Meerjarenbeleidsplan SMD (18 februari 2010)

Transcriptie

1 Stichting Molendocumentatie Stichting voor het verzamelen, beheren en toegankelijk maken van archieven en collecties van de Vereniging De Hollandsche Molen te Amsterdam Meerjarenbeleidsplan SMD (18 februari 2010) Inleiding Nadat de Stichting Molendocumentatie (SMD) van 2000 t/m 2003 met jaarlijkse Werkplannen werkte werd m.i.v een 4-jarig Voortschrijdend Werkplan opgesteld voor en in 2005 voor Dit laatste plan schreed niet voort maar vormde nog wel de basis voor het Jaarplan Het Jaarplan 2009 dat hierop volgt richt zich, naast het lopende werk, vooral op de digitaliserings- en ontsluitingsactiviteiten van het SenterNovem-project. Met het nu voorliggend Meerjarenbeleidsplan presenteert het bestuur van de Stichting Molendocumentatie (SMD) de activiteiten die zij in de jaren wil realiseren. Deze periode is gekozen omdat het plan daardoor parallel loopt met het Meerjarenbeleidsplan van DHM. Het Meerjarenbeleidsplan van de SMD zal de basis vormen voor de Jaarplannen van elk van deze jaren. (Tijdens de behandeling van dit Meerjarenbeleidsplan bleek dat DHM haar komende Meerjarenbeleidsplan een jaar zal verschuiven zodat het dus voor 2011 t/m 2014 zal gelden. Om het parallel lopen toch te handhaven is door het AB besloten het Meerjarenbeleidsplan van de SMD een jaar op te rekken en te laten gelden voor de periode Hiervoor is geen inhoudelijke aanpassing nodig geweest omdat het plan toch door ieder Jaarplan geconcretiseerd en eventueel aangepast wordt.) De relatie van de Stichting Molendocumentatie (SDM) met de vereniging De Hollandsche Molen (DHM) Uit de feiten dat de SMD: - de archieven, verzamelingen en collecties beheert, welke zijn gevormd door, eigendom zijn van, of verworven worden door de Vereniging "De Hollandsche Molen" (Statuten. Art. 3a), - de molenbibliotheek van voornoemde vereniging in stand houdt, beheert en uitbreidt (Stat. Art. 3b), - onder goedkeuring van "De Hollandsche Molen" bepaalt waar de plaats de bibliotheek en de verzameling documentatiemateriaal berusten (Stat. Art. 10) en nu daadwerkelijk gehuisvest is in het kantoor van "De Hollandsche Molen", - bij ontbinding of liquidatie de eventueel resterende bezittingen en een eventueel batig saldo laat vervallen aan de vereniging "De Hollandsche Molen (Stat. Art ) en - voor een groot deel afhankelijk is van de jaarlijkse financiële bijdrage van "De Hollandsche Molen", blijkt dat de SMD een zeer nauwe relatie heeft met DHM. Dit komt ook tot uiting in het regelmatig bestuurlijke overleg en de diverse besprekingen tussen de vrijwilligers van de SMD en de medewerkers van DHM. De Stichting Molendocumentatie is indertijd door de vereniging De Hollandsche Molen in het leven geroepen om de zorg voor haar collectie op zich te nemen en is een zelfstandige stichting met eigen statuten en huishoudelijk reglement. Later is aan deze taak ook de zorg voor het afgesloten archief van de vereniging gevoegd. DHM ziet uiteraard erop toe dat de SMD haar statutaire verplichtingen nakomt en zij bepaalt grotendeels de financiële randvoorwaarden. De SMD heeft een eigen verantwoordelijkheid ten aanzien van haar organisatorische ontwikkeling en de invulling van de zorg voor de collecties van DHM. 1

2 Statutair doel De Stichting Molendocumentatie heeft als statutair doel: De stichting stelt zich ten doel alle mogelijke gegevens betreffende molens in Nederland te registreren, bijeen te brengen en te beheren, teneinde de Nederlandse molinologie te bevorderen. Onder molens worden tevens alle mogelijke zaken en activiteiten verstaan, die op enige wijze betrekking hebben op molens. De stichting tracht haar doel te bereiken door: a) het beheren van de archieven, verzamelingen en collecties, welke zijn gevormd door, eigendom zijn van, of verworven worden door de Vereniging "De Hollandsche Molen", Vereniging tot Behoud van Molens in Nederland te Amsterdam; b) het in stand houden, beheren en uitbreiden van de molenbibliotheek van voornoemde vereniging; c) het nader toegankelijk maken en beschikbaar stellen van de verzamelde molinologische documentatie; d) het coördineren en initiëren van activiteiten, die de Nederlandse molinologie bevorderen zowel binnen de stichting als daarbuiten; e) het bevorderen van onderzoek, publicaties en tentoonstellingen op het terrein van de molinologie; en f) voorts al datgene wat met het bovenstaande in de ruimste zin van het woord in verband staat of daaraan bevorderlijk kan zijn. Het bestuur zal daartoe ook kunnen samenwerken met alle daarvoor in aanmerking komende organisaties, instellingen en overheidsinstanties. Activiteitenclusters De activiteiten van de SMD zijn in twee clusters te verdelen, te weten: I. Instandhoudingfunctie Beheer van de archieven en de collecties alsmede van de bibliotheek Inventarisatie en ontsluiting Restauratie Completering door actieve en passieve acquisitie II Publieksfunctie Bekendheid geven aan de mogelijkheden van de collectie Geregelde openstelling Informatie beschikbaar stellen via internet Beantwoorden specifieke vragen Het bevorderen van onderzoek en publicaties Publiceren van boeken en artikelen Wat is er de afgelopen 4 jaar bereikt? - De archieven en collecties van DHM zijn op de verdieping van het pand Zeeburgerdijk in een goede en ruime bewaar- en raadpleegomgeving ondergebracht. De SMD-medewerkers zijn daar in staat de archiefbescheiden van DHM op een goede wijze te beheren en aan de bezoekers beschikbaar te stellen. - De door de SMD beheerde collectie is onder meer verrijkt door schenking van de collecties van mevr. Marrenga-Stapff, van dhr. H.A. Visser en J. Faber. - De bibliotheek is uitgebreid door schenking en aankoop van ruim 1500 in de catalogus opgenomen titels, waarvan ruim 350 boeken. 2

3 - Om meer inzicht te verkrijgen over de boeken en artikelen die nog niet in bibliotheek voorkomen, is een (regelmatig geactualiseerde) manco-lijst opgesteld waardoor gericht zoeken gemakkelijker wordt. - De toegankelijkheid van de collectie is vergroot door het invoeren van bovengenoemde aanwas, het samenvoegen van de bestanden oude en nieuwere prentbriefkaarten, het inventariseren en indexeren van de topografische kaarten en de technische tekeningen en het uitzoeken, selecteren en rubriceren van de diverse diacollecties. - Met de gering aanwezige middelen is, mede dank zij het Metamorfoze-project, een goed begin gemaakt met het digitaal ontsluiten van delen van het archief en de collecties De Ten Bruggencate-inventarisaties en de zgn. Potboekjes zijn gefotografeerd en gedigitaliseerd en een aantal kleinere bestanden in een database geplaatst (zoals: Molenbranden, Assen en roeden en de Genealogische gegevens uit De Molenaar). - Er zijn ruim 630 schriftelijke en digitale inhoudelijk verzoeken behandeld en er zijn ruim 100 bezoekers ontvangen. - De groep vrijwilligers is uitgebreid met Rob Borst, Gerrit Pauw en Saskia Engwirda. Rob Borst, een enthousiast en deskundig vrijwilliger, is helaas plotseling overleden zodat de daadwerkelijke toename resulteert in twee vrijwilligers. - Er is meer bekendheid gegeven aan het bestaan van de SMD en wat deze te bieden heeft door het geven van enkele PowerPoint-presentaties en het maken en op grote schaal verspreiden van een folder en een poster. - Tenslotte is een bestuursboek gevormd waarin alle relevantie regelingen m.b.t. de SMD zijn opgenomen. Wat is er de afgelopen 4 jaar niet bereikt? Wij moeten constateren dat met name een aantal zaken niet gegaan zijn zoals wij ons hadden voorgenomen. - De uitbreiding van het aantal vrijwilligers is beperkt gebleven. - Mede daardoor is het digitaliseren en het toegankelijk maken van de digitale bestanden achtergebleven, en is nog niet begonnen met het digitaal publiceren. - De bezoekersaantallen zijn achtergebleven bij wat ten tijde van de verhuizing naar het huidige pand werd verwacht. De belangrijkste oorzaken hiervoor zijn volgens ons de beperkte bekendheid van de mogelijkheden die de collectie te bieden heeft en de toename van (andere) digitale mogelijkheden. Naar aanleiding van dit laatste zijn wij dan ook van mening dat een verruiming van de fysieke bezoekmogelijkheid niet zal leiden tot een toename van het aantal bezoeken zelf. Voorgenomen beleid Het ambitieniveau van de SMD staat op diverse onderdelen op een hoog peil. Wij willen ons, naast het verrichten van de dagelijkse activiteiten, allereerst richten op: - Het digitaal vastleggen en toegankelijk maken van de beheerde collecties waardoor die beter beschermd en beter en ruimer te raadplegen zijn. - Het met elkaar verbinden van alle in Nederland beschikbare digitale bestanden via één portal web-site, op een zodanige wijze dat de diverse informatiebronnen per molen te koppelen zijn. De mogelijkheid om aan deze ambities gestalte te geven staat of valt uiteraard met de mogelijkheden die aanwezig zijn. 3

4 Geconstateerd moet worden dat de organisatie van de SMD erg kwetsbaar is. Het aantal wekelijks aanwezige vrijwilligers is onvoldoende groot voor de taken van de stichting en ondanks diverse pogingen verloopt het werven van nieuwe vrijwilligers moeizaam. Bovendien is ervaring c.q. kennis op ICT-gebied beperkt aanwezig. Daarnaast zijn de werkzaamheden van de coördinator te veelomvattend, hetgeen de kwetsbaarheid verder vergroot. Daar staat tegenover dat het onlangs gestarte SenterNovem-project de mogelijkheid biedt de komende jaren op dit punt een inhaalslag te maken zodat het archief en de collecties digitaal goed toegankelijk zullen zijn. Bovendien is gebleken dat er op dit moment door diverse andere bezitters van databases gezocht wordt naar een vorm van samenwerking. De website zal echter niet alleen gemaakt moeten worden maar ook moeten worden uitgebouwd en onderhouden. Bovendien zal het leveren van producten aan de digitale bezoekers en het copyright geregeld moeten worden. Daarnaast blijft het noodzakelijk het vrijwilligerskorps uit te breiden. Door de digitale ontwikkelingen is het echter niet meer nodig dat een vrijwilliger iedere week de werkzaamheden in Amsterdam moet uitvoeren maar dit kan zeker zo goed elders plaatsvinden. Het is ook voorstelbaar dat er regionale werkkernen ontstaan. Wel dient er voor de coördinatie en de onderlinge contacten regelmatig centraal overleg te zijn. Wil de vereniging De Hollandsche Molen, door middel van de SMD, hierbij een leidende rol spelen dan is het absoluut noodzakelijk om voor het aansturen van al deze processen een beroepskracht met leidinggevende capaciteiten aan te stellen. Voorgenomen activiteiten De bestaande en voorgenomen activiteiten in de periode onderscheiden zich in een 'structurele' aanpak en een 'incidentele', of eenmalige aanpak. Structureel: 1.1 Het reeds aanwezige en binnenkomende materiaal archiveren. 1.2 Completering bibliotheek. [1.3 Een overzicht met prioriteiten opstellen van het documentatiemateriaal (incl. albums e.d) dat bewerkt moet worden].(staat al in het Jaarplan 2009) 1.4 Het aantal vrijwilligers uitbreiden. 1.5 Het begeleiden van vrijwilligers. 1.6 Het in stand houden van een complete groep correspondenten m.b.t. krantenartikelen, heemkundige artikelen en andere plaatselijke uitgaven. 1.7 Bezoekers ontvangen en begeleiden. 1.8 Molinologische vragen afwikkelen die rechtstreeks dan wel via DHM gesteld worden. 1.9 De verzamelingen en collecties ontsluiten door digitaliseren Het opzetten, onderhouden en ontwikkelen van een systeem waarmee de (op verschillende plaatsen beschikbare) digitale informatie per molen gekoppeld en opgevraagd kan worden door onderzoekers De internetsite bijhouden Onderwerpen en thema's inventariseren die geschikt zijn om een bredere bekendheid te geven Het formuleren van schrijfopdrachten voor belangstellenden Het regelmatig overleggen met interne en externe contacten, zoals bestuur en staf DHM, interne en externe vrijwilligers, eigenaren van molenarchieven en molenverzamelingen. 4

5 Incidenteel: 2.1 De indexering van het bestuursarchief DHM ). 2.2 Het dynamisch archief (= het archief van de bestaande molens) inventariseren. 2.3 Een plan van aanpak maken voor het koppelen van de diverse databases en de gegevens van Ten Bruggencate via de topografische atlas aan een molen. 2.4 Het SenterNovem-project uitvoeren en, indien gewenst, Metamorfoze voortzetten. 2.5 Het bestaande materiaal inventariseren m.b.t. archivering / wijze van conservering / restauratie /opbergen / toegankelijkheid. [2.6 De archiefruimte herschikken (door aanbod materiaal ontstaat nu reeds de noodzaak om het gebruik nader te omschrijven en voorstellen te formuleren inzake het gebruik)] (Heeft in 2008 al plaatsgevonden). 2.7 Een overzicht van elders verblijvende molenarchieven opstellen. 2.8 De mogelijk toekomstig te verkrijgen archieven inventariseren. 2.9 Het opzetten van een complete groep correspondenten m.b.t. krantenartikelen, heemkundige artikelen en andere plaatselijke uitgaven Het restaureren van de Kuijperatlassen Samengevat: Activiteiten Structureel Incidenteel I Instandhoudingfunctie - Beheer van de archieven enz [2.6] - Inventarisatie en ontsluiting 1.1 [1.3] Restauratie Actieve en passieve acquisitie Onderzoek + Publ. bevorderen Uitbreiding vrijwilligers Uitbreiding correspondenten II Publieksfunctie - Bekendheid geven Geregelde openstelling Informatie via internet Beantwoorden spec. vragen Publ. van boeken en artikelen - - Uitvoering van de werkzaamheden is zoals vermeld afhankelijk van beschikbare middelen, mensen en deskundigheid. Daarbij is het absoluut nodig een beroepskracht met leidinggevende capaciteiten aan te trekken. Als profielvoorwaarden gelden aspecten als: het leiding kunnen en willen geven aan de vrijwilligers, affiniteit met molens, zelfstandig kunnen en willen werken. Tot besluit De in dit Meerjarenbeleidsplan genoemde voornemens en voorstellen geven het bestuur van de SMD de mogelijkheid om het landelijk Molendocumentatiecentrum in Amsterdam inhoudelijk en organisatorisch verder uit te bouwen en de in Nederland aanwezige molendocumentatie voor iedereen beter toegankelijk te maken. 5