUR EUR STOEL HANNAH (WIT) 45 EUR 54 EUR EUR EUR TERUG TE STUREN VOOR DATUM:././2016 HANDTEKENING: NAAM & STEMPEL VAN DE FIRMA (VERPLICHT) 7

9 BESTELLINGEN OMSCHRIJVING VOORKEURTARIEF* STANDAARDTARIEF** ON-SITE TARIEF AANTAL TOTAAL STOEL HANNAH (ZWART) 45 EUR 54 EUR EUR EUR STOEL KELLY (WIT) 20 EUR 24 EUR 30 EUR EUR STOEL POP (WIT) 10 EUR 12 EUR 15 EUR EUR STOEL POP (ZWART) 10 EUR 12 EUR 15 EUR EUR DAGELIJKSE SCHOONMAAK STOFZUIGEN STANDPLAATS & VERWIJDEREN VUILNISZAKKEN (VOOR DE HELE BEURSPERIODE) PARKING PARKEERKAART «CAMPINGZONE VOGELZANG» (5 DAGEN) PARKEERKAART «HALLENZONE» (5 DAGEN) **** DIVERS 6 EUR/M² 7 EUR/M² 8.5 EUR/M² EUR 30 EUR 40 EUR 50 EUR EUR 50 EUR 60 EUR 75 EUR EUR OPHANGPUNT FORMULIER ANTWERP EXPO OP AANVRAAG RESERVERING VERGADERZAAL FORMULIER ANTWERP EXPO OP AANVRAAG AUDIOVISUEEL MATERIAAL OP AANVRAAG COMPUTERAPPARATUUR OP AANVRAAG PLANTEN OP AANVRAAG ANDERE OP AANVRAAG TOTAAL EXCLUSIEF BTW TOTAAL INCLUSIEF BTW (21%) EUR EUR * Voorkeurtarief: bestellingen vóór 5 december 2016 ** Standaardtarief: bestellingen na 5 december 2016 *** Elektrische aansluiting is niet permanent (onder spanning tijdens de dagen en openingsuren van de beurs) Enkel in te vullen indien niet ingevuld op het inschrijvingsformulier. **** Beperkt aantal plaatsen Voor elk extra vermogen van de elektrische aansluiting tijdens de opbouw of tijdens de beurs zelf, zal een nieuwe aanvullende aansluiting gefactureerd worden! TERUG TE STUREN VOOR DATUM:././2016 HANDTEKENING: NAAM & STEMPEL VAN DE FIRMA (VERPLICHT) 8

10 SCHETS (OPBOUW VAN DE STAND & AANSLUITINGEN) Indien u een specifieke opbouw wenst, gelieve hieronder een duidelijke schets daarvan te tekenen. Zo niet zal deze uitgevoerd worden op de technisch meest gunstige plaats. Achterwand van de stand Voorkant van de stand Geef de gangen aan en standnummers van uw buren 1 cm = 1m Elektrische aansluiting = X Spots = Wateraansluiting = W Bergruimte= R Volle wand = Plafondlat: Deur: TERUG TE STUREN VOOR DATUM:././2016 HANDTEKENING: NAAM & STEMPEL VAN DE FIRMA (VERPLICHT) 9

11 DEELNAMEREGLEMENT STANDPLAATS De exposant verbindt er zich toe alle nodige informatie te verschaffen zodat hem een standplaats in de respectievelijke zone kan worden toegekend. STANDEN Het opstellen van blinde muren in de gangen en dus recht tegenover een andere exposant is verboden! De elektrische installaties dienen de wettelijke Belgische normen die van kracht zijn, te respecteren. De panelen van de standen zullen van klasse A2 materiaal zijn volgens de norm NBN Brandveiligheid van materialen. ANIMATIES OP DE STANDEN Het doel van de animaties van de exposant is het informeren van de bezoekers. De animatie mag de informatieverdeling van de andere exposanten niet belemmeren. De exposant zal nauwlettend toezien dat er geen storend geluid is t.o.v. de andere exposanten. Zijn verboden : Elke animatie buiten de grenzen van de eigen stand. De verdeling van documenten buiten de grenzen van de eigen stand. INFORMATIE (EXPOSANTEN) Zowel de geschreven als de verbale informatie die de bezoekers ontvangen moet getuigen van een goede kwaliteit en moet overeenstemmen met de realiteit. Dit impliceert de permanente aanwezigheid van personen die een grondige kennis bezitten over de instelling. Alle dubbelzinnige, verwarrende of leugenachtige informatie, of informatie gevoerd voor andermans rekening, is verboden. Het is verboden publicitaire campagnes te voeren (publimobile, affiches, verdeling van folders, enz.) rond ANTWERP EXPO tijdens de beurs. INFORMATIE (ORGANISATOR) De organisator verbindt zich ertoe een doelgerichte informatiecampagne te voeren naar alle betrokken exposanten en bezoekers. NA TE KOMEN VERPLICHTINGEN De exposant verbindt zich ertoe de hierboven vermelde clausules na te leven. In geval van niet-naleving van één of meerdere van deze clausules heeft de organisator het recht één of meerdere van de volgende maatregelen te treffen: waarschuwing aanpassing van de stand aan de normen van het huishoudelijk reglement op kosten van de exposant tijdelijke en/of definitieve sluiting van de stand definitieve uitsluiting van het salon De organisator verbindt zich ertoe : de richtlijnen van dit huishoudelijk reglement te laten naleven misbruik op alle mogelijke manieren te beperken alle bijkomende maatregelen te treffen om een goede verloop van de beurs te garanderen zonder voorafgaande kennisgeving. INBREUK Iedere inbreuk van welke aard ook moet noodzakelijk voorgelegd worden aan de organisatie Conceptum Exhibtions nv. WAARSCHUWING TEGEN CONSTRUCT DATA (FAIR/EXPOGUIDE) & COMMERCIAL ONLINE MANUALS We hebben vernomen dat de exposanten die aan onze beurs deelnemen, soms gecontacteerd worden door CONSTRUCT DATA en COMMERCIAL ONLINE MANUALS. Zij bieden de exposanten aan om kosteloos in een beurzenjaarboek vermeld te worden en er wordt vervolgens een contract ter ondertekening voorgelegd. Dit contract is als dusdanig opgesteld dat één van de clausules nauwelijks opvalt, maar evenwel zeer misleidend is: de clausule voorziet immers de automatische verlenging van uw contract, en dit voor de komende jaren, tegen betaling van een overdreven en/of buitensporig bedrag. Om uw argwaan niet te wekken, gebruikt CONSTRUCT DATA de naam van onze beurs ZONDER dat wij ons akkoord hiervoor gaven. We dringen dan ook aan op de grootste voorzichtigheid en raden u aan om geen enkel gevolg te geven aan de brieven en voorstellen die uitgaan van deze vennootschap. 10