DESKUNDIGE PERSONEELSBEHEER - statutair

Transcriptie

1 DESKUNDIGE PERSONEELSBEHEER - statutair Wie wordt je werkgever? Departement:Personeel en Organisatie Dienst: Personeelsbeheer Een menswaardig bestaan bieden aan elke Leuvenaar. Daar maakt OCMW Leuven elke dag werk van. Jaarlijks helpen we duizenden hulpbehoevende mensen. Als het op hulpverlening aankomt, heeft OCMW Leuven veel te bieden: algemeen maatschappelijk werk, noodhuisvesting, schuldverlening, etc. Bijkomend bieden we als P&O-dienst ook ondersteuning aan de diensten Thuiszorg, Kinderopvang en Ouderenzorg binnen Zorg Leuven. Wil jij hier ook aan meewerken? Wat houdt je functie in? Als deskundige personeelsbeheer garandeer je een kwalitatieve dienstverlening voor een welomschreven interne medewerkersgroep. Een groot deel van je takenpakket focus je op de klantengroep van medewerkers die tewerkgesteld worden via artikel Je ondersteunt jouw collega dossierbeheerders van de dienst Personeelsbeheer, alsook de tewerkstellingsplaatsen (waar we personeelsleden in het kader van art tewerkstellen) bij vragen rond uurroosters, premies, contracten, enz. Je hebt een goede kennis van sociale wetgeving waardoor je collega dossierbeheerders kan ondersteunen bij vragen over loonsimulaties, loonberekeningen, aangifte van sociale risico s en bij de opmaak van diverse sociale documenten. Je adviseert bij complexere personeelsdossiers. Daarnaast coördineer en verwerk je de arbeidsongevallendossiers en bereken je bepaalde premies en vergoedingen (berekening vakantiegeld op premies, vertrekvakantiegeld, dubbel vakantiegeld, decemberafrekening, eindejaarstoelage en attractiviteitspremie). Specifiek voor artikel 60 maak je arbeidsovereenkomsten op en behandel je ontslagdossiers in samenwerking met de stafmedewerker P&O. Daarnaast neem je een aantal specifieke taken op binnen de dienst Personeelsbeheer (bv. het berekenen van de totale loonkost en het meewerken aan het opstellen van het personeelsbudget en budgetwijzigingen). Je volgt relevante wet- en regelgeving op en waakt erover dat er duidelijke en correcte informatie beschikbaar is. Ten slotte kijk je met een kritische blik naar de bestaande werking van de dienst. Je optimaliseert of initieert indien nodig nieuwe processen of procedures. Je komt terecht in een team van 19 medewerkers en rapporteert aan de teamcoördinator Personeelsbeheer. Bekijk ook de functiekaart in bijlage 1 voor een uitgebreidere omschrijving. Welk profiel zoeken we? Je bent analytisch ingesteld, je neemt snel nieuwe informatie op en hebt een goed beoordelingsvermogen Je hanteert een assertieve communicatie en zoekt steeds naar de beste oplossing. Wat zijn de diploma en ervaringsvereisten? 1. Aanwervingsvoorwaarden: - Je bent nog niet of minder dan één jaar in dienst bij OCMW Leuven. - Je hebt een bachelordiploma (of gelijkgesteld) EN je hebt een eerste werkervaring met sociale wetgeving 2. Voorwaarden voor interne mobiliteit binnen OCMW Leuven

2 Je bent in dienst bij OCMW Leuven en komt in aanmerking voor interne mobiliteit. Dit wil zeggen dat je tenminste 1 jaar je huidige functie in rang Bv uitoefent, in je loopbaan al een eerste werkervaring had met sociale wetgeving en je laatste evaluatie was gunstig. 3. Bevorderingsvoorwaarden binnen OCMW Leuven: Je bent in dienst bij OCMW Leuven en komt in aanmerking voor bevordering in rang B1-B2-B3. - Je hebt drie jaar niveauanciënniteit (werkelijke diensten bij een overheid) in niveau C of je hebt vier jaar gecumuleerde graadanciënniteit (werkelijke diensten bij een overheid) verworven in rang Dx (D4-D5) en/of Cv (C1-C2 of C1-C3 of C3-C4) en/of Cx (C4-C5) bv. je werkt al drie jaar als baliemedewerker (C1-C2-C3) - Bijkomend moet je wel nog beschikken over een eerste werkervaring met sociale wetgeving. 4. Territoriale mobiliteit en bevordering Je bent in dienst bij Zorg Leuven, Stad Leuven, AGM of AGSL en voldoet aan de voorwaarden voor interne mobiliteit of bevordering binnen OCMW Leuven (zie voorwaarden hierboven). Heb je een buitenlands diploma? Zie bijlage 2 Om in dienst te kunnen komen van onze organisatie geniet je de burgerlijke en politieke rechten, bent medisch geschikt voor de functie en voldoet aan de vereiste voor de taalkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli Bij je indiensttreding bezorg je ons een recent uittreksel uit het strafregister. Het uittreksel mag op dat moment niet ouder zijn dan 3 maanden. Wat bieden we je aan? 1. Loon en contract Aanstelling in statutair verband met een inlooptijd van 6 maanden Als je slaagt voor de selectie word je opgenomen in een wervingsreserve (3 jaar geldig, mogelijks verlengbaar). Bij een nieuwe vacature contacteren we de kandidaten op deze lijst in volgorde van hun behaalde resultaat. Je startloon is afhankelijk van je anciënniteit. Geldelijke anciënniteit opgebouwd in de publieke sector neem je onbeperkt mee, relevante privéanciënniteit wordt beperkt tot 10 jaar. De functie is ingeschaald op niveau B1-B2-B3: o o o Loon van minimum 2365,20 bruto per maand o.b.v. 0 jaar anciënniteit. Loon van minimum 2501,92 bruto per maand o.b.v. 3 jaar anciënniteit. Loon van minimum 2706,99 bruto per maand o.b.v. 10 jaar anciënniteit 2. Aanvullende voordelen Maaltijdcheques van 8 EUR, met een eigen bijdrage van 1,14 Fietsvergoeding of gratis openbaar vervoer van en naar het werk Gunstige verlofregeling: 35 vakantiedagen bij voltijdse tewerkstelling Glijdende werkuren Ruime opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden Gratis hospitalisatieverzekering voor jezelf, interessante aansluitingstarieven voor je gezinsleden Samenaankoopdienst KUL vb. kortingen bij pretparken, handelaars,

3 Hoe solliciteren? Solliciteren kan je tot en met 7 juni Je doet dit online via de link (klik daarna op HIER en klik door naar de vacature). Laad volgende documenten zeker op bij je sollicitatie: Nederlandstalige motivatiebrief Uitgebreid en overzichtelijk Nederlandstalig CV Licht de gevraagde ervaring en/of kennis uitgebreid toe! Kopie van het vereiste diploma (zie pg.1 Welk profiel zoeken we ). Bij een onvolledige of laattijdige kandidatuur word je niet uitgenodigd voor de selectieprocedure. Tijdens de selectie zal je telkens via mail op de hoogte gebracht worden van de verdere stappen en afspraken in de selectieprocedure. Selectieprogramma Préselectieproef ( 14 juni tem 19 juni 2017) Deze preselectieproef bestaat uit een praktische case die je thuis kan maken. De preselectie is eliminerend. Je moet minstens 60% te behalen. Enkel de 10 best scorende geslaagde kandidaten op de preselectie gaan door naar het mondeling gedeelte. Mondelinge proef (week van 26 juni of week van 03 juli 2017) Het mondeling gedeelte bestaat uit een interview met case. Hier gebeurt de evaluatie van de overeenstemming van jouw profiel met de specifieke vereisten van de functie evenals van jouw motivatie en professionele verwachtingen. Je bereidt de case schriftelijk voor, licht deze mondeling toe aan de jury, gevolgd door een bevraging. Je wordt geïnterviewd door een jury die is samengesteld uit één externe deskundige actief in het werkveld, één interne deskundige en een externe consultant. Voorafgaandelijk aan de mondelinge proef vul je een persoonlijkheidsvragenlijst online in. Deze informatie wordt adviserend gebruikt tijdens het interview met de jury. De mondelinge proef is eliminerend. Voor de mondelinge proef dien je minstens 60% (30/50) te behalen om te slagen. De 6 hoogst scorende geslaagde kandidaten op het mondelinge gedeelte gaan door naar het assessment center. Assessment center (week van 17 juli of week van 24 juli 2017) Het assessment center bestaat uit: Een uitgebreide plannings- en organisatieoefening (postbak) Interview Het assessment center is eliminerend en resulteert in een beoordeling: niet geschikt 25/50, geschikt 30/50, zeer geschikt 35/50. Om te slagen voor het assessment center dien je minstens een geschikte beoordeling bekomen (minstens 30/50).

4 Eindrangschikking De thuisopdracht, de mondelinge proef en het assessment center worden elk gequoteerd op 50 punten. De eerst gerangschikte kandidaat is de hoogst scorende kandidaat op het totaal van de thuisopdracht, de mondelinge proef en het assessment center. Contactgegevens & nuttige informatie Wens je meer informatie over de selectieprocedure,de functie-inhoud of het online solliciteren, neem dan gerust contact op met de dienst Werving & Onthaal per telefoon Eventuele wijzigingen van het adres en telefoonnummer na het indienen van de kandidatuur moeten onmiddellijk medegedeeld worden aan de dienst Werving & Onthaal zodat de kandidaat kan bereikt worden. - Een kandidaat moet zijn antwoord op een jobaanbod schriftelijk of via bekend maken binnen een termijn van 7 kalenderdagen, zo niet verliest hij zijn opname in de reserve. - Kandidaten kunnen een aanbod voor een statutaire benoeming, een contract voor onbepaalde en bepaalde duur één keer gemotiveerd weigeren, zonder hun opname en hun plaats in de reserve te verliezen. - Kandidaten kunnen op eigen schriftelijk verzoek uit de reserve worden geschrapt. - Ook bij de effectieve indiensttreding moeten de kandidaten aan alle aanwervingsvoorwaarden voldoen.

5 Bijlage 1: Functiekaart deskundige Personeelsbeheer 1. Functiedoel: Bijstaan bij de organisatie, de planning en de voortgang van de administratieve werkzaamheden en resultaten zodat de kwantiteit en de kwaliteit van de dienstverlening naar personeelsleden, bestuur en andere externe instanties gegarandeerd wordt rekening houdend met de reglementaire en wettelijke voorschriften. 2. Opdrachten: 2.1. Begeleiding van de medewerkers van de dienst Personeelsbeheer zorgen dat duidelijke en accurate informatie beschikbaar is zodat een correcte input van gegevens en loonberekening mogelijk is opmaken van handleidingen en geven van interne opleiding begeleiden van medewerkers bij de maandelijkse input en bij de berekening van de lonen en vergoedingen/premies oplossen van mogelijke problemen en moeilijkheden waarmee de administratief medewerkers geconfronteerd worden bij de uitoefening van hun functie begeleiden van de medewerkers bij het maken van loonsimulaties begeleiden van de medewerkers bij de aangifte van sociale risico's en de opmaak van diverse sociale documenten (C4, mutualiteitformulieren, attesten naar diverse instanties, vakantieattesten, formulieren beroepsziekten en tijdelijke werkloosheid) begeleiden van de medewerkers bij moeilijke personeelsdossiers en terugkoppeling van deze dossiers naar het betrokken dienst- of departementshoofd opmaak en opvolging van arbeidsovereenkomsten voor medewerkers in het kader van art van de OCMW-wet 2.2. Coördinatie en verwerking arbeidsongevallendossiers begeleiding van dossierbeheerders bij aangifte van arbeidsongevallen opmaken verslagen mbt. aanvaarding/weigering arbeidsongeval en consolidatie communicatie tussen de verschillende partijen die betrokken zijn bij arbeidsongevallen (verzekeringsmaatschappij, jurist, dossierbeheerders, personeelsleden, preventieadviseur, bestuur,...) opvolgen en afhandelen van mogelijke probleemdossiers 2.3. Berekening van bepaalde premies en vergoedingen berekening vakantiegeld op premies, premie voor bijzondere beroepstitel of bijzondere beroepsbekwaamheid, vertrekvakantiegeld, decemberafrekening en enkel vakantiegeld bij langdurige afwezigheid voorbereiding van dubbel vakantiegeld, eindejaarstoelage en attractiviteitspremie opvolgen van wetgeving mbt. premies en vergoedingen aanpassen van instellingen (parametrisatie) in de loonmotor bij wijzigingen in de wetgeving en aanmaken van nieuwe premies en vergoedingen met bijbehorende parametrisatie 2.4. Bewaken en opvolgen van de correcte toepassing van relevante wet- en regelgeving eigen aan de specifieke opdrachten 2.5. Specifieke taken binnen de dienst Personeelsbeheer

6 berekenen van een totale loonkost medewerking verlenen aan het opstellen van het personeelsbudget en budgetwijzigingen beantwoorden van vragen mbt. sociale wetgeving en interne regelgeving van het bestuur, andere departementen, personeelsleden, externe instanties controle en opvolging van DMFA-aangiftes meewerken aan het up-to-date houden van interne regelgeving (arbeidsreglement en rechtspositieregeling) geven van informatiesessies/opleiding binnen de organisatie mbt. de werking van bepaalde programma's of de toepassing van procedures volgen van de nodige opleidingen om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen binnen het veld van de sociale wetgeving en de werking van lokale besturen in samenwerking met de teamcoördinator deelnemen aan overleg met interne en externe partners met het oog op de optimalisatie van de werking van de dienst facturatie van loonkosten van medewerkers die ter beschikking gesteld zijn aan een andere werkgever (in samenwerking met de financieel deskundige) opmaak en verzending van de fiscale fiches en belcotax-aangifte (in samenwerking met de financieel deskundige en de teamcoördinator) 3. Vereiste competenties: Integriteit B Handelt op een correcte wijze zonder daarbij de belangen van de verschillende partijen uit het oog te verliezen Neemt duidelijke stelling in een acuut belangenconflict Samenwerken B Uit zich positief over prestaties van anderen. Steunt voorstellen van anderen, bouwt daarop voort in de richting van een gemeenschappelijk doel. Klantgerichtheid B Overtuigt zich van de bedoeling van een verzoek, verkent de vraagstelling adequaat. Schetst mogelijke oplossingen en hun beperkingen, helpt de klant kiezen in functie van specifieke behoeften. Past indien mogelijk de modaliteiten aan in functie van de vraag. Organisatieloyaliteit A Handelt naar derden steeds conform de belangen van de organisatie Laat blijken dat het organisatiebelang primeert op het individuele belang Delegeren A Geeft de juiste middelen en een mogelijke werkwijze mee. Omschrijft een duidelijke opdracht. Nauwkeurigheid B Blijft onder tijdsdruk en grote hoeveelheden werk vasthouden aan de zorg voor juistheid en aandacht voor details Werkt systematisch om niets te vergeten of over het hoofd te zien Doet aan zelfcontrole.

7 Leervermogen Heeft een plan voor eigen ontwikkeling Doet systematisch aan research Heeft eigen netwerken en methoden Vertaalt informatie voor toepassing in de afdeling C

8 Bijlage 2: diploma De functies bij OCMW Leuven zijn onderverdeeld in niveaus. Voor de niveaus A, B en C heb je een diploma nodig. Hieronder vind je per niveau de diplomavoorwaarde. Je kan enkel deelnemen aan - contractuele en statutaire - selectieprocedures bij OCMW Leuven als je aan de diplomavoorwaarden voldoet: niveau A: je hebt een masterdiploma niveau B: je hebt een bachelordiploma of graduaatsdiploma (m.u.v maatschappelijk werker) niveau C: je hebt een diploma van het hoger secundair onderwijs niveau D: je hebt geen diploma nodig Diploma nog niet behaald? Ben je laatstejaarsscholier of -student en sta je voor je eindexamens of herexamens, dan moet je de verwachte datum van afstuderen bij je sollicitatie vermelden. Je moet jouw diploma bezorgen voor jouw aanstelling (en indiensttreding). Dus, indien je in het laatste jaar van je studies zit: Verwachte datum van afstuderen vermelden bij je sollicitatie. Diploma inleveren vóór je indiensttreding. Buitenlands diploma? Als je jouw diploma in het buitenland behaalde, dan moet je een gelijkwaardigheid (homologatie) aanvragen bij het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, afdeling NARIC. De academische gelijkwaardigheidserkenning is een officiële bevestiging van de gelijkwaardigheid van twee diploma's. Als je een buitenlands diploma voorlegt, moet je vóór de uiterste inschrijvingsdatum die geldt voor een selectieprocedure, het bewijs leveren dat je de gelijkwaardigheid hebt aangevraagd. Uiterlijk op het ogenblik van de aanstelling moet je het bewijs van de gelijkwaardigheid voorleggen. Voor meer informatie over gelijkwaardigheid kan je terecht bij het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, NARIC-Vlaanderen met vermelding van de juiste administratie: Administratie Hoger Onderwijs (buitenlands diploma hoger onderwijs) Administratie Secundair Onderwijs (buitenlands diploma hoger secundair onderwijs) Meer info, klik dan op volgende link: Naric Vlaanderen of surf naar Dus, indien je jouw diploma in het buitenland hebt behaald: Bewijs dat je de gelijkwaardigheid van jouw diploma hebt aangevraagd bij NARIC mee opladen bij jouw sollicitatie. Bewijs van gelijkwaardigheid, afgeleverd door NARIC, voorleggen uiterlijk op het ogenblik van je aanstelling.