25/09/16. Vergadertechnieken Presentatietechnieken. Agenda

Transcriptie

1 Vergadertechnieken Presentatietechnieken Marie-Noëlle De Clercq Consultant People management 1 Agenda 1. Vergaderen? 2. Voorbereiding 3. Vergaderdoelen 4. De structuur van een vergadering 5. De verschillende rollen 6. Verslaggeving 7. Samenvatting 2 1

2 Vergaderen? Wat en Waarom? 3 Een vergadering is een bijeenkomst van meerdere mensen met een gemeenschappelijk doel waar interactie en communicatie (verbaal/non-verbaal) het belangrijkste middel is om het doel te bereiken 4 2

3 5 De juiste vergadering Met kennis en Mensgericht op een Systematische manier Doelen realiseren Onderwerp Ervaring Feiten Opinies Informatie Ik luister Ik geef mijn mening Ik ben bereid mijn mening in vraag te stellen Ik onderscheid feiten van meningen We volgen de procedures We gebruiken de correcte systematiek We hebben duidelijke verwachtingen Het doel is voor iedereen duidelijk Consensus over de te bereiken doelen Ik streef naar consensus 6 3

4 De voorbereiding van de vergadering 7 Wat houdt de voorbereiding van een vergadering in? 8 4

5 Nadenken over WWWWH... Boodschap Wat heb ik te vertellen? Verzamelen van feiten, argumenten, cijfers,... i.f.v. mijn agendapunten Doelen Wat wil ik bereiken? Wat is het doel van mijn vergadering? Per agendapunt? Hoe ga ik dat doel bereiken? Wat moet ik daarvoor doen? Methodes & Materiaal Deelnemers & rollen Accomodatie Hoe ga ik de agendapunten brengen? Wie zijn de deelnemers? Waar ga ik mijn vergadering houden? Welke methodes ga ik gebruiken? Welk materiaal? LCD? Flipchart? Brainstorm? Stemming?... Wie nodig ik uit? Wat is hun rol? Wat moeten ze onthouden/ leren/ doen? Wat verwacht ik als voorbereiding? Welke andere rollen identificeer ik? Wat zullen reacties/ argumenten zijn? Binnenshuis? Buitenshuis? Welke locatie? Wie zit waar? Zaalopstelling? Tijdstip Wanneer ga ik vergaderen? Aandacht voor low energy tijdstippen. De juiste boodschap op het juiste moment. 9 Hou een agenda zo kort en bondig mogelijk Noteer bij elk punt op de agenda: Doel Naam spreker Timing: geschatte tijdsbesteding per punt Vraag vooraf agendapunten op: voorzie het onvoorziene T I P S Belangrijke punten eerst behandelen Vermijd een varia 10 5

6 De deelnemers uitnodigen Op einde van de vergadering, volgende meeting vastleggen Nog beter(indien mogelijk): planning opmaken of zo ver mogelijk vooruit plannen 1 week vooraf schriftelijke herinnering De uitnodiging bevat : Onderwerp(en) met vergaderdoel (agenda) Plaats van de vergadering Datum, begin- en eindduur Naam van de deelnemers Gevraagde voorbereiding deelnemer Vraag om aan/afwezigheid voor een bepaalde datum te bevestigen HET IS NUTTIG OM ACHTERGRONDINFORMATIE, VOORBEREIDENDE TEKSTEN, TOELICHTINGEN BIJ TE VOEGEN. 11 Zaalopstelling? 12 6

7 Wie zit waar? Confronterend Hiërarchisch Vrijuit discussiëren Negotiatie of confrontatie Neutrale voorzitter in het midden Leden met uiteenlopende metingen tegenover elkaar Voorzitter aan het hoofd Anderen gerangschikt volgens titel in neerwaartse orde Open discussie primeert boven de status van de leden Voorzitter kan om het even waar zitten 13 Vergaderdoelen 14 7

8 Vergaderdoelen Informatieve doelstelling Informatie geven: doelgroep informeren een onderwerp presenteren* Informatie uitwisselen: ervaringen uitwisselen, standpunten uitwisselen, werkoverleg, voortgang van het werk bespreken Probleemoplossende doelstelling Mening vormen: analyseren, discussiëren, argumenteren, evalueren, vergelijken Ideeën ontwikkelen: brainstormen, problemen oplossen, bedenken van oplossingen of initiatieven met bijhorende voor- en nadelen Besluitvormende doelstelling Besluit nemen: keuze maken uit twee of meerdere oplossingen/initiatieven, gezamenlijk standpunt innemen, voorstel aannemen of verwerpen, adviseren, onderhandelingsresultaat bereiken Activiteiten plannen: ideeën uitwerken, werk structureren, afspraken maken, taken verdelen *Zie presentatietechnieken 15 Checklist probleemoplossing detecteren van het probleem voor de vergadering scherpe definiëring van het probleem bij het begin van de vergadering tijdsduur opstellen (niet te lang) oorzaken van het probleem zoeken met problem solving tools (vb. visgraat, 5XWhy, ) zoeken van oplossingen zonder kritiek (brainstorming) stel de criteria vast waarop je de alternatieven aftoetst. Gaat het om een financieel voordeel of betreft het een moreel besluit? Aan wat moet de oplossing voldoen? direct een vergadering beginnen zonder het probleem duidelijk te kennen het probleem vaag laten direct oplossingen zoeken elke mogelijke oplossing bekritiseren (ja, maar!) uitweiden rond het probleem schuldigen zoeken i.p.v. oplossingen geen actieplan opstellen 16 8

9 17 Checklist besluitvorming keuze maken van de beste oplossing (zie methodieken) oplossing checken aan de criteria actieplan opstellen de beslissingsprocedure niet bespreken onrealistische beslissingen nemen Vervolgvergaderingen = evaluatiedoelstelling correctie bijsturen indien nodig evaluatie van de probleemoplossing zoeken om dergelijke problemen te vermijden in de toekomst 18 9

10 BESLUITVORMINGSMETHODES Consensusmethode Cost/benefit matrix Haalbaarheidsdiagram Rationeel/emotioneel scoren Voting Hand opsteken Single voting (Ja/Neen) Stickertjes Stembriefjes Loting 19 Voorbeelden methodieken Vigraatdiagram Haalbaarheidsdiagram Cost/Benifit matrix 20 10

11 Succesvolle vergaderingen? 21 Mijn favoriete flow in een vergadering Energie creëren Energizer Waarom zitten we hier? Richting geven Doel van de vergadering Waar willen we naartoe en/of hoever staan we? (eventuele metingen of trends checken) Interactie stimuleren Overlopen actieplan / agendapunten met aandacht voor ieders inbreng en betrokkenheid Resultaten overlopen Gesloten actiepunten Nieuwe actiepunten/ideeën Feedback toelaten Reflectie van de meeting: hebben we ons doel bereikt? Wat vonden we hier van? Positief afsluiten Volgende bijeenkomst Bedanken 22 11

12 De vergaderstructuur Opening Midden Slot 23 OPENING Energie creëren bepaalt verdere sfeer/ trend van de vergadering interesse wekken Gemeenschappelijke belangen of interesses Een voorval of anekdote vertellen Een uitspraak van een bekend persoon Een spreekwoord aanhalen Een stelling poneren Een vraag stellen aan de groep Iets laten zien agenda overlopen praktische info (pauzes, smartphones, vragen, wie noteert, topless vergaderen ) doel uitleggen: waarom zijn we hier? Eventueel gestaafd met trends, metingen, refereren naar gemaakte afspraken, Welkom en uitleg 24 12

13 MIDDEN 25/09/16 Interactie stimuleren Overlopen agendapunten met aandacht voor ieders inbreng en betrokkenheid Overlopen open punten van het actieplan (indien reeds aanwezig) Informatie uitwisselen Gebruik maken van voorbereide methodieken (brainstorming, besluiten nemen, ) Nieuwe ideeën 25 SLOT Samenvatten van belangrijkste punten Herhalen van gemaakte (SMART) afspraken Datum en plaats volgende vergadering afspreken Stoppen op het voorziene uur Afspraken rond verslag Bedanken en eindigen op een positieve manier Samenvatting Afspraken Dank en afsluiting 26 13

14 Deel 5 De verschillende rollen 27 Goede afspraken maken goede vrienden Welke rollen en activiteiten kan men onderscheiden in vergaderingen? We noteerden de beginletters er van: V N T D I A B G 28 14

15 Goede afspraken maken goede vrienden Welke rollen en activiteiten kan men onderscheiden in vergaderingen? We noteerden de beginletters er van: Voorzitter Notulist Timekeeper Deelnemers Adviseren Beslissen Goedkeuren Informeren / Input geven 29 De voorzitter 30 15

16 Verantwoordelijkheden van de voorzitter Sfeer creëren Groepsproces bewaken Non-verbale signalen opvangen Iedereen betrekken, a/h woord laten Gevoelens en ideeën verwoorden Wijzen op aangebrachte ideeën Om verduidelijking vragen Tussenkomst stimuleren Actief luisteren, herhalen, spiegelen Onderbreken v.lange tussenkomsten Deelnemers richten op 1 zelfde doel Neutraal blijven Eigen visie op het einde Eerst anderen laten spreken Kort, krachtig en overtuigende mening brengen Vergadering inleiden Praktische afspraken maken: tijd, vergaderprocedure, verslag, GSM, Structuur aanbrengen Agendapunten en doelstellingen formuleren SMART-actiepunten formuleren Wie doet wat tegen wanneer en hoe Vergadering afsluiten, evalueren Beslissings- en oplossingsmethode hanteren Inhoud Procedure Proces 31 De notulist (secretaris/verslaggever) Voornaamste taak is de verslaggeving Noteert beslissingen en afspraken Zorgt voor overzichtelijkheid Overlegt met de voorzitter Stelt verslag op Verspreidt eventueel het verslag Noteert opmerkingen aan het verslag op de volgende vergadering 32 16

17 De deelnemers Verschillen in Motivatie Belang Rol Informatie verstrekken Adviseren/ Gespecialiseerde deskundigheid Geautoriseerde actie (goedkeuren) Gedrag, karakter Communicatievaardigheden Inbreng moet duidelijk zijn: Inhoudelijk en procesmatig 33 De timekeeper Bewaakt de tijd voorzien per agendapunt Neemt eventueel voorafgaandelijk contact op met de voorzitter om de impact van de verschillende agendapunten te kennen Kan de machtiging hebben om bij langlopende discussies te vragen naar afronding 34 17

18 Leesbare en accurate verslaggeving 35 Algemene eisen Volledig Beknopt Objectief Duidelijk en ondubbelzinnig In correct Nederlands Overzichtelijk Aantrekkelijk Vlot leesbaar Eisen aan verslagen 36 18

19 Eisen aan verslagen Specifieke eisen met betrekking tot de structuur Titel en praktische gegevens (soort vergadering, datum en plaats) Vermelding van aanwezigen, verontschuldigden en afwezigen Inleiding (opening en goedkeuring notulen vorige vergadering) Weergave van de vergaderpunten Duidelijk onderscheid maken tussen informatie, voorstellen, oplossingen en besluiten Slot (datum volgende vergadering en sluiting) Ondertekening (belangrijkste ondertekenaar komt rechts) 37 Samenvatting 38 19

20 Tijd winnen bij vergaderingen door: 1. Halveer: Aantal vergaderpunten Aantal deelnemers (enkel deelnemers die een toegevoegde waarde hebben) Beschikbare tijd ( Hoe meer tijd je hebt voor een taak, hoe meer tijd zij zal in beslag nemen ) 2. Start een vergadering op een oncomfortabel moment (bvb. om 11u45 of om 16u15) 3. Wees voorbereid Gebruik een standaarduitnodiging met begin- en einduur Geef doelstelling en timing van elk punt Bezorg tijdig de voorbereidende documenten Benadruk wat van ieder verwacht wordt Zorg voor duidelijke rollen (voorzitter, secretaris, timekeeper) Zorg voor oplossings- en beslissingsmethodes 4. SCHRAP DE VARIA! Vraag agendapunten vooraf op. 5. Stop met het maken van notulen. Een simpele actielijst is vaak beter en doeltreffender. 6. Maak goede afspraken (op tijd beginnen en op tijd eindigen) en zorg voor discipline (o.a. omtrent GSM- en laptop) 7. Werk met een vergaderkalender 8. Ga staand vergaderen. Gegarandeerd dat je eerder klaar bent 9. Evalueer elke vergadering bijvoorbeeld via een evaluatieformulier 10. Zoek alternatieven voor vergaderingen