Bellen in Beeld, begeleiding op afstand

Transcriptie

1 Bellen in Beeld, begeleiding op afstand Cliënten en van Gors hebben in hun eigen tempo kennis gemaakt met de mogelijkheden van beeldbellen als middel bij ambulante begeleiding. Een belangrijke constatering is dat je prima gebruik kunt maken van wat er al is: wij kwamen uit op FaceTime als een geschikte toepassing. Medewerkers en cliënten die dat willen, krijgen via Gors een tablet in bruikleen. Mooi is dat het tablet ook uitnodigt om de andere mogelijkheden te benutten die de tablet biedt. Intussen maken 21 cliënten gebruik van een tablet van Gors en er zijn 4 cliënten die gebruikmaken van beeldschermzorg door middel van hun eigen tablet. Het beeldbellen heeft meerwaarde doordat het cliënten gemak, flexibiliteit en meer eigen regie biedt, en zelfredzaamheid ondersteunt. Organisatorisch heeft het meerwaarde omdat het de mogelijkheid biedt om efficiënt met de schaarse hoeveelheid tijd om te gaan. Zeeland is namelijk een mooie maar uitgestrekte provincie met relatief lange reistijden. Aan huis en op diverse locaties in heel Zeeland bieden wij zorg en ondersteuning bij wonen, werken, dagactiviteiten, leren en vrijetijdsbesteding aan meer dan 800 kinderen, jongeren, volwassenen en senioren met een verstandelijke beperking of met een lichamelijke beperking of niet-aangeboren hersenletsel. Het doel is dat zij een kwalitatief goed leven leiden dat is afgestemd op hun mogelijkheden, wensen en ambities. Bij Gors werken zo'n 670 gemotiveerde, betrokken en kleurrijke collega's. We hebben gekeken hoe we willen dat onze organisatie en de vorm van de begeleiding er in de toekomst uit zal zien. Gors is continu op zoek naar verbetering in de samenwerking tussen formele en informele zorg netwerken. De middelen die wij tot onze beschikking hebben, moeten zo doelmatig mogelijk ingezet worden;. E-Health wordt onderdeel van het proces om dit te optimaliseren. Gors is over tien jaar onderdeel van een web van dienstverleners die allen een rol spelen in het dagelijks leven van de burger (voorheen cliënt). Die burger kan ons vinden, consulteren, makkelijk bereiken en tot diensten aanzetten want we werken allemaal onderling samen binnen hetzelfde digitale platform. Technologische toepassingen zijn een integraal onderdeel van onze werkwijze. Het helpt ons om ondersteuning aan cliënten zo efficiënt en effectief mogelijk te bieden. De deelname aan het In voor Zorg project zou vooral moeten opleveren en heeft opgeleverd: 1. Goede oriëntatie op de mogelijkheden en randvoorwaarden van begeleiding op afstand 2. Gebruik maken van de kennis die er bij anderen op dit terrein al is (via de coach en via de bijeenkomsten en contacten die daaruit voortvloeien) 3. Ondersteuning bij het formuleren van een visie, het formuleren van randvoorwaarden en het voorbereiden van keuzes 4. Invoering van een passend middel voor begeleiding op afstand met voldoende draagvlak. Pagina 1 van 5

2 Beoogd resultaat Indicator Meetinstrument Bereikt resultaat Uitbreiding van begeleidingsmogelijk heden en frequentie Beperking van het aantal reizen en de samenhangende kosten aansluiting op behoeften en mogelijkheden van de cliënt Vergroten eigen regie van de cliënt Beheersbaarheid Kwantitatief: vergelijking reiskostenvergoeding eerste 4 maanden 2015 versus 2016 Ervaringen van ICT afdeling en van begeleiders Youforce (instrument HRM) Navraag bij ICT en vragenlijst Zowel als cliënten beschouwen het beeldbellen als een extra middel. Voor sommige deelnemers voelt dit middel minder invasief dan een bezoek aan huis en dus prettig. Nog niet met zekerheid aan te geven omdat geleidelijk zijn gaan deelnemen en er over die beperkte periode te veel andere beïnvloedende factoren zijn Behoudend rekenvoorbeeld: 21 cliënten 12 x per jaar beeldcontact. Normale reisafstand 20 km retour. Dit bespaart aan reiskosten 12x21x20x0,29= 1462 euro en aan reistijd: 12x21x30 minuten=126 uur Een aantal cliënten vindt deze manier van begeleiden erg prettig en geeft aan dat ze zich beter kunnen concentreren op het gesprek. Er zijn cliënten die meer mogelijkheden van de ipad gebruiken. Cliënten geven aan dat ze de begeleiding als minder invasief voelen. Omdat gebruik wordt gemaakt van algemeen beschikbare middelen (consumentenelektronica) is er weinig inzet van ICT nodig. Overige resultaten cliënten en 15 (van de 28) maken op dit moment gebruik van de mogelijkheid tot beeldbellen via een bruikleenconstructie. Daarnaast zijn er 4 cliënten die al over een tablet beschikten. 2. Cliënten (een aantal van hen) gaan op ontdekkingsreis en vinden meer mogelijkheden van de tablet. 3. Bij beeldbellen kun je elkaar zien en dat geeft meer informatie. Daardoor is kort contact tussendoor ook waardevol. 4. Vooralsnog is het gebruik beperkt tot de groep ambulant begeleiders. Pagina 2 van 5

3 Begeleiding op afstand (uiteindelijk: beeldbellen) was een van de onderdelen van een groter project onder de naam Verbinding 3.0, waarin ook gewerkt werd aan een cliëntportaal, e-learning en een intern kennisweb. Wij hebben vooral geleerd: Keep It Simple. Er zijn vele apps en programma's onderzocht, maar de toegevoegde waarde was gering. We maken nu dus gebruik van FaceTime, een standaard toepassing die op ipads is voor geïnstalleerd. De sessies met de afzonderlijke teams waarbij we hen zelf een analyse hebben laten maken van pluspunten en minpunten (zowel qua inhoud als in geld) waren zeer verhelderend voor de en hebben geleid tot weloverwogen keuzes. Zowel de voordelen voor de cliënt als de kosten en investering voor het team om te kunnen starten, zijn hierdoor goed aan bod gekomen. Door teams hier zelf een keuze in te laten maken, is het eigenaarschap van de te veranderen werkwijze ook van hen. Dit maakt hen gemotiveerder om er een succes van te maken. Aspecten die ook hebben meegespeeld in een succesvolle inzet van beeldzorg zijn: We hebben ingezet op geleidelijke uitbreiding. Dit heeft goed gewerkt. De beschikking hebben over een tablet nodigt uit tot meer verkenning van andere toepassingsmogelijkheden. Dit leidt voor sommige cliënten tot meer plezier, dag invulling en soms frequenter contact met hun sociale netwerk. Aanvankelijk is veel tijd geïnvesteerd in programma's/apps die het beeldbellen toegankelijker zouden maken. We hebben daarvan afgezien wegens de complexiteit, de beheersbaarheid en de kosten terwijl er qua functionaliteit en veiligheid geen of te weinig sprake was van toegevoegde waarde. Beeldbellen is ingezet als een aanvulling op de begeleidingsmogelijkheden, geen complete vervanging. Dit maakt de initiële inzet door begeleiders laagdrempeliger. Vervolgens blijkt vanzelf dat de inzet bij sommige cliënten juist beter werkt ter vervanging van een fysiek bezoekmoment. En zo 'verkoopt' het zichzelf. Neem de tijd / geef het tijd. De ontwikkeling van de inzet van beeldzorg moet groeien. Besteed er wel aandacht aan om mensen ermee bekend te maken en te laten experimenteren, anders is het te vrijblijvend. Voor cliënten zijn er tablet-cafés. Voor zijn (en worden) sessies georganiseerd waarin met hen samen een businesscase wordt gemaakt. Medewerkers die actief hebben meegedaan in de zoektocht naar de juiste apps, zijn daardoor kritisch op functionaliteit en blij met de simpele maar degelijke oplossing van FaceTime. Andere gingen soms voor het eerst met een tablet werken, maar de meeste mensen zagen daar niet zo tegenop. Er werd onderling hulp gezocht en gegeven. Positieve reacties van cliënten: Gemakkelijk dat het afwisselend is met huisbezoeken Het is rustgevend. Je blijft achter je tablet zitten en dat geeft mij rust Fijn. Altijd even een moment als meer niet nodig is Af en toe beeldbellen met een andere cliënt die ook een ipad heeft Ik heb er van geleerd, zoals kennis van social media Ik vind het heel leuk om te doen Pagina 3 van 5

4 Je hoeft er niet voor thuis te blijven Ik gebruik het ook voor contact met de familie Oordeel van : We hebben live beeldcontact waarbij je de gemoedstoestand van je cliënt kunt observeren Flexibeler, meer betrokkenheid, monitoren op afstand Helpt in drukke periodes je tijd efficiënter te verdelen Het oplossen van sommige problemen vraagt aanwezigheid Het is prettig omdat je meer in minder tijd kan doen en toch je cliënten kan bedienen, maar persoonlijk contact is soms ook belangrijk In eerste instantie is op vrij organische wijze gezocht naar oplossingen waarmee gemakkelijk en goed verbinding te maken was met cliënten. Hierbij zijn begeleiders uit diverse teams betrokken geweest. Zij hebben ook daadwerkelijk diverse oplossingen, toestellen en software getest. Naarmate duidelijker werd dat de eisen niet zo ingewikkeld waren voor het contact met cliënten en de meerwaarde van speciale apps voor onze doelgroep maar beperkt, is gekozen om met ipads en FaceTime te gaan werken. Om dit op grotere schaal in te zetten is uitleg per team ingezet. In een soort brainstorm is een kosten baten analyse gemaakt die de basis vormde voor de besluitvorming door het team zelf. Aangezien de kosten baten analyse redelijk voor zichzelf sprak, is de inzet van beeldzorg relatief makkelijk verlopen. Door deze aanpak zijn uiteindelijk alle begeleiders in de teams ambulante begeleiding betrokken geraakt bij deze nieuwe werkwijze. De projectleider coördineerde de ondersteuning en hielp de eerste teams bij de uitrol. Toen eenmaal de kinderziekten er uit waren, verliep de rest vrij geruisloos. Wat ook belangrijk is geweest, is de boodschap die de regiomanagers aan de teams hebben afgegeven, door uit te leggen dat zorgtechnologie een vanzelfsprekende ontwikkeling van ons werk moet zijn, willen wij klaar zijn voor de toekomst en de toekomstige cliënten. Mogelijk helpt dit ook om het hoofd te kunnen bieden aan de steeds zwaardere productiviteitseisen waar we als organisatie aan moeten voldoen. Het management van Gors vindt deze ontwikkeling belangrijk. Uiteindelijk gaan we ervan uit dat alle thuisbegeleiders gebruik maken van beeldbellen mits dit past bij de cliënt en zijn situatie. Vooralsnog wordt de omvang van deze activiteit begrensd door de voorwaarden die betalende instanties stellen. Wij werken momenteel aan een modulaire opbouw van de ambulante zorg. Het beeldbellen wordt in de voorbereidende werkgroepen opgenomen. Beeldbellen maakte deel uit van een groter project bij Gors waarin ook een digitaal cliëntportaal en inzage in de dossiers wordt gerealiseerd. Pagina 4 van 5

5 Voor meer informatie: Lou Corsius via NB zodra het filmpje over beeldbellen openbaar is gemaakt, kan de link hier worden vermeld Een van de businesscases die door werd gemaakt: Datum 31 oktober 2016 Pagina 5 van 5