Tijd om even een beknopte boom op te zetten

Transcriptie

1 Beknopt Handboek Bedrijfstakpensioenfondsen Tijd om even een beknopte boom op te zetten

2 1 Inleiding Het Bedrijfstakpensioenfonds - Welke ondernemingen krijgen er mee te maken en wat zijn de (financiële) risico s wanneer de richtlijnen niet correct worden opgevolgd? 2 Verplicht of niet verplicht? - De wettelijke grondslag De Wet verplichte deelneming in een bedrijfstakpensioenfonds Hoe komt een Bpf tot stand, voor wie is deelname verplicht, wat zijn de gevolgen, wat zijn de mogelijkheden tot dispensatie of juist vrijwillige deelname, wat zijn de verschillen met een verzekerde regeling? 3 Werkingssfeer Welke werkzaamheden voert de onderneming uit, zijn de criteria in elke bedrijfstak hetzelfde, wat te doen bij overlapping of samenloop, kan deelname met terugwerkende kracht van toepassing zijn? En concreet: de aanmelding uitvoeren. 4 Verplichtstelling - De rechtsgevolgen om rekening mee te houden Juridisch vergelijkbaar met de algemeen verbindendverklaring van een CAO. Wat kan een Bpf doen bij premieverzuim, betekent bij premieachterstand geen premie ook altijd: geen pensioen? 5 Vrijstelling Er zijn diverse, uiteenlopende redenen waarom een onderneming in aanmerking kan komen voor vrijstelling van deelname aan een Bpf. Wat zijn de gevolgen? Wat zou een pensioenadviseur aanbevelen en op grond van welke afwegingen? Over het vergelijken van kosten, opbrengsten, risico s. 6 Vrijwillige aansluiting bij een Bpf In een beperkt aantal gevallen toegestaan, onder voorwaarden. 5

3 Dit Handboek is bedoeld om ondernemingen die zijn aangeschreven door een bedrijfstakpensioenfonds (hierna: Bpf), of nog zo n aanschrijving (kunnen) verwachten, te helpen bij het vinden van de juiste strategie om het Bpf tegemoet te treden. Met dit Handboek willen wij deze ondernemingen en/of hun adviseurs op weg helpen om in deze juridisch complexe materie, met name de eerste stappen juist te zetten. Volledig kan een handboek over dit onderwerp bijna niet zijn; daarvoor is de wetgeving te complex om iedere unieke situatie en dat geldt voor iedere onderneming te bevatten. Dit Beknopte Handboek geeft slechts inzicht in de opties die de huidige wetgeving biedt, plus een richtlijn om daarop op tijd en verantwoord actie te ondernemen. Zeker wanneer het er naar uit ziet dat Bpf-aansluiting in uw geval wel eens verplicht zou kunnen zijn, verdient het aanbeveling een gespecialiseerde adviseur te raadplegen. Of een onderneming zich wellicht moet aansluiten, ligt aan de werkingssfeer van een Bpf. Tijdens de beoordeling van die werkingssfeer begeeft u zich in een juridisch mijnenveld, maar met zorgvuldige begeleiding kan vaak veel worden bereikt. Voorzichtigheid is zeker geboden: in de praktijk zien we regelmatig dat, wanneer deze materie argeloos en met onvoldoende ervaring tegemoet wordt getreden, er soms onnodig veel (financiële) schade ontstaat. Afhankelijk van de situatie kan het noodzakelijk zijn om verschillende adviseurs in het proces van het Bpf-onderzoek te betrekken. Om tot een goede oplossing te komen, kan een gespecialiseerde deskundige op het gebied van Bpf-werkingssfeer een belangrijke rol spelen, maar ook uw accountant en mogelijk zelfs een advocaat. Met dit Handboek willen we u in staat stellen om samen de juiste stappen te overwegen en daarna ook definitief goede keuzes te maken. We doen dat aan de hand van theorie (algemene richtlijnen en aandachtspunten) en praktijkvoorbeelden. De werkingssfeer van een Bpf is zeer feitelijke materie, meestal niet voor velerlei uitleg vatbaar en het aantal uitzonderingen dat recht geeft op vrijstelling is gering. Helaas kan soms niet anders worden geconcludeerd dan dat aansluiting inderdaad verplicht is. Het grootste probleem hierbij is de premiebetaling met terugwerkende kracht waar u dan mee te maken kunt krijgen. De duur van die terugwerkende kracht wordt vaak - met een beroep op de wettelijke verjaringstermijnen - beperkt tot 5 jaar, maar soms heeft een Bpf ook goede argumenten om die termijn langer te stellen, tot wel 20 jaar of langer. Deze terugwerkende kracht verdient dan ook altijd bijzondere aandacht als separaat punt bij de beoordeling; het kan nu eenmaal verstrekkende (lees: dure) gevolgen hebben. Dit Handboek schildert in deel 1 de praktische situatie en de stappen die u moet ondernemen. In deel 2 wordt het theoretisch kader verder uitgewerkt. 7

4 3.1. Onderzoek of aansluiting noodzakelijk is Wanneer het Bpf stelt dat u (wellicht) onder haar werkingssfeer valt, hoeft dat beslist niet altijd ook werkelijk het geval te zijn. Een Bpf baseert haar eerste conclusie vaak alleen nog maar op statische gegevens, zoals een inschrijving in de Kamer van Koophandel (SBI-code). Om vast te stellen of sprake is van werkingssfeer en dus verplichte aansluiting, dient u een onafhankelijk onderzoek uit te (laten) voeren. Afhankelijk van de situatie kan het noodzakelijk zijn om dat zeer uitgebreid of juist beperkt te doen. Wat in ieder geval wél een voorwaarde is: het is noodzakelijk dit onderzoek uit voeren op precies dezelfde wijze als het pensioenfonds dat zelf doet. Wanneer u zelf niet voldoende ervaring op dit terrein hebt, zorg dan dat u hiervoor een deskundige specialist in de arm neemt. De conclusies die uit het onderzoek worden getrokken, moeten namelijk tot aan de hoogste rechter standhouden, wanneer dat nodig blijkt. Uit het Bpf-werkingssfeeronderzoek kunnen drie conclusies komen: Conclusie: aansluiten is niet verplicht In dat geval is het van belang dat u aan het fonds gemotiveerd kunt aangeven waarom u vindt dat u niet hoeft aan te sluiten. Hoe beter gemotiveerd, des te groter de kans dat het Bpf tot dezelfde conclusie komt. Het fonds hanteert voor haar eigen onderzoek een bepaalde vaste werkwijze. Het is dus van belang dat u bij uw onderzoek zoveel mogelijk aansluit bij die onderzoeksmethode. Het Bpf kan alsnog een eigen onderzoek doen, zelfs na verloop van jaren. Mocht het fonds dan alsnog tot de conclusie komen dat u toch wél onder de werkingssfeer valt (of ooit heeft gevallen), dan is uw probleem alleen maar groter geworden. Conclusie: aansluiting is terecht Dit is een conclusie met mogelijk vervelende gevolgen. Alvorens nader met het Bpf te overleggen, is het noodzakelijk om een idee te krijgen of het gaat om een mogelijke aansluiting met terugwerkende kracht. Hier is onderzoek voor nodig naar de werkzaamheden in het verleden. Soms is er een beperking te vinden, maar vaak is dat niet het geval. In beide gevallen kunt u vervolgens onderzoeken of u in aanmerking komt voor een mogelijke dispensatie voor deelname aan het Bpf. Dit kan onder de specifieke omstandigheden, die zijn omschreven in hoofdstuk 5 van dit Handboek. Een eventuele dispensatie is aan zeer strikte voorwaarden verbonden en heeft vaak alsnog forse financiële consequenties. Een deskundige (pensioen)adviseur - check ook op dit punt weer zijn ervaring - kan u een indicatie geven van (de omvang van) die kosten. 14

5 Conclusie: onderzoek geeft geen of onvoldoende uitsluitsel Helaas komt het vaak voor dat een eenduidige conclusie niet is te trekken. In dat geval is de beslissing aan u: in contact treden met het Bpf of niet. Dit is altijd afhankelijk van de situatie en kan alleen per uniek geval beoordeeld worden. Wij adviseren u om u goed te informeren over mogelijke consequenties van te ondernemen stappen bij deze uitkomst van het onderzoek en niet lichtvaardig een eigen koers uit te zetten. Over het algemeen is het zo, dat je bijna per definitie terechtkomt bij stap 2: overleg met het fonds In overleg treden met het Bpf Wanneer sprake is van een situatie als omschreven in stap 1 onder conclusie 1 (aansluiten niet verplicht), dan is contact opnemen met het Bpf een logische eerste stap. Wanneer echter sprake is van de situaties als onder 2 of 3 omschreven, is het raadzaam deze stap pas te zetten nadat u de argumenten zeer zorgvuldig hebt afgewogen. Uiteindelijk is contact opnemen onontkoombaar, maar het is wel erg belangrijk op welke manier de zaak bij het Bpf wordt neergelegd. Vóórdat u contact opneemt met het Bpf is het in het kader van damage control in ieder geval heel belangrijk dat u eerst de acties uit stap 3.3 onderneemt Damage control In het geval dat er mogelijk toch moet worden aangesloten bij het Bpf - en dan uiteraard vooral in de situatie met een (dreigende) terugwerkende kracht - is het van belang een goed beeld te hebben over de consequenties. Daarbij speelt de manier waarop het fonds tegemoet wordt getreden een belangrijke rol. Kunt of wilt u de kosten die het gevolg zijn van terugwerkende kracht niet onmiddellijk voldoen, dan is een Bpf in het algemeen wel bereid om mee te denken over een financieringsconstructie; alleen al omdat het fonds er zelf alle belang bij heeft dat er uiteindelijk betaald wordt. Uiteraard kan dit alleen als sprake is van een solvabele onderneming. Mocht dit allemaal niet tot een oplossing leiden, dan is het van belang om voor uzelf zoveel mogelijk tijdsruimte te creëren. Soms doet er zich in de tussentijd iets voor, dat het probleem al oplost. Zo wordt momenteel veel geprocedeerd over de uitleg van werkingssfeer door een Bpf - niet zelden kan een nieuwe gerechtelijke uitspraak ook voor uw zaak grote betekenis hebben. Soms lost het zich ook niet vanzelf op. Dan is het van belang goed na te denken over het insolventierisico en de eventueel te ondernemen stappen om dat risico af te dekken. De afwegingen van deze derde stap moeten al zo vroeg mogelijk in het proces worden meegewogen; om dat echt goed te doen, zijn in het algemeen verschillende adviseurs nodig, zoals een (pensioen)jurist en natuurlijk uw accountant Aanmelden en betalingsonmacht Mocht u uiteindelijk tot het besluit komen om uw werknemers aan te melden bij het Bpf, dan ontstaat uiteraard meteen het vraagstuk of de rekening van het Bpf ook betaald kan worden. Mocht dat niet het geval zijn, dan is het voor de bestuurder van de onderneming van groot belang dat hij tijdig en op de juiste wijze melding maakt van betalingsonmacht. Hiervoor gelden nauwgezette termijnen en procedures. Ons advies: bespreek dit dus zeker tijdig met uw (pensioen)jurist en accountant. 15

6 Vrijwillige deelname is toegestaan indien: - de loonontwikkeling bij de werkgever ten minste gelijk is aan die in de bedrijfstak waarin het Bpf actief is en de werkgever deelneemt in de sociale fondsen in dezelfde bedrijfstak, of - er sprake is van een groepsverhouding tussen de werkgever die zich vrijwillig wenst aan te sluiten en een andere werkgever die reeds verplicht onder de verplichtstelling valt, of - dit gebeurt aansluitend aan een periode waarin de werkgever wel onder de werkingssfeer van het Bpf viel, dus bij aanwezigheid van een historische band met het Bpf. Het Bpf is niet verplicht de mogelijkheid van een vrijwillige aansluiting aan te bieden. De statuten dienen aan te geven of, en zo ja onder welke voorwaarden, vrijwillige aansluiting mogelijk is (zie artikel 111, derde lid PW). In geval van een vrijwillige aansluiting komt er tussen het Bpf en de onderneming een uitvoeringsovereenkomst tot stand (in plaats van het bij verplichte deelname geldende uitvoeringsreglement). Voor sommige pensioenfondsen geldt dat zij uitsluitend op basis van vrijwillige deelname toegankelijk zijn. Dit geldt bijvoorbeeld voor het Pensioenfonds voor de Media (PNO). Soms is een pensioenfonds semi-vrijwillig toegankelijk. Zo is deelname aan het Pensioenfonds voor de ICK verplicht voor de bij een bepaalde werkgeversvereniging aangesloten ondernemingen en vrijwillig voor andere ondernemingen in de ICT-bedrijfstak. 29