WERKPLAN VAN HET STREEKACHIEF EN ROZENBURG

Transcriptie

1 WERKPLAN VAN HET STREEKACHIEF VOORNE-PUTTEN EN ROZENBURG VOOR DE JAREN

2

3 1 Werkplan van het Streekarchief Voorne-Putten en Rozenburg voor de jaren

4 2

5 3 Op grond van artikel 14 van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten en Rozenburg 1999" stelt het algemeen bestuur een voortschrijdend werkplan vast voor een periode van 5 jaar. Het werkplan is gebaseerd op het in 2000 vastgestelde beleidsplan. De beleidszaken zijn vet en cursief gedrukt. Het zwaartepunt van het werkplan wordt gelegd op in 2014 uit te voeren werkzaamheden, waarbij het beleid om de digitale dienstverlening via de website te bevorderen, duidelijk tot uitdrukking komt. De steeds maar toenemende vraag naar informatie uit het Streekarchief en de vanzelfsprekendheid dat deze informatie ook snel beschikbaar is, vergt veel tijd en aandacht. Voortdurend moet er gewaakt worden dat de beschikbare tijd en financiën optimaal ten dienste komen van de burger. Hierbij voelt men het spanningsveld tussen het direct beschikbaar stellen van voor de hand liggende bronnen en het toegankelijk maken van het resterende deel van het archief. Om het goede evenwicht te vinden vormt de vaststelling van een voortschrijdend werkplan een goede basis. In het afgelopen jaar is veel werk verricht en konden vrijwel alle in het werkplan genoemde projecten uitgevoerd worden. Er moet wel steeds vermeld worden dat vele in het plan genoemde werkzaamheden met de huidige personeelsbezetting en financiële middelen alleen met hulp van de vrijwilligers uitgevoerd kunnen worden. Dit zijn onder andere de volgende projecten: de bewerking van de kaartencollectie, de bewerking van de vele particuliere archieven, beantwoording van brieven van genealogische aard, maken van regesten op de notariële archieven en andere bronnen, de bewerking van de burgerlijke stand, de doop-, trouw- en begraafboeken alsmede het maken van toegangen op de bevolkingsregisters enz. De mogelijkheden om in het werkplan projecten op te nemen waaraan financiële consequenties zijn verbonden, zijn beperkt en in het kader van bezuinigingen zelfs onmogelijk. In de toelichting op het werkplan is reeds gemeld dat Gedeputeerde Staten hebben gewezen op het feit dat de formatieve omvang van de archiefinspectie van het Streekarchief, nu 0,2 fte, 0.6 fte dient te zijn, wil deze inspectie uitgevoerd kunnen worden volgens de voorschriften. Binnen de huidige personeelsbezetting is een dergelijke uitbreiding alleen mogelijk door verschuiving van kerntaken.

6 4

7 5 INLEIDING Ten grondslag aan het Streekarchief Voorne-Putten en Rozenburg ligt de gemeenschappelijke regeling, die de zes gemeenten van de eilanden Voorne-Putten en Rozenburg en het voormalige waterschap De Brielse Dijkring gesloten hebben. Deze gemeenschappelijke regeling, een gewijzigde versie van die van het vroegere streekarchivariaat, is sinds 1 januari 1999 van kracht. doelstellingen van het Streekarchief: van bewaarplaats tot informatiecentrum De gemeenschappelijke regeling is een uiting van de gemeenschappelijke wens om het culturele erfgoed, zoals dat in geschreven, gedrukte, getekende en digitale vorm alsmede op diverse beeld- en geluidsdragers is overgegeven, op deskundige wijze te doen beheren. Of anders gezegd: het op grond van de Archiefwet 1995 en de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten en Rozenburg 1999 veilig en beschikbaar stellen van het culturele erfgoed van Voorne-Putten en Rozenburg, zoals dat ons in de vorm van archieven is overgeleverd. Het Streekarchief biedt de mogelijkheid om te functioneren als regionaal historisch informatiecentrum met educatieve en wetenschappelijke taken. taakvelden van het Streekarchief Om aan de bovengenoemde doelstellingen te kunnen voldoen, heeft het Streekarchief een drietal taakvelden, te weten: behouden, bewerken en benutten. Deze taakvelden hebben een onderlinge samenhang en geen van de taakvelden mag tekort worden gedaan; het (materiële) behouden en het (inhoudelijke) bewerken is immers gericht op het benutten van de archieven door overheid en burger. Ieder taakveld kent een aantal specifieke taken, zoals acquisitie, inventarisatie, onderzoek enz. huisvesting en personeel De huisvesting is in huur van de gemeente Brielle en omvat de volgende voorzieningen: een garderobe met kluisjes en toiletten; een studiezaal voor circa 10 bezoekers; een keukenhoek; twee kantoorruimten voor medewerkers; een werkruimte voor vrijwilligers, die verder de studiezaal gebruiken; een magazijn met kopieerinrichting en een archiefbewaarplaats verdeeld in vier ruimten. Het Streekarchief beschikt over de volgende personele bezetting in vaste dienst: een streekarchivaris, een adjunct-streekarchivaris, een archivist, een studiezaalmedewerker (7,5 uur) en een administratief medewerker (16 uur). Tevens is een aantal vrijwilligers actief. Momenteel bedraagt het aantal vrijwilligers 21. externe ondersteuning Een aantal taken wordt niet door de eigen medewerkers uitgevoerd. Het bestuur heeft deze taken uitbesteed aan derden: financiën, netwerkbeheer en personeelszaken (gemeente Brielle) onderhoud gebouw (gemeente Brielle als verhuurder); alarmering (Rotterdams havenbedrijf); schoonmaakwerk (Leo Verweel). De secretariële ondersteuning geschiedt door gemeente Brielle. gebruikers Tot de gebruikers van het Streekarchief worden de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling, bezoekers, culturele instellingen en scholen verstaan. De deelnemers doen een beroep op de medewerkers van het Streekarchief door de inspectie over de archieven en informatieprocessen aan hen op te dragen, door vragen van historische aard aan hen voor te leggen en door andere verzoeken tot

8 6 ambtelijke ondersteuning te doen. De bezoekers van het Streekarchief doen onderzoek in de archieven. In veel gevallen betreft dit genealogisch onderzoek. De laatste jaren is ook een toename te bespeuren in het onderzoek naar huizen. Een ontwikkeling die al jaren gaande is en de komende jaren ongetwijfeld in belang zal toenemen is de belangstelling vanuit het onderwijs. Culturele instellingen, zoals musea, maken gebruik van het archief door materiaal te gebruiken voor tentoonstellingen. Scholen vragen in toenemende mate om lessen en lesmateriaal. Verenigingen van diverse aard vragen regelmatig om het geven van lezingen tijdens jaarvergaderingen, informatie betreffende archivering enz. meerjarenplan Dit meerjarenplan omspant de periode In dit hierna geschetste plan zullen de taken nader worden toegelicht. Aan elk van de drie genoemde taakvelden is een afzonderlijk hoofdstuk gewijd. Een vierde hoofdstuk is gewijd aan de bedrijfsvoering. De behandeling van de specifieke taken geschiedt in twee delen; het eerste gedeelte - cursief en vet gedrukt - geeft de visie weer, het tweede gedeelte de praktische uitvoering. Tenslotte treft u een bijlage aan, die een nadere chronologische uitwerking is van enkele in het plan gestelde beleids- en actiepunten.

9 7 Hoofdstuk 1. BEWAREN acquisitie Het Streekarchief wil compleet zijn en voert daarom een actief acquisitiebeleid. In deze periode zullen alle overheidsarchieven, die daarvoor ingevolge de Archiefwet 1995 in aanmerking komen, naar de centrale archiefbewaarplaats worden overgebracht. Tevens zullen de verzameling particuliere archieven, voor zover deze een aanvulling vormen op de overheidsarchieven, de bibliotheek, de documentaire collecties en de topografisch-historische atlas worden uitgebreid met voor de kennis van de streek relevante onderdelen. Niet alle archieven uit de particuliere sector komen voor acquisitie in aanmerking. Het beleid is er op gericht dat enerzijds onnodige doublures en anderzijds ongewenste lacunes voorkomen worden. De bij de deelnemers berustende archieven, ouder dan 20 jaar, moeten op grond van de Archiefwet worden overgebracht naar de of een archiefbewaarplaats. Verenigingen en particuliere instellingen die hun archieven in het verleden hebben gedeponeerd, zullen worden benaderd met de vraag hun archief periodiek aan te vullen. Er wordt uitvoering gegeven aan het door het bestuur vastgestelde acquisitieplan. restauratie en conservering De stukken die voor restauratie in aanmerking komen, zullen worden gerestaureerd. De archieven en collecties moeten in zuurvrije verpakkingen worden overgezet. Parallel aan de inventarisatie zullen de archieven worden nagezien op stukken die voor restauratie in aanmerking komen. Zo nodig en als er financiële middelen zijn worden deze stukken naar een restauratieatelier overgebracht. Archiefbescheiden die aan het archief worden toegevoegd, worden overgezet in zuurvrije dozen en omslagen. inspectie en advisering De taak van de inspecteurs/adviseurs zal uitbreiden. Momenteel bevindt het archiefwezen, met name het dynamische deel, zich in een cruciale fase. Dit is het gevolg van een toenemende automatisering en digitalisering. Het Streekarchief speelt een centrale rol in het regionale archiefbeheer. Het is van belang dat het Streekarchief de komende jaren het voortouw neemt in de ontwikkelingen. Dit is niet slechts noodzakelijk om te komen tot uniformiteit en standaardisatie, wat bij overbrenging van de (digitale) archieven in ons voordeel is, maar ook om op vragen van de deelnemers te kunnen anticiperen. In het kader van de inspectie worden tenminste eenmaal per jaar alle deelnemers bezocht. Van de bevindingen wordt één keer per twee jaar verslag gedaan aan de besturen van de deelnemers. Tweemaal per jaar wordt een bijeenkomst belegd met de hoofden van de archiefafdelingen van de deelnemers, het zgn. Ambtelijk Deelnemersoverleg.

10 8 Hoofdstuk 2. BEWERKEN Inventarisatie Binnen de gestelde periode zullen alle overheidsarchieven voor het publiek toegankelijk zijn gemaakt. Tevens zullen de gehele bibliotheek, de hele fotoverzameling en een aantal van de overige archieven en collecties voor bezoekers beschikbaar worden gemaakt. In 2014 zullen inventarissen vervaardigd worden van nog niet geïnventariseerde overheidsarchieven, waaronder de archieven van gemeente Hekelingen. In 2014 zal een aantal van de overige archieven en collecties worden geïnventariseerd, waaronder de schoolarchieven van Brielle, Heenvliet, Rockanje en Spijkenisse. In 2014 worden de rivier-, zee- en overzichtskaarten beschreven. De collectie gedigitaliseerde videobanden worden beschreven in Mais en op internet geplaatst. Het op kaart zetten en beschrijven van de foto s zal in 2014 voortgezet worden. Ficheren, transcriberen en vervaardigen van regesten Om enerzijds bezoekers van dienst te zijn en anderzijds de betreffende bronnen zo weinig mogelijk aan raadpleging te hoeven blootstellen en tevens voor een breder publiek bruikbaar te maken, wordt een aantal bronnen op bijzondere wijze toegankelijk gemaakt. Het traditionele ficheren zal worden afgebouwd; het invoeren in een geautomatiseerd systeem wordt voortgezet. Het transcriberen gaat voort, evenals het maken van regesten. In 2014 worden regesten gemaakt van de nog niet bewerkte notariële archieven van na In 2014 worden regesten gemaakt op nog niet bewerkte bronnen uit de 16 e en 17 e eeuw. In 2014 worden regesten gemaakt van bronnen uit het Nationaal Archief, die betrekking hebben op Voorne-Putten en Rozenburg. De keuze van bronnen die in aanmerking komen voor transcriptie, zal mede bepaald worden door de vraag van gebruikers. Automatisering en digitalisering De digitale dienstverlening is niet meer uit de organisatie weg te denken. In toenemende mate zal bij het inventariseren of anderszins toegankelijk maken van de archieven en collecties gebruik worden gemaakt van de website. Ook zal de digitale opslag van kaart- en fotomateriaal in de komende jaren zijn beslag krijgen. In 2014 wordt de omwerking van inventarissen in Mais Flexis naar ISAD-G-structuur voortgezet. In 2014 wordt de burgerlijke stand van Westvoorne en/of Hellevoetsluis gedigitaliseerd en op het internet geplaatst. De website van het Streekarchief wordt tweemaandelijks bijgewerkt, waaronder de vermelding van nieuwe aanwinsten. In 2014 zal het project VerHuell worden afgerond. Er wordt een proefproject gestart met betrekking tot de digitalisering van de bouwvergunningen. De controle van de namen in de database Burgerlijke Stand wordt voortgezet. De N.B.C. over de periode wordt gedigitaliseerd en op het internet geplaatst. Er wordt uitvoering gegeven aan de door het bestuur vastgestelde notitie over de mate van en de wijze waarop de automatisering en digitalisering van het archief de komende jaren gestalte zal krijgen.

11 9 Hoofdstuk 3: BENUTTEN Studiezaal en verschaffen van inlichtingen De studiezaal is de plaats waar het archief de burger raakt. De studiezaal en de studiezaalmedewerker zijn het visitekaartje voor de dienst. Ter vergroting van de belangstelling voor en de kennis van de lokale geschiedenis bij de burger geeft het Streekarchief inlichtingen van historische aard. Dit zal zowel gevraagd als ongevraagd gebeuren. Hiernaast geeft het Streekarchief informatie aan mensen en instellingen die bijvoorbeeld onderzoek doen naar genealogie, erfelijkheid en erfstelling. De studiezaal wordt van dinsdag tot en met vrijdag voor bezoekers opengesteld. In de archiefwinkel zullen eigen publicaties en andere voor bezoekers interessante publicaties te koop worden aangeboden. Het Streekarchief neemt schriftelijke en telefonische vragen in behandeling en stuurt hierop binnen een maand antwoord. Door middel van publicaties, cursussen en lezingen wordt getracht de kennis van en de belangstelling voor de lokale geschiedenis te vergroten. Ambtelijke ondersteuning Ten behoeve van de deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling verlenen de medewerkers van het Streekarchief ondersteuning in de vorm van onderzoek in de archieven en het schrijven van notities betreffende historische onderwerpen. Er zal naar de deelnemers toe actief worden opgetreden om deze mogelijkheid bekend te maken. Er wordt contact onderhouden met de ambtenaren die belast zijn met gemeentelijke voorlichting of culturele zaken. Zij krijgen voorlichting over het archief en krijgen een eigen aanspreekpunt binnen het Streekarchief toegewezen dat zij kunnen benaderen in geval van historisch onderzoek of informatie voor toespraken, evenementen enz. Medewerkers van het Streekarchief houden, op verzoek van de deelnemers, zitting in commissies met een historische of culturele opdracht (straatnamencommissie, archeologische begeleidingscommissie, enz). De deelnemers zullen op de hoogte worden gehouden van bijzondere data en feiten die voor een historisch besef van belang kunnen zijn. Contacten met culturele instellingen Het Streekarchief voert als centrum voor lokaal en regionaal historisch onderzoek een actief beleid om het cultureel erfgoed te bewaren en optimaal te benutten. In het scala van activiteiten en instellingen dat op historisch gebied bestaat, zal het Streekarchief een centrale positie in moeten nemen. Met de bibliotheken, musea en historische verenigingen in onze regio (maar ook daarbuiten!) zal intensief contact onderhouden worden. Met de historische verenigingen in de regio zal een regulier overleg gecreëerd worden met als doel te komen tot onder meer uniformiteit in beheer, ontsluiting van de collecties en het afstemmen van activiteiten. Door middel van de contacten zullen historische activiteiten worden gestimuleerd en ondersteund.

12 10 Educatie Voor het aankweken van historisch besef is het van belang dat mensen op jonge leeftijd met het verleden in aanraking worden gebracht. Het Streekarchief tracht een bijdrage te leveren door (middelbare) scholieren kennis te laten maken met het archief en de bronnen die daar te zien zijn. Het archief is immers een plaats waar het verleden bewaard wordt. Het Streekarchief wil actief inspelen op de vragen die op scholen in de regio ontstaan als gevolg van nieuwe inzichten in het onderwijs, waarbij het doen van zelfstandig onderzoek veel aandacht krijgt. Er worden lessen verzorgd in de studiezaal van het Streekarchief. De scholen voor middelbaar en voortgezet onderwijs in de regio zullen benaderd worden om vraag en aanbod betreffende educatieve activiteiten op elkaar af te stemmen. In 2014 zal getracht worden zoveel mogelijk uitvoering te geven aan het gebruik van de lespakketten die door of in samenwerking met het Streekarchief zijn samengesteld. Verzorgen cursussen en lezingen Om bezoekers de benodigde vaardigheden aan te leren, die zij nodig hebben bij het doen van onderzoek, organiseert het Streekarchief cursussen. Om de belangstelling voor en de kennis van de geschiedenis te vergroten geeft het Streekarchief lezingen. Het Streekarchief profileert zich hiermee als historisch kenniscentrum voor de regio. Gedurende de wintermaanden zullen bij voldoende belangstelling cursussen gegeven worden waarin aandacht wordt besteed aan genealogie, paleografie, historisch onderzoek, thema s uit de lokale en regionale geschiedenis enz. Op verzoek van verenigingen en instellingen zullen lezingen gegeven worden over bijzondere onderwerpen. Onderzoek en publicaties Om de kennis van de plaatselijke of regionale geschiedenis te vergroten zal het Streekarchief zich profileren als historisch kenniscentrum. De medewerkers doen onderzoek in de archieven en publiceren hun bevindingen. De publicaties dienen tevens om de belangstelling op te wekken zelf onderzoek te doen. Ten slotte wil het Streekarchief door deze vorm van publiciteit (meer) naamsbekendheid krijgen. Het Streekarchief voert ook een actief beleid om onderzoeksresultaten van derden te publiceren dan wel onder de aandacht te brengen. Regelmatig zullen artikelen worden aangeboden voor de Brielse Mare, de nieuwsbrief van de Stichting Streekhistorie Voorne-Putten en Rozenburg en, indien gewenst, voor andere bladen. In 2014 zullen in plaatselijke kranten bijdragen worden verzorgd over de geschiedenis van de streek. Er verschijnt een publicatie over de vestingwerken van Hellevoetsluis. Er verschijnt een publicatie Historische Atlas Voorne-Putten. De beschrijving van Geschiedenis per plaats wordt voortgezet. De beschrijving van de stadsgeschiedenis van Brielle wordt voortgezet.

13 11 Tentoonstellingen en open dagen Het Streekarchief verleent medewerking aan diverse culturele instellingen bij het opzetten van tentoonstellingen door het verstrekken van informatie of het in bruikleen geven van materiaal. Om een andere reden zal het Streekarchief de komende jaren tevens werken aan het zelfstandig opzetten van tentoonstellingen. Het verhoogt de bekendheid bij de burger van het werk van het archief. Er wordt medewerking verleend aan een tentoonstelling in de Oudheidkamer te Oostvoorne. Er wordt medewerking verleend aan tentoonstellingen van het Historisch Museum Den Briel. Er wordt medewerking verleend aan eventuele andere tentoonstellingen. Bij bijzondere gebeurtenissen zal het Streekarchief een (foto-)expositie opzetten. Het Streekarchief organiseert Open Dagen. In 2014 worden filmdagen georganiseerd in samenwerking met andere instellingen.

14 Hoofdstuk 4. BEDRIJFSVOERING 12 huisvesting De huisvesting van het Streekarchief verandert slechts in geringe mate, maar zal zich aan moeten passen aan de veranderende eisen van de bezoekers, medewerkers en de kluisruimte. In 2014 worden de nieuwe werk- en ontvangstruimte in gebruik genomen. In 2014 verschijnt een rapport over de toekomst van de archiefbewaarplaats. personeel Ten behoeve van een optimaal functioneren van de medewerkers dienen deze, onder andere door middel van vakliteratuur en cursussen, op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen binnen het vakgebied. Het is bovendien belangrijk dat een ieder zijn/haar zegje kan doen. Bij hun werkzaamheden worden de medewerkers ondersteund door vrijwilligers. Op de begroting zal jaarlijks een post worden gereserveerd voor het volgen van cursussen. De medewerkers zullen regelmatig studiedagen bijwonen en cursussen volgen om hun kennis op peil te houden. Er wordt bij voldoende belangstelling jaarlijks een excursie voor vrijwilligers georganiseerd. public relations Het archief heeft ten onrechte een stoffig imago. Bovendien blijken veel burgers niet te weten welke werkzaamheden en producten het archief levert. Om aan de naamsbekendheid en de voorlichting te werken, zal het Streekarchief zich meer en breder profileren. Er wordt uitvoering gegeven aan het door het bestuur vastgestelde communicatieplan. De gemeenteraden worden met regelmaat uitgenodigd een bezoek te brengen aan het archief. Regelmatig zal met de pers contact worden opgenomen en worden persberichten verzonden. Er wordt zorg gedragen voor een regelmatige berichtgeving uit het Streekarchief in de diverse historische bladen. interne en externe contacten Het is belangrijk dat de medewerkers goede contacten onderhouden, zowel onderling als met het bestuur, vakgenoten, betrokkenen en gebruikers. Er wordt maandelijks werkoverleg gehouden. De streekarchivaris woont de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur bij. Tweemaal per jaar zal een ambtelijk deelnemersoverleg worden gevoerd. Door middel van het bijwonen van vergaderingen van onder andere de provinciale en landelijke verenigingen van archivarissen zal contact worden onderhouden met vakgenoten. Er vindt overleg plaats met de portefeuillehouders en ambtenaren van de deelnemers. Er zal op worden toegezien dat de kwaliteitszorg aandacht krijgt.

15 beleids- en beheersinstrumentarium Ten behoeve van het bestuur zal een aantal instrumenten ontwikkeld worden om meer en beter inzicht te geven in de ontwikkeling van het beleid en het beheersen van de bedrijfsprocessen. Jaarlijks zal het bestuur de begroting en rekening worden voorgelegd. Jaarlijks zal aan het algemeen bestuur een managementrapportage (marap) worden voorgelegd met een indeling volgens het werkplan. Op de eerste vergadering in het jaar zal een jaarverslag worden uitgebracht. Op de eerste vergadering in het jaar wordt een voortschrijdend werkplan vastgesteld over een periode van vijf jaar.

16 Bijlage 1. VOORTSCHRIJDEND WERKPLAN Periodiek (dagelijks tot jaarlijks) De studiezaal wordt voor bezoekers opengesteld van dinsdag tot en met vrijdag. Parallel aan de inventarisatie zullen de archieven worden nagezien op stukken die voor restauratie in aanmerking komen. Eenmaal per jaar worden deze stukken naar een restauratieatelier overgebracht. Alle archieven die nieuw ingebracht worden, zullen terstond worden omgepakt in zuurvrije dozen en omslagen. In het kader van de inspectie worden tenminste eenmaal per jaar alle deelnemers bezocht. Van de bevindingen wordt één keer per twee jaar verslag gedaan aan de besturen van de deelnemers. Tweemaal per jaar wordt een bijeenkomst belegd met de hoofden van de archiefafdelingen van de deelnemers, het zgn. ambtelijk deelnemersoverleg. Er wordt medewerking verleend aan tentoonstellingen van musea in de regio. Door middel van publicaties, cursussen en lezingen wordt getracht de kennis van en de belangstelling voor de lokale geschiedenis te vergroten. Medewerkers van het Streekarchief houden zitting in gemeentelijke commissies met een historische of culturele opdracht (straatnamencommissie, archeologische begeleidingscommissie enz.). De deelnemers zullen op de hoogte worden gehouden van bijzondere data en feiten die voor een historisch besef van belang kunnen zijn. Door middel van het beschikbaar stellen van kennis en het onderhouden van contacten zullen historische activiteiten worden gestimuleerd en ondersteund. Er worden lessen verzorgd in de studiezaal van het Streekarchief. Gedurende de wintermaanden zullen cursussen gegeven worden waarin aandacht wordt besteed aan genealogie, paleografie, historisch onderzoek, thema s uit de lokale en regionale geschiedenis enz. Scholen voor middelbaar en voortgezet onderwijs in de regio worden benaderd om vraag en aanbod betreffende educatieve activiteiten op elkaar af te stemmen. Regelmatig worden artikelen aangeboden voor onder andere de Brielse Mare en de nieuwsbrief van de Stichting Streekhistorie Voorne-Putten en Rozenburg. Bij bijzondere gebeurtenissen zal het Streekarchief een toepasselijke (foto-)expositie opzetten. Het Streekarchief houdt Open Dagen. Er wordt een voortschrijdend werkplan vervaardigd. Eenmaal per jaar wordt voor het algemeen bestuur een marap opgesteld. Er wordt een jaarverslag vervaardigd. Het bestuur krijgt de begroting en rekening voorgelegd. Met de pers wordt contact opgenomen en er worden persberichten verzonden. Er wordt een maandelijks werkoverleg gehouden. De streekarchivaris woont de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur bij. Door middel van het bijwonen van vergaderingen van bv. de verenigingen van archivarissen zal contact worden onderhouden met vakgenoten. Er wordt bij voldoende belangstelling een excursie voor vrijwilligers georganiseerd. De kwaliteitszorg krijgt aandacht. De medewerkers volgen regelmatig cursussen om hun vakkennis op peil te houden.

17 Het acquisitieplan wordt uitgevoerd. De website van het Streekarchief wordt maandelijks aangepast en wanneer mogelijk met nieuwe bestanden verrijkt De nieuwe werk- en ontvangstruimten worden in gebruik genomen. Er wordt een rapport samengesteld over de toekomst van het Streekarchief in het kader van de problematiek aangaande het gebrek aan kluisruimte. Er verschijnt een inventaris van het archief van de gemeente Hekelingen. De inventaris van het archief van de gemeente Vierpolders wordt aangevuld. Er verschijnt een inventaris van het archief van de Vereniging voor Christelijk onderwijs te Brielle. Er verschijnt een inventaris van het archief van de Vereniging voor Christelijk Nationaal Schoolonderwijs voor Heenvliet en omstreken. Er verschijnt een inventaris van het archief van de Vereniging voor Christelijk Basisonderwijs te Rockanje. Er verschijnt een inventaris van het archief van de Vereniging voor Christelijk Primair onderwijs te Spijkenisse. Er verschijnt een inventaris van het archief van de hervormde gemeente van Rozenburg, De eerste hoofdstukken van de beschrijving van de stadsgeschiedenis van Brielle tot 1572 verschijnen in concept. Er verschijnt een publicatie Wijken voor de Wall in samenwerking met gemeente Hellevoetsluis. Er verschijnt een publicatie Historische Atlas VP in samenwerking met Uitgeverij Waanders. Er wordt onderzoek gedaan naar de bewoningsgeschiedenis van wijk 3 in Brielle. De vergunningen uit het archief van het waterschap De Brielse Dijkring ( ) worden nader toegankelijk gemaakt in MAIS. De foto s uit het archief van het waterschap De Brielse Dijkring ( ) worden nader toegankelijk gemaakt in MAIS. Het omwerken van inventarissen in MAIS naar ISAD-G-structuur wordt voortgezet. De collectie VerHuell wordt op het internet geplaatst. De bewerking van de collectie VerHuell verschijnt in boekvorm in samenwerking met de Stichting Streekgeschiedenis Voorne-Putten en Rozenburg. De DTB-registers worden verder toegankelijk gemaakt. De rivier-, zee- en overzichtskaarten worden beschreven en op het internet geplaatst. De collectie briefhoofden wordt op het internet geplaatst. De N.B.C. over de periode wordt gedigitaliseerd en op het internet geplaatst. De collectie foto s van Brielle wordt deels beschreven en op het internet geplaatst. De gedigitaliseerde videobanden worden beschreven in MAIS en op het internet geplaatst. Er wordt een proefproject gestart met betrekking tot de digitalisering van de bouwvergunningen. De beschrijving Geschiedenis per plaats op de website wordt voortgezet. De controle en het splitsen van namen in Database Burgerlijke Stand wordt voortgezet. De akten Burgerlijke Stand gemeente Westvoorne en/of Hellevoetsluis worden gedigitaliseerd. Diverse inrichtingen in MAIS Flexis: koppeling scans BS, introductie betaalfunctie. Er wordt medewerking verleend aan de tentoonstelling over de koepel Zeeburg in de Oudheidkamer te Oostvoorne.

18 Er wordt bij voldoende belangstelling medewerking verleend aan een cursus paleografie. Het maken van nadere toegangen op de notariële archieven vanaf 1843 wordt voortgezet en deze toegangen worden op het internet geplaatst. Er worden regesten gemaakt op nog niet bewerkte bronnen uit de 16 e en 17 e eeuw. Er worden transcripties gemaakt van de boeken van Jan Kluit. De site van het Streekarchief wordt uitgebreid met die akten van de burgerlijke stand die openbaar zijn geworden. De aanwinsten van het Streekarchief worden elke twee maanden op de website bekend gemaakt. Er worden filmdagen georganiseerd Er wordt een inventaris gemaakt van het archief van de gemeente Vierpolders ( ). Er verschijnt een publicatie over Vierpolders Er verschijnt een publicatie over het verdwenen dorp Blankenburg. Het omwerken van inventarissen in MAIS naar ISAD-G-structuur wordt afgerond. Alle notariële protocollen van na 1843 worden in regestvorm op het internet geplaatst. Er wordt een betere toegang gemaakt op de collectie documentatie. De beschrijving van de fotocollectie van Brielle wordt afgerond. Digitalisering fotocollectie Spijkenisse wordt afgerond. De bouwvergunningen worden gedigitaliseerd en op het internet geplaatst. De akten van de burgerlijke stand van overige gemeenten worden gedigitaliseerd en op het internet geplaatst. 5 maart 2014, de streekarchivaris, L.W. Hordijk.