VACATURE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER/CENTRUMMEDEWERKER

Transcriptie

1 Wie wordt je werkgever? VACATURE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER/CENTRUMMEDEWERKER Je kan als administratief medewerker tewerkgesteld worden binnen de ondersteunende diensten of de sociale dienst van OCMW Leuven of bij het Zorgbedrijf. Algemeen maatschappelijk werk, noodhuisvesting en schuldhulpverlening bieden daar maakt OCMW Leuven met haar Sociale Dienst en ondersteunende Diensten elke dag werk van. Jaarlijks helpen we duizenden mensen in het opbouwen van een menswaardig bestaan. Op 1 januari 2017 willen stad en OCMW met het Leuvense zorgbedrijf alle zorgdiensten van het lokale bestuur onderbrengen in één overkoepelende organisatorische zorgeenheid, die een toegankelijke en vooral kwaliteitsvolle zorg voor alle Leuvense burgers ambieert. Om te kunnen blijven rekenen op een sterke openbare dienstverlening waarbij kwaliteit en betaalbaarheid primeren werd de keuze gemaakt in te zetten op een bundeling van het Leuvens zorgaanbod van thuiszorg tot kinderopvang en ouderenzorg. Wat houdt je functie in? Als administratief medewerker wordt je ingeschakeld in één van onze departementen: sociale dienst, thuiszorg, ouderenzorg, facilitaire diensten, financiële dienst, beleid en staf of personeel en organisatie. Als centrummedewerker ondersteun je op administratief en organisatorisch vlak de algemene werking van de serviceflats en het lokaal dienstencentrum. Als sollicitant kies je voor de cluster(s) van jouw voorkeur. Cluster 1: Administratief medewerker Ouderenzorg Cluster 2: Administratief medewerker Thuiszorg Cluster 3 Administratief medewerker Financieel profiel Cluster 4: Dossierbeheerder Ondersteunende Diensten Cluster 5: Centrummedewerker Cluster 1: Administratief medewerker Ouderenzorg Als administratief medewerker in de Ouderenzorg werk je zowel voor het woonzorgcentrum als voor de groep van assistentiewoningen en het lokaal dienstencentrum. Je hebt een gevarieerde job die een combinatie zal zijn van meerdere taken zoals verwerken van in- en uitgaande briefwisseling, het registreren en verwerken van inkomsten en uitgaven, het opvolgen van inschrijvingen voor de activiteiten van het Lokaal dienstencentrum, het beheren van het administratief dossier van bewoners, logistieke taken ter ondersteuning van activiteiten,. Je verzorgt de facturatie van het woonzorgcentrum, de serviceflats en het lokaal dienstencentrum. Een gedeelte van je tijd verzorg je als administratief medewerker de permanentie aan het onthaal. Je beantwoordt vragen van gebruikers/bewoners omtrent inschrijvingen, maaltijden, activiteiten, etc. Een klantgerichte communicatie en informatiedoorstroming via verschillende kanalen (persoonlijk, telefonisch, via , ) zijn hierbij essentieel. Als administratief medewerker in de Ouderenzorg kan je makkelijk en snel

2 schakelen tussen diverse taken, opdrachten en vragen. Je houdt van afwisseling in je job en wordt geprikkeld door een onvoorspelbare werkdag die er elke dag anders uitziet. Cluster 2: Administratief medewerker Thuiszorg Als administratief medewerker binnen het departement Thuiszorg bied je administratieve ondersteuning aan de maatschappelijk werkers bij het behandelen van hulpvragen en verwerken van gegevens. Je stelt een werkplanning op en bezorgt de registratiegegevens aan de personeelsdienst. Je werkt mee aan de centralisatie van het informatie- en gegevensbeheer. Je doet verbetervoorstellen voor de werkprocessen binnen de dienst en staat in voor de financiële afhandeling van geleverde prestaties aan cliënten. Je hebt veel (telefonisch) contact met de cliënten en andere medewerkers. Als administratief medewerker binnen de Thuiszorg kan je je taken goed plannen en weet je hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden. Je hebt inzicht in personeelsplanningen en vindt het uitdagend om oplossingen te zoeken wanneer de planning moet aangepast worden. Je bewaart je kalmte, ook bij moeilijke contacten met cliënten of een verhoogde werkdruk. Cluster 3 Administratief medewerker Financieel profiel Als administratief medewerker met een voorliefde voor cijfers ben je in de departementen Beleid en Staf en de Financiële Dienst op je plaats. Binnen beleid en staf help je mee aan de meerjarenplanning en bekijkt met een kritische blik de evolutie van de budgetten. Hiertoe vraag je je gegevens op bij interne klanten van allerlei diensten binnen de organisatie en plan je overleg in bij onduidelijkheid. Zo slaag je erin een overzicht te krijgen van de financieel processen binnen de organisatie en bewaak je de kwaliteit van je gegevens. Je vertaalt je cijfergegevens vlot en graag (via Excel) in grafieken en tabellen en rapporteert over tendensen. Daarnaast hou je je bezig met kostprijsberekening van simulaties en kan je de financiële gevolgen van verschillende scenario s helder stellen en bijgevolg je conclusies presenteren. Bij financiële dienst zorg je voor een correcte en zorgvuldige administratieve en boekhoudkundige afhandeling van uitgaven, betalingen,.. Je volgt de benutting van subsidiemogelijkheden op en signaleert opvallende zaken. Bovenal staat je nauwkeurigheid, analysevermogen en zin om gegevens uit te spitten en correct te krijgen voorop. Je plant je eigen werk en kan rekening houden met strikte deadlines en piekmomenten. Cluster 4: Dossierbeheerder Ondersteunende Diensten Binnen deze cluster kan je terechtkomen op de Sociale Dienst, Facilitaire Dienst of Dienst Personeel & Organisatie. Administratief medewerker Sociale Dienst: Als administratief medewerker bij de Sociale Dienst zorg je ter ondersteuning van de maatschappelijk werkers voor de verwerking van de cliëntendossiers zodat een hulpvraag efficiënt en correct behandeld wordt. Je bereid het bijzonder comité voor de Sociale Dienst voor; je bewaakt de kwaliteit van de ter beschikking gestelde gegevens in het licht van geldende wetgeving en je vertaalt de hulpvoorstellen van de maatschappelijk werker naar subsidiecodes. Zo waak je erover dat kosten maximaal kunnen worden gerecupereerd van de overheid. Daarnaast volg je dossiers op en verzorgt de correspondentie met de uitbetalinginstellingen. In een nauwe samenwerking met de financiële dienst kan je a.h.v. Excel gegevens vlot presenteren in rapporteren en kan je voorstellen verbinden aan je cijferanalyses. Daarnaast bied je ook algemene ondersteuning zodat een vlotte werking van de dienst gegarandeerd wordt. Je voelt je uitgedaagd door een taak waarbij je nauwgezet de complexe wetgeving moet toepassen en opvolgen. Je gaat discreet om met de jouw ter

3 beschikking gestelde informatie. Je kan het hoofd koel houden onder tijdsdruk en een actieve rol spelen in het halen van deadlines. Facilitaire Dienst Administratief medewerker Aankoop en Logistiek Met als doel de voordeligste werken, leveringen en diensten aan te kopen, ondersteun je je collega s deskundige aankoop en de coördinator Aankoop en Logistiek in het voorbereiden, uitvoeren, opvolgen en administratief afhandelen van de aankoopdossiers. Alle dossiers moeten voldoen aan de strikte regelgeving over de overheidsopdrachten en verlopen volgens strikte procedures. Als administratief medewerker centrale aankoopdienst analyseer je de precieze vraag van je interne klant en bekijk je of deze te combineren valt met overige wensen binnen de organisatie. Je onderzoekt welke gunningprocedure het meest geschikt is en volgt het verloop nauw op. Je communiceert helder aan je interne klanten over de termijnen en mogelijkheden en verzorgt nauwe samenwerking met de financiële dienst die instaat voor de interne controle. Je bezit over een gezonde kritische ingesteldheid en kan je motivering helder verwoorden in je schriftelijke neerslag van je procedure. Je werkt planmatig naar je deadlines toe en bewaakt je communicatie naar alle betrokken partijen. Dienst Personeel en Organisatie Dossierbeheerder Personeel Werving en Onthaal of Vorming Binnen deze dienst sta je garant voor nauwkeurige opvolging, maak je gebruik van je voelsprieten en sta je garant voor gepaste communicatie aangaande personeelszaken. Je gaat planmatig te werk om je deadlines te behalen. Als administratief medewerker Personeel ben je verantwoordelijk voor het beheer van personeelsdossiers van een specifieke klantengroep. Je garandeert een correcte opvolging van A tot Z en helpt interne klanten verder met allerhande personeelsaangelegenheden. Je staat in voor loonadministratie, het verwerken van nieuwe indiensttredingen en up to date houden van de personeelsdossiers wanneer er zich wijzigingen voordoen. Je staat samen met je collega s ook in voor de permanentie op Personeel en Organisatie en stelt je aldus flexibel op qua takenpakket. Je kan ook ingeschakeld worden op de dienst Werving & Onthaal. Je biedt ondersteuning aan de deskundigen Werving doorheen het selectieproces. Je bent de eerste contactpersoon voor sollicitanten en ook personeelsleden kunnen bij jou terecht met vragen over hun contract en eventuele opzegtermijn. Je onthaalt nieuwe medewerkers, maakt hun contract op en stelt hun personeelsdossier samen. Je houdt de wervingsreserves up-to-date en maakt verslagen op om ter beslissing voor te leggen aan de bevoegde instanties. Binnen de loopbaancel sta je in voor de verwerking van vormingsaanvragen, contacten met opleidingsinstanties en verwerk je in realiseren van een vormingsbeleid op maat van de organisatie. Daarnaast informeer je personeelsleden bij vragen over de loopbaan en hou je de vinger aan de pols bij eventuele pauzes of carrièrewendingen. Je staat samen met je collega s ook in voor de permanentie op Personeel en Organisatie en stelt je aldus flexibel op qua takenpakket.

4 Cluster 5: Centrummedewerker Als centrummedewerker ben je de rechterhand van de centrumleider. Je ondersteunt deze in de planning, organisatie, begeleiding en de evaluatie van de algemene werking van de assistentiewoningen en het lokaal dienstencentrum. Concreet zorg je voor een goede organisatie en opvolging van de dienstverlening (bv. boodschappendienst, vervoer), diverse cursussen, infosessies, etc. Je draagt ook een steentje bij aan de promotie van de algemene werking door o.a mee promotiemateriaal te ontwerpen en te verspreiden. Kortom, je treedt op als gezicht van het centrum en streeft naar een kwalitatieve en efficiënte dienstverlening naar bewoners, gebruikers, medewerkers en externe instanties. Ben je van nature uit een dynamisch, veelzijdig en sociaal persoon dan zul je aangetrokken voelen tot deze functie! Het merendeel van de functies zijn deeltijds. Momenteel hebben we reeds vacatures binnen Ouderenzorg, Thuiszorg, Budgetten en Meerjarenplanning en Facilitaire Diensten. Welk profiel zoeken we? - Je stelt je collegiaal op en streeft een optimale samenwerking na - Je werkt nauwkeurig en bent klantgericht (zowel naar interne als externe klanten toe) - Je handelt in het belang van de organisatie en denkt pro-actief na over verbeteringen - Je kan vlot werken met de officepaketten - Je beschikt over een diploma van het secundair onderwijs of gelijkgesteld. Heb je een buitenlands diploma? zie bijlage 1. Wat bieden we je aan? 1. Loon, statuut of contract - Mogen we je verwelkomen in het Zorgbedrijf (administratief medewerker Ouderenzorg, Thuiszorg, centrummedewerker) dan wordt je als contractuele medewerker tewerkgesteld. - Kom je bij OCMW Leuven in dienst (administratief medeweker financieel profiel of dossierbeheerder ondersteunende Diensten: Sociale Dienst, Facilitaire Dienst of Dienst Personeel & Organisatie) dan is dit in de vorm van een statutaire of contractuele tewerkstelling. - Als je slaagt voor de selectieproef word je opgenomen in een wervingsreserve (3 jaar geldig, mogelijk verlengbaar). Bij een nieuwe vacature contacteren we de kandidaten op deze lijst in volgorde van hun behaalde resultaat. - Je startloon is afhankelijk van je anciënniteit. Anciënniteit opgebouwd in de publieke sector neem je onbeperkt mee, relevante privéanciënniteit wordt beperkt tot 10 jaar. De functie is ingeschaald op niveau C1-C2-C3: - Loon van minimum 1852,51 bruto per maand o.b.v. 0 jaar anciënniteit. - Loon van minimum 2255,83 bruto per maand o.b.v. 10 jaar anciënniteit. 2. Aanvullende voordelen - Maaltijdcheques van 8, met een eigen bijdrage van 1,14 - Fietsvergoeding of gratis openbaar vervoer van en naar het werk

5 - Gunstige verlofregeling - Glijdende werkuren - Ruime opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden - Gratis hospitalisatieverzekering voor jezelf, interessante tarieven voor je gezinsleden - Samenaankoopdienst KUL vb. kortingen bij pretparken, handelaars, Wat zijn de vereisten (toelatings - en aanwervingsvoorwaarden)? - Bij je indiensttreding bezorg je ons een recent uittreksel uit het strafregister. Het uittreksel mag op dat moment niet ouder zijn dan 3 maanden. - Je geniet de burgerlijke en politieke rechten. - Je bent medisch geschikt voor de uit te oefenen functie. - Je voldoet (of je beschikt over) aan het gevraagde diploma en/of de ervaring. - Je slaagt voor een vergelijkende selectieproef. - Je voldoet aan de vereiste over de taalkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966

6 Hoe solliciteren? Solliciteren kan je tot en met 7 december Je doet dit online via de link Laad volgende documenten allemaal op bij je sollicitatie: 1. Nederlandstalige motivatiebrief (Tip: licht de eventueel gevraagde kennis en/of ervaring uitgebreid toe) 2. Uitgebreid en overzichtelijk Nederlandstalig Cv 3. Kopie van het vereiste diploma (zie pg. 1 onder 'Welk profiel zoeken we') Opgelet, bij een onvolledige of laattijdige kandidatuur word je niet uitgenodigd voor de selectieprocedure. Tijdens de selectie zal je steeds via mail op de hoogte gebracht worden van de verdere stappen en afspraken in de selectieprocedure. Selectieprogramma Deel 1: Algemeen - schriftelijke proef (17 december of 21 december 2016) In een eerste fase wordt er een schriftelijke proef georganiseerd. Hier wordt beoordeeld of kandidaten over een aantal generieke competenties beschikken die als essentieel worden beschouwd voor elke administratieve functie bij OCMW en Zorgbedrijf Leuven. Samenwerken Klantvriendelijkheid Nauwkeurigheid Plannen en organiseren Tijdens de schriftelijke generieke proef wordt getoetst naar het relevante inzicht en de vaardigheden van de kandidaten aan de hand van computergestuurde testen, die peilen naar nauwkeurigheid en plannen & organiseren, en een aantal cases die op de computer gemaakt worden. Deze worden opgemaakt, verbeterd en geëvalueerd door de jury. De jury bestaat uit een consultant van het selectiekantoor, die optreedt als voorzitter en een interne en externe deskundige uit het vakgebied. De schriftelijke proef is eliminerend. De kandidaat moet ten minste 60% behalen om door te gaan naar het mondeling gedeelte van de specifieke functiecluster zijnde: Na de schriftelijke proef zullen geslaagde kandidaten op de hoogte worden gebracht kunnen ze zich specifiek kandidaat stellen voor de verdere selectie van één of meer van volgende clusters. Cluster 1: Administratief medewerker Ouderenzorg Cluster 2: Administratief medewerker Thuiszorg Cluster 3 Administratief medewerker Financieel profiel

7 Cluster 4: Dossierbeheerder Ondersteunende Diensten Cluster 5: Centrummedewerker Deel 2: Mondelinge proef (periode tussen 20/01 en 6/02) Per cluster word je uitgenodigd voor een mondelinge proef. De mondelinge proef bestaat uit een interview, eventueel aangevuld met een case, computertest en/of rollenspel. Hier gebeurt de evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie. In het interview met de jury wordt de werkervaring besproken en verder gepeild naar zowel inzicht in het functioneel domein als criteria die specifiek zijn voor deze functie. De motivatie van de betrokkene komt hier uitgebreid aan bod alsook de samenwerkingsstijl en werkaanpak De jury bestaat uit een consultant van het selectiekantoor, die optreedt als voorzitter en een interne en externe deskundige uit het vakgebied. Voorafgaandelijk aan de mondelinge proef vullen de kandidaten een persoonlijkheidsvragenlijst online in. Deze informatie wordt adviserend gebruikt tijdens het interview met de jury. De mondelinge proef is eliminerend. Voor de mondelinge proef moet men ten minste 60% behalen om te slagen. Eindrangschikking De schriftelijke en de mondelinge proef worden elk gequoteerd op 50 punten. De eerst gerangschikte kandidaat is de hoogst scorende kandidaat op het totaal van de mondelinge proef en de schriftelijke proef. De selectie administratief medewerker/ centrummedewerker resulteert in een wervingsreserve per cluster. Contactgegevens & nuttige informatie Wens je meer informatie over de selectieprocedure,de functie-inhoud of het online solliciteren, neem dan gerust contact op met de dienst Werving & Onthaal per telefoon Eventuele wijzigingen van het adres en telefoonnummer na het indienen van de kandidatuur moeten onmiddellijk medegedeeld worden aan de dienst Werving & Onthaal zodat de kandidaat kan bereikt worden. - Een kandidaat moet zijn antwoord op een jobaanbod schriftelijk of via bekend maken binnen een termijn van 7 kalenderdagen, zo niet verliest hij zijn opname in de reserve. - Kandidaten kunnen een aanbod van een contract voor bepaalde duur, onbepaalde duur (of statutaire benoeming afhankelijk van de dienst) voor een functie in een bepaald departement één keer gemotiveerd weigeren. Dit zonder hun opname en hun plaats in de reserve te verliezen. - Kandidaten kunnen op eigen schriftelijk verzoek uit de reserve worden geschrapt. - Ook bij de effectieve indiensttreding moeten de kandidaten aan alle aanwervingsvoorwaarden voldoen.

8 Bijlage 1: diploma De functies bij OCMW Leuven zijn onderverdeeld in niveaus. Voor de niveaus A, B en C heb je een diploma nodig. Hieronder vind je per niveau de diplomavoorwaarde. Je kan enkel deelnemen aan - contractuele en statutaire - selectieprocedures bij OCMW Leuven als je aan de diplomavoorwaarden voldoet: niveau A: je hebt een masterdiploma niveau B: je hebt een bachelordiploma of graduaatsdiploma (m.u.v maatschappelijk werker) niveau C: je hebt een diploma van het hoger secundair onderwijs niveau D: je hebt geen diploma nodig Diploma nog niet behaald? Ben je laatstejaarsscholier of -student en sta je voor je eindexamens of herexamens, dan moet je de verwachte datum van afstuderen bij je sollicitatie vermelden. Je moet jouw diploma bezorgen voor jouw aanstelling (en indiensttreding). Dus, indien je in het laatste jaar van je studies zit: Verwachte datum van afstuderen vermelden bij je sollicitatie Diploma inleveren vóór je indiensttreding. Buitenlands diploma? Als je jouw diploma in het buitenland behaalde, dan moet je een gelijkwaardigheid (homologatie) aanvragen bij het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, afdeling NARIC. De academische gelijkwaardigheidserkenning is een officiële bevestiging van de gelijkwaardigheid van twee diploma's. Als je een buitenlands diploma voorlegt, moet je vóór de uiterste inschrijvingsdatum die geldt voor een selectieprocedure, het bewijs leveren dat je de gelijkwaardigheid hebt aangevraagd. Uiterlijk op het ogenblik van de aanstelling moet je het bewijs van de gelijkwaardigheid voorleggen. Voor meer informatie over gelijkwaardigheid kan je terecht bij het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, NARIC-Vlaanderen met vermelding van de juiste administratie: Administratie Hoger Onderwijs (buitenlands diploma hoger onderwijs) Administratie Secundair Onderwijs (buitenlands diploma hoger secundair onderwijs) Meer info, klik dan op volgende link: Naric Vlaanderen of surf naar Dus, indien je jouw diploma in het buitenland hebt behaald: Bewijs dat je de gelijkwaardigheid van jouw diploma hebt aangevraagd bij NARIC mee opladen bij jouw sollicitatie. Bewijs van gelijkwaardigheid, afgeleverd door NARIC, voorleggen uiterlijk op het ogenblik van je aanstelling.