VACATURE 2 ADMINISTRATIEF MEDEWERKERS (bepaalde duur):

Transcriptie

1 VCTURE 2 DMINISTRTIEF MEDEWERKERS (bepaalde duur): Onmiddellijke opstart Departement: Sociale Dienst Wie wordt je werkgever? Het OCMW Leuven zorgt voor het welzijn van iedere burger. Met zijn 1000 personeelsleden biedt het OCMW tal van diensten, zoals maatschappelijk werk, thuiszorg en residentiële ouderenzorg. Meer informatie vind je op Wat houdt je functie in? ls administratief medewerker bij de Sociale Dienst bied je ondersteuning aan de maatschappelijk werkers in het kader van de toenemende hulpvragen vanuit de asielcentra. Je bent meewerkende kracht voor de twee Welzijnsbureaus in de Fonteinstraat en de Vesaliusstraat (centrum Leuven); 2 laagdrempelige contactplaatsen waar burgers met allerlei vragen terecht kunnen: informatie over welzijnsdiensten; raadgevingen; een gesprek met een maatschappelijk werker, financiële hulp, sociale begeleiding. Concreet sta je onder begeleiding van een team maatschappelijk werkers in voor de administratieve opvolging van de cliëntendossiers. Zo maak je attesten op m.b.t. de hulpvragen (sociale huisvesting, huursubsidie, ), vraag je busabonnementen aan en vervolledig je diverse soorten formulieren. Je contacteert allerlei instanties (zoals kinderbijslagkas). Je klasseert dossiers en betekeningen, scant documenten en je verzorgt de post. Daarnaast sta je in voor de opvolging en de briefwisseling m.b.t. de gemaakte afspraken van de cliënt met onze organisatie (uitnodigen huisbezoek, contactmomenten, aanschrijven cliënten i.v.m. gerechtsbrieven, taallessen, ). Naast deze back-office rol, stel je je graag op als aanspreekpunt. Je hebt interesse om de rol als baliemedewerker op te nemen en je ontvangt met de nodige aandacht en discretie bezoekers en cliënten. Je woont vergaderingen bij en verzorgt de verslaggeving. Hecht je belang aan nauwkeurig werk en zoek je een job waar je inzet iets concreets betekent voor je medemens? Dan is deze functie iets voor jou! ekijk de functiekaarten voor een uitgebreide omschrijving van de functie: zie bijlage 1 Welk profiel zoeken we? je werkt zeer nauwkeurig en gestructureerd en stelt correctheid op de eerste plaats (correcte attesten!) je stelt klantvriendelijkheid centraal je bent flexibel in je samenwerking met de maatschappelijk werkers je hebt minimum een diploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld; je kan onmiddellijk starten! Wat bieden we je aan? Voltijds contract bepaalde duur voor een periode van 6 maanden, reële kans tot verlenging van dit contract met volgende periode. Je loon is afhankelijk van over te nemen anciënniteit in de publieke sector en max. 10 jaar relevante privéanciënniteit (weddenschaal C1-C2-C3) o Loon van minimum 1852,51 bruto per maand o.b.v. 0 jaar anciënniteit. o Loon van minimum 2255,83 bruto per maand o.b.v. 10 jaar anciënniteit. Maaltijdcheques van 8, met een eigen bijdrage van 1,14

2 Fietsvergoeding of gratis openbaar vervoer van en naar het werk Gunstige verlofregeling Glijdende werkuren Hoe solliciteren? Solliciteren kan je tot en met 16 oktober Je doet dit online via de link (klik daarna op HIER en klik door naar de vacature). Laad volgende documenten allemaal op bij je sollicitatie: 1. Nederlandstalige motivatiebrief (Tip: licht de gevraagde kennis/ervaring uitgebreid toe) 2. Uitgebreid Nederlandstalig Cv 3. Kopie van het vereiste diploma (minstens het diploma secundair onderwijs) Wat zijn de vereisten (toelatings - en aanwervingsvoorwaarden)? ij de indiensttreding bezorg je ons een recent uittreksel uit het strafregister (max. 3 maanden oud) urgerlijke en politieke rechten genieten Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie. Voor indiensttreding vindt er een medisch onderzoek plaats. eschikken over: diploma secundair onderwijs of daarmee gelijkgestelde studie buitenlands diploma? Zie bijlage 2 Slagen voor een vergelijkende selectieproef. Voldoen aan de vereiste over de taalkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966 Programma selectieproef 1. Screening van de kandidaten op basis van hun motivatiebrief en CV (op 17/10) De deskundige Werving maakt een eerste screening op basis van volgende criteria: verzorgd CV, gegronde motivatie, eventuele relevante ervaring (niet vereist, maar een troef). Zorg dus voor een recent en overzichtelijk CV bij je sollicitatie en licht je motivatie en eventuele ervaring uitgebreid toe. Je behaalt minstens 60% om te slagen. De 10 best scorende en geslaagde kandidaten worden uitgenodigd voor het jurygesprek. Je kan dus op 17/10 gevraagd worden om een afspraak in die week, hou hier rekening mee! Haakt een kandidaat af, nodigen we de volgende geslaagde kandidaat in de rangschikking uit. 2. Jurygesprek met vakinhoudelijke case (week van 17/10: hou vrij op 18/10 of 21/10) Het mondeling gedeelte bestaat uit een interview met een vakinhoudelijke case. Hier gebeurt de evaluatie van de overeenstemming van jouw profiel met de specifieke vereisten van de functie evenals van jouw motivatie en professionele verwachtingen. Je bereidt één of meerdere cases schriftelijk voor, licht deze mondeling toe aan de jury, gevolgd door een bevraging. Een deskundige Werving en een deskundige uit het werkveld treden op als jury. Je behaalt minstens 60% om te slagen. De eerst gerangschikte kandidaat is de hoogst scorende kandidaat op het jurygesprek.

3 Contactgegevens dienst Werving & Onthaal: 016/ IJLGE 1: FUNCTIEKRT DMINISTRTIEF MEDEWERKER SOCILE DIENST 1 Functiedoel Zorgen dat alle administratieve voorwaarden rond de dossiervorming zijn vervuld, met het oog op een zo efficiënt en effectief mogelijke dienstverlening aan de cliënten ten einde bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen en opdrachten van de sociale dienst. 2 Opdrachten 2.1. Voorbereiden en opvolgen van de wettelijke opdrachten van de sociale dienst inzake dienstverlening - De voorstellen die door de maatschappelijk werkers in tekstvorm werden geformuleerd, in codevorm vertalen in het computerprogramma New Horizon. De beslissingen van het ijzonder Comité voor de Sociale Dienst invoeren in New Horizon. - Ingeven van de variabele medische kosten, de ambulante verpleegkosten en ziekenhuiskosten en andere variabele kosten zoals opvangkosten, in het programma New Horizon. - Opvolgen van de opname van behoeftige Leuvenaars en niet-leuvenaars ingeschreven in het bevolkingsregister - in Leuvense ziekenhuizen en voor Leuvenaars in vreemde ziekenhuizen, opvolgen van opname van ambtelijk geschrapte elgen en in het vreemdelingenregister of wachtregister ingeschreven Niet-elgen, opname van illegalen of clandestiene Niet-elgen. - Wekelijkse afhandeling van de betekeningen van de beslissingen van het CSD aan de cliënt. Notulering van de beslissingen genomen door het CSD m.b.t. de opname van kostgangers in eigen- of vreemde rustoorden en de onderhoudsplicht. Opvolgen retours briefwisseling OCMW. Opvolgen van de beroepsprocedures maatschappelijke dienstverlening, 2.2. Voorbereiden en opvolgen van de kennisgeving van beslissing aan de hogere overheid/andere besturen - Kennisgeving aan de overheidsdienst maatschappelijke integratie (POD) van de beslissingen inzake dienstverlening. Verwerking van de antwoorden. Overmaken en verwerken van de kostenstaten. Controle van subsidies in het kader van het leefloon/leefgeld. - Terugvordering en terugbetaling van onderstandskosten in het kader van de wet van 2/4/ 65, met aandacht voor de periodiciteit en de stuiting van verjaring Recuperatie van kosten en opvolging van subsidies. - Het aanvragen van recuperaties van medische kosten via het ziekenfonds, met toepassing van de maximumfactuur. - Opvolgen van de voedingsplicht van de ouders voor leefloontrekkers met een GPMI, met voltijds studieproject - Toepassen van de wettelijke subrogaties. - Opvolgen van de gelden maatschappelijke participatie, opmaak van de invorderingsrechten. - Ingeven van de zgn. stookolietoelage in het NH-bestand, en controle van de toelage

4 door de federale overheid. - Oplijsten van de niet betaalde prestaties voor boekhouding UZ KULeuven en oplijsten van de dossiers UZ KULeuven, voor bekomen tussenkomst in administratiekosten. - Facturatie noodwoningen - Expliciteren en vastleggen van individuele doelstellingen in overleg met de medewerker. - Voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken, en mogelijkheid geven aan medewerkers voor regelmatige bilaterale gesprekken. - ctief bijdragen aan de individuele groei en ontwikkeling van de medewerkers ndere ondersteuningsopdrachten voor de werking - Verdeling van de rekeninguittreksels budgetbeheer en opvolgen van nieuwe dossiers budgetbeheer via oplijsting in excel-bestand. - Maandelijks alle statistische informatie verzamelen m.b.t. de maatschappelijke dienstverlening, aantallen en bedragen en statistische informatie opstellen in ODC op vraag van leidinggevenden. - ijhouden economaat en bestelling van bureelbenodigdheden. aanvullen naslagwerken sociale dienst voorbereiding en eindcontrole teamverslagen. - Waarnemen van het secretariaat van de Lokale dvies Commissie (LC) 3 Vereiste competenties Integriteit Klantgerichtheid Organisatieloyaliteit Samenwerken nalyse Stressbestendigheid Nauwkeurigheid Zelfdiscipline

5 IJLGE 1: FUNCTIEKRT DMINISTRTIEF MEDEWERKER SOCILE DIENST- M..T. TKEN LS LIEMEDEWERKER 1. Functiedoel Zorgen dat alle voorwaarden zijn vervuld voor een optimale ontplooiing van het maatschappelijk werk, met het oog op een zo efficiënt en effectief mogelijke dienstverlening aan de cliënten ten einde bij te dragen tot de realisatie van de doelstellingen en opdrachten van de sociale dienst. 2. Opdrachten 2.1. Verzorgen van het onthaal - Verzorgen van het telefonisch onthaal (inkomend), verschaffen van informatie via de telefoon, doorgeven van vragen naar de juiste contactpersoon. - Ontvangen van bezoekers, klanten, ontvangen, kopiëren en overhandigen van documenten. - ewaken van orde en netheid in de onthaalruimte en de gemeenschappelijke ruimtes 2.2. eheer van administratie en secretariaat - ehandelen en intern verdelen van inkomende post, post klaarmaken voor verzending. - Organiseren van de logistiek van vergaderingen (planning, reservatie, catering), verslaggeving van vergaderingen, telefoonpermanentie tijdens teamvergaderingen, - Opstellen van interne documenten, presentaties, redactie van teksten voor website, brochures,... - Verdelen/kopiëren van informatie (artikels, brochures, enz.) op vraag van de leidinggevende. - Verdelen van de maaltijdcheques en beheer van de kassaverrichtingen. - Opvolgen en bestellen van de stock van bureelbenodigdheden Dossierbeheer - Klassement van betekeningen en aangetekende brieven, verzamelen van de ontvangstbewijzen, aanvullen en klasseren van beslissingen. - Opmaak attesten op vraag van de cliënt/maatschappelijk werker. - dministratie in verband met acties maatschappelijke participatie. - Dossiers terugbezorgen aan mw, dossiers klaarmaken voor archivering 2.4. Interne kennisuitwisseling, samenwerking, werkgroepen. - Deelname aan interne werkgroepen. - Samenwerken met anderen om taken in het kader van de werkgroepen en teamafspraken uit te voeren. 3. Vereiste competenties Integriteit Klantgerichtheid Organisatieloyaliteit

6 Samenwerken Klantgerichtheid Stressbestendigheid Zelfdiscipline Sociale vlotheid Empathie

7 IJLGE 2: DIPLOM De functies bij OCMW Leuven zijn onderverdeeld in niveaus. Voor de niveaus, en C heb je een diploma nodig. Hieronder vind je per niveau de diplomavoorwaarde. Je kan enkel deelnemen aan - contractuele en statutaire - selectieprocedures bij OCMW Leuven als je aan de diplomavoorwaarden voldoet: niveau : je hebt een masterdiploma niveau : je hebt een bachelordiploma of graduaatsdiploma (m.u.v maatschappelijk werker) niveau C: je hebt een diploma van het hoger secundair onderwijs niveau D: je hebt geen diploma nodig Diploma nog niet behaald? en je laatstejaarsscholier of student en sta je voor je eindexamens, dan moet je het bewijs dat je aan de diplomavereiste voldoet, voor de aanstelling ingediend hebben. ij je kandidatuurstelling voeg je een attest van je school, waaruit blijkt dat je in het laatste jaar van je studies zit en met vermelding van de datum of termijn waarop verwacht wordt dat je je diploma, nodig voor de functie waarvoor je solliciteert, zal behalen. Je moet jouw diploma kunnen indienen voor jouw aanstelling (en indiensttreding). Dus, indien je in het laatste jaar van je studies zit: ttest van de school opladen bij jouw kandidatuurstelling Diploma inleveren voor de indiensttreding uitenlands diploma? ls je jouw diploma in het buitenland behaalde, dan moet je een gelijkwaardigheid (homologatie) aanvragen bij het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, afdeling NRIC. De academische gelijkwaardigheidserkenning is een officiële bevestiging van de gelijkwaardigheid van twee diploma's. ls je een buitenlands diploma voorlegt, moet je vóór de uiterste inschrijvingsdatum die geldt voor een selectieprocedure, het bewijs leveren dat je de gelijkwaardigheid hebt aangevraagd. Uiterlijk op het ogenblik van de aanstelling moet je het bewijs van de gelijkwaardigheid voorleggen. Voor meer informatie over gelijkwaardigheid kan je terecht bij het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, NRIC-Vlaanderen. Vlaanderen met vermelding van de juiste administratie: dministratie Hoger Onderwijs (buitenlands diploma hoger onderwijs) dministratie Secundair Onderwijs (buitenlands diploma hoger secundair onderwijs) Meer info, klik dan op volgende link: Naric Vlaanderen of surf naar Dus, indien je jouw diploma in het buitenland hebt behaald: ewijs dat je de gelijkwaardigheid van jouw diploma hebt aangevraagd bij NRIC mee opladen bij jouw kandidatuur ewijs van gelijkwaardigheid, afgeleverd door NRIC, voorleggen uiterlijk bij je aanstelling