Verslag van de Stichting Molendocumentatie te Amsterdam over het jaar 2016

Transcriptie

1 Stichting Molendocumentatie Stichting voor het verzamelen, beheren en toegankelijk maken van archieven en collecties van de Vereniging De Hollandsche Molen te Amsterdam JAARVERSLAG 2016 FINANCIEEL VERSLAG 2016

2 Verslag van de Stichting Molendocumentatie te Amsterdam over het jaar 2016 De Stichting Molendocumentatie De Stichting Molendocumentatie is in 1980 opgericht om het beheer van de documentatie en het archief van de vereniging De Hollandsche Molen juridisch veilig te stellen. De stichting zorgt voor het in stand houden, uitbreiden en toegankelijk maken van de archieven, verzamelingen en collecties van Vereniging De Hollandsche Molen ten dienste van de molinologie in Nederland. Om dit te bewerkstelligen is het Meerjarenbeleidsplan SMD vastgesteld waaruit jaarlijks een Jaarplan wordt opgesteld, dat na afloop van het jaar wordt geëvalueerd. Alle activiteiten worden verricht door vrijwilligers: bestuursleden met ieder een eigen deskundigheid en archiefmedewerkers die wekelijks daadwerkelijk met de collectie bezig zijn. Bestuur In 2016 waren de bestuursleden J. Hoekstra en F.P. Don aftredend conform het rooster van aftreden. Zij stelden zich herkiesbaar en werden beiden herbenoemd. De heer D. Zweers trad in februari toe tot het algemeen bestuur. De heer G. Ottevanger trad om gezondheidsredenen af. Het bestuur bestond op 31 december 2016 daarom uit: Voorzitter, lid DB J. (Jippe) Hoekstra einde bestuursperiode: 2020 Secretaris, lid DB F. (Frank) Houwaard einde bestuursperiode: 2017 Penningmeester, lid DB E.P. (Eric) Hannema einde bestuursperiode: 2019 Coördinator vrijwilligers, lid DB E. (Erik) Stoop einde bestuursperiode: 2019 Lid AB J.G.S. (Hans) Schemmekes einde bestuursperiode: 2018 Lid AB D.M. (Dick) Bunskoeke einde bestuursperiode: 2018 Lid AB F.P. (Peter) Don einde bestuursperiode: 2020 Lid AB D. (Dick) Zweers einde bestuursperiode: 2020 Het Algemeen Bestuur kwam in 2016 bijeen op 18 februari, 19 mei, 15 september en 15 december. Het Dagelijks Bestuur vergaderde op 16 januari, 6 september en 22 november. Medewerkers Het medewerkersteam, vrijwilligers die op donderdag werkzaam zijn in het kantoor, bestond dit jaar naast coördinator Erik Stoop en bibliothecaris Frank Houwaard uit de volgende vrijwilligers: mevrouw A. (Agnes) Oomen de heer R.H. (Ruud) Duurhoud de heer P.P.M. (Pieter) Lemmens de heer P.J. (Peter) de Moes de heer J.A. (Jan) Vermeulen de heer A. (André) Zelders Amsterdam Vorden Bilthoven Hilversum Amersfoort Hilversum Daarnaast zijn de er de volgende medewerkers 'in buitengewone dienst': de heer G.H. Keunen de heer C.A. van Hees Utrecht Amsterdam 1

3 Medewerkers die extern (vanuit huis) veel nuttig werk aan allemolens.nl verricht hebben door het doorgeven van aanvullingen en het verfijnen van beschrijvingen bij afbeeldingen: de heer M. (Michiel) Hooijberg de heer E. (Erwin) Esselink de heer L. (Leo) van der Drift de heer L. (Lolke) Rang de heer G.L. (Geert) Nienhuis Zoals in de voorgaande jaarverslagen steeds is opgemerkt blijft het team door de stijgende leeftijd erg kwetsbaar en zal er dus voortdurend getracht moeten worden het team te versterken. Hierbij wordt vooral ook gedacht aan personen die i.v.m. het digitaliseren hoofdzakelijk thuis werken. Het periodieke overleg tussen bestuur en medewerkers vond plaats op 18 februari en op 15 september, voorafgaand aan de vergadering van het Algemeen Bestuur. Hierbij kwamen o.a. ter sprake: - de evaluatie van het Jaarplan 2015 en de inhoud van het Jaarplan het jaarverslag 2015 en de jaarrekening de plannen van DHM voor verbouwing van de bovenverdieping - de werkzaamheden van de vrijwillige medewerkers - de werkzaamheden en beleidsvoornemens die verband houden met allemolens.nl - de voorbereidingen van het project voor digitalisering van een groot deel van het archief Werkzaamheden Ook dit jaar werd er weer veel tijd besteed aan het project allemolens.nl, vooral waar het de opbouw van de site betreft. Dit laatste wordt door DHM gecoördineerd, maar vanuit de SMD is hiervoor veel input vereist. Op dit gebied werd ook dit jaar weer veel werk verricht door de heer Michiel Hooijberg. Hij verwerkte onder andere ruim 2300 opmerkingen van bezoekers van de site, hielp mee bij het oplossen van circa 100 zoekplaatjes en plaatste 6400 nieuwe afbeeldingen en 1200 archiefstukken op de site. De meeste werktijd is dit jaar gegaan naar het project digitalisering, waarin een groot deel van de archiefstukken in digitale vorm beschikbaar zullen komen en via allemolens.nl voor het publiek doorzoekbaar gemaakt worden. Ter voorbereiding van dit project is veel werk verzet door André Zelders en Jan Vermeulen (coördinatie, werkplannen, projectplannen). Samen met andere vrijwilligers hebben zij steekproeven uit het archief genomen om een schatting te kunnen maken van de omvang van de werkzaamheden. Met Metamorfoze (onderdeel van de KB) is regelmatig overleg geweest over financiering van het project. Met digitaliseringsbedrijven zijn besprekingen gevoerd over de uitvoering van het werk en offertes van deze bedrijven zijn bekeken. Het aantal bezoekers aan het documentatiecentrum in Amsterdam was in het verslagjaar 10, een aantal dat vergelijkbaar is met dat in De dalende tendens in het bezoekersaantal heeft zich echter ook dit jaar voortgezet. 2

4 Mevrouw Oomen heeft op nieuw zeer veel bijgedragen aan het beschrijven van de scans in allemolens.nl. Verder heeft zij veel werk verricht voor de voorbereiding van het digitaliseringsproject, door een steekproef van de archiefdozen zorgvuldig te bekijken en het daarin aangetroffen materiaal te beschrijven. Mevrouw Oomen nam tevens de taken van de heer Stoop waar tijdens diens vakantie. De heer De Moes is bezig geweest met het uitzoeken van de negatieven-collectie van Van Bussel (circa 5000 stuks). Aan dit werk werd niet alleen in Amsterdam gewerkt: veel digitaliseringsarbeid vond weer bij de heer De Moes thuis plaats. De heren Zelders en Vermeulen hebben hun werk aan ordenen en beschrijven van het verenigingsarchief en de bij DHM gedeponeerde archieven voortgezet. Zij hebben het archiefschema verder uitgewerkt. Daarna hebben zij de voorbereidingen van het digitaliseringsproject op zich genomen en hebben zij samen met Erik Stoop een projectplan geschreven en de noodzakelijke werkzaamheden gecoördineerd en de voortgang van het project bewaakt. Met mogelijke subsidiegevers en met bedrijven die de restauratie en de digitalisering van het archief zullen uitvoeren is uitgebreid overleg gevoerd. De heer Duurhoud hield zich ook dit jaar bezig met het ordenen van dubbele prentbriefkaarten en foto s, onder andere voor de verkoop van deze kaarten op de Algemene Ledenvergadering van DHM. De voortdurende aanvoer van dubbele afbeeldingen zorgt voor een grote werkvoorraad. De heer Lemmens heeft veel werk besteed aan het doornemen en ordenen van de omvangrijke collectie tweedehands boeken. De hierin aanwezige voor ons archief overtollige exemplaren heeft hij gerangschikt en gereed gemaakt voor verkoop aan derden. De heer Stoop hield zich opnieuw bezig met de coördinatie van de vrijwilligers en besteedde veel tijd aan het beantwoorden van molinologische vragen. Veel tijd wordt ook besteed aan de contacten met DHM. Ook dit jaar verzorgde de heer Stoop weer enkele lezingen over molinologische onderwerpen voor geïnteresseerde groepen en verenigingen. Net als vele voorgaande jaren verzorgde het vrijwilligersteam van de SMD tijdens de Algemene Ledenvergadering van de Vereniging De Hollandsche Molen de verkoop van overtollig materiaal (prentbriefkaarten, boeken en brochures). Met de dit jaar weer wat hogere opbrengst was het mogelijk ontbrekend materiaal aan te schaffen. Excursie Dit jaar vond de jaarlijkse excursie, voorbereid door de heren Hannema en Stoop, plaats op woensdag 21 september. Met 22 personen (medewerkers, bestuur en externe vrijwilligers van de SMD en Janny Zwerver en Nicole Bakker van DHM) werd een bezoek gebracht aan de Hoeksche Waard. Na de ontvangst en lunch in restaurant De Platte Reedijk in Heinenoord volgde een tocht langs molens in Mijnsheerenland (Oostmolen), Maasdam (De Hoop), Zuid- Beijerland (Landzigt), Goidschalksoord (korenmolen) en wederom Mijnsheerenland (De Goede Hoop). Molenaar en molenkenner Jesse in t Veld was onze deskundige gids. De dag werd afgesloten met een maaltijd en een gezellig samenzijn in De Platte Reedijk. 3

5 Nalatenschappen en schenkingen Namens De Hollandsche Molen werden dit verslagjaar door de SMD weer een aantal schenkingen in ontvangst genomen en verwerkt, waaronder de collectie van molenfotograaf Jacques Tersteeg. Bibliotheek De bibliotheek van de vereniging De Hollandsche Molen is in 2015 uitgebreid met circa 200 nieuw verschenen, via nalatenschappen verkregen of antiquarisch aangeschafte boeken. Ook werden weer landelijke en regionale molentijdschriften ontvangen, waarvan de artikelen in de catalogus zijn opgenomen. In totaal bevatte de catalogus op 31 december van het verslagjaar records (5.120 boeken, artikelen). In 2015 is door de vrijwilligers verder gewerkt om de toegankelijkheid van de catalogus via allemolens.nl te verbeteren. Overleg met De Hollandsche Molen Het bestuurlijk overleg van het DB met vereniging De Hollandsche Molen (vertegenwoordigd door Nicole Bakker en Janny Zwerver) vond plaats op 28 mei en op 3 december. Bij dit overleg kwamen onder meer de volgende punten ter sprake: - evaluatie van het jaarplan 2015, en inhoud van het jaarplan het jaarverslag de rekening SMD-2015 en de begroting SMD de verbouwingsplannen en de consequenties hiervan voor de SMD - de werkzaamheden aan allemolens.nl en plannen voor verbetering van deze website - de projectplannen voor digitalisering van een deel van het verenigingsarchief Molenadviesraad De heer Hoekstra vertegenwoordigde, als lid van de Molenadviesraad, de SMD in de bijeenkomsten van de Raad op 8 april 2016 in Soest en op 4 november 2016 in Amersfoort. Zo bleven wij op de hoogte van de recente ontwikkelingen en ideeën van de diverse organisaties in de Nederlandse molenwereld. 4

6 SMD-BEGROTING tegenover REALISATIE in 2016 UITGAVEN BEGROOT WERKELIJK BESTUURSKOSTEN 1900, ,04 ONKOSTEN VRIJWILLIGERS 4400, ,17 KANTOORBEHOEFTEN 400,00 476,62 AANKOOP PUBLICATIES 300,00 358,17 VRIJWILLIGERSDAG 1500, ,40 TOTAAL 8500, ,40 INKOMSTEN BIJDRAGE DHM 7650, ,00 BIJDRAGE OPBRENGST BOEKEN KAARTEN 850, ,27 RENTE 0 39,77 TOTAAL 8500, ,04 SALDO TEKORT 0 711,36 TOELICHTING BEGROTING-WERKELIJKHEID 2016 KOSTEN Kosten bestuur zijn ca. 300 hoger dan begroot, veroorzaakt door extra bijeenkomsten Metamorfoze Kosten vrijwilligers zijn ca hoger dan begroot, grotendeels toe te wijzen aan meer aktiviteiten van E. Stoop en nieuwkomer P. Lemmens Kantoorbehoeften hoger dan begroot. (afwijking minder dan 100,00) Aankoop publicaties hoger dan begroot. (afwijking minder dan 100,00) Vrijwilligersdag hoger dan begroot. (afwijking minder dan 100,00) OPBRENGSTEN Bijdrage DHM: PM De opbrengst boeken en kaarten is aanzienlijk hoger dan begroot, door verkoop uit de collectie Kölker Ook de opbrengst via DHM (verkoop via de website) heeft hier aan bijgedragen. Rente: door dalend rentepercentage wordt de opbrengst jaarlijks minder.

7 BALANS en VERMOGEN SMD 31 december 2016 BALANS DEBET CREDIT GIRO 16609,21 VERMOGEN 17161,91 NOG TE ONTVANGEN 552, , ,91 VERMOGEN ,37 TEKORT ,36 DEVENTIT ,10 (MUTATIE VERMOGEN ) VERMOGEN ,91