Bestuursverslag Stichting Bestuursstichting De Stouwe VVT Noorderboog. Stichting De Stouwe. Stichting VVT Noorderboog. CarePool B.V.

Transcriptie

1 Bestuursverslag 2015 Stichting Bestuursstichting De Stouwe VVT Noorderboog Stichting De Stouwe Stichting VVT Noorderboog CarePool B.V. Definitief: 25 mei

2 Inhoudsopgave Voorwoord 3 1. Inleiding 5 2. Profiel van de organisatie 6 3. Bestuur, Toezicht en medezeggenschap 8 4. Beleid Toekomstperspectief 27 2

3 Voorwoord Hierbij bieden wij u namens de Raad van Bestuur van Stichting Bestuursstichting De Stouwe VVT Noorderboog het bestuursverslag 2015 aan. Het bestuursverslag is een verantwoording over het gevoerde beleid en de resultaten daarvan. In aanvulling op dit bestuursverslag is de jaarrekening beschikbaar. Beiden worden gepubliceerd op de website Vanuit de bestuursstichting worden drie zorgorganisaties bestuurd: Stichting De Stouwe Stichting VVT Noorderboog CarePool BV Daarnaast behoort ook Gezondheidscentrum De Reest tot het concern. Het resultaat van Gezondheidscentrum De Reest is opgenomen in de geconsolideerde jaarrekening. Met dit verslag willen wij inzicht geven over de wijze waarop de ter beschikking gestelde middelen zijn aangewend ten behoeve van de gezondheidszorg voor inwoners van de regio Zuidwest-Drenthe en Noordwest-Overijssel. Indien u, na lezing van dit verslag, hier aanvullende vragen heeft, kunt u ons altijd bereiken via onderstaande contactgegevens. Peter Visch Huub Rommers 3

4 Naam verslagleggende Stichting De Stouwe rechtspersoon Naam verslagleggende Stichting VVT Noorderboog Adres rechtspersoon Blankenstein 136 Postcode Adres 7943 Reggersweg PE 1 Plaats Postcode Meppel 7943 KA Telefoonnummer Plaats Meppel Identificatienummer Telefoonnummer Kamer van Koophandel Identificatienummer Kamer van adres Koophandel destouwe@destouwe.nl Internetpagina adres directievvt@noorderboog.nl Internetpagina Naam verslagleggende CarePool BV rechtspersoon Adres Entingheweg 18 a Postcode 7991 CC Plaats Dwingeloo Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel adres info@carepool.nl Internetpagina 4

5 1. Inleiding De stichtingen VVT Noorderboog en De Stouwe en de BV CarePool bieden preventie, welzijn, wonen, verzorging, verpleging en behandeling met als doel de ervaren kwaliteit van leven door cliënten te verhogen dan wel te handhaven of het leven op een waardige manier af te ronden. Ze richt zich daarbij met name op de inwoners van Zuidwest- Drenthe en Noordwest-Overijssel. De stichtingen VVT Noorderboog en De Stouwe zijn op 1 september 2015 gefuseerd en de aandelen van CarePool B.V. zijn sinds mei 2015 volledig in handen van De Stouwe. Daaraan voorafgaand maakte VVT Noorderboog deel uit van Zorgcombinatie Noorderboog welke op haar beurt sinds 1 januari 2015 weer deel uitmaakte van het Isala concern gevestigd in Zwolle. Conform de afspraken, gemaakt in het voorafgaande fusietraject van Zorgcombinatie Noorderboog en Isala, is in januari 2015 gestart met de voorbereidingen van een juridische afsplitsing van de VVT Noorderboog en de daaropvolgende fusie met De Stouwe. Op 1 september 2015 is vanwege die afsplitsing de stichting VVT Noorderboog opgericht. Vanwege de bestuurlijke fusie met De Stouwe is tevens op hetzelfde moment de Stichting bestuursstichting De Stouwe - VVT Noorderboog opgericht. De bestuurlijke fusie werd op 1 september 2015 gerealiseerd door het bestuur van de stichtingen VVT Noorderboog en De Stouwe op te dragen aan de bestuursstichting. Stichting De Stouwe was tot aan de fusiedatum een zelfstandige organisatie en gedurende dit fusieproces volledig eigenaar gebleven van CarePool B.V.. De juridische afsplitsing en de fusie maken van dit bestuursverslag een bijzonder verslag. Voor VVT Noorderboog beslaat het de periode van 1 januari 2015 tot 1 september 2015 waarin ze onder de verantwoordelijkheid van de RvB Isala opereerde. De Stouwe was in die periode een zelfstandige organisatie. Over beide perioden wordt in dit verslag afzonderlijk gerapporteerd. Over de periode van 1 september 2015 t/m 31 december 2015 is sprake van een bestuurlijk gefuseerde organisatie en wordt over de stichtingen gezamenlijk gerapporteerd. De verantwoording van bestuur en toezicht voor VVT Noorderboog over de periode van januari tot september vindt u terug in het jaardocument van Isala. 5

6 2. Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens Naam Stichting Bestuursstichting De Stouwe VVT Noorderboog Adres Blankenstein 136 Postcode Vestigingsplaats 7943 PE Meppel Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel adres / / Website Rechtsvorm 2.2 Structuur, werkgebied en zorg / / Stichting Stichting Bestuursstichting De Stouwe VVT Noorderboog (hierna Bestuursstichting of fusieorganisatie ) is een overkoepelende stichting, opgericht op 1 september Tot het concern behoren Stichting De Stouwe en Stichting VVT Noorderboog. De Stouwe is daarnaast eigenaar van CarePool B.V. en Gezondheidscentrum De Reest. Het werkgebied van de bestuursstichting omvat de regio Zuidwest-Drenthe en Noordwest-Overijssel. Hierbinnen zijn Meppel, De Wolden, Westerveld, Steenwijkerland en Staphorst de kerngemeenten. Bij elkaar omvat het gebied ruim inwoners. De fusieorganisatie richt zich voornamelijk op kwetsbare ouderen die in een toenemende mate behoefte hebben aan preventie, welzijn, wonen, verzorging, verpleging en behandeling met als doel de ervaren kwaliteit van leven door cliënten te verhogen dan wel te handhaven of het leven op een waardige manier af te ronden. De fusieorganisatie is een toegelaten instelling met begin locaties, waarvan 4 verpleeghuizen. In de loop van 2015 is een locatie van De Stouwe gesloten vanwege de krimp in intramurale plaatsen. Woonzorg- en verpleeglocaties zijn Reggersoord, Schiphorst, Kaailanden, Reestoord en Irenehuis in Meppel, Dunninghe in De Wijk, het Kerspel in Nijeveen, het Vonder in Ruinerwold, Jan Thijs Seinenhof in Diever, Zonnekamp (inclusief Woonark) en Nijenstede in Steenwijk en De Menning in Wilhelminaoord. Daarnaast biedt de fusieorganisatie services en gemaksdiensten (bijvoorbeeld maaltijdservice), huishoudelijke hulp, begeleiding en ondersteuning (zowel individueel als in groepsverband), wijkverpleging maar ook geriatrische revalidatie voor ouderen die revalidatie na een ziekenhuisopname nodig hebben. Verder heeft de fusieorganisatie een Expertise Centrum (ECN). Het ECN wordt gevormd door behandelaren zoals de specialisten ouderengeneeskunde en verschillende paramedische disciplines plus de revalidatiefunctie. 6

7 De dienstverlening van de fusieorganisatie werd uitgevoerd door zo n 1700 medewerkers (ultimo 2015). 2.3 Kerngegevens Kerngegevens VVT Noorderboog, De Stouwe en CarePool Aantal cliënten in instelling op basis van een zzp met dagbesteding per 31 december Aantal extramurale cliënten op basis van hulp en ondersteuning (WMO) exclusief wijkverpleging (ZVW) per 31 december Aantal cliënten op basis van geriatrische revalidatiezorg per 31 december Aantal cliënten op basis van wijkverpleging per 31 december Aantal beschikbare bedden/plaatsen geriatrische zorg per 31 december Aantal beschikbare plaatsen met verblijfszorg per 31 december Aantal dagen met zorg en verblijf Aantal dagdelen dagactiviteiten Aantal in verslagjaar geopende DBC's Aantal in verslagjaar gesloten DBC's Aantal medewerkers in loondienst per 31 december Totaal bedrijfsopbrengsten

8 3. Bestuur, Toezicht en medezeggenschap 3.1 Bestuur De fusieorganisatie onderschrijft de Zorgbrede Governance Code en werkt op basis van algemeen aanvaarde beginselen van corporate governance: goed bestuur, goed toezicht en adequate verantwoording. In dit hoofdstuk wordt daarover verantwoording afgelegd door de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht. 3.2 Regelingen en werkwijze Raad van Toezicht en Raad van Bestuur De Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur kennen elk hun eigen reglementen. Daarnaast is er een procuratieregeling, een mandaatregeling, de planning en controlcyclus en een AO/IC-regeling. Eén en ander is mede afgeleid van de statuten. 3.3 Raad van Bestuur De fusieorganisatie wordt geleid door de Raad van Bestuur (RvB). Toezicht wordt uitgeoefend door de Raad van Toezicht (RvT). De RvB van Noorderboog werd tot 1 september 2015 gevormd door de RvB van Isala. De RvB van De Stouwe bestond tot 1 september 2015 uit de heer P.G. Visch. Vanaf 1 september 2015 bestaat de RvB van de fusieorganisatie uit P.G. Visch (voorzitter) en H.L.N. Rommers (lid). De arbeidscontracten zijn conform de adviesregeling NVTZ/NVZD. Nevenfuncties RvB; zie bijlage Organogram Per 1 september 2015 zijn bestuur en toezicht van VVT Noorderboog en De Stouwe door de bestuurlijke fusie opgedragen aan de bestuursstichting De Stouwe VVT Noorderboog. De organogrammen van beide uitvoerende stichtingen zijn gedurende de rest van het jaar niet gewijzigd. Voor VVT Noorderboog betekende dat dat de RvB de directe aansturing verrichtte van 8 RVE managers (managers van het primair proces) en de stafafdelingen HRM, Financiën, ICT, kwaliteit, beleidsstaf, zorgbemiddeling en cliëntservicecentrum, vastgoed en inkoop. Binnen RVE s en stafafdelingen wordt gewerkt met teamleiders die leiding geven aan uitvoerende medewerkers. Bij De Stouwe gaf de RvB leiding aan het hoofd zorg, de manager bedrijfsvoering, de projectmanager en de beleidsadviseur. Locaties en De Stouwe Thuis worden aangestuurd door verandermanagers, hoofden en teamleiders. De Stouwe is volledig eigenaar van CarePool B.V. en daarmee eindverantwoordelijk. De dagelijkse aansturing vindt plaats door een directeur. 3.4 Raad van Toezicht De Raad van Toezicht (RvT) legt in deze paragraaf verantwoording af over haar werkzaamheden. De tekst van deze paragraaf is opgesteld door de RvT van de fusieorganisatie. Ze heeft daarom voor de periode van 1 januari 2015 tot 1 september 2015 betrekking op De Stouwe en vanaf 1 september 2015 op de fusieorganisatie. Voor verslaglegging omtrent toezicht op VVT Noorderboog over de eerste acht maanden van 2015 wordt verwezen naar het jaardocument van Isala. Vanuit de RvT zijn er 3 leden die 8

9 plaats hebben in de Raad van Commissarissen van CarePool sinds de overname in mei Verslag RvT De Raad van Toezicht besloot in zijn vergadering van 18 december 2014 dat er vanaf 1 januari 2015 gewerkt gaat worden aan de voorbereiding van de bestuurlijke fusie van de nog op te richten Stichting De Stouwe VVT Noorderboog. Voor de leden van de Raad van Toezicht stond het jaar 2015 dan ook voornamelijk in het teken van de fusie. Per 1 januari 2015 werden mw. C.J.A. de Jong (Peest) en de heer W. de Kleuver (Nijeveen), voormalig RvT-leden van Zorgcombinatie Noorderboog, benoemd als adviseur van de Raad van Toezicht van De Stouwe. In het verslagjaar vergaderde de Raad van Toezicht 9 keer in een reguliere RvT vergadering en 2 keer in een zogenaamd BOT overleg (zonder vaste agenda en verslag). In het bijzijn van de Raad van Bestuur werd 1 keer met de voltallige Ondernemingsraad en 1 keer met de voltallige Centrale Cliëntenraad vergaderd. De Raad van Toezicht betrok de medezeggenschapsorganen bij de volgende trajecten: - functieprofielen Raad van Toezicht - benoeming leden Raad van Bestuur - benoeming nieuwe Raad van Toezicht-leden Op 14 augustus nam de Raad van Toezicht het besluit om De Stouwe en VVT Noorderboog per 1 september 2015 bestuurlijk te laten fuseren. Om tot dit besluit te komen, werden er verschillende documenten vastgesteld, zoals o.a. de statuten, de profielschets en de bezoldiging voor de leden Raad van Bestuur en de profielschets voor de nieuw te werven Raad van Toezichtleden. De bestuursstichting Stichting De Stouwe VVT Noorderboog werd per 1 september opgericht. Per 1 september werd, vanwege de fusie met de Stichting VVT Noorderboog en De Stouwe, de hierboven genoemde bestuursstichting aangemerkt als bestuur van Stichting De Stouwe en Stichting VVT Noorderboog. De volgende personen zijn per diezelfde datum benoemd als lid van de Raad van Toezicht van Bestuursstichting De Stouwe VVT Noorderboog, te weten: - Dhr. L. ter Heide - Mw. J. Stekelenburg - Dhr. A. Buiks - MW. C.J.A. de Jong - Dhr. G.P. van der Meer - Dhr. W. de Kleuver. - Mw. E. Hafkamp Besloten werd dat dhr. Ter Heide tot 1 januari 2016 het voorzitterschap op zich bleef nemen en mw. Stekelenburg het vicevoorzitterschap. De Raad van Toezicht benoemde per 1 september dhr. P.G. Visch als voorzitter van de Raad van Bestuur en dhr. H.L.N. Rommers als lid van de Raad van Bestuur. 9

10 De Raad van Toezicht benoemde EY voor het boekjaar 2015 vanaf september tot accountant van VVT Noorderboog en Verstegen werd voor het boekjaar 2015 benoemd als accountant van Stichting De Stouwe, CarePool en de bestuursstichting De Stouwe - VVT Noorderboog. De Raad van Bestuur nam de Raad van Toezicht mee in haar plannen voor de realisatie van de integratie tussen De Stouwe en VVT Noorderboog en de inrichting van de fusieorganisatie. Ook werd de Raad van Toezicht meegenomen in de reorganisatieplannen van het facilitair bedrijf. In december werd afscheid genomen van de heer A. Buiks, dhr. L. ter Heide (voorzitter), dhr. W. de Kleuver, en dhr. G.P. van der Meer, omdat hun zittingstermijn was verstreken. Per 1 januari 2016 benoemde de Raad van Toezicht twee nieuwe leden, te weten dhr. F.P. van Dorp en dhr. M. Sluiter. De Raad van Toezicht heeft een aantal te onderscheiden taken, te weten: integraal toezicht houden op het reilen en zeilen van De Stouwe en vanaf 1 september 2015 van de fusieorganisatie een klankbordfunctie vervullen voor de Raad van Bestuur de formele werkgeversrol invullen voor de Raad van Bestuur Een aantal onderwerpen waarover in het verslagjaar is gesproken, worden hieronder toegelicht. In januari stemde de Raad van Toezicht in met de statutenwijziging van Gezondheidscentrum De Reest. De essentiële wijzigingen hadden vooral betrekking op bestuur en toezicht en bezoldiging. Dit betekent dat bij deze statuten Gezondheidscentrum De Reest als aparte rechtspersoon het bestuur en toezicht van De Stouwe (en later van de fusieorganisatie) deelt. In mei werd besloten om CarePool, een thuiszorgorganisatie, over te nemen. CarePool kreeg dezelfde status als Gezondheidscentrum De Reest. De aandelen van CarePool kwamen volledig in eigendom bij de Stichting De Stouwe. Mw. Hafkamp, mw. Stekelenburg en mw. De Jong werden benoemd als Raad van Commissarissen. In mei werd besloten om een gedeelte van woonzorgcentrum ABC voor tien jaar te verhuren aan Promens Care. Voordat dit besluit werd genomen, is een uitgebreide en zorgvuldige procedure gelopen. Dit alles vond plaats in overleg met College Sanering Zorginstellingen. In aanwezigheid van de extern accountant werd de jaarrekening 2014 besproken en goedgekeurd, ook aan de statutaire verantwoordelijkheid om de begroting 2016 vast te stellen werd voldaan. De Raad gaf eveneens haar fiat tot het aangaan van een huurcontract met Vechthorst voor 24 appartementen in het plan Triangel in Rouveen. Dit is een project dat samen met de Gemeente Staphorst, Vechthorst en Salverda ontwikkeld wordt. Tot slot wil de raad nog iets aangeven met betrekking tot zijn eigen functioneren. De uitgangspunten van Good Governance worden volledig onderschreven. Teneinde de toezichthoudende taak kwalitatief nog beter te kunnen uitvoeren, werd een drietal commissies voortgezet, te weten de Auditcommissie Financiën, de Commissie Kwaliteit en Veiligheid en de Remuneratiecommissie. Met dhr. Visch vond het jaarlijkse 10

11 functioneringsgesprek plaats. De voorzitter van de RvT en de RvB hadden een maandelijks overleg, waarin o.a. de agenda voor de vergaderingen van de Raad werden opgesteld. De leden van de Raad van Toezicht zijn verplicht hun nevenfuncties te melden. De Raad stelde vast dat er geen conflicterende nevenfuncties zijn. Er is eveneens geen sprake van belangenverstrengeling ten opzichte van andere maatschappelijke posities van de leden van de Raad. Samenstelling RvT; zie bijlage Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen (WMCZ) De fusieorganisatie volgt de Wet Medezeggenschap Cliëntenraden Zorg (WMCZ) en kent in dat kader vijf cliëntenraden voor de locaties VVT Noorderboog (de cliëntenraden van De Schiphorst en Reggersoord hebben zich samengevoegd), een centrale cliëntenraad voor De Stouwe en een cliëntenraad voor CarePool. Eind 2015 is voor de VVT Noorderboog een Centrale Cliëntenraad Commissie gevormd, bestaande uit vertegenwoordigers van de afzonderlijke raden. Dit in voorbereiding op een integratie van de cliëntenraden van De Stouwe en VVT Noorderboog. De cliëntenraden maken gebruik van door de organisatie ter beschikking gestelde formatie ambtelijke ondersteuning. Hieronder vindt u een verslag van de cliëntenraad De Stouwe en CarePool over het gehele jaar en van de cliëntenraad VVT Noorderboog vanaf 1 september Stichting De Stouwe De Centrale Cliëntenraad is samengesteld uit cliënten en/of familie die gezamenlijk alle cliënten vertegenwoordigen. De cliëntenraad heeft, conform het reglement cliëntenraad, de taak om de gemeenschappelijke belangen op het gebied van wonen, welzijn en zorg van de cliënten te behartigen. De centrale cliëntenraad vergadert met de directeur/bestuurder van De Stouwe. In deze vergadering worden organisatiebrede beleidszaken besproken. De cliëntenraad geeft, waar nodig, gevraagd en ongevraagd advies aan de directeur/bestuurder. De centrale cliëntenraad vergaderde in 2015 zeven keer, waarvan één keer met de Raad van Toezicht. Alle vergaderingen zijn bijgewoond door de directeur/bestuurder. De centrale cliëntenraad heeft het recht om te adviseren over voorgenomen beleid. De cliëntenraad kan advies, maar ook verzwaard advies uitbrengen. De CCR bracht advies, al dan niet verzwaard, uit over: Aanpassing maand maaltijdkaart Benoeming nieuwe voorzitter klachtencommissie Statuten Stichting De Stouwe Overname Carepool Reorganisatie centrale keuken en locatiekeukens Functieprofielen Raad van Toezicht Prijslijsten 2016 Voorgenomen besluit wasvoorziening Naast de adviesaanvragen kwamen veel onderwerpen inhoudelijk aan de orde: 11

12 Afspraken t.a.v. medicatieveiligheid met apothekers Meppel, De Wijk, Ruinerwold, Nijeveen; Evaluatie Noro-uitbraak Informatie aan cliënten van woonzorgcentrum ABC over verhuizing Rapport visitatie Palliatieve zorg Definitief IGZ rapport Kaailanden en plan van aanpak Auditrapport externe audit thuiszorg en plan van aanpak Informatie aan cliënten over nieuw ECD Beleid t.a.v. zorgleefplanevaluatie / zorgleefplanoverleg Deelplan wasvoorziening en prijsvoorstel richting cliënten Vrijwilligersbeleid / inzet vrijwilligers Aangepast BHV beleid en calamiteitenbeleid Voorgenomen besluit benoeming bestuurder VVT Noorderboog Afspraken t.a.v. preventie en omgaan met BRMO Uitkomsten vrijwilligerstevredenheidsonderzoek Informatie aan cliënten over veranderingen wasvoorziening Geactualiseerde zorgovereenkomsten en informatiebrochures Notitie aangaan huurcontract 24 appartementen met Vechthorst, Triangellocatie Rouveen. VVT Noorderboog Alle locaties binnen Noorderboog zijn voorzien van een cliëntenraad. De lokale cliëntenraden zijn samengesteld uit cliënten en/of familie die gezamenlijk alle cliënten van die betreffende locatie vertegenwoordigen. De lokale cliëntenraden hebben in 2015 per locatie 11 keer overlegd, al dan niet in het bijzijn van de RvE-manager. In deze overleggen werden specifieke locatiegerichte (beleids)zaken besproken. De lokale cliëntenraden hebben daar waar nodig advies, dan wel verzwaard advies gegeven aan de RvE manager. Medio 2015 is door de lokale cliëntenraden van Noorderboog een Centrale Cliëntenraad Commissie gevormd teneinde een overleg- en gespreksplatvorm te creëren met de Raad van Bestuur. De CCR commissie is samengesteld uit 2 afgevaardigden van de 5 lokale cliëntenraden en is door de lokale cliëntenraden gemandateerd om over VVT-brede onderwerpen met de Raad van Bestuur te overleggen en te adviseren. In 2015 heeft de CCR commissie 6 overleggen gehad, waarvan één keer met de Raad van Toezicht. Alle overleggen zijn bijgewoond door beide leden van de RvB. Zowel de lokale raden als de CCR commissie worden ondersteund door de ambtelijk secretaris cliëntenraden. De volgende onderwerpen hebben in 2015 de aandacht van de CCR commissie gehad: Kaderbrief Functieprofielen Raad van Toezicht Medezeggenschap vorm geven in de nieuwe fusie-organisatie Bestuurlijke fusie Zorgcombinatie Noorderboog VVT en De Stouwe Statuten stichting bestuursstichting De Stouwe-VVT Noorderboog Ziggo kabelabonnement (Facilitair beleid) CQ Wijkverpleging (Kwaliteit van Zorg) Begroting 2016 (Financieel beleid) Vastgoed - Ontwikkelingen nieuwbouw/huisvesting van div. locaties 12

13 CarePool De Cliëntenraad van CarePool bestaat uit 5 leden. Deze leden zijn allen (ex)cliënten en/of mantelzorgers. Tweemaandelijks vindt er een overleg plaats waarbij de directeur en hoofd thuiszorg aanwezig zijn. In het overleg wordt gesproken over organisatiebrede beleidszaken waarin zij de belangen van de cliënten van CarePool behartigen. Een belangrijk item was in 2015 de overdracht van 100% van de aandelen aan De Stouwe. De volgende onderwerpen zijn in de cliëntenraad aan bod gekomen in 2015: Overdracht van de aandelen aan De Stouwe Positie CarePool binnen de fusieorganisatie Begroting 2015 en 2016 Jaarrekening 2015 CQI Verzorging en verpleging Klachtenprocedure en klachtencommissie Meldingen incidenten Jaarplan Wet op de ondernemingsraden VVT Noorderboog, De Stouwe en CarePool kenden in 2015 allen een Ondernemingsraad (OR) als medezeggenschapsorgaan van alle medewerkers. De OR VVT Noorderboog is direct op 1 september 2015 geïnstalleerd nadat in de periode daarvoor nieuwe leden waren geworven. De OR De Stouwe heeft geheel 2015 gefunctioneerd, evenals de OR van CarePool Een verslag van de ondernemingsraden is hieronder toegevoegd. De Stouwe Stichting De Stouwe heeft in het kader van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) een ondernemingsraad ingesteld. De OR heeft recht op 11 zetels. Begin 2015 waren deze zetels bezet. In de loop van 2015 heeft de OR afscheid genomen van 3 leden. De advisering door de Ondernemingsraad aan de Raad van Bestuur heeft betrekking op alle door de wet voorgeschreven onderwerpen. De Raad van Bestuur overlegt maandelijks met de Ondernemingsraad over de algemene voortgang van de organisatie. Daarnaast heeft de OR meerdere keren per maand informeel overleg met de Raad van Bestuur. Ook heeft de OR tweemaal per jaar overleg met de Raad van Toezicht. Daarnaast zijn er overleggen met diverse gremia. Om goed geïnformeerd te worden, is de Ondernemingsraad in 2015 betrokken en als toehoorder aanwezig geweest bij verschillend informatiebijeenkomsten. De Ondernemingsraad heeft in 2015 onder andere met de Raad van Bestuur gesproken over: werving en selectie nieuwe functie van coördinator wijksteunpunt traject gewijzigde functie medewerker welzijn traject herbezetting dagcentra/buurtkamer 13

14 de opleidingsbegroting 2015 roosteren 2 diensten op 1 dag uitvoering risico inventarisatie en evaluatie toepassen artikel 7:628 lid 5 BW bij ziekte van vakantiekrachten overname thuiszorgorganisatie CarePool traject herbezetting dagcentra/buurtkamer statuten Stichting De Stouwe sociale paragraaf invulling wijksteunpunten en traject verzorgende naar verzorgende IG reorganisatie centrale keuken en locatiekeukens financiële informatie o.a. kwartaalrapportages, begrotingen in het kader van de reorganisatie facilitaire dienstverlening (gedwongen ontslag en salaris bij inschaling in een lagere functie) 1e fase van het deelplan wasvoorziening Huurovereenkomst 24 appartementen Rouveen Benoeming nieuwe leden Raad van Toezicht Tijdelijke invulling functie AVR-coach VVT Noorderboog Zorgcombinatie Noorderboog heeft in het kader van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) tot september 2015 een organisatie brede Ondernemingsraad (OR) als medezeggenschapsorgaan van alle medewerkers gehad. Na 1 september 2015 is de OR gesplitst in een OR voor Isala Diaconessenhuis en een OR voor de VVT Noorderboog. Hiervoor zijn verkiezingen georganiseerd. Beide OR en hebben recht op 15 zetels, maar vanwege de werkbaarheid is gekozen voor 13 zetels per OR. De OR wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. De advisering door de Ondernemingsraad aan de Raad van Bestuur heeft betrekking op alle door de wet voorgeschreven onderwerpen. De Raad van Bestuur overlegt maandelijks met de Ondernemingsraad over de algemene voortgang van de organisatie. Daarnaast is er een maandelijks agenda overleg tussen de Raad van Bestuur en het Dagelijks Bestuur van de Ondernemingsraad waarin actualiteiten aan de orde kunnen komen. Ook heeft de OR tweemaal per jaar overleg met de Raad van Toezicht. Daarnaast zijn er overleggen met diverse gremia. Om goed geïnformeerd te worden, is de Ondernemingsraad in 2015 betrokken en als toehoorder aanwezig geweest bij verschillende projecten en informatiebijeenkomsten. Voor de Ondernemingsraad stond het jaar 2015 vooral in het teken van de voorgenomen fusie, de ontvlechting van de organisatie en het, door de OR ingestelde, onderzoek medewerkers ZCN onder management AAFM. De Ondernemingsraad heeft in 2015 onder andere met de Raad van Bestuur gesproken over: Facilitaire zaken Voorgenomen fusie Noorderboog VV&T en De Stouwe Roosterbeleid Noorderboogbreed Ontvlechting Diaconessenhuis en VV&T Ontvlechting Ondernemingsraad Uitvoeringsbeleid ontwikkeling medewerkers 14

15 RVE-vorming in het Diaconessenhuis Herplaatsing kliniek Diaconessenhuis Klinische kindergeneeskunde Diaconessenhuis Ontvlechting Apotheek CarePool Ook binnen CarePool is een Ondernemingsraad actief. Deze Ondernemingsraad van Carepool bestaat uit drie leden. De advisering door de Ondernemingsraad heeft betrekking op alle door de wet voorgeschreven onderwerpen. Elke twee maanden is er een overleg met de directeur De Ondernemingsraad heeft in 2015 met de directeur gesproken over: Overdracht van aandelen aan De Stouwe Positie Carepool binnen fusie organisatie Plan van aanpak RI&E Arbobeleid Begroting 2015 en 2016 Jaarplan 2016 Scholing OR leden Procedure jubilea Reglement OR Vakantieregeling 3.7 Verpleegkundige en Verzorgende Adviesraad (VAR) De Verpleegkundige en Verzorgende adviesraad (VAR) van de fusieorgansatie is geïnstalleerd in september Ze bestaat uit drie leden van de voormalige VAR van Zorgcombinatie Noorderboog en wordt ten behoeve van de integratie met De Stouwe in 2016 aangevuld met enkele verpleegkundigen en verzorgenden van De Stouwe. Omdat er sprake was van een startsituatie is nog geen verslag aan dit jaardocument toegevoegd. 15

16 4. Beleid 4.1 Algemeen Beleid Ten behoeve van de fusie tussen VVT Noorderboog en De Stouwe is een fusiedocument opgesteld waarin de missie en visie van de fusieorganisatie is beschreven. Direct na de fusie op 1 september 2015 is een start gemaakt met het formuleren van de strategie. Tot dat moment waren de afzonderlijke strategische plannen van beide organisaties leidend. 4.2 Beleid De Stouwe tot 1 september 2015 In 2015 zien we de trend van een toenemende en een complexere zorgvraag steeds verder doorzetten. Het verzuim is in 2015 erg hoog, waarbij er een relatie te zien valt met de veranderende werkzaamheden (toegenomen zorgvraag) en de werkdruk die men ervaart. Zo zorgt het hoge verzuim voor een (te) hoge inzet van medewerkers t.o.v. wat we zouden mogen inzetten op basis van de zorgzwaarte. Na analyse zijn er verschillende acties ingezet om het verzuim te doen dalen, wat een in 2016 doorlopend proces is. In de eerste twee kwartalen van 2015 is een snelle daling gesignaleerd wat betreft het aantal intramurale plaatsen (WLZ-indicaties). Dit heeft er voor gezorgd dat woonzorglocatie ABC eerder is gesloten (mei) dan vooraf was gepland. Vervangende woonruimte is niet nodig gebleken omdat er door de daling genoeg ruimte was in de andere locaties. Wel is halverwege het jaar het aan het aantal cliënten dat op basis van een WLZ indicatie binnen komt gestabiliseerd. Acties zijn ingezet om de inzet van personeel weer aan te laten sluiten op de zorgzwaarte van onze cliënten, omdat deze door de snelle daling en het hoge verzuim uit balans was geraakt. Ingestoken wordt hierbij op meer flexibiliteit heeft voor De Stouwe verder in het teken gestaan van de 2 e fase reorganisatie uit het reorganisatieplan van eind In 2014 is de managementlaag gereorganiseerd en volgens plan is vanaf eind 2014 gestart met het facilitair bedrijf (keukenconcept en wasserij). Deze plannen zijn vanaf begin 2015 opgesteld en is er ook gestart met het doorvoeren van de nodige veranderingen, waarvan de eerste inhoudelijke resultaten in 2015 zichtbaar zijn geworden. Begin 2015 is een positief besluit genomen over het inzetten van een (onafhankelijke) belangenbehartiger vanuit Zorgbelang Fryslân voor cliënten voor drie jaar, gestart in Zo zijn er op basis van de uitkomsten van de cliënttevredenheidsonderzoek (CQi) op meerdere locaties met ondersteuning van de belangenbehartiger focusgesprekken geweest met cliënten, medewerkers en mantelzorgers om te komen tot een gezamenlijk gedragen verbeterplan (zie ook; 4.5 Zorginhoudelijke kwaliteit en veiligheid Stichting De Stouwe). Daarnaast heeft De Stouwe samenwerkingsafspraken met diverse externe partijen waaronder gemeenten, andere zorg- en welzijnsorganisaties en woningcorporaties. Verder is er in 2015 wederom structureel overleg geweest met (apotheekhoudend) huisartsen en apothekers. Tijdens deze overlegmomenten kwam de onderlinge samenwerking aan bod, evenals de (logistieke) afspraken in de medicatieketen. Afspraken zijn aangescherpt, waardoor verantwoordelijkheden bij de juiste ketenpartners komen te liggen. De coördinerend verpleegkundigen hebben hier namens De Stouwe een belangrijke rol in vervult: afstemming van praktijk naar beleid. 16

17 Ten aanzien van de mondzorg voor cliënten met behandeling is per 1 juni 2015 de samenwerking aangegaan met Mobiele Mondzorg. Deze samenwerking wordt door beide partijen als constructief ervaren, bleek uit een eerste evaluatie. De Stouwe heeft een samenwerkingsovereenkomst met Isala voor infectiepreventie. De deskundige infectiepreventie maakt deel uit van de infectiepreventiecommissie. Verder heeft De Stouwe de samenwerking met CarePool B.V. geïntensiveerd door alle aandelen over te nemen. De Stouwe en CarePool werkten al enkele jaren samen waarin er al geruime tijd werd gesproken over een mogelijke overname. In 2015 is deze stap gezet omdat enerzijds de financiële situatie van CarePool daarom vroeg, anderzijds om de toegevoegde waarde die CarePool heeft voor De Stouwe, en met het oog op de toekomst; ook voor de fusieorganisatie. CarePool biedt voor de fusieorganisatie specialistische thuiszorg, met veel ervaring en een goed imago in de regio. Dit had De Stouwe / fusieorganisatie niet zelf in huis. Doordat er door de overheid in wordt gezet op langer thuis blijven wonen biedt dit kansen om kwetsbare ouderen in ons werkgebied zowel in de thuissituatie, als in geclusterde woonvormen, als in een verpleeghuissetting te kunnen voorzien van goede zorg. 4.3 Beleid Noorderboog tot 1 september 2015 De verzelfstandiging van de VVT Noorderboog heeft in de eerste periode van 2015 een belangrijk beslag gelegd op de beschikbare tijd van management en ondersteuning. De kwaliteit van zorg en dienstverlening is desondanks op peil gebleven. Hoewel er geen specifieke meting van cliënttevredenheid is uitgevoerd (de CQ index is in 2014 uitgevoerd), was er geen toename van klachten en is door de uitbreiding van het aantal huiskamergesprekken volop de mogelijkheid geboden het verloop van de dienstverlening tussen cliënten, mantelzorgers en zorgverleners te bespreken. In de locatie Zonnekamp is een verbouwing uitgevoerd waardoor begin 2016 alle cliënten zijn verhuisd naar een eenpersoonskamer. Tegelijk is de Woonark ingericht voor meer complexe zorg. Voor andere locaties zijn plannen in ontwikkeling genomen om vooral de oudere vestigingen te vernieuwen. Op basis van de CQ-index uit 2014 zijn maatregelen in gang gezet om de geconstateerde verbeterpunten te realiseren. Waar het ging over informatievoorziening en meer eigen regie liepen de plannen mooi samen met de afspraken zoals die in het kader van Zorginkoop waren gemaakt met het Zorgkantoor. In de loop van 2016 worden de resultaten van deze inspanningen duidelijk bij een nieuwe meting van de door cliënten ervaren kwaliteit. Nu al is gebleken dat de invoering van huiskamergesprekken op alle locaties tot een verbetering in communicatie met cliënten en mantelzorgers hebben geleid. Onder medewerkers is een tevredenheidsonderzoek uitgevoerd. De resultaten hiervan zijn per locatie of ondersteunende dienst door een personeelsadviseur met de medewerkers en managers besproken en hebben geleid tot verbetermaatregelen waar nodig. Over het algemeen kan gezegd worden dat medewerkers graag verbeteringen willen zien in aansturing en toekomstperspectief. Mede door de fusie en visie op de toekomst wordt hier in de komende jaren werk van gemaakt. Voor de VVT Noorderboog is de relatie met het Diaconessenhuis en de huisartsen in de directe omgeving van groot belang. Met het Diaconessenhuis zijn zorgpaden in gezamenlijk beheer zoals rondom orthopedische ingrepen, cliënten met ernstige COPD en 17

18 met hartziekten. De GRZ afdeling van de VVT Noorderboog vervult voor hen de functie van een herstelafdeling. Met de huisartsen is de relatie in 2015 geïntensiveerd. De overheid stuurt in haar beleid op langer thuis verblijven, ook met steeds meer complexe zorgvragen. De expertise van het ECN is in dat kader belangrijk om ook in de thuissituatie in te zetten. Specialisten ouderengeneeskunde zijn om die reden vaker als ondersteuner van huisartsen aan de slag. Daarnaast zijn ook andere disciplines zoals casemanagers dementie in de eerste lijn aan de slag. De contacten met gemeenten en woningcorporaties zijn in 2015 vanuit VVT Noorderboog hernieuwd. Aangezien VVT Noorderboog deel uitmaakte van een zorgcombinatie, samen met het Diaconessenhuis, is de afgelopen jaren niet veel energie gestoken in de relaties met hen. Door de afsplitsing en het hernieuwd herijken van het beleid in het kader van de aanstaande fusie, is energie gestoken in het hernieuwen van die contacten. In de nieuwe fusieorganisatie wordt dit samen met de Stouwe verder uitgewerkt. 4.4 Beleid CarePool tot 1 september 2015 In mei 2015 heeft De Stouwe 100% van de aandelen van CarePool overgenomen (zie ook 4.2 Beleid De Stouwe tot 1 september 2015 ). Na deze overname heeft CarePool de tijd gekregen het al eerder in 2015 ingezette beleid verder door te zetten, maar nu met ondersteuning van De Stouwe. Dit was nodig om de negatieve spiraal te kunnen doorbreken. Hierbij is kritisch gekeken naar de productie en de productiviteit van medewerkers. Zelforganisatie is een belangrijk uitgangspunt binnen CarePool. Hier was al mee gestart maar dit is in 2015 verder doorontwikkeld. Hierbij zijn onderwerpen als het verzorgen van de eigen planning en vervanging bij verlof en ziekte belangrijke items geweest afgelopen jaar. De rol van de wijkverpleegkundige is, zeker binnen de thuiszorg, van groot belang. Deze rol is verder verstevigd door deze te verankeren in het zorgproces. Door de stelselwijziging worden er in veel gemeenten sociale (wijk)teams neergezet. CarePool neemt daar in Westerveld actief in deel door de inzet van de (gespecialiseerd) wijkverpleegkundige. Een uniek punt van CarePool is het ambulant verpleegkundig team. Dit team heeft erg veel expertise in huis. In 2015 is er voor gekozen dit verder uit te rollen en dit team breder in te gaan zetten, onder andere bij De Stouwe. Daarnaast heeft CarePool de contacten met welzijnsorganisaties versterkt Het digitaliseren van alle zorgdossiers heeft ook plaatsgevonden in Tevens is alles gelijk voorbereid op een digitaal geautomatiseerd classificatiesysteem. Een eis die door de zorgverzekeraars gesteld gaat worden, maar die voor 2015 al een tariefsverhoging op heeft geleverd voor de zorgverzekeraar met het grootste aandeel. 18

19 4.5 Beleid fusieorganisatie september 2015 t/m december 2015 De laatste vier maanden van 2015 is de fusieorganisatie gestart met het operationaliseren van de missie en visie zoals die in het fusiedocument zijn beschreven. Vijf concepten van dienstverlening zijn omschreven en aan werkgroepen is de opdracht gegeven deze concepten uit te werken in ondernemingsplannen. Bij het schrijven van dit bestuursverslag kan gemeld worden dat de eerste plannen op 1 april 2016 zijn opgeleverd en een goede basis vormen om op verder te gaan. De concepten zijn: preventie, multidisciplinaire thuiszorg, harmonicamodel (geclusterd wonen), specialistische zorg en geriatrische revalidatiezorg. Voor de ondersteunende diensten geldt dat in de laatste maanden van 2015 de daadwerkelijke splitsing tussen VVT Noorderboog en Isala is geïnitieerd en een start is gemaakt met de integratie van deze diensten binnen de fusieorganisatie. De dagelijkse zorg- en dienstverlening zijn gecontinueerd volgens plan. Tot slot heeft de fusie-organisatie in 2015 volop ingezet op de Zorgcampus Noorderboog. Een coöperatieve vereniging dat een netwerk in Zuidwest-Drenthe en Noordwest- Overijssel vormt en zorg, onderwijs, bedrijfsleven, gemeenten en kenniscentra met elkaar verbindt. Ondersteund door de nieuwste kennis en technieken worden er voldoende en gekwalificeerde medewerkers opgeleid, afgestemd op de continu veranderende zorgvraag. De Zorgcampus richt zich op betaalbare zorg dichtbij, om ook in de toekomst mensen vitaal te houden. Door het bundelen van competenties en kennis wil de Zorgcampus het onderwijs beter laten aansluiten op de zorg, studenten enthousiasmeren voor de zorg, het innovatief vermogen van bedrijven verhogen en antwoord bieden op de vraag naar goed personeel in de zorg. Dit moet leiden tot een stimulans van de regionale werkgelegenheid. 4.6 Zorginhoudelijke kwaliteit en veiligheid Ten behoeve van het beleid omtrent zorginhoudelijke kwaliteit en veiligheid hebben beide organisatie hun huidige beleid doorgezet. Vanaf 1 september worden onderwerpen hieromtrent gezamenlijk doorontwikkeld. Hieronder voor zowel De Stouwe als VVT Noorderboog een verslag met daarin de belangrijkste elementen uit Stichting De Stouwe De Stouwe heeft in haar kwaliteitsbeleid ( ) haar visie op kwaliteit als volgt verwoord: De Stouwe stelt interne verbetering centraal; De Stouwe wil sturen op betrouwbare en waardevolle informatie; Kwaliteit is een decentrale verantwoordelijkheid; Kwaliteit is onderdeel van het dagelijks werk; Kwaliteit in samenwerkingsrelaties Borging van de visie in praktijk heeft in 2015 op diverse manieren plaatsgevonden: Infectiepreventie 19

20 In het verslagjaar 2015 heeft één uitbraak van het Norovirus (m.n. medewerkers, paar cliënten, ziekte volgde elkaar op) plaatsgevonden in t Vonder. Door een snelle, doeltreffende aanpak was de uitbraak snel onder controle. De wijze van handelen bij constatering van de uitbraak is geëvalueerd in maart 2015 door de infectiepreventiecommissie en medewerkers van t Vonder. Naar aanleiding van de evaluatie is het stappenplan wat te doen bij uitbraak gastro-enteritis-norovirus aangescherpt. Het IGZ bezoek in december 2014 heeft tot een interne audit geleid in Kaailanden: beoordeeld is of de door de IGZ aangegeven punten goed opgepakt waren in praktijk. Dit bleek het geval. Ook de IGZ constateerde dit in april 2015, waarna het toezicht is afgerond. Ook het Irene is intern geaudit t.a.v. infectiepreventie wat leidde tot bruikbare verbeterpunten. ECD/zorgleefplan In 2015 is het ECD opnieuw ingericht en geïmplementeerd in de praktijk. Bij de ontwikkeling is de praktijk betrokken: wat heeft men nodig om de vraag van de cliënt goed in beeld te brengen en om duidelijke afspraken met de cliënt te maken ten aanzien van kwaliteit van zorg. Alle zorgmedewerkers zijn na de zomer geschoold en per locatie/thuiszorg is het nieuwe ECD in gebruik genomen. In de zomer van 2015 voor in de invoering van het nieuwe ECD zijn de zorgdossiers geaudit t.b.v. informatie voor de EVV (doe ik mijn werk goed ten behoeve van de cliënt?) en het voldoen aan de eisen vanuit de IGZ. Medicatieveiligheid Afstemming in de medicatieketen heeft een vervolg gekregen. Per apotheek of apotheekhoudend huisarts zijn afspraken t.a.v. de veiligheid in de medicatieketen gemaakt. De coördinerend wijkverpleegkundige heeft een grote rol gehad in het signaleren van de praktijk en het door vertalen van uitdagingen in de keten naar de samenwerkingspartijen: de apotheek en de huisarts. De samenwerking is versterkt, mede door de inzet en actieve rol van de coördinerend wijkverpleegkundige. Alle afspraken (in de vorm van samenwerkingsprotocollen) zijn geactualiseerd; medewerkers zijn op locatie door coördinerend wijkverpleegkundige geschoold. Ook zijn er interne audits t.a.v. medicatieveiligheid uitgevoerd: dit heeft tot praktische verbeteringen geleid in Irene en in Reestoord. Samenwerking met Zorgbelang Fryslân In het voorjaar van 2015 is De Stouwe een samenwerkingsovereenkomst aangegaan met Zorgbelang Fryslân. Doel van deze samenwerking is om de stem en de positie van de cliënt binnen de organisatie te vergroten. Zorgbelang ondersteunt hierbij. In 2015 waren de volgende onderwerpen aan de orde: De clientenraden worden geadviseerd en ondersteund ten aanzien van: a. de inrichting van de medezeggenschap binnen de nieuwe organisatie b. adviestrajecten zoals de fusie Naar aanleiding van de uitkomsten van de CQI worden locatie(s) door de belangenbehartiger van Zorgbelang ondersteund in het maken van plannen ter verbetering van de zorg, vanuit cliëntperspectief. Zo worden de prioriteiten van de cliënt meer zichtbaar in het beleid. Ook wordt ondersteuning geboden in de follow-up en inbedding van de verbeteringen, i.s.m. cliënten en familieleden. 20

21 Zorgbelang biedt ondersteuning in het verduidelijken en verstevigen van de samenwerking (vanuit ieders eigen rol en positie) tussen de formele en informele zorgverlening. a. De Stouwe weet op welke wijze zij de input/ ontevredenheid van cliënten kan benutten ter verbetering van de kwaliteit van de zorg. Er is een instrument voor monitoring en verwerking. b. Zorgbelang adviseert over de mogelijkheden voor invulling van het klachtenbeleid van de Stouwe, in het kader van veranderende wetgeving. Cliënttevredenheid Naar aanleiding van het cliënttevredenheidsonderzoek in het najaar van 2014 is een vervolgtraject in gang gezet. In t Vonder en in Reestoord zijn diverse focusgroepen met cliënten, familie en medewerkers gehouden om tot een verdieping van de resultaten en een plan van aanpak te komen. Zorgbelang Fryslân vervulde hierbij een ondersteunende rol. In het najaar is conform de eisen van de zorginkoop wijkverpleging, het cliënttevredenheidsonderzoek (CQ-meting) in de thuiszorg opnieuw uitgevoerd. Focusgroepen vinden in 2016 weer plaats. Interne en externe audits Gedurende het jaar hebben interne audits plaatsgevonden op de onderwerpen: Medicatieveiligheid Infectiepreventie Zorgdossiers Gezien de bestuurlijke (per 1 september 2015) en juridische fusie (beoogd per 1 januari 2017) is er in de fusieorganisatie geworven voor één interne auditpool. 12 interne auditoren starten in het nieuwe jaar met training en uitvoering. In november heeft een externe audit in het Irene plaatsgevonden. Op basis van het PREZO VV&T keurmerkschema voor Verantwoorde zorg & Verantwoord ondernemerschap is een deel van het kwaliteitssysteem (PREZO VV&T 2014) getoetst door een extern auditteam. De prestaties die geaudit zijn t.a.v. het primair proces, zijn behaald. In de thuiszorg vond die dag een heraudit plaats die ook behaald is. Een mooi resultaat voor cliënt en medewerker. In lijn met onze visie op kwaliteit staat vinden wij het belangrijk externen onze zorg- en dienstverlening te laten beoordelen om er op deze manier zelf van te leren en zaken gericht te kunnen aanpakken (als middel; niet als doel op zich). Stichting VVT Noorderboog De afsplitsing en de bestuurlijke fusie met De Stouwe heeft veel tijd en energie gevraagd van het management, terwijl tegelijkertijd de kwaliteit van zorg- en dienstverlening behouden en waar nodig verbeterd moest worden. Medewerkers en informele zorgverleners hebben in samenspraak met cliënten uitvoering gegeven aan de zorg- en dienstverlening. Cliëntwaarderingen In 2015 zijn de verbeterplannen naar aanleiding van de gehouden CQ-meting in 2014 opgevolgd door het management. Andere instrumenten zoals evaluatie van zorg na overlijden, evaluatie van zorg na verblijf op een GRZ afdeling, evaluatie van zorg ter 21

22 voorbereiding op de bespreking zorgplan/mdo en de huiskamergesprekken leveren per afdeling binnen de locaties input voor verbeteringen. Kwaliteitsmanagementsysteem en HKZ In oktober 2015 is de doeltreffendheid van het kwaliteitsmanagementsysteem getoetst door externe auditoren van KIWA. De geconstateerde tekortkomingen op analyse en verbetering, opvolging interne auditresultaten en BIG registratie behandelaren worden middels een plan van aanpak opgepakt en in 2016 opnieuw getoetst door KIWA. De IGZ heeft VVT Noorderboog geen bezoek gebracht in Interne audits Per kwartaal worden er interne audits gehouden volgens een jaarplanning. Onderwerpen zijn zorginhoudelijke veiligheid en zorgdossiers, maar ook rondgangen binnen de locaties zijn hier onderdeel van. De AO/IC controles worden per kwartaal uitgevoerd o.a. op 40 zorgdossiers per kwartaal: ondertekening van zorgplannen is hierbij een aandachtspunt gebleken. Incidenten Decentrale MIC commissies geven opvolging aan analyse en verbetermaatregelen naar aanleiding van de incidenten waar cliënten bij betrokken zijn op afdelings-/locatieniveau. Het totaal aantal meldingen betrof in 2015: Waarvan 720 valincidenten, 576 medicatie-incidenten, 327 agressie-incidenten en 104 overige incidenten. Er zijn 2 calamiteiten aan de IGZ gemeld. Samenstelling centrale MIC commissie VV&T-1 juni 2015 (Melden Incidenten (en calamiteiten) Cliënten) B. Pos, specialist ouderengeneeskunde H. Gommans, stafmedewerker kwaliteit VV&T C. van Megen, stafmedewerker kwaliteit VV&T R. Hindriks, directeur VVT Noorderboog Na 1 juni 2015 : R Bettenbroek, medisch manager VV&T H. Gommans, stafmedewerker kwaliteit VV&T C. v. Megen, stafmedewerker kwaliteit VV&T H. Gaarman, RVE manager VV&T Visitaties palliatieve zorg Vanuit het netwerk palliatieve zorg Meppel/Steenwijkerland is een kwaliteitskader ontwikkeld dat heeft geleid tot visitaties bij aangesloten zorgorganisaties. Deze visitaties hebben 2015 plaatsgevonden binnen zowel De Stouwe als Noorderboog VV&T. De rapportages van beide visitaties hebben geleid tot het instellen van een gezamenlijke werkgroep om verbeterpunten op te pakken. Vanuit het landelijke programma Palliatieve Zorg wordt er in 2016 vorm gegeven aan markering palliatieve zorg, proactieve zorgplanning en MDO. CarePool 22

23 Deskundigheid CarePool heeft kwaliteit hoog in het vaandel staan. Hier wordt aandacht aan besteed onder andere door de deskundigheid van medewerkers te verhogen door middel van verschillende scholingen. Dat dit van groot belang is wordt gemerkt doordat mensen steeds langer, met een complexere zorgvraag, thuis blijven wonen. MIC MIC meldingen die gedaan worden door medewerkers worden geanalyseerd in het team waarna het team hier ook zelf acties op onderneem. AOIC Er is meerdere malen in 2015 (3 x) aandacht geschonken aan de Administratieve organisatie en Interne Controle. Kwaliteitsbeleid Carepool heeft daarnaast gewerkt aan het inrichten van het kwaliteitsbeleid conform HKZ/ISO. Eind 2015 is hiervoor een eerste 0-meting verricht. 4.7 Wet Klachtrecht Cliënten Zorg (WKCZ) VVT Noorderboog kent in de omgang met klachten drie niveaus. De uitingen van ongenoegen worden op de afdeling opgepakt tussen de medewerkers en cliënten. Registratie hiervan om trends te signaleren is een verbeterpunt. Bij de klachtenfunctionaris zijn in klachten gemeld, waarbij bemiddeling heeft plaatsgevonden. Deze klachten omvatten: relationeel; 20x, voorzieningen; 9x, organisatorisch; 1x, medisch technisch; 5x. Verbetermaatregelen worden door het management ingezet en hierover wordt gerapporteerd in de P&C rapportage. Carepool heeft in 2015 een klachtenregeling ingevoerd, waarbij klachten in eerste instantie bij de desbetreffende medewerker of coördinerend wijkverpleegkundige terecht komen. Wil een cliënt dat niet, dan wordt de klacht naar het hoofd thuiszorg gestuurd. Deze klachten worden allen geregistreerd. Daarnaast is Carepool aangesloten bij een provinciale klachtencommissie, speciaal voor kleinere zorgorganisaties. In 2015 zijn geen klachten binnen gekomen. De Stouwe en VVT Noorderboog zijn aangesloten bij een regionale klachtencommissie met nog 4 andere zorgorganisaties. Er zijn vier klachten ingediend bij de regionale klachtencommissie; drie zijn afgehandeld en één loopt door in Een verslag daarvan staat hieronder beschreven. Samenstelling commissie De commissie bestaat uit één afgevaardigde van iedere organisatie. Woonzorgconcern IJsselheem levert de onafhankelijke voorzitter. Totaal bestaat de commissie uit zes personen. De commissie werd ook in dit verslagjaar op adequate en deskundige wijze bijgestaan door mw. J. Zijda (directiesecretaresse van IJsselheem) die het ambtelijk secretariaat invult. De samenstelling is als volgt: - Vanuit Woonzorgconcern IJsselheem: mw. mr. Y.H. de Smidt, voorzitter (tot 13 maart 2015); dhr. mr. C.H. Diekerhof (vanaf 13 maart 2015). - Namens Zorgcombinatie Noorderboog: mw. drs. M.C. Buijsse. 23

24 - Namens Woonzorgcentrum Rosengaerde: mw. J.H.J.M. Kleine Schaars. - Namens Gezondheidshuis Stadshagen: mw. drs. B. Burm. - Namens De Stouwe: mw. drs. M.C. Buijsse. - Namens Woonzorgconcern IJsselheem: dhr. mr. E.H.H. Schelhaas. - Namens Zorgspectrum Het Zand: mw. A. Kelderman. Vergaderingen In 2015 is de klachtencommissie vijf keer bijeen geweest; drie keer voor een reguliere vergadering en twee keer voor een hoorzitting. Eén van de onderwerpen die aan de orde zijn geweest, is de eventuele herziening van het reglement van de commissie. Gezien de ontwikkelingen rondom de Wkkgz (zie hierboven) is definitieve behandeling daarvan opgeschort Zorgcombinatie Noorderboog In 2015 zijn twee klachten binnengekomen over Zorgcombinatie Noorderboog. Klacht 1 (Reggersoord) De klachtencommissie heeft zich bij deze klacht beperkt tot het geven van aandachtspunten. De klacht is ingediend door de familie van een overleden cliënt en betreft de wijze waarop cliënt is behandeld/verzorgd en de wijze van communiceren. De klachtencommissie heeft de taak om een uitspraak te doen over ingediende klachten, maar gezien de feiten en omstandigheden zoals de commissie in deze zaak zijn voorgelegd, de bedoeling die de familie heeft gehad met het indienen van de klacht (namelijk het voorkomen van dezelfde missers bij toekomstige cliënten) en de informele sfeer tijdens de hoorzitting heeft de klachtencommissie zich in dit geval beperkt tot het doen van aanbevelingen. De stukken en hoorzitting hebben aanleiding gegeven een aantal punten onder de aandacht te brengen van de Raad van Bestuur van Noorderboog. Klacht 2 (Reggersoord) De klacht is eind 2015 ingediend en loopt door in De klacht is ingediend door de familie van een cliënt en betreft de wijze waarop cliënt is verzorgd en de wijze van communiceren. De Stouwe In 2015 zijn geen klachten binnengekomen over De Stouwe. 24